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Celia Dalila Caal Poou

Módulo de Actualización Sobre la Elaboración y Manejo de Inventarios

Asesor: Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda

Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Departamento de Pedagogía

Guatemala, Octubre de 2009

Este informe fue presentado por la autora como trabajo de Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- previo a optar al grado de Licenciada en Pedagogía y Administración Educativa. Guatemala, Octubre de 2009

ÍNDICE INTRODUCCIÓN i CAPÍTULO I. 1 DIAGNÓSTICO 1.1. Datos generales de la institución 1 1.1.1. Nombre de la institución. 1 1.1.2. Tipo de institución 1 1.1.3. Ubicación geográfica 1 1.1.4. Visión 1 1.1.5. Misión 1 1.1.6. Objetivos 2 1.1.7. Metas 2 1.1.8. Políticas 3 1.1.9. Estructura organizacional 4-5 1.1.10. Recursos (humanos, físicos y financieros 6 1.2. Técnicas utilizadas para efectuar el diagnostico 7 1.3. Lista de carencias 8 1.4. Cuadro de análisis y priorización de problemas 10 1.5. Datos de la institución beneficiada. 11 1.5.1. Nombre de la institución 11 1.5.2. Tipo de institución 11 1.5.3. Ubicación geográfica 11 1.5.4. Visión 11 1.5.5. Misión 11 1.5.6. Políticas 11 1.5.7. Objetivos 12 1.5.8. Metas. 12 1.5.9. Estructura organizacional 13 1.5.10. Recursos (humanos, materiales, financieros). 14 1.6. Lista de carencias. 14 1.7. Cuadro de análisis y priorización de problemas 15 1.8. Análisis de viabilidad y factibilidad. 18 1.9. El problema seleccionado 20 1.10. Solución propuesta como viable y factible 20 CAPÍTULO II PERFIL DEL PROYECTO 2.1. Aspectos generales. 21 2.1.1. Nombre del proyecto. 21 2.1.2. Problema. 21 2.1.3. Localización. 21 2.1.4. Unidad Ejecutora 21 2.1.5. Tipo de proyecto 21

2.2. Descripción del proyecto 21 2.3. Justificación 22 2.4. Objetivos del proyecto 23 2.4.1. Generales 23 2.4.2. Específicos 23 2.5. Metas. 23 2.6. Beneficiarios 24 2.7. Fuentes de financiamiento y presupuesto. 24 2.8. Cronograma de actividades de ejecución del proyecto 24 2.9. Recursos (humanos, materiales, físicos, financieros) 25 CAPÍTULO III. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO 3.1. Actividades y resultados 28 3.2. Productos y logros 29-79 CAPITULO IV PROCESO DE EVALUACIÓN. 4.1. Evaluación del diagnóstico 80 4.2. Evaluación del perfil 81 4.3. Evaluación de la ejecución 82 4.4. Evaluación final 83 CONCLUSIONES 85 RECOMENDACIONES 86 BIBLIOGRAFIA 87 APENDICE ANEXO

INTRODUCCION

El presente informe es parte del Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- de la

Universidad de San Carlos de Guatemala, en la carrera de Licenciatura en

Pedagogía y Administración Educativa, de la Facultad de Humanidades, en el cual se

integra la socialización y aplicación de las experiencias de aprendizaje obtenidas,

además de permitir en el estudiante la posibilidad de convertirse en agente de

cambio dentro del ámbito de la administración educativa. El Ejercicio Profesional

Supervisado -EPS- fue realizado en la Dirección Departamental de Educación de la

ciudad de Cobán, Alta Verapaz en este caso como Institución patrocinante y como

Institución Beneficiada se apoyo a la Supervisión Educativa del Distrito Escolar 16-

01-01 del municipio de Cobán, departamento de Alta Verapaz.

La primera etapa del –EPS- consistió en un Diagnóstico institucional que se inicia

con la recopilación de información sobre la Dirección Departamental de Educación,

ciudad de Cobán, Alta Verapaz, con el objeto de identificar y priorizar las

necesidades y problemáticas con el fin definir un problema. Asimismo, el análisis de

viabilidad y factibilidad a las alternativas de solución identificadas, para el problema

priorizado, de la misma manera se realizó en la institución beneficiada siendo la

Supervisión Educativa del Distrito Escolar 16-01-01 del municipio de Cobán, donde

se constató que existe deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los

establecimientos educativos.

Por lo que para poder brindar respuesta a la necesidad se continua con la segunda

etapa que es la Formulación del perfil de proyecto en el cual se definen

claramente los elementos que caracterizan el proyecto seleccionado,

estableciéndose el nombre del proyecto, el área geográfica a desarrollarse, la

institución, los beneficiarios y responsables, asimismo las fuentes de financiamiento

para el presente caso se le dio énfasis a un documento que permitirá la actualización

en la elaboración y manejo de inventarios de acuerdo a los lineamientos que

establece el Ministerio de Educación.

i

Durante la tercera etapa de Ejecución se detallan las actividades previstas, entre las

cuales se contemplan la elaboración de un módulo de actualización sobre la

elaboración y manejo de inventarios así como talleres de socialización teniendo en

cuenta un margen de flexibilidad debido a que en el desarrollo de las mismas surjan

acontecimientos imprevistos.

La última etapa de Evaluación permite verificar los logros alcanzados durante cada

una de las etapas del –EPS- y una evaluación general, que comprende los

resultados obtenidos de forma general.

Luego de la ejecución de cada una de estas etapas, se procedió al análisis de los

resultados obtenidos en cada una, deduciendo así las conclusiones y

recomendaciones.

Al final del informe, aparecen las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y los

apéndices y anexos que contiene todas las herramientas utilizadas en el -EPS-, para

recopilar la información que sirvió de base para la estructura del presente informe.

En síntesis los resultados del trabajo de -EPS- se reflejan en la aceptación y en el

interés que muestran El Supervisor Educativo y los Directores en actualizarse sobre

el tema de la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación

ii

1

CAPITULO I DIAGNOSTICO

1.1 Datos generales de la institución 1.1.1 Nombre de la institución:

Dirección Departamental de Educación, Sede Departamental de Cobán, Alta

Verapaz

1.1.2 Tipo de institución:

Semiautónoma porque tiene derechos y responsabilidades en la toma de

decisiones para equilibrar en el las contrataciones de Técnicos Auxiliar 1 y

2, bajo el reglón 011, 021, Reubicaciones de personal docente y

administrativo, postulaciones, creaciones, cierre y traslado de

establecimientos.

1.1.3. Ubicación geográfica: La Dirección Departamental de Educación, esta ubicada en la 1ra. Calle

5-19 zona 1, del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz.

1.1.4 . Visión de la institución: “Ciudadanos con carácter, capaces de aprender por sí mismos,

orgullosos de ser guatemaltecos, empeñados en conseguir su

desarrollo integral, con principios, valores y convicciones que

fundamentan su conducta.”1

1.1.5 Misión de la institución: “Somos una Institución evolutiva, organizada, eficiente y eficaz,

generadora de oportunidades de enseñanza-aprendizaje,

orientada a resultados, que aprovecha diligentemente las

1 Ministerio de Educación. Manual de Operaciones de las Direcciones Departamentales. Guatemala. Octubre de 1998

2

oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con una

Guatemala mejor.”2

1.1.6 Objetivos. “Asegurar que las herramientas, documentos e instrumentos curriculares

respondan a las características, necesidades y aspiraciones de cada uno de los pueblos que conforman nuestro país.

Incrementar la cobertura educativa en todos los niveles del sistema, con equidad, pertinencia cultural y lingüística.

Implementar programas y mecanismos con énfasis en la niñez en situación de pobreza

Fomentar la cultura y cosmovisión de los pueblos indígenas por medio del fortalecimiento de una educación pertinente, bilingüe y multicultural que se incorpore a un mundo global.

Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y pertinencia del servicio en todos los niveles educativos y sectores; y que permita a los egresados del sistema incorporarse al diálogo en contextos multiculturales y globalizados.

Estimular la participación social en la transformación educativa, con procesos claros, democráticos y descentralizados, que incorporen el proceso educativo al quehacer comunitario.

Promover el aumento de la inversión del sistema escolar, que permita financiar las intervenciones educativas necesarias para alcanzar las metas comprometidas a nivel nacional e internacional.

Avanzar sobre la base del marco normativo existente hacia la realización de un proceso de descentralización del sistema educativo. Un elemento fundamental en este proceso es el fortalecimiento de los consejos municipales de educación, lo cual contribuirá a la transparencia de la política educativa.

Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y pertinencia del servicio en todos los niveles, con visión de largo plazo.”3

1.1.7 Metas de la institución:

• “Capacitar a los alumnos, docentes y supervisores en diferentes áreas de la educación.

• Dotar a los alumnos y docentes de materiales y equipos educativos

• Verificación de la calidad de visitas y monitoreo a establecimientos educativos

• Emitir nombramientos del renglón 011 y contratos del renglón 021

• Implementación de carreras técnicas (Informática, turismo, diseño gráfico, etc.)

• Homologación y certificación de carreras

2 Ministerio de Educación. Manual de Operaciones de las Direcciones Departamentales. Guatemala. Octubre de 2008 3 WWW.mineduc,gob.gt

3

• Certificación del PEI

• Docentes beneficiados con el programa de Bienestar Magisterial

• Alumnos beneficiados con el programa de Becas y Subvenciones

• Docentes beneficiados con e programa de Bono por Ruralidad

• Alumnos beneficiados con el programa de Gratuidad Educativa

• Personal capacitado en Educación Bilingüe

• Población beneficiada mediante la implementación del Modelo EBI y Currículo por pueblos

• Implementar el proceso de Reestructuración en la Dirección Departamental

• Procesos sustantivos transferidos a la Dirección Departamental (Recursos Humanos, Programas de apoyo, Adquisiciones, supervisión y planificación Educativa).

• Implementación del Modelo de apoyo a la Gestión Escolar 4

1.1.8 Políticas de la Institución: 1.1.8.1 Políticas Generales

“Avanzar hacia una educación de Calidad

Ampliar la cobertura educativa incorporando especialmente a los Niños y

niñas de extrema pobreza y de segmentos vulnerables.

Justicia social a través de equidad educativa y permanencia escolar.

Fortalecer la educación bilingüe intercultural.

Implementar un modelo de gestión transparente que responda a las necesidades de la comunidad educativa.

1.1.8.2 Políticas Transversales

Aumento de la inversión educativa

Descentralización educativa

Fortalecimiento de la institucionalidad del sistema educativo Nacional ¨.5

________________ 4 Dirección Departamental de Educación. Informe de Avances de la Agenda Educativa de la Dirección Departamental.

Cobán Alta Verapaz, Guatemala. 2009

5 WWW.mineduc.gob.gt

4

1.1.9 Estructura Organizacional.

• “Director Departamental de Educación

• Asesoría Jurídica

• Secretaría

• Oficina de Servicio a la Comunidad (OSC)

• Unidad de Desarrollo Educativo (UDE)

• Unidad de Desarrollo Administrativo (UDA)

• Unidad de Planificación y Administración Financiera “6

____________________________ 6 Ministerio de Educación. Manual de Operaciones de las Direcciones Departamentales. Guatemala. Octubre de 1998

5

Fuente: Dirección Departamental de Educación, Departamento de Recursos Humano

D IR E C T O R D E P A R T A M E N T A L D E E D U C A C IÓ N

A se so ría Ju r íd ica

P la n if ica c ió n E d u ca tiva

A u d ito ría In te rn a

C o m u n ica c ió n S o c ia l

S u b -D ire cc ió n A d m in is tra tiva F in a n c ie ra

D e p a rta m e n to d e R e cu rso s H u m a n o s

D e p a rta m e n to A d m in is tra t ivo

S u b -D ire cc ió n d e F o rta le c im ie n to a la

C o m u n id a d E d u ca tiva

D e p a rta m e n to d e C o o rd in a c ió n d e

P ro g ra m a s d e A p o yo

D e p a rta m e n to d e O rg a n iza c ió n

E sco la r

S u b -D ire cc ió n T é cn ico P e d a g ó g ica

A n á lis is D o c u m e n ta l

In v e n ta r io

O p e ra c io n e s d e C a ja

R e g is tro y S e g u im ie n to

p re s u p u e s ta r io

R e c lu ta m ie n to y S e le c c ió n d e

P e rs o n a l

G e s tió n y D e s a rro llo d e P e rso n a l

J A D O

A d q u is ic io n e s

A te n c ió n a l P ú b lic o

D e p a rta m e n to F in a n c ie ro

D e te rm in a c ió n d e la D e m a n d a

In fra e s tru c tu ra E sco la r

A lm a c é n

S e rv ic io s G e n e ra le s

D e p a rta m e n to d e A s is te n c ia

P e d a g ó g ica y D ire cc ió n E sco la r

D e p a rta m e n to A se g u ra m ie n to d e la

C a lid a d

D e p a rta m e n to d e E n tre g a E d u ca tiva

In v e s tig a c ió n y E v a lu a c ió n P e d a g ó g ic a

A c re d ita c ió n y C e rtific a c ió n P ro y e c to s E d u c a tiv o s

In s titu c io n a le s

E d u c a c ió n E s c o la r

E d u c a c ió nE x tra e s c o la r

C a p a c ita c ió nD o c e n te

J C P

D e s a rro llo M a g is te r ia l

P á g in a 1

E s tru c tu ra O rg a n iz a tiv a P ro p u e s taD ire c c ió n D e p a rta m e n ta l T ip o C

ju e v e s , 0 3 d e ju lio d e 2 0 0 8

E la b o ra d o p o r : C o o rd in a c ió n d e D ire cc io n e s D e p a rta m e n ta le s

In fo rm á tica

D e sa rro llo In s titu c io n a l

5

6

1.1.10 Recursos (Humanos, Físicos, Financieros) Humanos Personal Administrativo: 107 servidores públicos administrativos distribuido en las

distintas dependencias internas de la Dirección Departamental Usuarios: Todos los docentes y administradores de los sectores públicos y privados

de los niveles preprimario, primario y medio

Personal Operativo: 10 conserjes

Físicos: La Dirección Departamental de Educación, esta ubicada en la 1ra. Calle 5-19 zona 1,

del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz y de acuerdo con la

información brindada por el encargado de la sección de inventarios se cuenta con

edificio propio, teniendo los siguientes ambientes

No. Ambientes Cantidad

1. Oficinas 15

2. Salón para reuniones 01

3. Sanitarios ( femenino, masculino) 04

4 Parqueo para vehículos 01

No.

Descripción del mobiliario y equipo

Cantidad

1. Escritorios de oficina 107

2. Sillas 150

4. Computadoras 20

5. Pizarrón 20

7. Archivadores 42

8. Teléfonos/ fax 02

9 Extensiones telefónicas 57

10 Fotocopiadoras 2

7

Financieros:

La asignación económica la Proporciona el Ministerio de Educación de acuerdo a las

necesidades del departamento, plasmadas en el Plan Operativo Anual que Presenta

la Dirección Departamental de Educación y alcanza un aproximado anual de

Q.3231000,000 distribuido entre proyectos y programas, además de aportes que

brindan las diferentes ONGs.

1.2. Técnica utilizada para el diagnóstico

Durante la etapa del diagnóstico se utilizaron varias técnicas, aplicadas al personal

de las distintas secciones para identificar los problemas existentes dentro de la

institución, paso al que se le llama detección, para lo cual se aplicaron las técnicas:

Lluvia de ideas que se utiliza en la metodología del marco lógico, teniendo como

instrumento tarjetas que se le brindan a los participantes.

Interrogatorio, se realizó preguntas a los miembros de las instituciones así como a

los usuarios

Discriminación a través de tarjetas que formaron el árbol de problemas con las

causas y efectos

Observación se aplicó con las fichas como instrumento

Con la técnica de los números se priorizó detectando los problemas que ameritan

mayor atención, a los cuales se les aplico la técnica de priorización por objetivos

En la definición se aplicó el árbol de problemas y el árbol de objetivos.

La identificación de alternativas de solución se realizó a través de la lluvia de

ideas.

El análisis de viabilidad y factibilidad se llevó a cabo empleando una ficha técnica

por cada una de las alternativas de solución planteadas, aplicando la técnica de

11 Retroproyectores 5

12 Televisores 3

13 Equipo de amplificación 1

14 Maquinas de escribir 12

15 Impresoras 20

8

Análisis de Viabilidad y Factibilidad en función de las opciones del árbol de

objetivos.

Dichas técnicas aplicadas se pueden observar en el área de apéndice.

1.3 Lista de carencias Con las técnicas mencionadas se logró identificar las siguientes carencias:

1. Falta de control sobre los bienes con que cuenta los establecimientos

2. Desactualización sobre la elaboración de inventarios

3. No existe material de apoyo específico en la elaboración de Inventarios

4. Falta de aplicación de Relaciones Humanas en la atención al público

5. Faltas de eficacia en los trámites al personal

6. Falta de agilización en los trámites administrativos

7. No existe un área específica de información y orientación al público

8. Falta información masiva a los usuarios sobre los nuevos programas que

implementa

9. No existen textos educativos para distribuir en los establecimientos

10. No se cuentan con recursos económicos para reproducir textos

11. No se distribuyen los textos a inicios del ciclo escolar

12. Falta de apoyo a la orientación vocacional de nivel medio en los

establecimientos del municipio de Cobán, Alta Verapaz.

