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CDULA DE DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Secretara de Planeacin y Desarrollo Institucional
Direccin de Modernizacin Administrativa y Calidad
Coordinacin de Promocin y Desarrollo de la Cultura Institucional
Cdigo
SCGC-PG-01-F01
Fecha de elaboracin
16/04/2012
Pgina
1 DE 1
APROBACIN Y CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS
Documento que se actualiza
Autodiagnstico del Sistema Corporativo de Gestin de la Calidad
Cdigo del documento que se actualiza
SCGC-DA-01
Nmero de Revisin:01
Razn de la Sustitucin
Se modifica el cdigo y ttulo del documento de acuerdo a lo establecido en el procedimiento general del control de documentos.
Descripcin del cambio
Se modifican los cdigos de los documentos y se incorpora el documento como parte de las auditorias documentales en el procedimiento de control de documentos.
Fecha de aprobacin
16/04/2012
LAS FIRMAS AUTGRAFAS APARECEN SOLO EN EL ORIGINAL
Ing. Manuel Arozarena White
Representante de la Direccin del SCGC
APROB
Beatriz Romero Blancarte
Comit Tcnico de Calidad
REVIS
Virgilia Aguilar Hernndez
Comit Tcnico de Calidad
ELABOR
AUTODIAGNSTO DEL SISTEMA CORPORATIVO DE GESTIN DE LA CALIDAD
ESCALA DE EVALUACIN
VALOR
No Existe
Carencia absoluta del proceso. La organizacin ni siquiera ha reconocido la necesidad de contar con este proceso, documento o metodologa.
0%
Existe
El proceso, documento o metodologa se encuentra en una etapa en donde, distintas personas siguen procedimientos similares para realizar las mismas tareas. No existe una comunicacin o entrenamiento formal de procedimientos estndar y la responsabilidad es confiada al individuo. Existe una alta confianza en la experiencia de las personas y por lo mismo, se incrementa la probabilidad de errores.
25 %
Documentado
Los procesos, documentos o metodologas o procedimientos han sido estandarizados y documentados. Sin embargo, el seguimiento de estos es confiado a los individuos, es poco probable que las desviaciones sean detectadas. Los procedimientos no son sofisticados, sin embargo son una formalizacin de las prcticas actuales.
25 %
Documentado y Conocido
Los procesos, documentos o metodologas o procedimientos documentados han sido comunicados mediante entrenamiento. Es posible monitorear y medir el cumplimiento con los procedimientos y tomar acciones en aquellos casos en donde los procedimientos parecen no funcionar efectivamente. La automatizacin y el uso de herramientas son limitados.
25 %
Documentado e Implementado
Los procesos, documentos o metodologas o procedimientos documentados son mejorados constantemente hasta convertirse en mejores prcticas, basndose en los resultados del proceso de mejora continua y modelado de madurez respecto a otras organizaciones. La tecnologa es utilizada en la automatizacin de los flujos de trabajo mejorando la calidad y efectividad, logrando que la organizacin se adapte rpidamente.
25 %
CALIFICACIN
100 %
Valor
Valor
Valor
NE = No existe
0%
D = Documentado
25%
I = Documentado e implementado
25%
Cal= Calificacin total
E = Existe
25%
C = Documentado y conocido
25%
NA = No aplica
La instruccin es ir colocando el porcentaje correspondiente en cada cuadro para anotar la suma en el cuadro donde se asienta la calificacin por cada reactivo y al final poder sacar el promedio. Por ejemplo:
Sistema de Gestin de Calidad
NE
E
D
C
I
NA
Cal
Observaciones (incluya informacin de si la documentacin est actualizada o no y si es controlada, exprese inquietudes, necesidades, etc.)
1
Cuenta con una poltica de la calidad actualizada?
25
25
25
25
100
AUTODIAGSTICO DEL SISTEMA CORPORATIVO DE GESTIN DE LA CALIDAD
Unidad administrativa:
Representante de la Direccin:
Fecha:
Sistema de Gestin de Calidad
NE
E
D
C
I
NA
Cal
Observaciones (incluya informacin de si la documentacin est actualizada o no y si es controlada, exprese inquietudes, necesidades, etc.)
1
El personal identifica el proceso en el que participa y reconoce cual es la ltima versin del mapa de procesos del SCGC, ubicada en Masterweb?
2
Cuenta con una poltica de calidad actualizada? alineada a la ltima versin del SCGC, est ubicada en Masterweb?
3
La poltica de Calidad ha sido difundida entre el personal?
