¿cómo gestionar almacenes?

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GESTION DEL ALMACENAMIENTO

“Las Bodegas deben ser proyectos de inversión orientados a apoyar la gestión de la empresa.”

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DEFINICION

La Gestión de Bodega se define como: “Proceso integrado a la función logística que trata de

la recepción, almacenamiento y movimientos dentro de un mismo recinto, de materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el punto de consumo por un cliente externo o interno. Comprende además, la elaboración y tratamiento de informes, de los datos manipulados.”

La Gestión indica: Dónde y cómo deben ser almacenados los productos. Qué técnicas deben usarse para optimizar el espacio y

mejorar los procesos internos.

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GESTION DE EXISTENCIAS Y GESTION DE ALMACENES

¿QUÉ?

¿CUÁNTO?

¿CUANDO?

¿DÓNDE?

¿CÓMO?

Gestión de Existencias

Gestión de Almacenes

DEBE SER ALMACENADO?

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OBJETIVOS DE LA GESTION DE OBJETIVOS DE LA GESTION DE ALMACENESALMACENES

Aprovechamiento adecuado del espacio físico.

Mayor rapidez de operación en los procesos de entrega.

Control eficiente y expedito del manejo de materiales.

Reducción de costos de almacenamiento.

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PROCESOS EN LA GESTION DE ALMACENES

1) Planificación y Organización.

2) Recepción de materiales.

3) Almacenamiento.

4) Movimientos internos.

5) Despacho de materiales.

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PLANIFICACION Y ORGANIZACION

Planificar: Se refiere a generar un curso de acción anticipado para la ejecución de actividades y tareas que se esperan realizar en el futuro cercano. Implica cuantificar los recursos anticipadamente.

Organizar: Es asignar personas y recursos a las actividades planificadas. Implica también definir responsabilidades.

En nuestro caso implica planificar y organizar las actividades de recepción, almacenamiento y despacho.

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HERRAMIENTAS DE LA PLANIFICACIÓN

Con el objetivo de programar y controlar las actividades que se deben realizar, la planificación cuenta con dos herramientas fundamentales: la Carta Gantt y la Malla Pert.

- Carta Gantt: Gráfico de actividades y tiempos que permite programar y controlar la secuencia de acciones programadas.

PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES

Semana 1Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6Actividad 1Actividad 2Actividad 3Actividad 4Actividad 5Actividad 6

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EJEMPLO: USO DE LA CARTA GANTT

Detalle de Actividades y Tiempos Bodega QuilicuraDíasVerificar las recepciones de proveedores 1/2 díaPreparar los pedidos de las obras 1 díaAlmacenar los materiales 2 díasRealizar inventario de materiales 3 díasOrdenar zona de despacho 1/2 díaColocar ódenes de compra por faltantes 1/2 díaDespachar pedidos de obras 1 díaActualizar inventario con ingresos y salidas 1/2 día

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RESPUESTA

PROGRAMACION DE ACTIVIDADES BODEGA QUILICURA

Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Día 5 Día 6Realizar inventario materialesColocar órdenes de compraOrdenar zona de despachoVerificar recepciones proveed.Almacenar los materialesPreparar pedidos de las obrasDespachar pedidos de obrasActualizar inventario

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PROCESO DE RECEPCION

Es el registro de mercancías que ingresan a Bodega procedente de zonas externas (proveedores) como internas (empresa).

Es necesario: - Recepcionar y verificar mercancías. - Revisión técnica con el solicitante de la compra. - Generar los documentos pertinentes (guías internas). - Generar nuevos códigos cuando sea necesario. - Rechazar inconsistencias. - Informar del proceso. - Ajustarse al calendario de recepciones.

La calidad del producto final depende en gran medida del proceso de recepción.

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FACTORES CRITICOS EN LA RECEPCIONFACTORES CRITICOS EN LA RECEPCION

Tender hacia un proceso automatizado de recepción a fin de evitar errores y burocracia.

Reducir las inspecciones o verificaciones a las estrictamente necesarias. Las inspecciones no añaden valor al producto.

Contar con un calendario de recepciones (fecha y hora) que indique además tipo de artículos y procedencia.

Distinguir entre mercancías internas y externas; las primeras deben contar con un procedimiento más sencillo.

Contar con la documentación de respaldo que permita verificar tipo de mercancía y cantidad a recepcionar.

