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¿CÓMO GestiONAR LOS documentos EN LA PUCP?

GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y DE LA INFORMACIÓN

¿CÓMO GESTIONAR LOS DOCUMENTOS EN LA PUCP?

. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y DE LA INFORMACIÓN, Y SU INCORPORACIÓN EN LA GESTIÓN INSTITUCIONAL 6

• Documentos de Archivo

• El Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos (MANPA PUCP)

• ElSistemadeClasificaciónenlaGestióndeDocumentos

• ProcedimientodelaClasificacióndeDocumentos

2. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y LA DESCRIPCIÓN 14

• LaDescripciónenlosArchivosdeGestión

• La Base de Datos

• Descripcióndeagrupacionesmayores

3. VALORACIÓN DE DOCUMENTOS TRADICIONALES 17

• Definicióndelavaloraciónoevaluación

• Identificacióndelasseries

• Laselección

5. BIBLIOGRAFÍA 27

ÍNDICE

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1. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y DE LA INFORMACIÓN, Y SU INCORPORACIÓN EN LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

En términos generales, se entiende por gestión o administración a todas las actividades que se realizan coordinadamente para dirigir y controlar una organización o institución. Por ejemplo, en la Universidad se realiza una infinidad de gestiones que reflejan sus funciones principales. Entre ellas se encuentran la gestión de gobierno, gestión académica, gestión de la investigación, gestión administrativa, gestión de servicios a terceros, etc.

Todas estas gestiones se expresan en innumerables documentos como son las resoluciones, las actas de notas, los proyectos de investigación, los informes de auditoría, las cartas, los convenios, las memorias, los discursos, etc. Estos documentos, que surgen como resultado de las funciones, procesos y actividades de la Universidad, se llaman documentos de archivo.

LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Ya sea electrónico o en papel, todo documento de archivo siempre está vinculado a un productor, a una función o actividad y a sus procesos.

Contenido(acción, tema)

DOCUMENTODE ARCHIVO

Contexto(Productor)

Estructura(tipo documental)

Son testimonios, pruebas y representaciones fijas de informaciones concretas. Su estructura se identifica fácilmente por su tipo documental (certificado de estudios, actas de exámenes, informe de gastos, etc.) y se les reconoce en un contexto porque siempre tienen un productor (en este caso, la PUCP y sus Unidades).

Sus características genuinas son la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad. La autenticidad supone que un documento cumple con todas sus formalidades y que no ha sido alterado. La integridad consiste en mantener tal cual todas sus características. La fiabilidad depende de la autenticidad y de la integridad de los documentos y la disponibilidad significa la posibilidad de poder acceder, localizar, controlar, recuperar y entender el documento. Estos documentos se expresan en diferentes soportes; actualmente destacan los documentos electrónicos y en papel.

Documento electrónicoEs tanto el documento surgido o producido electrónicamente como el documento en papel reproducido electrónicamente o digitalizado. Estos documentos requieren mayor cuidado para mantener su autenticidad y asegurar la permanencia de su información a lo largo del tiempo.

Gestión de documentosComprende el manejo racional y unificado de los documentos a lo largo de toda su vida: desde su planificación y nacimiento, control, uso y conservación hasta su eliminación o transferencia a un archivo definitivo para que continúe su servicio. Garantiza que cada documento se encuentre en el lugar que le corresponde estar y asegura la eficacia y rentabilidad del acceso a la información sea cual sea su soporte.

La gestión tiene como finalidad la clasificación, la valoración, el acceso y uso de los documentos establecidos según ciertos criterios aceptados corporativamente. Sus principios, por su parte, servirán para lograr una economía de tiempo, una economía de espacio y una economía de equipos (uso de muebles y herramientas informáticas necesarias).

Sistemas de la gestión documental e instrumentos de trabajoSe identifican tres sistemas: el sistema de clasificación, el sistema de acceso y seguridad y el sistema de valoración o conservación. Cada uno de estos sistemas cuenta con su respectivo instrumento de trabajo que relacionados y en conjunto sirven para lograr la uniformidad en el tratamiento de los documentos. En el caso del sistema de clasificación es el cuadro de clasificación funcional, en el sistema de acceso y seguridad, la base de datos; y en el sistema de valoración, la tabla de retención de documentos.

Principios Archivísticos Los principios archivísticos que convergen con la gestión de documentos son dos: el principio de procedencia y el ciclo de vida como record continuum.

• Principio de procedencia: proporciona identidad a la actividad archivística. Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede y en su lugar de origen. Determina la existencia de un productor para cada fondo y al interior de este permite identificar como productores a las divisiones o unidades administrativas reconocidas en la estructura de la institución.

• El ciclo de vida como record continuum: permite una conexión natural entre la gestión de los documentos, en pleno trámite o administrativos, y la gestión de los documentos como testimonios históricos mediante el reconocimiento de la existencia de un continuo documental a lo largo de todas las fases o edades de su vida.

El trabajo en gestión de documentos, requiere la participación de un equipo interdisciplinar. En él, intervienen varios agentes, en especial los gestores informáticos, administrativos, y los gestores de documentos y de archivos. Para una mayor coordinación entre el Archivo General y todas las Unidades de la Universidad y con la finalidad de poner en funcionamiento la gestión de documentos, es que se fundamenta el establecimiento del Sistema Institucional de Archivos.

