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PRODUCCION, GESTION Y TRAMITE DE DOCUMENTOS

Código: PE-P-CI-003

Versión: 1 – 1/Sep/2016

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1. OBJETO Establecer las directrices y criterios para la debida administración de la correspondencia, con la recepción, radicación y registros de las comunicaciones y/o facturas recibidas o producidas a través de la Ventanilla Única de Correspondencia – VUC, para su posterior clasificación, direccionamiento, trámite, distribución, envió y entrega, conservación y disposición final.

2. ALCANCE Desde cuando se reciben, verifican y radican las comunicaciones externas y termina con el recibido y/o comprobante firmado de la entrega de las comunicaciones, las cuales se archivarán en su respectivo expediente.

3. DEFINICIONES Correspondencia externa: Todo documento que llega a la entidad, incluidos informes que

soportan las cuentas de cobro o facturas. Correspondencia despachada: Toda comunicación, glosas, devolución de facturación que no

cumple con los requerimientos, informes estadísticos, oficios a los proveedores, entre otros. Correspondencia interna: Cartas, circulares, oficio, memorandos, informes, entre otros, que

por su origen es en pro y para el desarrollo de las actividades propias de la CCI. Documento: Información y su medio de soporte. Comunicaciones oficiales: Son todas las comunicaciones recibidas o producidas durante el

desarrollo de las funciones de la Cámara de Comercio de Ibagué e ingresadas al Sistema de Gestión Documental de la Ventanilla Única de Correspondencia DOCXFLOW, independientemente del soporte y medio utilizado. Por lo anterior ningún funcionario o empleado se encuentra facultado para recibir, tramitar o enviar ninguna comunicación de carácter oficial sin que haya sido previamente registrada en el aplicativo “DOCXFLOW”.

Correspondencia personal: Son las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad a título personal y que por ende no generan ningún tipo de trámite para la CCI.

4. CONDICIONES GENERALES:

Es responsabilidad de los funcionarios de la Cámara de comercio de Ibagué dar cumplimiento a los manuales, métodos y procedimientos cuando fueren establecidos, en especial lo relacionado con la producción de documentos, utilizando los formatos que por función les corresponde producir y tramitar. De igual manera, para la racionalización y producción de tipos documentales, se deberá tener en cuenta, lo dispuesto en el cuadro de clasificación documental de la entidad.

El Auxiliar de la Ventanilla Única de Correspondencia es responsable de la recepción, organización, distribución y despacho de los documentos generados por y para la Entidad, además de la custodia de los documentos que le sean entregados por cada una de las dependencias hasta el momento de ser enviados a archivo central.

El responsable de la VUC de la entidad guardara la debida discreción y confidencialidad de la información registrada en los documentos que genera o recibe la Cámara en razón de su misión y funciones.




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La recepción, radicación, distribución y envió de las comunicaciones externas recibidas (Entradas) y externas enviadas (Salidas), y la radicación de la facturación o de los documentos equivalentes recibidos/despachados está centralizada en la oficina de Ventanilla única de correspondencia.

Todas las comunicaciones externas dirigidas a la Cámara de Comercio de Ibagué por cualquier medio de envió tal como la web, fax, correo electrónico, personal, servicios de mensajería o correo certificado debe ser registrada, radicada y distribuida en correspondencia a través del sistema Docxflow - Gestión Documental, dejando registro impreso de la radicación en la comunicación correspondiente.

Los funcionarios responsables de las unidades de distribución de Docxflow – Gestión Documental de todas las áreas, deberán revisar diariamente y como mínimo dos veces al día, el sistema con el fin de asignar tramites y que a su vez los responsables reciban por el sistema los documentos para dar respuesta. Lo anterior con el objetivo de optimizar el cumplimiento al tiempo de respuesta de los trámites y evitar represamiento de comunicaciones en las unidades de distribución. En cada unidad de distribución existirá una persona líder y un suplente en caso de ausencia del principal, quien deberá informar a su suplente la ausencia al igual que a la VUC para realizar los cambios correspondientes.

Para la elaboración de comunicaciones enviadas, las dependencias deben hacer uso de los formatos correspondientes y diligenciarlas de acuerdo al presente procedimiento.

