4.1Generacin y envo masivos de documentos.Combinacin de correspondenciaImagen tomada dehttp://office.microsoft.com

ndice deltema:1. Conceptos bsicos de la combinacin de correspondencia2. El archivo de datos y los campos de combinacin3. Creacin de una combinacin de correspondencia4. La barra de herramientas de combinacin5. Generacin de informes automatizada

Con frecuencia es necesario el envo de documentos o de mensajes a distintos destinatarios pero con un contenido en gran parte comn a todos ellos. Normalmente la tarea de crear por separado los documentos o los mensajes incluyendo en cada uno la informacin personalizada que le corresponde, como el nombre del destinatario, su direccin de correo, o similar, suele ocupar bastante tiempo. Aunque esto corresponde normalmente a tareas administrativas, siempre se dan circunstancias en que es necesario realizar estos envos personalmente.Es en estos casos en los que una de las funciones especializadas de los programas ofimticos, denominadacombinacin de correspondencia, ayuda al usuario a agilizar las operaciones a realizar. Mediante la combinacin de correspondencia se debe crear un slo documento que contenga la informacin comn a todas las copias y agregarle marcas de posicin para situar en l la informacin que debe ser diferente en cada copia. La combinacin puede llevarse a cabo utilizando MS Word.

1. Conceptos bsicos de la combinacin de correspondenciaEn cualquier combinacin de correspondencia se manejan tres elementos: eldocumento principalque sirve de punto de partida para preparar los diferentes documentos; lainformacin diferenciadaque se desea combinar en el documento principal para crear el conjunto de documentos nicos, por ejemplo, nombres y direcciones; esta informacin se puede almacenar en un archivo aparte, denominadoarchivo de datos(puede ser una hoja de clculo de MS Excel o una lista de contactos de MS Outlook); y elconjunto acabado de documentos.

Documento principal de la combinacin, archivo de datos y conjunto acabo de documentosAs pues, eldocumento principalinicial deber contener:1. Lainformacin que ser idntica en cada copia, como el texto del cuerpo principal de una carta modelo. Slo se tiene que escribir esta informacin una vez, independientemente del nmero de cartas que deseen enviar. El documento principal se configura con la misma forma y tamao que se desea que tengan las cartas, mensajes de correo electrnico o etiquetas finales, o cualquier otro tipo de documento. Por ejemplo, en un documento principal de correo electrnico se podra insertar el logotipo de la organizacin y el texto del mensaje dirigido a todos los destinatarios.2. Loscampos o marcadores donde se situar la informacin diferenciada. Por ejemplo, en una carta modelo, el bloque de la direccin y el nombre del saludo sern nicos para cada copia (rodeados en rojo en la figura). Los marcadores indican la ubicacin en la que aparecer la informacin nica y el tipo de informacin del que se trata. Por ejemplo, se puede agregar un marcador para las direcciones de los destinatarios a un documento principal de sobres, o agregar un marcador para el nombre despus de la frmula "Estimado/a" a un documento principal de carta modelo.Lainformacin nica o diferenciadaes la que debe diferir en cada copia que se cree. Ejemplos de informacin nica pueden ser las direcciones de los destinatarios, los nombres en la lnea de saludo de una carta modelo o las notas personales aadidas a cada destinatarios.Al efectuar una combinacin la informacin nica sustituye a los marcadores insertados en el documento principal. Al finalizar la combinacin se obtiene el conjunto de documentos individuales listos para imprimir (por ejemplo, cartas o etiquetas) o para transmitir electrnicamente (por ejemplo, los mensajes de correo electrnico y faxes enviados durante el proceso de combinacin). Puesto que la combinacin de correspondencia no guarda las copias del conjunto acabado de documentos, deber guardarse el documento principal. MS Word recuerda el archivo de datos que se ha conectado con el documento principal y cuando ste se vuelva a abrir se podr realizar una nueva combinacin rpidamente.El proceso de combinacin de correspondencia implica, generalmente, 6 pasos:1. Definir el tipo de documento que se pretende crear: carta, mensaje de correo electrnico, etc.2. Establecer el documento principal de partida.3. Crear un archivo de datos con la informacin individualizada que identifica a los destinatarios, o seleccionar uno ya existente.4. incluir en el documento principal, por una parte, la informacin comn y, por otra, los campos donde se insertar la informacin diferenciada, que debern recibir todos los destinatarios.5. Presentar una vista previa del conjunto de los documentos finales6. Finalizar la combinacin con el envo o la impresin de cada uno de los documentos finales.Observamos que el tercer paso del proceso supone la creacin de un archivo de datos o la eleccin de uno ya existente. Para poder ms tarde realizar ininterrumpidamente el proceso de combinacin dedicaremos ahora un tiempo a la preparacin de este archivo de datos.