Sistema Institucional de Archivos (SIA)Es la integración de todos los archivos de la Universidad, sea cual fuere su origen, edad y fin. Se encuentra dirigido por el Archivo General de la Universidad, con el propósito de uniformar el manejo de los documentos y facilitar el control y acceso a la información de estos.

Entre los objetivos más importantes del SIA se encuentra la integración técnica y funcional de todos los archivos de la Universidad para asegurar la gestión de los documentos, la obtención de uniformidad en el tratamiento durante su ciclo de vida con la aplicación del cuadro de clasificación, el diseño de las bases de datos y el desarrollo de la tabla de retención de documentos.

El Sistema Institucional de Archivos está conformado por los archivos de gestión, los archivos periféricos, el Archivo General de la Universidad y los archivos permanentes o históricos. El Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos (MANPA PUCP)Es el vehículo para la implementación del SIA porque se señalan las pautas e instrumentos para que haya un solo criterio en el manejo de documentos en todo su ciclo de vida. Sus objetivos permiten garantizar el adecuado funcionamiento del SIA, definir y establecer las pautas que se han de seguir en todas las etapas del proceso archivístico y propender a la conservación de los documentos esenciales y los demás de valor permanente de la Universidad.

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Su marco normativo está regido por el Estatuto de la PUCP, el Reglamento del Archivo General de la Universidad y cualquier otra norma de la Universidad relativa a la gestión documental en el ámbito de su jurisdicción.

A continuación, presentamos la primera parte del manual que consiste en dar las pautas para uniformar la clasificación de los documentos desde el primer nivel de archivos.

El Sistema de Clasificación en la Gestión de DocumentosPunto de partida: los archivos de gestiónLa gestión de documentos se inicia y desarrolla en los archivos de oficina porque son las unidades productoras que generan el proceso de concentración de documentos. La correcta gestión de los documentos asegura el desarrollo de la calidad institucional porque una información completa facilita la toma de decisiones. La responsabilidad del personal es mantener identificadas las series y completar los expedientes.

Entre los documentos que producen los archivos de gestión encontramos los expedientes que reúnen documentos generados por un productor para la resolución de un mismo asunto; la correspondencia, la simple solicitud-respuesta; los registros que son documentos que anotan secuencialmente ciertos actos que deben constar en forma permanente; y documentos de apoyo a la información que son aquellos que ayudan a la realización de un trámite o una actividad.

La clasificación en los archivos de gestiónEs un proceso que consiste en el desarrollo de un conjunto de actividades y operaciones orientadas a identificar, clasificar, ordenar, signar y describir los documentos emitidos y recibidos por cada unidad de la Universidad en el ejercicio de sus funciones.

En el proceso de la clasificación trabajaremos con las siguientes agrupaciones documentales: fondo o conjunto de documentos generados o recibidos por la PUCP en el desarrollo o ejercicio de sus funciones; sección o división de fondo o parte del fondo documental que se visualiza en el cuadro de clasificación; serie como sucesión de documentos que son testimonio de una misma actividad regulada por el mismo procedimiento administrativo; y pieza documental que a su vez puede ser simple (como un documento que permite identificar una serie) o compuesta, donde se reúnen los documentos simples que se relacionan con una determinada gestión o trámite.

Además, tendremos en cuenta las definiciones de cada una de las etapas: identificación, clasificación, y ordenamiento, así como también la explicación y estructura del cuadro de clasificación.

IdentificaciónConsiste en reconocer todo lo concerniente a las funciones de la unidad donde se trabaja para poder identificar los documentos que en ella se producen. Por ejemplo, si trabajamos en la Dirección de Recursos Humanos, la identificación nos servirá para especificar que las series de esta unidad son legajos de personal, planillas de haberes, convenios de prácticas preprofesionales, etc. Primero se reconoce, después se clasifica.

ClasificaciónEs una operación que consiste en separar los grupos que tengan similares características o que sean el resultado de una misma actividad. La clasificación debe ser sencilla, para que pueda ser utilizada por todos; flexible, puede variar cuando sea necesario; y eficaz, garantiza la recuperación correcta del documento o de la información contenida en el archivo. Por otro lado, en la e-gestión documental, la clasificación no se hace en el Archivo. Se realiza cuando se reconocen las funciones y se diseñan los procedimientos administrativos.

OrdenamientoPuede ser a través de la fecha (cronológico), los números (numérico), las letras del alfabeto (alfabético) o una combinación de los sistemas indicados. Primero se clasifica, luego se ordena.

Instalación y signaturaConsiste en colocar los documentos en las carpetas, cajas, bolsas colgantes u otros contenedores acondicionados para tal fin. Cada unidad de instalación debe tener una signatura expresada en el número de la caja o del tomo, es decir, los datos que permitirán su pronta y exacta ubicación.

Sección Sección Sección

Serie Serie

ExpedienteExpediente ExpedienteExpediente

Documento dearchivo

Documento dearchivo

El cuadro de clasificaciónEs el instrumento que señala los rubros bajo los cuales se identifican, distribuyen, ordenan y describen los documentos. Es la representación del principio de procedencia y su uso es indispensable en el proceso archivístico. Entre las propiedades del cuadro de clasificación se encuentran la flexibilidad, se enriquece con la experiencia; y la adaptabilidad: se adecua a la realidad de cada Unidad.

