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ANEXO 02

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO – FONADE

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

- UGPP

OFERTA CERRADA DE CONTRATO OCC 028-2011

OBJETO: Contratar el diseño, construcción, implantación, capacitación, licencias y mantenimiento para el administrador de procesos de negocios (BPM) y el software para bus de servicios empresariales (ESB) para la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y contribuciones parafiscales de la Protección Social

BOGOTÁ D.C., OCTUBRE DE 2011

Anexo 02 Especificaciones Técnicas OCC 028-2011 Página 2 de 48 �

1. INTRODUCCIÓN La seguridad social en Colombia presenta dos problemas en su institucionalidad que son de índole eminentemente fiscal. Por un lado, la dispersión en el reconocimiento de pensiones y la debilidad en el esquema de defensa judicial que pone en riesgo la estabilidad de las reglas de decisión en esa materia y con ello el impacto fiscal que genera. Por otro lado, los vacíos en la gestión de fiscalización y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social, derivados de la ausencia de mecanismos de coordinación y seguimiento, que dificultan la generación de sinergias entre los distintos componentes del sistema responsables de dicha gestión que afectan la sostenibilidad financiera del Sistema de la Protección Social.

Por disposición del artículo 156 de la Ley 1151 de 2007 se creó la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social - UGPP, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente. La UGPP es la entidad con la que el Gobierno Nacional busca mitigar y eliminar los problemas de institucionalidad que presentan las pensiones del Régimen de Prima Media con Prestación Definida y los parafiscales de la Protección Social en Colombia, por ello y con este objetivo misional identificado se hace necesario el fortalecimiento tecnológico y documental de la UGPP a fin de propender por la seguridad y certeza en la información y la eficiencia y eficacia en la relación entre el ciudadano y el Estado, automatizando trámites y servicios.

La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP, de conformidad con lo establecido en el Decreto Ley 169 de 2008, tiene por objeto reconocer y administrar los derechos pensionales y prestaciones económicas a cargo de las administradoras exclusivas de servidores públicos del Régimen de prima media con prestación definida del orden nacional o de las entidades públicas del orden nacional que se encuentren en un proceso de liquidación, se ordene su liquidación o se defina el cese de esa actividad por quien la esté desarrollando.

De la misma manera, la entidad tiene por objeto efectuar, en coordinación con las demás entidades del Sistema de Protección Social, las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social, así como el cobro de las mismas.

A través de los Decretos 5021 de 2009 y 5022 de 2009 se establecieron la estructura y organización de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social - UGPP y su planta de personal, identificando las funciones de cada una de las Direcciones y Subdirecciones.

Expedidos los decretos de estructura organizacional y la planta de personal de la UGPP, la entidad inició labores de manera gradual y progresiva, para lo cual la representante legal fue nombrada el 6 de agosto de 2010 iniciando con las principales actividades administrativas a fin de contar con el soporte y la infraestructura básica para abordar su misión, de modo que permita a la entidad entrar en operación a corto plazo.

Bajo este entendido y teniendo en cuenta la reciente puesta en marcha de la UGPP, es necesario proceder con la adquisición de los bienes y servicios mínimos necesarios y suficientes de manera tal que se garantice el cumplimiento de sus objetivos misionales, acorde con las estrategias planteadas por el Gobierno Nacional para atender la problemática presentada en esta materia.

De esta manera, la UGPP debe “garantizar la seguridad jurídica, la racionalización y la eficiencia operativa del proceso de administración de pensiones reconocidas y el reconocimiento de pensiones en Administradoras del Régimen de Prima Media del orden


nacional y entidades públicas del orden nacional que hayan tenido a su cargo el reconocimiento de pensiones, respecto de las cuales se haya decretado o se decrete su liquidación” . Así mismo, debe avanzar hacia la consolidación de un esquema integrado de determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la seguridad social que conduzca al mayor cumplimiento de las obligaciones asociadas a las mismas.

Para garantizar la eficiencia operativa del proceso de administración de pensiones la UGPP tendrá que ir absorbiendo paulatinamente cada una de las entidades que están desarrollando esa función y de esta manera asimilar y homologar cada área y/o proceso para unificar operaciones y mantener la prestación del servicio de manera continua.

Por otro lado, en la consolidación del sistema integrado de determinación y cobro de las contribuciones parafiscales es necesario determinar los medios para articular los subsistemas y permitir una validación de la información de cada contribuyente, monitoreando el pago correcto de los aportes y poder de ésta manera solucionar los problemas de elusión y evasión que se presentan actualmente.

Así las cosas, la misión de reconocimiento de pensiones de la UGPP tiene un horizonte finito en el tiempo, en tanto que su tarea de fiscalización y control en el sistema de las contribuciones parafiscales se ha de mantener de manera continua en el tiempo..

2. DESCRIPCIÓN Y ALCANCE DEL OBJETO A CONTRATAR Será en la ciudad de Bogotá D.C, en la sede temporal de la UGPP ubicada en la Carrera 19 A No. 78-80 piso 5 hasta el 31 de marzo de 2011 y cuando lo indique la UGPP, en la sede permanente de la UGPP ubicada en la Avenida El Dorado No. 69B – 45 Piso 2.

Expedidos los decretos de estructura organizacional y la planta de personal de la UGPP, la entidad inició labores de manera gradual y progresiva, para lo cual la representante legal fue nombrada el 6 de agosto de 2010 iniciando con las principales actividades administrativas a fin de contar con el soporte y la infraestructura básica para abordar su misión, de modo que permita a la entidad entrar en operación a corto plazo.

Bajo este entendido y teniendo en cuenta la reciente puesta en marcha de la UGPP, es necesario proceder con la adquisición de los bienes y servicios mínimos necesarios y suficientes de manera tal que se garantice el cumplimiento de sus objetivos misionales, acorde con las estrategias planteadas por el Gobierno Nacional para atender la problemática presentada en esta materia.

De esta manera, la UGPP debe “garantizar la seguridad jurídica, la racionalización y la eficiencia operativa del proceso de administración de pensiones reconocidas y el reconocimiento de pensiones en Administradoras del Régimen de Prima Media del orden nacional y entidades públicas del orden nacional que hayan tenido a su cargo el reconocimiento de pensiones, respecto de las cuales se haya decretado o se decrete su liquidación”1. Así mismo, debe avanzar hacia la consolidación de un esquema integrado de determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la seguridad social que conduzca al mayor cumplimiento de las obligaciones asociadas a las mismas.

Para garantizar la eficiencia operativa del proceso de administración de pensiones la UGPP tendrá que ir absorbiendo paulatinamente cada una de las entidades que están desarrollando esa función y de esta manera asimilar y homologar cada área y/o proceso para unificar operaciones y mantener la prestación del servicio de manera continua.

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Por otro lado, en la consolidación del sistema integrado de determinación y cobro de las contribuciones parafiscales es necesario determinar los medios para articular los subsistemas y permitir una validación de la información de cada contribuyente, monitoreando el pago correcto de los aportes y poder de ésta manera solucionar los problemas de elusión y evasión que se presentan actualmente.

Así las cosas, la misión de reconocimiento de pensiones de la UGPP tiene un horizonte finito en el tiempo, en tanto que su tarea de fiscalización y control en el sistema de las contribuciones parafiscales se ha de mantener de manera continua en el tiempo.

Por tal motivo, la UGPP requiere un alto soporte tecnológico para poder cumplir sus funciones y lograr la operación de manera continuada e ininterrumpida, logrando la conexión entre todas las partes y/ grupos de interés implicados en el proceso de unificación y consolidación de las pensiones y contribuciones parafiscales de la Protección Social.

Con el objeto de avanzar en el soporte tecnológico a la gestión de la Institucionalidad pensional y parafiscal en Colombia, se previó que desde el inicio de la operación, la UGPP, contará con una infraestructura consolidada, que permitiera disminuir cargas operativas, contar con información clara, oportuna ,confiable y brindar un entorno funcional a los usuarios internos y una atención oportuna al ciudadano, mediante la implantación de metodologías aceptadas internacionalmente y de soportes en software que permitan entre otros, la articulación de sistemas de información que faciliten la toma de decisiones administrativas relativas al reconocimiento de derechos pensiónales y en la determinación y cobro de las obligaciones asociadas a las contribuciones parafiscales de la protección social.

Respondiendo a ésta imperiosa necesidad, la Comisión Intersectorial para la Coordinación de la Reinstitucionalización del Régimen de Prima Media, creada mediante el Decreto 4602 de 2008 y conformada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Ministerio de la Protección Social, Cajanal y Caprecom, estableció la necesidad de contratar la prestación de servicios para gestionar la iniciación y puesta en marcha de la Unidad Administrativa, para tal efecto, la Caja de Previsión Social de Comunicaciones Caprecom, suscribió el contrato CN 01-242 de 2009 de consultoría.

En desarrollo del contrato se elaboró y entregó el Plan Estratégico de Tecnología basado en el resultado de otras consultorías contratadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, donde se resalta la relacionada con la definición de la arquitectura tecnológica – UGPP. En este orden de ideas, el Plan incluye la identificación de los principales servicios informáticos a ser puestos en funcionamiento, así como la formulación, estructuración y priorización del portafolio de proyectos necesarios para la puesta en operación de los servicios identificados; el diseño detallado de los planes prioritarios para el primer año del portafolio de servicios y la construcción de los RFP (Request for proposal) para la adquisición de tres de los servicios informáticos prioritarios para la Unidad, identificados como Data Center, Business Process Management (BPM) y Enterprise Service Bus (ESB) y adicionalmente deberá integrase con un sistema de administrador de contenidos empresariales (ECM).

