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LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES

Introducción

La Unesco1, en su carta sobre la preservación de los documentos digitales, reconoce que los recursos de información y expresión creativa se elaboran, distribuyen, utilizan y conservan cada vez más en formato electrónico, y que ello da lugar a un nuevo tipo de legado: El Patrimonio Digital.

¿Porqué conservar la información digital?Por su valor administrativo, informativo, legal y cultural; por su facilidad de difusión a través de las redes de comunicación; para permitir su acceso, uso y organización.

Por este motivo los documentalistas abordan el tema de su preservación, ya que la información plasmada en estos formatos, se encuentra en peligro de desaparición para el uso de generaciones futuras.

La obsolescencia como principal problema

Es un hecho que se produce continuamente, tanto en hardware como en software. Los soportes de almacenamiento digital tienen muy poca esperanza de vida debido a su rápido deterioro y que las tecnologías para acceder a ellos cambia de forma rápida. A esto contribuye una falta de legislación que regule y ampare estos procesos.

Procedimientos Recomendados

Los procedimientos que se recomienda son los siguientes:

1 La Selección de Formatos

El formato elegido debe ser legible por una aplicación durante el mayor tiempo posible, es decir, utilizar los formatos propietarios abiertos y evitar los formatos propietarios cerrados. Un formato abierto es una especificación para almacenar datos digitales, como puede ser un TIFF, estos formatos son publicados y patrocinados, habitualmente por una organización de estándares sin restricciones legales de uso. Por el contrario, los formatos cerrados, como puede ser un documento Word, son controlados y definidos por intereses privados.

La meta fundamental es garantizar el acceso a largo plazo, por tanto la razón es evidente, ya que en algunas ocasiones, cuando los migramos los formatos cerrados a versiones más actuales no se puede garantizar la recuperación de la información.

GRUPO ENTORNO DOCUMENTAL, S.A. - CIF A-97185854 Inscrita en el Registro Mercantil de Valencia. Tomo 7268; Libro 4570 de la Sección 8; Folio 101; Hoja V-85321 Inscripción 1ª

La utilización de los formatos universales como el ASCII, XML, HTML, JPG, PDF, RTF,etc permite una larga conservación de la información, ya que pueden ser migrados sin problemas de pérdidas.

En la tabla se presentan de forma esquematizada los formatos recomendados:

Tipo de archivo

Criterios de elección Formatos

Archivos texto Formatos estándard XML, HTML, TXT

Archivos imagen Estándard o propietarios abiertos. Sistema de compresión que evite la pérdida de calidad

TIFF, PNG, JPEG

Archivos mixtos Estándard o propietarios abiertos. Postcript, PDF

En la siguiente tabla se presentan los formatos utilizados para la preservación de documentos electrónicos:

Nombre proyecto y país

URL Formatos

Pandora (Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Australia). Australia

http://pandora.nla.gov.au/ PDF, SGML, HTML

HighWire. Estados Unidos http://highwire.stanford.edu/ SGML, HTML

Muse. Estados Unidos http://muse.jhu.edu/ HTML, PDF

Allen Press. Estados Unidos http://www.allenpress.com/ SGML

Institute of Electrical and Electronic Engineers. Estados Unidos

http://www.ieee.org/portal/index.jsp SGML, PDF

American Astronomical Society. Estados Unidos http://www.aas.org/publications/index.htm SGML

American Institute of Physics. Estados Unidos http://www.aip.org/ojs/service.html PDF SGML

Danemark. Legal Deposit in Denmark. Dinamarca

http://www.kb.nl/infolev/liber/articles/dupont11.htm ASCII Text, TIFF (formato imagen)


http://www.kb.nl/infolev/liber/articles/dupont11.htm

http://www.aip.org/ojs/service.html

http://www.aas.org/publications/index.htm

http://www.ieee.org/portal/index.jsp

http://www.allenpress.com/

http://muse.jhu.edu/

http://highwire.stanford.edu/

http://pandora.nla.gov.au/

2 Soportes Utilizados para su Almacenamiento

¿Son perdurables los soportes digitales? No solo nos podemos basar en la degradación física, sino también en la incompatibilidad lógica y física en la que rápidamente caen.Normalmente las instituciones suelen realizar copias de seguridad en todo tipo de soportes, ya sean magnéticos como ópticos. Por una parte los soportes magnéticos necesitan una continua actualización y las condiciones ambientales contribuyen a su deterioro. Por otra parte los soportes ópticos, aunque son más duraderos, también están sujetos a los factores ambientales y a los materiales de su propia construcción. Hay que tener en cuenta que los CD´s tienen una vida útil, es decir, como muchos productos también tiene caducidad.Los espacios destinados al almacenaje de los materiales digitales, deben cumplir una serie de carácterísticas:

• Deben ser espacios bien protegidos exentos de luz y polvo y con un campo magnético tan débil como sea posible, evitando la proximidad de motores o transformadores eléctricos.

• Los controles de temperatura y de humedad deben de mantenerse a unos 20ºC y un 40% de humedad.

• Los materiales deben de estar almacenados en cajas para evitar cualquier tipo de daño físico.

3 Estratégias para su accesibilidad y conservación

Las estrategias2 empleadas para asegurar la conservación y accesibilidad a los documentos son:

• La preservación de la técnologia.• Migración de la información digital: Cambio de medio, compatibilidad retroactiva,

interoperabilidad y la conversión a formatos estándar.• Eliminación de la dependencia de una determinada tecnología.• Emulación de la tecnología: consiste en imitar el funcionamiento de un ordenador

o de un determinado software sobre otro ordenador más moderno, es decir, el emulador recrea el comportamiento del software original.

Se han creado modelos de archivos en linea, esta iniciativa permite el archivo de la documentación on-line, de aquellas organizaciones que contraten estos servicios. Esto permite que las bibliotecas o centros de documentación conserven sus fondos en ordenadores locales, esta información no se borra nunca y asegura el buen estado de la misma. Además, en el caso de detectar algún daño en los archivos, este se soluciona rápidamente y de forma controlada.Un ejemplo lo sería LOCKSS Program, se puede consultar a traves on-line a través de http://www.lockss.org/lockss/Home.


Legislación

ISO-UNE 17799 Gestión de la seguridad en la información.ISO/IEC 27001:2005 Requisitos para la gestión de la seguridad de la información.ISO/TR 18492:2005 Provides ractical methodological guidance for the long-term preservation.

Conclusiones

La necesidad de establecer estándares en los diferentes formatos digitales, así como el adecuado almacenamiento, tiene un papel esencial para la preservación del acceso a la información digital en el futuro.


1 Unesco. Carta sobre la preservación del patrimonio digital.

2 Serra Serra, Jordi (2005) Documentos electrónicos : régimen jurídico y políticas de gestión y conservación. Delivered at Documentos electrónicos: régimen jurídico y políticas de gestión y conservación, Sevilla (Spain).

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