EMPRESAToda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación o custodia de bienes, o para la prestación de servicios….

A. Personas Naturales:Persona natural es cualquier individuo de la raza humana, puede comprometerse ante terceros, obtener créditos y ejecutar cualquier otra actividad propia de los comerciantes, sin embargo debe tenerse en cuenta que como persona natural compromete todo su patrimonio en sus actividades comerciales.

B. Personas Jurídicas:La ley permite que por voluntad del ser humano se creen personas imaginarias con capacidad de ejercer derechos, contraer obligaciones y de ser representadas judicial y extrajudicialmente, para que ejerzan todas las actividades propias de un comerciante; a esta ficción legal se le denomina persona jurídica

Alternativas para formalizar una actividad comercial:

SOCIEDADES

Son formadas por un contrato por el cual dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo u otros bienes con el fin de repartirse las utilidades que genere el desarrollo de la empresa.

CLASES DE SOCIEDADES

Pueden clasificarse dependiendo de las características como el grado de responsabilidad y la forma de participación:

En Colombia existen cinco clases de sociedades comerciales: colectiva, en comandita (simple o por acciones), de responsabilidad limitada y anónima.

Generalmente la sociedad colectiva y la sociedad en comandita son utilizadas por empresas familiares o pequeñas, la de responsabilidad limitada por empresas pequeñas y medianas, y la sociedad anónima por empresas grandes.

SOCIEDAD COLECTIVA• Por lo menos dos socios, no existe límite respecto al número máximo.• Los socios responden solidaria e ilimitadamente por las obligaciones de la

sociedad que no sean atendidas por ésta.• Los socios responden solidariamente por los impuestos de la sociedad a prorrata

de sus aportes en la misma.• La administración de la sociedad esta en manos de todos los socios quienes

pueden delegarla en otros socios o en terceros.• El representante legal de la sociedad es elegido por los socios, y es quien adelanta

todas las gestiones que comprenda el giro ordinario de los negocios.• Por ser una sociedad de personas, el aporte de capital no tiene mayor

trascendencia al momento de constitución de la sociedad.

SOCIEDAD EN COMANDITA

• La sociedad en comandita simple debe tener por lo menos un socio gestor y un socio comanditario, los cuales no pueden exceder de 25.

• La sociedad en comandita por acciones debe tener por lo menos un socio gestor y cinco comanditarios y un máximo indeterminado.

• El socio gestor responde solidaria e ilimitadamente por las obligaciones de la sociedad, mientras que los socios comanditarios responden hasta por el monto de sus aportes. En la sociedad en comandita por acciones, al contrario a lo que sucede en las sociedades en comandita simple, los socios comanditarios no son solidariamente responsables por los impuestos de la sociedad.

SOCIEDAD EN COMANDITA• La administración de la sociedad se encuentra en cabeza de los socios gestores

quienes podrán ejercerla directamente o delegarla en terceros. • El capital deberá pagarse, en el caso de la sociedad en comandita simple, la

totalidad al momento de la constitución. La sociedad en comandita por acciones los socios deben suscribir por lo menos el 50% del capital autorizado y pagar por lo menos el 33% del capital suscrito. El capital restante deberá ser pagado dentro del año siguiente a la fecha de constitución de la sociedad.

SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

• Deben constituirse con un mínimo de dos y un máximo de 25 socios. • Los socios responden por las obligaciones de la sociedad hasta por el monto de su

aporte.• En materia de impuestos y obligaciones laborales insolutas, los socios responden

solidariamente a prorrata de sus aportes y en proporción al periodo por el cual se tuvo el aporte durante el año fiscal.

• La dirección y administración de la sociedad está a cargo de la junta de socios, en la cual cada socio tiene tantos votos como cuotas tiene en la sociedad. La junta de socios puede delegar la administración de la sociedad en un gerente.

• El capital social debe ser pagado en su totalidad en el momento de constituir la sociedad y debe estar dividido en cuotas de igual valor cada una.

• La sociedad limitada tendrá Revisoría Fiscal, en caso de que así lo apruebe cualquier número de socios excluidos de la administración que represente al menos el veinte por ciento (20%) del capital.

SOCIEDAD ANONIMA• Deben tener como mínimo cinco accionistas.• Los accionistas responden por las obligaciones de la sociedad hasta por el monto

de su aporte.• En el momento de la constitución de la sociedad los accionistas deben suscribir por

lo menos el 50% del capital autorizado y pagar por lo menos el 33% del capital suscrito. El capital suscrito restante, deberá ser pagado dentro del año siguiente a la fecha de constitución de la sociedad.