13. Falta de divulgación de los valores morales, sociales y normas de cortesía en los

establecimientos

14. No existe sala de espera equipada de atención al público

15. No se cuenta con sanitarios al servicio de los usuarios

Del listado anterior los númerales del 1 al 3 se refieren a Deficiencia en el manejo de

bienes con que cuentan los establecimientos educativos. Del 4 al 8 a Insuficiente

cumplimiento de las funciones administrativas del personal. Del 9 al 11 a Deficiencia en la

calidad educativa de los establecimientos. Del 12 y 13 a Indiferencia de los educandos hacia

la superación profesional. Del 14 y 15 a Inadecuadas instalaciones al servicio de los

usuarios.

Definidos los problemas y factores que lo provocan que se indican las posibles soluciones

que se listan en el siguiente cuadro:

9

No. Problemas Factores que lo producen Soluciones

1 Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos.

1. Sobrecarga de funciones a los supervisores

2. No existe material de apoyo específico para directores en la elaboración de inventarios

3. Des actualización sobre la elaboración de inventarios que maneja el Ministerio de Educación

1. Creación de una comisión de apoyo entre directores al supervisor

2. Fortalecimiento en el manejo de

inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar.

3. Implementación de un taller de sensibilización en la elaboración y manejo de inventarios a directores del distrito

2 Insuficiente cumplimiento de las funciones administrativas del personal

1. Desinterés en el conocimiento de las funciones del personal.

2. No hay orientación sobre una buena administración al personal.

3. Falta de concientización sobre la labor administrativa que deben realizar

1. Elaboración de un manual de funciones bien definidas

2. Elaborar un plan de inducción hacia las actividades específicas de cada área de la administración

3. Implementar un taller de sensibilización entre el personal

3 Indiferencia de los educandos hacia la superación profesional

1. Inadecuada orientación vocacional

2. Escasa motivación hacia la superación profesional

3. Falta de interés de los padres de familia en la educación de sus hijos

1. Promover un taller de sensibilización sobre relaciones humanas dirigido al personal del distrito

2. implementación de un taller de concientización en relación a la ética profesional al personal del distrito

3. Definir labores en el orden jerárquico de la institución a través de un manual de funciones al personal del distrito

4 Deficiencia en la calidad educativa de los establecimientos

1. Falta de textos

2. Carecen de materiales y recursos didáctico

3. No se cumple con la entrega insumos a inicios del ciclo escolar de por parte del Ministerio de Educación

1. Gestionar la impresión de textos ante instituciones no gubernamentales que apoyan la educación

2. Concientizar al docente en la aplicación de su creatividad para la elaboración de material didáctico

3. Elaborar solicitudes para que se cumplan los compromiso que adquirió el Gobierno ante el Ministerio de Educación

5 Inadecuadas instalaciones al servicio de los usuarios

1. No se cuentan con recursos económicos para ampliarla

2. Desinteres por parte de las autoridades

3. No existe sala de espera de atención al público equipada

1. Gestionar ante instituciones que brindan apoyo y recursos económicos

2. Concientizar a las autoridades de la necesidad de ampliar las instalaciones

3. Crear un salón de espera a los usuarios equipada

10

1.4 cuadro de análisis y priorización de problemas

A continuación se presentan los cinco problemas o necesidades priorizados del listado de carencias.

No. Problemas



3 Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos

4 Deficiencia en la calidad educativa en los establecimientos


Después de aplicada la Técnica de Priorización por Funciones, los problemas

según el conteo, por prioridad quedaron de la siguiente manera:

PROBLEMAS PUNTEO

1. Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los

establecimientos educativos

7

2. Insuficiente cumplimiento de las funciones administrativas del

personal

6

3. Indiferencia de los educandos hacia la superación profesional 5

4. Deficiencia en la calidad educativa en los establecimientos 4

5. Inadecuadas instalaciones al servicio de los usuarios 3

Como se puede observar el problema número uno obtuvo el mayor punteo lo cual

significa que es el problema, que amerita atención en el distrito escolar

11

1.5. Datos de la institución beneficiada.

1.5.1. Nombre de la institución Supervisión Educativa, Distrito Escolar No. 16-01-01

1.5.2. Tipo de institución Educativo a nivel superior

1.5.3. Ubicación geográfica Actualmente ubicado en el Centro Educativo Municipal “CEM” Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz

1.5.4. Visión “Ser una Supervisión Administrativa que contribuya al desarrollo de una educación científica y democrática al servicio de la población educativa como factor de desarrollo social y económico de nuestra nación”.7

1.5.5. Misión.

“Una Supervisión Administrativa creada por la finalidad de mejorar la calidad Educativa y Promover actitudes de compromiso con el desarrollo de una educación científica y democrática al servicio de la Comunidad Educativa.”8

1.5.6. Políticas o Manejar de manera eficiente la administración del personal. o Orientar y capacitar al personal en programas y actividades eventuales

y poniendo en marcha procedimientos de evaluación o Aplicar la legislación educativa vigente en los casos administrativos o Justificar la creación y ampliación de plazas en su jurisdicción a fin de

ofrecer mayor cobertura en los servicios educativos o Velar por el uso y aprovechamiento de todos los recursos físicos con

que se cuenten en los establecimientos o Contribuir a la orientación para el buen funcionamiento de proyectos y

actividades que enriquezcan el presupuesto de los establecimientos”.9 _______________________ 7 Dirección Departamental de Educación. Manual de Supervisión. Ministerio de Educación. Guatemala. Octubre de 1998. Pag. 15. 8 IBID pag. 16 9 IBID pag. 20

12

1.5.7. Objetivos.

1.5.7.1 Objetivos General: “Coadyuvar a elevar la eficiencia interna y externa del sistema y del proceso educativo, con calidad y equidad.

1.5.7.2 Objetivos Específicos: Propiciar la permanente vinculación de la oferta educativa con

el mercado de trabajo en los ámbitos nacional, regional y local. Cobertura de la población dispersa y marginadas de los

servicios. Atención a los grupos indígenas monolingües. Promover la creación de modalidades alternativas no

tradicionales, destinadas a satisfacer necesidades de formación, cobertura de población y divulgación del conocimiento.

Impulsar la realización cooperativa, integrada y coordinada de las acciones de investigación, ejecución y evaluación educativa de los aspectos técnicos-pedagógicos en los ámbitos nacional, regional y local.

Autonomía para adecuar el trabajo docente y administrativo a los requerimientos específicos del medio.”10

1.5.8. Metas. a) “Contribuir a elevar la calidad de la educación, para que responda a las

necesidades y expectativas de los diversos grupos de la población y a los requerimientos del desarrollo económico y social, tanto regional como nacional.

b) Coadyuvar en la aplicación de la filosofía de la educación nacional y en

la ejecución de las políticas, planes y programas del sector de educación.

c) Hacer efectiva la democratización proporcionando la igualdad de

oportunidades regionales, locales y étnicas para una educación permanente y promoviendo la interacción y participación de individuos y grupos en el proceso educativo.

d) Facilitar la interacción y correlación interna del Sector Educativo escolar,

extraescolar en sus aspectos sociales y culturales.

e) Promover actitudes de compromiso con el desarrollo de una educación científica y democrática al servicio de todos los grupos de la población y que participe como factor del desarrollo social.”11

______________________________________

10 Dirección Departamental de Educación. Manual de Supervisión. Ministerio de Educación. Guatemala. Octubre de 1998. Pag. 23 11 IBID. PAG. 25

13

1.5.9 Estructura Organizacional:

La autoridad máxima del distrito es el Ministerio de Educación, Dirección Departamental de Educación, Supervisión Educativa, Coordinación Técnico Administrativo y directores. La Relación que tiene de cada instancia es lo que llamamos lineal.

Fuente: Supervisión Educativa. Distrito Escolar 16-01-01 1.5.9. Recursos (humanos, materiales, financieros) 1.5.10.1 Recursos Humanos Personal administrativo: Supervisor Educativo: Walter Geovany Macz 2 Secretarias: Helen Alejandrina Ba Pacay Indira Maaz Sumalé Usuarios: 44 Directores de las Escuelas del Nivel Preprimaria y Primaria 407 Docentes de las Escuelas del nivel Preprimaria y Primaria

Ministerio de Educación

Dirección Departamental de Educación.

Supervisión Educativa

Directores del nivel Preprimario y Preprimario

Secretaría

Docentes

14

1.5.10.2 Recursos Físicos De acuerdo a la información brindada por la secretaria de la Supervisión Educativa del Distrito Escolar, se cuentan con los siguientes recursos: No. Ambientes Cantidad 1. Oficinas 1 2. Salón para bodega 1 3. Sanitarios 2 1.5.10.3 Recursos Materiales No. Descripción del equipo, mobiliario y materiales Cantidad 1 Escritorios de oficina 2 2 Sillas 6 3 Computadora 1 4 Archivadores 3 5 Teléfono 1 6 Máquina de escribir 1 7 Librera 1 1.5.10.4 Recursos Financieros La Supervisión educativa no tiene un fondo económico específico para cubrir las necesidades que se tienen pues La Dirección Departamental de Educación asigna mobiliario y equipo también otorga vales para papelería o materiales de oficinas y suministros varios requeridos. 1.6 Lista de carencias.

Para obtener el listado de carencias de la Coordinación Técnica

Administrativa del distrito escolar 16-01-01 fue necesario realizar una reunión con el

personal para que a través de una lluvia de ideas se pudiera apoyar de acuerdo a lo

priorizado por la Dirección Departamental de Educación, sede Cobán, Alta Verapaz,

en relación a su objetivo, teniendo como listado de necesidades las siguientes:

15

No. Carencias 1 Falta de actualización administrativa en los establecimientos educativos 2 Escaso material informativo sobre el cumplimiento de las funciones

administrativas 3 Falta conocimiento sobre legislación educativa 4 Poca agilización de los trámites administrativos en los distritos 5 No se cuentan con recursos tecnológicos adecuados en la supervisión 6 Poco apoyo en el fortalecimiento a la labor de las supervisión

educativa 7 Inadecuado presupuesto para cubrir las necesidades en la supervisión

educativa 8 Desvió de la comunicación entre personal 9 Poca aplicación de valores morales de los usuarios al solicitar

información 10 Falta de información actualizada y constante hacia los directores 11 Descontrol en el manejo de los bienes en los establecimientos del distrito12 No se cuenta con un documento específico de orientación en la

elaboración de inventarios 13 Falta de control sobre los bienes con que cuenta los establecimientos 14 Poco apoyo a directores en el conocimiento de inventarios 15 Conflictos que generan las actividades programadas por las

autoridades 16 Inconformidad por traslape de actividades entre la comunidad educativa 17 No se respeta lo plasmado en el Plan operativo Anual

Del listado de carencias se procedió a definir los problemas que se encentran en la Supervisión Educativa, constatando que los numerales del 1 al 4 corresponde a la desorganización administrativa en los establecimientos. Del 5 al 7 a Inadecuados programas de apoyo y fortalecimiento a la labor de las supervisiones educativas. Del 8 al 10 Inadecuadas relaciones humanas entre personal del distrito. Del 11 al 14 a Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos. Del 15 al 17 a Inconvenientes en cuanto al calendario escolar que se maneja en el distrito

1.7. Cuadro de análisis y priorización de problemas Para realizar el análisis de los problemas identificados en la institución se elaboro el siguiente cuadro, en donde se determinaron sus causas y posibles soluciones.

16

No. Problemas Factores que lo producen Soluciones

1 Desorganización administrativa en los establecimientos

1. Desactualización administrativa

2. Inexistencia de inducción al puesto de directores

3. Falta de habilidad en el uso de tecnología adecuada

1. Elaboración de un manual de funciones para directores

2. Implementación de un diplomado de inducción al puesto de directores

3. Implementación de talleres en el ámbito de actualización tecnológica a directores

2 Inadecuados programas de apoyo y fortalecimiento a la labor de las supervisiones educativas

4. Desinterés en las autoridades educativas

5. No se cuentan con recursos económicos

6. Centralización de funciones administrativas

4. Promover talleres de socialización entre supervisores educativos

5. Elaboración de una propuesta de presupuesto conforme a las necesidades del distrito

6. Implementar un taller de sensibilización a los supervisores

3 Inadecuadas relaciones humanas entre personal del distrito

4. Deficiencia de comunicación entre personal del distrito

5. Incumplimiento de práctica de valores entre personal del distrito

6. Usurpación de cargo entre personal del distrito

4. Promover un taller de sensibilización sobre relaciones humanas dirigido al personal del distrito

5. implementación de un taller de concientización en relación a la ética profesional al personal del distrito

6. Definir labores en el orden jerárquico de la institución a través de un manual de funciones al personal del distrito

4 Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos

4. Sobrecarga de funciones a los supervisores

5. No existe material de apoyo específico para directores en la elaboración de inventarios

6. Des actualización sobre la elaboración de inventarios que maneja el Ministerio de Educación

4. Creación de una comisión de apoyo entre directores al supervisor

5. Fortalecimiento en el manejo de

inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No.

6. Implementación de un taller de

sensibilización en la elaboración y manejo de inventarios a directores del distrito

5 Inconvenientes en cuanto al calendario escolar que se maneja en el distrito

4. Desviación de información de parte de las autoridades educativas

5. Imposición de actividades por parte de las autoridades

6. No se realiza en base a las necesidades específicas de cada región

1. Elaboración de una Propuesta de un programa radial en determinado horario para directores

2. Creación de una comisión para elaborar propuestas ante las autoridades educativas

3. Readecuación de actividades calendarizadas cada región educativa

17

a) Definición

La definición del problema consistió en establecer las causas y los efectos del

problema priorizado, para ello fue necesario plantearse dos preguntas, para las

causas ¿Por qué se da el Poco apoyo al director en el conocimiento de inventarios?,

y para los efectos ¿En que afecta el Poco apoyo al director en el conocimiento de

inventarios?, las respuesta para cada aspecto se dio a través de la lluvia de ideas,

luego se eliminaron las ideas que no son posibles considerarlas dentro de la

capacidad de respuesta por parte del proyectista. El árbol de problemas es

información en forma negativa y el árbol de objetivos es en forma positiva.

El proceso consiste en transformar el arbol de problemas en un arbol de objetivos.

La ficha técnica

Permitió concretizar la idea del proyecto, pues en ella se incluyen una estimación

aproximada de costos y beneficios del proyecto y se tiene la información acerca de:

beneficiarios, localización de beneficiarios, monto aproximado de la inversión, fuente

probable de financiamiento, etc.

1.8 Análisis de viabilidad y factibilidad. Para el llenado de la siguiente herramienta se sigue el siguiente proceso:

En la columna de opción, deben considerarse las alternativas identificadas.

En la primera columna aparecen los criterios que servirán para realizar el análisis.

Se formula la pregunta ¿Este criterio tiene relación con la opción.

Al final, la alternativa que tenga mas relación con los criterios es la que mejor se

ajusta para resolver el problema identificado.

No. Idea proyecto

1 Implementación de un programa de Inducción en la elaboración y manejo de inventarios a directores del Distrito Escolar 16-01-01

2 Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No. 16-01-01

3 Creación de una pagina web sobre información general de inventarios que se deben realizar en el Distrito 16-01-01

18

Análisis de viabilidad y factibilidad en función de las opciones del árbol de objetivos. Para emplear esta herramienta es necesario identificar en el árbol de objetivos las

causas, y a estas sus causas como alternativa de solución, luego se procede a

unirlas hasta dejar dos o tres alternativas.

Se debe acordar los criterios a utilizar para evaluar la viabilidad de las diferentes

opciones, se deben colocar los conceptos de Bajo, Alto, Corto y largo.

Opción1 Implementación de un programa de Inducción en la elaboración y manejo de inventarios a directores del Distrito Escolar 16-01-01

Opción 2

Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No. 16-01-01

Opción 3 Creación de una pagina web sobre información general de inventarios que se deben realizar en el Distrito 16-01-01

Coste Alto Bajo Bajo Posibilidades de éxito Bajo Alto Alto

Costo beneficio

Bajo Alto Alto

Horizonte de tiempo Largo Corto Corto

Riesgo social

Alto Bajo Alto

INTERPRETACION: La opción dos es la que más se ajusta para resolver el

problema identificado ya que el costo económico para ejecutarlo es bajo, tendrá

éxito ya que será de mucha utilidad y beneficio a los Directores en un tiempo mínimo

de acuerdo a las necesidades en el tema.

19

Viabilidad y Factibilidad del Proyecto

No. Idea proyecto

1 Implementación de un programa de Inducción en la elaboración y manejo de inventarios a directores del Distrito Escolar 16-01-01

2 Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No. 16-01-01

3 Creación de una pagina web sobre información general de inventarios que se deben realizar en el Distrito 16-01-01

LISTA DE COTEJO Opción 1 Opción 2 Opción 3

No. INDICADORES SI NO SI NO SI NO

Financieros

1 Se cuenta con suficiente recursos financieros? X X X

2 Se cuenta con financiamiento externo? X X X

3 El proyecto se ejecutara con recursos propios? X X X

4 Se cuenta con fondos extras para imprevistos? X X X

Administrativo legal X

5 Se tiene la autorización legal para la realización del proyecto? X X X

6 Existen leyes que amparen la ejecución del proyecto? X X X

Técnico X

7 Se tiene bien definida la cobertura del proyecto? X X X

8 Se tienen los insumos necesarios para el proyecto? X X X

9 Se tiene la tecnología apropiada para el proyecto? X X X

10 El tiempo programado es suficiente para elaborar el proyecto? X X X

11 Se han definido claramente las metas? X X X

12 Se cuenta con personal capacitado para la ejecución del

proyecto?