Explicación y estructura del cuadro de clasificación funcionalLa razón de ser de la PUCP, como toda universidad, puede resumirse a partir de sus tres funciones fundamentales unidas al gobierno institucional: formación profesional, investigación y proyección hacia la sociedad (responsabilidad social).

Secciones o divisiones de fondoLas secciones o divisiones de fondo son las siguientes: gestión de gobierno, gestión académica, gestión administrativa y gestión de servicios a terceros. • Gestión de gobierno: aglutina a todos los documentos que reflejan las funciones que tienen que ver con el gobierno de la

Universidad en general (Alta Dirección: Rectorado, Vicerrectorados, Secretaría General, Direcciones Académicas, etc.), y de unidades académicas y administrativas en particular (decanos, jefes de departamento, directores de centros, de institutos, de direcciones y de jefaturas administrativas).

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

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• Gestión académica: concentra las series documentales que representan las funciones desempeñadas por todas las unidades, que se encargan de la formación profesional en todos sus matices (departamentos, facultades, centros e institutos) y las oficinas o dependencias que apoyan estas funciones. Asimismo, se presentan tres subsecciones: subgestión de la docencia (documentos de los profesores), subgestión del alumnado (documentos de los alumnos) y subgestión académico administrativa (Oficina Central de Registro, DIRINFO, DIA, etc.).

• Gestión administrativa: incluye los conjuntos documentales que reflejan las actividades administrativas y económicas que se ejercen apoyando a las funciones principales de la Universidad (Dirección de Administración, Dirección de Asuntos Económicos, etc.).

• Gestión de servicios a terceros: está integrada por las series documentales derivadas de la función de servicios dirigidos al público externo y ejecutadas por las unidades, centros e institutos de la Universidad (asesorías, capacitación in house, consultorías, etc.).

SeriesSon el elemento clave para la clasificación. Las series identificadas con los respectivos códigos de cada sección se visualizan en el cuadro de clasificación. El código está formado por una letra en mayúscula que señala la sección, a la que sigue un número que indica la serie a la que pertenece la agrupación documental y el tercer dígito refleja la subserie.

Ejemplo: A6.5A = Sección: Sección de gobierno6 = Serie: Planes y Programas5 = Subserie: Programas de Capacitación

Procedimiento de la Clasificación de Documentos1. Identificar la unidad productora. 2. Clasificar los documentos que son de archivo permite

agrupar los documentos, teniendo presente las funciones y actividades que realiza la unidad u oficina productora. Luego se procederá a identificar las series de acuerdo con el Cuadro de Clasificación (CCF) del fondo de la Universidad. Ejemplos: en las facultades podemos encontrar las siguientes series documentales: “Actas de sesiones del Consejo de Facultad”, “Resoluciones del Decano”, “Expedientes de alumnos”, “Actas de exámenes”, etc.

3. Separar los documentos de apoyo. Por lo general son copias, circulares, boletines, catálogos, etc. Su objetivo es informativo, y su conservación siempre será temporal.

4. Ordenamiento de los documentos: expedientes y carpetas de correspondencia.

5. Primero se identifica, después se clasifica. Ante todo, se reconocen las series, después se ordenan y se representan. Sin la identificación no es posible la clasificación, la descripción, la valoración y la consulta.

ExpedientesOrdenar los documentos en cada expediente significa seguir la secuencia de su tramitación. En primer lugar, irá el documento que inició el trámite y luego se añadirán los que le siguen.

Carpetas de correspondenciaSu ordenamiento se realizará de acuerdo con las unidades e instituciones de procedencia tanto internas como externas. Primero se ordenarán las carpetas alfabéticamente, y al interiorde cada una de ellas se ordenará cronológicamente.Cada unidad de archivamiento (carpeta, archivador de palanca) debe reseñar el nombre de la oficina que lo ha tramitado (Facultad, Departamento, Oficina, Dirección), el código de la serie a la que pertenece según el cuadro de clasificación, las fechas extremas (inicio/fin), un resumen o asunto (si se trata de un expediente) y el número de documentos que lo conforman.

a. Es necesario identificar la información que se ha de conservar.b. Se debe usar el Cuadro de Clasificación para reconocer los documentos y expedientes que se deben conservar.c. Su conservación debe cumplir los mismos requisitos que los documentos impresos en cuanto al contenido, estructura y contexto.

PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

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Mobiliario metálico

Limpieza diaria

Distribución proporcional

PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN PAPEL

a. Colocar los expedientes y unidades de archivamiento en un mobiliario metálico.

b. Distribuir los expedientes de manera proporcional en cada unidad de archivamiento dejando un espacio para la ventilación. No forzar la capacidad de los fólderes o cajas de archivo.

c. Evitar el uso de archivadores de palanca. Utilizar fólderes con fasteners de plástico.

d. Al momento de archivar, sacar cintas adhesivas, ligas, clips de metal y grapas de los documentos. Si usa fasteners, estos deberán ser de plástico y no de metal.

e. Limpiar diariamente la oficina, el mobiliario y las unidades de archivamiento.

f. Manipular adecuadamente los documentos. No arrugue, pliegue ni doble las hojas.

