cÓdigo: l-cmu-aud-01 lineamiento de libros versiÓn: 01...

CÓDIGO: L-CMU-AUD-01

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CONTRALORÍA MUNICIPAL

CONTROLA ELABORA Y REVISA APRUEBA EXPIDE

Aida Maria Flores Moya

Directora de Planeación y Evaluación del Desempeño

Roberto Elizondo González

Luis Enrique Orozco Suárez

Luis Enrique Orozco Suárez

Director de Auditoría Contralor Municipal Contralor Municipal

DOCUMENTO IMPRESO NO CONTROLADO CMU-PLC-28 25/01/18

LINEAMIENTO DE LIBROS BLANCOS

I. OBJETIVO El presente lineamiento tiene por objeto establecer las bases que las Dependencias de la Administración Pública Central o Paramunicipal, deberán observar para la elaboración e integración de libros blancos.

II. DEFINICIONES

Dependencias de la Administración Pública Central o Paramunicipal. Las Secretarías, la Contraloría y entidades de la Administración Pública Municipal, establecidas en el Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Monterrey Libro Blanco. Documento público gubernamental en el que se hacen constar las acciones y resultados obtenidos más destacados de un proyecto estratégico, programa prioritario o acción relevante y trascendente de la Administración Pública Municipal. Contraloría. a la Contraloría Municipal. III. GENERALIDADES

1. Dependencias de la Administración Pública Central o Paramunicipal podrán elaborar un Libro Blanco, previa autorización conjunta del Presidente(a) Municipal y del Contralor(a) Municipal, el cual sirva como constancia documental del desarrollo y resultados de proyectos estratégicos, programas prioritarios o acciones de gobierno que se estimen relevantes. Se podrá considerar como relevante, cuando: a) Sea de alto impacto social, económico, regional, cultural, de trascendencia técnica

o contenga aspectos de gestión operativa de beneficio para la sociedad o para sectores específicos de la misma o que fortalecen la Administración Pública;

b) Por su naturaleza o características, se considere trascendente para el logro de metas prioritarias de interés general o de algún sector productivo o de impacto regional o en la actividad económica, conforme a los objetivos y estrategias del Plan Municipal de Desarrollo.

c) Por recursos asignados cuando se trate de un programa que otorga subsidios de recursos de alto impacto social, o de un programa ejecutado con recursos


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federales y/o estatales de alto impacto en la sociedad, o que contribuye al fortalecimiento de los mecanismos de coordinación con otros niveles de gobierno;

d) Se trate de una acción de gobierno, que, por su naturaleza o características, resulta necesario rendir cuentas, tales como, la atención de una demanda ciudadana emergente, una exigencia de aplicación de justicia, el perfeccionamiento de algún sistema y/o procedimiento, la realización de una mejora significativa de la eficiencia operativa o administrativa, de impacto en la población o en el ámbito de la Administración Pública Municipal, y

e) Así se considere por disposición de algún ordenamiento jurídico o se justifique en virtud de su importancia, complejidad, problemática suscitada para su implementación o ejecución, los resultados o beneficios obtenidos, entre otros factores.

2. Los Libros Blancos se elaborarán e integrarán conforme a la siguiente estructura debidamente fundamentada y documentada: a) Presentación. En este apartado se describirá el nombre y objetivo del proyecto

estratégico, programa prioritario o acción de que se trate; período de vigencia que se documenta, ubicación geográfica, principales características técnicas, unidades administrativas participantes, así como nombre y firma del titular de la Dependencia y fecha de terminación del documento.

b) Fundamento Legal y Objetivo del Libro Blanco. Se enunciará el documento legal que regule la rendición de cuentas de la Administración Pública Municipal; así como de los presentes lineamientos. Para el objetivo del libro blanco se señalará que se deja constancia de un orden lógico y cronológico de la documentación que sustenta y transparenta las acciones más importantes realizadas en la ejecución del proyecto estratégico, programa prioritario o acción.

c) Antecedentes. Se deberán señalar las causas o problemática general que motivó la conceptualización y ejecución del proyecto estratégico, programa prioritario o acción.