X X X

Político

13 La institución será responsable del proyecto? X X X

14 El proyecto es de vital importancia dentro de la institución? X X X

Social

15 El proyecto genera conflicto entre los grupos sociales? X X X

16 El proyecto beneficia a la población educativa? X X X

17 El proyecto esta de acuerdo al nivel académico de los

beneficiados?

X X X

18 El proyecto responde a las expectativas de los beneficiarios? X X X

Después de aplicar la lista de cotejo se puede observar que es viable y factible la opción 2 por lo que

será la que se ejecutará como proyecto dentro de la institución.

20

1.9 El problema seleccionado

De acuerdo al proceso de priorización el problema seleccionado es: Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos

1.10 Solución propuesta como viable y factible

Después de haber realizado el análisis de viabilidad y factibilidad por medio de la técnica ANALISIS DE VIABILIDAD Y FACTIBILIDAD EN FUNCION DE LAS OPCIONES DEL ARBOL DE OBJETIVOS. Se llego a la conclusión que la mejor alternativa de proyecto es: Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No. 16-01-01

21

CAPITULO II PERFIL DEL PROYECTO

2.1. Aspectos generales.

2.1.1. Nombre del proyecto

Fortalecimiento en el manejo de Inventarios dentro del Sistema Educativo del Distrito Escolar No.16-01-01

2.1.2. Problema Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos

2.1.3. Localización Supervisión Educativa Distrito Escolar 16-01-01, actualmente ubicado en el Centro Educativo Municipal “CEM”, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz

2.1.4. Unidad Ejecutora Supervisión Educativa Epesista: Celia Dalila Caal Poou

2.1.5. Tipo de proyecto Administrativo, consistente en un Módulo de Actualización para la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, para Directores de las Escuelas Primarias

2.2. Descripción del proyecto El proyecto consiste en el desarrollo de un Módulo de Actualización para la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, dirigido a Directores de las Escuelas de Educación Primaria y al Supervisor Educativo, ejecutado por un técnico con conocimiento en el tema y la epesista, el cual dará inicio con la adquisición de la información que se debe manejar en los inventarios de la Dirección Departamental de Educación, recopilando información bibliográfica y sobre la base legal, seleccionando los contenidos necesarios para la elaboración, entre los que se encuentran los principales conceptos y fundamentos legales, tales como:

El inventario y su importancia: se refiere a las definiciones y su aplicación dentro de la administración de bienes de una institución.

Instrucciones para el manejo de inventarios: donde se exponen los motivos para elabora los inventarios, la situación general de los inventarios en la actualidad así como la base legal, la autorización de libros, rendición de copias,

22

tiempo para formarse y presentarse, de las adiciones y alzas al inventario, de las disminuciones o bajas, de la clasificación de los bienes, de los bienes inmuebles, de la toma de posesión y entrega de cargos, requisitos que deben llevar los documentos principales de un expediente de la baja en inventario.

Nomenclatura de cuentas: donde se encuentran clasificados cada uno de los bienes muebles e inmuebles debidamente valorizados y separados por las secciones o departamentos que componen el establecimiento, considerando que hay bienes a los que se le debe agregar para mejor especificación la información sobre marcas, modelos, números de registro, etc. Instrucciones adicionales sobre inventarios de las escuelas primarias de la república: sobre loas nomenclaturas más usuales en las escuelas primarias, útiles que deben incluirse y su exactitud, por lo que se adjunta un modelo de Aviso de adquisición, certificaciones de actas, certificaciones de ingresos al inventario, solicitud de bajas de inventarios, traslados de bienes muebles.

2.3. Justificación

El Fortalecimiento en el manejo de Inventarios dentro del Sistema Educativo del Distrito Escolar No.16-01-01 se realizará con la elaboración de un Módulo de Actualización para la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, dirigido a Directores de las Escuelas de Educación Primaria, ya que no se cuenta con algún tipo de documento específico en la orientación del tema, con el cual se pretende disminuir las funciones que se sobrecargan a los supervisores no siendo saturada la oficina con la revisión de inventarios, además de lograr que las autoridades tomen interés de actualizar a los directores en el tema para que puedan manejar los bienes con que cuentan así como la elaboración de inventarios con eficacia y eficiencia aprovechando las facilidades que brinda la tecnología, aunque también se va estimular la iniciativa por parte de los directores a que se organicen para requerir y demandar información a las autoridades respectivas sobre la elaboración y manejo de inventarios ya que con los avances tecnológicos han incrementado los bienes con que se cuentan en los establecimientos educativos y requieren de un control y registro que cumpla con los lineamientos que establece el Ministerio de Educación, brindándole a los directores las instrucciones a seguir con el fin mantener de forma ordenada los bienes así como sus registros y recuento físico total en forma adecuada y sectorizada para mantener mejores efectos en su control.

23

2.4. Objetivos del proyecto

2.4.1 General Al finalizar el proyecto en tres meses se habrá apoyado a los directores fortaleciendo su labor en el manejo y elaboración de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No.16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz.

2.4.2. Específicos.

2.4.2.1 Crear un Modulo de Actualización para la elaboración y el manejo de Inventarios

2.4.2.2 Socializar el Modulo para la elaboración y el manejo de Inventarios con los Directores del Distrito Escolar

2.4.2.3 Actualizar a los Directores en el tema manejo y elaboración de inventarios 2.4.2.4 Digitalizar la información

2.2.1. Metas. 2.5.1 Proporcionar a los 46 Directores de los Establecimientos que se encuentran en el Distrito Escolar 16-01-01 un Modulo de Actualización para la elaboración y el manejo de Inventarios

2.5.2 Reunir a los 46 Directores en un taller de socialización sobre el contenido del Módulo de Actualización sobre la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación adaptándolo al contexto de los establecimientos

2.5.3 Elaborar el inventario de cada establecimiento siguiendo los lineamientos que maneja el Ministerio de Educación 2.5.4 Implementar en la Supervisión Educativa material digitalizado que se entregará a nuevos directores al tomar el puesto en un establecimiento educativo

24

2.6 Beneficiarios

Directos: 26 Directores Indirectos: 450 docentes

2.7. Fuentes de financiamiento y presupuesto Gestión por parte del Estudiante

2.8. Cronograma de actividades de ejecución del proyecto

Año 2008 No

ACTIVIDADES

MES 1

MES 2

MES 3

1 Preparacion de condiciones para contar con los recursos previo a iniciar con las siguientes actividades.

P E

2 Recopilacion de informacion bibliografica

P E

3 Elaboracion de la primera version del documento

P E

4 Validacion del documentos de herramientas tecnicas

P E

5 Correccion del documento P E

6 Levantado de texto del documento

P E

7 Reproduccion del documento P E

8 Elaboracion de un plan del taller de socialización

P E

9 Convocatoria P E

10 Realizacion del taller de socialización

P E

11 Evaluacion del proyecto P E

12 Elaboracion del informe final del proyecto

P E

25

2.9. Recursos (humanos, materiales, tecnológicos)

2.9.1. Humanos

• Asesor • Epesistas • Profesionales • Estudiantes

2.9.2 Materiales

• Hojas de papel bond • Lápiz • Lapicero • Regla • Libreta

2.9.3 Tecnológicos

• Computadora • Impresora • Cds • USB

26

Administración financiera perfil

No. de Activid

ad LISTADO DE INSUMOS

CANTID

AD

DESCRIPCIÓN DEL

ARTICULO

COSTO

UNITARIO

COSTO TOTAL

150 10 10 2

20 20 50 15 50 1 1

Fotocopias Lapiceros de colo negro Lipces Correcotres de botecito Folders Fastener Hojas impresas Refacciones Documentos empastados impresos Local alquilado Cañonera alquilada

.20 2.00 1.00

15.00 5.00 .50

2.00 15.00 50.00

200.00 200.00

Q.30.00Q.20.00Q.10..0

Q.30.00Q.100.00

Q10.00Q.100.00Q.225.00

Q.5,000.00Q.200.00Q.400.00

Aporte Solicitado: Q.6, 000.00

Aporte del Proyecto: Q.3, 800.00 Imprevistos Q. 490.00

Costo Total del Proyecto: Q.10, 290.00

27

COMPONENTE MES 1 MES 2 MES 3

Administración del Proyecto

Q.200.00 Q.200.00 Q.200.00

Asistencia Técnica

Q.500.00 Q.500.00 Q.500.00

Alquiler de Local

Q.200.00

Capacitación

Q.500.00

Equipo y Mobiliario

Q.400.00

Materiales

Q.525.00 Q.5,000.00

Personal Beneficiado

Q.1,500.00

Imprevistos

Q.75.00

TOTALES

Q.1,850.00

Q.700.00 Q.7,800.00

Aporte Solicitado: Q.6, 000.00 Aporte del Proyecto: Q.3, 800.00

Imprevistos Q. 490.00 Costo Total del Proyecto: Q.10, 290.00

28

CAPÍTULO III. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO. 3.1. Actividades y resultados.

Para determinar las actividades y sus respectivos resultados fue necesario

hacerle una revisión a cada una de las acciones realizadas dentro del desarrollo

de la etapas del Ejercicio Profesional Supervisado, inicialmente se reviso el Plan

de trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado, luego el Plan de Diagnostico

Institucional, seguido los perfiles de proyectos formulados y el documento de

evaluación del EPS.

No Actividades Resultados 1 Preparación de

condiciones Contar con los recursos económicos para iniciar la elaboración del documento de apoyo.

2 Recopilacion de informacion bibliografica

Consulta a diferentes referencias bibliográficas

3 Elaboracion de la primera version del documento

Se elaboro Un Módulo de actualización sobre elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, para Directores de las Escuelas Primarias, del Distrito Escolar 16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz

4 Validacion del documentos de herramientas tecnicas

Se valido Un Módulo de actualización sobre sobre la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación basado en la investigación como apoyo a las labores administrativas de los Directores de las escuelas primarias del distrito escolar 16-01-01 del municipio de Cobán

5 Correccion del documento

Se corrigió Un Módulo de actualización sobre la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación basado en la investigación como apoyo a las labores administrativas de los Directores de las escuelas primarias del distrito escolar 16-01-01 del municipio de Cobán

6 Levantado de texto del documento

Se realizó el levantado de texto del Módulo sobre el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación basado en la investigación como apoyo a las labores administrativas de los Directores de las escuelas primarias del distrito escolar 16-01-01 del municipio de Cobán

7 Reproduccion del documento

Una reproducción de 44 ejemplares

8 Elaboracion de un plan de Socialización

Un plan de socialización elaborado con actividades para dar a conocer el módulo

9 Convocatoria Se convoco al supervisor y a Directores de las escuelas primarias del distrito escolar 16-01-01 del municipio de Cobán

10 Realizacion del taller de Socialización

42 Directores participantes. 1 supervisor Técnico Administrativo

11 Evaluacion del proyecto

Se les aplico una encuesta de opinión sobre el documento de apoyo.

12 Elaboracion del informe final del proyecto

Un informe final de proyecto presentado.

29

3.2. Productos y logros

No. Productos Logros 1

Elaboración de Un Módulo de actualización en la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación como documento de apoyo técnico administrativo

• Que el supervisor técnico administrativo tanto

como directores que se encuentran bajo su distrito educativo cuenten con Un Módulo de actualización sobre la elaboración el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación como documento de apoyo técnico administrativo, el cual están dispuestos a utilizar

• Actualizar la información que se maneja en la elaboración de inventarios de bienes del ministerio de Educación.

• Ampliar los conocimientos técnicos, administrativos de los Directores de los establecimientos de escuelas primarias

• Que el presente documento sea una herramienta para orientar a nuevos directores que asumen cargo administrativo en las escuelas primarias

• El Supervisor Educativo y Directores del Distrito utilizan y aplican el Módulo de Actualización de información para el manejo de inventario del Distrito Escolar 16-01-01, que será herramienta de utilidad

2 Elaboración de un plan

de taller de socialización

• Dirigir el taller de socialización • Organizar las actividades para lograr los

objetivos esperados del taller de socialización • Definir los responsables de las actividades

2 Socialización del

documento de apoyo a través de un taller

• Se le entrego a cada Director y al supervisor un ejemplar del documento para que emitieran sus puntos de vista

• Se intercambiaron opiniones de Directores sobre la información contenida en el módulo.

• Se elabora un modelo de inventarios en base a las conclusiones propuestas y siguiendo los lineamientos que maneja el Ministerio de Educación

MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACION Y MANEJO DE INVENTARIOS

ELABORADO POR: CELIA DALILA CAAL POOU

SUPERVISOR EDUCTIVO: WALTER GEOVANY MACZ DISTRITO ESCOLAR 16‐01‐01

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES, SECCIÓN COBAN, ALTA VERAPAZ

2008 Libro de Inventario

Supervisión Educativa Libro de Inventario

Supervisión Educativa Distrito Escolar

16-01-01

MINEDUC

MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACIÓN Y MANEJO DE INVENTARIOS

30


UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES SECCIÓN COBAN A.V. LICENCIATURA EN PEDAGOGIA Y ADMINISTRACION EDUCATIVA

MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACIÓN Y MANEJO DE

INVENTARIOS

Celia Dalila Caal Poou Carné 200450611

Cobán Alta Verapaz

31


i

PRESENTACION

De acuerdo con la situación indeterminada e insegura en que actualmente se

mantiene los bienes del MINEDUC, así como sus registros es necesario llevar a

cabo un recuento físico total de los mismos que deberá practicarse en forma

ordenada y sectorizada para los mejores efectos en su control. Juntamente a la

verificación física se deben ir marcando los bienes de manera que se pueden

establecer con seguridad con que bienes pueden contarse todavía y cuales es

necesario rebajar según la situación que presenten, depurando además los

inventarios auxiliares y por consiguiente el inventario general. Debido a la

situación confusa antes citada se han generado notables pérdidas que constituyen

obviamente faltantes de bienes inventariados de los cuales debe determinarse el

paradero o en su defecto al confirmarse la perdida proceder contra los

responsables de conformidad con la ley de la materia.

Se ha podido comprobar que en las mayor parte de las dependencias no existe un

adecuado control de los bienes de tal forma que los registros no coinciden con las

existencias por evidentes diferencias, lo cual hace necesaria una eliminación de

los mismos para determinar las existencias reales e iniciar un adecuado manejo

del inventario. Considerando que los bienes del estado están enmarcados bajo

ciertas nomenclaturas de las cuales se aplican en el Ministerio de Educación y por

ende en los Establecimientos Educativos por lo cual se necesita tener bases para

la elaboración y manejo de Inventarios a fin de eficientar esta labor.

32


ii

JUSTIFICACIÓN

El Presente Módulo de Actualización para la elaboración y el manejo de

Inventarios del Ministerio de Educación, está dirigido a Directores de las

Escuelas de Educación Primaria, con el objeto de fortalecer el manejo de

Inventarios dentro del Sistema Educativo del Distrito Escolar No.16-01-01,

ya que no se cuenta con algún tipo de documento específico en la

orientación del tema, con el cual se pretende reducir errores en la

elaboración de los inventarios, además de actualizar a los directores en el

tema para que puedan manejar los bienes con que cuentan así como la

elaboración de inventarios con eficacia y eficiencia aprovechando las

facilidades que brinda la tecnología, aunque también se estimula la

iniciativa de los directores a que se organicen en la demanda de

información a las autoridades respectivas sobre la elaboración y manejo de

inventarios ya que con los avances tecnológicos han incrementado los

bienes con que se cuentan en los establecimientos educativos y requieren

de un control y registro que cumpla con los lineamientos que establece el

Ministerio de Educación, brindándole a los directores las instrucciones a

seguir con el fin mantener de forma ordenada los bienes así como sus

registros y recuento físico total en forma adecuada y sectorizada para

mantener mejores efectos en su control.

33


iii

OBJETIVOS

General

Apoyar a los directores de Escuelas Primarias, en el fortalecimiento y

manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar

No.16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz,

satisfaciendo una de las necesidades administrativas, para lograr

agilización en la elaboración de inventarios, de esta manera en la eficacia

del trabajo administrativo de directores.

Específicos

Minimizar labores administrativas al supervisor

Manejar correctamente los bienes del Ministerio de Educación, en los

establecimientos de Educación Primaria.