No archivadores de palanca

No arrugar, plegar ni doblar

No empastar

Retirar elementos metálicos y adhesivosde los documentos

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2. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y LA DESCRIPCIÓN

En el contexto de la gestión de documentos de las organizaciones, la descripción es “la función archivística que forma parte de la gestión documental y consiste en elaborar representaciones de documentos de archivo, de agrupaciones documentales y de otras entidades archivísticas (agentes, funciones, normas, tema, lugar) a partir de sus atributos para facilitar el acceso de los usuarios a la información contextualizada de sus contenidos” (Heredia 2011: 84). En otras palabras, consiste en identificar y representar las características que definen a los documentos de archivo y a quienes los han producido, como resultado de sus funciones para facilitar el acceso a la información.

La gestión de la información también es “el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar adecuadamente la información producida por cualquier organización en el desarrollo de sus actividades” (Bustelo 2001: 228). Dicho esto, vemos que la gestión documental está estrechamente relacionada con la gestión de la información y viceversa, de tal modo que está comprobado, como menciona Ponjuán, que “un buen manejo de información solo puede lograrse con una buena gestión documental de base”, puesto que “la gestión de información se nutre de la gestión documental y esta utiliza gran parte de la plataforma de aquella para hacer mucho más eficiente su subsistema” (Ponjuán 2007: 106).

Ambas se valen de las bases de datos y de aplicaciones informáticas para mejorar el flujo de la información al interior de las instituciones. En este sentido, la descripción archivística juega un rol importante, puesto que es un sistema de información imprescindible que está presente en todo el ciclo de vida de los documentos. A través de la elaboración de diversos registros en bases de datos, se podrá recuperar la información y los documentos, así como controlar los tiempos de permanencia de las series documentales en cada nivel de archivo.

La Descripción en los Archivos de GestiónConsiste en la elaboración de registros en bases de datos para llevar el control de los documentos que todos los días llegan y salen de las oficinas. También permite el conocimiento del contenido de los documentos, su localización y recuperación para poder brindar un buen servicio de información. A nivel

de los documentos electrónicos, contribuye a su valoración y conservación, y asegura la integridad, la autenticidad, la fiabilidad y el uso de estos.

La Descripción NormalizadaActualmente existen normas internacionales de descripción aprobadas por el Consejo Internacional de Archivos: la Norma Internacional General para la Descripción de Documentos de Archivo (ISAD (G)); la Norma Internacional para la Descripción de Registros de Autoridad: instituciones, personas y familias (ISAAR (CPF)); y la Norma Internacional para la Descripción de Funciones (ISDF).

Para normalizar la descripción de documentos de archivo, sean agrupaciones mayores como el fondo, la sección y la serie, así como las unidades documentales menores como son los expedientes y documentos individualizados, la ISAD (G) recomienda aplicar por lo menos sus seis elementos obligatorios. Estos son los siguientes: código de referencia, nombre del productor, título o nombre, nivel de descripción, fechas y cantidad o volumen.

• Código de referencia: se forma sobre la base del código de la serie a la que pertenece el documento que se describe y que figura en el Cuadro de Clasificación. También se agrega el dato sobre su ubicación.

• Nombre del productor: identifica a la unidad que ha producido el documento. En todos los casos de la Universidad, primero se pondrán las siglas PUCP y luego el nombre de la oficina.

• Título o nombre: se indica el nombre exacto de la unidad de descripción. Si es una serie, su nombre completo; si es un expediente, el nombre del expediente; y si es un documento individualizado, su nombre.

• Nivel de descripción: solo se debe poner el nombre de la agrupación documental que se describe: serie o unidad documental compuesta (expediente o registro) o unidad documental simple (documento individualizado).

• Fechas: se pondrán las fechas más antiguas y recientes cuando se tratan de series y de unidades documentales compuestas. Solo se pondrá la fecha completa cuando se describe el documento individualizado.

• Cantidad o volumen: si son series, se expresará en cantidades de unidades de instalación (carpetas, archivadores de palanca, cajas, etc.); si son expedientes, consistirá en precisar la cantidad de piezas documentales; y si es un documento, en la cantidad de páginas.

VentajasLa descripción archivística normalizada posee las siguientes ventajas: permite la integración de los archivos en un único sistema, facilita el intercambio de información entre archivos, hace posible el control de las series documentales fragmentadas y repartidas en varias unidades y potencia obtener descripciones uniformes para agrupaciones documentales similares. Como la descripción se expresa en los registros que se hacen en bases de datos, veremos qué entendemos por registros y qué son las bases de datos.

Los Registros De acuerdo con las diversas acepciones que están mencionadas en el Diccionario de la lengua española, entendemos por registro a todo documento compuesto en forma de libro o cuaderno, y actualmente en base de datos, en donde se anotan sucesivamente ciertos datos que deben constar permanentemente. La descripción está presente en los archivos de oficina mediante la elaboración de los siguientes registros:

Entrada deDocumentos

Distribucióna los Sistemas

de Gestión

Generación deDocumentos

Administrativos

Ingreso en elArchivo

Salida deDocumentos

Procesosde Archivo:

REGISTRO TRAMITACIÓN ARCHIVO

1 2 3

4

5

6

Consulta,Conservación...