Los sistemas de información y componentes identificados en el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información, responden a la ejecución eficiente y eficaz de los procesos, facilitando la automatización de tareas, mejorando el flujo de datos e información dentro de la Organización y proveyendo la capacidad de controlar y realizar seguimiento a la ejecución de actividades. Lo mencionado anteriormente, permite consultar la necesidad de la UGPP en cuanto a contar con una alta capacidad para


controlar y monitorear el flujo de actividades y de información de una manera integral y oportuna y una alta capacidad de planificación de los recursos asociados a los procesos, dada la magnitud y el alcance de sus funciones (pensiones y parafiscales).

Bajo este entendido y de conformidad con el Plan Estratégico de Tecnología, se ha proyectado una arquitectura de aplicaciones orientada a servicios (SOA - Service Oriented Architecture por sus siglas en ingles), la cual requiere, entre otros, de los siguientes elementos:

Elemento Ventajas

Adquisición de la Licencia de la suite del Administrador de procesos de negocio (BPMS), su instalación , configuración, y mantenimiento y soporte por un año

Facilita el diseño, prueba y despliegue de procesos, de una manera rápida y efectiva. • El sistema permite tener un control e integración del flujo de procesos, a través de la interacción con múltiples actores de una manera coordinada para la ejecución de un proceso. • Permite el monitoreo en tiempo real del estado de los procesos y del rendimiento de los funcionarios para la ejecución de sus actividades. • Automatiza la ejecución de actividades. • Permite el uso de reglas de negocio que puedan afectar múltiples procesos. Por ejemplo para cambios normativos

Adquisición de la Licencia del Administrador de contenidos empresariales (ECM), y su implantación y mantenimiento.

Permite la administración centralizada y eficiente del ciclo de vida de contenidos y documentos en toda la Unidad, sin importar los canales o tipos de contenidos. Facilita la interacción con el BPM para la provisión oportuna de información relevante para la ejecución de actividades.

Adquisición de la Licencia del software para Bus de servicios empresariales (ESB), y su implantación y mantenimiento.

Es la herramienta fundamental para desplegar una arquitectura SOA en una Organización. • Optimiza el re-uso de servicios para la ejecución de los procesos dentro de la Unidad. • Minimiza los tiempos de integración y facilita su administración. • Es el eje para la futura administración e interacción con los múltiples legacy

Consultoría para la construcción de los procesos de negocio y soporte en el diseño de las soluciones que la UGPP requiere utilizando la suite BPMS contratada y para su operación e interconexión, en ambiente SOA, con las soluciones ESB y ECM contratadas y con las aplicaciones de las entidades externas que brindan servicios a la UGPP las cuales se relacionan más adelante en el presente documento.

Facilita el proceso de construcción de los procesos de negocio. Agiliza el proceso de desarrollo.


Elemento Ventajas Consultoría para la correcta implantación, operación e interconexión del administrador de contenidos empresariales (ECM), en ambiente SOA, con las soluciones BPM y ESB contratadas y con las aplicaciones de las entidades externas que brindan servicios a la UGPP las cuales se relacionan más adelante en el presente documento.

Facilita el proceso de integración de la solución de administración de contenidos y documentos con los demás componentes que conforman la solución. Agiliza el proceso de desarrollo

Consultoría para la correcta implantación, operación e interconexión del bus de servicios empresariales (ESB), en ambiente SOA, con las soluciones BPM y ECM contratadas y con las aplicaciones de las entidades externas que brindan servicios a la UGPP las cuales se relacionan más adelante en el presente documento.

Facilita el proceso de integración de los diferentes componentes de la solución. Agiliza el proceso de desarrollo

A continuación se presenta de manera gráfica la interrelación y articulación de los sistemas de información requeridos para el cumplimiento de los retos institucionales asignados a la UGPP:

Grafica No. 1 – Interrelación de los sistemas de información

Es importante reconocer que el BPM juega un papel fundamental y transversal en toda la organización, ya que a través de esta herramienta la UGPP podrá diseñar, probar, automatizar y desplegar sus procesos de una manera rápida y efectiva, teniendo un control permanente sobre los flujos de trabajo y las reglas de negocio establecidas para la Unidad.

Así mismo, estará en capacidad de monitorear en tiempo real el estado de los procesos y el rendimiento de los funcionarios en la ejecución de sus actividades, lo cual contribuirá en


la toma de decisiones informada y oportuna de la alta dirección para la puesta en marcha de la Unidad.

Adicionalmente, dado que la arquitectura del BPM es SOA (service oriented architecture), la UGPP tendrá la oportunidad de articular de una manera amigable los procesos de la organización con los servicios provistos por las demás aplicaciones, mejorando sustancialmente la coordinación y esfuerzo de los recursos tecnológicos, los cuales serán administrados y canalizados por el Bus de Servicios Empresariales (ESB).

Un bus de servicios empresariales es la columna vertebral de una arquitectura SOA, ya que es la aplicación encargada de administrar los servicios disponibles a través de las diferentes aplicaciones que hacen parte del ecosistema de la UGPP.

Así mismo, este instrumento será muy útil para la Unidad, ya que minimiza los tiempos de integración con otras aplicaciones (ej. legacy systems provenientes de cada una de las Entidades a trasladar en el tema pensional -ej. Cajanal, Caprecom, etc.-) y centraliza su gestión, de tal forma que la UGPP podrá explotar la capacidad de re-uso de servicios para las diferentes necesidades de los procesos de la Unidad.

Finalmente, esta herramienta tiene un enorme potencial como facilitador en la integración y transmisión de información parafiscal, lo que la convierte en un instrumento de apoyo sustancial para la coordinación y orquestación del sistema de seguridad social en Colombia.

Aunado a lo anterior, el ECM permite la administración centralizada y eficiente del ciclo de vida de contenidos y documentos en toda la Unidad, sin importar los canales o tipos de contenidos. Este tema es crucial, debido al alto volumen y diversidad de documentos que la UGPP manejará durante su gestión (ej. historias pensionales, fiscalizaciones, facturas, correspondencia, etc.) y facilitará la interacción con el BPM para la provisión oportuna de información relevante para la ejecución de actividades.

En el proceso de absorción de las entidades, la UGPP tendrá derecho a que las licencias adquiridas puedan ser utilizadas por la UGPP o por las entidades que asumirá (usuarios externos) y a medida que se vayan completando los procesos de absorción de cada entidad las licencias contratadas que ésta utilizaba podrán ser reasignadas, sin costos adicionales de ninguna clase, a los usuarios de las demás entidades en proceso de absorción sin exceder el tope del licenciamiento adquirido. Lo anterior, se describe, con el fin de facilitar el proceso de transición a la UGPP.

Ateniendo a la necesidad identificada y a los retos establecidos para la UGPP por el Gobierno Nacional, se suscribió el 27 de diciembre de 2010 el convenio interadministrativo No. 210067 (numeración Fonade) y 7.04-2010 (numeración UGPP) a través del cual Fonade ejecutará la gerencia integral de proyectos de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y aquellos conexos a la misión de la UGPP, dentro del cual se incluyó la adquisición de las tres (3) soluciones de software mencionadas anteriormente.

ALCANCE REQUERIDO 1. Automatizar del proceso Gestión de Solicitudes Prestacionales asociadas a la pensión

enmarcado dentro de una Arquitectura SOA (Service Oriented Architecture) utilizando las herramientas BPM y ESB

2. Integrar al proceso automatizado de Gestión de solicitudes Prestacionales asociadas a la pensión el Sistema de Gestión Documental, ECM, a adquirir, en el contexto de una arquitectura SOA


3. Suministrar las licencias a perpetuidad para las Herramientas: Suite BPMS (Business Process Management Suite) y ESB (Enterprise Service Bus) instalarlas, configurarlas y brindarles mantenimiento para que el proceso misional de pensiones de la UGPP opere integral y articuladamente en una arquitectura SOA en los ambientes especificados. El número de licencias para BPMS y para ESB deben ser suficientes, de tal forma que garanticen el acceso hasta de 250 usuarios concurrentes.

4. Proveer las licencias de desarrollo de las herramientas del Ítem anterior distribuidas de la siguiente manera:

Herramientas Numero Licencias Para acceso de desarrollo BPMS 10 ESB 5

5. Capacitación en las herramientas adquiridas 6. Realizar las labores de consultoría y brindar el apoyo técnico necesario, tanto a la

UGPP como a la entidad piloto, y a las entidades internas y externas que le prestan servicios de suministro de información a la UGPP para lograr la correcta implementación e integración del proceso automatizado del proceso de Gestión de Solicitudes Prestacionales asociados a pensión con las aplicaciones de las entidades que le brindan servicios a la UGPP.

3. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS RELEVANTES

3.1 Etapa de planeación para la ejecución del contrato Durante las dos (2) primeras semanas de ejecución del contrato, se realizarán la planeación y la coordinación necesarias para iniciar la ejecución de las actividades del proyecto, labores dentro de las cuales se encuentran, entre otras actividades, las siguientes que debe llevar a cabo el contratista:

- Realizar una presentación general del proyecto - Presentación para revisión y aprobación por parte del FONADE y la UGPP de los

siguientes documentos:

• Plan de Gerencia del Proyecto • Hojas de Vida y Tarjetas Profesionales del equipo de trabajo junto con los

documentos que certifiquen la experiencia requerida especificando los roles que cada uno de ellos desempeñara durante la ejecución del contrato. En el evento de que el proponente incluya en su equipo de trabajo profesionales extranjeros o colombianos graduados en el extranjero deberán presentar el documento oficial expedido por la autoridad correspondiente en el país en que obtuvieron su título(s) profesional que certifique su validez.