d) Marco Normativo. EI aplicable a las acciones realizadas durante la ejecución del proyecto estratégico, programa prioritario o acción.

e) Vinculación del Proyecto Estratégico a Programa Prioritario o acción con el Documento Rector de la Planeación Municipal. Se señalará la vinculación


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existente entre el proyecto estratégico a programa prioritario de que se trate con el Plan Municipal de Desarrollo y el o los programas institucionales.

f) Resumen Ejecutivo del Proyecto Prioritario, Programa Estratégico o acción. Este apartado incluirá una breve descripción cronológica de las principales acciones realizadas desde la planeación, ejecución, seguimiento y puesta en operación, hasta el informe final del responsable de su realización.

g) Acciones Realizadas. EI objetivo de este apartado es integrar documentación suficiente que permita la evaluación de las principales acciones realizadas durante la ejecución y puesta en operación del proyecto estratégico, programa prioritario, o acción, deberá incluirse la documentación relativa a lo siguiente: - Planeación, programación y presupuestación del proyecto estratégico,

programa prioritario o acción: contempla entre otros su aprobación por la autoridad competente, estudios realizados, cartas compromisos de entes involucrados y autorizaciones presupuestales.

- Dictámenes, autorizaciones y permisos: tales como los derechos inmobiliarios de los activos, dictámenes de impacto ambiental y licencias de construcción entre otros.

- Proceso de licitación: bases de licitación, publicación de convocatoria, invitaciones en su caso, visitas al sitio de trabajo, juntas de aclaraciones, acto de recepción y apertura de propuestas técnicas, dictámenes técnicos, acta de fallo técnico y apertura de propuestas económicas, dictamen fundamento para fallo, opinión del comité de apoyo para adjudicación y acta de fallo del concurso; inconformidades (en su caso), propuesta ganadora (técnica y económica); así como, la publicación de la identidad del ganador.

- Contratación: documentación jurídica del ganador (contratos, sus anexos y garantías)

- Informes al Cabildo: Informes sobre los eventos relevantes. - Ejecución de proyecto, programa o acción: En caso de obras, designación del

residente de obra y supervisor de construcción, inicio de la construcción, estudios de riesgo, pólizas de seguros, convenios modificatorios, penalizaciones, verificación de la terminación de trabajos, acta de entrega-recepción, garantía por vicios ocultos, reporte de supervisión, constancia de resguardo de bitácora, estimaciones y facturas y en su caso ajustes de costos. Comprenderá documentación soporte de la aplicación de recursos, entre esta, la correspondiente a los trámites y registros contables y presupuestarios,


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incluyendo un cuadro resumen del total del presupuesto autorizado y ejercido y, el soporte documental de los pagos; esto es realizados de conformidad a la Ley General de Contabilidad Gubernamental y las Normas emitidas por el CONAC. En el mismo sentido, para el caso de adquisiciones se deberá documentar el proceso de acuerdo a la Ley. Para mayor apoyo de lo anterior, y en caso de recursos federales, se presentan los anexos 1, 2 y 3.

h) Seguimiento y Control. En este apartado se integrarán los informes periódicos sobre los avances y situación del proyecto estratégico, programa prioritario o acción de que se trate, así como en su caso, las auditorías practicadas por los distintos órganos fiscalizadores y la atención a las observaciones determinadas y las acciones realizadas para corregir a mejorar su ejecución.

i) Resultados y Beneficios Alcanzados. En este apartado se precisará el cumplimiento de los objetivos y metas del proyecto estratégico programa prioritario, o acción los resultados obtenidos (indicadores) y los beneficios sociales alcanzados.

j) Informe Final del Servidor Público de la Administración Pública Central o Paramunicipal. Informe emitido por el responsable de la ejecución del proyecto estratégico, programa prioritario o acción. La documentación soporte a que se refiere este Lineamiento se interpretará en razón de las particularidades de cada proyecto estratégico, programa prioritario, o acción y de conformidad con la normatividad aplicable.

3. En el Libro Blanco se describirán y se presentarán de manera cronológica las acciones

conceptuales, legales, presupuestarias, administrativas, operativas y de seguimiento que se hayan realizado, así como los resultados obtenidos por el proyecto estratégico, programa prioritario o acción de que se trate, soportando todo lo anterior con copias o digitalización de los documentos originales respectivos.