Los registros para el control de las unidades documentales se dan a través de:

• Los registros de ingreso de documentos• Los registros de envío o salida de documentos• Los registros de préstamo de documentos en las oficinas

Los registros para el control de las series documentales:• Registros de transferencia de documentos (de la fase de

vigencia a la conservación permanente)• Registros de eliminación de documentos (finalizada la

fase de vigencia de estos)

Los otros instrumentos descriptivos son:• El registro de cada expediente perteneciente a una misma

serie• El Cuadro de Clasificación• La Tabla de Retención de Documentos

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podremos crear bases de datos con campos o metadatos definidos. Es decir, la descripción de los documentos se reflejará en los registros. Para estructurar una base de datos debemos tener en cuenta tres elementos característicos de la descripción archivística:

• Descripción del contexto: son campos destinados a describir al productor del documento archivístico. Esto facilita la recuperación de la información y contribuye con la autenticidad del documento. En los archivos se describe al productor -bien sean instituciones, personas o familias- con la finalidad de controlar el contexto que ha producido un fondo documental.

• Descripción de la unidad archivística o unidad de descripción: cualquiera que sea su forma física, tratado como un todo y que trasladado a campos de una base de datos hace posible su recuperación automatizada.

• Descripción de puntos de acceso a la información: registrada en ciertos campos de la base de datos mediante la elaboración de tesauros específicos como lenguaje documental para la indización de materias, entidades o instituciones, geografía o personas (Giménez-Chornet 2011, en línea).

Descripción de ExpedientesLos expedientes son unidades documentales compuestas que se manejan en todas las oficinas de la Universidad. Se les conoce también como carpetas o legajos y están formadas por los documentos que se producen e incorporan de manera sucesiva, conforme avanza el procedimiento del mismo expediente. En la portada de cada una de estas carpetas debe figurar el resumen que las identifica y, también, se puede aprovechar el reverso para colocar la relación de contenido o breve descripción de cada uno de los documentos que se incorporan. Los ejemplos de expedientes son múltiples: expedientes o legajos de alumnos, legajos de docentes, legajos de personal administrativo, expedientes de licitaciones, expedientes de procesos disciplinarios, expedientes de procesos administrativos, etc.

Podemos distinguir tres tipos de expedientes: expedientes de conocimiento, expedientes de información o consultivos, y expedientes de resolución (López y Gallego 2007: 174).

Los registros electrónicos y los metadatosConsiderando que hoy en día todos los documentos se producen electrónicamente, es necesario saber que el uso de los metadatos es decisivo en la captura de los documentos electrónicos porque hará la representación exacta de los documentos. En este sentido, el registro electrónico es la formalización de la captura de un documento en el Sistema de Gestión Documental y abarca todo el proceso que ha tenido. Por otro lado, la “Norma UNE-ISO 23081-1: 2006 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios”, define los metadatos como “datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo” (p. 6). Su finalidad es que los documentos mantengan sus características esenciales como documentos fidedignos, significativos, accesibles, que satisfagan las necesidades de gestión, los requisitos probatorios y las expectativas sociales más generales.

En el contexto digital actual, los metadatos son una herramienta que garantiza el significado, la facilidad de manejo y la perdurabilidad de los registros de archivo y de la información que contienen, y actúan como un instrumento de descripción, ayudando a los sistemas de acceso, búsqueda y recuperación de información a identificar y encontrar esta de una forma eficaz (Méndez 2003). Por ello, los metadatos son el medio para preservar el contexto de creación de los documentos. Estos proporcionarán información sobre quién los creó, cómo fueron usados o cuánto tiempo necesitan ser conservados. Con ello se tendrá la ventaja de poder utilizarse en pro de la recuperación, uso, autenticidad, preservación y evaluación de los documentos.

La Base de DatosEs una colección organizada de datos para uno o varios propósitos. Antiguamente, nuestra base de datos eran las fichas que elaborábamos a mano o con una máquina de escribir. Hoy con el uso de las TIC, las bases de datos se estructuran en un soporte digital. Entre las más conocidas tenemos el manejador Access de Microsoft o las creadas en Oracle como Centuria.

La base de datos es también el segundo instrumento de gestión que asegura el control, la localización, el conocimiento, la valoración, la conservación, la recuperación y el acceso a la información. Con la descripción normalizada de documentos,

Por otro lado, el expediente electrónico “es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo de información que contengan” (Heredia 2011: 107). Y en el caso del híbrido, el expediente está formado por documentos electrónicos y en papel, que reflejan un mismo procedimiento administrativo. Un ejemplo del expediente híbrido es el informe de gastos de caja chica.

Por su importancia, los expedientes deben describirse en una base de datos no solo con fines de control, sino también de conocimiento, valoración, conservación e información. El diseño de la base de datos debe realizarse considerando como mínimo los elementos obligatorios propuestos por la ISAD (G). Asimismo, la base debe reflejar una descripción para tener el control y saber sobre su contenido, su ubicación y su recuperación con la finalidad de brindar un servicio oportuno.

Descripción de agrupaciones mayores

El Cuadro de ClasificaciónEs el primer instrumento de información y de control intelectual que se elabora en todo archivo de gestión. El Cuadro de Clasificación de las series expresa las funciones de las respectivas unidades. Es la base para realizar la identificación, la clasificación, el ordenamiento, la evaluación y la instalación de los documentos.

La Tabla de Retención de DocumentosEs el instrumento de control de las series documentales que se elaboran sobre la base del cuadro de clasificación y como resultado de todo el proceso de valoración. La Tabla de Retención de Documentos precisa el valor de cada serie, el número de años que debe conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo hasta su eliminación, en caso de que tengan valor temporal, o hasta su transferencia al Archivo de la Universidad

A modo de resumen, transcribimos las siguientes notas del concepto actual de descripción archivística desarrolladas por Javier Barbadillo:

• Registro de información estructurada sobre los documentos y su contexto de creación, conservación y utilización. Se trata de un registro que se inicia desde el momento de creación de los documentos y prosigue durante su ciclo vital.