• Cronograma general de implementación y puesta en producción del PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES mejorado y automatizado utilizando las herramientas BPMS y ESB por fases, respetando los requerimientos mínimos establecidos en el presente pliego de condiciones, el cual debe mostrar para las diferentes actividades a ejecutar, los responsables de su realización, tanto de la UGPP como los del contratista, especificando su dedicación y esfuerzo requeridos en la realización de las actividades; debe mostrar además los hitos del proyecto, dentro de los cuales deben estar las entregas de todos y cada uno de sus entregables. El cronograma debe contemplar una (1) semana de planeación antes de iniciar la implementación la cual se elaborarán, revisarán y aprobaran los cronogramas detallados de


implementación, los generales de pruebas, de estabilización y de puesta en producción del proceso mejorado. Tanto el cronograma por fases como los detallados deben contemplar un (1) mes para la etapa de estabilización. Metodología de trabajo a seguir

• Plan de Integración, acorde con una arquitectura SOA, del ESB y el BPM con los demás componentes de la solución, vale decir, con el ECM a contratar y con las entidades que le suministrarán servicios de información a la UGPP y con la entidad piloto.

• Metodología y protocolo de pruebas (unitarias, de integración, de regresión, de seguridad, de carga y de interoperabilidad del ESB y el BPM con el ECM y con las aplicaciones de entidades externas que le prestarán servicios de información a la UGPP.

• Plan de estabilización del PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES automatizado del ESB y del ECM

• Plan de capacitación para el ESB y el BPM el cual debe tomar como insumo lo indicado sobre el particular en este pliego para cada una de estas herramientas.

• Plan de gestión de riesgos, el cual debe ajustarse a las mejores prácticas recomendadas por el PMI en sus últimas versiones.

• Esquema de aseguramiento de calidad. • Requerimientos de hardware y software operacional necesario para las diferentes

fases del proyecto. • Requerimientos de la solución en cuanto a infraestructura eléctrica, de

comunicaciones y equipos anexos o complementarios (videobeam, scaners, fax, etc.).

• Procedimiento sugerido de control de cambios

El contratista deberá presentar los anteriores documentos dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes a la firma del Acta de Inicio del contrato y serán revisados por la Interventoría en conjunto con la UGPP y aprobados antes de finalizar la fase de planeación.

Durante esta fase la UGPP y el FONADE deberán presentar, con nombres y roles, su equipo de trabajo. Esta información y la suministrada por el contratista permitirán establecer el equipo base de seguimiento, entendiéndose por tal el conformado por el Interventor, el Supervisor designado por FONADE, el Gerente de Proyecto designado por la UGPP y el Gerente de Proyecto del Contratista.

Durante esta fase también deberá efectuarse la primera reunión del Comité Técnico, en la cual se revisarán y aprobarán su reglamento y los documentos presentados por el contratista.

3.2 Etapa de diseño Durante esta etapa el contratista deberá realizar todo el trabajo de campo y de análisis que le permitan diseñar y planear la implementación del PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES mejorado, automatizado con el uso de las herramientas ESB y BPM como partes integrales de la operación de este proceso. Deberá también llevar a cabo todas las labores de consultoría con a las entidades externas a la UGPP que le prestan servicios de suministro de información y con el contratista que suministre el ECM para diseñar y conformar una solución integral dentro de los fundamentos de la arquitectura SOA. En esta etapa también deben realizarse los análisis y definiciones de las reglas de negocio y


requisitos no funcionales de la UGPP que deben ser implantados en la solución. Una aproximación a las reglas de negocio puede verse en el proceso ‘as is’

NOTA sobre la herramienta BPM: En el caso particular del componente BPM la UGPP suministrará, en BPMN Versión 2.0 (modelados en BONITA SOFT, http:www.bonitasoft.com) y a la firma del Acta de Inicio su propuesta del proceso de gestión pensional (denominado ‘to be’) el cual deberá ser revisado, refinado y mejorado, según las mejoras prácticas, como parte del proceso de consultoría que debe realizar el contratista, para convertirlo en el proceso que finalmente se implantará utilizando las facilidades del componente BPM de la solución integral. El contratista deberá sustentar cada una de las modificaciones y mejoras que proponga al proceso ‘to be’ y suministrar toda la documentación asociada con el proceso mejorado, una vez haya sido aprobado por la UGPP. En ese orden de ideas, el cronograma de implementación del componente BPM debe contemplar todas las actividades propias de estas actividades.

3.3 Etapa de implementación y pruebas de la solución El proyecto, que se ha concebido como la implementación de una solución integral y automatizada al PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES, basada en arquitectura SOA e integrada por un BPM, un ECM y un ESB, responde a la estrategia mediante la cual la UGPP, iniciando con una entidad externa piloto, asumirá las funciones de dicha entidad en lo correspondiente a la gestión de solicitudes prestacionales asociadas a pensiones, construyendo una plataforma que le permita asumir paulatinamente las funciones de todas las entidades del Estado que actualmente realizan tal gestión para el régimen de prima media como se indica en la introducción..

En cuanto a la implementación de cada una de las herramientas: ESB y BPM deben contemplar, además de aquellas que considere necesarias el contratista, las siguientes actividades:

• Elaboración, revisión y aprobación de los cronogramas detallados para la implementación del ESB y el BPM, considerando su consultoría asociada para el análisis de requerimientos y diseño de su implementación, y el BPM, incluyendo para éste, entre otras actividades, la consultoría para mejorar el proceso (‘to be’) según las mejores prácticas, la implementación propiamente dicha de la solución, entendiéndose por tal el PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES automatizado por medio de las herramientas ESB y BPM, la planeación, preparación y ejecución de las diferentes clases de pruebas, la estabilización de la solución y su puesta en producción como un sistema articulado que debe operar integralmente bajo una arquitectura SOA con las entidades externas a la UGPP que le suministran servicios de información, con la entidad piloto y soportada en las herramientas ESB y BPM instaladas y en el ECM.

• Implementación de reglas de negocio y requisitos no funcionales de la UGPP. • Formulación y aprobación de: los casos de uso que describen el alcance del ESB y

del BPM, de sus criterios de aceptación y de los casos y escenarios de prueba, en todas sus clases (ver numeral correspondiente), que verificarán el cumplimiento de dichos criterios. El contratista deberá, proporcionar una metodología, sujeta a verificación y a aprobación de la Interventoría y la UGPP, la cual debe permitir la verificación del cumplimiento de los alcances requeridos de cada una de las herramientas; debe probar, para todas las clases de pruebas, de manera inequívoca la correcta implantación y funcionamiento de los productos en el contexto de la solución integral


• Inducción general a los usuarios sobre las características del ESB y del BPM. • Implementación del ESB y el BPM como productos y como parte de la solución

integral del PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES mejorado, lo que implica su correcta articulación y operación con el ECM y con las aplicaciones de entidades externas que le brindan servicios a la UGPP.

• Capacitación en operación y funcionalidad del ESB y del BPM según el Plan de Capacitación a los usuarios que realizarán las pruebas

• Capacitación en administración, operación y funcionalidad del ESB y del BPM a los demás usuarios según el Plan de Capacitación.

• Preparación, entrega para revisión y para entrega definitiva de los manuales de operación, de usuario, los manuales técnicos y demás manuales del ESB y del BPM en idioma español

• Elaboración del diccionario de datos • Elaboración de los planes de ejecución de las diferentes pruebas (ver numeral

correspondiente) incluyendo las etapas de preparación, ajustes y correcciones según hallazgos, repeticiones y los recursos que requerirán las mismas

• Preparación del ambiente requerido para la ejecución de las pruebas siguiendo el protocolo aprobado; y elaboración y formalización de las actas respectivas.

• Ejecución de las pruebas (ver numeral correspondiente) siguiendo el protocolo aprobado para ello y elaboración y formalización de las actas respectivas.

• Verificación, por parte de la Interventoría, del correcto funcionamiento del ESB y del BPM de acuerdo con los casos prueba y documentos aprobados, y formalización Y de las actas de recibo parcial correspondientes.

• Diseño de un plan piloto para pruebas incluyendo alcance, recursos requeridos, criterios de medición y de aceptación y ajustes de la solución integral

• Preparación del ambiente de producción para instalar un piloto de pruebas del PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES.

A la terminación de la implementación de cada componente se hará un recibo parcial al contratista a cargo del mismo, condicionando la recepción final y definitiva a la aprobación por parte de la Interventoría, a la finalización del periodo de estabilización de la misma.

3.4 Etapa de ejecución del piloto, de ajustes y de paso a producción Concluidas satisfactoriamente la totalidad de las pruebas y durante la etapa de implementación, se diseñara un piloto que permita verificar en la mayor extensión posible la correcta funcionalidad de la solución integral. Se procederá entonces, durante esta etapa, al montaje y puesta en operación de dicho piloto con el fin de detectar y resolver tempranamente errores o problemas que pudiera presentar la solución en producción para resolverlos adecuadamente. Resueltos los problemas detectados se autorizará la puesta en producción de la solución. Durante esta etapa debe realizar las siguientes actividades:

• Preparación del ambiente para la instalación del piloto • Instalación y puesta en operación del piloto • Corrección de errores y anomalías encontradas durante la operación del piloto • Preparación del ambiente para la puesta en producción del ambiente de operación • Instalación y puesta en producción de la solución

3.5 Etapa de estabilización Al finalizar la puesta en producción dl ESB y el BPM y formalizadas su acta de recibo parcial, el contratista deberá disponer de los recursos necesarios para atender apropiada


y oportunamente, por un período de un (1) mes, los requerimientos de soporte en el manejo y operación en producción de estos componentes que surjan por parte de la UGPP. Esta etapa se denomina de estabilización y es un proceso aparte, y anterior, al de mantenimiento solicitado por un año del ESB y el BPM y que se iniciará una vez se de la aceptación final de los componentes.