2. El archivo de datos y los campos de combinacinEn elarchivo de datos (a veces denominadoorigen de datos o lista de datos) se debern almacenar los datos individuales que se vayan a utilizar en la combinacin de correspondencia, como los nombres y las direcciones. La estructura de un archivo de datos deber permitir introducir informacin concreta en cada marcador o campo del documento principal pero, en definitiva, un archivo de datos es cualquier archivo que organice la informacin en columnas y filas. Es posible la creacin de archivos de datos con muchos programas distintos, pero los ms comunes son las hojas de clculo de MS Excel y los archivos de contactos de Outlook.Las columnas de un archivo de datos representancategoras. Por ejemplo, en un archivo de datos de docentes puede haber columnas para el nombre, el apellido y la direccin. Y cada fila del archivo representa unregistrocompleto. En el archivo de datos de docentes, por ejemplo, una fila contiene toda la informacin sobre cada uno de ellos. La informacin contenida en el archivo de datos y determinados marcadores de MS Word, como los denominados Nombre y Direccin (que veremos ms adelante), colaboran para hacer posible la combinacin de correspondencia.

Nota: Para obtener los mejores resultados es conveniente configurar el archivo de datos para que cada columna represente una categora que sea lo ms restrictiva que sea posible. Por ejemplo, es preferible usar columnas diferentes para el nombre y el apellido en lugar de una sola columna para el nombre completo. Esto proporcionar mayor flexibilidad al organizar los campos en el documento principal y permitir, por ejemplo, dirigirse a los destinatarios por su nombre de pila.La siguiente imagen muestra una sencilla hoja de clculo que constituye el archivo de datos para la combinacin de correspondencia a las reas de Inspeccin educativa. En la primera fila de la hoja se escribe el nombre de la categora de informacin que aparece en cada columna:Nombre, Apellidos, Organizacin, Direccin, ..., y en el resto de las filas aparece la informacin completa de cada destinatario de la correspondencia:

Por otra parte, loscamposson marcas que se incluyen en el documento principal para indicar dnde y qu informacin del archivo de datos ser incluida en el mismo. En el documento principal un campo que representa informacin procedente de un archivo de datos aparece siempre entre comillas angulares ( ). Por ejemplo, en la carta que aparece en la figura se han agregado campos para la insertar la informacin almacenada en las columnasDireccinyNombrede un archivo de datos de docentes.

Tcnicamente, un campo es un conjunto de cdigos que proporciona instrucciones a MS Word para que inserte informacin en un documento de forma automtica (sin la intervencin directa del usuario). Los campos que insertan en el documento principal informacin del archivo de datos deberan corresponderse con los encabezados de las columnas de ste. Al colocar un campo en un documento, se indica la categora de informacin concreta (por ejemplo, apellidos, ciudad o nota personal) que se desea que aparezca en esa ubicacin. La informacin especfica que se imprima o aparezca en un documento combinado individuar proceder de una fila (o registro) del archivo de datos.Algunos de los campos que se pueden utilizar en una combinacin de correspondencia se componen en realidad de otros campos. Por ejemplo, el campo Bloque de direcciones que se represent en la carta de la figura puede ser en realidad una combinacin de varios campos, como elnombre, losapellidos, ladireccin, laciudady elcdigo postaldel destinatario.

