contabilidad por areas de responsabilidad

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

INTEGRANTES:

MAYRA MARIÑO SOLEDAD

CODIGO: 1230173

MANUEL ALEJANDRO MORENO

CODIGO: 12301581

SISTEMA DE CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

COSTOS I

2

CONTROL ADMINISTRATIVO


Tipos De Control

Detecta fallas y aciertos

Objetivos

Control Direccion

al

Control Selectivo

Control Después de Acción

Comunicar

MotivarDiagnosticar

3


4

ETAPAS PARA DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL

ADMINISTRATIVO

Definición de Resultados Deseados

Determinar Predicciones hacia

Resultados

Determinar Nivel de Aceptación

Flujo de Información

Evaluación de la Acción Correctiva

CONCEPTO

Es un sistema de información orientado a informar sobre la actuación de las diferentes áreas o unidades de la organización, a través de un análisis de sus procesos y actividades.

Cada área se encarga solo del costo del cual es responsable y tiene el control.

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CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD


VENTAJAS

Evalúa la actuación personal de los funcionarios en la empresa

Informa resultados obtenidos por áreas

Apoya análisis de variaciones

Fomenta la administración por objetivos

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De uso externo Analiza las

operaciones de una empresa

Se basa en hechos históricos

Se rige por los Principios de Contabilidad

De uso interno Evalúa políticas,

operaciones y áreas Se apoya en la

planeación No requiere los

Principios de Contabilidad

CONTABILIDAD FINANCIERACONTABILIDAD POR

AREAS

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DIFERENCIAS


ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

Para implementar este sistema debe estar perfectamente definido el papel que juega cada uno de los miembros de la organización:

Limitación de la autoridad y responsabilidad El responsable de cada área explica las

razones que provocaron ciertos hechos.

Elaboración de un organigrama codificado

8


9

1. Elaboración Organigrama

2. Elaboración manual de Funciones

3. Construcción

pirámide presupuestal

4. Diseñar formatos por

Áreas

5. Diseño de Documentos Informativos

6. Manejo de la información

7. Aspectos Motivacionale

s

8. Determinar Indicadores de Gestión

PASOS PARA DISEÑAR EL SISTEMA DE

CONTABILIDAD


1. ORGANIGRAMA

El diseño organizacional tiene como objetivo garantizar la coordinación de actividades, en el cual cada empleado trabaja en conjunto persiguiendo el cumplimiento de las metas trazadas.

Niveles de Autoridad Codificación del Organigrama

El organigrama exige el diseño e implementación del manual de funciones. 10


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2. MANUAL DE FUNCIONES

Es la descripción detallada de tareas, operaciones y responsabilidades a ser llevadas a cabo por una persona en un determinado puesto de trabajo.

Evita la desorganización en la realización de labores y establece el perfil de cada empleado.

Constituye una guía para el desarrollo personal de los miembros de la empresa y para la evaluación de las actuaciones individuales.

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UFPS S.A.DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

ÁREA:CARGO: Fecha elaboración:

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

Cargo al que Reporta:

Cargos que le Reportan Objeto del cargo:

FUNCIONES

REQUISITOS PARA EL CARGO

ELABORO APROBÓ FIRMA


2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Registra y transmite la información básica referente al funcionamiento de las unidades administrativas y operativas facilitando la actuación de los que intervienen.

Permite saber como, cuando, donde y quien hace la actividad.

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2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Se debe tener en cuenta:

Identificar y seleccionar procesos Cuellos de botella Tareas nuevas Tiempo excesivo de ejecución Tareas inseguras Procedimiento engorroso Fuentes de errores Disponibilidad en las tecnologías 15


Flujo grama para la el procedimiento de compras al contado:

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3. CONSTRUCCION DE LA PIRAMIDE PRESUPUESTAL

En la construcción de esta pirámide se evalúa la facultad de ordenar el gasto, consumo y conservación de un recurso.

En esta área será evaluado el manejo que le dan a los recursos sobre los cuales tienen total autonomía y responsabilidad.

La evaluación de la pirámide es netamente financiera, y no de funciones. 17


La pirámide presupuestal esta conformada por los gastos incurridos desde el gerente, descendiendo a las diferentes áreas de la organización.

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Áreas de Responsabilida

d

Partidas Controlable

s

Partidas No Controlable

s

Evaluación de

Actuación


4. DISEÑO DE FORMATOS POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

Consisten en un formato auxiliar de control para cada dependencia, en donde se puede tener información oportuna y confiable del desempeño financiero de la unidad administrativa.

Estos formatos se deben reportar consolidados mensuales y anuales para efectos del cruce de información con el presupuesto asignado. 19


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UFPS S.A.