Para la atención de los eventos que surjan durante la etapa de estabilización, el contratista deberá seguir el esquema de atención de solicitudes contemplado en el plan de estabilización aprobado.

El plan de estabilización que presente el contratista en la etapa de planeación debe contemplar entre otros aspectos los siguientes:

• Esquema de comunicación para el reporte de incidentes • Tiempo y medio de atención por tipo de incidente • Niveles y procedimiento para el escalamiento de situaciones

3.6 Metodología de implementación El contratista deberá emplear una metodología de implementación estándar y reconocida en el mercado tales como PMI, RUP, UML, que involucre entre otros aspectos:

• Procesos de modelamiento, levantamiento de requerimientos, análisis, diseño, implementación y pruebas

• Aseguramiento de calidad • Control de cambios

Durante la etapa de planeación del proyecto deberá revisarse y aprobarse la metodología a utilizar siendo necesario definir como parte de ella los ciclos, tiempos, e instancias de aprobación de documentos, así como acciones a seguir en caso de no obtener las aprobaciones.

3.7 Integración La solución para el proceso misional de gestión de solicitudes prestacionales asociadas a pensiones de la UGPP debe ser integral en el sentido de que debe ser el resultado del funcionamiento articulado de sus tres componentes principales: el BPM, el ESB y el ECM y de su correcta interacción, en cuanto a la solicitud de servicios y obtención de los resultados de los mismos, en el contexto de una arquitectura SOA, con los aplicativos de las entidades externas con las que interactúa el proceso.

3.8 Migración Teniendo en cuenta que la solución integral a implementar no reemplaza otras aplicaciones existentes en la UGPP, no se requiere migración de datos sino población.

3.9 Cronograma Al iniciar la ejecución del contrato el contratista deberá presentar un cronograma general de la ejecución de todo el proyecto de implementación de los componentes, BPM y ESB, el cual será revisado en conjunto con la UGPP y la Interventoría a fin de establecer los recursos y dedicaciones requeridos por parte de los recursos de la UGPP en la realización de las diferentes actividades. Este cronograma será revisado y aprobado por la Interventoría y la UGPP y será la base para la elaboración del cronograma detallado de la implementación de los componentes, ESB y BPM, el cual deberá contemplar actividades, tiempos, recursos y dedicaciones y también será revisado y aprobado por la Interventoría y la UGPP; deberá incluir además, entre otras, las actividades propias de la implementación, las relacionadas con la


elaboración y aprobación de documentos, la preparación de ambientes y la capacitación e incorporar como hitos los entregables, la planeación, preparación y ejecución de pruebas, así como los diferentes hitos del proyecto de implementación dentro de los cuales deben estar las entregas y aceptaciones de los diferentes entregables.

El cronograma debe ser elaborado en Microsoft Project o en una herramienta en similar y servirá como línea base para el seguimiento a la ejecución..

3.10 Pruebas (1) ��

Para cada uno de los componentes, ESB y BPM, que forman parte de la solución integral se realizarán las siguientes pruebas:

De funcionalidad, que demuestran el funcionamiento correcto de los elementos del ESB y del BPM De Integración, que demuestran la correcta interacción de los diferentes componentes del BPM y del ESB De carga, que demuestran que el componente satisface las condiciones mínimas de rendimiento esperado en términos de tiempos de respuesta con un número específico de usuarios concurrentes. De seguridad que demuestran que el componente permite el acceso y utilización de la información que procesa sólo a aquellos usuarios que tienen la necesidad de conocerla y que les permite realizar sobre ella sólo las operaciones a que estén autorizados según los perfiles de usuario definidos por la UGPP (roles, SSO, LDAP o Active Directory, Cifrado, Certificados digitales, firmas digitales, etc.)

En adición a las anteriores el contratista deberá contemplar en sus cronogramas el diseño, planeación, elaboración de caos de prueba con sus aprobaciones y ejecución de pruebas de interoperabilidad (o de negocio) de los componentes ESB y BPM con el ECM, pruebas estás que deberán realizarse una vez concluidas las de funcionalidad, de integración, de carga y de seguridad de cada uno de ellos. Las pruebas de interoperabilidad deberán demostrar también la correcta interacción del ESB y el BPM con las entidades externas que le prestan servicios, en el contexto de una arquitectura SOA, a la UGPP.

3.11 Ejecución de las pruebas Las pruebas las realizará la UGPP, con el acompañamiento en sitio por parte del contratista, siguiendo el plan y protocolo de pruebas aprobado. En dichas pruebas estará presente la Interventoría a discreción.

Se aclara que el protocolo de pruebas que presente el contratista en la etapa de planeación debe contemplar, entre otros aspectos:

• Elementos indispensables para la realización de la prueba • Tipificación de los resultados de una prueba • Categorización de errores • Tiempos de solución de errores resultantes de una prueba según su categoría • Condiciones de una reprueba • Condiciones de calidad y oportunidad de las pruebas • Equipo de apoyo del contratista asignado para las pruebas con sus roles y

dedicaciones • Esquema de actualizaciones del ambiente de pruebas • Formato del acta de ejecución de las pruebas


El protocolo de pruebas que presente el contratista será revisado y aprobado por la Interventoría y una vez aprobado deberá seguirse en la realización de las pruebas.

Previo al inicio de las pruebas de un componente, y con la antelación que se considere en el protocolo, el contratista deberá formalizar a través del FONADE, los requerimientos de recursos, equipos, ambientes y datos para su ejecución, elementos que serán suplidos por la UGPP.

Al finalizar una prueba, los representantes del contratista y de la UGPP designados para su realización, formalizarán junto con sus Gerentes de Proyecto, un acta de ejecución de la prueba, en la que se debe indicar su resultado de acuerdo con la tipificación establecida en el protocolo.

3.12 Capacitación La capacitación a que se hace referencia en este pliego de condiciones, debe ser impartida por el contratista, en sus instalaciones. Eventualmente y previa concertación sobre el particular con la UGPP y el FONADE podría dictarse algunas sesiones en las instalaciones de la UGPP. La capacitación, en términos generales, el siguiente cubrimiento:

• Capacitación en la operación, configuración y administración del ESB y el BPM. • Capacitación en la operación y administración del software base, incluida la de la

herramienta de bases de datos que utilice la solución. • Para cada uno de los componentes, el ESB y el BPM, de la solución a

implementar, y en la primera semana de su fase de implementación, el contratista deberá impartir una inducción inicial dirigida a los líderes usuarios y usuarios que participaran en el proceso de formulación de escenarios y casos de prueba, así como en las pruebas, acerca de las características generales del componente, su funcionalidad, el plan de trabajo para su implementación y su correspondiente cronograma.

• Para cada herramienta, el ESB y el BPM, de la solución a implementar, y con suficiente anticipación a la ejecución de sus pruebas, el contratista deberá impartir una capacitación, dirigida a los líderes usuarios y usuarios que participaran en el proceso, acerca de la operación de La herramienta y de la funcionalidad implementada.

Se deben desarrollar en los funcionarios externos y/o internos, que utilicen el Administrador de Procesos de negocio (BPM) y el Bus de Servicios Empresariales (ESB), las habilidades y conocimientos para poder aprovechar al máximo el uso de las funcionalidades presentes en dichas herramientas.

Las capacitaciones previstas serán presenciales y en español. Presenciales se refiere a todas aquellas capacitaciones en las que se requiere reunir a los funcionarios a capacitar, en aulas debidamente dotadas con computadores, conexión a Internet y demás materiales y/o ayudas audiovisuales, que permitan con ayuda de tutores y/o facilitadores el desarrollo de las habilidades y conocimientos específicos. En este caso la conceptualización y diseño de los materiales requeridos son responsabilidad del contratista, así como toda la logística adecuada y necesaria requerida para adelantar la capacitación. Para efectos de la ejecución de las actividades asociadas a la capacitación, se debe tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:


• Los grupos de participantes que se conformen podrán ser de mínimo 5 personas y máximo de 25 personas.

• El tutor deberá tener como mínimo un (1) año de experiencia laboral relacionadas con tecnologías de la información y las comunicaciones.

• Son responsabilidad del contratista el suministro, la instalación, puesta a punto y operación de la infraestructura tecnológica (hardware, software base, software de aplicación y comunicaciones) requerida para ejecutar las capacitaciones presenciales.

• El contratista deberá presentar dentro los cuatro (4) días hábiles siguientes a la firma del Acta de Inicio un plan de capacitación el cual será revisado y aprobado por la Interventoría del contrato y la UGPP.

Capacitación en el Administrador de Procesos de negocio (BPM) El objetivo principal de la capacitación consiste en que 70 Asistentes (funcionarios internos y/o externos) seleccionados por la UGPP adquieran las habilidades para diseñar, gestionar y mejorar continuamente los procesos en el BPM.