• Sirve para cumplir los fines de los sistemas de archivo, es decir, buscar, identificar y proporcionar acceso a los documentos, pero también para permitir su gestión, valoración, conservación, protección y autenticación.

3. VALORACIÓN DE DOCUMENTOS TRADICIONALES Los documentos en papel o tradicionales permanecen normalmente en sus lugares de origen mientras se encuentren en pleno trámite o gestión. Cuando los expedientes y otros documentos fueron atendidos, o ya cumplieron la razón por la que fueron producidos, o su consulta dejó de ser frecuente, surgen las siguientes preguntas: ¿qué hacer con ellos?, ¿qué se conserva y qué se elimina?, ¿cuándo, cómo y dónde? Por este motivo, antes de tomar alguna decisión, se debe realizar la valoración o evaluación de los documentos.

Definición de la valoración o evaluaciónLa valoración, hoy conocida como evaluación, es una función archivística que forma parte de la gestión documental. Esta consiste en reconocer los valores de los documentos que integran las series a partir del estudio integral de la Universidad como productor de la documentación. La finalidad de la valoración es determinar el tiempo que los documentos deben permanecer en las unidades de origen o archivos de gestión después de terminado el trámite. Luego de esta evaluación, se decidirá qué documentos pueden eliminarse, así como cuáles deberán pasar al Archivo General de la PUCP para su conservación definitiva.

Comprende los siguientes procesos: la identificación de las series que testimonian actividades, el análisis de sus valores documentales, la determinación del periodo de conservación de los documentos, la selección mediante la decisión de conservar o eliminar.

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Conservar Selección Eliminar

Series

Subseries

Tiposdocumentales

Valoración

ESQUEMA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Valor secundarioValor primario

Identificación

Identificación de las seriesLa valoración empieza con la identificación de las unidades documentales que forman las series.

La identificación Consiste en reconocer todo lo concerniente a la unidad productora u oficina donde se trabaja para entender mejor el contexto en el que se crearon los documentos. Abarca la normativa, las competencias, las funciones y las actividades de cada unidad dentro de la Universidad. Esto hace posible reconocer los tipos documentales que genera o recibe la unidad y las series con sus respectivas subseries a las que pertenecen.

Mención especial merecen los documentos esenciales, por lo cual cada unidad debe tener cuidado con ellos. Debe identificarlos y protegerlos sabiendo que están integrados por aquellos (los documentos) que son indispensables para su funcionamiento y que aseguran la continuidad de sus actividades luego de ocurrido un desastre natural u ocasionado por un error humano. Por ejemplo, en la oficina de Recursos Humanos, una serie documental esencial vendría a ser las planillas de haberes del personal de la institución.

También hay que identificar y proteger los documentos confidenciales o aquellos que resguardan los derechos de la institución y la privacidad de las personas que pertenecen a ella.

Valoración propiamente dichaEntendemos por valoración al acto de juzgar los valores de los documentos y decidir los plazos de su aplicación considerando la relación indisoluble que se da entre la Universidad, la unidad u oficina y los documentos que generan en el marco de sus funciones y actividades.

En el proceso de valoración debemos tener en cuenta lo siguiente:

• La jerarquía administrativa y funcional, puesto que el valor del documento depende en buena medida del lugar que la oficina productora ocupe en la pirámide organizativa. Por ejemplo, las actas de sesiones de las instancias que gobiernan la Universidad se sitúan en primer lugar frente a la correspondencia.

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• Los valores primarios para el productor y usuario inmediato o titular de la documentación. Por ejemplo, el expediente de un alumno tendrá vigencia administrativa mientras permanezca en la Universidad.

• Los valores secundarios de cada serie documental, para la investigación, donde el plazo es indefinido. Es el caso de los primeros libros de matrícula, los libros contables, las resoluciones del rector y actas de notas, entre otros.

Valor PrimarioEs aquel que está unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido. Se encuentra ligado a la primera fase del ciclo vital de los documentos. Sus aspectos o facetas son el administrativo, el fiscal, el contable, el legal e informativo.

• El valor administrativo: es el valor primario inherente a cualquier documento. Su vigencia administrativa depende del plazo legalmente establecido o se mantiene mientras generen o subsistan derechos y obligaciones para la institución y para quien inició el trámite. El documento deberá conservarse hasta que dure ese plazo. Es similar al valor legal, pero solo para el ámbito interno de la Universidad. Por ejemplo: actas de exámenes, contratos de personal, concursos de profesores, etc.

• El valor legal: es atribuible a los documentos que contengan pruebas fundamentales para garantizar los derechos y los deberes de la institución y de los ciudadanos. Se consideran en este grupo a todos los dispositivos legales del Estado que afecten el orden general: leyes, decretos supremos, resoluciones supremas. En nuestro caso tienen valor jurídico o legal el estatuto de la Universidad, los reglamentos internos, las actas de sesiones y las resoluciones de los diferentes órganos de gobierno de la Universidad, los registros de grados y títulos, los convenios institucionales, etc.