FORMATO POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

INFORME MENSUAL DE INGRESOS DEPENDENCIA RESPONSABLE: PERIODO: FORMATO:

PARTIDA C N.C. VALOR

VENTAS

DEVOLUCIONES EN VENTAS

OTROS INGRESOS

INGRESOS NO OPERACIONALES

INVENTARIOS TOTAL INGRESOS DEL PERIODO ELABORÓ:


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UFPS S.A.FORMATO POR AREAS DE RESPONSABILIDAD INFORME MENSUAL DE GASTOS Y COSTOS

DEPENDENCIA RESPONSABLE: PERIODO: FORMATO:

PARTIDA C N.C. VALOR SUELDOS

PRESTACIONES SOCIALES

GASTOS FINANCIEROS

GASTOS NO OPERACIONALES

GASTOS DE INVERSION

GASTOS GENERALES

COMPRAS

GASTOS GENERALES ELABORÓ:


5. DISEÑO DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS BASICOS

El paso final es el diseño de los documentos que servirán de compiladores de la información requerida.

La información debe fluir de forma ascendente de las áreas de apoyo administrativo, hacia los jefes de oficina ó subdirectores según sea el caso.

Informe mensual Informe acumulado

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UFPS S.A.

FORMATO POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

INFORME ACUMULADO DE INGRESOS AREA: RESPONSABLE: FORMATO

PERIODO: JEFE INMEDIATO:

COSTOS C N.C. PRESUPUES-TADO EJECUTADO POR

EJECUTAR %

VENTAS DEVOLUCIONES EN VENTAS

OTROS INGRESOS

INGRESOS NO OPERACIONALES

INVENTARIOS 23


UFPS S.A.

FORMATO POR AREAS DE RESPONSABILIDAD INFORME ACUMULADO DEL GASTO

AREA: RESPONSABLE: FORMATO

PERIODO: JEFE INMEDIATO:

COSTOS C N.C. PRESUPUESTADO EJECUTADO POR

EJECUTAR %

SUELDOS PRESTACIONES SOCIALES

GASTOS FINANCIEROS

GASTOS NO OPERACIONALES

GASTOS DE INVERSION

GASTOS GENERALES

COMPRAS

GASTOS GENERALES 24


6. MANEJO DE LA INFORMACION POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

La información que se encuentra registrada en los documentos de la empresa debe seguir una secuencia que beneficie la toma de decisiones y se integre como un todo a la gran base de datos de la gerencia.

El manejo de la información generada de un área a su superior debe ser rápida y comprensible para aprovechar los recursos y que el sistema tenga su razón de ser. 25


7. ASPECTOS MOTIVACIONALES

Normalmente todos los sistemas de control administrativos son rechazados por el personal involucrado.

Para convencer al personal sobre las bondades del sistema de control administrativo, hay que hacerlos participes del diseño de éste.

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INTRINSECA

EXTRINSECA

TIPOS DE FUERZA

MOTIVACIONAL


8. DETERMINACION DE INDICADORES DE GESTIÓN

Los indicadores de gestión sirven como termómetro en toda organización para saber cual es la situación presente, y de acuerdo a como se encuentre, saber cual será la posición futura de la empresa.

Principios para Diseñar Indicadores de

Gestión

Criterios para el Diseño de un Indicador27


ESTANDARES PARA EVALUAR LAS AREAS DE RESPONSABILIDAD

Para evaluar las áreas de responsabilidad, se compara lo presupuestado respecto a lo ejecutado, se debe tener en cuenta los principales tipos de centros de responsabilidad:

1. Centro de costos estándar2. Centro de ingresos3. Centro de gastos discrecionales 4. Centro de utilidades 5. Centros de inversiones

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1. CENTRO DE COSTOS ESTÁNDAR

Parte del principio de que se pueden medir los resultados que se determinan, multiplicando su cantidad física por el costo unitario estándar de cada producto obtenido, respecto a lo esperado.

Debe incluir otros aspectos como normas de calidad; y analizar ciertos datos como rotación de personal, moral del grupo, etc.

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2. CENTROS DE INGRESOS

Trata de medir la captación del mercado, expresada en términos de ventas.

Este centro supone el establecimiento de un presupuesto de ingresos de ventas y de gastos de ventas, de tal manera que se puedan justificar sus diferencias.

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3. CENTROS DE GASTOS DISCRECIONALES

Las áreas administrativas no pueden ser medidas como centros de costos estándar o de ingresos, pues su misión es servir en línea.

Lo esencial para evaluar al responsable es la calidad del servicio prestado.

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4. CENTROS DE UTILIDADES

Permite medir los insumos y resultados y las

relaciones entre ellos, dejando que la utilidad

sea una medida integral de la actuación al

evaluar insumos, mercados y la interacción

entre ellos.

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4. CENTROS DE INVERSION

Mide la forma en como se han manejado los

activos ó recursos asignados a un área ó

división de la compañía.

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GRACIAS…34

contabilidad por areas de responsabilidad

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