La distribución de los 70 funcionarios se realiza en dos conjuntos de personas y son los siguientes:

Conjunto 1 El alcance de la capacitación está orientado hacia 50 asistentes, los cuales se encargarán de entrenar internamente a los demás funcionarios en el uso apropiado del BPM (esquema de multiplicador de multiplicadores). Es importante mencionar que la programación de las capacitaciones se realizará acorde con las solicitudes efectuadas por la UGPP y de conformidad con el plan de capacitación presentada por el contratista, donde la unidad mínima será de 15 personas y máxima de 25. Los temas de la capacitación dirigidas hacia estas personas son los siguientes:

- Introducción a la herramienta - Metodología de implementación de proyectos - Mejores prácticas en documentación - Diseño de procesos y modelamiento utilizando la notación BPMN - Introducción a la configuración de reglas de negocio - Introducción del BAM (Business Activity Monitoring)

Conjunto 2 El alcance de la capacitación está orientado hacia 20 asistentes, los cuales tendrán un entrenamiento más avanzado en la herramienta, debido a sus funciones dentro de la organización.

Los temas mínimos de la capacitación son los siguientes:

- BPM y SOA - Introducción a Six Sigma y Lean y a las metodologías de mejoramiento continuo y de calidad acreditadas por el proponente y a su utilización en los procesos de análisis, desarrollo, mejoras, mantenimiento e implementación de soluciones BPM - Análisis y rediseño de procesos basada en simulación de procesos - Personalización de UIs - Construcción y configuración de reglas complejas de negocio - Mejores prácticas en el control y monitoreo de procesos - Gestión de usuarios - Gobernabilidad de procesos en BPM - Implementación y gestión del cambio


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Capacitación en el Bus de Servicios Empresariales (ESB) El objetivo de la capacitación es entrenar a cinco (5) funcionarios de tecnología en el uso del Bus Empresarial, con el fin de que estas personas puedan gestionar una arquitectura de servicios de una manera eficiente y adquiriendo las mejores prácticas para su utilización.

Para tal fin la capacitación en el ESB deberá contener como mínimo los siguientes temas:

- Introducción de servicios web - Interacción entre servicios y datos - Introducción del ESB - XML: pilar de la integración de datos de negocios - Invocación de servicios, bróker de servicios y SOA - Protocolos, mensajería, adaptadores personalizados y servicios - Patrones de integración en ESB - Monitoreo de servicios - ESB y tendencias de los Web Services

Criterio de aceptación de la capacitación De cada sesión o curso de capacitación, el contratista deberá dejar registro documental de los temas tratados, de los asistentes, quienes se registrarán con nombre, documento de identidad, entidad a la que pertenecen y rol en el proyecto, y de la calificación dada por cada uno(a) de ellos al curso o sesión. Una sesión de capacitación o un curso se dará por aceptado cuando al menos del 80% de los participantes le de una calificación mayor o igual a 3.75 / 5.0. En el evento de que estos criterios no se cumplan la sesión de capacitación o curso deberá dictarse nuevamente.

3.13 Seguimiento al desarrollo del contrato Como parte de las actividades de control al desarrollo del contrato, se efectuaran reuniones de seguimiento cuya periodicidad será definida en el Comité Técnico y en la cual participarán:

• El Gerente de proyecto del contratista • El Gerente de proyecto de la UGPP • La Interventoría • El Gestor del convenio de FONADE y apoyo profesional cuando se requiera

De estas reuniones la Interventoría elaborará las actas respectivas, las cuales deberán ser formalizadas por las partes dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles a su entrega para revisión y harán parte de la base documental del proyecto.

3.14 Informes Mensualmente, el contratista deberá presentar un informe de avance, que debe contener como mínimo:

• Relación de actividades desarrolladas durante el periodo del informe • Relación de actividades a desarrollar durante el siguiente periodo • Relación de logros (hitos) alcanzados en el período • Relación de logros (hitos) a alcanzar en el siguiente período • Cronograma actualizado • Situaciones que requieren de manejo porque afectan o podrían afectar el

desarrollo del proyecto • Acciones sugeridas para resolver dichas situaciones

Estos informes serán revisados y aprobados por la Interventoría.


3.15 Requerimientos Técnicos Mínimos Se encuentran en los siguientes Anexos Técnicos. Los siguientes son de obligatorio cumplimiento, los cuales se encuentran en el documento Anexo “Requisitos Técnicos CM 010-2011.XLS” el cual contiene las siguientes hojas:

• “ESB Oficial”: Licencia del Administrador de contenidos empresariales (ESB) • “BPM Oficial”: Licencia del Administrador de contenidos empresariales (BPM)

3.16 EQUIPO REQUERIDO

3.16.1 CANTIDAD DE USUARIOS Para efectos de que el oferente pueda dimensionar los servicios, se consideran doscientos cincuenta (250) usuarios concurrentes, mil quinientos (1.500) documentos en promedio radicados mensualmente para el proceso misional de pensiones y se destaca que el ECM iniciará su operación con cero (0) documentos. Se aclara que el contratista debe otorgarle a la UGPP y sin que ello represente un costo adicional para la Entidad, el derecho a reutilizar las licencias de uso adquiridas cuando éstas ya no sean requeridas por los usuarios que las estén usufructuando, sin exceder en ningún momento el número de licencias contratadas.

3.16.2 REQUERIMIENTOS DE INFRAESTRUCTURA La infraestructura tecnológica para el montaje de la solución será provista por la UGPP (ej. servidores, bases datos, sistemas operativos, conectividad), con excepción de las herramientas a contratar.

3.17 ALCANCE DE LA SOLUCIÓN La solución debe ser integral y orientada a la AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO MISIONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES de la UGPP, utilizando en forma articulada las herramientas de BPM, ESB y ECM en un ambiente SOA.

3.18 ALCANCE DEL BPM El BPM debe tener la capacidad para realizar, entre otras, las siguientes actividades: diseño, definición modelamiento, ejecución, automatización y documentación de procesos, su análisis, modificación, pruebas y monitoreo. A continuación se presenta una descripción de los procesos que se encuentran hoy definidos para pensiones y que se incluirán dentro del alcance de la implementación de la solución. Es de aclarar que la consultoría, debe proponer mejoras a incluir y detallar las especificaciones con la integración a otros sistemas existentes. Por lo tanto, los procesos, procedimientos y actividades pueden ser modificados para su optimización de acuerdo con las buenas prácticas existentes. La implementación de la solución podrá ser utilizada en las entidades que serán asumidas por la UGPP. Para efectos de este alcance, se tomará una de las entidades a absorber, para que posteriormente sea escalado a las demás. A la firma del acta de inicio del contrato, se hará entrega en formato BPMN del proceso y subprocesos a ser revisados por el contratista junto con la UGPP en busca de mejoras con base en las recomendaciones por parte del primero y a la luz de las mejores prácticas. En cuanto a los indicadores (BAM) de los procesos y sus características, estos deben ser resultado de la ejecución de la consultoría. �

3.19 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO MISIONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES (AS-IS)


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3.19.1 OBJETIVO DEL PROCESO MISIONAL DE PENSIONES Atender una solicitud prestacional de una persona que cree tener el derecho, siempre en los términos enmarcados por la normatividad vigente.

3.19.2 PREMISAS PARA LA CONSULTORÍA SOBRE EL PROCESO Los procesos que se mencionan se encuentran en operación en Cajanal en liquidación-Patrimonio Autónomo Buen Futuro. La asignación de turnos en los diferentes canales está por fuera del alcance de este proceso, pero no su integración con el mismo. Todo proceso deberá integrarse a través de servicios de integración con varios aplicativos, sistemas, o sistemas repositorios dentro de los cuales se encuentran los siguientes:

Sistemas Internos / Repositorios • Base única del Pensionado, que contiene información completa del pensionado y

los actos administrativos emitidos por la entidad. • Sistema Cromasoft (core de pensiones) que contiene todas las reglas de negocio

para determinar el derecho. Sin embargo se hace necesario revisar cuales de estas reglas pueden ser trasladadas al motor de reglas que hace parte la suite BPM.

• Sistema Kactus (sistema de Nómina). Es el que maneja información de las novedades de nómina para el pago de la prestación.

• Sistema de Gestión documental (ECM). Es el que contendrá y gestionará los documentos asociados con las solicitudes prestacionales de pensiones, los cuales serán un insumo vital para el flujo de actividades dentro del proceso. Es importante recalcar, en caso de que exista un adaptador de integración para el ECM, este debe ser el referente de integración de la herramienta.

• Sistema Segura Cyza y Validacyza. El aplicativo que hace la validación y verificación de identidad del causante/usuario y la validación de la idoneidad de los documentos presentados por el solicitante.

• Sistema de correspondencia: El el que administra los documentos tanto internos como externos de índole misional y no misional, incluye tanto documentos físicos digitalizados como documentos electrónicos.

• Sistema de digiturno. • Sistema de Firmas Digitales y Estampado cronológico de Certicamaras

Sistemas Externos • Sistema Interactivo de la oficina de Bonos Pensionales. • Registraduría Nacional. • Fondo del Prestaciones sociales del magisterio • Consorcio Fopep • Pasivocol • Asofondos


• Colpensiones • Ministerio de Protección Social • Sistema Único de Información de Personal (SUIP) del Departamento de la Función

Pública

A continuación se describen brevemente los sistemas claves para la interacción (Caracterización de los sistemas actores principales, los cuales deberán integrarse durante una primera fase con el proceso):

Cromasoft: Aplicación 3 Capas (Cliente – Middleware – Sistemas de Información Corporativos - EIS) cuya tecnología es JAVA (JEE – Java Enterprise Edition)

Servidor de Aplicaciones: Glassfish Base de datos: Sybase Ase 15

Kactus: Aplicación Cliente – Servidor elaborada en Borland Delphi Base de datos: Oracle

Cyza: Aplicación elaborada en Microsoft .NET 1.1 Base de datos: Microsoft SQL Server 2005

Sistema Plataforma BD Estrategia Propietario a Futuro

Mecanismo de Integración

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Puesto que la solución integral se implementará con base en una arquitectura orientada a servicios el BPM y demás componentes de la solución deberán interactuar por medio de solicitudes de servicios y la provisión de los mismos.