• La dirección y administración de la sociedad está a cargo del representante legal, la junta directiva y la Asamblea General de Accionistas.

• El representante legal y sus suplentes son elegidos y removidos por la Junta Directiva, a menos que en los estatutos esta facultad le haya sido asignada a la Asamblea de Accionistas.

SOCIEDAD ANONIMA• Ningún accionista puede ser propietario del 95% o más del total de las acciones en

que se divide el capital social.• La Junta Directiva está conformada por no menos de tres miembros y sus

respectivos suplentes, y sus facultades están establecidas en los estatutos sociales.

• La Asamblea de Accionistas está conformada por los accionistas reunidos con el quórum determinado en los estatutos de la sociedad y se debe reunir por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en los estatutos o dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio fiscal.

SOCIEDAD ANONIMA• Las sociedades anónimas pueden obtener recursos de la emisión y colocación de

acciones ordinarias, acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, bonos ordinarios, o bonos obligatorios o facultativamente convertibles en acciones.

• Las sociedades de responsabilidad limitada, en comandita por acciones y anónima, deben constituir una reserva legal que debe alcanzar por lo menos el 50% del capital suscrito, constituida con el 10% de las utilidades líquidas de cada ejercicio fiscal.

EMPRESA UNIPERSONAL• Destinación de una parte de los activos de una persona natural o jurídica a la

realización de una o más actividades de carácter mercantil.• El constituyente de la empresa unipersonal responde hasta por el monto de su

aporte, salvo en el caso de las obligaciones tributarias de la empresa.• La administración de la empresa unipersonal esta a cargo del constituyente, quien

a su vez puede delegarla en un tercero.

EMPRESA UNIPERSONAL• El aporte de capital deberá hacerse al momento de constitución de la empresa.• El titular de la empresa unipersonal no podrá contratar con ésta, ni con otras

empresas del mismo tipo de que él sea titular.• La empresa deberá adoptar cualquier tipo de sociedad comercial cuando llegue a

pertenecer a dos o más personas. Del mismo modo, las sociedades comerciales que reduzcan su número de socios o accionistas a uno, podrán adoptar la figura de empresa unipersonal.

• En lo no previsto para las empresas unipersonales, se aplicarán las reglas generales relativas a las sociedades comerciales y, en especial, las que regulan la sociedad de responsabilidad Ltda.

TIPOS DE SOCIEDADES

Tipo Social Sociedad Colectiva Sociedad en Comandita Simple Sociedad en Comandita por Acciones

Sociedad Anónima Sociedad de Responsabilidad Limitada

Tipo de socios Socios Dos categorías:1. Colectivos o gestores: Administran la sociedad2. Comanditarios: No intervienen en la administración

Dos categorías:1. Colectivos o gestores: Administran la sociedad2. Comanditarios: No intervienen en la administración

Accionistas Socios

Capital Social El capital se divide en partes de interes cuyo valor puede ser desigual.Cada socio tiene un voto, sin importar el valor de su participación.El aumento o disminución del capital social requiere reforma estatutaria.

El capital se divide en cuotas de igual valor que confieren un voto cada una.Se integra con los aportes de capital de los socios comanditarios colectivos.El aumento o disminución del capital social requiere reforma estatutaria.

El capital se divide en acciones de igual valor.Este se integra con los aportes de capital de los socios comanditarios y colectivos.El aumento de capital autorizado requiere reforma estatutaria.

El capital se divide en acciones de igual valor.Las acciones en circulación corresponden al capital pagado por los accionistas.Se pueden emitir acciones privilegiadas, acciones de goce o industria, acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto y bonos obligatoriamente convertibles en acciones.

El capital se divide en cuotas de igual valor.El aumento o disminución del capital social requiere reforma estatutaria.

Número de socios o

accionistas

Mínimo dos sociosNo hay limite máximo

Mínimo un socio gestor y máximo 25 socios comanditarios

Mínimo un socio gestor y 5 comanditarios. No hay limite máximo

Mínimo 5 accionistas.No hay limite máximo

Mínimo 2 socios y máximo 25

Responsabilidad de los socios

Solidaria e ilimitada Socios gestores:Solidaria e ilimitada.Socios Comanditarios: hasta el monto de sus aportes salvo excepciones por obligaciones tributarias y laborales.

Socios gestores:Solidaria e ilimitada.Socios Comanditarios: hasta el monto de sus aportes.

Hasta el monto de sus aportes. Hasta el monto de sus aportes salvo excepciones por obligaciones tributarias y laborales.