La correspondencia generada deberá hacerse en las plantillas diseñadas, disponibles en el sistema de docxflow - Gestión documental; en el caso que deba tener una revisión previa o sea directamente el funcionario quien responde la comunicación, también puede realizarse en papel y ser adjuntado como un documento PDF, la copia para obtener los recibidos, debe ser generada por el auxiliar de la Ventanilla Única de Correspondencia, con su respectivo radicado de salida en papel membreteado.

Cuando una comunicación sea proyectada por una persona para la firma de otra, dicha comunicación debe llevar al final del documento el texto: Proyectó: incluyendo nombre completo y cargo a su vez deberá ir debajo del anterior texto el Revisó: incluyendo nombre completo y cargo, cuando quien firma es el mismo que revisa no se requiere el texto reviso..

Cualquier funcionario está habilitado para generar correspondencia a algún ente o persona externa, los cuales están contemplados por medio de la estructura organizacional a partir de los cargos asistenciales hasta la presidencia ejecutiva, en el caso de los auxiliares; dependiendo de los requerimientos se podrán asignar usuario luego de recibir requerimiento del director correspondiente.

No se reservaran números de radicación bajo ninguna circunstancia, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachado, la numeración será asignada por el mismo sistema en estricto orden de recepción de los documentos. Salvo los autorizados por la presidencia para dar respuestas a entes de control o a otros cuando él lo considere.

Cuando se recepciona y/o radican embargos y/o desembargos se hacen en libro de radicación y se entregan a cajas para su ingreso, al cajero delegado para tal fin. No amerita radicación por medio del sistema, ya que su radicación quedara con el ingreso en caja. La entrega se realizara en los horarios asignados, reparto en la mañana de 11:30 am a 12:00 m y en la tarde de 3:30 pm a 4:00 pm.




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Las respuestas a derechos de petición e informes a organismos de control, tendrán un manejo prioritario en la oficina de VUC.

El sistema permite hacer el traslado de las comunicaciones en original y copia, las copias se entenderán como informativas y no se tendrá en cuenta el tiempo de respuesta en caso de que se realice a través de la misma y la original será la única que deberá ser contestada.

Los funcionarios usuarios de la VUC de manera permanente deben ingresar a la plataforma del sistema de gestión documental DOCXFLOW, digitando el usuario y contraseña y verificar el estado de los trámites y banderas de alertas (finalizado, vencido, normal, moderado, alto y crítico).

Para correos masivo quien sea el responsable de generar la información de la comunicación deberá también ser responsable de su seguimiento y confirmación de entrega por parte de la VUC, el auxiliar de VUC dará soporte en la radicación y entrega del mismo a la empresa transportadora asignada y de recibir las confirmaciones realizando solo conteo físico de unidades e informando al responsable de dicha correspondencia el recibo de las constancias de entrega o no.

NOTA: Las comunicaciones internas en lo posible deberán ser correos institucionales, en caso de ser en papel deberán ser radicadas manualmente por quien reciben la comunicación en cada dependencia, registrando fecha, hora, número de folio y firma de recibido. Gestión documental será responsable de custodiar la serie de consecutivos de las comunicaciones externas que recibe y genera la entidad.

5. CONDICIONES ESPECIFICAS

5.1. TIPOS DE CORRESPONDENCIAS

a) Según su confidencialidad:

Comunicación ordinaria: A esta se le da el trato normal, ingresa por la Ventanilla Única de

Correspondencia y sigue el proceso. Comunicación reservada o confidencial: Esta ingresa por la Ventanilla Única de

Correspondencia, se mantendrá el estado de confidencial en cuanto así lo indique en el sobre o empaque, será registrada y solo conocida por el destinatario, sin embargo debe traer carta remisoria indicando el tema central y adjuntos. Este tipo de información no se remitirá a unidades de distribución, ellas deberán se dirigidas al funcionario final de forma directa.

b) Según el grado de prioridad:

Para efectos de prioridad, en el sistema de gestión documental DOCXFLOW se encuentran registrados los tiempos de respuesta para cada tipo de comunicación.

c) Según su medio de recepción:

Correo Físico: Esta ingresa a la Ventanilla Única de Correspondencia a través de personas, las

empresas de correos o por transportadores especializados para tal fin. Correo electrónico: Son las comunicaciones que ingresan de forma virtual directamente al

correo institucional de la Cámara de Comercio de Ibagué o a los correos institucionales de los funcionarios, estas últimas deben ser enviadas de manera inmediata a la Ventanilla para ser oficializadas.