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El análisis, diseño, desarrollo, pruebas y demás actividades a realizar para la implementación de los servicios, como consumidor y como proveedor, requeridos para el correcto funcionamiento del proceso ‘to be’ mejorado y de sus subprocesos, serán de responsabilidad del proponente. En cuanto a los servicios que deben proveer o consumir las demás entidades involucradas en la solución, estos serán desarrollados por la UGPP o por la entidad correspondiente.

3.19.3 ALCANCE DEL PROCESO O PROCESOS A AUTOMATIZAR El proceso inicia cuando el causante/usuario hace la solicitud y adjunta los documentos requeridos y termina con el acto administrativo en firme o el agotamiento de la vía gubernativa. Para algunos tipos de prestación se finaliza con la creación de la novedad en nómina. Los flujos alternativos del proceso pueden estar derivados del acatamiento de una orden de autoridad judicial, proveniente de una acción de tutela o de un proceso ordinario. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SUBPROCESO: ATENDER TRÁMITE DE SOLICITUD PRESTACIONAL El objetivo de este subproceso es recibir la solicitud del Causante/usuario y sus respectivos documentos para darle el curso correspondiente Dentro de las principales actividades se encuentran:


• Crear una presolicitud • Verificar el estado del causante con sistema interactiva de la OBP, • Realizar primera captura de datos básicos • Obtener requisitos y aplicar checklist • Generar cartas tipo • Digitalizar, indexar y firmar digitalmente los documentos • Convertir presolicitud en SP (Solicitud Prestacional) • Esperar completitud de documentos (teniendo en cuenta tiempos de espera

definidos por la ley).

DESCRIPCION GENERAL DEL SUBPROCESO DE NORMALIZAR DOCUMENTOS El objetivo de este subproceso es hacer una validación técnica documental para todos aquellos documentos físicos que presentó el Causante/usuario con el fin de verificar su idoneidad y contenido y poderlos certificar. Dentro de las principales actividades se encuentran:

• Verificar unificación del Expediente • Digitalizar documentos • Aplicar protocolo de completitud por documento • Realizar segunda captura datos básicos y validar diferencias de datos

básicos • Realizar primera captura historia laboral y factores salariales • Asignar expedientes a sustanciadores para segunda captura (Reparto

automático) • Realizar segunda captura de tipo de prestación, historia laboral y factores

salariales

DESCRIPCION GENERAL DEL SUBPROCESO DETERMINAR DERECHOS PRESTACIONALES El objetivo de este Subproceso es determinar el derecho prestacional, su valoración legal y económica y el acto administrativo que lo soporta. Dentro de las principales actividades se encuentran:

• Abrir expediente y revisar la información necesaria para sustanciar • Realizar la valoración legal, identificando las normas correspondientes al

régimen de la prestación • Determinar si el solicitante tiene el derecho o no • Generar Acto administrativo y oficio para el Causante/usuario, Edicto y

oficio para el juzgado, en caso de que haya tutela • Revisar, validar y verificar la liquidación del acto administrativo • Generar firmas digitales

DESCRIPCION GENERAL DEL SUBPROCESO NOTIFICAR EL ACTO ADMINISTRATIVO El objetivo de este subproceso es poner en conocimiento al Causante/Usuario de la decisión definitiva de la solicitud prestacional realizada, esta notificación puede ser personal, por edicto o por conducta concluyente Dentro de las principales actividades se encuentran: Registrar, imprimir y enumerar los actos administrativos

• Generar y enviar el oficio que informa el acto administrativo • Esperar notificación • Fijar edictos • Recibir interposición de recursos


• Realizar notificación por conducta concluyente • Enviar actos administrativos al subproceso de nómina

El detalle del proceso y los subprocesos se encuentran descritos en el anexo “Descripción detallada del proceso de Gestión de Solicitudes Prestacionales asociadas a Pensiones (as-is)”

3.19.4 ALCANCE DEL ESB En cuanto al ESB, siendo este el componente a través del cual se establecen las conexiones para la solicitudes de servicios y para la obtención de los resultados de las mismas, en el contexto de una arquitectura SOA, se debe garantizar que cumple a satisfacción, entre sus otros muchos, con este propósito no sólo en su interacción con el BPM para satisfacer las necesidades del proceso mejorado implantado, sino además con el ECM y con las aplicaciones de las entidades externas e internas que brindan servicios a la UGPP. El ESB debe tener la capacidad para realizar, entre otras, las siguientes actividades: invocación, enrutamiento, mediación, manejo y proceso de mensajes, coreografía de procesos, orquestación de servicios, proceso de eventos, manejo y entregas confiables y seguras de la información y administración de los servicios.

3.20 EQUIPO DE TRABAJO (BPM y ESB) A continuación se presenta el equipo mínimo de trabajo que debe asignarse para la ejecución del proyecto de consultoría e implementación de las herramientas BPM y ESB. Sin embargo, el oferente podrá, a su costo, utilizar los servicios de recursos adicionales si lo considera necesario para el cumplimiento oportuno de sus obligaciones:

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Rol

No.

Disponibilid

ad mínim

a

Etapa

FORMACIÓN PROFESIONAL Experiencia

Formación profesional en alguna de las

siguientes opciones:

Posgrado en áreas

relacionadas con alguna de las siguientes

opciones

Experiencia General Experiencia Específica

Director del

proyecto

1

100% 1

1 Ingeniería de sistemas 2. Administración de empresas 3. Ingeniería industrial

- Posgrado en gerencia de proyectos ó Certificación PMP vigente ó

Certificación Prince ó Prince 2

Diez (10) años de experiencia general

Siete (7) años de experiencia certificada como Gerente de Proyectos, que involucren uno o varios de los siguientes aspectos: - Planeación

estratégica en sistemas de información y comunicaciones – TIC, y/o planeación estratégica de sistemas de información, y/o Arquitectura tecnológica.

- Responsable por la ejecución correcta del

100% 2

100% 3

100% 4

100% 5

100% 6


Rol

No.

Disponibilid

ad mínim

a

Etapa




Posgrado en áreas


opciones


plan de trabajo y comunicación.

- Administración de Procesos de Negocio (BPM) y Bus de Servicios Empresariales (ESB)

Debe haber participado en mínimo dos (2) y máximo cuatro (4) proyectos terminados donde haya sido Director de Proyecto, relacionados con Tecnologías de la Información, de los cuales al menos dos (2) relacionados con BPM ó ESB que involucren el análisis, diseño, construcción e implantación de la solución

Arquitecto Integrador

de Software

1

100% 1

1. Ingeniero de sistemas

2. Ingeniería eléctrica o electrónica

Conocimientos de arquitectura orientada a servicios (SOA). Especialización en Ingeniería o construcción de Software

Seis (6) o más años de experiencia

Mínimo cuatro (4) y máximo seis (6) proyectos

de implantación de soluciones de software, de los cuales al menos dos (2) deben ser en

proyectos de implantación de soluciones ESB y dos

(2) de implantación de soluciones BPM

desempeñando en ambos casos el rol de Arquitecto Integrador de Software o Arquitecto de Software, durante mínimo tres (3) meses por proyecto, en una arquitectura SOA.

100% 2 100% 3 100% 4 100% 5

100% 6

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No Dispo Etap FORMACIÓN PROFESIONAL Experiencia


l . nibilidad

mínima

a Formación profesional en alguna de las


Posgrado en áreas


opciones


Consultor Sénior

1

100% 1 1. Ingeniero de sistemas

2. Administrador de empresas

3. Ingeniero industrial

Estudios acreditados en SIX SIGMA o LEAN o equivalente

Cuatro (4) o más años de experiencia

Mínimo tres (3) años de experiencia en diseño de procesos utilizando BPMN (Business Process Modelling Notation) Debe haber participado en mínimo tres (3) proyectos como implantador técnico en soluciones BPM

100% 2 100% 3 100% 4

100% 5

100% 6

Consultor Técnico

1

100% 1

1. Ingeniería de sistemas o

2. Ingeniería eléctrica o electrónica o

3. Ingeniería industrial

Ocho (8) o más años de experiencia

Mínimo cinco (5) años de experiencia en implantaciones técnicas de soluciones utilizando Bus de Servicios Empresariales (ESB) en arquitectura SOA

Debe haber participado en mínimo tres (3) proyectos como implantador técnico en soluciones ESB.

100% 2 100% 3 100% 4 100% 5

100% 6

Consultor Junior 1

100% 1

1. Ingeniero de sistemas

2. Ingeniería eléctrica o electrónica

Estudios acreditados en SIX SIGMA o LEAN o equivalente

Tres (3) o más años de experiencia

Mínimo dos (2) años de experiencia en diseño e implantación de procesos utilizando BPMN (Business Process Modelling Notation) Debe haber participado en mínimo dos (2) proyectos como implantador técnico en soluciones BPM

100% 2 100% 3 100% 4 100% 5

100% 6

Analista de Calidad 1

50% 1 1. Ingeniería de Sistemas ó

2. Ingeniero Industrial ó

3. Profesional en Economía ó

4. Administración de Empresas ó

Gestión de calidad

Cuatro (4) años

Profesional con experiencia mínima de tres (3) años como asegurador de calidad. Encargado del seguimiento y control de calidad a los productos entregables, a fin de verificar su

50% 2 50% 3 50% 4 50% 5

50% 6


l

No.