De hecho se pueden combinar campos y separarlos mediante signos de puntuacin. Por ejemplo, para crear el campo Bloque de direcciones, se pueden incluir campos como:Nombre ApellidosDireccinCdigo postal Ciudad, EstadoTambin se puede modificar el aspecto con que se presenta la informacin nica en los documentos combinados utilizando aplicando formato como se hace con el texto "normal".Nota: Algunos de los campos de MS Word que se utilizan con mayor frecuencia en las combinaciones de correspondencia estn disponibles haciendo clic en el botnInsertar campoen la barra de herramientasCombinar correspondencia. Para ver la barra de herramientas, en el menVer, seleccineseBarras de herramientasy, a continuacin, haga clic enCombinar correspondencia.

3. Creacin de una combinacin de correspondenciaIlustraremos ahora la creacin de correspondencia combinada para la generacin de cartas (por ser un caso intuitivo y sencillo) a numerosos destinatarios. Para ello abriremos un documento vaco de MS Word y acudiremos a la opcin de menHerramientas > Cartas y correspondencia > Combinar correspondencia:

En cuanto se selecciona esta opcin, a la derecha de MS Word se abre unasistente para combinar correspondenciaque, en primer lugar, solicita que se especifique qu tipo de documento se desea generar. La opcin predeterminada es precisamenteCartas:

El siguiente paso, al que se puede acceder haciendo clic en el hipervnculo inferior:Siguiente: Inicie el documento, consiste en definir eldocumento principalde partida para la combinacin. Aunque se podran utilizar plantillas o documentos ya existentes, se puedeUtilizar el documento actualque se acaba de abrir:

Al hacer clic enSiguiente: Seleccione los destinatariosse puede utilizar un archivo de datos creado en MS Excel como el mencionadoantespara extraer los nombres, direcciones y dems datos identificativos de los destinatarios de la correspondencia:

MarcandoUtilizar una lista existentey despusExaminar: se abre un cuadro de dilogo que pide el archivo (de origen) de datos:

Indicando la ubicacin y el nombre de la hoja de MS Excel donde est:

al pulsarAbrirWord detecta el contenido del archivo:

Segn lo mostrado en la ventana anterior aparentemente el archivo de Excel contiene dos hojas con informacin. En realidad slo la primera es til (la segunda es una referencia interna al archivo) ya que el archivo de datos tiene una sola hoja:

El archivo podra contener ms hojas con informacin en cuyo caso en la ventanaSeleccionar tablahabra que seleccionar la conveniente. Cuando en dicha ventana se pulsaAceptar, se presentan los contactos incluidos en el archivo de datos con todas las categoras de datos (nombre, apellidos, ...):

En principio todos los registros contactos) estn marcados para su uso pero si se desease prescindir de alguno se podra retirar la marca presente a la izquierda (Borrar todoquita todas las marcas ySeleccionar todolas recupera). Cuando se hace clic enAceptarWord informa de la lista de destinatarios que se acaba de elegir:

y si fuera necesario realizar alguna operacin de ltima hora sobre ella se podra recuperar utilizandoEditar lista de destinatarios.Si en el pie del asistente se hace clic enSiguiente: escriba la cartase abre paso a la posibilidad de incluir en el documento principal eltexto de la cartay los campos que marcarn dnde incluir la informacin personalizada para cada destinatario:

En particular, en el asistente se muestran cuatro de los campos ms frecuentes que se usan en la correspondencia combinada, entre otros: elbloque de direcciones: que es un campo compuesto por el nombre, la organizacin y la direccin postal del destinatario. Al seleccionarlo se abre un cuadro de dilogo que permite ajustar el formato del bloque de direcciones:

As el nombre del destinatario se podra incluir con el tratamiento o no -Sr.- (si en el archivo de datos haba una categora para ello), si se inserta la direccin postal y cmo, etc. Al final se presenta una vista previa de cmo quedar este campo. la lnea de saludo: un texto de inicio del texto de la carta propiamente dicho. Al seleccionarlo se abre un nuevo cuadro de dilogo para su ajuste:

Si se utilizan estos campos y se escribe el cuerpo de texto de la carta por el momento el documento principal ofrecer este aspecto:

