comitÉ directivo sistema integrado de gestion y … · gestion documental 4 4 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3...
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COMITÉ
DIRECTIVO
SISTEMA
INTEGRADO DE
GESTION Y
CONTROL
31 de Octubre de 2016
Total
Sin iniciar
No cumplida
En avance
Parcialmente cumplida
Actividades totales programadas para el trimestre
Actividades que debían iniciarse en el segundo trimestre pero no debían finalizarse dentro de este
Actividades programadas dentro del tercer trimestre pero que no fueron realizadas.
Actividades que debían iniciarse en el tercer trimestre, se iniciaron y deben finalizarse fuera de este.
Actividades que debían finalizarse en el segundo trimestre, pero no fueron finalizadas.
Cumplida Actividades realizadas en las fechas establecidas
Cumplida vencida
Actividades que debían iniciarse en el tercer trimestre, se iniciaron y deben finalizarse fuera de este.
*** Las gráficas se encuentran cuantificadas por producto, no por actividades.
Plan de AcciónTrimestre III
Procesos Estratégicos
102
42
18
33
07
20
20
40
60
80
100
120
ACUMULADO
PLANEACIÓN ESTRATEGICA
Total
Cumplida
Parcialmente cumplida
No cumplida
En Avance
Cumplida vencida
Sin Iniciar
PLANEACION ESTRATEGICA
24
18
6
0
5
10
15
20
25
30
SEGUIMIENTO III
PLANEACIÓN ESTRATEGICA
Total
Cumplida
Parcialmente cumplida
No cumplida
En Avance
Cumplida vencida
Sin Iniciar
Actividad Estado Actividad
Meta Avance Observación
Verificar la informaciónplasmada en elseguimiento a losproyectos de inversión dela DNBC en el sistema deinformación SPI
Parcialmente 3 1 A pesar de que el subdirector estratégico y decoordinacion bomberil asignó a Edwin Zamora yRonny Romero para estos seguimientos, nofueron realizados en su totalidad en el tercertrimestre. Por tal motivo, los seguimientos deAgosto fueron hechos por el equipo dePlaneación mientras que los de Julio ySeptiembre fueron realizado por Andres Muñozsin que pudiera ser verificada la informacióndada la hora en que fue realizado.
Actividad Estado Actividad
Meta Avance Observación
Apoyar la formulación,consolidación yseguimiento de los planesde la DNBC
Parcialmente 5 4 Se ha dificultado la programación de estasformulaciones debido a retrasos inesperados enlos programas de auditoría.
Asesorar y acompañar(asistencia comitésinterinstitucionales einstitucionales)
Parcialmente 6 4 A pesar de que se ha solicitado disponibilidad detiempo para llevar a cabo el comité directivo, nofue realizado dado que no hubo confirmación deestas reuniones.
Capacitar a los servidorespúblicos en la importanciade la estrategia derendición de cuentas.
No cumplida 1 0 El personal del equipo de planeación es muypoco, motivo por el cual, se solicita fortalecerlopara cumplir con estas actividades.
Nota: Sobre la actividad Configuración de modificaciones y figuras presupuestales ante las instanciascompetentes, se solicita modificar la meta del trimestre III a 4 y la del trimestre II a 1 dadas las necesidadespresentadas por la DNBC.
GESTION DE COMUNICACIONES
2019
1
0
5
10
15
20
25
SEGUIMIENTO III
GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Total
Cumplida
No cumplida
Parcialmente cumplida
95
52
210
31
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
ACUMULADO
GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Total
Cumplida
No cumplida
Parcialmente cumplida
No se presentó avance
Actividad Estado Actividad
Meta Avance Observación
Programar campañasinformativas sobre laresponsabilidad de losservidores públicos frente alos derechos de losciudadanos e informar parasu inclusión en el plananual de Capacitación alequipo de Talento Humano
No cumplida 1 0 Al momento se ha realizado la campaña del 30de septiembre, hace falta la del mes dediciembre y la del mes de junio que por excesode trabajono se ha podido concluir con el áreade Atención al Ciudadano.
