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Cuentas por pagarPor lo general, todas las compras que realiza una empresa son a crdito. Al efectuarse la compra, el negocio adquiere una responsabilidad por pagar, la cual debe liquidarse en alguna fecha futura. Estas partidas por pagar en las que se ha incurrido como consecuencia de la compra de materiales o mercancas a crdito se convierten en pasivos que deben pagarse con dinero, mercancas o servicios.Para registrar la compra de mercancas a crdito se carga la cuenta compras en el sistema de registro peridico y se abona a proveedores.Es costumbre que el comprador entregue al vendedor una orden de compra autorizando la operacin. Cuando el proveedor embarca la mercanca, enva una factura al comprador, conocida como factura de compra, mientras que para el vendedor es una factura de venta. Tanto el comprador como el vendedor la utilizan para realizar el asiento en los registros contables. Existen muchos tipos de cuentas por pagar por conceptos tales como intereses, rentas, impuestos, etc., pero en esta seccin se tratan principalmente las cuentas por pagar a proveedores.Como se analiz en unidades anteriores, el ciclo de operaciones de una empresa est compuesto tambin por cuentas por pagar. Como se observa en la figura, es importante relacionar esta cuenta con las compras de mercancas y el pago de las mismas al finalizar el plazo que se tiene como crdito.Inventario de mercancas VentasEfectivoComprasClientesProveedoresVentas al contadoCompras al contadoVentas a crditoCobranzaPagosEntrada de mercancasGastos GeneralesGastos y productos financierosOtros gastos y productosImpuestosSalida de mercancasCompras a crditoClases de cuentas por pagarLas cuentas por pagar a proveedores representan la cantidad de dinero que se debe a los proveedores, por mercancas compradas con el propsito de revenderlas. Otros tipos de partidas que se producen, como los sueldos que se deben a los empleados, cantidades que se deben a las compaas de servicios pblicos, intereses acumulados sobre documentos por pagar e importes que se deben por concepto de impuestos, se anotan por separado como sueldos por pagar, servicios pblicos por pagar, intereses por pagar e impuestos por pagar.En captulos anteriores se analiz que cada operacin que representa una compra de materiales o mercancas a crdito se registra en cuentas por pagar de proveedores. El saldo de esta cuenta est formado por la suma total que se debe a los acreedores.El importe que se debe a un acreedor slo se determina si se revisa cada asiento individual de diario o factura de compra. Para obtener esta informacin se mantiene un registro por separado para cada acreedor. Estos registros de cuentas auxiliares de acreedores se clasifican por orden alfabtico en un mayor llamado mayor auxiliar de cuentas por pagar o mayor auxiliar de acreedores.La cuenta mayor general de proveedores se conoce como cuenta de control. Esta cuenta contiene el total o saldo de las cuentas individuales de acreedores que aparecen en el mayor auxiliar. El saldo para cada acreedor individual se muestra en el mayor auxiliar.Relacin de proveedoresEl total de los saldos de las cuentas individuales de proveedores en el mayor auxiliar debe ser igual al saldo acreedor de la cuenta de control proveedores del mayor general. En forma peridica, por lo general cada mes, se debe preparar una relacin de proveedores, a fin de comprobar la exactitud del mayor auxiliar de proveedores. Este total debe coincidir con el saldo de la cuenta de control proveedores.Registro de cuentas por pagar a proveedoresEn la mayor parte de las compaas cada vez que se compran mercancas se emite una orden de compra. Existen distintos modelos de rdenes de compra, pero en general contienen la misma informacin

Despus de que la empresa Confites y Coberturas, S.A. recibe la orden de compra, se embarca la mercanca y se enva una factura al comprador, en este caso Pasteles y Chocolates, S.A. Algunas compaas preparan un informe de recepcin cuando llega la mercanca. Este informe muestra el tipo de mercanca recibida, la cantidad y si se recibi en buenas condiciones. Antes de efectuar el pago se compara la factura con un informe de recepcin, como el que se presenta en la figura 12.7, para confirmar el recibo de los materiales. Para obtener la informacin necesaria con el fin de anotar las compras en los registros contables se utilizan la factura y el informe de recepcin.

