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1. CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN. 4

2. OBJETIVOS 5

2.1. OBJETIVO GENERAL 5

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS. 5

3. METODOLOGÍA 6

4. DIAGNÓSTICO CASO DISTRIBUYAMOS

S.A………………………………………………………………………….6

4.1. DIAGNÓSTICO GENERAL: DIFICULTAD DE CONTROL DE OPERACIONES Y

DEL PERSONAL……6

4.2. ANÁLISIS DEL CASO: PABLO LLEGA A LA REALIDAD, LA INAUGURACIÓN

QUE DESENCADENA

EVIDENCIAS……………………………………………………………………………………

………………………………………………7

4.2.1. Estrategias o políticas

propuestas……………………………………………………………………………………..9

4.3. ANÁLISIS DEL CASO: ¿QUE PASÓ EN SAN BERNANDO DEL

VIENTO?....................................11


propuestas……………………………………………………………………………………12

4.4. ANÁLISIS DEL CASO: EL VIAJE DE CARLOS, NO FUE LA MEJOR

BIENVENIDA……………………..12


propuestas……………………………………………………………………………………13

4.5. ANÁLISIS DEL CASO: CUANDO PABLO LLEGA A LA COMPAÑÍA,

ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL……………………………………………………………………………

………………………………………….13


propuestas…………………………………………………………………………………..14

5. Metodologías empleadas para el desarrollo del caso

2. LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Fases de la metodología para el proyecto de la lectura caso

DISTRIBUYAMOS. 6

Tabla 2. Análisis Control de Inventarios………………………………………………...8

Tabla 3. Estrategias para el control de distribuyamos………………………………14

6.

DIAGNOSTICO…………………………………………………………………………………

…………………………..…15

3.

4. INTRODUCCIÓN.

El siguiente informe está relacionado con un caso presentado en la empresa DISTRIBUYAMOS S.A en el área de logística, la lectura nos evidencia que se presentan gran variedad de falencias en cuanto al control de inventarios ,almacenamiento, transportes, el no seguimiento oportuno de los procesos, desconocimiento de los procedimientos ,falta de trazabilidad y los excesos de confianza en la toma de decisiones que les ha generado un sinfín de situaciones problemicas, para dar una posible solución que sea optima y se adapte al sistema, se requiere hacer un análisis y posterior a esto un diagnóstico general que permita identificar cuáles son las posibles causas, que afectan el buen funcionamiento del sistema logístico.

Las empresas en las últimos tiempos han tratado de mantenerse en el mercado y para esto se han dado a la tarea de mejorar considerablemente sus procesos productivos, tecnología y optimizar los recursos a utilizar de acuerdo a su capacidad económica, lo que les lleva a reducir sus costos, aumentar la productividad, mejorar la calidad y ser más eficientes y efectivos en cada una de las etapas de los procesos; El uso de estas estrategias blandas les permite mayor flexibilidad y adaptabilidad a los

cambios presentados en el mercado, de tal forma se puedan satisfacer las necesidades de los clientes ya que ellos son el pilar fundamental de toda organización.

ener claro el concepto de Logística y que medios se van a utilizar para dar soluciones oportunas y eficaces a las diferentes situaciones y circunstancias adversas en el desarrollo normal de las operaciones y procesos en la compañía y dirigido a garantizar el cumplimiento y total satisfacción del cliente con la entrega de los productos a su destino final en las condiciones pactadas entre las partes desde el comienzo.

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Conocer la definición y características de La Gestión Logística y La Gestión de Transporte para entender y dar solución a situaciones en los procesos operativos que impiden generar buenos resultados en la agencia San Bernardo del Viento.Analizar las falencias en la planificación y distribución de funciones.Analizar las circunstancias externas que generan las fallas.Analizar las respectivas cargas de trabajo de cada colaborador. Definir los actores de las áreas involucradas en los procesos y conocer su cuota de responsabilidad en las falencias de los resultados. Revisar la metodología de trabajo para realizar correcciones o acciones de mejora.Analizar la efectividad de los sistemas de información y la tecnología empleada en los procesos operativos y administrativos.Tener clara la normatividad en el manejo de inventarios y la disposición física del almacén, para poder confrontar todas las eventualidades que se presenten garantizando la disponibilidad y fiabilidad de la información.

concretas (o métodos) acerca del procedimiento para realizar las tareas vinculadas con la investigación, el trabajo o el proyecto.

http://definicion.de/metodologia/Tabla 1. Fases de la metodología para el proyecto de la lectura caso DISTRIBUYAMOS.