4
La poltica de Calidad ha sido revisada para su adecuacin?
5
Cuenta con Objetivos de Calidad actualizados y alineado a la ltima versin del SCGC? Estn ubicados en Masterweb?
6
El personal identifica que existe un manual de la calidad corporativo y que est disponible en e l masterweb?
7
Cuenta con procedimientos operativos actualizados, tomando en consideracin el Modelo Acadmico vigente?
8
Cuenta con planes de calidad?
9
El personal conoce el procedimiento para el control de documentos disponible en el Masterweb?
10
La normatividad y documentacin del sistema est controlada con base en el procedimiento de Control de documentos?
11
Su unidad administrativa utiliza el Sistema Master Web como medio para difundir, controlar y distribuir la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad? Especifique en Observaciones
12
El personal conoce el procedimiento para el control de registros, disponible en el Masterweb?
13
Tiene sus registros controlados?
14
Cuenta con procesos contratados externamente?
En caso de que cuente con ellos, cuenta con controles para su contratacin, evaluacin del desempeo y/o satisfaccin de usuarios?
AUTODIAGSTICO DEL SISTEMA CORPORATIVO DE GESTIN DE LA CALIDAD
Responsabilidad de la Direccin.
NE
E
D
C
I
NA
Cal
Observaciones
15
Tiene constituido el Comit de Calidad?
16
Est actualizada el acta constitutiva del Comit de Calidad?
17
Cuenta con una Matriz de Responsabilidades que describe quin realiza las diferentes actividades de su unidad administrativa?
18
Cuenta con objetivos de calidad en los niveles pertinentes? Es decir, en cada una de las reas?
19
Cuenta con un organigrama documentado y actualizado?
20
Cuenta con descripciones de funciones o perfiles de puestos para todo el personal que labora en su unidad administrativa?
21
Cuenta con procesos de comunicacin interna apropiados?
22
Conoce el Procedimiento de Revisin por la Direccin vigente?
23
Se cuenta con evidencias de la revisin peridica del Sistema de Calidad por parte de la alta direccin en los ltimos dos aos?
24
Hay seguimiento de acuerdos como resultado de la ejecucin de la Revisin por la Direccin?, Se han gestionado en el masterweb?
25
Est definido quin es el representante de la direccin?
Gestin de Recursos.
NE
E
D
C
I
NA
Cal
Observaciones
26
Cuenta con un programa-presupuesto para planificar sus actividades?
27
Cuenta con un mtodo para identificar las necesidades de capacitacin?
28
Cuenta con un programa de capacitacin para personal administrativo?
29
Se cuenta con un mecanismo para calificar el desempeo del personal para corroborar el impacto de la capacitacin?
30
La infraestructura es la adecuada para el desarrollo de los procesos? Especifique en Observaciones
31
Cuenta con Programas de Mantenimiento Preventivo y Correctivo?
32
El ambiente de trabajo es adecuado para el desarrollo de los procesos?
33
Tiene conformada su comisin mixta de higiene y seguridad?
34
Cuenta con sealamientos de seguridad, rutas de evacuacin en las diferentes reas de su unidad administrativa?
AUTODIAGSTICO DEL SISTEMA CORPORATIVO DE GESTIN DE LA CALIDAD
Realizacin del Producto
NE
E
D
C
I
NA
Cal
Observaciones
35
Cuenta con planes de trabajo o cronogramas en cada una sus reas para el desarrollo de sus procesos? y/o para la prestacin de los servicios?
36
Peridicamente revisa la normatividad y/o lineamientos emitidos por instancias internas externas aplicables a sus procesos para adecuarla y o aplicarla?
37
Cuenta con mecanismos suficientes para garantizar la comunicacin con el cliente? Alumnos, padres de familia,
38
Cuenta con una metodologa que asegure que se cumple con los requisitos de compras especificados?
39
Se cuenta con criterios documentados de evaluacin y seleccin de proveedores?
40
Cuenta con mecanismos que aseguren que se establecen las caractersticas de los productos o servicios a contratar?
41
Cuenta con una metodologa para la verificacin de los productos comprados?
42
Se identifican las caractersticas ms crticas de los principales servicios que ofrece su unidad administrativa? Se planifican actividades y se controla con base en ello la prestacin del servicio?
(puede ser a travs de los procedimientos documentados)
43
Tiene forma de validar los procesos especiales como es el Proceso de Enseanza-Aprendizaje?
44
Cules son los criterios que utiliza para validar los procesos especiales
45
Cuenta con algn mtodo de identificacin y trazabilidad del servicio proporcionado?
