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CÓDIGO: P-CMU-CII-01

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CONTRALORÍA MUNICIPAL

CONTROLA ELABORA Y REVISA APRUEBA EXPIDE

Aida María Flores Moya Directora de Planeación y

Evaluación del Desempeño

Samanta Cornu Sandoval Encargada de la Dirección de

Control Interno e Investigación

Luis Horacio Bortoni Vázquez Contralor Municipal

Luis Horacio Bortoni Vázquez Contralor Municipal

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DOCUMENTO IMPRESO NO CONTROLADO

ENTREGA-RECEPCIÓN

I. OBJETIVO Servir como una herramienta que oriente a los(las) Titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas, Organismos y demás personal involucrado en los trabajos de Entrega-Recepción, para que los mismos se efectúen en un marco apegado a la legalidad y normatividad aplicable, así como para generar un ambiente de eficiencia y transparencia. Así como los objetivos específicos de definir las actividades que deberá llevar a cabo cada uno de los(las) Servidores(as) Públicos involucrados en el Proceso de Entrega-Recepción y el especificar las características que se deberán observar en la preparación, integración y presentación del Acta Administrativa de Entrega-Recepción y sus respectivos anexos.

II. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a los cambios de los(las) Titulares de las Dependencias y Unidades Administrativas que sean removidos o se separen del cargo, en los casos en que el(la) Presidente(a) Municipal debe de entregar su oficina por ejercer su derecho que se encuentra regulado en el ejercicio de sus atribuciones y deberes que corresponde a los Municipios del Estado, incluyendo la separación definitiva.

III. DEFINICIONES

R. Ayuntamiento. El cuerpo colegiado, deliberante y autónomo que gobierna al Municipio de

Monterrey, N. L.

Entrega-Recepción. El proceso administrativo de interés público, de cumplimiento obligatorio

y formal que deberá llevarse a cabo por escrito mediante Acta Administrativa de Entrega-

Recepción que describa el estado que guarda la Administración Pública Municipal en general o de

una Dependencia, Unidad Administrativa u Organismo en lo individual.

Entrega-Recepción del Gobierno Municipal de Monterrey. Aquélla que realizan al término

del período constitucional del R. Ayuntamiento los(las) Servidores(as) Públicos obligados.


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ENTREGA-RECEPCIÓN

Entrega-Recepción de la Oficina del Alcalde. Aquella que se realiza cuando el(la) Presidente

Municipal ejerce su derecho que se encuentra regulado en el ejercicio de sus atribuciones y

deberes que corresponde a los Municipios del Estado, incluyendo la separación definitiva.

Entrega-Recepción de los Titulares de las Dependencias. Aquélla que se realiza cuando un(a)

Servidor(a) Público deja su empleo, cargo o comisión, independientemente del motivo de su

conclusión.

Dependencias. Las señaladas en el artículo 16 del Reglamento de la Administración Pública

Municipal de Monterrey, N. L.

Unidades Administrativas. Las Direcciones o su equivalente que dependen y reportan

directamente a las Dependencias.

Organismos. Los Organismos Públicos Descentralizados creados por el R. Ayuntamiento con

aprobación del H. Congreso del Estado.

Titulares. Los(los) Secretarios(as), Directores(as) Generales y Directores(as) de área.

Servidores Públicos. Toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier

naturaleza en la Administración Pública Municipal.

Contraloría. La Contraloría Municipal.

SER. Sistema de Entrega-Recepción.

IV. COMPETENCIAS Contraloría Municipal. - Elaborar e implementar los lineamientos, criterios y anexos a los que se sujetarán los

procesos de Entrega-Recepción, mismos que deberán estar contenidos en el presente procedimiento, especificando la forma, términos y alcances de la información que deberá proporcionarse.

- Coordinar las acciones de los procesos de Entrega-Recepción, quedando la responsabilidad

total de recopilar e integrar los libros con la información proporcionada por los(las) Titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas, Organismos y/o Servidores Públicos que dejarán su cargo, empleo o comisión.

- Planear, programar, dirigir y controlar el proceso de Entrega-Recepción de la Administración

Pública Municipal, el cual se instrumentará y operará mediante ensayos previos y se


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ENTREGA-RECEPCIÓN

establecerá el sistema de seguimiento, verificación y solventación de observaciones detectadas en las diferentes revisiones practicadas por esta Dependencia.

Titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas y Organismos

Administración Pública Municipal.

- Preparar, revisar y autorizar con su rúbrica, los anexos correspondientes a los asuntos y recursos para integrar los libros de anexos del Acta de Entrega-Recepción.

Dirección de Informática. - Otorgar a cada usuario los permisos necesarios para capturar, verificar y modificar la

información de los anexos, dependiendo de la participación de cada uno de éstos en el desarrollo del Programa de Entrega-Recepción.

V. MARCO JURÍDICO NORMATIVO

A. TRATADOS INTERNACIONALES N/A

B. NIVEL FEDERAL

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley General de Responsabilidades Administrativas.

C. NIVEL ESTATAL

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Nuevo León Ley de Gobierno Municipal del Estado de Nuevo León. Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de Nuevo León.

D. NIVEL MUNICIPAL

Reglamento de la Administración Pública Municipal de Monterrey. Reglamento de Entrega-Recepción para la Administración Pública del Municipio de

Monterrey. Reglamento Interior de la Contraloría Municipal de Monterrey.


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ENTREGA-RECEPCIÓN

VI. DIAGRAMA DE FLUJO

A) ACTIVIDADES PREPARATORIAS PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN

Contraloría Municipal Dirección de InformáticaTitulares de las Dependencias y

Organismos

Personal de las Dependencias y

Organismos

B)

A) Formula el Programa de Actividades para la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal que contiene las acciones establecidas de programación, coordinación, apoyo técnico y supervisión de las actividades de la Entrega-Recepción, así como las actividades de capacitación a los(las) Enlaces.

Planea y organiza las reuniones con el personal de las Dependencias para aclarar dudas e inquietudes respecto al llenado de los anexos y del programa en general.

Asigna usuarios, contraseñas y permisos en la estructura de red para la captura de la información en los anexos en cada Dependencia y Organismo.

Notifica a los(las) Titulares de las Dependencias y a la Contraloría para su conocimiento.

Inician la captura de la información correspondiente al avance para las actualizaciones mensuales en los anexos aplicables para cada Unidad Administrativa.

Turnan copia del presente procedimiento a cada una de las Unidades Administrativas que las integran.


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ENTREGA-RECEPCIÓN

B) DESARROLLO DEL ENSAYO PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN

Personal de las Dependencias y Organismos

Dirección de Informática Contraloría Municipal

B) Verifican que la información capturada en la estructura de red se encuentre actualizada con respecto a la fecha de corte para el ensayo.

Verifica que el SER se encuentre adecuado a los requerimientos de las áreas usuarias a solicitud de la Contraloría Municipal.

Verifica que la información capturada a través de la estructura de red sea correcta y se encuentre completa.

Dan aviso a la Contraloría Municipal del avance de la captura de los anexos aplicables.

B)

Elabora en base a los resultados que arrojen la revisión de los documentos, un informe por Dependencia u Organismo, en el que se indiquen las observaciones y sugerencias que se deberán corregir para la entrega definitiva.

Programa y realiza reuniones con el Personal encargado de preparar la información en cada una de las Dependencias y Organismos, con la finalidad de entregarles por escrito el informe de resultados de la revisión y evaluación del ensayo.

Realiza las acciones pertinentes para dar acceso en la estructura red para la captura de información correspondiente a la entrega definitiva.

Analizan las observaciones, comentarios y correcciones señaladas por la Contraloría durante la revisión de cada uno de los anexos.

C)


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ENTREGA-RECEPCIÓN

C) PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEFINITIVA

Personal de las Dependencias y Organismos

Contraloría MunicipalTitulares de las

Dependencias y Organismo

C)

C) Verifican que la información capturada en la estructura de red se encuentre actualizada con respecto a la fecha de corte para la entrega definitiva.

Preparan e integran todos los anexos aplicables para cada Unidad Administrativa.

D)

Graban la información en el dispositivo de almacenamiento externo, CD, DVD en 4 cuatro tantos originales y recaban firmas para ser enviado a la Contraloría.

Verifica que los anexos se encuentren llenados de forma correcta y en caso de detectar diferencias y observaciones deberá solicitarles a las Dependencias las correcciones pertinentes.

Realizan las correcciones pertinentes y actualizan los anexos modificados, recaba las firmas correspondientes y turna de nueva cuenta los dispositivos de almacenamiento CD o DVD a la Contraloría.