4. DIAGNÓSTICO CASO DISTRIBUYAMOS S.A.

4.1 DIAGNÓSTICO GENERAL: DIFICULTAD DE CONTROL DE OPERACIONES Y DEL PERSONAL.Analizando este caso se puede dar un diagnóstico general del problema, los inventarios que impactan notablemente el P&G, son amenazados por falta de control que se manifiesta en el acopio y el despacho, el almacenamiento evidencia situaciones críticas debido a la dificultad de hallar la mercancía y hay falencia en la trazabilidad. Esto dificulta las operaciones de la compañía por lo cual la estructura organizacional se encuentra sensible en todos sus procesos. Para identificar estas causas vamos a analizar los diferentes temas que aportan a la búsqueda de factores que generaron esta situación.

4.2 ANÁLISIS DEL CASO: PABLO LLEGA A LA REALIDAD, LA INAUGURACIÓN QUE DESENCADENA EVIDENCIASPablo en búsqueda de su crecimiento profesional y de nuevos horizontes decide hacer parte del equipo de trabajo de Distribuyamos S.A en el que se encargará del análisis y control de inventarios. El manejo no sería sencillo ya que solo con el número de referencias o sku´s que integra el inventario tendría una labor ardua y solo en el día a día comenzaría a descubrir verdaderamente el alcance de sus responsabilidades y la forma de resolver los problemas y tomar las decisiones correctas. El inventario estaría integrado por más de 11000 sku´s. Adicionalmente tener un grupo de trabajo a su cargo debería aumentar el nivel de responsabilidad y compromiso con su área y con las metas en común de otras dependencias

de la compañía. La percepción sobre la labor de sus subordinados no sería evaluada en el momento ya que le fue designada tareas de inmediato cumplimiento. La compañía habría descuidado el control del inventario, no se realiza el seguimiento adecuado, no hay cumplimiento con los cronogramas y por eso se decide darle mayor importancia a efectuar los controles necesarios. Los conteos físicos y los registros diarios, cíclicos o mensuales de inventario no se estaban realizando de acuerdo a lo establecido. El área requería con prontitud el desarrollo de estrategias que permitieran cumplir con los cronogramas de trabajo establecidos y con los indicadores que se tenían establecidos sin tener ningún tipo de contratiempos.El control de las averías y de la Logística de reversa era un aspecto importante en el área y se había ubicado en un segundo plano debido a los inconvenientes que se estaban presentando.La intervención de Pablo era urgente en las mejoras proyectadas para el área y a pesar de su corta experiencia y conocimiento, en medio de los problemas internos en la compañía lo presionaba el obtener resultados satisfactorios.Para cumplir con los objetivos trazados se debe seguir la siguiente metodología de trabajo y cumplir cada punto de forma estricta. Adicionalmente es deber de cada uno de los jefes o administradores de áreas proponer y desarrollar mejoras en la operación.Tabla 2. Análisis Control de Inventarios.

4.2.1 Estrategias o políticas propuestas.

Para este punto se diseñaron las siguientes estrategias:Realización de cronograma para el control de inventarios en los que incluiría; conteos físicos, inventarios cíclicos, inventario mensual o periódico, inventarios por familias.Los conteos físicos y los inventarios cíclicos, se deben hacer en jornada contraria al turno habitual de trabajo para evitar retrasos en actividades de la operación como el recibo o despacho de la mercancía. De ninguna

manera se deben realizar la toma física en medio de la operación habitual con el fin de evitar que las referencias puedan trocarse durante el inventario y garantizar la exactitud de los mismos. La toma diaria de inventario se pueden hacer sin problema durante la jornada laboral seleccionando referencias que no se requieran para despacho u otro proceso y verificando la veracidad de los registros tanto en sistema como en físico.Se debe crear un área de “Producto No conforme” en la bodega el cual debe ser un espacio en la estantería debidamente ubicada y rotulada y el control del inventario se hace igual a los demás productos. A esta área entrarán las referencias averiadas provenientes de los despachos y las que ingresaron en mal estado de las importaciones o las que determine el personal de calidad y que no continúa en el proceso por que son catalogadas como bajas.Todos los movimientos y los ajustes realizados deben tener el visto bueno de los jefes de área y ninguno debe hacerse sin el consentimiento y conocimiento de ellos.Se debe realizar la evaluación de desempeño de los funcionarios del área y de todo el personal, con el aval del área de Recursos Humanos con el ánimo de identificar las falencias y establecer objetivos individuales en pro de cumplir con los objetivos generales del área y de la compañía.Se debe poner en práctica los principios y valores promovidos por la empresa y que deben ser de conocimiento general. Se debe realizar campañas de respeto, responsabilidad, honestidad y colaboración buscando interiorizar estos conceptos en cada uno de los colaboradores.Se debe continuar realizando las auditorías internas en todos los procesos y a los vehículos de carga verificando el contenido físico y documental durante los cargues respectivos y paulatinamente en algún punto del recorrido o ruta establecida con el fin de evitar las fugas de mercancía. El monitoreo y trazabilidad de las mercancías se deben hacer sin falta. El personal que ejecute esta labor debe estar muy bien capacitado y entrenado y debe ser de confianza o haber pasado por varios filtros de