Ntense los cdigos de campo entrecomillados Bloque de direccin y Lnea de saludo en la parte superior del texto, que constituyen los marcadores donde luego se sustituirn los datos individuales de cada destinatario.Llegados a este punto y antes de continuar podra surgir la pregunta de cmo Word reconoce la informacin del archivo de datos para situarla exactamente en el campo que le corresponde. Podemos obtener la respuesta retornando, por ejemplo, al cuadro de dilogoInsertar bloque de direcciones. Al pie del mismo existe un botn denominadoAsignar camposque antes no mencionamos. Si lo pulsamos se abre la ventana del mismo nombre:

donde se observa que los campos que Word utiliza (situados debajo deInformacin requerida) tienen una correspondencia con las categoras definidas en el archivo de datos (la hoja de clculo), que aparecen a la derecha en sendos cuadros de lista desplegable.Nota:recordemos que los nombres de las categoras (columnas del archivo de datos) se escriben en la primera fila del archivo de datos.As, comprobamos que, de forma predeterminada el campoApellidosse corresponde con la categoraApellidos,Nombrecon la categoraNombre, el campoTratamiento de cortesa con la categoraTtulo, etc. SI algn campo previsto por Word no tiene correspondencia en el archivo de datos, comoNombre del cnyuge, a la derecha se muestra(no coincide). En este caso, puede que efectivamente en el archivo de datos no haya una categora para elNombre del cnyugedel destinatario o, simplemente, que el nombre de la categora en el archivo de datos no es el esperado por Word. Si estamos seguro deque hemos incluido este campo (u otro, anlogamente) podramos hacerlo corresponder con el campo sin ms que desplegar la lista y elegir el nombre de la categora que convenga (en la imagen siguiente se observa que se ha hecho corresponder el campo de WordTratamiento de cortesacon la categoraTtulo del archivode datos):

Igualmente existen todava ms campos que se podran utilizar (denominados opcionales) y que podramos hacer corresponder con una categora del archivo de datos (por ejemplo, en la imagen se ha hecho corresponder el campoSobrenombrecon la categoraSobrenombre):

Vemos pues, en el caso de los campos requeridos (aqullos que Word siempre intenta extraer del archivo de datos si puede) no necesitaremos asignarlos uno a uno a la categora correspondiente si los nombres de estas en el archivo de datos son exactamente iguales a los que aparecen en las imgenes anteriores.No obstante, podramos incluir directamente en el documento principal una categora del archivo de datos como si fuese un campo de Word sin ms que utilizar la opcinMs elementosque aparece todava en el asistente:

de forma que se abre la ventanaInsertar campo de combinaciny si marcamosCampos de base de datos(del archivo de datos) podramos insertar directamente cualquier categora del archivo de datos:

Retornando al hilo normal de uso del asistente, si damos por completa la redaccin e inclusin de campos en el documento principal y hacemos clic al pie, enSiguiente: Vista previa de las cartas, obtenemos la vista del documento principal personalizado con los datos del primer detinatario:

y utilizando los controlespodramos previsualizar uno a uno todos los documentos resultantes de la combinacin. Igualmente, mediante el botnExcluir destinatariopodramos retirar a un destinatario en particular, e incluso podramos de nuevo volver aEditar la lista de destinatarios.Nota:siempre se puede volver un paso atrs en el proceso de la combinacin utilizando el enlaceAnterior: ...situado al pie del asistente.El proceso finaliza cuando se hace clic enSiguiente: Complete la combinacin:

Ahora se puedenImprimirlos documentos combinados, en cuyo caso todava se puede elegir qu subconjunto particular de ellos se imprimir:

o bien, se podranEditar las cartas individuales. En este caso, en lugar de enviarse los documentos combinados uno a uno a la impresora se almacenan dentro de un solo documento de Word -todos, o slo aqullos que se elijan-:

de modo que todava se podran realizar operaciones de edicin sobre ellos antes de imprimir.En lo anterior hemos seguido el proceso de creacin de documentos combinados de tipo carta, pero igualmente se podra hacer con otro tipo de documentos (etiquetas, sobres, etc.). En particular, es especialmente til lacombinacin de documentos para enviar mensajes de correoelectrnico a mltiples destinatarios. A iniciar el asistente para combinar, en el primer paso se puede elegir esta opcin:

y operar exactamente igual que en el caso de las cartas. Obviamente, el paso final del proceso cambia de la impresin de los documentos a su envo por correo-e:

Al hacer clic enCorreo electrnicose abre una ventana en la que se pueden establecer las direcciones de los destinatarios (Para), elAsuntoque figurar en el mensaje y elFormatodel mensaje:

EnAsuntose puede escribir directamente un texto mientras que"Para"es una lista desplegable mediante la cual se elige qu categora (columna) del archivo de datos utilizado contiene las direcciones de los destinatarios. En el caso del ejemplo de la figura en el archivo de datos usado (archivo de MS Excel) exista una columna etiquetada en su primera filaDireccin_de_correo_electrnico:

Del mismo modoFormato de correoes una lista desplegable:

en la que se puede seleccionar el formatoHTMLoTexto sin formato.En el momento en que se pulsaAceptaren la ventanaCombinar en correo electrnicoMS Word se comunica con MS Outlook y enva el conjunto de mensajes individuales resultantes de la combinacin, cada uno a su destinatario. Este proceso puede pasar desapercibido puesto que en pantalla sigue apareciendo la ventana actual de Word, pero acudiendo a la bandeja de salida o a la bandeja de elementos enviados de correo se observan los mensajes saliendo/envindose.Existe todava una opcin ms para el formato de los mensajes, denominadaDatos adjuntos, cuyo resultado es que el contenido del documento principal que se ha generado en el proceso, es decir, el contenido del mensaje, se enve como un archivo adjunto al mensaje que se transmitir en lugar de aparecer directamente en el cuerpo del mensaje (obsrvese en la siguiente imagen que el cuadro de mensaje est vaco pero en datos adjuntos figura el documento resultante de la combinacin):

Decamos antes que de envo de los mensajes puede pasar desapercibido pero tambin podramos recibir durante el mismo este mensaje de advertencia de MS Outlook:

que nos informa de que un programa est intentando enviar correo. Su origen radica en que Outlook advierte que no se trata de una operacin manual habitual de envo de mensajes, sino que es un programa (MS Word) el que le "exige" los envos (y podra tratarse de una operacin despam). Al responderSy el proceso de envo se reanuda (el mensaje podra aparecer ms de una vez).Nota: Una limitacin de este envo combinado de correo-e es que no se pueden adjuntar directamente archivos a los mensajes combinados. Esto se podra hacer utilizando Macros, pero requiere un mayor conocimiento de los programas de MS Office, que queda fuera de los objetivos actuales.En lo anterior se ha considerado que el archivo de datos consista en una hoja de MS Excel con la lista de destinatarios pero, en el panel deSeleccin de destinatariosfigura la opcinSeleccionar de los contactos de Outlookque permite que la combinacin de correspondencia contacte con las carpetas de contactos de MS Outlook para extraer los destinatarios:

Se recomienda explorar esta opcin alternativa para el envo de correspondencia combinada si se tiene una libreta de contactos completa y ordenada.

4. La barra de herramientas de combinacin de correspondenciaEn la seccin anterior hemos utilizado el asistente para la combinacin de correspondencia para llevar a cabo una combinacin desde cero. Pero tambin existe en MS Word una barra de herramientas que permite acceder a todas las funciones de la combinacin en cualquier momento. Para visualizarla en pantalla se debe utilizar la opcin de menVer > Barra de herramientas > Combinar correspondencia:

As aparece bajo las barras estndar y de formato la siguiente:

con los siguientes elementos:

En particular, el icono(ver campos o datos combinados) permite conmutar entre una vista de los cdigos de campo de combinacin o de los datos que sustituyen al campo con los datos de un destinatario:

y el icono(resaltar campos) permite sombrear los campos combinados -como en la imagen anterior- o dejarlos sin sombrear.El resto de iconos dan acceso a cada una de las funciones de combinacin estudiadas en la seccin anterior.Nota: Tambin se puede utilizar la combinacin de correspondencia para crear directorios (por ejemplo, listas de profesores o de centros). A diferencia de los tipos de documentos que se crean mediante combinacin de correspondencia para cartas o correo-e, en los que cada conjunto de datos nicos aparece en un documento separado, un directorio crea una entrada para cada conjunto de informacin nica en un solo documento.

