Cdigo: ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

CMT-HQ-PR-004

Fecha de vigencia:VersinESTADO DEL DOCUMENTO

02/02/201401AROBADO

Cdigo:ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

CMT-HQ-PR-004

Fecha de vigencia:VersinESTADO DEL DOCUMENTO

02/02/201401AROBADO

NO CONFORMIDAD / ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

1. OBJETIVO:

Describir las directrices para prevenir la ocurrencia de no conformidades potenciales eliminando sus causas primarias, y definir las actividades para la identificacin y tratamiento de problemas o situaciones de mejora reales, previniendo as la repeticin de dichas situaciones, para lograr la mejora continua del Sistema de Gestin de Calidad y HSE.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para todas las actividades que ejecuta CONSORCIO LA MANTA, cubiertas dentro del Sistema de Gestin de Calidad y HSE.

Es responsabilidad del Coordinador de Calidad la actualizacin del presente documento en la medida que se tenga ajustes en el sistema.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

Satisfaccin del Cliente: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito, entendiendo por requisito una necesidad o expectativa establecida por el Cliente.

Accin preventiva: Proceso de analizar mltiples fuentes de informacin con el propsito de detectar cualquier debilidad en el sistema y para localizar problemas potenciales. El proceso de accin preventiva incluye adems las acciones que se tomen para prevenir que esas debilidades o esos problemas potenciales se vayan a convertir en problemas reales.

Accin correctiva: Es el conjunto de actividades que se desarrollan para seguir la pista de un problema hasta descubrir su causa; generar soluciones para evitar su repeticin, implementar los cambios que sean necesarios y asegurar que esos cambios sean permanentes y produzcan el resultado deseado.

ACP: Accin Correctiva y preventiva

4. RESPONSABILIDADES:

4.1 Dueos de proceso: Participar activamente en las en el procedimiento de ACP (Accin correctiva y preventiva). Reportar toda ACP

4.2 Supervisin QA/QCy Coordinador HSE

Es el responsable de establecer y aplicar este procedimiento dentro de la organizacin.

5. DESARROLLO.

CONSORCIO LA MANTA ., establece un procedimiento para realizar un adecuado seguimiento a las ACP de esta manera verificar el cumplimiento de los requisitos de acuerdo con las directrices del Sistema de Gestin de la Calidad y de la norma NTC ISO 9001 y verificacin de requisitos en HSE.

No.ActividadResponsable (s)DescripcinDocumentos y/o registros

1Detectar un problema PotencialO Determinar propuesta Accion Correctiva

Auditor Interno

Cualquier Empleado de la Empresa Dentro de las fuentes de oportunidades de mejoramiento a traves de acciones correctivas o preventivas estan las siuientes: Auditoras internas y externas del Sistema de Gestin de la Calidad.

Observaciones e informes de todo el personal.

Informes del producto (no conformidades encontradas en el mismo).

Informes de los procesos (no conformidades encontradas en los procesos).

Resultados de la revisin por la Gerencia y los resultados de los indicadores establecidos por la Empresa.

Informe de Auditoria

Reporte de No Conformidad

2Informar propuesta de Accion Correctiva o Preventiva

Auditor Interno

Cualquier Empleado de la Empresa Informar sobre la deteccin de accin correctiva al Coordinador de Calidad o Coordinador HSE. Reporte de No Conformidad

3Registrar la Accin

Coordinador Calidad Coordinador HSE Registrar la accin informada en el formato Acciones Correctivas/ Preventivas.Accin Correctiva Y Preventiva

4Realizar anlisis de causas y proponer el plan de accin

Coordinador Calidad Coordinador HSE Dueo de Proceso Determinar la causa raz de la situacin y el Plan de Accin correspondiente. Definir los intervalos en los que se realizar seguimiento a las Acciones definidas en el Plan y registrarlo en el formato Acciones Correctivas / Preventivas.Se utiliza como metodologa para la identificacin de las causas la metodologa establecida en el formato de ACCION CORRECTIVA Y PREVENTIVA