• El valor fiscal: es una modalidad del valor administrativo. Mantiene su independencia para determinar los plazos de aquellos documentos de carácter económico que están sujetos a procesos de control fijados por una normativa. Por ejemplo: los documentos relacionados con los tributos o impuestos como las declaraciones juradas, formularios de pago del Impuesto General a las Ventas o el Impuesto a la Renta, etc.

Entre los objetivos de la selección está el garantizar la eliminación de los documentos innecesarios para aprovechar el espacio físico y los equipos disponibles, asegurar la conservación de los documentos de valor permanente, optimizar la recuperación de la información y la gestión administrativa y facilitar el control efectivo y ordenado de los documentos archivísticos.

Requisitos para la selección• Programa de control de documentos• Tabla de retención de documentos• Selección natural • Registro de transferencia• Registro de eliminación

Comité AsesorEs el encargado de prestar consejo y orientación al Archivo General de la PUCP en los asuntos de su competencia. El Comité, en el marco de sus funciones, debe evaluar y decidir el destino de los documentos universitarios, así como absolver cualquier consulta en materia archivística que se someta a su consideración. Sus integrantes son nombrados por el rector a propuesta de quien dirige el Archivo General de la Universidad.El Comité Asesor está integrado por:

• Un profesor abogado para evaluar e identificar el valor legal y jurídico de los documentos.

• Un profesor historiador para fundamentar el valor testimonial e informativo de los documentos.

• Un académico-administrativo para sostener el valor administrativo y evidencial de los documentos.

• El jefe del Archivo General de la Universidad para orientar técnica y archivísticamente las decisiones del Comité. Tiene voto dirimente.

Programa de control de documentosEs el instrumento de gestión archivística que establece las series documentales que produce o recibe la Universidad en sus respectivas unidades como resultado de sus funciones y actividades precisando el número de años que deben conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Universidad o su eliminación definitiva.

• El valor contable: se refleja en la utilidad de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de ingresos y egresos, y los movimientos económicos de la Universidad. Tenemos los libros contables, los balances, los presupuestos, los comprobantes de pago, las facturas, los recibos, etc.

• El valor informativo: es también un valor inherente a cualquier documento relacionado con sus contenidos que sea relevante para la organización o la investigación histórica. Proporciona datos sobre personas, sucesos y cosas en el transcurso de su actividad; en el futuro pueden servir para la investigación. Pueden ser informes, memorias anuales, planes estratégicos, proyectos de inversión, etc.

De todos estos valores, el administrativo y el informativo existen siempre en cualquier documento de gestión o de archivo.

Valor SecundarioSe concreta en el valor testimonial e histórico. No tienen ese valor los que reflejan funciones ordinarias y repetitivas como, por ejemplo, memos, papeletas de salida, autorizaciones de visitas personales, etc.

• Valor testimonial: proporciona información sobre los orígenes, la estructura, los objetivos, las decisiones y las operaciones del productor. Es decir, son la prueba de funciones sustanciales o asuntos que contienen información sobre la política, los procedimientos y la organización de una institución o persona.

• Valor histórico: es aquel que sirve para reconstruir la historia de una institución, de una persona, de una actuación y de un tema. Los documentos son de interés no solo para la institución productora, sino también para otras instituciones y la sociedad.

LA SELECCIÓNEs la función archivística que a partir de la valoración permite decidir qué series o qué documentos de valor primario pueden eliminarse y qué otros tienen valor secundario o permanente para que sean conservados sobre la base de los plazos establecidos. También determina la permanencia de los documentos en los diferentes archivos y la circulación fluida de estos de un archivo a otro mediante transferencias documentales regulares.

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Retirar los documentos de las unidades de conservación

Separar folletos publicitarios,

periódicos y otros

Retirar clips, fasteners, cinta

adhesiva

Investigar el origen de las

copias

Eliminar duplicados

Retirar hojas en blanco y borradores

Colocar los documentos en

carpetas

Rotular las carpetas y archivar

Eliminar registros de llamadas

telefonicas, cartas de recomendación, etc.

SELECCIÓN NATURAL EN LOSARCHIVOS DE GESTIÓN Se expresa a través de la Tabla de Retención de Documentos.

En su formulación es necesario considerar la vigencia, la prescripción y los plazos adicionales de conservación de los documentos.

Tabla de retención de documentosEs la lista codificada de las series producto del desarrollo de las funciones y actividades de cada oficina o unidad administrativa. Se elabora a partir del Cuadro de Clasificación. A cada serie se le asigna el tiempo (años) que deberá permanecer en cada uno de los niveles de archivo (gestión, periférico, general). El Archivo General ha elaborado una Tabla de Retención de Documentos.

Selección natural o depuración Se realiza en los archivos de gestión o secretariales antes de remitirlos al archivo periférico o al de la Universidad. Consiste en analizar cada una de las carpetas o documentos con el objetivo de eliminar cualquier elemento ajeno al expediente o que no amerite la calificación de documento de archivo. Esta selección exige mucha atención, puesto que cada pieza deberá examinarse detenidamente. Esta tarea debe realizarse bajo la supervisión del Archivo General de la PUCP.

Transferencia de documentosEs la remisión ordenada de los documentos del archivo de gestión a los archivos periféricos o al Archivo General de la PUCP, de conformidad con las tablas de retención de documentos establecidas para cada serie y respetando el cronograma anual previamente elaborado.