seguridad que garantice el total cumplimiento de sus funciones.La ejecución de cada una de las actividades debe estar respaldada por el uso y registro de documentos y el correcto diligenciamiento de estos, tanto del personal de la compañía como el de transportadores y proveedores para garantizar la veracidad de la información recolectada.

Tabla 3. Estrategias para el control de inventarios.

4.3 ¿QUE PASÓ EN SAN BERNANDO DEL VIENTO?¿DONDE ESTAN Y PARA DONDE VAN?

Si miramos profundamente vamos a hallar que la sede de San Bernardo del viento, tiene dificultades que abarcan de forma general todas las inconsistencias que se vienen presentando en este lugar, las cuales se avecinan principalmente por la falta de una política de inventario y manejo de reservas, los cuales son muy importante a la hora de manejar un centro de distribución ya que se debe mantener al día los inventarios y tener organizado y controlado todos los artículos que se almacenan para dicha distribución. En la sede se presentan inconsistencias como incumplimientos, desordenes de mercancía, daños o posibilidades de pérdidas en los artículos, cosa que se puede evitar implementando nuevas políticas y redistribuyendo el sitio de almacenamiento que se organice de tal modo que sea fácil y flexible la localización de dichas existencias y no generar desordenes de despachos ni de mercancía.4.3.1. Marcos Políticos Y Soluciones Propuestos. Fijar criterios y políticas organizacionales que ayuden a planificar, controlar y de igual manera los momentos (entiéndase por disponibilidades de productos).

Crear nuevas políticas de inventarios que ayuden a minimizar los costos de manejo de material y de igual manera que facilite la supervisión y seguimiento de dichos artículos o productos, etc. Lo anterior para mantener

las existencias y abastecimiento mediante una administración eficiente.

Tener una mayor flexibilidad a la hora de tomar decisiones con equivalencia a los inventarios ya que se relacionan las cantidades existentes para dicho despacho por ventas, consumo o transformación.4.4 ANÁLISIS DEL CASO: EL VIAJE DE CARLOS, NO FUE LA MEJOR BIENVENIDA.El viaje realizado por Carlos al exterior lo podemos interpretar como una gira o intercambio de experiencia que deberían realizar frecuentemente las empresas con el fin de evolucionar en sus modelos de producción, consecución de nuevas tecnologías y equipos que ayuden a agilizar los procesos sin perder de vista la calidad del producto o servicio final, en el caso de Distribuyamos como compañía grande en logística es una oportunidad de utilizar el conocimiento adquirido en esa gira, para hacer intervención en cada una de las áreas que están presentando dificultades por su evolución a corto tiempo, donde se continua implementando métodos que resultan obsoletos para las nuevas necesidades, la utilización de estos métodos influye en el caso que se presenta en la sede de San Bernardo del Viento, donde los lineamientos en el campo de logística o inventarios no son claros, son dependientes de decisiones de personal que no se ha preparado en mejora continua de procesos, llevando al gran problema que es la distribución del trabajo y la búsqueda de soluciones operativas, ya que los participantes del proceso no tienen definido un rol en la organización es decir, falta de control, no existe una coordinación de procesos para que el flujo del proceso sea óptimo en acopio, despacho y almacenamiento, se toman decisiones sustentados en supuestos generando ambientes laborales muy pesados.4.4.1 Estrategias o políticas propuestas. Para este punto se diseñaron las siguientes estrategias:Inicialmente hay que hacer un diagnóstico del problema causado.Construir una ruta con un margen de error muy reducido para evitar la repetición de eventos infortunitos como los ocurridos en San Bernardo del

Viento y entregarla al equipo en general que conforma esta sede para su conocimiento y asimilación.Se debe realizar una actualización de contenidos (Herramientas de trabajo, equipos, tecnología entre otras) a las diferentes áreas para aumentar la capacidad intelectual y operativa de la empresa.Definir manual de funciones que facilite la comunicación entre los integrantes de la organización, resaltando el organigrama de la empresa.4.5 ANÁLISIS DEL CASO: CUANDO PABLO LLEGA A LA COMPAÑÍA, ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.1. Pablo es novato de Ingeniería Industrial y con poca experiencia en inventarios. Su experiencia es en empresas pequeñas.2. Poca capacitación para asumir el cargo.3. No se cumple con los cronogramas de entrenamiento.4. Inadecuado sistema de almacenamiento, ya que no se encuentra la mercancía fácilmente.5. No existe una unidad de mando en la estructura jerárquica.6. Manejo de archivos de forma física.