Accin Correctiva Y Preventiva

5Ejecutar plan de accin

Dueo de Proceso

Responsables de las acciones Realizar las actividades definidas de acuerdo con el Plan de Accin. Para tal fin el Coordinadores de Calida y/o Coordinador HSE debe agendar en las fechas respectivas: Responsables de las acciones, lideres de los procesos, responsables asignados para el seguimiento de las acciones.Accin Correctiva Y Preventiva

6Hacer seguimiento al plan de accin

Dueo del Proceso Llevar a cabo el seguimiento de las actividades definidas en el Plan de Accin e informar cualquier desviacin. Los funcionarios asignados para el seguimiento de las acciones deben registrar el estado de las mismas en el espacio "Seguimiento" del formato Acciones Correctivas / Preventivas.Accin Correctiva Y Preventiva

7Analizar resultados eficacia de la accin

Coordinador Calidad Coordinador HSE Dueo de Proceso Analizar los resultados de la accin para validar si las acciones tomadas de acuerdo con el Plan de Accin, solucionaron la situacin reportada. En caso que la ccion correctiva no fue eficaz se devuelve a realizar analizar e causas (Actividad 4)Accin Correctiva Y Preventiva

8Documentar y cerrar solicitud

Coordinador Calidad Coordinador HSE Actualizar en el formato de Acciones Correctivas/Preventivas, el detalle de la efectividad de las acciones tomadas.Accin Correctiva Y Preventiva

9Informar resultados

Coordinador Calidad Coordinador HSE Reportar los resultados de eficacia de las acciones tomadas al dueo del proceso.Accin Correctiva Y Preventiva

6. METODOLOGA

6.1 Generalidades

Las acciones correctivas y preventivas se toman a partir de las observaciones, auditorias, inspecciones o visitas en los proyectos, reas y actividades que este realizando la empresa.A su vez son herramientas claves del proceso de mejoramiento continuo principio en el cual se sustenta el Sistema de Gestin en HSE que se est implementando CONSORCIO LA MANTA.

Estas acciones pueden implicar cambios en los procesos, en los procedimientos, en las responsabilidades, funciones o en los mismos objetivos y polticas del Sistema de Gestin en HSEQ, que den como resultado el mejoramiento en forma integral.

6.2 Fuentes Generadoras De No Conformidades

Deben utilizarse fuentes adecuadas y confiables de informacin que sirvan para detectar, analizar y eliminar las causas potenciales de No Conformidades. Tales fuentes pueden ser:

Peticin, quejas y reclamos de los clientes internos y/o externos El seguimiento de objetivos y sus indicadores. Los resultados de auditoras internas y/o externas. Resultados de simulacros Resultado de inspecciones Necesidad interna Investigacin de accidente Matriz de peligros Revisin por la direccin Anlisis de datos Incumplimiento a legislacin

6.3 Determinacin De Las Causas De No Conformidades

Con el objetivo de determinar las posibles causas que pueden representar una No Conformidad, se proponen las tcnicas a continuacin expuestas, las cuales pueden ser empleadas por la persona o por el grupo de personas (Gerente y Directores , responsables de los proyectos) de CONSORCIO LA MANTA. Que requieran analizar una No Conformidad.

TABLA 1. TCNICAS PARA EL ANLISIS DE UNA NO CONFORMIDAD

NOMBREDESCRIPCIN

LOS 5 POR QUESLa tcnica de los 5 Porqu es un mtodo basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los 5 Porqu es determinar la causa raz de un defecto o problema.

Esquematizacin de los 5 Por que?

INVESTIGACIN Y ANALISIS DE CAUSAS: Si usted es el responsable de la implementacin debe analizar de manera exacta cual fue la causa que produjo el hecho reportado. Redacte de manera clara la causa identificada. NM: Necesita Mejorar, ENCA: Estndares, Normas o Controles Administrativos

CampoNombreDescripcin

Campo 1CategoraEn la casilla Categora Selecciones una de las 7 Categoras por las cuales se considera se produjo el hallazgo.