5. Generacin de informes automatizadaLo explicado anteriormente puede ser aplicado a la generacin masiva de informes. Tomemos, por ejemplo, la emisin de informes de escolarizacin de alumnos/as con necesidades educativas especiales. En determinados momentos hay que realizar decenas de informes que involucran a muchos alumnos y, por ende, muchos datos individualizados y diferenciados. La combinacin de correspondencia puede ayudar sobremanera en estos casos.Por fijar ideas, centrmonos en un informe modelo sobre escolarizacin de alumnos/as con necesidades educativas especiales en el caso de solicitud de plaza escolar en el Programa de Cualificacin Profesional Inicial. Por el momento contamos con un informe desarrollado en la modalidad de formulario de MS Word tal que su cumplimentacin, siendo "manual", est basada en campos de lista desplegable y en campos de texto que facilitan la tarea de forma notable:

No obstante, la tarea resultara todava ms gil y ordenada si la abordramos desde la perspectiva de la combinacin de correspondencia. En tal caso deberamos: por una parte, elaborar un archivo de datos que incluyese los datos identificativos de cada alumno, sus datos escolares, los relativos a sus necesidades educativas especiales y algunos otros datos de ndole general, como fechas de emisin de informe, nombre del inspector, etc. por otra parte, preparar un documento principal de combinacin que tenga el formato y el contenido del informe, y que incorpore los campos de combinacin de datos necesarios.El documento principal puede ser el mismo que el informe de formulario que ya tenemos, pero sustituyendo los campos de lista desplegable y de texto por los campos de combinacin que sern sustituidos por la informacin oportuna del archivo de datos. As, el documento principal debera ser un texto como ste:

En este documento se han sealado en rojo las posiciones que debern ocupar los campos de combinacin y se han utilizando nombres descriptivos de lo que representan (y que sern precisamente los que podramos usar como categoras del archivo de datos).Por su parte, el archivo de datos sera una hoja de MS Excel como la que se muestra en la figura:

es decir, una tabla en la que cada fila es el registro de un alumno con todos los datos necesarios para su informe, y cada columna es una categora que se convertir en un campo de combinacin del documento principal (Nombre_Alumno, Modalidad_PCPI, Centro, Localidad, etc.).Podemos comenzar ahora la combinacin utilizando la barra de herramientas de combinacin de correspondencia. En primer lugar haremos clic sobre el iconoConfiguracin del documento principal:

y en la ventanaTipo de documento principalseleccionaremosCartas:

A continuacin especificaremos el archivo de datos haciendo clic en el iconoAbrir origen de datos:

e indicaremos la hoja de MS Excel elaborada segn lo explicado hace poco; supongamos que su nombre esInforme-Escolariz_NEE_PCPI.xls:

Seleccionaremos la nica hoja que contiene (con la precaucin de indicar queLa primera fila contiene los nombre de los encabezados de cada columna):

Ahora insertaremos en los lugares precisos del documento los campos que contiene el archivo de datos mediante el iconoInsertar campos combinados:

Situamos sucesivamente el puntero delante de los textos sealados en rojo y vamos insertando cadaCampo de la base de datos(es decir, cada campo de la hoja de Excel):

con lo que el documento principal va tomado la forma (obsrvese que los campos sombreados ya son los campos de combinacin insertados; los campos se puede sombrear mediante el icono de la barra de herramientasResaltar campos de combinacin):

Nota: los textos en rojo, que nicamente nos servan de referencia para situar los campos de combinacin, deben ser borrados tras introducir los campos de combinacin. Obviamente, estos campos podran ser incluidos sin necesidad de haber escrito antes los textos en rojo; esto se ha hecho nicamente con el propsito de, en la exposicin, clarificar la estructura del documento principal y el proceso de introduccin de los campos.Podramos ver los datos individuales de cada alumno sustituidos en cada campo de combinacin al hacer clic en el iconoVer datos combinadosy pulsar en las flechasAdelanteyAtrs, de modo que recorremos los diferentes alumnos:

Para finalizar, no hay ms que hacer clic en el iconoCombinar en un documento nuevo,

de forma que todos los informes, cada uno con sus datos diferenciados, se acumulan en las diferentes pginas de un slo documento, que puede ser imprimido a voluntad.En el videotutorial tituladoGeneracin de informes automtica mediante combinacin de correspondenciapuede verse de forma muy detallada todo este proceso.

Fuentes* Sitio web deMicrosoft Office Online