Fax: Estas son igualmente ingresadas por la Ventanilla Única de Correspondencia y oficializadas.




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Características de una comunicación escrita:

Ser breve y precisa Estar redactada con claridad, concisión y exactitud. Dar información completa. Tener un vocabulario exacto y cortés. Tener oraciones completas organizadas correctamente No debe tener abreviación de palabras, a no ser que sea necesario. Tener una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.

5.2. PLANTILLA DE CORRESPONDENCIA

Toda comunicación externa deberá ser elaborada en papel membretado o mediante las plantillas diseñadas y disponibles en el sistema de gestión documental DOCXFLOW, de acuerdo a las necesidades de la comunicación. Deberán ser impresas en calidad borrador, en blanco y negro en la mayoría de las ocasiones, excluyendo cuando se vaya a presentar una propuesta o documentación especifica que lo requiera. Ver anexo No.1.

Una comunicación escrita deberá contener como mínimo lo siguiente:

1. Encabezado a) Numero de radicado de correspondencia: ubicado en la parte superior derecha de la hoja

(generado por el Auxiliar de Ventanilla Única)

b) Ciudad de origen y fecha. Ubicado en la margen superior izquierda. c) Datos del destinatario: Señor(a), Doctor(a), o profesión según corresponda. Cuando el

destinatario es una organización, se deberá escribir, Señores, nombre de la empresa y a quien será dirigida con nombre completo y cargo precedido de la sigla Atte.

d) Nombre completo en Mayúscula sostenida e) Dirección de destino f) Teléfono y/o celular g) Ciudad Destino.

Nota 1: Se inicia el punto 4, luego de dos espacios dobles. Los Datos de los puntos 3 al 7 se ubican en la margen superior izquierda, separados por espacio sencillo.

2. Asunto: Es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el que

se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta, si se está dando respuesta a una comunicación recibida se debe registrar el número de radicado de recibido. Su ubicación es debajo de los datos del destinatario. Este debe iniciar separado por dos interlineas de los datos del destinatario.

3. Saludo: Es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta. Como por ejemplo: Apreciado(a), Estimado(a), respetado(a) etc. El nombre para las damas y apellido para los caballeros. Este debe iniciar separado por dos interlineas del asunto.

4. Texto: Es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se

recomienda que los párrafos sean cortos, escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo. Texto ubicado de forma homogénea entre las márgenes. Si es preciso ampliar la información se deberá incluir los datos de los funcionarios asignados, nombre, cargo, correo electrónico y número de teléfono. Este debe iniciar separado por un interlineado del saludo y a una interlinea entre párrafos.




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5. Anexos: Este complemento se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos

adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos, incluyendo el número de folios. Solo si aplica. Este debe iniciar separado por una interlinea del texto.

6. Despedida: Son expresiones de cortesía con lo que se da por concluido el mensaje. La despedida

debe guardar el mismo tono de educación, tanto de saludo inicial como durante el desarrollo del tema motivo de la carta. Ejemplo: Atentamente, cordialmente, sinceramente, respetuosamente, etc Esta debe iniciar separado por una interlinea de los anexos.

7. Remitente - Firma, Nombre y cargo: Contiene el nombre y cargo de la persona que se

responsabiliza por lo expresado en la carta. El nombre se deberá escribir en mayúscula sostenida y el cargo en mayúsculas y minúsculas según corresponda. Este debe iniciar separado por 4 a 6 interlineas de la despedida.

8. Identificación transcriptor: Se incluirá el nombre y cargo de quien proyecta la comunicación y en

algunos casos se incluirá quien revisa: En Arial 8 cursiva. Nombres completos y cargo en mayúscula las iniciales, con visto bueno a mano alzada. Este debe iniciar separado por dos interlineas del remitente. En caso de usar plantilla de sistema no se requiere visto bueno a mano alzada, con la aprobación del sistema es suficiente.

Ver Anexo No.1. Plantilla de correspondencia.