Elaborar inventarios siguiendo los lineamientos que maneja el

Ministerio de Educación

34


INDICE

Presentación i

Justificación ii

Objetivos iii

1. Que es un inventario 1

2. Para que se elaboran los inventarios 1

3. Importancia de los inventarios 1

4. Tipos de inventario 2

4.1 Inventario perpetuo 2

4.2 Inventario Intermitente 2

4.3 Inventario Final 2

4.4 Inventario Inicial 3

4.5 Inventario Físico 3

5. Objetivos que persiguen la contabilización 3

6. Ventajas para el control de inventarios 3

7. Objetivos para el rubro de inventarios 4

8. Autorización de libros de inventarios 4

9. Manejo de un inventario 5

10. Rendición de copias de inventario 5

11. Tiempo para formar el inventario 6

12. Forma de practicarse el inventario 6

13. Que no debe incluirse en el inventario 8

14. Alzas de inventarios 9

14.1 Adquisiciones por compra 9

14.2 Adquisición por donación 9

14.3 Adquisiciones por traslado entre dependencias 9

15. Valuaciones de bienes en el inventario 10

16. Porque se dan las bajas de bienes en el inventario 10

16.2 Por pérdida 11

16.3 Por hurto o robo 11

16.4 Por traslado 12 35


16.5 Por desuso, venta o permuta 12

16.6 Por traslado de bienes metálicos o ferrosos 13

16.7 Destrucción por fenómenos naturales y siniestros 13

16.8 Provocados por hechos o actos delictivos 14

16.9 Por destrucción de bienes en accidentes 14

16.9.1 Caso fortuito 14

16.10 Provocado por imprudencia o negligencia 15

16.11 Provocado por personas particulares 16

17. Clasificación de los bienes 16

17.1 Fungibles 16

17.2 No fungibles 16

17.3 Baja de bienes fungibles 17

18. Bienes inmuebles 17

19. Toma de posesión y entrega de cargo 17

20. Documentos a adjuntar a un expediente de baja de un inventario 18

21. Tarjetas de responsabilidad 18

22. Certificación de Ingreso al Inventario 18

23. Nomenclaturas de cuentas 19

24. Modelos de los documentos que se utilizan en los inventarios 24

24.1 Aviso de adquisición 24

24.2 Adquisición por donación 24

24.3 Certificación de actas 25

24.4 Certificación de ingreso al inventario 27

24.5 Solicitud de baja de inventarios 28

25. Base legal que respaldan el manejo y elaboración de inventarios 29

26. Actividades sugeridas 31

27. Evaluación 32

Conclusión 33

Bibliografía 34

36


“Control de los bienes y demás cosas pertenecientes a una institución que se

encuentra registrado en un documento, por lo general, el activo mayor en sus

balances contables y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías,

son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados” 1

Los sistemas de contabilidad para los inventarios forman parte muy importante, en

establecimientos o instituciones. Este manejo contable permitirá a los

establecimientos educativos en este caso mantener el control oportunamente, así

como también conocer al final del Ciclo Escolar un estado confiable de la

situación de bienes muebles e inmuebles con que se cuenta.

Los inventarios permiten mantener de manera organizada y lógica los bienes con

que se cuentan en los establecimientos educativos para evitar irregularidades que

pasen desapercibidos, así como para verificar la cantidad de bienes con que se

cuenta para no almacenar sin darles uso a bienes, que puedan ser faltantes en

otros establecimientos.

“El rubro de inventario es de mayor significación dentro del

activo porque de acuerdo al manejo puede conocerse los

bienes que tiene a cargo cada institución” 2

Siendo complicado el control de los activos o bienes con que

se cuentan por la gran diversidad de artículos que se

manejan, grandes volúmenes en

_____________________________ 1 JOHNSON Robert W. Administración financiera. Madrid. Capitulo I. Administración de inventarios. Inicio, 1996. 75 p .p. 2 HOLMES, W. Arthur. Presupuestos planificación y control de las utilidades . Inicio. 110 p.p

37

Libro introductorio sobre la Estadística y sus métodos

1


LIBROS DE INVENTARIOS

existencia, numerosas operaciones efectuadas como entradas y salidas, rapidez

en su cambio, diferentes costos unitarios verificación periódica de la existencia,

determinación de faltantes físicos, corrección de errores, aunque también se dan

problemas en el mantenimiento adquisición y destino final, tales como:

oportunidad en la compra,

p Surtido o entrega,

p Cantidades y calidades a un costo eficiente,

p Facilidades financieras,

p Disposición de recursos financieros a ser requeridos,

p Prevención de daños por causas físicas o económicas,

p Como el que queden obsoletos o caduquen,

p Por inadecuación en su uso.

4.1 Inventario perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo

con las existencias en el establecimiento, por medio de un

registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar,

donde se llevan los importes en unidades monetarias y las

cantidades físicas.

4.2 Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa

varias veces al año. Se recurre a el, por razones diversas, no se

puede introducir en la contabilidad del inventario contable

permanente, al que se trata de suplir en parte.

4.3 Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio

económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una

nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las

operaciones mercantiles de dicho periodo.

38

Manual de Contabilidad

2


4.4 Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

4.5 Inventario Físico: “Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las

diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha

del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas”3

Es el inventario real. Se realiza como una lista detallada y valorada de las

existencias.

Control de la cantidad y valor de bienes existentes

Prevención de pérdidas, así como desperdicios o malos usos de los bienes

Evitar robos así como fijar responsabilidad

Prevenir excesos insuficiencia o defectos en las existencias

Establecer normas para el consumo y compras de bienes

Registro correcto del costo de los bienes conforme documentos

Mantener el mínimo de capital invertido

Reducir altos costos financieros generados por existencias excesivas

Reducir riesgos por fraudes y robos, daños físicos o deterioro y obsolencia

Reducir costo en tiempo y esfuerzos para la toma de inventarios físicos.

__________________________________ 3 CORDERA Martin José, Gestión de Contabilidad. Ediciones Pirámides, Madrid, 1994. 83 p.p.

39

3


Mantener la existencia física y asegurarse que el procedimiento seguido al

practicar el inventario físico seguido garantice una correcta determinación

de los bienes en existencia así como el estado de estos.

Identificar plenamente aquellos bienes en mal estado u obsoleto que haya

que descargar.

Que a la fecha del inventario físico y al finalizar el año todos los

movimientos originados por adquisiciones o bajas estén plenamente

contabilizados en el periodo que les corresponda.

Que se cuente con la documentación que ampare la

propiedad de las existencias.

“Los de todas las oficinas publicas del departamento y entidades sujetas a

fiscalización por parte de contraloría de cuentas. Y por la gobernación

departamental: Los de las demás oficinas publicas de su departamento” 4

El libro debe ser empastado a dos o tres columnas para facilitar su manejo,

registrando en la primera los parciales y en la segunda los totales de las cuentas;

el valor unitario debe anotarse en la columna del detalle de los bienes, debiendo

efectuarse de conformidad con la legislación respectiva. Los libros deben ser

autorizados por la Contraloría de Cuentas.

_______________________________ 3 CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, DECRETO 89-96 Ley de Probidad y de Responsabilidades,

Describe las responsabilidades de los empleados de la Administración Pública. Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 70 p.p.

40

Libro Encomia Internacional Teórica y Política

4


• Si no existe un libro ya abierto, debe verificarse en contabilidad del

estado si no existe cuenta alguna abierta a nombre del

establecimiento y si existe cual es su saldo y el ultimo informe

rendido de la misma, sino existe la cuenta debe autorizarse uno y

con el chequeo físico de los bienes que existe debe abrirse el libro

suscribiéndose un acta donde conste y enviar certificación de estas

a contabilidad del estado y dirección de bienes del estado o

Ministerio de Finanzas Publicas para que efectúe el registro del

establecimiento e informar de los movimientos que se den como lo

considere conveniente el encargado del inventario ya sea mensual,

bimestral, trimestral, semestral o anual.

• En el caso de decidir utilizar tarjetas móviles debe adoptarse un

modelo e imprimirse, posteriormente se debe solicitar la autorización

a contraloría de cuentas, las mismas

deberán ir numeradas de forma

correlativas

El encargado debe disponer la verificación física de

los bienes: Preparar las copias de los inventarios en

el mes de diciembre y presentarlas en el mes de

enero del siguiente año. Adjuntando formulario con los saldos por cuenta, el

detalle de los bienes que conforman el inventario considerando que todos los

Establecimientos Educativos deben de dejar copias de sus inventarios a sus

Coordinadores Técnicos Administrativos en Cuadruplicado para que estos a su

vez emitan una copia a la Dirección Departamental de Educación y estas a las

oficinas correspondientes como las Unidades de Auditorias Interna del Ministerio

de Educación.

41

Libro Principios y Procedimientos Contables

5


Con la debida anticipación y de acuerdo con el volumen de los bienes, cada jefe

de ofician bajo su responsabilidad deberá disponer la verificación fiscal del

inventario, respectivo a efecto que este terminado el día 31 d diciembre de cada

año, debiéndose tomar en cuenta las adquisiciones y bajas registradas durante el

ejercicio, para su correcta actualización.

En la dirección de contabilidad del estado existe control separado para los bienes

muebles e inmuebles de la nación. El inventario de bienes muebles incluirá por

cuentas el detalle del mobiliario, equipos, maquinarias, herramientas, vehículos,

semovientes, debidamente valorizados y separados por las secciones que

compone cada establecimiento.

Los rubros de las cuentas se antepondrán al detalle de cada grupo de bienes,

consignando todos los datos de los artículos u objetos respectivos debiendo

especificarse marcas, modelos y números de registro, para su fácil identificación.

El inventario de bienes inmuebles incluirá la descripción de la o las propiedades,

no debiendo incluir en este las que correspondan a las municipalidades,

especificando extensión, ubicación, colindancias, números de registros de la

propiedad inmueble con su respectivo valor.

42

6


“Al finalizar un inventario de bienes muebles e inmuebles deberán verificarse los

cálculos y sumas correspondientes a fin de evitar errores.

Al pie del mismo deberá anotarse un resumen que contenga las cuentas

correspondientes a sus valores” 5

A continuación se puede observar un modelo en el ejemplo siguiente:

1221.1 Muebles y útiles de oficina-------------------------------------------------Q. 500.00

1222.2 Maquinaria de talleres-------------------------------------------------------Q. 500.00

1223.7 Herramientas diversas-------------------------------------------------------Q. 100.00

123.2 Ganado caballar-------------------------------------------------------------Q. 600.00

TOTAL-------------------------------------------------------------Q. 1,700.00

TOTAL: Mil setecientos quetzales exactos.

Lugar y Fecha:______________________________ F.__________________

Vo.Bo.__________________

_________________________________ 4 RIVERA, J. Contabilidad financiera. Madrid: Trivium, 1992. Manual imprescindible escrito por uno de los mejores

especialistas españoles. 65 p.p.

43

7


Almohadillas

Archivadores de

Cartón

Accesorios de

tuberías y

eléctricos

Palas

Piochas

Azadones

Cables

Cepillos

Cucharas para

jardín

Bases para

calendario de

escritorio

Brochas

Bombas de filtro

Botes de lata

Candados

Cubetas

Esponjas

Folletos de

leyes

Guantes

Frascos para

goma

Plomeros

Lazos

Limas

Libros de

contabilidad y

actas

Lapiceros

Libros de textos

Mangueras

Mapas

Revista

Regaderas

Perforadores

Pinceles

Reglas

Ropas de cama

Rótulos de oficina

Sellos de hule

Sellos fechadores

Engrapadoras

Toneles de

basura

Trapeadores

Trastos

Plástico

44

Dinámica Capitalista, Crisis Actual

8


De todo mueble u objeto que se agrega al inventario debe darse aviso a contabilidad

al estado indicando su valor total conque queda después de operar la adquisición.

14.1 Adquisiciones por compra

Son las adquisiciones que ocurran en el transcurso del año y que constituya aumento

al activo y se haya efectuado por pago efectivo o por el procedimiento de cotización y

cargo al presupuesto.

14.2 Adquisición por donación

Son adquisiciones por regalo o donación de alguna institución ajena al gobierno o

por parte de programas o proyectos de este o de ayudas internacionales o entidades

particulares.

14.3 Adquisiciones por traslado entre dependencias

Todas las adquisiciones que ocurran en la que dos dependencias de gobierno central

de mutuo acuerdo se traspasa bienes que ya no son útiles para uno pero que si es

de beneficio y utilidad para otros.

45

9


“Cuando hay bienes que no existe formas alguna de conocer su precio real, siempre

que se haya agotado la vía respectiva para averiguarlo, en tal caso se efectúa una

valuación, se recurre a una persona experta en la materia cotizando en el mercado

los precios que tengan y con la suscripción de un acta se procederá a darles valor e

incluirlos en el inventario.” 6

16.1 Por destrucción o incineración de bienes:

Cuando se encuentre bienes de madera tela papel, vidrio, cuero, plástico o caucho,

que por el uso han sido sometidos al deterioro se debe solicitar autorización para

destruirlos y rebajarlos del inventario.

Debiendo suscribir un acta, con comparecencia de autoridad local en el que se deje

constancia de los bienes y su mal estado, procediendo a detallarlos, haciendo la

suma para indicar el monto al que asciende los bienes cuya baja se pretende con

copia de certificación de acta.

Se debe adjuntar una certificación de inventario por los bienes cuya baja se

pretende verificar que el total de la misma sea congruente con el indicado en

el acta suscrita.

Se debe dirigir un oficio al Coordinador Técnico Administrativo para que lleve

la documentación a la entidad superior para que se autorice el trámite y se

traslade al Ministerio de Finanzas Publicas.

________________________________ 6 HANGREN, Harrison. Contabilidad. Curso de Contabilidad. (Tomo IV) Unión Tipográfica, Editorial Hispano- América, México, 1991. 92 p.p.

46

Libro Economía Mundial

10


16.2 Por pérdida:

El director del establecimiento al tener conocimiento del caso, debe suscribir

inmediatamente acta haciendo constar las circunstancias en que ocurrieron los

hechos y cuales son específicamente los objetos perdidos extraviados o faltantes con

sus características y valores, estableciendo que empleado es responsable por medio

de tarjeta de responsabilidad que deben llevarse en las distintas dependencias

refiriendo en el momento el pago del valor registrado en el inventario, sin perjuicio de

las sanciones que por negligencia o descuido de la custodia de los bienes a su cargo

imponga la Contraloría General de Cuentas de acuerdo con su ley orgánica

16.3 Por hurto o robo:

Cuando una oficina o establecimiento sea objeto de robo se debe suscribir el acta

respectiva y dar aviso a la Policía Nacional Civil, Juez de Paz o de Instrucción,

Alcalde Municipal u otra autoridad.

Se debe hacer constar en e el acta la fecha y hora en que se cometió el robo, detalle

de los objetos, consignando sus características y Valores con que se encuentran

registrados en el inventario.

Además se debe adjuntar la certificación de inventario del bien o bienes que hayan

sido sustraídos, y se debe solicitar a las autoridades

del ministerio publico según se hayan presentado la

denuncia una certificación de la fase en que se

encuentra el proceso y se agrega el expediente de

rigor para efecto de tramite.

Queda obligado el director del plantel activar las

diligencias pertinentes para lo cual podrá solicitar

asesoría legal o del Ministerio al que depende en la

procuración del juicio respectivo.

Libro iniciación a la

Estadística 47

11


16.4 Por traslado

Todo traslado de de bienes podrá efectuarse únicamente por

orden escrita de la jefatura competente con la autorización del

Organismo o Ministerio del que depende, suscribiendo acta en

la que incluirá el listado detallado por columna de los bienes

que serán entregados. “Tanto quienes entregan como quienes

reciben podrán efectuará sus operaciones de de disminución o adiciones (alzas)

hasta que reciban la respectiva resolución por parte de bienes del Estado en la que

se autoriza el traslado.” 7

Se procede a suscribir un acta por motivo de traslado de los bienes indicando

características y valores de los mismos, luego la oficina que entrega realiza una

certificación de inventario donde conste las características de los bienes,

adjuntándole una solicitud dirigida al Director de Bienes del Estado del ministerio de

Finanzas públicas para que autorice a baja en el inventario respectivo.

16.5 Por desuso, venta o permuta

Los establecimientos que tienen bienes en desuso deberán suscribir un acta

haciendo ver cuales son los bienes que tienen en desuso o desean vender o

permutar, quienes deben hacer del conocimiento del Ministerio de Educación para

que a su vez lo haga del conocimiento la Dirección de Bienes del Estado del

Ministerio de Finanzas Públicas para la autorización de la operación.

_________________________________ 7 CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, ACUERDO Gubernativo 217‐94, Contiene el Reglamento para inventarios de los bienes muebles de la administración pública e instrucciones para la baja de los bienes. Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 70 p.p.

48

12

Libro La acumulación a la escala global


El expediente debe conformarse con certificación de acta suscrita donde consten los

bienes en desuso o que se desean vender o permutar, teniendo la autorización del

ministerio de Educación con la autorización de la Dirección de Bienes del Estado del

Ministerio de Finanzas Públicas, adjuntándole la certificación del acta con motivo de

la transacción y la certificación del inventario donde conste las características y

valores de los bienes cuyas bajas se solicita.

16.6 Por traslado de bienes metálicos o ferrosos

“Se puede proceder a la permuta de piezas metálicas, minerales, desechos de

bronce, acero aluminio, propiedad del estado”. 8

por lo que se procede suscribiendo un acta de los bienes cuya baja se pretende

detallando sus características y valores tal y como aparecen en el inventario y si no

se encuentran inventariados deberá indicarse en acta por separado, adjuntando una

certificación de asiento del inventario del los bienes cuya baja se pretenden de forma

conveniente con el detalle del acta en solicitud, enviando una solicitud al jefe

inmediato superior en el Ministerio de Educación para el trámite respectivo, debiendo

considerar que se procede a la baja de inventario siempre que ya se cuente la

resolución.

16.7 Destrucción por fenómenos naturales y siniestros

Al ocurrir cualquiera de los siniestros el director del establecimiento con la

intervención de una autoridad competente procederá a levantar acta circunstanciada

independiente de la que se suscriba con motiva de la instrucción de las primeras

diligencias, tendientes a averiguar las causas de suceso haciendo contar las

circunstancias en que se dio y los objetos destruidos o dañados

_________________________________ 8 CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, Decreto Legislativo 114-97 Ley del Organismo Ejecutivo. Contiene la delimitación de funciones de cada Ministerio, velando por el registro de los bienes de las dependencias a su cargo Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 68 p.p.