Nota: Tener en cuenta que del Trimestre II, quedaron sin cumplir o sin registrar avance de las siguientes actividades:
• Plan para el fortalecimiento de la estrategia de comunicaciones de las instituciones bomberiles.• Monitorear constantemente el Mapa de riesgos• Programar campañas informativas sobre la responsabilidad de los servidores públicos frente a los• derechos de los ciudadanos e informar para su inclusión en el plan anual de Capacitación al equipo de Talento
Humano• Publicación del boletín informativo digital interno de la DNBC.• Publicación del boletín informativo digital externo de la DNBC (Vigía del Fuego)• Comunicados de Prensa• Uso de redes sociales• Videoconferencia Nacional• Urna de Cristal
ANALISIS Y MEJORA CONTINUA
Nota: A pesar de que en el plan de acción a nombre de este procesos solo haya una actividad, es necesariofortalecerlo a través del equipo de planeación ya que este proceso lidera la implementación del sistema de gestiónde calidad.
1 1
0
0.2
0.4
0.6
0.8
1
1.2
SEGUIMIENTO III
ANALISIS Y MEJORA CONTINUA
Total
Cumplida
11
3
2
6
0
2
4
6
8
10
12
ACUMULADO
ANALISIS Y MEJORA CONTINUA
Total
Cumplida
Parcialmente cumplida
Cumplida vencida
GESTION DE ATENCION AL USUARIO
Actividad Estado Actividad
Meta Avance Observación
Caracterizar a losciudadanos - usuarios -grupos de interés y revisarla pertinencia de la oferta,canales, mecanismos deinformación ycomunicación empleadospor la entidad.
No cumplida 1 0 No se realizado la actividad por volumen detrabajo.
12
3
7
1 1
0
2
4
6
8
10
12
14
SEGUIMIENTO III
GESTIÓN DE ATENCIÓN AL USUARIO
Total
Cumplida
No cumplida
Parcialmente
Cumplida vencida
55
25
16
5 7
0
10
20
30
40
50
60
ACUMULADO
GESTIÓN DE ATENCIÓN AL USUARIO
Total
Cumplida
No cumplida
Parcialmente
Cumplida vencida
Actividad Estado Actividad
Meta Avance Observación
Construir e implementaruna política de protecciónde datos personales.
Parcialmente 1 0 Se encuentra pendiente de revisión y aprobaciónpor parte del comité directivo del SIGEC.
Capacitaciones realizadascon los servidores de laDNBC
No cumplida 1 0 No se ha contado con el espacio para hacerlas.
Asistir a capacitaciones oeventos brindadas porotras entidadesrelacionados con el serviciode atención al ciudadano ysugerir su inclusión en elplan anual de capacitación.
No cumplida 3 1 Se asistió a una sola capacitación enresponsabilidad disciplinaria.
Implementar convenios conel Centro de Relevo para laatención de personas condiscapacidad auditiva
No cumplida 1 0 La DNBC se contacto con una entidad que yahabía realizado el convenio quien informo losimplementos necesarios para llevarlo a cabo. Sesolicitaron estos elementos formalmente a laSubdirección Admo y Financiera sin respuesta.
Formular y socializarinformes de PQRSD,percepción de losciudadanos respecto a lacalidad yaccesibilidad de la ofertainstitucional , el serviciorecibido con la altadirección y el seguimientoa las respuestas de solicitudde información pública
Parcialmente 3 1 No se realizaron dos informes por el bajopersonal con el que cuenta atención alciudadano.
COOPERACION INTERNACIONAL Y ALIANZAS ESTRATEGICAS
NO SE REALIZO SEGUIMIENTO
9
1
8
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
SEGUIMIENTO III
Cooperación Internacional y Alianzas Estratégicas
Total
Cumplida
No reporto avance
42
28
5
1
8
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
ACUMULADO
Cooperación Internacional y Alianzas Estratégicas
Total
Cumplida
No cumplida
Parcialmente cumplida
No reporto avance
Plan de AcciónTrimestre III
Procesos Misionales
FORMULACION Y ACTUALIZACION NORMATIVA Y OPERATIVA
Nota: No se presentó avance sobre la actividad Mesas de Trabajo realizadas.