Nota 2: El tipo de fuente a utilizar debe ser Arial 11. Si se requiere más de una página, en el pie de página de la comunicación deberá ir la paginación correspondiente.

Ejemplo: Un documento de dos páginas: Pagina 1 de 2 en la primera y Pagina 2 de 2 en la página final. En el pie de cada hoja.




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6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. CORRESPONDENCIA RECIBIDA

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1. Recepción de

correspondencia

Auxiliar de Ventanilla

Única de

Correspondencia

Recibir la documentación y correspondencia enviada por entidades o personas externas a la Cámara de Comercio de Ibagué. El horario de atención al público para la recepción de la correspondencia física, estará publicado para conocimiento de los usuarios en la página web y en la oficina VUC. Nota 3: Los documentos correspondientes de los entes de control, se deben entregar a la unidad de distribución de la Presidencia Ejecutiva para que canalice las respuestas a las dependencias correspondientes, al igual que los documentos que provienen de estrados judiciales deberán remitirse en los horarios establecidos a la oficina jurídica.

2. ¿Es competencia de la

entidad?


Única de

Correspondencia

Si es competencia de la entidad verifica el contenido, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto. Procede a realizar la radicación y registro de correspondencia recibida. Si no es competencia de la entidad se devuelve al interesado y finaliza el procedimiento. Nota 4: Cuando se radique un documento que no es competencia de la entidad debe remitirse a la entidad competente, en el menor tiempo posible. Nota 5: Si el documento no es competencia de la entidad pero es una correspondencia personal de un funcionario, se procederá llamar al destinatario para su retiro.

3. Radicación y registro de correspondencia recibida


Única de

Correspondencia

Revisar que la comunicación tenga registro de datos de contacto, nombre, dirección, número telefónico y correo electrónico. Ingresar los datos en el sistema DOCXFLOW para la impresión del radicado automático. Ingresar los documentos a la maquina impresora y generar radicado consecutivo por medio del software DOCXFLOW, este es fijado en la parte superior derecha, con la firma del Auxiliar, entregando la copia del recibido al transportador. Ver instructivo SGD DOCXFLOW.

Los paso siguientes luego de la radicación son: 1. Firmar guía de recibido, en el caso de la

correspondencia que ingresa por parte de alguna empresa de correos, entregar la copia e ingresar el documento radicándolo.

2. Identificar el tipo de documento (Derecho de Petición, Tutela, Solicitud, etc.).




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3. Se procede a ingresar la información al Sistema de Gestión Documental DOCXFLOW. ver instructivo SGD DOCXFLOW.

4. Digitalización y distribución

de correspondencia


Única de

Correspondencia

1. Escanear los documentos generando un archivo PDF y otorgándole como nombre el No. radicado consecutivo del sistema de gestión documental DOCXFLOW.

2. Verificar que la imagen del documento sea legible y esté completo en cuanto a número de hojas y/o tamaño.

3. Los documentos digitales quedan enviados a la unidad de distribución de cada área para que este lo asigne al funcionario que compete atender dicho documento y a su vez valide el tipo de correspondencia.

4. En cuanto a los documentos que deben estar en las diferentes dependencias de manera física; una vez el proceso de radicación y registro del documento este realizado se procede a la distribución de los documentos, para ello el sistema de gestión documental DOCXFLOW genera unas planillas de distribución, en donde se encuentra incluida la información del documento y en el momento de la entrega quien recibe firma dicha planilla.

Nota 6: La Ventanilla Única de Correspondencia

tiene un horario de distribución de documentos

físicos definida: Mañana: 11:30 A.M. a 12:00 M.

Tarde: 3:30 P.M. a 4:00 P.M.

5.

Revisión y reparto de los

documentos a unidades de

distribución


Única de

Correspondencia

Se realiza el reparto digital a la unidad de distribución para que ellos determinen el funcionario competente para generar la respuesta.

6. ¿Es competencia del área?

Funcionario

responsable de

unidad de distribución

El funcionario encargado de la unidad de distribución verifica que la comunicación compete al área, verifica si está debidamente clasificado del tipo de comunicación y reparte al funcionario responsable, si no corresponde remite a la unidad de distribución del área competente. El funcionario responsable debe verificar que la comunicación es de su competencia y proyecta la respuesta conforme a los lineamientos y tiempo establecidos.