49

13


16.8 Provocados por hechos o actos delictivos

Al ser victima de estos hechos un establecimiento el director procederá a levantar

acta circunstanciada con intervención de autoridad competente haciendo constar

los hechos así como la descripción detallada y valores de los bienes, destruidos,

dañados o robados, debiendo informar a las autoridades judiciales para que inicien el

proceso correspondiente a fin de establecer el paradero de los responsables y

proceder legalmente en su contra.

En el caso de lo anterior se procede a certificar un acta suscrita con la intervención

de las autoridades competentes en los que consten los hechos ocurridos, la

autorización del Ministerio de Educación para proseguir con el trámite

correspondiente, certificación de asiento a inventario de los bienes extraviados o

perdidos, una certificación extendida por el Juzgado o Tribunal que haya tenido

conocimiento del caso , en las que consignen la fecha en que se presento la

denuncia y si hay detenidos por el hecho por último enviar una solicitud a la máxima

autoridad del Ministerio de Educación de quien se depende quien a su vez lo remitirá

al Contralor General de la Nación para que autorice la baja en el inventario.

16.9 Por destrucción de bienes en accidentes

16.9.1 Caso fortuito

Al ocurrir un accidente por causas inevitables, fallas mecánicas, o cualquier otra

causa que no implique responsabilidad por parte del empleado o funcionario que

tenga a u cargo el o los bienes que se destruyen o queden inservibles.

“Por lo que la autoridad o Director del Establecimiento suscribirá acta con

intervención de autoridad competente quien (instruirá las primeras diligencias para

determinar las causas que provocaron el accidente) haciendo constar las

circunstancias en que ocurrió el suceso y de ser posible en la misma el resultado del

peritraje de un experto con el fin de establecer los extremos correspondientes”9

_______________________________________________

9 CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, DECRETO Legislativo 114-97 Ley del Organismo Ejecutivo. Contiene la delimitación de funciones de cada Ministerio, velando por el registro de los bienes de las dependencias a su cargo Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 70 p.p.

50

14


Es conveniente que se proporcionen todos los elementos de juicio a efecto de

aclarar los puntos oscuros.

La autorización para poder operar la baja en el inventario se solicitará a través del

Ministerio ante la Contraloría General de Cuenta.

El expediente debe quedar conformado con certificación del acta suscrita ante

autoridad competente, en la que consten los pormenores del accidente y dictamen de

experto, de acuerdo a la naturaleza del bien. Además la certificación de asiento a

inventario, certificación extendida por el Juzgado que haya tenido conocimiento del

suceso, solicitud dirigida al Contralor General de la Nación para que se autorice la

baja en el Inventario respectivo.

16.10 Provocado por imprudencia o negligencia

Cuando en un accidente se sospeche o se compruebe que el mismo ha sido

ocasionado por culpa de la persona que tuviere a su responsabilidad la custodia y el

manejo de los bienes destruidos o dañados, deberá el Director del Establecimiento o

la autoridad que corresponda en el ámbito interno, por los medios legales

correspondientes, requerir al responsable de inmediato al reposición del bien, el pago

de los daños o el reintegro del valor total de los mismos en caja fiscal.

El expediente debe quedar conformado con certificación del acta suscrita ante

autoridad competente, en la que consten los pormenores del accidente, dictamen de

experto, certificación de ingreso al inventario con las características y valores de los

bienes, certificación de la fase en que se encuentra el proceso con motivo del

accidente, extendida por el Juzgado que conoció el hecho , autorización expresa del

Ministerio de Educación, solicitud dirigida al Contralor General de la Nación para que

se autorice la baja.

51

15


16.11 Provocado por personas particulares

En estos casos se suscribirá acta al respecto y dársele intervención a las autoridades

judiciales correspondientes para que se instruya la averiguación y el proceso

tendiente a establecer y deducir las responsabilidades civiles a tales personas, con el

fin de que los intereses del Estado no sufran pérdida como los demás casos ya

contemplados, el Director del Establecimiento queda en al obligación de activar las

diligencias y solicitar el auxilio del Ministerio Publico, en los casos en que la

dependencia afectada carezca de Asesoría Jurídica.

17. Clasificación de los bienes 17.1 Fungibles: “Son todos aquellos bienes que pueden ser sustituidos fácilmente por

otros de la misma especie, calidad, cantidad y valor cuya vida útil se estima menor a

dos años o que se deterior fácilmente” 10

17.2 No fungibles: Son todos aquellos cuya vida se estima en más de cinco años, o

que son menos susceptibles al rápido deterioro y pueden tener cierta durabilidad en

cuento a su existencia.

17.3 Baja de bienes fungibles:

Cuando se trata de este tipo de bienes la baja se puede operar sin autorización

previa, únicamente suscribiendo acta para dejar constancia y enviando copia a la

autoridad inmediata superior para su conocimiento.

__________________________________ 10 GUAJARDO C. Gerardo. Contabilidad Financiera. México, 2da. Ed. Editorial McGraw-Hill, 1995. 102 p.p.

52

16


18. Bienes inmuebles “Son edificios, terrenos y otros, que son propiedad del estado que han sido

concedidos por particulares, municipalidades u otros de los que se posee

documentación respectiva” 11

Los requisitos que deben tener los inmuebles para ser registrados son: poseer

un documento que ampare loa legítima posesión de este, en el que se delimiten sus

colindancias y expresen sus medidas, en caso de no existir este debe procurarse

conseguir la información sobre los mismos ya sea en el registro de la propiedad

inmueble o en las municipalidades, si existe alguna acta de concesión del predio

para iniciar los trámites para su registro, si ya se tuvieran debe proporcionarse el

numero de finca, folio y libro en el que aparezca registrado el inmueble .

19. Toma de posesión y entrega de cargo Al momento de entregarse o recibir un cargo debe revisarse los bienes que consten

en el inventario, indicando si los mismos se encuentran completos y de conformidad

e indicando si en su caso existen faltantes, detallar los mismos y porque razones no

aparecen exigiéndole al responsable el aparecimiento o reintegro de estos.

“Los documentos que se utilizan para dejar constancia son: actas si hasta el

momento de la revisión los resultados son satisfactorios o puntualizarse cualquier

faltante para que se hagan los requerimientos necesarios” 12

Tomando en cuenta que deben hacerse del conocimiento de la autoridad inmediata

superior del acta suscrita y los resultados de la revisión para que se tomen las

medidas pertinentes o de ser de conformidad solo se tome

nota de recepción y / o entrega.

___________________________ 11 Redondo. Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Tomo I. 76 p.p. 12 HOLMES, W. Arthur. Presupuestos planificación y control de las utilidades. Welsch. Inicio. 110p.p. Iniciación a la Estadística

53

17


Certificación de actas, con identificación del empleado o funcionario que la extiende,

identificación del libro de actas, número y fecha de autorización y oficina que autorizó

el libro, folio o folios en que se encuentra asentada el acta, numero de acta y fecha,

transcripción, transcripción completa del pie de firmas, lugar o dependencia a donde

se remite la certificación, número de hojas y clase de papel en que se extiende, lugar

y fecha. Firmada por el funcionario que certifica y sellos correspondiente y el visto

bueno de la autoridad correspondiente y sello.

21. Tarjeta de responsabilidad Con el objeto de determinar en cualquier momento los útiles a cargo de cada

empleado , se abrirán tarjetas individuales de responsabilidad, en las cuales debe

registrarse detalladamente y con los mismos datos que figuran en el inventario , los

bienes por los cuales responda cada funcionario, agregando al final y por separad0o

el detalle de los artículos que por su Naturaleza fungible no hayan sido incluidos en

el inventario, se numeran correlativamente, consignando tales números en el

inventario y tarjetas, el modelo de dicha tarjeta se tiene que realizar de acuerdo a las

necesidades de cada establecimiento

22. Certificación de i ingreso al inventario

Se debe identificar al empleado o funcionario que certifica.

Identificación del libro de inventarios, número, fecha, y oficina que autorizó.

Folios en que se encuentran asentadas las características y valores del bien que se

certifica

54

18


Número de inventario y fecha en que fue practicado

Descripción en columna de los bienes objeto de la baja con sus valores, con el fin de

facilitar la verificación de las operaciones;

Monto a que asciende la suma de los valores de los bienes (en números y letras)

Lugar o dependencia a donde se remite la certificación

Número de hojas y clase de papel en que se certifica

Lugar y fecha

Firma del empleado o funcionario que certifica y sellos respectivos

Visto bueno de la autoridad correspondiente y sellos

“121 Bienes Muebles

121.1 Propiedades Urbanas

121.2 Propiedades Rústicas

121.3 Líneas Telegráficas

121.4 Líneas Telefónicas

121.5 Plantas De Teléfonos Automáticos

121.6 Derechos Telefónicos

121.7 Títulos De Pajas De Agua

Mobiliario y equipo

55

19


122.1 MUEBLES Y UTILES

1221.1 Muebles y Útiles de Oficina

1221.2 Muebles y Útiles de centros de Enseñanza

1221.3 Muebles y Útiles de establecimiento de Asistencia Social

1221.4 Muebles y Útiles de dependencias diversas

1221.5 Monturas y aperos

1221.6 Material Didáctico

1221.7 Instrumentos Musicales

1221.8 Aparatos de comunicaciones Eléctricas

1221.9 Otros Muebles y Útiles

1221.9.1 Muebles y útiles de representaciones diplomáticas

1221.9.2 Ropa y Útiles varios

1222 MAQUINARIA

1222.1 Maquinaria de Caminos

1222.2 Maquinaria de Obras Públicas

1222.3 Maquinaria Agrícola

1222.4 Maquinaria Productora de Energía Eléctrica

1222.5 Maquinaria de Talleres

1222.6 Bombas y Tuberías

1222.7 Maquinaria telegráfica multicanal

1222.8 Maquinarias Diversas

56

20


123 BIENES SEMOVIENTE

123.1 Ganado Vacuno

123.2 Ganado caballar

123.3 Ganado Mular

123.4 Ganado asnal

123.5 Ganado Lanar

123.6 Ganado Cabrío

123.7 Ganado Porcino

123.8 Aves

123.9 Animales varios

124. ALMACENES

124.1 Almacenes de Caminos

124.2 Almacenes de la Tipografía Nacional

124.3 Almacenes de Institutos y Escuelas

124.4 Almacenes de Establecimientos de Asistencia Social

124.5 Almacenes de la ciudad Olímpica

124.6 Almacenes de Instituto Agropecuario Nacional

124.7

124.8

124.9 Almacenes varios

57

21


1228 APARATOS E INSTRUMENTOS DE RADIODIFUSIÓN

1228.1 Aparatos e instrumentos de Radiodifusoras

1228.2 Aparatos e instrumentos de Radiocomunicaciones

1228.3 Aparatos e instrumentos de Televisión

1229 EQUIPOS DIVERASOS

1224 VEHICULOS

1224.1 Automóviles y jeeps

1224.2 Camiones, camiones y pick ups

1224.3 Motocicletas y moto bicicletas

1224.4 Bicicletas

1224.5 Carruajes y Carretas

1224.6 Aeroplanos

1224.7 Embarcaciones

1223 HERRAMIENTA

1223.1 Herramienta de Camiones

1223.2 Herramienta de Obras Públicas

1223.3 Herramienta de carpintería

1223.4 Herramienta de zapatería

1223.5 Herramienta de herrería y hojalatería

58

22


1223.6 Aperos de Labranza

1223.3 Herramientas diversas

1225 APARATOS E INSTRUMENTOS CIENTIFICOS

1225.1 Aparatos e instrumentos de laboratorio

1225.2 Aparatos e instrumentos de cirugía

1225.3 Aparatos e instrumentos de veterinaria

1225.4 Aparatos e instrumentos de óptica

1225.5 Aparatos e instrumentos de dibujo e ingeniería

1225.6 Aparatos de electroterapia, electro diagnóstico, fotografía y cinematografía

1225.7 Aparatos e instrumentos de observatorio

1225.8 Aparatos e instrumentos de varios

1226 OBRAS Y COLECCIONES CIENTIFICAS, ARTISTICAS Y LITERARIAS

1226.1 Museos

1226.2 Bibliotecas

1226.3 Obras y Colecciones de Dibujo, pintura, escultura y grabado

1226.4 Obras y colecciones musicales”13

___________________________ 13 MINEDUC, Dirección de Contabilidad del Estado, Formación, rendición y control de inventarios de oficinas públicas, Guatemala, 65 p.p.

59

23


24.1 Aviso de adquisición14

Señor:

Jefe de Departamento de Contabilidad

Guatemala

Para la práctica de las operaciones contables que ese departamento efectúa con

motivo de las alteraciones registradas en los bienes de la Nación, pongo en su

conocimiento que la Dirección Superior del MINEDUC, ha adquirido lo siguiente:


1232-03 MUEBLES Y ÚTILES DE OFICINA

Dos impresoras Xerox SJ4C, serie #9J9 y 9J9-45343, color crema, con un valor de

Q. 1,340.00 c/u, total Q. 2,680.00, en vista de la adquisición anterior, el inventario de

esta oficina a la fecha, queda con un saldo de Q. 3,040,856.25, así:

Saldo del inventario

anterior……………………………………………………………………Q. 3,038,176.25

Valor de la adquisición

mencionada……………………………………………………………..Q. 2,680.00

Total…………………………..…………………………………………. Q. 3,040,856.25

Atentamente,

Vo.Bo.

__________________________________ 14 MINEDUC, Dirección de Contabilidad del Estado, Formación, rendición y control de inventarios de oficinas públicas,

Guatemala, 66 p.p.

60

24


24.3 Certificación de actas15

EL INFRASCRITO JEFE DE LA UNIDAD DE INVENTARIOS DEL MINISTERIO DE

EDUCACIÓN, CERTIFICA: HABER TENIDO A LA VISTA EL LIBRO DE ACTAS

AUTORIZADO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS DE LA NACION,

CON EL REGISTRO NO. 1498, EN EL QUE A FOLIOS Nos. 80 Y 81, SE

ENCUETRA EL ACTA QUE COPIADA LITERALMENTE DICE: - - - - - - - - - - - - - - - -

- - - - - - - - - - - - -

ACTA # 09-98 En la ciudad de Guatemala, siendo las once horas con veinte minutos

del día martes veintiocho de Julio de mil novecientos noventa y ocho, reunidos en el

local que ocupa la Unidad de Inventarios de La Planta Central del Ministerio de

Educación, Ubicado en la Avenida Simeón Cañas tres guión treinta y siete de la

zona dos, oficina número veinticuatro, los señores; Profesora Reyna Barrios de

García, directora de la Escuela Oficial Urbana Mixta “12 de Octubre” Cantón la

Florida, Mazatenango, Suchitepéquez, quien se identifica con cédula de vecindad

numero de orden J-10 y de registro 28,919; Licenciado René Hernández, Jefe Oficina

Registro y Trámite Presupuestal; Luis Roberto Matías, Jefe de la Unidad Inventarios

y Carlos Salazar, quien suscribe como asistente de dicha Unidad para dejar

constancia de los siguiente: PRIMERO: Se suscribe la presente par dejar constancia

que en la presente fecha se hace entrega de los bienes que a patir de ahora

quedaran bajo la responsabilidad de la profesora Reyna Barrios de García, directora

de la Escuela Oficial Urbana Mixta “12 de Octubre” Cantón la Florida, Mazatenango,

Suchitepéquez, en cuyo inventario deben cargarse siendo estos :

1221.1 Muebles y útiles de oficina------------------------------------------------------Q. 500.00

1222.2 Maquinaria de talleres-----------------------------------------------------------Q. 500.00

1223.7 Herramientas diversas-----------------------------------------------------------Q. 100.00

123.2 Ganado caballar----------------------------------------------------------------Q. 600.00

TOTAL-------------------------------------------------------------Q. 1,700.00

TOTAL: Mil setecientos quetzales exactos.

Lugar y Fecha:____________________________________________

F._________________________ Vo.Bo._____________________ 61

25


SEGUNDO: Los bienes citados con antelación deberán ingresarse formalmente al

inventario de la Escuela Oficial Urbana Mixta “12 de Octubre” suscribiéndose acta

respectiva de recepción y extenderse la certificación conjuntamente con la de

inventario para el respectivo trámite.------------TERCERO: Se da por concluida la

presente, luego de leída y aceptada, la ratificación, firman y sellan los

comparecientes en la misma, en el mismo lugar y fecha de su inicio siendo las once

horas con cincuenta minutos. Damos Fé. Aparecen las firmas y sellos respectivos.

(Fs) Reyna Barrios de García. Ilegible. Lic. Rene Hernández. Ilegible. Luis Matías.

Ilegible. Carlos Salazar. Ilegible.- - - - - - - - - - - - - - -

Y PARA REMITIR A DONDE CORESPONDE EXTIENDO, FIRMO Y SELLO LA

PRESENTE CERTIFICACIÓN EN UNA HOJA DE PAPEL MEMBRETADO, TAMAÑO

CARTA, EN LA CIUDAD DE GUATEMALA A LOS TRES DIAS DEL MES DE

SEPTIEMBRE DE MI NOVECIENTOS NOVENTA Y OCHO.- - - - - - - - - - - - - - - - - - -

-

__________________________________ 15 MINEDUC, Dirección de Contabilidad del Estado, Formación, rendición y control de inventarios de oficinas públicas,

Guatemala, 68 p.p.