Órganos Sociales

Junta de SociosRepresentante Legal

Junta de SociosRepresentante Legal

Asamblea de AsociadosRepresentante Legal

Asamblea General de Accionistas.Junta DirectivaRepresentante Legal

Junta de SociosRepresentante Legal

Cesión de Participaciones

Sociales

Requiere autorización expresa de los consociosRequiere reforma estatutaria

Los socios comanditarios pueden ceder sus cuotas agotando el derecho de preferencia salvo estipulación en contrario establecida en los estatutos sociales.Los socios gestores requieren autorización expresa de los demás comanditarios.La cesión requiere reforma estatutaria

Las acciones son libremente negociables salvo que se pacte derecho de preferencia en los estatutos socialesLa cesión de acciones no requiere reforma estatutaria.

Las acciones son libremente negociables salvo que se pacte derecho de preferencia.La cesión de acciones no requiere reforma estatutaria.

Existe derecho de preferencia para la cesión de cuotas de participaciónLa cesión de cuotas requiere reforma estatutaria

Pago de Capital

En la escritura de constitución de la sociedad los socios se obligan a hacer un aporte.

Pagan la totalidad del capital en el momento de constitución de la sociedad.

Suscriben el 50% del capital autorizado y pagan la tercera parte del capital suscrito.

Suscriben el 50% del capital autorizado y pagan la tercera parte del capital suscrito.

Pagan la totalidad del capital en el momento de la constitución de la sociedad.

Revisor Fiscal No requiere salvo las excepciones de ley. No requiere salvo las excepciones de ley. Requiere Requiere No requiere salvo las excepciones de ley.

PASOS GENERALES PARA LA CONSTITUCIÓN DE SOCIEDADES

1. Decisión de que tipo de forma societaria se usará y definir los estatutos de la sociedad que va a ser constituida

ESCRITURA DE CONSTITUCIONLa escritura pública de constitución de la sociedad o sucursal deberá suscribirse ante

un notario público y deberán comprender, entre otros, lo siguiente:

• Nombre y domicilio de los accionistas o socios.• Clase de sociedad que se constituye y su nombre.• Domicilio de la sociedad y de las sucursales si hubiere.• Objeto social.• Capital de la sociedad y valor nominal de las acciones/cuotas.• Nombre del representante legal de la sociedad y su suplente, incluyendo sus

atribuciones y limitaciones.

ESCRITURA DE CONSTITUCION• Nombre de los miembros de la junta directiva (al menos tres) y sus suplentes,

incluyendo sus obligaciones.• Nombre del revisor fiscal y un suplente. La ley autoriza que se nombre a una firma

auditora la cual deberá designar a la persona que ejercerá como revisor fiscal y su suplente.

• Término de duración de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma.

• La época y forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, así como la manera de deliberar y decidir sobre los asuntos de su competencia.

• Las fechas en que se deben preparar los estados financieros.• La forma en que se deben distribuir los beneficios sociales con indicación de las

reservas que deben hacerse.• La forma de hacer la liquidación de la sociedad, una vez disuelta.• La forma en que los asociados y los administradores sociales, resolverán sus

eventuales diferencias.

2. Elevar y/o protocolizar en escritura pública• La firma de la escritura pública de constitución genera el pago de derechos

notariales que oscilan entre 2.7 y 3.0 por mil del valor del capital asignado.

• En el caso de constitución de una empresa unipersonal no se requiere de escritura pública, basta con un documento privado salvo que los activos que se destinen a la empresa sean bienes que requieran de escritura pública. El documento privado deberá contener:

– Nombre y domicilio del empresario.– Denominación o razón social de la empresa.– Domicilio de la empresa.– Objeto social.– Capital de la empresa y estimación de valor de los bienes aportados.– Número de cuotas de igual valor en que se dividirá la empresa.– Forma de administración y el nombre, documento de identidad y facultades

del administrador.– Término de duración de la sociedad y las causales de disolución anticipada

de la misma.

3. Obtener las cartas de aceptación de los cargos de la sociedad

Deberán obtenerse cartas de aceptación al cargo de las personas nombradas en los estatutos de la compañía, como es el caso del representante legal y su suplente, los miembros principales y suplentes de la junta directiva y el revisor fiscal y su suplente, cuando haya lugar a cada nombramiento. Dichas cartas deben incluir el nombre completo de la persona que acepta el cargo, el cargo, el documento y número de identificación de la persona y su firma.

4. Efectuar el registro mercantil y obtener el NIT

• La escritura pública de constitución, las cartas de aceptación y el formulario adicional para fines tributarios (RUT y RIT si es el caso) diligenciado, indicando los impuestos a los que la compañía estará sujeta, deberán inscribirse en la Cámara de Comercio del domicilio de la compañía. Para ello debe diligenciarse el formulario de matrícula mercantil y el formulario adicional para información tributaria que provee la Cámara. Dicha entidad expedirá un certificado de existencia y representación legal de la compañía.