7.

Remite al funcionario

responsable de dar

respuesta a la comunicación

Unidad de distribución

Una vez determinada la competencia del área sobre la comunicación remite al funcionario que debe proyectar la respuesta.

8. ¿Es de su competencia? Funcionario Revisa si la comunicación es de su competencia y procede a proyectar respuesta, si no es de su competencia remite al funcionario que corresponda.

9. Proyecta la respuesta Funcionario

Realiza la proyección de la respuesta en la plantilla establecida y realiza los ajustes amerite. Determina si la comunicación puede ser firmada por el o sí requiere una revisión adicional.




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La respuesta se podrá realizar físicamente solo en caso de no poderse hacer por el sistema y se podrá contestar mediante correo electrónico solo si, el solicitante así lo expresa en su comunicación, cualquier medio de respuesta deberá ser radicado para dejar constancia de la respuesta.

10. ¿Requiere revisión? Funcionario

Dependiendo del asunto de la comunicación se determina si requiere sea revisada y firmada por funcionarios diferentes al que proyectó la respuesta. Si se requiere dicha revisión, deberá remitir a quien corresponda borrador de la respuesta para que sea revisada y ajustada según corresponda, se deberá enviar por medio del sistema para hacer las anotaciones respectivas y devolver a quien genero la respuesta en caso de ser necesario corregirla. En ciertas ocasiones requerirá de varias revisiones y se deberá remitir una a una hasta logra la aprobación para el traslado al firmante, normalmente esta situación se da para la firmas de la presidencia. Ejemplo: Proyectó: Asistente Revisó: Coordinador Revisó: Director Firma: Presidente.

11. Remite para visión y/o firma

según corresponda

Funcionario

responsable

El funcionario responsable de proyectar la respuesta no siempre es el que revisa y firma, por lo tanto, deberá determinar quién es el responsable de estas actividades, en caso de ser el único no requiere al final del documento el detalle de proyectó y revisó. Si requiere revisión de otro funcionario remitirá digitalmente para su revisión en caso de aprobación quien revisa remite a quien corresponda para la firma.

12. Traslada a VUC para

radicación y despacho

Funcionario

responsable

Luego de realizada la proyección de la respuesta, revisada y firmada, quien firma procede a realizar el traslado a la VUC para su radicación y despacho

13. Radicación de

correspondencia


Única de

Correspondencia

La correspondencia cuando ya se encuentra en la bandeja de Despacho de Documentos de la ventanilla única de correspondencia, debidamente generada por las áreas y con la instrucción del medio de envío (correo certificado, ordinario u otro tipo de servicio de entrega). 1. Generar el Radicado de Salida e imprimirlo en el

documento que se envía y en la copia de archivo. 2. Imprimir dos copias, una para enviar al destinatario

al cual se está dando respuesta y otra para el archivo de VUC.

3. Diligenciar los datos correspondientes al proceso de despacho. Ver instructivo SGD DOCXFLOW.

4. Guardar y enviar la información, esta queda registrada y lista para ser despachada a su destino.

14. Despacho de

correspondencia


Única de

Correspondencia




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5. Realizar el alistamiento de la correspondencia, en donde se contempla: incluir el oficio en el sobre, sellarlo y diligenciar la guía en el caso de ser despachada por empresa de correos o en el caso de otro tipo de entrega se anexa el oficio copia para recoger el radicado o recibido de la entidad o persona que recibe la comunicación.

Para el caso de correos masivos, la ventanilla única de correspondencia genera un radicado en donde se hace entrega de la información necesaria a la empresa de correos, para la realización del alistamiento y entrega de esta correspondencia, la empresa contratada para dicho fin debe suministrar a la CCI las pruebas de entrega. Quien elabora el correo masivo es el responsable de hacer seguimiento a las guías entregadas para verificar a quien se le entrego la comunicación. Se dará el radicado a la comunicación modelo y se adjuntara la lista de destinatarios.

15. Finalizar trámite Funcionarios

Una vez el funcionario establece que el trámite fue respondido satisfactoriamente, debe finalizar el mismo. 1. Verificar que el auxiliar de la ventanilla única de

correspondencia haya cargado la prueba de entrega del documento (guía con el recibido o copia firmada), por parte de la entidad o persona que recibe la respuesta, algunos trámites se cerraran de forma automática.