Nota: No se presentó avance sobre la actividad Ejecutar las actividades del componente: Racionalización deTrámites
14
10
4
0
2
4
6
8
10
12
14
16
SEGUIMIENTO III
FORMULACIÓN Y ACTUALIZACIÓN NORMATIVA Y
OPERATIVA
Total
Cumplida
No se presentó avance
52
39
1 1 14
0
10
20
30
40
50
60
ACUMULADO
FORMULACIÓN Y ACTUALIZACIÓN NORMATIVA Y OPERATIVA
Total
Cumplida
Parcialmente
No cumplida
Cumplida vencida
No se presentó avance
GESTION TERRITORIAL
42
19
23
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
SEGUIMIENTO III
ACOMPAÑAMIENTO TERRITORIAL
Total
Cumplida
Parcialmente cumplida
No cumplida
Cumplida vencida
No se presentó avance
134
103
0 2 6
23
0
20
40
60
80
100
120
140
160
ACUMULADO
ACOMPAÑAMIENTO TERRITORIAL
Total
Cumplida
Parcialmente cumplida
No cumplida
Cumplida vencida
No se presentó avance
Nota: No se presentó avance sobre la actividad Acompañar en asuntos administrativos y de desarrolloinstitucional.
Nota: No se presentó avance sobre la actividad Acompañamiento en asuntos técnico operativo
Nota: La actividad Acompañar en asuntos administrativos y de desarrollo institucional tiene una meta anual de 68y un cumplimiento para el Trimestre II de 160 % con un avance de 109. Por tal motivo, se solicita al líder del proceso,replantear la meta anual para la actividad.Nota: La actividad Acompañamiento en asuntos Jurídicos tiene una meta anual de 68 y un cumplimiento para elTrimestre III de 1072% con un avance de 729. Por tal motivo, se solicita al líder del proceso, replantear la meta anualpara la actividad.
1 1
0
0.2
0.4
0.6
0.8
1
1.2
SEGUIMIENTO III
COORDINACIÓN OPERATIVA
Total
Cumplida
COORDINACIÓN OPERATIVA
Nota: Es necesario incluir todas las actividades desarrolladas por el alcance del proceso enel Plan de Acción Institucional.
10
2 2
6
0
2
4
6
8
10
12
ACUMULADO
COORDINACIÓN OPERATIVA
Total
Cumplida
Parcialmente cumplida
Cumplida vencida
93
36
1
56
0
20
40
60
80
100
120
SEGUIMIENTO III
FORTALECIMIENTO BOMBERIL PARA LA RESPUESTA
Total
Cumplida
No cumplida
Parcialmente cumplida
No se presentó avance
228
143
227
56
0
50
100
150
200
ACUMULADO
FORTALECIMIENTO BOMBERIL PARA LA RESPUESTA
Total
Cumplida
No cumplida
Parcialmente cumplida
No se presentó avance
FORTALECIMIENTO BOMBERIL PARA LA RESPUESTA
Nota: No se presentó avance sobre la actividad Realizar el seguimiento a los proyectos de inversión de la DNBCrealizado con base en la información registrada en el SPI
Nota: No se presentó avance sobre la actividad Fortalecer a los cuerpos de Bomberos a través de la adquisición devehículos especializados
Nota: La actividad Acompañar a los cuerpos de bomberos en la formulacion de proyectos tiene una meta anual de206 y un cumplimiento para el Trimestre III de 136 % con un avance de 208. Por tal motivo, se solicita al líder delproceso, replantear la meta anual para la actividad.
NO CUENTA CON PLAN DE ACCIÓN
INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL
Plan de AcciónTrimestre III
Procesos de Apoyo
GESTION ADMINISTRATIVA
Actividad Estado Actividad
Meta Avance Observación
Ejecución PIGA Cumplida vencida 75% 75% El proceso se puso al día con esta actividad
5
4
1
0
1
2
3
4
5
6
SEGUIMIENTO III
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Total
Cumplida
Cumplida vencida
21
9
1
4
7
0
5
10
15
20
25
ACUMULADO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Total
Cumplida
Parcialmente
No cumplida
Cumplida vencida
GESTION DOCUMENTAL
LA INFORMACION PRESENTADA NO PERMITE REALIZAR UNSEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES
Para el indicador : Actividades realizadas del PGD / Actividades programadas del PGD, se realiza el siguiente seguimiento: Se a realizado la digitaliacioòn de 5 m lineales , Los cuales estan conformados por Gestion Financiera , sala Situacional ,Gestion de Talento Humano . Se ah presentado las siguiente dificualtad respecto a la Organizaciòn de Archivo Inactivo y de Gestiòn, debido a que se requiere de personal de apoyo para intervenir dichos expedientes . De acauerdo a la Digitalizaciòn a sido posible Digitalizar a quellos expedientes ya trasferidos al Archivo Central debido a que ya an culminado su tramite al interior de la Entidad.