Disponibilid

ad mínim

a

Etapa




Posgrado en áreas


opciones


5. Contaduría correcta aplicación en el desarrollo de la solución. Debe contar con cursos específicos de aseguramiento de calidad de proyectos, de infraestructura tecnológica y/o arquitectura de software y/o desarrollo de software y conocer la metodología a utilizar en la implantación. Debe haber participado como mínimo en dos (2) proyectos relacionados con: infraestructura tecnológica, o arquitectura de datos, o arquitectura de integración, o arquitectura tecnológica, o planeación estratégica en sistemas de información TIC´S, o planeación estratégica en sistemas de información, desempeñando el rol de especialista de calidad.

Los demás profesionales que el consultor estime convenientes para el desarrollo y ejecución del proyecto. 3.21 INFRAESTRUCTURA ACTUAL DE LA UGPP Actualmente la UGPP cuenta con el servicio de Hosting que provee la ETB, en desarrollo del contrato interadministrativo No. 7.03-2010. Este Datacenter se encuentra ubicado en Zona Franca y se construyó siguiendo la norma Sismo Resistente NSR-98, Decreto 33 de 1998, y las partes pertinentes de las normas auxiliares para este tipo de estructuras especiales Grupo IV de acuerdo al numeral A.2.5 de la norma NSR 98, que clasifica esta


estructura y determina que debe diseñarse para funcionar durante y después de un sismo; también se tuvo como parámetro de diseño la especificación TIA/EIA 942.

Adicionalmente, cabe destacar que es un Datacenter capa 3 (Tier 3) y como tal cumple con una disponibilidad de 99.982%, es decir, una indisponibilidad al año de 1.6 horas. Cuenta con generadores eléctricos, subsistemas de UPS y una autonomía eléctrica de 72 horas continuas. Subsistemas de aire acondicionado, detección de incendios y un Subsistema de Seguridad y Protección (Dispositivos biométricos, Control de acceso, Circuito Cerrado de TV, punto de acceso único vigilado por personal 7 x 24 x 365, procedimientos y políticas de seguridad física y verificación de ingreso).

3.22 NIVELES DE SERVICIO Las actividades desarrolladas por los contratistas durante la ejecución del contrato deberán cumplir con los niveles de servicio mínimos que se presentan a continuación, los cuales serán evaluados mensualmente por la Interventoría, a partir del segundo mes de ejecución del contrato. No obstante, se podrán pactar niveles de servicio adicionales concertados en conjunto con la Interventoría, FONADE y la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social UGPP:

Descripción de los Acuerdos de Niveles de Servicio

No. Descripción Forma de Medición

Unidad de

medida

Valor de aceptación

1

Oportunidad de los documentos entregables. Los documentos entregables deberán ser entregados en la fecha programada para tal fin.

# de entregables remitidos oportunamente al mes * 100 / # de entregables que debe remitir en el periodo que corresponda.

Porcentaje 90%

2

Número de iteraciones en la revisión de los documentos entregables. El número de iteraciones de revisión y ajustes a un documento entregable para su aprobación no debe ser superior a dos (2)

# de iteraciones para la revisión de los documentos.

Número 2

3

Participación en reuniones. El contratista debe garantizar la asistencia de su Gerente de Proyecto a todas las reuniones que se establezcan.

# de reuniones con equipo de trabajo incompleto.

Número 1


No. Descripción Forma de Medición

Unidad de

medida

Valor de aceptación

4

Tiempo máximo de reemplazo de un miembro del equipo de trabajo. El contratista debe garantizar el reemplazo de un miembro de su equipo de trabajo en máximo ocho (8) días hábiles a partir de la manifestación de solicitud de cambio, cumpliendo con los requerimientos estipulados en el pliego de condiciones.

# de días trascurridos a partir del reporte de la falta del miembro del equipo.

Número 8

5

Porcentaje de asistentes al curso que le dieron una calificación global no menor a 3.75/5.0.

Número de asistentes al curso que calificaron la calidad del curso / # de asistentes al curso

Porcentaje 80%

Los desempeños no satisfactorios de los niveles de servicio pueden ocasionar descuentos en el valor de las facturas generadas, tal como se señala en la siguiente tabla:

Nivel de aceptación de los Acuerdos de Niveles de Servicio

No. Descripción del nivel de servicio

Nivel de aceptación Descuento

1 Oportunidad de los documentos entregables. 90%

Menos del 90%. Descuento del 3% en la factura generada en el periodo correspondiente al reporte del nivel.

2 Número de iteraciones en la revisión de los documentos entregables.

2

Más de 2. Descuento del 3% en la factura generada en el periodo correspondiente al reporte del nivel.

3 Participación en reuniones. 1


4 Tiempo máximo de reemplazo de un miembro del equipo de trabajo.

8 días hábiles


5

Porcentaje de asistentes al curso que le dieron una calificación mayor o igual a 3.75/5.0

80%

Menos de 80%. Descuento del 1% en la factura generada en el periodo correspondiente al reporte del nivel.


En caso que se incumplan varios indicadores, el total de descuentos máximo a realizar en la factura será del 15%.

3.23 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN A continuación se describen las fases del proyecto y los tiempos estimados, los cuales podrán ser acordados con el contratista de acuerdo a su plan de trabajo, sin superar el plazo máximo establecido:

FASES MESES DEL PROYECTO 1. Etapa de Planeación para el BPM y el ESB y capacitación básica

M1 M2 M3

M4 M5 M6 M7

2. Etapa de Diseño: modelamiento del proceso (to be) y diseño de la arquitectura de la solución integral

M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7

3. Etapa de implementación y pruebas de la solución integral

M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7

4. Etapa de ejecución de un piloto y ajustes para aceptación del paso a producción

M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7

5. Etapa de puesta en producción y estabilización (1 mes) del sistema

M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7

3.24 ENTREGABLES A continuación se describe el conjunto mínimo de entregables que el contratista debe producir y entregar a satisfacción como resultado de la ejecución de proyecto. Se anota que todos los cronogramas, planes, diseños y documentos deben contar para su aceptación con la de la Interventoría y la de la Gerencia de Proyecto de la UGPP Etapa de Planeación

• Plan de Gerencia del Proyecto • Hojas de Vida y Tarjetas Profesionales del equipo de trabajo junto con los

documentos que certifiquen la experiencia requerida especificando los roles que cada uno de ellos desempeñara durante la ejecución del contrato. En el evento de que el contratista incluya en su equipo de trabajo profesionales extranjeros o colombianos graduados en el extranjero deberán presentar el documento oficial expedido por la autoridad correspondiente en el país en que obtuvieron su título(s) profesional que certifique su validez.

• Cronograma general de implementación y puesta en producción del PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES mejorado y automatizado utilizando las herramientas BPMS y ESB por fases, respetando los requerimientos mínimos establecidos en el presente pliego de condiciones, el cual debe mostrar para las diferentes actividades a ejecutar, los responsables de su realización, tanto de la UGPP como los del contratista, especificando su dedicación y esfuerzo requeridos en la realización de las actividades; debe mostrar además los hitos del proyecto, dentro de los cuales deben estar las entregas de todos y cada uno de sus entregables. El cronograma debe contemplar una (1) semana de planeación antes de iniciar la implementación la cual se elaborarán, revisarán y aprobaran los cronogramas detallados de implementación, los generales de pruebas, de estabilización y de puesta en producción del proceso mejorado. Tanto el cronograma por fases como los detallados deben contemplar un (1) mes para la etapa de estabilización.


• Metodología de trabajo a seguir • Plan de Integración, acorde con una arquitectura SOA, del ESB y el BPM con los

demás componentes de la solución, vale decir, con el ECM a contratar y con las entidades que le suministrarán servicios de información a la UGPP y con la entidad piloto.

• Plan y protocolo de pruebas (unitarias, de integración, de regresión, de seguridad, de carga y de interoperabilidad del ESB y el BPM con el ECM y con las aplicaciones de entidades externas que le prestarán servicios de información a la UGPP.

• Plan de estabilización del PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES automatizado del ESB y del ECM

• Plan de capacitación para el ESB y el BPM el cual debe tomar como insumo lo indicado sobre el particular en este pliego para cada una de estas herramientas.

• Plan de gestión de riesgos, el cual debe ajustarse a las mejores prácticas recomendadas por el PMI en sus últimas versiones.

• Esquema de aseguramiento de calidad. • Requerimientos de hardware y software operacional necesario para las diferentes

fases del proyecto. • Requerimientos de la solución en cuanto a infraestructura eléctrica, de

comunicaciones y equipos anexos o complementarios (videobeam, scaners, fax, etc.).

• Procedimiento sugerido de control de cambios

Etapa de diseño Diseño del Proceso de Gestión de solicitudes prestacionales Con base en los procesos As-Is especificados por la UGPP que se encuentran en el anexo A y la versión 1 del To-Be, que se adjunta al pliego de condiciones, el contratista deberá entregar lo siguiente:

• Procesos modelados en notación BPMN. Estos modelos deberán ser producto de una propuesta de mejora, con base en las mejores prácticas, del contratista al To-Be entregado por la UGPP

• Caracterización del proceso misional de pensiones que contenga entre otros: políticas de asignación de roles, indicadores de gestión, reglas de notificaciones, escalamientos y alarmas, reglas de negocio y requerimientos no funcionales de la UGPP.

• Documento de especificación de los servicios de negocio • Documento de especificación de la interfaz de usuario • Reportes con los resultados de las simulaciones desarrolladas para cada

proceso bajo los escenarios requeridos por la UGPP (máximo 2) identificando claramente los beneficios con relación a los procesos entregados por la UGPP.