Proceder al almacenamiento definitivo lo más rápidamente posible, después del proceso de recepción.

Registrar e informar del proceso.

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¿QUE HARÍA UD…….?

Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material solicitado en cantidad y calidad, pero le advierte que es “muy similar” “casi igual” al especificado en la O.C. y que si existe una diferencia “inmediatamente lo solucionamos”. Ud. sabe que se trata de un proveedor frecuente que no ha presentado problemas y por tanto, recepciona OK el producto.

Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y la O.C. indica 150 kg. El transportista le dice “es que Uds siempre solicitan 200 kg” lo que es verdad según sus registros. Para no devolverse con el sobrante, el transportista le pide que lo recepcione y lo cargue en la siguiente orden, total “Uds siempre piden 200 kg”. Ud. deja constancia en la Guía de Recpción de la diferencia y procede a ingresar los 200 kg

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¿QUE HARÍA UD….(continuación)

Caso 3: Recepcionista y transportista se conocen desde hace tiempo y han establecido una relación de confianza mutua. Un Viernes por la tarde, el transportista le solicita que le guarde unos pallets hasta el lunes, para no devolverse con ellos a la empresa. Ud. Los recepciona y los deja en una zona al aire libre. Por la noche, los guardias están autorizados a encender fogatas en los tambores, usando las maderas existentes en los patios, por lo tanto, los pallets fueron consumidos. El Lunes, el transportista indignado por lo ocurrido, solicitó hablar con la Gerencia. Esta le hizo ver que no existía documento alguno de recepción y por lo tanto no podía responsabilizarse de lo ocurrido y que lamentaba profundamente el hecho.

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ALMACENAMIENTO

Definición: Es el proceso operativo que corresponde a la guarda y conservación de los materiales con los mínimos riesgos para el producto, las personas y la empresa.

OJETIVOS: Aprovechamiento adecuado del espacio físico. Mayor rapidez de operación. Control más eficiente y expedito en el manejo de

materiales

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TIPOS DE ALMACENAMIENTO-1

Por Racking: Permite el uso eficiente del espacio vertical, almacenando en grandes racks. Sin embargo, la recogida requiere del uso de sistemas automatizados.

Por Zonas: Agrupa productos de características comunes juntos, en lugares de fácil acceso. Puede perderse espacio, pero se gana en tiempo y facilidad de acceso.

Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamaño de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las características de los productos. Se utiliza eficientemente el espacio de la bodega, pero no ayuda a la recogida.

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TIPOS DE ALMACENAMIENTO-2

De Temporada o Promocionales: Los productos sujetos a estacionalidades son ubicados en áreas de fácil recogida y abastecimiento para minimizar los costos de manipulación.

Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor, tóxicas, sustancias químicas peligrosas, etc, requieren condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo acceso restringido. Mucho control y supervisión.

De Temperatura Controlada: Es necesario tener en cuenta la seguridad de los operarios; deben protegerse de los cambios bruscos de temperatura. La manipulación puede ser también más lenta debido al tiempo limitado que se puede pasar en estos ambientes.

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ZONAS DE ALMACENAMIENTO POR ROTACION

CLASE “A”

Fuerte Rotación

CLASE “B” Mediana RotaciónCLASE “C”

Baja Rotación

Mostrador a Público

Zona de Descarga Zona de Carga Rampa

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COSTOS DEL ALMACENAMIENTO

A pesar de ser una función importante, el almacenamiento no agrega valor al producto, solo costos; éstos son:

Depreciación de equipos, instalaciones y edificios.

Supervisión, mano de obra, manejo interno de materiales.

Consumo de energía, combustible, calefacción.

Seguros. Deterioros, pérdidas y obsolescencia. Intereses sobre el valor de los materiales

almacenados.

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FACTORES CRITICOS DEL ALMACENAMIENTO

Contar con referencias únicas entre productos y ubicaciones.

Contar con el Plano de Bodega actualizado.

Controlar la regla de salida predefinida (FIFO – LIFO).

Mantener los registros de existencias actualizados.

Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artículo.

Vigilar la rotación de productos.

Mantener en óptimas condiciones los implementos de seguridad.

CÁPSULAS DE MEJORAMIENTO PERSONAL.

