UNIDAD 4 SISTEMAS DE GESTION DOCUENTAL

ROMILDA LOZANO VALENZUELA

Trabajo de Gestión Documental II, Grupo 4

DOCENTE: MARÍA NANCY URIBE CUELLAR

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, Especialista en Administración de Empresas

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVISTICABOGOTA

2015

INTRODUCCIÓN

Los Sistemas de Gestión Documental permiten a las organizaciones recuperar de forma rápida y eficiente la información. Facilitando el manejo de los documentos brindando mayor seguridad, transparencia, veracidad y confidencialidad.

Con el aprovechamiento de las nuevas tecnologías de la información es mas fácil lograr un mejor flujo de trabajo en las entidades logrando mayor competitividad en el mercado. Alcanzando la excelencia en los servicios con un alto nivel de calidad.

QUE ES UN  SISTEMA DE  GESTION DOCUMENTAL

Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos.

GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Las entidades públicas deben contar con un Sistema de Gestión Documental que permita:

a. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.

b. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

d. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

e. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.

f. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CONFORMIDAD

Incluye los sistemas de gestión de documentos

electrónicos (SGDE). Deben respaldar la gestión de la

información a partir de los procesos administrativos de

las entidades.

INTEROPERABILIDAD Los sistemas de gestión documental deben permitir el

funcionamiento con otros sistemas de información a lo

largo del tiempo basados en el principio de neutralidad

tecnológica.

SEGURIDAD Deben mantener la información en un entorno seguro.

METADESCRIPCIÓN

Se deben generar metadatos normalizados manuales o

automatizados desde los mismos sistemas aplicativos.

ADICION DE

CONTENIDOS

Los sistemas de gestión documental deben permitir que

sean agregados nuevos contenidos a los documentos en

forma de metadatos sin que se altere la autenticidad del

documento.

DISEÑO Y

FUNCIONAMIENTO

La creación y captura de los documentos debe ser de fácil

manejo para los usuarios.

GESTION

DISTRIBUIDA

Los sistemas de gestión documental deben ofrecer

capacidades para importar y exportar masivamente los

documentos.

DISPONIBILIDAD Y

ACCESO

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben

asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad.

Accesibilidad, interpretación y comprensión de los

documentos electrónicos en su contexto original; también de

ser procesados en cualquier momento.

NEUTRALIDAD

TECNOLOGICA

El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales. Garantizando la prestación de los servicios.

VISITE UNA ENTIDAD QUE TENGA IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL E INVESTIGUE  TODO LO RELACIONADO CON DICHO SISTEMA

FUNDACION HOMI HOSPITAL DE LA MISERICORDIA

ENTREVISTADO: Ingeniero Cesar Maldonado Carillo.

¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS?

Desde comienzos del 2008 el hospital decide adquirir el programa CDS/ ISIS, Con el fin de automatizar las historias clínicas.

Criterios que tuvieron en cuenta:

Brindar un mejor servicio a los usuarios.

Agilizar la consulta de la historia clínica.

Evitar la perdida de información importante para el paciente como en el caso de los estudios para clínicos.

permite construir y administrar bases de datos estructuradas no numéricas, es decir, bases de datos constituidas principalmente por textos.

CDS/ISS

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

Es un programa que solamente tiene acceso el personal asistencial del hospital es decir los médicos y las enfermeras. A cada uno se le asigna una clave y un usuario para el acceso al mismo. Quien se encarga de la administración es el área de sistemas de información.

El objetivo principal es garantizar la seguridad, confidencialidad y la integridad de la información del paciente.

CONCLUSIONES

1. La implementación de un Sistema de Gestión Documental en una entidad ya sea publica o privada trae grandes beneficios; hace que sea mas competitiva y controle de forma mas eficaz el flujo de la información.

2. Gracias a los avances tecnológicos ahora las entidades están optando por automatizar la información para poder cumplir con la implementación de la política la oficina sin papel.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Archivo General de la Nación. Decreto 1080 de Mayo 26 de 2015. consultado el 6 de septiembre de 2015. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_10802015.pdf

Manual de CDS/ISIS. Consultado el 8 de septiembre de 2015. Disponible en: www.cindoc.csic.es/isis/indice.htm

Que es un sistema de Gestión Documental. Consultado el 6 de septiembre de 2015. Disponible en: elprofesionaldelainformacion.com.