Siempre que se devuelve mercanca se hace un cargo a proveedores y se acredita la cuenta devoluciones y bonificaciones sobre compras en el sistema de registro peridico. Por ejemplo, el 1 de abril la empresa Colchones El Descanso, S.A. compr a la empresa Bases y Resortes, S.A., mercanca por $60 000, con condiciones de 2/10, n/30. El 8 de febrero, la empresa Colchones El Descanso, S.A. devolvi mercancas y se le abonaron $5 000 a cuenta. Los asientos de diario quedan de la siguiente manera:

El 11 de abril, Colchones El Descanso, S.A. pag su cuenta, por lo cual se le otorg 2% de descuento por pronto pago. Se carg a proveedores y se acreditaron las cuentas bancos y descuentos sobre compras, como se muestra a continuacin:

Saldos negativos en proveedoresUn pago excesivo efectuado a un proveedor ocasiona que la cuenta de ste muestre un saldo deudor en los mayores auxiliares. Cuando las cuentas auxiliares reporten un saldo distinto del normal, sus importes deben registrarse como Anticipo a Proveedores en el activo circulante.Documentos por pagarUna empresa puede tomar dinero prestado de un banco, mediante la emisin o firma de un pagar, prometiendo pagar el principal ms una cantidad especfica de intereses en una fecha determinada. Al conceder el prstamo, el banco puede optar por dos mtodos para cargar los intereses:El inters puede pagarse al vencimiento del pagar. El prestatario recibe el valor nominal del documento, para utilizarlo durante el periodo del prstamo, lo cual se conoce como documento con intereses.El inters puede descontarse del valor nominal del prstamo cuando ste se concede y el prestatario recibe el importe neto o la diferencia entre el valor nominal y los intereses. El prestatario recibe una cantidad menor del valor nominal para utilizarla durante la duracin del prstamo, lo cual se conoce como documento con inters descontado.A pesar de que en ambos casos se paga la misma cantidad de intereses, cuando se aplica el segundo mtodo se paga una tasa de inters ms alta.Por ejemplo, suponga que el 1 de septiembre de 200X, la empresa Refacciones Originales, S.A., tom un prstamo del Banco de la Nacin, S.A., por la cantidad de $600 000, firmando un pagar con un inters de 18% anual por 90 das. El documento se pag el 30 de noviembre, su fecha de vencimiento.

Mtodo 1. Intereses pagados al vencimientoEn el momento del prstamo se realiza el siguiente asiento:

Al vencimiento del plazo del pagar, los intereses por pagar son:$600,000 X 0.18 X 90 das360 das= $27,000El registro contable en el momento del pago de los intereses es:

Estos asientos se realizaron con el supuesto de que los asientos de ajuste no se realizaron mensualmente. Si los asientos de ajustes se realizaran al final de cada mes, sera necesario registrar el gasto por inters correspondiente al mes con un cargo a la cuenta de gastos por intereses y un abono a intereses por pagar. Al final del periodo se cancelara esta ltima cuenta al realizar el pago correspondiente de los intereses acumulados.Mtodo 2. Intereses pagados por anticipadoEn el momento de recibir el prstamo se registra la obligacin de pagar el documento, as como los intereses pagados por adelantado.Al vencimiento se cancela el documento:

Adems, se reconocen los gastos por intereses:

Si se realizan asientos de ajustes mensuales, sera necesario cancelar la parte correspondiente al mes del inters pagado por adelantado y reconocer el gasto por intereses del periodo. En este caso se reconocera un gasto por inters mensual de $9,000 ($600,000 18% (30/360 das)) y se registrara cargando a la cuenta de gasto por intereses y abonando a intereses pagados por adelantado. Cuando se utiliz el mtodo 1, Refacciones Originales, S.A. pudo hacer uso de los $600,000 durante los 90 das, a una tasa real de inters de 18%. En el mtodo 2 slo pudo utilizar $573,000 con una tasa de inters real superior.