“ESFUERZO SOSTENIDO EN LA VOLUNTAD DE TRIUNFAR PARA SERVIR”

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CÁPSULAS DE MEJORAMIENTO CÁPSULAS DE MEJORAMIENTO PERSONAL.PERSONAL.

“ Todo lo que hemos aprendido en la era industrial se ha orientado a crear más y màs complicaciones. Pienso que ahora, cada vez más personas están aprendiendo que es necesario simplificar, no complicar. La simplicidad es la máxima sofisticación.”

John Sculley.

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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO

Todos los esfuerzos que se hacen en logística, para establecer una reducción drástica de los niveles de stock, deben complementarse con una adecuada organización y gestión de almacenamiento, como punto de partida para una adecuada política de distribución.

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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE ALMACENAMIENTO

Los avances tecnológicos actuales en el campo de la Manutención, así como la aplicación de la Robótica, y de los Sistemas de Información, EAN, RFDI, GPS, GPRS, y WSM entre otros, han creado un campo de acción eficiente y eficaz para hacer que los almacenes constituyan una de las áreas mas productivas dentro de la Cadena Logística de una empresa.

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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE ALMACENAMIENTODE ALMACENAMIENTO

Si tenemos en cuenta que dentro de los costos logísticos de una empresa, el almacenaje y manipulación de los productos representa casi un 30% aprox., es fácil comprender como la figura del Jefe de Almacén, pasa de ser un simple custodio de los productos, a proyectarse a la de un manager, capaz de conseguir la máxima eficiencia y eficacia tanto de los recursos humanos como de infraestructura y tecnológicos que tiene a disposición.

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Si consideramos los tres parámetros en los cuales se fundamenta la logística del servicio:

Grado de disponibilidad ( serviciabilidad) Plazo de entrega (ciclo de suministro). Fiabilidad.

Podríamos decir que mientras la disponibilidad es responsabilidad de producción (Gestión de stock), la rapidez y la fiabilidad de las entregas dependen de una correcta gestión de almacenes.

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“La EFICACIAEFICACIA de la gestión de Almacenamiento se centra en conseguir los objetivos del servicio a un nivel de COSTOS ÓPTIMO”.

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EL ALMACÉN COMO CENTRO DE EL ALMACÉN COMO CENTRO DE PRODUCCIÓNPRODUCCIÓN

Un almacén se puede considerar como un centro de producción en el que se efectúan una serie de procesos relacionados con:

Recepción, control, adecuación, tránsito y ubicación de productos recibidos (Procesos de Entrada).

Almacenamiento de productos en condiciones eficientes para su conservación identificación, selección y control (Procesos de Almacenaje).

Recogida de productos y preparación de la expedición de acuerdo con los requerimientos de los clientes (Procesos de Salida).

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¡El almacén como centro de producción incorpora y consume unos recursos!

A. Recursos Humanos:

- Mano de Obra Directa (manipula el producto)

- Mano de Obra Indirecta ( dirección, supervisión, mantto y control de equipos y procesos productivos)

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B. Recursos de Capital:- Infraestructura- maquinaria - equipos de manutención

- gastos de alquiler- gastos de interés- gastos de amortización- gastos de leasing

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C. Recursos Energéticos y Consumibles

- Gas.

- Aceite.

- Electricidad.

- Pallets.

- Empaques.

- Embalajes.

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En general en un almacén de los llamados convencionales, la distribución de gastos podríamos centrarlos aproximadamente en los siguientes términos:

- 48% gasto de personal.

- 42% espacio ocupado.

- 10% equipos y consumibles.

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Los procesos productivos de un almacén, a diferencia de lo que ocurren en fábricas y talleres, en general no añaden valor alguno al producto (cadena de valor) desde el punto de vista del cliente, por lo cual hay que conseguir una gestión que minimice el costo de los mismos, mediante el uso racional de los recursos empleados.

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El desarrollo del trabajo en un almacén, responde al concepto de Líneas de Flujo, en donde la producción sigue un proceso secuencial a través de diferentes “ÁREAS DE TRABAJO”, donde se efectúan una serie de actividades y tareas hasta terminar el proceso, así podríamos hablar de:

- Área de Recepción y Control.- Área de Almacenamiento.- Zonas específicas de Picking- Áreas de Preparación de Pedidos- Áreas de Expedición y cargue de

vehículos

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RecepciónRecepción

El objetivo de la recepción es introducir el producto al CD y registrar con exactitud las cantidades recibidas.