Recibe los dispositivos de almacenamiento externo, CD o DVD ya corregidos y prepara, ordena e integra por separado los dispositivos de cada Dependencia, a fin de enviarlos ante las autoridades correspondientes.

Solicita a la Dirección de Informática concentrar la información resguardada en la estructura de red en dispositivos de almacenamiento, USB, CD o DVD en 4 tantos ordenados por Dependencias u Organismos y dentro de éstas por Unidades Administrativas.

Recibe de cada una de las Dependencias y Organismos los dispositivos de almacenamiento externo CD o DVD relativa a la Entrega-Recepción definitiva.


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ENTREGA-RECEPCIÓN

D) DECLARADA CLAUSURA LA SESIÓN SOLEMNE DE TOMA DE PROTESTA DEL R. AYUNTAMIENTO ENTRANTE

Secretario(a) del Ayuntamiento

Personal involucrado en la Entrega-Recepción

Presidente(a) Municipal Saliente

D)

D) Declara el inicio a la ceremonia de Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal y procede a dar lectura al acta, solicitando las firmas en la misma de las personas correspondientes.

Firman acta en tres tantos originales en todas sus hojas y en los espacios donde aparezcan sus respectivos nombres.

Entrega a el(la) Presidente(a) Municipal entrante, dos originales del Acta de Entrega-Recepción y el juego completo de los dispositivos de almacenamiento externo, CD o DVD con la información de la Entrega-Recepción con anexos originales.

Conserva acta de entrega-recepción original restante.

E)


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ENTREGA-RECEPCIÓN

E) CONCLUSIÓN DEL ACTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL

Titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas y

Organismos Salientes Contraloría Municipal

Titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas y

Organismos Entrantes

E)

E) Llevan a cabo la Entrega-Recepción del despacho a su cargo acompañados de un testigo cada uno.

Procede a dar lectura al Acta de Entrega-Recepción y solicita las firmas correspondientes en la misma.

Deberán firmar dos originales, de la correspondiente Acta de Entrega-Recepción en todas sus hojas al marcan y al calce en los espacios donde aparezcan sus respectivos nombres.

Recaba una copia fotostática del Acta de Entrega-Recepción y entrega un acta original al titular Entrante de la Dependencia y la segunda acta original la conserva la Contraloría Municipal para su archivo y la copia es entregada a el(la) Titular Saliente.

Entrega un dispositivo de almacenamiento externo, CD o DVD de la Entrega-Recepción de la Dependencia.

¿La información presenta cambios en las fechas oficiales?

Elaboran un Acta Circunstanciada en la que se detalle la situación actualizada de los asuntos y recurso contenido en los mismos, en presencia de los(las) testigos y la representación de la Contraloría.

Firman dos originales de las correspondiente Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción en todas sus hojas al margen y al calce en los espacios donde aparezcan sus respectivos nombres.

Entrega un Acta original de Entrega-Recepción a el(la) Titular Entrante de la Dependencia y la segunda Acta original la conserva la Contraloría Municipal para su archivo, la copia fotostática se entregara a el(la) Titular Saliente y otra para la Auditoría Superior del Estado.

FIN

SI

NO


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ENTREGA-RECEPCIÓN

VII. DESCRIPCIÓN A) ACTIVIDADES PREPARATORIAS PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN.

7.1 La Contraloría formula el Programa de Actividades para la Entrega-Recepción de la

Administración Pública Municipal.

7.2 La Contraloría deberá llevar a cabo previamente las siguientes actividades: - Analiza la legislación aplicable en la materia. - Diseña y elabora los anexos del Acta de Entrega-Recepción

7.3 La Contraloría planea y organiza las reuniones con el personal de las Dependencias para llevar a cabo la entrega del presente procedimiento y para aclarar dudas e inquietudes respecto al llenado de los anexos y del programa en general.

7.4 Los(las) Titulares de las Dependencias y Organismos, turnarán copia del presente

procedimiento a cada una de las Unidades Administrativas que las integran.

7.5 La Dirección de Informática asigna a los usuarios las contraseñas y permisos en la estructura de red para la captura de la información en los anexos en cada Dependencia y Organismo y las notifica a los(las) Titulares de las mismas y a la Contraloría para su conocimiento.