62

26


24.4 Certificación de ingreso al inventario16

EL INFRASCRITO JEFE DE UNIDAD DE INVENTARIOS DE LA DIRECCION

SUPERIOR, DEL MINISTERIO DE EDUCACION CERTIFICA: QUE PARA EL

EFECTO TUVO A LA VISTA EL LIBRO DE INVENTARIOS AUTORIZADO POR LA

CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS, CON FECHA DIECIOCHO DE

FEBRERO DE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y UNO, BAJO EL NUMERO DE

REGISTRO TRES MIL CUATROCIENTO SETENTA Y NUEVE (3479) EN EL QUE

AL FOLIO DOSCIENTOS CINCUENTA Y DOS (252) APARECE EL ASIENTO

SIGUIENTE: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

1224.2 CAMIONES, CAMIONETAS Y PICK UPS

1. Pick ups Toyota Hilux, doble cabina, modelo 2001, serie Ln 166L-PRMDS Chasis

#LN 166-0047906, motor No. 3L-4983437, color gris/gris, doble transmisión y

Retranca, Motor Diesel, 3L de cuatro cilindros, 2779cc. 88h.p caja mecánica de

cinco velocidadaes y retroceso, herramienta incluida, 1.25 toneladas, radio AM y FM

con tocacintas, placa #0-10488 con valor de Q. 137,207.50

y para remitir a la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanza Públicas,

extendió la presente en una hoja de papel bond tamaño carta con su respectivo

membrete, en la ciudad de Guatemala, a los diez días del mes de Junio de mil

novecientos noventa y nueve.

Certificó: Vo.Bo.

__________________________________ 16MINEDUC, Dirección de Contabilidad del Estado, Formación, rendición y control de inventarios de oficinas públicas,

Guatemala, 69 p.p3

63

27


24.5 Solicitud de baja de inventarios17

LUGAR Y FECHA:

Señor Jefe de la Contraloría de Cuentas

Guatemala

Con el Objeto de depurar el inventario de bienes muebles de ésta escuela, ruego a

usted se sirva autorizar las bajas que se detallan a continuación, en vista de haberse

llenado los requisitos legales que establece el Acuerdo Gubernativo No. 217-94

Reglamento de inventarios de los Bienes inmuebles de la Administración Pública, de

conformidad con el acta No………….. de fecha………………suscrita para el efecto,

de la que adjunto tres copias certificadas:

1221.2 MUEBLES Y ÚTILES DE ENSEÑANZA

CANTIDAD DESCRIPCION VALOR UNITARIO SUB TOTAL TOTAL

5 Bancas de madera Q. 1.00 Q. 5.00

3 Pupitres Q. 9.00 Q.27.00

2 Mesas de madera Q. 1.50 Q. 3.00 Q. 35.00

1223.6 APEROS DE LABRANZA

2 Azadones con cabo Q. 4.00 Q. 8.00

3 Palas con cabo Q. 3.00 Q.9.00 Q.17.00

total Q. 52.00

ATENTAMENTE,

Jefe de Oficina

________________________________ 17 MINEDUC, Dirección de Contabilidad del Estado, Formación, rendición y control de inventarios de oficinas públicas, Guatemala, 70 p.p.

64

28


Acuerdo Gubernativo 217-94

Contiene el Reglamento para inventarios de los bienes muebles de la

administración pública e instrucciones para la baja de los bienes.

Código Civil

Código Penal

Decreto Legislativo 647

Contiene instrucciones sobre la formación de los inventarios así como la

obligatoriedad de recibir o entregar el cargo de cualquier empleado público

mediante la revisión y chequeo del inventario físico, de lo cual se rendirá copia

a la autoridad inmediata por la vía correspondiente.

Decreto 103-97 Derogatoria del 77-95

El decreto 77-95 dio origen a la creación de la Comisión Recolectora de

Chatarra (CORECHA) la cual se encargaba de recibir todo el desecho ferroso

o métálicos de las instituciones del estado, con la firma de los Acuerdos de

Paz, esta institución desaparece mediante el Decreto 103-97 que crea una

Comisión especial conformada por el Ejecutivo que se encargará de la

recepción y subasta de los bienes ferrosos al recibir se de las diferentes

dependencias del Gobierno.

Decreto 779-98 Reglamento del Decreto 103-97

Este contiene el Reglamento del Decreto 103-97 proporcionando los

lineamientos generales sobre el procedimiento paras la solicitud de baja de

materiales de bienes ferrosos, para lo cual se conformaran los expedientes

respectivos.

65

29


65

Decreto Legislativo 114-97 Ley del Organismo Ejecutivo

Contiene la delimitación de funciones de cada Ministerio, velando por el

registro de los bienes de las dependencias a su cargo y remitiendo al órgano

correspondiente, certificación actualizada de los mismos, dentro de los

primeros noventa días del próximo ejercicio fiscal. Cumplir y hacer cumplir

todo lo relativo al registro, control y consolidación de los bienes que

constituyen el Patrimonio del Estado.

Decreto 89-96 Ley de Probidad y de Responsabilidades

Describe las responsabilidades de los empleados de la Administración Pública

así como la guarda y custodia de los bienes que tienen a su cargo.

Ley de Compras y contrataciones

Manual de Clasificación de Bienes

Contraloría General de Cuentas

66

30


26. Actividades sugeridas

Anote la nomenclatura correspondiente y complete el inventario de acuerdo a

cantidades que maneje en su establecimiento (Consulte listado)

Nomenclaturas Mobiliarios y útiles Cantidad Precio Unitario

Sub Total Precio Total

Escritorio personal Q. 450.00 Pizarra de formica Q. 350.00 Cátedras Q. 2,000.00 Bombos Q. 750.00 Televisión Q. 3,000.00 TOTAL EN LETRAS: _____________________________________________________

Q. __________

Lugar y Fecha:____________________________________________

F._____________________ Vo.Bo.__________________

Elabore el inventario de su establecimiento de acuerdo a los lineamientos

brindados

67

31


27. Evaluación En la siguiente escala estimativa, anote a la par de cada cuestionamiento la

cantidad que considere de 0 a 5 de acuerdo al material brindado

Manejo y Elaboración de Inventario Aspectos Rango

0‐5 Observaciones

El tema fue de acuerdo al contenido

Tiene claro el concepto de lo que es un inventario

Puede diferenciar lo que son bienes muebles e inmuebles

Puede enumerar los tipos de inventarios

Conoce la legislación que ampara la elaboración de inventario

Puede elaborar una solicitud de baja de inventario

Puede identificar la diferencia entre bienes fungibles y no fungibles

Puede describir la importancia de elaborar inventarios

Sabe donde se pueden autorizar los libros de inventarios

Pude Enumerar los materiales que no se incluyen en un inventario

Pude enumerar los documentos que se utilizan al manejar el inventario

Porque se dan las disminuciones de bienes y bajas en un inventario

Tiene la capacidad de Elaborar un inventario con eficacia

PUNTEO TOTAL

68

322


CONCLUSIONES

1. El supervisor podrá minimizar sus funciones en la revisión de inventarios, pues el módulo será de apoyo brindando las indicaciones necesarias sobre la elaboración y manejo de inventarios del Ministerio de Educación.

2. Elaborar inventarios siguiendo los lineamientos que maneja el Ministerio de Educación, pues se tienen nomenclaturas específicas que permiten identificar el mobiliario y equipo que el Ministerio de Educación brinda a los establecimientos educativos.

3. Las autoridades deben mantener actualizados a los directores en el tema de inventarios para mantener mejor control sobre los bienes con que cuentan las instituciones educativas del nivel primario, pues cada vez más se incrementan los bienes tecnológicos y costos de los mismos lo cual requiere se puedan administrar correctamente como parte de sus responsabilidades.

69

33


BIBLIOGRAFIA

1. CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, ACUERDO Gubernativo

217-94, Contiene el Reglamento para inventarios de los bienes muebles de la administración pública e instrucciones para la baja de los bienes. Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 70 p.p.

2. CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, DECRETO Legislativo 647,

Instrucciones sobre la formación de los inventarios así como la obligatoriedad de recibir o entregar el cargo de cualquier empleado público. Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 60 p.p.

3. CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, DECRETO 103-97 que

crea una Comisión especial conformada por el Ejecutivo que se encargará de la recepción y subasta de los bienes ferrosos al recibir se de las diferentes dependencias del Gobierno. Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 50 p.p.

4. CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, DECRETO 779-98

Reglamento del Decreto 103-97. Proporcionando los lineamientos generales sobre el procedimiento paras la solicitud de baja de materiales de bienes ferrosos. Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 75p.p.

5. CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, DECRETO Legislativo 114-

97 Ley del Organismo Ejecutivo. Contiene la delimitación de funciones de cada Ministerio, velando por el registro de los bienes de las dependencias a su cargo Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 70 p.p.

6. CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA, DECRETO 89-96 Ley de

Probidad y de Responsabilidades, Describe las responsabilidades de los empleados de la Administración Pública. Editorial Ayala Jiménez Sucesores, Guatemala, 70 p.p.

7. CORDERA, Martin José, Gestión de Contabilidad. Ediciones Pirámides, Madrid,

1994. 83 p.p.

8. GUAJARDO C. Gerardo. Contabilidad Financiera. México, 2da. Ed. Editorial McGraw-Hill, 1995. 102 p.p.

9. HANGREN, Harrison. Contabilidad. Curso de Contabilidad. (Tomo IV) Unión

Tipográfica, Editorial Hispano-América, México, 1991. 92 p.p.

70

34


10. HOLMES, W. Arthur. Presupuestos planificación y control de las utilidades. Welsch. Inicio. 110p.p.

11. JOHNSON Robert w. Administración financiera. Capitulo I. Administración de

inventarios. Inicio, Madrid 1996. 75 p .p. 12. MINEDUC, Dirección de Contabilidad del Estado, formación, rendición y control

de inventarios de oficinas públicas, Guatemala, 65 p.p.

13. Redondo. Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Tomo I. 76 p.p.

14. RIVERA, J. Contabilidad financiera. Madrid: Trivium, 1992. Manual imprescindible

escrito por uno de los mejores especialistas españoles. 65 p.p.

71

35


ELABORADO POR: CELIA DALILA CAAL POOU

SUPERVISOR EDUCTIVO: WALTER GEOVANY MACZ DISTRITO ESCOLAR 16‐01‐01

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES, SECCIÓN COBAN, ALTA VERAPAZ

Libro de Inventario Supervisión Educativa Distrito Escolar 16-01-01

MINEDUC

PLAN DE SOCIALIZACION DE MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA ELABORACIÓN

Y MANEJO DE INVENTARIOS

72


UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES SECCIÓN COBAN A.V. LICENCIATURA EN PEDAGOGIA Y ADMINISTRACION EDUCATIVA

PLAN DE SOCIALIZACION DE MODULO DE ACTUALIZACION SOBRE LA

ELABORACIÓN Y MANEJO DE INVENTARIOS

Celia Dalila Caal Poou Carné 200450611

Cobán Alta Verapaz, Octubre de 2009

73


I. IDENTIFICACION

1. Lugar: Auditórium de la Escuela Oficial para Varones Salvador de Oliva, Cobán Alta Verapaz.

2. Tipo de Evento: Socialización del Modulo de Actualización sobre el Manejo y Elaboración de inventarios

3. Participantes: 44 Directores (as) del Distrito Escolar 16-01-01 1 Supervisor Educativo

4. Responsables: 1 estudiante de EPS de la Facultad de

Humanidades de la USAC 5. Duración del taller: 5 horas 6. Fecha: 26 de Octubre de 2008

II. OBJETIVOS 2.1 General:

Socializar el Modulo sobre La Elaboración y manejo de inventarios dentro del

sistema educativo del distrito escolar No.16-01-01 del municipio de Cobán,

Departamento de Alta Verapaz, satisfaciendo una de las necesidades

administrativas, para lograr agilización en la elaboración de inventarios, de

esta manera en la eficacia del trabajo administrativo de directores.

2.2 Específicos Dar a conocer el Modulo de Actualización sobre el Manejo y

Elaboración de inventarios

Intercambiar opiniones sobre el Contenido del Módulo en la ubicación

correcta de los bienes del Ministerio de Educación, dentro del inventario

en los establecimientos de Educación Primaria.

Elaborar inventarios en base a las conclusiones propuestas y siguiendo

los lineamientos que maneja el Ministerio de Educación

74

1


III. JUSTIFICACIÓN

El Taller de Socialización sobre el Módulo de Actualización para la elaboración

y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, está dirigido a

Directores de las Escuelas de Educación Primaria del Distrito Escolar No.16-

01-01 con el cual se pretende intercambiar opiniones acerca del conocimiento

que ya poseen en la elaboración de los inventarios, además de actualizar

información en el tema para que puedan manejar los bienes con que cuentan

así como la elaboración de inventarios con eficacia y eficiencia aprovechando

las facilidades que brinda la tecnología, con el fin de mantener de forma

ordenada los bienes así como sus registros y recuento físico total en forma

adecuada y sectorizada para mantener mejores efectos en su control.

75

2


IV. Plan de Actividades del taller de Socialización

HORA ACTIVIDAD RESPONSABLE RECURSOS

7:30 a12:30 Taller de Socialización Se especifica a continuación

Fotocopias Lapiceros de colo negro Lipices Correcotores Folders Fastener Hojas impresas Refacciones Documentos empastados impresos Local alquilado Cañonera alquilada

7:30 a 8:00 Inscripción de participantes Estudiante EPS Celia Dalila Caal Poou

8:00 a 8:10 Bienvenida de los participantes

Estudiante EPS Celia Dalila Caal Poou

8:10 a 8:20 Inauguración del evento Supervisor Educativo T.U. Walter Geovany Macz

8:20 a 8:50 Presentación de los participantes

Estudiante de EPS y todos los presentes

8:50 a 9:00 Presentación de los objetivos de la actividad


9:00 a 9:15 Nivelación de expectativas Directores Participantes

9:15 a 9:25 Dinámica rompehielos Estudiante EPS Celia Dalila Caal Poou

9:25 a 9:40 Presentación del módulo Estudiante EPS Celia Dalila Caal Poou

9:40 a 10:30 Socialización del tema Directores participantes

10:30 a 10:40 RECESO Y REFRIGERIO Estudiante EPS Celia Dalila Caal Poou

10:40 a 11:20 Análisis del tema socializado Supervisor Educativo y Directores

11:20 a 12:00 Grupos de trabajo Directores 12:00 a 12:30 Puesta en común de

conclusiones generales y finalización del taller


76

3


V. Producto esperado

• Se le entrego a cada Director y al supervisor un ejemplar del documento para que emitieran sus puntos de vista

• Aceptación del Módulo por el supervisor educativo y directores ya que satisface en 90% las expectativas de las necesidades en la elaboración y manejo de inventarios.

• Interés de los Directores dando a conocer sus dudas y necesidades en cuanto al contenido del módulo para socializarlas con sus propios compañeros llegando a conclusiones favorables en la elaboración y manejo de inventarios

• Se intercambiaron opiniones sobre la información contenida en el módulo. • Se elabora un modelo de inventarios en base a las conclusiones propuestas y

siguiendo los lineamientos que maneja el Ministerio de Educación

VI. Contenidos

1. Que es un inventario 2. Para que se elaboran los inventarios 3. Importancia de los inventarios 4. Tipos de inventario 4.1 Inventario perpetuo 4.2 Inventario Intermitente 4.3 Inventario Final 4.4 Inventario Inicial 4.5 Inventario Físico 5. Objetivos que persiguen la contabilización 6. Ventajas para el control de inventarios 7. Objetivos para el rubro de inventarios 8. Autorización de libros de inventarios 9. Manejo de un inventario 10. Rendición de copias de inventario 11. Tiempo para formar el inventario 12. Forma de practicarse el inventario 13. Que no debe incluirse en el inventario 14. Alzas de inventarios 14.1 Adquisiciones por compra 14.2 Adquisición por donación

77

4


14.3 Adquisiciones por traslado entre dependencias 15. Valuaciones de bienes en el inventario 16. Porque se dan las bajas de bienes en el inventario 16.2 Por pérdida 16.3 Por hurto o robo 16.4 Por traslado 16.5 Por desuso, venta o permuta 16.6 Por traslado de bienes metálicos o ferrosos 16.7 Destrucción por fenómenos naturales y siniestros 16.8 Provocados por hechos o actos delictivos 16.9 Por destrucción de bienes en accidentes 16.9.1 Caso fortuito 16.10 Provocado por imprudencia o negligencia 16.11 Provocado por personas particulares 17. Clasificación de los bienes 17.1 Fungibles 17.2 No fungibles 17.3 Baja de bienes fungibles 18. Bienes inmuebles 19. Toma de posesión y entrega de cargo 20. Documentos a adjuntar a un expediente de baja de un inventario 21. Tarjetas de responsabilidad 22. Certificación de Ingreso al Inventario 23. Nomenclaturas de cuentas 24. Modelos de los documentos que se utilizan en los inventarios 24.1 Aviso de adquisición


24.3 Certificación de actas

24.4 Certificación de ingreso al inventario

24.5 Solicitud de baja de inventarios

25. Base legal que respaldan el manejo y elaboración de inventarios

78

5


VII. Evaluación En la siguiente escala estimativa, anote a la par de cada cuestionamiento la

cantidad que considere de 0 a 5 de acuerdo al material brindado

Manejo y Elaboración de Inventario Aspectos Rango

0‐5 Observaciones

El tema fue de acuerdo al contenido

Tiene claro el concepto de lo que es un inventario

Puede diferenciar lo que son bienes muebles e inmuebles

Puede enumerar los tipos de inventarios

Conoce la legislación que ampara la elaboración de inventario

Puede elaborar una solicitud de baja de inventario

Puede identificar la diferencia entre bienes fungibles y no fungibles

Puede describir la importancia de elaborar inventarios

Sabe donde se pueden autorizar los libros de inventarios

Pude Enumerar los materiales que no se incluyen en un inventario

Pude enumerar los documentos que se utilizan al manejar el inventario

Porque se dan las disminuciones de bienes y bajas en un inventario

Tiene la capacidad de Elaborar un inventario con eficacia

PUNTEO TOTAL

79

6

CAPITULO IV

PROCESO DE EVALUACIÓN. 4.2. Evaluación del diagnóstico.