Se reciben paletas completas o cajas.

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Almacenamiento (Putaway)Almacenamiento (Putaway)

El objetivo es mover los artículos que han sido recibidos desde el muelle hasta una ubicación de almacenamiento y registrar con exactitud la información.

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Reposición (Replenishment)Reposición (Replenishment)

El objetivo de esta actividad es reponer las ubicaciones de selección (Picking) y registrar con exactitud el movimiento en el sistema

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Selección (Picking)

El objetivo de esta actividad es completar los pedidos de salida.

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Empaque (Packing)Empaque (Packing)

El objetivo de empaque es preparar el producto para el despacho o modificar las características de su presentación.

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Despacho (Shipping)

La actividad se desarrolla en el muelle de cargue

La creación de los documentos requeridos para el Despacho se produce durante esta etapa (lista de empaque, factura, etc.).


EL PROBLEMA LOGÍSTICO del almacén se plantea principalmente en conseguir una gestión correcta de:

los recursos empleados. evitar retrasos y colas de espera. minimizar el Lead-Time del proceso. rapidez en el servicio. reducir los costos operacionales. garantizar máxima fiabilidad.

Toda automatización llevará a resolver estos objetivos de

mejora, conduciendo a una reducción de los Costos

Totales.

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ENTONCES ……. La adecuada gestión de un almacén debe responder fundamentalmente a: Requerimiento de espacio adecuado. Dimensionamiento claro. Ubicación y manipulación eficiciente de materiales y

mercancías. Utilización máxima del volumen disponible.(mts2-

mts3) Costos operacionales mínimos. Maquinaria y equipo adecuado. Talento Humano capacitado. Estandarización de los procedimientos de trabajo.

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……….todo esto lleva a resolver dos problemas fundamentales:

1. Correcta Organización y Diseño de Almacenes.( Lay-out)

2. Tratamiento eficiente y eficaz de los procesos operativos, (Flujos de entrada y salida de productos).

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DISTINGUIR………….entonces la diferencia conceptual existente entre un Almacén propiamente dicho, como área destinada a la tenencia de unos stocks que anticipamos a una demanda, de los llamados CEDI, cuya finalidad no es el almacenaje de productos, sino facilitar el tránsito de unos productos desde unos puntos de recogida a unos destinatarios finales.

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CARACTERÍSTICAS DE LOS CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOS.PRODUCTOS.

Antes de entrar en consideración sobre el almacén, lo primero que debe hacerse es un análisis detallado de las características físicas de los productos a almacenar y manipular, y del comportamiento de la demanda ya que ambos son factores decisivos a la hora de establecer las técnicas más idóneas de Diseño y Organización del Almacén (Lay-out).

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A. Características físicas. Volumen y peso del producto.

Estándar y empaquetado (Cajas de 12 uds).

Fragilidad y resistencia al apilado.

Identificación física.(inequívoca, dificultosa).

Peligrosidad en su manipulación( inflamables..)

Condiciones ambientales requeridas (refrigeración, cámara isotérmica, etc).

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B. Caducidad y Obsolescencia.- Productos de larga duración.- Productos perecederos.- Productos de caducidad fija.- Alto riesgo de obsolescencia.

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CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOS.CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOS.

C. Operatividad.

- Condiciones de seguridad.(robos, manipulaciones inadecuadas, etc).

- Sistemas de codificación (EAN).

- Unidad de manipulación (pallet).

- Unidad mínima de venta (caja 10 uds).

- Seguimiento de inventario (FIFO, LIFO).

- Necesidad de reacondicionamiento del producto.

- Medios de contención utilizados (bidón, etc )

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D. Características de la demanda.- Artículos de alta, media y baja

rotación.- Artículos estacionales.- Artículos de alto y bajo costo.- Prioridades de servicio.

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OBJETIVO Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE ALMACÉN.

OBJETIVO Si tenemos en cuenta que el objetivo básico de una organización eficiente del almacén se basa fundamentalmente en dos criterios:

1. Maximizar el espacio disponible en términos de mts2 o mts3. 2. Minimizar las operaciones de manipulación y transporte interno.………. Y que ambas cosas representan un costo adicional sin valor agregado, tenemos entonces necesariamente que hacer referencia a dos principios de organización que los sustentan:

A. Principio de Popularidad.

B. Principio de Sistemas de Posicionamiento y Localización de los productos.

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OBJETIVO Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE ALMACÉN.