7.6 El Personal de las Dependencias y Organismos inician la captura de la información

correspondiente al avance para las actualizaciones mensuales en los anexos aplicables para cada Unidad Administrativa.

B) DESARROLLO DEL ENSAYO PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN.

7.7 El día señalado como fecha de corte de información para la revisión mensual el Personal de las Dependencias y Organismos verifican que la información capturada en la estructura de red se encuentre actualizada con respecto a la fecha de corte para el ensayo.

7.8 Terminado el plazo establecido para la captura de información (día señalado para entregar

la información del ensayo a la contraloría) el Personal de las Dependencias y Organismos dan aviso a la Contraloría Municipal del avance de la captura de los anexos aplicables.

7.9 La Dirección de Informática verifica que el Sistema de Entrega-Recepción se encuentre

adecuado a los requerimientos de las áreas usuarias.


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ENTREGA-RECEPCIÓN

7.10 La Contraloría Municipal verifica que la información capturada a través de la estructura de red sea correcta y completa.

7.11 La Contraloría Municipal elabora en base a los resultados que arrojen la revisión de los

documentos un informe por Dependencia u Organismo, en el que se indiquen las observaciones y sugerencias que se deberán corregir para la entrega definitiva.

7.12 La Contraloría Municipal programa y realiza reuniones con el Personal Encargado de

preparar la información en cada una de las distintas Dependencias y Organismos, con la finalidad de entregarles por escrito el informe de resultados de la revisión y evaluación del ensayo.

7.13 La Dirección de Informática realiza las acciones pertinentes para dar acceso en la

estructura de red para la captura de información correspondiente a la entrega definitiva.

7.14 El Personal de las Dependencias y Organismos analizan las observaciones, comentarios y correcciones señaladas por la Contraloría durante la revisión de cada uno de los anexos y proceden a actualizar la información realizando las correcciones.

C) PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEFINITIVA. 7.15 El día oficial para el corte de información el Personal de las Dependencias y Organismos

verifican que la información capturada en la estructura de red se encuentre actualizada con respecto a la fecha de corte para la entrega definitiva.

7.16 Terminado el plazo establecido para la captura de información (día señalado para entregar

la información definitiva a la Contraloría) preparan e integran todos los anexos aplicables para cada Unidad Administrativa, graban la información en el dispositivo de almacenamiento externo, CD, DVD en 4-cuatro tantos originales y recaban firmas para ser enviado a la Contraloría.

7.17 La Contraloría recibe de cada una de las Dependencias y Organismos los dispositivos de

almacenamiento externo CD o DVD relativa a la Entrega-Recepción definitiva verificando que se encuentre en forma correcta y ordenada.

7.18 La Contraloría verifica que los anexos estén llenados de forma correcta y en caso de

detectar diferencias deberá solicitarles a las Dependencias las correcciones correspondientes.


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7.19 El Personal de las Dependencias y Organismos realizan las correcciones pertinentes y actualizan los anexos modificados, recaba las firmas correspondientes y turna de nueva cuenta los dispositivos de almacenamiento CD o DVD a la Contraloría.

7.20 La Contraloría Municipal recibe los dispositivos de almacenamiento externo, CD o DVD ya

corregidos y prepara, ordena e integra por separado los dispositivos de cada Dependencia, a fin de enviarlos ante las autoridades correspondientes.

7.21 La Contraloría Municipal solicita a la Dirección de Informática concentrar la información

resguardada en la estructura de red en discos compactos ordenada por Dependencias u Organismos y dentro de éstas por Unidades Administrativas.

D) DECLARADA CLAUSURA LA SESIÓN SOLEMNE DE TOMA DE PROTESTA DEL R.

AYUNTAMIENTO ENTRANTE.

7.22 El(la) Secretario del Ayuntamiento declara que se va dar inicio a la ceremonia de Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal, procede a dar lectura al acta y solicita las firmas en la misma de las personas correspondientes.

7.23 El acta deberá ser firmada en tres tantos originales por las personas correspondientes en

todas sus hojas y en los espacios donde aparezcan sus respectivos nombres.

7.24 El(la) Presidente Municipal Saliente entrega a el(la) Presidente Municipal Entrante, 3-tres originales del acta de entrega-recepción y el juego completo de los dispositivos de almacenamiento externo, CD o DVD con la información de la Entrega-Recepción con anexos originales.