• La inscripción en la Cámara, está sujeta al pago del impuesto de registro, equivalente al 0.7% del monto del capital de la compañía. Dicha inscripción debe renovarse anualmente ante la misma entidad, tramite cuyo valor depende del monto de los activos de la compañía.

• Una vez constituida, en los dos días siguientes, la Cámara otorga a la compañía el Número de Identificación Tributaria -NIT-.

• El registro tiene carácter de obligatorio y el retardo lleva consigo sanciones.

Concluidos los pasos anteriores la compañía se encuentra constituida, existe ante terceras personas y puede iniciar sus operaciones.

5. Registrar los libros de la compañía en la Cámara de Comercio

• Toda sociedad deberá tener libros corporativos y de contabilidad (libro de registro de accionistas, libro de actas de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios, libro de actas de la junta directiva, libro diario, mayor, de balance y de inventarios). Las sucursales y las empresas unipersonales sólo requieren de los libros de contabilidad.

Dichos libros tendrán que inscribirse en la Cámara de Comercio del domicilio de la compañía.

6. Abrir una cuenta bancaria

Toda compañía deberá abrir una cuenta a su nombre en la entidad bancaria de su elección, en la cual, entre otros, se hará el depósito del capital por parte de los inversionistas.

OTROS TRAMITES

De funcionamiento

Son trámites de carácter operativo• Solicitud de concepto de uso ante las curadurías urbanas • Concepto de sanidad,• De bomberos• De derechos de autor.

OTROS TRAMITES

Laborales

• Una vez se ha decidido que forma laboral se adoptará se deben llevar a cabo algunos o todos los registros que ordena la ley laboral

• ARP• EPS• Fondos de cesantías y de pensiones• Cajas de compensación• Ministerio de trabajo

DIRECCION Y ADMINISTRACION DE LA EMPRESA

Los órganos de dirección más característicos en el ejercicio comercial son los de las Sociedades Anónima y Limitada, sin embargo, dependiendo del tipo de sociedad pueden variar o simplemente prescindir de uno o varios de estos organismos, estos son:

• Junta de socios• Junta Directiva• Gerente• Revisoría Fiscal

JUNTA DE SOCIOS

FUNCIONES:

1. Estudiar y aprobar las reformas de los estatutos;

2. Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores;

3. Disponer de las utilidades sociales conforme al contrato y a las leyes;

JUNTA DE SOCIOS4. Hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes, fijar las

asignaciones de las personas así elegidas y removerlas libremente;

5. Considerar los informes de los administradores o del representante legal sobre el estado de los negocios sociales, y el informe del revisor fiscal, en su caso;

6. Adoptar, en general, todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados;

7. Constituir las reservas ocasionales, y

8. Las demás que les señalen los estatutos o las leyes.

REUNIONES

• Ordinarias: Una vez al año, por lo menos

• Extraordinarias: Cuando sean convocados.

ACTAS

• Numeradas cronológicamente y en forma continua

• Encabezado

1. Ciudad donde se efectúa la reunión.2. Hora.3. Fecha de la sesión.4. Fecha en que ella se convocó.5. Indicación de quién hizo la citación y la calidad en que la efectuó.6. Medio utilizado para convocarla.7. Lugar donde se llevó a cabo la reunión.8. Nombre de la sociedad.9. Lista de socios o accionistas que asistieron o que se hicieron representar, con

indicación del número de cuotas o acciones de cada uno de ellos.

ADMINISTRACION DE LA SOCIEDAD

• Representante legal• Miembros de juntas o consejos directivos

La representación de la sociedad y la administración de sus bienes y negocios se ajustarán a las estipulaciones del contrato social, conforme al régimen de cada tipo de sociedad.

DEBERES DE LOS ADMINISTRADORES

Obrar de buena fe, con lealtad y diligencia en interés de la sociedad y de sus asociados.

1. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social.

2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias.

DEBERES DE LOS ADMINISTRADORES

3. Velar por que se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal.

4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad.

5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada.

6. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos.

7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas.

DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES

Se hace en proporción a la parte pagada del valor nominal de las acciones, cuotas o partes de interés de cada asociado.

• No podrán distribuirse si no se hallan justificadas por balances

• Tampoco podrán distribuirse utilidades mientras no se hayan enjugado las pérdidas de ejercicios anteriores que afecten el capital.