(sistema de control escolar, matriculacin, control escolar)
46
Cuenta con mecanismos para proteger los bienes que son propiedad del cliente?
47
Cundo, los bienes que son propiedad del cliente se deterioran o degradan cuenta con los mecanismos de comunicacin con el cliente y el procedimiento para su recuperacin trmite?
48
Conforme a los requisitos determinados para el servicio la unidad administrativa tiene identificados el monitoreo, medicin y dispositivos para proporcionar la evidencia de la conformidad del servicio o producto?
49
En caso de contar con programas informticos como parte del dispositivo de monitoreo y medicin, se confirma la capacidad para satisfacer su aplicacin, antes de iniciar su utilizacin?
AUTODIAGSTICO DEL SISTEMA CORPORATIVO DE GESTIN DE LA CALIDAD
Medicin, Anlisis y Mejora
NE
E
D
C
I
NA
Cal
Observaciones
50
Tiene una metodologa para determinar la satisfaccin del cliente?
51
Tiene mtodos para obtener y utilizar dicha informacin?
52
Existe un procedimiento para realizar auditoras internas de calidad?
53
Cuenta con un programa de auditoras de calidad?
54
Existen evidencias de auditoras realizadas en los dos ltimos aos?
55
Cuenta con Auditores internos formados?
Indique cuntos
56
Cuenta con Acciones Correctivas de la ltima Auditoria Externa? Le ha dado seguimiento en el masterweb?
57
Ha solventado las no conformidades que estn dentro de su mbito de competencia?
58
Cuenta con una metodologa para la medicin y anlisis de la capacidad de procesos para alcanzar los resultados planificados? Por ejemplo mediante el anlisis de indicadores?
59
Cuenta con una metodologa para la medicin y seguimiento de las caractersticas del servicio o producto durante el proceso?
60
Se tiene identificado y controlado el o los productos no conformes?
61
Se cuenta con registros de productos no conformes identificados y sus respectivas acciones correctivas? En los dos ltimos aos?
62
Tiene establecidos mtodos y tcnicas para determinar recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la efectividad del sistema de calidad?
63
Cuenta con una forma de evidenciar la mejora continua del sistema de calidad?
64
El personal conoce el procedimiento para las acciones correctivas?
65
Se cuenta con registros de no conformidades identificadas de fuentes diferentes a la de auditoras y sus respectivas acciones correctivas? En los dos ltimos aos?
66
El personal conoce procedimiento para las acciones preventivas?
67
Se cuenta con registros de no conformidades potenciales identificadas de fuentes diferentes a la de auditoras y sus respectivas acciones preventivas? En los dos ltimos aos?
Porcentaje de cumplimiento del autodiagnstico del sistema de calidad.
%
AUTODIAGSTICO DEL SISTEMA CORPORATIVO DE GESTIN DE LA CALIDAD
ESCALA DE EVALUACIN
VALOR
No Existe
Carencia absoluta del proceso. La organizacin ni siquiera ha reconocido la necesidad de contar con este proceso.
0%
Existe
El proceso se encuentra en una etapa en donde, distintas personas siguen procedimientos similares para realizar las mismas tareas. No existe una comunicacin o entrenamiento formal de procedimientos estndar y la responsabilidad es confiada al individuo. Existe una alta confianza en la experiencia de las personas y por lo mismo, se incrementa la probabilidad de errores.
25 %
Documentado
Los procedimientos han sido estandarizados y documentados. Sin embargo, el seguimiento de estos procedimientos es confiado a los individuos, es poco probable que las desviaciones sean detectadas. Los procedimientos no son sofisticados, sin embargo son una formalizacin de las prcticas actuales.
25 %
Documentado y Conocido
Los procedimientos documentados han sido comunicados mediante entrenamiento. Es posible monitorear y medir el cumplimiento con los procedimientos y tomar acciones en aquellos casos en donde los procedimientos parecen no funcionar efectivamente. La automatizacin y el uso de herramientas son limitados.
25 %
Documentado e Implementado
Los procesos son mejorados constantemente hasta convertirse en mejores prcticas, basndose en los resultados del proceso de mejora continua y modelado de madurez respecto a otras organizaciones. La tecnologa es utilizada en la automatizacin de los flujos de trabajo mejorando la calidad y efectividad, logrando que la organizacin se adapte rpidamente.
25 %
CALIFICACIN
100 %
Cdigo: SCGC-DA-01
Revisin: 01
Fecha de aprobacin 16/04/2012
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