7.25 Las Actas de Entrega-Recepción se distribuirán una para el(la) Presidente Municipal

Entrante y otra para el Archivo Municipal.

7.26 El Acta de Entrega-Recepción original restante deberá ser conservada en poder de el(la) Presidente Municipal Saliente.


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ENTREGA-RECEPCIÓN

E) CONCLUSIÓN DEL ACTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL.

7.27 Los(las) Titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas y Organismos Salientes y Entrantes se trasladan a sus respectivas oficinas para llevar a cabo la Entrega-Recepción del despacho a su cargo, acompañándose de un testigo cada uno.

7.28 El(la) Representante de la Contraloría Municipal procede a dar lectura al Acta de Entrega-

Recepción y solicita las firmas correspondientes en la misma.

7.29 Los(las) Titulares de las Dependencias, Organismos y/o Unidades Administrativas Salientes y Entrantes, los Testigos y el(la) Representante de la Contraloría deberán firmar dos originales, de la correspondiente Acta de Entrega-Recepción en todas sus hojas al margen y al calce en los espacios donde aparezcan sus respectivos nombres.

7.30 El(la) Representante de la Contraloría Municipal recaba 1-una copia fotostática del Acta de

Entrega-Recepción.

7.31 El(la) Representante de la Contraloría Municipal entrega una Acta original de Entrega-Recepción a el(la) Titular Entrante de la Dependencia, Organismo o Unidad Administrativa y la segunda Acta original la conserva la Contraloría Municipal para su archivo, la copia fotostática se entregará a el(la) Titular Saliente.

7.32 El(la) Titular de la Dependencia, Organismo o Unidad Administrativa Saliente entrega un

dispositivo de almacenamiento externo, CD o DVD de la Entrega-Recepción de la Dependencia, Organismo o Unidad Administrativa.

7.33 Cuando la información contenida en los anexos de Entrega-Recepción haya presentado

movimientos entre la fecha oficial de corte de información y el día del acto protocolario de Entrega-Recepción, los(las) Titulares salientes de las Dependencias, Unidades Administrativas y Organismos deberán elaborar un Acta Circunstanciada en las que se detalle la situación actualizada de los asuntos y recursos contenidos en los mismos, en presencia de los testigos y la representación de la Contraloría.

7.34 Los(las) Titulares de las Dependencias, Organismos y/o Unidades Administrativas

Salientes y Entrantes, los(las) Testigos y el(la) Representante de la Contraloría deberán firmar dos originales, de la correspondiente Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción en todas sus hojas al margen y al calce en los espacios donde aparezcan sus respectivos nombres.


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ENTREGA-RECEPCIÓN

7.35 El(la) Representante de la Contraloría recaba 1-una copia fotostática del Acta de Entrega-Recepción.

7.36 El(la) Representante de la Contraloría entrega una Acta original de Entrega-Recepción a el(la) Titular Entrante de la Dependencia, Organismo o Unidad Administrativa y la segunda Acta original la conserva la Contraloría Municipal para su archivo, la copia fotostática se entregará a el(la) Titular Saliente.

- En todo lo referente a la Entrega-Recepción y no contemplado en el presente procedimiento,

se estará a lo dispuesto por los ordenamientos legales aplicables en la materia.

VIII. REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFÍA

L-CMU-CII-01 Lineamientos de Entrega Recepción. C-CMU-CII-01 Anexos e Instructivos de Llenado para la Entrega-Recepción. CMU-CII-01 Acta Circunstanciada de Entrega Recepción de la Administración Pública

Municipal. CMU-CII-02 Acta Administrativa de Entrega Recepción de los Titulares de las

Dependencias, Unidades Administrativas y Organismos Paraestatales o Descentralizados. CMU-CII-03 Instructivo para el llenado de la Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción. CMU-CII-04 Instructivo para el llenado de la Acta Administrativa de Entrega-Recepción de

los titulares de las dependencias, unidades administrativas y organismos paraestatales o descentralizados.

CMU-CII-05 Acta Circunstanciada de Entrega Recepción de los Titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas y Organismos Paraestatales o Descentralizados.

CMU-CII-06 Ordenamiento de Leyes Aplicables en Materia de Entrega-Recepción.

IX. ANEXOS N/A

X. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA MOTIVO

01 27/01/20 Creación del procedimiento.

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