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INSTRUCTIVO PARA INGRESAR CUENTAS POR PAGAR AL SISTEMA APOTEOSYS

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Firma: Nombre: Andrés Felipe Ortega M.

Firma: Nombre: Víctor Manuel Hurtado M

Firma: Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B.

Cargo: Auxiliar Cargo: Responsable SubProceso Gestión Contable Cargo: Gerente

Fecha: 05/10/2017 Fecha: 05/10/2017 Fecha: 05/10/2017

INGRESAR CUENTAS POR PAGAR AL SISTEMA APOTEOSYS

Código: GF.IN.09

Versión: 01

Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Vigencia: 05/10/2017

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CONTROL DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ

01 05/10/2017 Elaboración del Documento Andrés Ortega M


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1. OBJETIVO

Registrar las diferentes cuentas por pagar de la Empresa al Sistema Apoteosys. 2. ALCANCE

Indicar desde el ingreso al sistema Apoteosys y termina con la impresión del comprobante de ejecución presupuestal.

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

INGRESAR AL SISTEMA APOTEOSYS Ingresar al Sistema Apoteosys, con su respectivo usuario y contraseña. (Ver imágenes 1)

(Imágenes 1)


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INGRESAR AL MOVIMIENTO CONTABLE Antes de ingresar la información al Apoteosys se revisar que las cuentas tengan todos los soportes respectivos, escoger la opción de sistema Financiero, Contabilidad, Ingresar al Movimiento Contable (Ver Imagen 2).

(Imagen 2)

INGRESAR DATOS AL MOVIMIENTO CONTABLE En la opción de tipo y concepto de comprobante se agrega las siguientes opciones. TIPO DE COMPROBANTE: LCPP = para cuentas por pagar. PGSP= pagos sin presupuesto. CONCEPTO COMPROBANTE: CCOB = para cuentas por pagar régimen simplificado. FPRO = para demás cuentas por pagar. PGSP= pagos sin presupuesto.

FECHA: día que se causa el comprobante.


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NÚMERO: Se genera automáticamente.

(Ver Imagen 3), Para llenar cada campo se debe dar clic en la tecla tabulador.

(Imagen 3) DEFINIR LOS ASIENTOS CONTABLES Dar clic en el campo blanco, clic en menú herramienta opciones, clic en definir asientos para que aparezca

la tabla de detalle del movimiento (Ver imágenes 4).

(Imagen 4)

(Imágenes 4)


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DETALLAR EL MOVIMIENTO CONTABLE Diligenciar los campos que sean necesarios hasta completar el detalle del movimiento, utilizar la tecla

tabulador para desplazarse, una vez registrados los datos completos se debe dar clic en guardar , clic en

insertar , donde se diligencia la contrapartida, para continuar con las cuentas que siguen hasta

completar el registro de datos y balancear la cuenta.

Nota: Siempre se inicia registrando la cuentas debito, se continua con las cuentas crédito de

descuentos y por último se registra la cuenta por pagar al proveedor.

Las cuentas por pagar al PROVEEDOR son 24010101, 24010102, 24250101, 24250102, 24250701, se debe

escoger una opción dependiendo del bien o servicio que se compre.

Siempre requieren otros datos adicionales como:

DOCUMENTO SOPORTE: Cod = FPRO, Número = pueden ser: número de factura, número de orden

servicios, número de contrato, número de registro que se da en archivo central, se escoge un número que

se pueda identificar fácilmente(Ver imagen 5).

(Imagen 5)


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VALOR NETO

Para dar el valor neto que le corresponde pagar al proveedor en créditos, se debe dirigirse a la opción valor

local y una vez ubicados en este lugar se da clic desde teclado en F10 y automáticamente se genera el

valor.

(Imagen 6)

INFORMACIÓN ADICIONAL

Posteriormente dar clic en información adicional y diligenciar los siguientes campos:

Documento, fecha emisión, fecha vencimiento.

El iva: se registra cuando el proveedor lo ha generado, para el régimen simplificado no se hace ningún

registro.

Retenciones: si las hay (cuando se descuenta anticipo este valor no se incluye en el total de retención)

Después de haber diligenciado estos campos de debe dar clic en guardar .

Una vez guardado se da clic en la x para cerrar la tabla detalle movimiento. (Ver imagen 7).


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(Imagen 7)

COMPROBANTE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Al momento de cerrar el detalle del movimiento debe aparecer nuevamente la tabla ingresar movimientos

contable con el comprobante realizado, se debe dar clic en archivo, clic en actualizar movimiento contable,

aparece un mensaje que informa si “desea contabilizar el comprobante” dar clic en la opción YES, debe

aparecer un mensaje que informa “se genero el comprobante número xxxx,” se da clic en OK y se imprime

el documento. (Ver Imagen 8)

(Imagen 8)


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AUTORIZAR OPERATIVAMENTE

Causada la cuenta e impresa se debe ingresar al sistema financiero tesorería, movimiento de tesorería,

egreso, autorización operativa de pago e imprimir el comprobante de ejecución presupuestal,

posteriormente se envía a la oficina financiera y se anexa el formato GA.FR.68 Control de Tramite donde se

registra la fecha y hora de envío. (Ver imagen 9)

(Imagen 9)


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DILIGENCIAR AUTORIZACIÓN

Al momento de dar doble clic en autorización operativa de egresos, debe aparecer una nueva ventana

donde se autoriza el pago, ingresando el número de identificación en la opción tercero, luego dar doble clic

en la parte blanca para que aparezca los datos autorizar, se busca la opción AUT, y se pasa de pendiente a

operativo, posteriormente ir a la opción confirmar ejecución presupuestal. (Ver imagen 10).

(Imagen 10)


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ASOCIAR DOCUMENTO AL SOPORTE PRESUPUESTAL

Para asociar la el documento se debe dar clic en la linterna y aparece otra ventana de búsqueda de

documento soporte presupuestales y se debe buscar el número que aparece en el formato GA.FR.68

Control de Tramite y que es colocado con lápiz, posteriormente dar doble clic en el número y me aparece

una nueva ventana para colocar el valor a ejecutar, una vez colocado el valor Dar clic en el visto bueno de

revisado y cerrar la venta me debe aparecer la ventana principal en la cual doy archivo confirmar

autorización. (Ver Imágenes 11)

(Imágenes 11)


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INGRESAR AL APLICATIVO EAPOT

El aplicativo EAPOT se encuentra ubicado en el escritorio del pc del Auxiliar de Contabilidad, dar doble clic

para ingresar y diligenciar las opciones de usuario y contraseña, después dar doble clic en EAPOT,

presupuesto, ingresos de ejecución de egresos, se coloca la fecha del día en el cual hizo la autorización

operativa, se da clic en consulta de egresos y se imprime la ejecución.(Ver imágenes 12).

(Imágenes 12)

4. ACCIONES CONTINGENTES

N.A

5. ANEXOS

N.A

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