PRINCIPIO DE POPULARIDAD

Este principio se basa en la idea de que normalmente una pequeña gama de productos, representan la mayor parte del volumen de manipulación de un almacén, independiente de su valor e importancia para la venta, mientras que el resto de los productos (60% o 80%) apenas representan un 20% del total de manipulaciones del almacén. (Principio de Pareto).

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OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE ALMACÉN:- Principio de popularidad

Obviamente este grupo de productos

sugiere:

a. un sistema de localización eficiente….

b. …. Que minimice los espacios recorridos y …………………………………..

c. establezca un eficiente y eficaz proceso de selección de pedidos (picking).

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OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DE OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE ALMACÉN:ORGANIZACIÓN DE ALMACÉN:- Principio de popularidad

ANÁLISIS A, B, C.

- para identificar estos productos populares o de mayor actividad , normalmente se utiliza el Análisis A, B, C en el cual se calcula el volumen de actividad en forma ponderada, multiplicando la demanda anual en unidades por la frecuencia de picking, ( cantidad de veces que se solicita el producto).

V.A.P= D.A (uds) . F.P

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CONSIDERACIÓN

………. Muchos almacenes utilizan para este análisis el índice de rotación de productos, lo cual puede ser un error, ya que un producto con mucho movimiento, puede tener un bajo índice de rotación o viceversa.

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Siguiendo este principio, los productos y referencias los podríamos clasificar en tres grupos:- Artículos de actividad alta (A).- Artículos de actividad media (B).- Artículos de actividad baja (C).

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A su vez el almacén lo podríamos dividir idealmente en dos áreas atendiendo a este principio:

- Almacén General, que alberga todos los productos.

- Áreas de Picking, que contienen una cantidad fija de productos para atender las necesidades de servicio de un periodo corto.

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UBICACIÓN

SEGÚN PRINCIPIO DE POPULARIDAD

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OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE ALMACÉN:- Principio de popularidad

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OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE ALMACÉN:DE ALMACÉN:- Principio de Sistemas de posicionamiento y localización.

Los productos se pueden posicionar e ubicar en el almacén de dos formas diferentes:

- SISTEMA DE POSICIÓN FIJA.

- SISTEMA DE POSICIÓN ALEATORIA.

OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE ALMACÉN: DE ALMACÉN:- Principio de posición fija.

En el sistema de posición fija, cada producto ocupa una posición permanente dentro del Área asignada en el Almacén, por lo cual existe una posición biunívoca entre espacio disponible y producto almacenado, de tal manera que cuando no hay stock, el espacio queda vacio pero reservado para el producto asignado.

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OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE ALMACÉN:- Principio de posición aleatoria.

En el sistema de posición aleatoria los productos se ubican en cualquier espacio que este vacío dentro del Área asignada en el Almacén, pudiendo cambiar la posición del mismo en función del espacio disponible y criterios de manipulación, seguridad y productividad.

En la jerga de almacenes a estos sistemas de posición aleatorias se les llama también “sistemas caóticos”

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OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE ALMACÉN.

VENTAJAS E INCONVENIENTES

a. Posición Fija.

- En sistemas manuales, facilita la localización e identificación del producto.

- Permite asignar al artículo un número de ubicación en el almacén, que le facilita al operario la identificación, localización y control del producto recogido.

- Requiere más espacio disponible en el almacén, pudiendo ser muy ineficiente cuando hay un alto nivel de stock-out.

- Dificultad en mantenimiento del sistema y puede presentar falta de flexibilidad.

OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE ALMACÉN.ALMACÉN.

VENTAJAS E INCONVENIENTES

b. Posición Aleatoria.

- Reducción del espacio necesario, (20%-25%).

- Con sistemas automatizados se consigue un alto rendimiento del almacén, (optimización de rutas de recogida).

- Mayor flexibilidad.

- Poco eficiente en sistemas manuales.

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EL PODER DE LO SIMPLE.EL PODER DE LO SIMPLE.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN Y RECUERDE: SIEMPRE HAGA PRIMERO LO BÁSICO Y LUEGO MEJORE, MEJORE, Y MEJORE, BUSCANDO SIEMPRE LA

EXCELENCIA EN LO QUE HACE.

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¿cómo gestionar almacenes?

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