16. Archivo de correspondencia

1. Archivar comunicación recibida y radicada en carpeta argollada apta para archivo activo, de manera ascendente, en el momento en el que esta llegue a su límite se traslada a una carpeta para archivo inactivo, cuando llegue a un total de cinco libros estos son almacenados en una caja para archivo inactivo debidamente rotulada para posteriormente ser trasladada al archivo central de la entidad.

2. Hacer la transferencia documental, por el sistema de gestión documental DOCXFLOW de tal forma que en el momento de visualizar el radicado se evidencie que se encuentra en el archivo central de la entidad.

2. En los casos en donde el documento original se entrega al destinatario, debe quedar una copia en los archivos.




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6.2. CORRESPONDENCIA DESPACHADA

Existen dos tipos de correspondencia despachada, la que se le genera para dar respuesta a causa de una solicitud externa y la que es generada por parte de la entidad.


1. Elaboración De

correspondencia Funcionarios

Los funcionarios elaboran las comunicaciones tanto las que se dan a partir de una solicitud externa, como las que genera la entidad a causa de sus actividades, estas deben realizarse en las plantillas habilitadas en el sistema de gestión documental DOCXFLOW, en el caso de que requiera revisión por parte del superior o de otra área, también se puede generar un documento impreso para ser enviado como adjunto a la ventanilla única y posteriormente ser despachadas. Ver instructivo SGD DOCXFLOW.

2

Se continua con

las actividades del

12 en adelante del

ítem 6.1.

6.3. FACTURACIÓN RECIBIDA


1. Recepción de

facturación

Auxiliar de

Ventanilla Única de

Correspondencia

Recibir las facturas del mes hasta el día 25 del mes en curso, a excepción de las facturas de servicios públicos, tiquetes aéreos, las que son enviadas por empresas de correo o en caso de ser autorizadas por el contador se podrán recibir con fecha diferente. En el momento de la recepción deberá verificar:

1. Que las facturas de venta de los proveedores cumplan con los requisitos establecidos en el Articulo 617 del Estatuto Tributario.

2. Que los datos de la Cámara de Comercio de Ibagué estén correctos (razón social, NIT, dirección, teléfono)

3. Que la factura y/o cuenta de cobro no tenga borrones, tachones y/o enmendaduras que afecten la integridad del documento.

4. Que el proveedor adjunte orden de compra o solicitud de bienes o servicios que corresponda, emitida por la entidad. Para proveedores con contratos deberán relacionar en la factura o cuenta de cobro el No. del Contrato. (Se excluyen facturas de servicios públicos).

5. Que adjunte informe o soportes requeridos para el pago, en los casos que así se requiera.

De no cumplir con lo anterior devolver inmediatamente

e informar al proveedor la causa de la devolución.




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2. Radicación de

facturación

Auxiliar de

Ventanilla Única de

Correspondencia

7 Firmar guía de recibido, en el caso de las facturas que ingresa por parte de alguna empresa de correos, entregar la copia e ingresar el documento.

8 Ingresar las facturas a la máquina impresora y generar radicado consecutivo por medio del software DOCXFLOW, este es fijado en la parte superior derecha, con la firma del Auxiliar, entregando la copia del recibido al transportador. Ver instructivo SGD DOCXFLOW

9 Identificar si la factura es de envío directo ala área contable o debe recoger vistos buenos.

10 Continuando con el proceso de registro, se procede a ingresar la información al Sistema de Gestión Documental DOCXFLOW. ver instructivo SGD DOCXFLOW.

11 Por Último guardar y enviar.

3.

Distribución de

facturación para visto

bueno de satisfacción

Recepcionista

El auxiliar de VUC entrega facturas y documentos

equivalentes relacionados en planilla a la recepcionista

para realizar la recolección de vistos buenos /

aprobaciones.

La recepcionista debe:

Identificar el funcionario que recibió el suministro, bien o

servicio, procede a solicitar la firma del recibido a

satisfacción, posteriormente se envían al área de

contabilidad.

Cuando las facturas no requieren visto bueno, como por

ejemplo, los servicios públicos, se envían directamente

al área de contabilidad.