La evaluación de la etapa del diagnóstico se realizó a través del cronograma del plan

de actividades, en el cual podemos observar que las actividades se cumplieron de

acuerdo al tiempo estipulado, ya que se contó con el apoyo del personal de las

instituciones involucradas participando de manera activa en las entrevistas realizadas

aunque la dirección Departamental de Educación mantiene muy reservada la

información y se retardan en brindarla. Con el apoyo brindado se lograron identificar

las carencias de las cuales se plantearon los problemas y se aplicaron varios

instrumentos para la Priorización y el análisis de viabilidad y factibilidad que

permitieron llegar a definir el problema que en realidad se debía atender.

80

4.2. Evaluación del perfil. Lista de Cotejo PRODUCTO: Un módulo de actualización sobre la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación INSTITUCIÓN: Supervisión Educativa Distrito Escolar 16-01-01 Lugar: Centro Educativo Municipal “CEM”, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz Fecha: 00/00/2008 Responsable: Celia Dalila Caal Poou

No. CRITERIOS

SI

NO

NecesitaMejorarse

1. El nombre del proyecto expresa la idea clara de lo que se pretende realizar con el Proyecto

X

2. El nombre del proyecto indica claramente hacia quien va dirigido el proyecto.

X

3. El nombre del proyecto indica claramente donde se va a ejecutar el proyecto.

X

4. Se explica las razones por las cuales es necesario solucionar o modificar la condición existente

X

5. Contiene la identificación y análisis técnico de la problemática a resolver.

X

6. El perfil caracteriza el área de influencia dentro del cual se focaliza el problema y la alternativa de solución que se plantea.

X

7. Describe de manera general en qué consiste el proyecto. X

8. Los objetivos expresan claramente lo que se desea alcanzar con la ejecución del proyecto

X

9. Proporciona información en relación al comporta- miento de las variables de demanda y oferta (E. M.).

X

10. Propone las opciones tecnológicas para producir el bien o servicio y verifica la factibilidad de cada una de ellas (Estudio Técnico)

X

11. Considera las actividades necesarias para ejecutar el proyecto y su identificación en el tiempo.

X

12. El perfil considera el costo de inversión del proyecto y las fuentes de financiamiento (Presupuesto).

X

13. Explica la forma en que se deberá administrar el proyecto. X

14. La metodología empleada para la recopilación de la información necesaria en el perfil fue participativa.

X

15. Se elaboraron los instrumentos técnicos necesarios para la recopilación de la información.

X

81

4.3. Evaluación de la ejecución

COMPARACIÓN DE METAS

Objetivo:

Al finalizar el proyecto en tres se habrá apoyado en el fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No.16-001-01desarrollado un Modulo de Actualización para la elaboración y el manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, para Directores de las Escuelas Primaria, del Distrito Escolar 16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz, satisfaciendo una de las necesidades administrativas de los Directores logrando así la agilización en la elaboración de inventarios, incrementándoles la información que les será útil, contribuyendo de esta manera en la eficacia del trabajo administrativo de directores.

Nombre del proyecto: Fortalecimiento en el manejo de Inventarios dentro del Sistema Educativo del Distrito Escolar No.16-01-01

Lugar: Centro Educativo Municipal “CEM”, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz Fecha Responsable: Celia Dalila Caal Poou

EJECUTADO

METAS Un Módulo de Actualización sobre la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, para Directores de las Escuelas Primarias, del Distrito Escolar 16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz

METAS Un taller de socialización elaborado para dar a conocer el módulo con Directores de las Escuelas Primarias, del Distrito Escolar 16-01-01 del municipio de Cobán, Departamento de Alta Verapaz

Los directores mostraron interés y dieron a conocer sus dudas y necesidades que pudieron socializar con sus propios compañeros llegando a conclusiones favorables en la elaboración y manejo de inventarios

En módulo obtuvo buena aceptación por el supervisor educativo y directores ya que satisface en 90% las expectativas de las necesidades en la elaboración y manejo de inventarios.

EJECUTADO

82

4.4. Evaluación final

Técnica de criterios

La evaluación final consistió en una revisión de lo practicado en cada una de las

etapas del Ejercicio Profesional Supervisado, Tomando en consideración que se

tuvieron como insumos específicos en cada una de las mismas. A continuación se

presenta la técnica de Evaluación final, la cual contiene un listado de criterios por

cada etapa del EPS. Considerando por consiguiente que se cumplió con lo previsto.

Evaluación Final

N Etapa Criterios de calificación SI

NO

Observaciones

1 Diagnostico

Recopilación de suficiente información

X Se consulto bibliografía actualizada electrónica

Se detectó técnicamente X De acuerdo a la Asesoría

Se priorizó técnicamente X Se definió técnicamente el problema priorizado

X Con el árbol de problemas del marco lógico

Se identificaron las alternativas de solución técnicamente.

X

Cada alternativa de solución represento una idea proyecto

X

83

Se realizó el análisis de viabilidad y factibilidad técnicamente.

X

2 Perfil de proyecto

Utilizo un formato adecuado X Existe congruencia entre los objetivos, metas, actividades y presupuesto.

X Se siguió lo programado en la realización de un módulo de Actualización sobre la elaboración y manejo de Inventarios del Ministerio de Educación, para Directores de las Escuelas Primarias, del Distrito Escolar 16-01-01 para la concreción de productos en el desarrollo del EPS. Como producto elegido.

Presentó las herramientas de evaluación

X

3 Ejecución del proyecto

Se cumplió con el cronograma de actividades

X

Se alcanzaron los resultados que pretendía el proyecto

X

Fueron alcanzados los productos planteados al inicio del perfil

X Tal como fueron planteados.

Cada producto presenta sus respectivos logros.

X De acuerdo a las expectativas.

Presenta los productos X

84

4 Evaluación

En cada etapa se evaluó técnicamente

X Se aplico un instrumento adecuado.,

Cada etapa presento un insumo X Plan de EPS X Plan de Diagnostico. X Informe de diagnostico X Formato de perfil de proyecto. X Documento sobre el producto. X Informe de evaluación. X Informe del EPS X

Nombre del estudiante Celia Dalila Caal Poou (f) ___________________

Nombre del Asesor Lic. Adolfo Valdez (f) ____________________

85

CONCLUSIONES

4. El módulo Contiene información sobre la elaboración y manejo de inventarios

del Ministerio de Educación el cual será de apoyo al Supervisor Educativo del Distrito 16-01-01 y a los Directores bajo su dirección.

5. Los directores de los distintos establecimientos que corresponden al distrito escolar manejaran los mismos criterios que para elaborar el inventario pues han intercambiado opiniones y sugerencias durante el taller de socialización.

6. Los Directores elaboraran inventarios siguiendo los lineamientos que maneja

el Ministerio de Educación, pues se tienen nomenclaturas específicas que permiten identificar el mobiliario y equipo que el Ministerio de Educación brinda a los establecimientos educativos.

7. En la Oficina de la Supervisión Educativa se conservará digitalizada la información sobre la elaboración y manejo de inventarios, así como el modelo sugerido, para brindarla a los que asuman el puesto de Directores.

86

RECOMENDACIONES

1. Que las autoridades encargadas En la Dirección Departamental de Educación

gestionen talleres donde se realicen inducción a los nuevos Directores en la elaboración de Inventarios del ministerio de Educación.

2. Que los Supervisores gestionen ante ONGs o instituciones que velan por el mejoramiento de la Administración Educativa de nuestro medio para que personal especializado en el tema les brinden capacitaciones periódicas de actualización sobre el manejo y elaboración de inventarios

3. Que el Ministerio de Educación pueda crear un Programa donde vengan los modelos de Inventarios en los cuales se incluyan los bienes con que cuentan los establecimientos Educativos en el cual vengan precios incluidos e incluso la nomenclatura donde se marque los bienes con que cuenta.

4. Que los Directores Soliciten el puesto de un contador en cada supervisión educativa, para revisar inventarios de los establecimientos.

5. Que se les brinde a los directores toda la información sobre la legislación que respalda la elaboración y manejo de inventarios en los establecimientos educativos con el fin de no incurrir en faltas.

87

BIBLIOGRAFIA

15. CORDERA Martin José, Gestión de Contabilidad. Ediciones Pirámides, Madrid,

1994. 83 p.p.

16. GUAJARDO C. Gerardo. Contabilidad Financiera. México, 2da. Ed. Editorial McGraw-Hill, 1995. 102 p.p.

17. HANGREN, Harrison. Contabilidad. Curso de Contabilidad. (Tomo IV) Unión

Tipográfica, Editorial Hispano-América, México, 1991. 92 p.p.

18. HOLMES, W. Arthur. Presupuestos planificación y control de las utilidades. Welsch. Inicio. 110p.p.

19. JOHNSON Robert w. Administración financiera. Capitulo I. Administración de

inventarios. Inicio, Madrid 1996. 75 p .p. 20. MINEDUC, Dirección de Contabilidad del Estado, formación, rendición y control

de inventarios de oficinas públicas, Guatemala, 65 p.p.

21. Redondo. Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Tomo I. 76 p.p.

22. RIVERA, J. Contabilidad financiera. Madrid: Trivium, 1992. Manual imprescindible

escrito por uno de los mejores especialistas españoles. 65 p.p.

23. VALDEZ PINEDA, Adolfo Antonio. Proyectos Educativos 2008. Guatemala, 98

p.p.

24. VALDEZ PINEDA, Adolfo Antonio. Conceptos útiles en la elaboración de

Proyectos Educativos, 2002

88

PLAN GENERAL DE TRABAJO

EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO

-E.P.S.-

DATOS GENERALES

• Estudiante: Celia Dalila Caal Poou

• Carné No. 200450611 Teléfono: 79513544- 58308105

• Carrera: Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa

• Actividad: Estudio Profesional Supervisado –EPS-

• Lugar de realización de E.P.S.

• Institución patrocinante: Dirección Departamental de Educación

Bilingüe Intercultural

Dirección: La Dirección Departamental de Educación, esta ubicada

en la 1ra. Calle 5-19 zona 1, del municipio de Cobán, Departamento

de Alta Verapaz.

• Teléfono: 79524023

• Encargado de la institución: Lic. Alfredo Álvarez Cabnal

• Cargo: Director Departamental de Educación

• Horario de trabajo: De 8:00 a 16:00 horas.

• Municipio: Cobán

• Departamento: Alta Verapaz.

Lugar de realización de E.P.S.

• Institución Beneficiada: Supervisión Educativa

Distrito Escolar 16-01-01

• Dirección: Centro Educativo Municipal “CEM”, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobán, Alta Verapaz

• Teléfono:79529766

• Encargado de la institución: Lic. Walter Geovany Macz

• Cargo: Supervisor

• Horario de trabajo: De 8:00 a 17:00 horas.

• Municipio: Cobán

• Departamento: Alta Verapaz.

OBJETIVOS

Objetivo General:

Aplicar los conocimientos técnicos adquiridos en el transcurso de la carrera de

Licenciatura en Pedagogía e Administración Educativa, para la eficiente

realización del Ejercicio Profesional Supervisado en una institución

patrocinante y otra beneficiada que permita dar solución parcial o total a un

problema social e institucional.

Objetivos Específicos:

• Ambientar al estudiante de Licenciatura en Pedagogía y

Administración Educativa en la labor investigativa.

• Detectar, priorizar y definir los problemas que estén afectando las

funciones de una institución.

• Determinar la viabilidad y factibilidad de un proyecto.

• Formular un proyecto que permita dar solución parcial o total al

problema priorizado.

• Evaluar la ejecución de las diferentes fases del Ejercicio Profesional

Supervisado.

• Estructurar el Informe Final del Ejercicio Profesional Supervisado con

base a los lineamientos establecidos en el Reglamento de EPS.

DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA

El Ejercicio Profesional Supervisado se desarrollará en siete fases, las cuales se

describen a continuación: a) Diagnóstico Institucional: comprenderá 4 semanas y

tendrá por objeto la detección, Priorizaciòn y definición de un problema, con sus

respectivas alternativas de solución. b) Análisis de Viabilidad y Factibilidad del proyecto: Es la parte final del Diagnóstico Institucional. Se realizará en una semana,

y su propósito es la aplicación de herramientas técnicamente diseñadas que

permitan determinar con propiedad si se cuentan con los recursos necesarios y la

apertura política y administrativa para la realización del proyecto. c) Formulación del Proyecto: Comprenderá 1 semana, consiste en definir claramente los elementos

que tipifican el proyecto. d) Marco Teórico: Se realizará en 3 semana y consiste

en la Fundamentación teórica de un Estudio de Mercado, que es el producto que se

entregará al final del EPS. e) Ejecución: Esta se realizará en 3 semanas y

consistirá en la Ejecución de un Estudio de Mercado a nivel de Prefactibilidad, por las

propias características de la carrera de Licenciatura en Administración Educativa.

La realización del Estudio de Mercado dará mayor certeza a los encargados de la

institución en el momento de ejecutar el proyecto. f) Fase de Evaluación: Se

realizará en 4 semana y se dividirá en dos subfases: En la primera se consolidará los

resultados de las evaluaciones realizadas a las diferentes fases del EPS (diagnóstico

institucional, perfil de proyecto y estudio de mercado) y la segunda fase la constituye

la evaluación general del EPS. Es preciso enfatizar en el hecho que al final de cada

fase se evaluaran los resultados obtenidos, de acuerdo a los objetivos considerados

en un plan específico, pues como en cualquier actividad la evaluación es un proceso

constante, que corrige y orienta las actividades realizadas en las distintas fases.

Empero en que el tiempo que se indica en el cronograma será únicamente para

consolidar esta información. . Por último se elaborará el Informe Final que contendrá en forma sucinta toda la

información obtenida en las diferentes fases del Ejercicio Profesional Supervisado –

EPS-, adjuntando al final del mismo toda la fuente de información (apéndices).

CRONOGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES DEL -EPS-

ACTIVIDADES

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Ambientación y preparación de condiciones

P E

2 Diagnóstico: 2.1 Recopilación de

P E

2.2 Identificación, Priorizaciòn y definición del problema

P E

2.3 Análisis de viabilidad y factibilidad del proyecto

P E

2.4 Elaboración del Informe de Diagnóstico

P E

3 Formulación del Proyecto a nivel de Perfil

P E

4 Ejecución del proyecto de E.P.S

P E

6 Elaboración del Marco Teórico

P E

7 Evaluación del E.P.S. y sus fase

P E

8 Elaboración del Informe Final

P E

P = Planificado E = Ejecutado El Ejercicio Profesional Supervisado está programado para realizarse en 20 semanas: del mes de julio a noviembre de 2,008.

Herramientas aplicadas para el Diagnóstico

CRONOGRAMA DE LA ETAPA DE DIAGNÓSTICO

P=Programado E=Ejecutado Estudiante: Celia Dalila Caal Poou F.___________________

Cuadro de análisis y priorización de problemas Seguidamente se procedió a seleccionar un problema dentro del listado anteriormente mencionado, para lo cual se empleó la técnica de priorización por funciones de la institución, se logro a través de una reunión de trabajo en donde participaron docentes y estudiantes de EPS siendo el Miércoles 05 de Agosto de 2008. Priorización La priorización se realizó en dos momentos, el primero consistió en hacer un ordenamiento de acuerdo a la proyección de la Universidad, para lo cual se empleó la técnica de los números y así poder contar con los primeros cinco para proceder a efectuar la priorización de acuerdo a las funciones de la Universidad. Se siguió el siguiente procedimiento: Cada participante paso a otorgarle 3 puntos al mas urgente de resolver, 2 puntos al menos urgente y 1 punto al que no esta urgente de resolver

No.

ACTIVIDAD

JULIO AGOSTO

Semana 1

Del 26 al 29

Semana 2

Del 1 al 5

Semana 3

Del 8 al 12

Semana 4

Del 15 al 19

Semana 5

Del 22 al 26

L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V

1 Preparación de condiciones

P

E

2 Investigación bibliográfica

P

E

3 Selección de instrumentos

P

E

4 Aplicación de instrumentos

P

E

5 Análisis de la información

P

E

6 Priorización y definición del problema.

P

E

7 Análisis de viabilidad y factibilidad

P

E

8 Estructuración del informe final de diagnóstico

P

E

Hacer un conteo de los puntos por cada problema para verificar cuantos puntos obtuvo finalmente. Seleccionar los primeros cinco problemas que obtuvieron los más altos punteos.