4.5.1 Estrategias o políticas propuestas. Para este punto se diseñaron las siguientes estrategias:1. Todo trabajador que ingrese a la compañía independientemente de la labor a desempeñar dentro de la empresa tiene que realizar inducción general y capacitación específica de su puesto de trabajo, acompañamiento de una persona que conozca perfectamente el proceso y tener un periodo de adaptación en el cargo teniendo en cuenta su experiencia.2. Se debe desarrollar un cronograma de capacitación que arroje óptimos resultados dirigido a todo el personal para reforzar, recordar, mantener y actualizar al personal sobre los procesos de la empresa teniendo en cuenta las funciones desempeñadas por área o puesto de trabajo. Todo esto se debe realizar de tal forma que no afecte las metas, producción, rendimiento de cada uno de los empleados. 3. Implementar la reorganización del almacén teniendo como prioridad los

artículos de mayor demanda por los clientes, estos deben permanecer en constante monitoreo para que no se presenten cuellos de botella al despachar uno o más pedidos, asegurar que todos los trabajadores asociados al despacho de mercancía sean el personal idóneo para desempeñar la labor verificando que estén capacitados, cumplan con las normas de orden y aseo del almacén y estén contratados por la empresa ya que esto garantiza un mayor sentido de pertenencia hacia la compañía. 4. Definir de forma concreta las tareas y metas a realizar por cada uno de los trabajadores de la compañía desde el director nacional hasta el encargado de transportar los pedidos. La dirección debe implementar la sistematización de inventarios, despachos, almacenamiento y transporte de esta forma se garantiza el aumento de la productividad, que se ve reflejado en la disminución de costos, tiempo de entrega y entrega oportuna de la información.

5 Metodologías empleadas para el desarrollo del caso distribuyamos

Flujo grama de ProcesosDiagramas Causa – Efecto o modelo de Ishikawa Listas de verificación o de Chequeo

6 DIAGNOSTICOEn el desarrollo de esta operación se evidencias fallas que implican todas las áreas procesos la organización la cual influye perdida de flujo de información, activos fijos y la utilidad del negocio por elevados costos en la operación, en la siguiente tabla se realiza se realiza la descripción de los responsables en cada una de las actividades y las posibles fallas en la operaciones.Tabla 4. Posibles fallas en la operaciónPOSIBLES FALLAS EN LA OPERACIÓN RESPONSABLES

FALLA EN EL PROCESO POSIBLES COMPLICACIONES

Administrador de Inventarios.

1. Personal no cuenta con la adecuada capacitación en el manejo de los aplicativos empleados por la organización (Reproceso en las operaciones, aumento de los tiempos en el desarrollo de las actividades).2. Falencias en el control de inventarios y desorden en los mismos

Inventarios no exactos

Perdida de elementos y materiales

Director de Logística y Equipo de Trabajo.

1. Falta de política en el manejo del stock.

Falta de seguimiento cronograma de inventarios.

Gerente de Logística

Director de Logística de la Agencia.

1. Falta de control de las operación para cumplir con la política de manejo de STOCK2. Falta de seguimiento y control en los inventarios. 3. Falta de estructura jerárquica.

Falencias en la trazabilidad, mercancía de difícil ubicación

Tabla 5. Problemas presentados en los procesosPROBLEMAS PRESENTADOS EN LOS PROCESOS PLANEACION AMPLIACION MERCADEO CONSECUENCIAS No control de las actividades

Se encuentran faltantes en los artículos no se establece en control correspondiente Material publicitario sin recoger.Perdida de Valores corporativos.Pérdida de control de la operación utilidad sanciones, multas, demandas penales, cierre del establecimiento Indiscutiblemente la empresa líder Distribuyamos tiene graves inconvenientes que ocasionan grandes pérdidas económicas debido al incumplimiento por retrasos en la operación y falta de coordinación por parte de los líderes de los procesos.

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