Cuando una factura es devuelta por cualquier

circunstancia al momento de solicitar el visto bueno, el

responsable de la devolución debe registrar la

devolución en el formato R-PA-003 Nota de devolución

de documentos para posteriormente ser radicado por

ventanilla y entregado al proveedor junto con la factura

o cuenta de cobro a devolver.

4. Distribución de facturación a Contabilidad

Para proceder a la entrega de la factura o cuenta de

cobro al área de contabilidad, esta debe tener los vistos

buenos de satisfacción y/o aprobación según el

Procedimiento de Compras y suministros o adjuntar

documento que soporte la solicitud.

NOTA 7: Los informes que soportan las cuentas de cobro o facturas, deberán pasar por radicación de correspondencia

externa y luego de ser aprobados se adjuntara la factura correspondiente.

NOTA 8: El procedimiento manual deberá hacerse a la par con el sistema – distribución digital por dockflow.




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7. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 7.1. RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

INICIO

Recepción de correspondencia

¿Es competencia de la entidad ?

No

Si

Radicación y registro de

correspondencia recibida

Devuelve al

interesado

Digitalización y distribución de

correspondencia

Radicación, registro y

despacho de corresponden

cia

FIN

Revisión y reparto de

documentos a unidades de distribución

¿Es Competencia

del área?

Si

No

Remite al área

competente

Remite al funcionario

responsable de

dar respuesta a la comunicación

¿Es de su competencia?

Si

No

Proyecta la respuesta

¿Requiere

revisión?

No

Si

Remite para revisión y/o firma según corresponde

Traslada a VUC para

radicación y despacho

¿Está conforme A la respuesta?

Si

No

Registra las observaciones de

corrección y devuelve a quien

genero la respuesta

Ingreso de Guías y

recibidos de correspondencia despachada

Archivo de correspondenci

a recibida y despachada




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7.2. RECIBO DE FACTURACION

8. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS

Instructivo Sistema Gestión Documental DOCXFLOW.

R-PA-003 Nota de devolución de documentos

INICIO

Recepción de

facturación

¿Cumple con los requisitos?

No

Si

Radicación y registro de facturación

recibida

Devuelve al

interesado

Digitalización y distribución de

facturación

Recolección de vistos buenos y aprobación para

pago

¿Es aprobada?

Si

No

Se devuelve al cliente

Se remite a contabilidad para

su causación

¿Cumple con los

requisitos?

Si

No

Se causa y envía a

tesorería para pago

Continua proceso

contable




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ANEXO No.1 Plantilla de correspondencia.

Ibagué, 25 de Julio de 2015 Señores SOCIEDAD DE ARQUITECTOS DEL TOLIMA Atte. MANUEL ANTONIO MEDINA ESPINOSA Gerente Calle 8 No. 7 – 10 Of. 306 Ed. Camacol TEL. 273 08 60 Ciudad Asunto: Invitación desayuno de trabajo. Radicado. CCI-01E-001 Estimado Arquitecto Medina Teniendo en cuenta lo importante que es para la ciudad avanzar en los procesos de solicitud de licencias de construcción enfocado a la simplificación de trámites y la toma de decisiones enfocadas al rediseño y optimización de trámites para Ibagué, se hace necesario presentarles a ustedes los avances obtenidos en cuanto a la implementación de la Ventanilla Única de Construcción partiendo del informe elaborado por la Secretaria de Planeación Municipal en convenio con la Universidad del Tolima. Por tal motivo me complace invitarlo junto con su director del área a un desayuno de trabajo en el círculo de Ibagué, el día 24 de julio de 2015 a las 8:00 am. Agradezco su atención y apoyo, cualquier inquietud se puede comunicar con la Arq. Diana Lucero Alape Moncaleano al correo electrónico [email protected] o al TEL. 2772000 Ext. 1037. Anexo: Menú ofrecido (1 folio) Cordial saludo, EDILBERTO GARZON SANDOVAL Presidente Ejecutivo (e) Proyectó: Diana Lucero Alape Moncaleano – Asist. de Gestión Regional Revisó: Mauricio Florez – Dir. Administrativo y Financiero




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ANEXO No.2 Medidas de una comunicación.

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