PROBLEMAS Y NECESIDADES PUNTEO SUMA 1. Indiferencia de los educandos hacia

la superación profesional

2,2,3,1,2,1,3,2,1,2,3,2,1,2,3,2,2

34 2. Insuficiente cumplimiento de las

funciones administrativas del personal

1,2,1,2,3,2,1,2,3,2,1,3,2,3,3,2,2

35

3. Deficiencia en la calidad educativa en los establecimientos

1,2,3,2,1,2,1,2,1,2,3,2,1,2,3,2,1

31

4. Inadecuadas instalaciones al servicio de los usuarios

1,2,1,2,1,2,1,3,2,2,2,1,1,2,1,2,3

29

5. Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos

3,3,3,3,1,1,3,3,3,313,3,3,1,3,2

42

A continuación se presentan los cinco problemas o necesidades que obtuvieron los punteos más altos.

No. Problemas



3 Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos

4 Deficiencia en la calidad educativa en los establecimientos


Para la Priorización del problema se aplicó la Técnica de Priorización por Funciones de la Institución la que consiste en buscar mediante análisis, la relación que existe entre

cada problema detectado con cada una de las funciones que aparecen en la segunda

columna de la técnica.

FUNCIONES DE LA DIRECCION DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN

PROBLEMAS

Inad

ecua

das

inst

alac

ione

s al

ser

vici

o de

los

usua

rios

Def

icie

ncia

en

el m

anej

o de

bie

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uent

an

los e

stab

leci

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Insu

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o de

las

func

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pe

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al

Def

icie

ncia

en

la

calid

ad e

duca

tiva

en

los

esta

blec

imie

ntos

Indi

fere

ncia

de

los

educ

ando

s ha

cia

la

supe

raci

ón p

rofe

sion

al

• Coordinar la ejecución de las políticas y estrategias educativas nacionales en el ámbito departamental correspondiente, adaptándolas a las características y necesidades de su jurisdicción.

X X X X X

• Programar y ejecutar acciones de capacitación del personal docente y de otros bajo su jurisdicción.

- X X - -

• Apoyar el diseño, programación y realización de investigaciones educativas departamentales y apoyar el desarrollo de investigaciones y estudios a nivel regional o nacional.

X X X X X

• Efectuar o supervisar la ejecución de acciones de evaluación institucional para fortalecer la gestión técnica y administrativa del sistema educativo en el ámbito departamental.

X X X -

• Mantener actualizado el archivo de registros escolares y extraescolares de su Departamento y elaborar los informes correspondientes.

- X - X X

• Coordinar la ejecución y supervisar programas de educación extraescolar en su jurisdicción, promoviendo la participación en los mismos de organizaciones gubernamentales y no gubernamentales

- X X - X

• Llevar a cabo el proceso de recolección, procesamiento y análisis de información educativa a nivel departamental y generar los indicadores educativos correspondientes para orientar la toma de decisiones.

X X X X X

TOTALES 3 7 6 4 5

Después de aplicada la Técnica de Priorización por Funciones, los problemas según el

conteo, por prioridad quedaron de la siguiente manera:

PROBLEMAS PUNTEO

1. Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los

establecimientos educativos

7

2. Insuficiente cumplimiento de las funciones administrativas del

personal

6

3. Indiferencia de los educandos hacia la superación profesional 5

4. Deficiencia en la calidad educativa en los establecimientos 4

5. Inadecuadas instalaciones al servicio de los usuarios 3

Como se puede observar el problema número uno obtuvo siete X lo cual significa que es el

problema que más relación tiene con las funciones de la Dirección Departamental

Con la ayuda de esta técnica se puede demostrar que el problema priorizado

conjuntamente con el personal de la institución es:

• Insuficiente apoyo al director en el conocimiento de inventario

• Insuficiente inducción al puesto de director de escuela primaria.

• Insuficiente apoyo a la actualización sobre legislación educativa en los distritos

escolares del Ministerio de Educación

• Poca agilización de los trámites administrativos en los distritos escolares del

Ministerio de Educación en el municipio de Cobán.

MATRIZ DE PRIORIZACION

Después de la detección de problemas se realiza la priorización conforme la técnica matriz

de priorización, siendo el siguiente procedimiento:

• Reunión con Profesionales de la Supervisión Educativa del Distrito Escolar 16-01-01

el 15 de Julio de 2008

• Priorizar a través de preguntas directas a los Profesionales de la Institución, y

conforme el ordenamiento por pares de los problemas detectados, se anotó la parte

de arriba y en la columna izquierda de la matriz, cada uno de los problemas, cada

cuadro representa un par de comparaciones de los puntos listados.

• Conforme las respuestas de importancia de cada problema, se anotó el problema

elegido en el cuadro de intersección, en una lista aparte se escriben las razones dadas.

• Al completar el cuadro se sumó el número de veces en que cada problema se repite, el

problema que obtuvo el mayor número de repeticiones quedo como el numero uno y

así sucesivamente, conforme orden de prioridad.

1= 8 Prioridad 1 Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los

establecimientos educativos de los Distritos Escolares

3=5 Prioridad 3 Desactualización administrativa en los establecimientos de educación

primaria

5=4 Prioridad 5 Inadecuadas relaciones humanas entre personal del distrito

2= 2 Prioridad 2 Conflictos en cuanto al calendario escolar que se maneja en el distrito

4=1 prioridad 4 Inexistencia de programas de apoyo a las supervisiones educativas

LUGAR: Cobán Alta Verapaz

NECESIDADES

1 Deficiencia

en el manejo

de bienes con

que cuentan los

establecimient

os educativos

de los Distritos

Escolares

2 Conflictos

en cuanto

al

calendario

escolar que

se maneja

en el distrito

3 Des

actualización

administrativa

en los

establecimient

os de

educación

primaria

4 Inexistencia de

programas de

apoyo a las

supervisiones

educativas

5 Inadecuadas

relaciones humanas

entre personal del

distrito

1 Deficiencia en el manejo de

bienes con que cuentan los

establecimientos educativos de los

Distritos Escolares

1 1 1 1

2 Conflictos en cuanto al calendario

escolar que se maneja en el distrito

1 3 2 5

3 Des actualización administrativa en los

establecimientos de educación primaria

1 3 3 3

4 inexistencia de programas de apoyo a

las supervisiones educativas

1 2 3 4

5 Inadecuadas relaciones humanas entre

personal del distrito 1 5 5 5

FECHA: Julio 20 de 2008

La definición del problema priorizado se realizó utilizando el árbol de problemas y el

árbol de objetivos, lo cual se presenta a continuación b) Definición.

La definición tiene por objeto determinar los factores o causas del problema ya priorizado

así como sus efectos, empleando del árbol de problemas y el árbol de objetivos.

La definición del problema consiste en establecer las causas y los efectos del problema

priorizado como uno, para ello es necesario plantearse dos preguntas, para las causas

¿Por qué se da el Poco apoyo al director en el conocimiento de inventarios?, y para los

efectos ¿En que afecta el Poco apoyo al director en el conocimiento de inventarios?, las

respuesta para cada aspecto se da a través de la lluvia de ideas, el siguiente paso es

eliminar las ideas que no son posibles considerarlas dentro de la capacidad de respuesta

por parte del proyectista. El árbol de problemas es información en forma negativa y el

árbol de objetivos es en forma positiva.

El proceso consiste en transformar el arbol de problemas en un arbol de objetivos. Un

proyecto tendra mayor éxito cuanto mas seriamente modifique las causas que originan un

problema. Remover esas causas es el gran objetivo de todo proyecto

Árbol de problemas

El árbol de objetivos Un instrumento sencillo y útil para la visualización de alternativas de solución a un problema es el

Arbol de Objetivos, o Arbol de Medios - Fines. Como el Arbol del Problema era una secuencia

encadenada de abajo-arriba de causas-efectos, el árbol de objetivos será el flujo interdependiente

de medios-fines.

Para su construcción, basta "invertir" cada una de las causas y efectos detallados en el árbol del

problema. Así, si el problema era carencia, la solución será suficiencia. Es como si dijéramos que

el Arbol del Problema es el "negativo" de la película y su manifestación en contrario el "positivo" o

revelado, es decir, el "Arbol de Objetivos".

Una vez verificada la lógica y la pertinencia del árbol de objetivos, se dispone de referencias

adecuadas para la búsqueda y planteamiento de alternativas para resolver el problema. Los

Desconocimiento y des actualización en la elaboración y manejo de inventarios

Descontrol en la administración de inventarios

Deficiencia en la elaboración de inventarios

Negligencia de las autoridades respectivas en actualizar a los directores en el tema de inventarios

Sobrecarga de funciones a los supervisores

Conformismo de directores sobre información de inventarios que se les brinda

Deficiencia en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos de el Distrito Escolar 16-01-01

"medios fundamentales" son los del nivel inferior: constituyen las "raíces" del árbol y en torno ellos

se deberán procurar las alternativas.

Para cada base del árbol de objetivos (medios fundamentales) se debe buscar

creativamente una acción que lo concrete efectivamente en la práctica. Se busca contestar

la pregunta: ¿Cuáles son las estrategias o acciones que posibilitan los medios inferiores

del árbol de objetivos?.

Árbol de Objetivos

Enseguida, cada acción propuesta debe examinarse en los siguientes aspectos:

i) Estimar su nivel de incidencia en la solución del problema.

Conocimiento y actualización en la elaboración y manejo de inventarios

Control en la administración de inventarios

Eficiencia en la elaboración de inventarios

Atención de las autoridades respectivas en actualizar a los directores en el tema de inventarios

Disminuir funciones a los supervisores

Requerir información sobre inventarios por parte de directores

Fortalecimiento en el manejo de bienes con que cuentan los establecimientos educativos del Distrito Escolar 16-01-01

ii) Dar prioridad a las de mayor porcentaje de incidencia presumible.

iii) Verificar en forma preliminar la factibilidad (física, técnica, presupuestaria,

institucional, cultural) de las acciones propuestas.

iv) Verificar el grado de interdependencia entre las acciones propuestas y agrupar las

que sean complementarias. Cada agrupación de acciones complementarias podrá

configurar una alternativa.

Si en la verificación de incidencia encontramos que dos estrategias propuestas como

alternativas no son excluyentes, entonces es bien probable que ambas se refuercen para

el cumplimiento del resultado esperado. Por lo tanto, deberían considerarse como

componentes complementarios de la alternativa planteada.

La técnica causa y efecto permite visualizar de mejor manera aquellas causas que se

pueden atender y constituirse en objetivos del posible proyecto, contribuyendo así a resolver

una parte de la problemática identificada en la Institución

La identificación de alternativas de solución se alcanzó con el cuadró de análisis mediante la

técnica lluvia de ideas a continuación se presentan pro cada alternativa una ficha técnica en

cada una se presenta la alternativa como un proyecto a nivel de idea

La ficha técnica

Consiste en la concretización de la idea del proyecto, se incluye una estimación

aproximada de los costos y beneficios del proyecto. Se debe tener la información acerca

de: beneficiarios, localización de beneficiarios, monto aproximado de la inversión, fuente

probable de financiamiento, etc.

La ficha técnica del proyecto, es aquella que nos permite una información general de los

datos mas importantes del proyecto, en tal sentido, nos da una ubicación global sobre la

relevancia del mismo. La ficha se amplia en información en la medida en que el proyecto

avanza en niveles de profundidad, es decir, en l identificación, sus datos son mas pobres

que en su nivel de perfil.

Con la presenta técnica se establece la pre factibilidad para considerar un estudio de

inversión para realizar un perfil, requiere de estudios más metódicos disminuyendo así el

riesgo de la decisión. Se analizan y seleccionan las opciones más convenientes par el

manejo de materiales, tamaño, insumos sustituibles, sistemas de transportes, capacidad

financiera de los inversionistas y aspectos administrativos legales del proyecto.

FICHA TECNICA

Número

Información General

1. Nombre de proyecto: Fortalecimiento en el manejo de inventarios dentro del sistema educativo del distrito escolar No.16-01-01

2. Aspecto: Administrativo _X Técnico ___ Docente ___

3. Estado: Idea _X__ Perfil ___ Factibilidad ___

4.Localización: Cobán Alta Verapaz 5. Entidad: Proponente: Estudiante de EPS, Celia Dalila Caal Poou

Ejecutora__ Celia Dalila Caal Poou

6. Beneficiarios: Directos : 44 Directores de las Escuelas del Nivel Preprimaria y Primaria Indirectos: 407 Docentes de las Escuelas del nivel Preprimaria y Primaria

II Descripción del Proyecto

7.Problema que se pretende resolver: Poco apoyo al director en el conocimiento de inventarios 8. Resultados a obtener: Conocimiento en la elaboración y manejo de inventarios…..Efectos del árbol de Objetivos Descripción de los recursos requeridos:

a. Institucionales: Información sobre el tema

b. Humanos: Supervisor Educativo y Directores

c. Técnicos: Metodología Inductiva

III Costos

10. Preinversión___Q. 3,800.00_________ ___Q. 6,000.00_______ ___Q. 9,800.00_______

Recursos propios Financiamiento Solicitado Total

11. Inversión ___Q. 3,800.00_________ ___Q. 6,000.00_______ ___Q. 10,780.00_______

Lugar: Cobán, Alta Verapaz

Fecha: Agosto 12 de 200

1

FICHA TECNICA

Número Información General

Nombre de proyecto: Creación de una pagina web sobre información general de inventarios que se deben realizar en el Distrito 16-01-01 2. Aspecto: Administrativo _X Técnico ___ Docente ___






7.Problema que se pretende resolver: Poco apoyo al director en el conocimiento de inventarios 8. Resultados a obtener: Facilitar información e indicaciones en la elaboración y manejo de inventarios Descripción de los recursos requeridos:

d. Institucionales: Información sobre el tema

e. Humanos: Supervisor Educativo y Directores

f. Técnicos: Metodología Tecnológica

III Costos

10. Preinversión ___Q. 3,500.00_________ ___Q. 7,000.00_______ ___Q. 10,500.00_______


11. Inversión ___Q. 3,500.00_________ ___Q. 7,000.00_______ ___Q. 11,550.00______



2

FICHA TÉCNICA Número

Información General

1. Nombre de proyecto: Implementación de un programa de Inducción en la elaboración y manejo de inventarios a directores del Distrito Escolar 16-01-01

2. Aspecto: Administrativo _X Técnico ___ Docente ___






7.Problema que se pretende resolver: Poco apoyo al director en el conocimiento de inventarios 8. Resultados a obtener: Eficiencia en la elaboración y manejo de inventarios Descripción de los recursos requeridos:

g. Institucionales: Información sobre el tema

h. Humanos: Supervisor Educativo y Directores

i. Técnicos: Metodología Participativa

III Costos

10. Preinversión ___Q. 3,600.00_________ ___Q. 8,000.00_______ ___Q. 11,600.00___


11. Inversión ___Q. 3,600.00_________ ___Q. 8,000.00_______ ___Q. 12,660.00___



3

Análisis de viabilidad y factibilidad.

Para realizar el análisis de viabilidad y factibilidad es necesario que en la ficha técnica esté

escrita cada idea proyecto. Por viabilidad entendemos como la identificación de las

principales restricciones que impiden que el proyecto pueda alcanzar sus objetivos. Estas

restricciones son de diferente naturaleza y se pueden encontrar tanto en el ambiente

interno, como en el externo del proyecto. Una vez que se haya identificado se proponen

estrategias para superar las mismas.

En el análisis de factibilidad se optimiza la asignación de recursos hasta la operación del

proyecto, incluye la obra física, el programa de desembolso y la organización requerida.

El equipo que ejecutara el proyecto debe identificar las principales restricciones que

impidan que el proyecto pueda alcanzar sus objetivos. Estas restricciones son de

diferente naturaleza y se pueden encontrar tanto en el ambiente interno, como en el

externo del proyecto; una vez se hayan identificado, se proponen estrategias para superar

las mismas.

La factibilidad consiste en perfeccionar la alternativa que presente mayor rentabilidad

económica y social, reduciendo su rango de incertidumbre a límites aceptables mediante

la realización de todos los estudios que sean necesarios

Este análisis permite ver dentro de las diferentes alternativas cual es la que presenta

mejor posibilidad no solo económica sino también política, para lo cual hay técnicas que

permiten el respectivo análisis.

Analizar cada una de las opciones identificadas, considerando las políticas

gubernamentales y la realidad del país en relación al sector educativo, además de los

criterios técnicos, financieros, económicos, institucionales, sociales y otros que considere

puedan ayudarle a priorizar las opciones.

La realización del Análisis de Viabilidad y Factibilidad permite verificar que una de

las alternativas de solución sea rentable y sostenible, que no exista ningún obstáculo para

su ejecución ya que la Alternativa de Solución debe cumplir con todos los criterios que se

formulen para que se de solución al problema detectado.

Para establecer la Viabilidad y Factibilidad de la Alternativa de solución se siguió el

siguiente Proceso:

Habiendo establecido las alternativas de solución para el problema seleccionado se

procede a llenar una Ficha Técnica por cada alternativa, lo que permite concretizar la idea

del Proyecto, en la que se incluye información general como beneficiarios, la localización

para la ejecución del proyecto, la inversión aproximada que se hará para resolver el

problema y los resultados a obtener.

El Ministerio de Educación, a través del documento Marco Lógico de proyectos,

propone que el análisis de viabilidad se realice de acuerdo a la siguiente herramienta.

celia dalila caal poou - biblioteca.usac.edu.gtbiblioteca.usac.edu.gt/eps/07/07_0231.pdfdatos...

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