La transferencia implica únicamente el traspaso físico de documentos (responsabilidad de custodia), mas no el traslado de la pertenencia y la responsabilidad que impliquen estos en la gestión administrativa, que estará a cargo de la unidad productora.

Requisitos• Seleccionar o depurar previamente los expedientes.• Registro de transferencia de documentos.

Llena inventario en original y copia

Llena inventario en original y copia

Revisa cronograma y

comunica al AG

Identificalas series y subseries

Limpia las carpetas y

documentos

Numera las carpetas y revisa

que los datos estén completos

Carpetas

Realiza cotejo de los documentos

Archivo definitivo

Registro de transferencia

Numera con lápiz y correlativamente las hojas en la parte superior izquierda

Realiza la transferencia

Llena registro en original y copia

Inicio

Fin

ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD

PROCEDIMIENTO PARA LATRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

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ARCHIVO DEGESTIÓN

ARCHIVO GENERALDE LA UNIVERSIDAD

COMITÉ ASESOR RECTORADO

PROCEDIMIENTO PARA LAELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Revisa la Tabla de Retención de

Documentos

Verifica los documentos y prepara una muestra

Elabora registro de eliminación

Remite registro con carta y adjunta

muestra

Convoca a reunión al

Comité Asesor

Redacta carta con los acuerdos

Elabora Acta

Estudian documentos y

revisan muestra

Prepara los documentos

Realiza la eliminación de documentos

Inicio

Fin

Llena inventario en original y copia

Llena inventario en original y copia

Carta solicitando eliminación, adjuntando

registro y muestra

Remite carta con los acuerdos del Comité Asesor

Resolución Rectoral

Coordina eliminación

Expide resolución autorizando la eliminación de documentos

Remite Resolución Rectoral

SI

ATENCIÓNLos archivos seleccionados

serán completamente destruidos sin opción de

recuperar su información.

Eliminación de documentosConsiste en la destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, fiscal, contable, legal y que no tengan valor histórico. Se eliminan las series de valor primario al término de sus plazos de retención.

Los documentos se pueden eliminar teniendo en cuenta los siguientes criterios de valoración:

• Las copias y los duplicados siempre que se constate que existen los originales.

• Las series originales carentes de valores informativo e histórico que hayan sido desestimados o no sean de interés para la investigación.

• Las series originales cuya información está recogida en series recopilatorias.

• Los documentos de apoyo a la gestión y a la información.

Requisitos • Tabla de retención de documentos• Registro de eliminación de documentos• Resolución rectoral de autorización de eliminación de

documentos

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Valoración de los documentos electrónicosLa valoración afecta por igual a los documentos en papel y electrónicos. Se les debe dar el mismo tratamiento porque son documentos. Por ejemplo, se tiene que reconocer si el documento es de archivo o no es de archivo; o en el caso de los correos electrónicos, es necesario saber si por su contenido se relaciona con la actividad que se desempeña en la oficina.Con los documentos electrónicos, la valoración debe realizarse al momento de su diseño y al fijar sus procedimientos, es decir, antes de la producción. De esta manera, las propuestas de selección para la conservación o eliminación serán automáticas, continuadas y controladas.

Como plantea Antonia Heredia, “la valoración y la selección se sitúan en el espacio del diseño de los sistemas de gestión e información de las Organizaciones, la eliminación en el repositorio electrónico antes del ingreso en el Archivo Histórico o definitivo. Y a la hora de encarar la valoración para los documentos electrónicos, a la hora del proceso de automatización de la selección son los metadatos la clave para ubicar un documento en una estructura contextual que permita la continuidad de dicha selección” (2012: 115 y 116).

Recomendaciones• Se hace más necesaria la corresponsabilidad entre los

gestores administrativos, los gestores documentales, los informáticos, los archiveros e incluso los usuarios.

• La valoración se aplica a los documentos administrativos.• La valoración no ha de aguardar el ingreso de los

documentos en los archivos, sino que ha de adelantarse, incluso a la producción de los documentos.

• Para el documento electrónico y su gestión debe preverse la eliminación y conservación controladas.

Como conclusión debemos insistir en que:

• Toda la problemática de la valoración de documentos electrónicos gira sobre su autenticidad, y por tanto se encuentra unida a la preservación del documento digital de archivo.

• La autenticidad debe verificarse cada cierto tiempo por los constantes riesgos que tiene debido a la manipulación, vulnerabilidad y fragilidad de los documentos electrónicos, especialmente cuando tienen que ser migrados para evitar su obsolescencia.

• Es necesario efectuar el análisis diplomático para saber si los componentes electrónicos cuentan con todos los elementos esenciales como para garantizar la identidad e integridad de los documentos que deben conservarse.

• Para muchos estudiosos, la valoración está en el centro mismo de la gestión documental por ser una tarea archivística intrínsecamente relacionada con todas las demás: identificación, clasificación, descripción, gestión del acceso y conservación.

• Con el documento electrónico, la gestión documental, incluida la valoración, ha de elevarse del nivel operativo al nivel estratégico

• La valoración afecta a las series documentales; la eliminación a las fracciones de serie.

• En la e-gestión documental, los procesos de la valoración se adelantan y se sitúan junto a la clasificación de funciones. Esto quiere decir que primero se valoran las funciones y luego se hace lo mismo con los documentos.

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