GESTION DOCUMENTAL
4 4
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
SEGUIMIENTO III
GESTION DOCUMENTAL
Total
No se presentó avance
** Dado que no se reportó información correcta en este trimestre, se desconoce elestado de avance de las actividades.
57
1
74
18
27
0
10
20
30
40
50
60
ACUMULADO
GESTION DOCUMENTAL
Total
Cumplida
No cumplida
Parcialmente
En Avance
Sin Iniciar
No se presentó avance
8 8
0
12
3
4
5
6
7
8
9
SEGUIMIENTO III
GESTION DEL TALENTO HUMANO
Total
Cumplida
Parcialmente
No cumplida
3634
20
0
5
10
15
20
25
30
35
40
ACUMULADO
GESTION DEL TALENTO HUMANO
Total
Cumplida
Parcialmente
No cumplida
GESTION DEL TALENTO HUMANO
Nota: La actividad Diseñar y ejecutar el Plan de Capacitación tiene una meta anual de 6 y un cumplimiento para elTrimestre III de 433 % con un avance de 26. Por tal motivo, se solicita al líder del proceso, replantear la meta anualpara la actividad.Nota: La actividad Diseñar y ejecutar los planes institucionales de Bienestar Social e Incentivos tiene una metaanual de 2 y un cumplimiento para el Trimestre III de 500 % con un avance de 10. Por tal motivo, se solicita al líderdel proceso, replantear la meta anual para la actividad.
Nota: La actividad Actualizar el SIGEP (Hojas de vida, bienes y rentas y programa de salud ocupacional), el manualde funciones y el Plan Anual de Vacantes en la página del DAFP, tiene una meta anual de 3 y un cumplimientopara el Trimestre III de 133 % con un avance de 4. Por tal motivo, se solicita al líder del proceso, replantear la metaanual para la actividad.
GESTION DE T.I.
Actividad Estado Actividad
Meta Avance Observación
Formular una políticageneral de seguridad de lainformación
En avance 1 0
Construir e implementaruna política de protecciónde datos personales.
Parcialmente 1 0 Se envío el documento a Daniela Garzón porcorreo para su revisión el día 4 de octubre de2016. Pendiente de aprobaciónón.
242
103
4
6171
20
50
100
150
200
250
300
ACUMULADO
GESTION DE T.I.
Total
Cumplida
Parcialmente
No cumplida
Cumplida vencida
En Avance
29 27
1 1
65
10
10
20
30
40
50
60
70
SEGUIMIENTO III
GESTION DE T.I.
Total
Cumplida
Parcialmente
No cumplida
Cumplida vencida
En Avance
Actividad Estado Actividad
Meta Avance Observación
Comunicados de Prensa No cumplido 1 0 No se reportó avance
Gestionar elmantenimiento deimpresoras
Cumplida vencida 3 3 Se realizó mantenimiento preventivo ycorrectivo según necesidad a las 3 impresoras,adicionalmente otra impresora de la Entidad(agosto 26 a 8 de septiembre)
Gestionar elmantenimiento decomputadores
Cumplida vencida 38 29 Se realizó mantenimiento preventivo ycorrectivo según necesidad a los 38computadores, adicionalmente el servidor (29de ellos entre agosto y septiembre)
Gestionar la renovación delicencias de antiviruscorporativo
Cumplida vencida 38 33 Se renovaron 33 licencias (agosto) y quedanpendiente 5 cuyo vencimiento son para el día 29de Octubre
GESTION DE CONTRATACION
8 8
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
SEGUIMIENTO III
GESTION DE CONTRATACIÓN
Total
No se presentó avance
32
68
3
15
0
5
10
15
20
25
30
35
ACUMULADO
GESTIÓN DE CONTRATACION
Total
Cumplida
Parcialmente
No cumplida
No se presentó avance
** Dado que no se reportó información en este trimestre, se desconoce el avance de actividades en estetrimestre
GESTIÓN DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
8
7
1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
SEGUIMIENTO III
GESTION INTERNO DISCIPLINARIO
Total
Cumplida
No cumplida
47
7 7
2
31
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
ACUMULADO
GESTION INTERNO DISCIPLINARIO
Total
Cumplida
Parcialmente
No cumplida
No se presentó avance
Nota: La Dra Paola solicitó reformar el plan de acción y sobre estas nuevas actividades, realizó el tercerseguimiento. La eliminación se hizo dado que estas actividades están dentro de las etapas que estánprevistas en las anteriores actividades.