Campo 2Sub- CategoraTeniendo en cuenta esa categora seleccione la sub-categora que mas concuerde con la causa del hallazgo.

Campo 3Descripcin Con esta clasificacin realice la descripcin de la causa raz de estas variables.

Campo 4NivelRealizar la clasificacin segn el nivel de importancia siendo El No 1 Causa Raz, No 2 Causas secundarias, y el No3 Causas posteriores

6.3.1. Posibles causas de las No Conformidades:

Falta de planificacin: La falta de planificacin se evidencia en el manejo ineficiente del tiempo, recursos, gastos improductivos la inexistencia de controles entre otros, que no permiten la eficiencia de los procesos.

Falta de documentacin: Cuando faltan algunos documentos requisitos de sistema de gestin en HSEQ, presentan deficiencias, incongruencias o no cuentan con sus respectivos soportes

Falta de aplicacin de las medidas y acciones planteadas dentro del sistema para una correcta implementacin seguimiento, control del mismo que permita la retroalimentacin del proceso.

Falta de entrenamiento: Las capacitaciones juegan un papel importante dentro del acogimiento del sistema por parte de los integrantes de la organizacin, que todos conozcan y tengan participacin en el proceso de implementacin es un factor motivante que incentiva la obtencin de mejores resultados.

Falta de compromiso: Todas las personas que trabajan en CONSORCIO LA MANTA son parte fundamental dentro del proceso de implementacin seguimiento y control del sistema, por lo tanto la exigencia de compromiso es igual para cada todos y cada uno nosotros. Falta de recursos: las adecuaciones de instalaciones y puestos de trabajo, adquisicin de implementos de seguridad, todos estos aspectos tendientes a la mejora requieren de inversin de tiempo, dinero y recursos logsticos.

Dentro de la metodologa para determinar las causa tambin es posible que se encuentren otras causas diferentes a las planteadas anteriormente por lo que en el formato de no conformidades y acciones de mejora en el espacio determinado para causas se debe reportar cual es esa otra la causa.

6.4 Establecimiento E Implementacin De Los Planes De Accin

Se establece el tipo de accin a implementar (correctiva o preventiva) y se realiza el pertinente registro por lo cual se debe estipular una fecha especifica que implica el compromiso de efectuar la(s) accin(es) y responsable(s) de ejecutarla (s).

En el formato de planes de accin de las No conformidades se describe el tipo de hallazgo, la accin a seguir con fecha propuesta y fecha de ejecucin, y adems se tienen en cuenta observaciones.

6.5 Seguimiento Y Cierre De La No Conformidad

Todo lo que implica la actividad de realizar el seguimiento y registro de los resultados teniendo en cuenta las evidencias que estos pueden arrojar como consecuencia de las acciones correctivas o preventivas que se implementen, se llevarn a cabo directamente por el director de cada rea en donde se pueda presentar la No Conformidad potencial. Entregando al responsable de HSEQ su cierre.

6.6 EFECTIVIDAD DEL PLAN DE ACCIN

El responsable del rea debe realizar un anlisis de los resultados de las acciones implementadas teniendo en cuenta la conveniencia, adecuacin y eficacia de las mismas, con el objeto de determinar el funcionamiento de las medidas implementadas. De ser necesario, debe implementar y desarrollar otras acciones preventivas o correctivas que permitan el logro de los objetivos inicialmente propuestos, evitando as que la No Conformidad potencial se vuelva real o se vuelva a repetir. En el formato de planes de accin de las No conformidades en la columna de observaciones se aclaran dificultades, estrategias y aspectos positivos de las medidas, para lograr la retroalimentacin del proceso.

7. CICLO DE CONTROL INTERNO.

ElaboroRevisoAprob

Firma: Firma: Firma:

NombreNombreNombre:

Cargo: Cargo: Cargo:

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