Diseño de la arquitectura de la solución • Documento que describe la arquitectura de solución tecnológica requerida

para que el proceso de Gestión de solicitudes prestacionales pueda ser automatizado. Esta arquitectura comprende el diseño para todas las capas (presentación, proceso, integración, lógica de negocio y datos)

• Documento con la arquitectura de servicios SOA, acompañada con la especificación de los contratos para cada uno de ellos (que se consumen o que se exponen).


Etapa de implementación y pruebas de la solución • Cronogramas detallados para la implementación del ESB y el BPM, considerando

su consultoría asociada para el análisis de requerimientos y diseño de su implementación, y el BPM, incluyendo para éste, entre otras actividades, la consultoría para mejorar el proceso (‘to be’) según las mejores prácticas, la implementación propiamente dicha de la solución, entendiéndose por tal el PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES automatizado por medio de las herramientas ESB y BPM, la planeación, preparación y ejecución de las diferentes clases de pruebas, la estabilización de la solución y su puesta en producción como un sistema articulado que debe operar integralmente bajo una arquitectura SOA con las entidades externas a la UGPP que le suministran servicios de información, con la entidad piloto y soportada en las herramientas ESB y BPM instaladas y en el ECM.

• Análisis y definición de reglas de negocio y requisitos no funcionales de la UGPP que deben ser implantados en la solución

• Formulación y aprobación de: los casos de uso que describen el alcance del ESB y del BPM, de sus criterios de aceptación y de los casos y escenarios de prueba, en todas sus modalidades (ver numeral correspondiente), que verificarán el cumplimiento de dichos criterios

• Inducción general a los usuarios de sobre las características del ESB y del BPM. • Productos ESB y BPM implantados como tales y como parte de la solución integral

del PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES mejorado, lo que implica su correcta articulación y operación con el ECM y con las aplicaciones de entidades externas que le brindan servicios a la UGPP.

• Capacitación en operación y funcionalidad del ESB y del BPM según el Plan de Capacitación a los usuarios que realizarán las pruebas

• Capacitación en administración, operación y funcionalidad del ESB y del BPM a los demás usuarios según el Plan de Capacitación.

• Manuales de operación, de usuario, los manuales técnicos y demás manuales del ESB y del BPM en idioma español

• Diccionario de datos • Planes de ejecución de las diferentes pruebas (ver numeral correspondiente)

incluyendo las etapas de preparación ajustes y correcciones según hallazgos, repeticiones y los recursos que requerirán las mismas

• Ambiente para la ejecución de las pruebas en todas sus modalidades instalado y listo. El contratista deberá realizar las actividades necesarias para la ejecución, seguimiento y control de las pruebas de los productos que suministre. Dentro de estas actividades se encuentran las instalaciones, adecuaciones y parametrizaciones de dichos productos al igual que la administración del entorno de pruebas.

• Todas las pruebas ejecutadas según sus respectivos planes (ver numeral correspondiente) exitosamente.

• Diseño del plan piloto para pruebas incluyendo alcance, recursos requeridos, criterios de medición y de aceptación y ajustes de la solución integral

• Ambiente de producción para instalar el piloto de pruebas del PROCESO MISONAL DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES preparado.


• Actas que certifican la ejecución exitosa de todas las pruebas acordadas en cada categoría (ver numeral correspondiente a pruebas) firmadas por quienes las ejecutaron y por los gerentes de proyecto de la UGPP y del contratista.

Etapa de ejecución del piloto, de ajustes y de paso a producción

• Piloto listo para producción según su plan • Documentos de configuración del ESB y el BPM. • Presentación de resultados del piloto incluyendo la pertinente a los problemas

detectados, la solución dada a los mismos, los riesgos identificados y las acciones para mitigarlos o eliminarlos

• Ejecución de las actividades de mitigación de los riesgos identificados • Plan para llevar la solución integral a producción (el paso a producción requiere de

las autorizaciones para ello por parte de la Interventoría y la UGPP las que se darán con base en los resultados del piloto y del manejo dado a los riesgos identificados)

Etapa de estabilización

• Sistema en producción 3.25 GARANTÍA Y MANTENIMIENTO DE LOS PRODUCTOS Para los productos ESB y BPM el contratista debe contemplar un año de garantía y un año de servicios de mantenimiento, que se iniciarán a la aceptación definitiva del proyecto. Deberá describir todas las características de estos elementos dentro de las que se encuentran, los tiempos de respuesta para la atención a los problemas reportados, los tiempos de solución para los mismos dependiendo de su severidad, la modalidad de atención, –presencial o telefónica-, y los horarios de atención.. ��

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NO

NOSI SI

NO

SI SI

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NOSI

Recibir documentos.

¿Es de la UGPP?

Devolver documento al remitente o redirecciona a la entidad competente.

Revisar documentos

y asignar rótuloRadicar

Identificarmedio de recepciónpor el cual llega el documento.

Documento físico en ventanilla

Documentos Electrónicos(Fax,Página Web,Correo electrónico, call center)

Ingresar información normalizada por canal único de

comunicación e identifica el documento. Mapa de

Información

¿Es de la dependencia?

Ubicarlo en buzón temporal (de la unidad de

correspondencia) para reasignación a dependencia

¿Es de la UGPP?

Rechaza el documento por la misma vía, dirige

comunicación al remitente

Revisar documentos

Radicar y asignar rótulo

Digitalizar documentos, Acuerdo 037 2002 AGN Art.1

literal D, 2 Digitalización

Remisión de imágenes y

data

Ubica el documento en buzón virtual para dependencia

destinataria, emite ��para consulta.

Asistente consulta buzón, valida tipo documental


Ubicarlo en buzón temporal (de la unidad de correspondencia) para reasignación a

dependencia

FIN

Remitir documentos a CAD. Nota Archivo

No radicar las comunicaciones personales,informativas, libros, revistas, folletos, periódicos,

invitaciones, tarjetas, etc. Doc.Informativos

Auxiliar 1 Unidad de Correspondencia.

Recibir documentos.

Identificarmedio de recepciónpor el cual llega el documento.

Organizaciónde

Documentos

Ingresar información normalizada por canal único de


Información

Ubica el documento en buzón virtual para dependencia

destinataria, emite ��para consulta.

Asistente consulta buzón, valida tipo documental

INICIO INICIO

FIN

Digitalizador 1 Unidad de Correspondencia.


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SI

INICIO

Recibir documentos.

Identificar medio por el cual llega el documento. Recepción

documentos internos

Documentos físicos o electrónicos en dependencia


Devolver documento por la misma vía e informa al

remitente.

Verificar y determinartipología documental

(Documento oficial, de apoyo o de archivo)

Radicar y asignar rótulo

Ingresa información normalizada por canal único de


Información



Envía documentos a unidad de correspondencia por misma vía de recepción


data

Remitir documentos a CAD. Nota Archivo

Organizaciónde

Documentos

FIN

Asistente dependencia (Cuando Aplique)



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NO

SI NO


INICIO

Generar control.Planilla

Verifica cumplimiento

OK?

Deja constancia de recibido en planilla automatizada de

registro. Ubicación del documento

Rechazo, ubica buzón temporal (unidad de

correspondencia) para devolver al remitente.

Identifica medio de recepción

Documento electrónico Devolución al remitente

FIN

Documento físico ,solicitar al CAD

Devolución del documento al remitente.

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�� remitente,




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SI

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INICIO

¿Conoce procedimiento distribución de documentos

internos?

Consultar, manual de procedimientos de cada

dependencia según el caso.

Identificar medios

Remite información por sitema de comunicación al buzon de

la dependencia destino.

Documentos Físicos Documentos electrónicos

Hace entrega de los documentos con sus

respectivos anexos si los hay, a la Dependencia destinataria.

Dependencia destinataria recibe el documento, verifica y

da constancia de recibido

FIN


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NO

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NO

SI

NO

INICIO

Identifica medios

Remite documento a Unidad de correspondencia

Distribuir documentos por diferentes medios(entrega personal, correo tradicional,

fax, correo electrónico, página Web etc)

Verifica requisitos

Documento fisico

Consulta directrizestablecida en la UGPP

para distribución de documentos enviados.

¿Conoce directriz

para distribución

¿Requisitos ok?

Alistamiento físico

Radicación y registro(datos básicos)

Ubicacación del documento en estructura




data.

Entregar a dependencia para confirmar, realizar ajustes y

volver a enviar

Constancia a dependencia del envío de los documentos.

Constancias de envío

¿El document

o fue devuelto?

FIN

Documento electrónico

Envía mensaje a unidad de correspondencia

Ubica documento en buzón virtual, lo habilita para

consulta implementando mecanismos de seguridad que impidan su alteración.

Devolver documento por la misma vía a dependencia




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3.27 DIAGRAMA PROCESO DE GESTIÓN DE SOLICITUDES PRESTACIONALES ASOCIADAS A PENSIONES (AS-IS) �

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2. Subproceso Recibir al cliente (mejorado)

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3. Subproceso atender solicitud prestacional por correspondencia mejorado

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4. �Subproceso atender solicitud prestacional (mejorado)

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5. Subproceso Normalizar documentos AS-IS mejorado

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6. Subproceso de determinar derechos pensionales AS-IS

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7. �Subproceso de Notificar el acto administrativo AS-IS

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8. Subproceso de Aplicar protocolo de completitud por Documento AS-IS

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9. Subproceso digitalización AS-IS

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10. �Subproceso de interposición de recursos AS-IS

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11. Subproceso de despacho de correspondencia AS-IS

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12. Subproceso aplicar protocolo de seguridad (mejorado)

compra esb y bpms _anexo 02 especificaciones técnicas occ 028-2011

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