GESTION JURIDICA
11 11
0
2
4
6
8
10
12
SEGUIMIENTO III
Gestión Jurídica
Total
No se presento avance
40
15
25
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
ACUMULADO
Gestión Jurídica
Total
Cumplida
No se presento avance
Nota: No se realizó seguimiento a las actividades del trimestre. Es necesario nombrar un responsable delproceso jurídico. De lo contrario, el líder del proceso debe hacer los seguimientos.
GESTION FINANCIERA
Actividad Estado Actividad
Meta Avance Observación
Ejecutar el PAA de acuerdoa la normatividadcontractual vigente
Parcialmente 3 (acumulado a Septiembre
84%)
3 (acumulado a Septiembre
36,7%)
= ($20,036,333,790 / $35,327,699,701)
Programar asertivamentelas necesidades mensualesde PAC de las dependenciasde la DNBC
Parcialmente 100% 62% El PAC utilizado en el tercer trimestre de 2016es de la resultante: (6,421,422,391 /10,409,111,833)
17
11
6
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
SEGUIMIENTO III
GESTIÓN FINANCIERA
Total
Cumplida
Parcialmente
56
33
17
6
0
10
20
30
40
50
60
ACUMULADO
GESTIÓN FINANCIERA
Total
Cumplida
Parcialmente
No cumplida
Cumplida vencida
GESTION DE CONTRATACION
NO PRESENTO INFORMACION PARA EL SEGUIMIENTO
8 8
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
SEGUIMIENTO III
GESTION DE CONTRATACIÓN
Total
No se presentó avance
32
68
3
15
0
5
10
15
20
25
30
35
ACUMULADO
GESTIÓN DE CONTRTACION
Total
Cumplida
Parcialmente
No cumplida
No se presentó avance
GESTION JURIDICA
NO PRESENTO INFORMACION PARA EL SEGUIMIENTONo hay responsable asignado al proceso
11 11
0
2
4
6
8
10
12
SEGUIMIENTO III
Gestión Jurídica
Total
No se presento avance
40
15
25
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
ACUMULADO
Gestión Jurídica
Total
Cumplida
No se presento avance
GESTION INTERNO DISCIPLINARIO
8
7
1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
SEGUIMIENTO III
GESTION INTERNO DISCIPLINARIO
Total
Cumplida
No cumplida
47
7 7
2
31
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
ACUMULADO
GESTION INTERNO DISCIPLINARIO
Total
Cumplida
Parcialmente
No cumplida
No se presentó avance
Actividad Estado Actividad
Meta Avance Observación
Seguimiento al mapa deriesgos de corrupción
No cumplida 1 0 No se realizó el seguimiento al mapa deriesgos de corrupción.
Nota: Las actividades desde el tercer trimestre fueron modificadas dado el nombramiento de Paola Urueña comoresponsable del proceso. Sin embargo, el seguimiento acumulado seguirá calculándose teniendo las actividadesplanteadas en los planes del I y II Trimestre.
Plan de AcciónTrimestre III
Procesos de Evaluación y Control
EVALUACIÓN Y SEGUIMEINTO
18 18
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
SEGUIMIENTO III
EVALUACION Y SEGUIMIENTO
Total
Cumplida
56 56
0
10
20
30
40
50
60
ACUMULADO
EVALUACION Y SEGUIMIENTO
Total
Cumplida