4. Un ejemplar impreso de cada Libro Blanco se resguardará por la unidad responsable de su elaboración y validación, y una copia en medio digital o electrónico se entregará al titular de la Dependencia o Entidad correspondiente. Adicionalmente, la Dependencia o Entidad remitirá a la Contraloría, copia de los Libros Blancos elaborados. EI medio que se utilice para el resguardo de la copia del Libro Blanco deberá permitir que los documentos sean plenamente identificables, insustituibles, inviolables y que cuenten con la validación del responsable de su elaboración o expedición.


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5. En el año de cierre de la Administración Municipal, los Libros Blancos se deberán

concluir a más tardar el último día hábil del mes de septiembre del mismo año, para incorporarse oportunamente al acta de entrega recepción del titular de la Administración Pública Central o Paramunicipal.

6. La Contraloría Municipal, en el ámbito de su respectiva competencia, vigilará y dará seguimiento al cumplimiento de lo establecido en estos lineamientos.

7. La interpretación de los presentes Lineamientos, para efectos administrativos; así como, la resolución de los casos no previstos, corresponderá a la Contraloría Municipal.

8. La información contenida en los Libros Blancos será de carácter público y la información documental soporte estará sujeta a la clasificación que, en su caso se hubiere realizado conforme a lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Nuevo León.

IV. ANEXOS

4.1 Anexo 1. Para el caso de los proyectos de infraestructura de obra pública.

Los Expedientes Unitarios de Obra deberán estar integrados al menos con la siguiente documentación:

PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

1. Oficio de Autorización y/o Aprobación de Obra en su caso con Anexo Financiero y/o Técnico:

2. Oficio de Autorización de Modificaciones y Anexos.

3. Antecedentes de Inversión y Metas de Ejercicios Anteriores: (Acta Entrega Recepción Ejercicio Anterior, Anexos, Convenios, Reglas, etc.).

4. Programa anual de obras de la Dependencia (Obra se encuentra incluida en Programa aprobado por Titular)

5. Validación Normativa

ESTUDIOS PREVIOS

6. Resolución del Estudio de Impacto Ambiental o escrito de la no aplicación


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7. Licencias y permisos necesarios (Licencias y Permisos) 8. Liberación de predio y/o afectaciones, o en su caso oficio que no aplica

9. Estudios complementarios y/o de apoyo a proyectos PROYECTO EJECUTIVO

10. Validación, Aprobación o Autorización de Proyecto (Dictamen Técnico, sólo en caso de obras complejas)

11. Proyecto Ejecutivo o Básico (Planos Arquitectónicos, Ingeniería, Estructurales, Instalaciones, etc.) Incluye:

. Memoria descriptiva; Memoria de cálculo

. Número de planos

. Números generadores de volúmenes; catálogo de conceptos y calendario de ejecución.

GENERALIDADES

12. Calendario o Programa de Ejecución de obra elaborado por la Ejecutora 13. Presupuesto Base de la Ejecutora

ADJUDICACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN

14. Convocatoria/Invitación en COMPRANET y Resumen de Convocatoria de acuerdo al RLOPSRM

15. Documentos. Propuestas Técnica y Económica de acuerdo a la Convocatoria (Incluyendo formato de recepción de doctos.)

16. Manifestación escrita de conocer el sitio de realización de los trabajos y sus condiciones ambientales

17. Constancia de asistencia a la Junta de Aclaraciones

18. Invitación al Órgano de Control para el acto de presentación y apertura de proposiciones en caso de Invitación a cuando menos tres personas

19. Acta de Apertura: Técnica Económica 20. Descripción de la Planeación integral del licitante para realizar los trabajos

21. Análisis del total de los precios unitarios de los conceptos de trabajo

22. Programa de ejecución general de los trabajos conforme al catálogo de conceptos con sus erogaciones

23. Fallo de la licitación

24. Acta de fallo y/o aviso de que la misma se encuentra en Compranet EXCEPCIONES A LA LICITACIÓN


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25.

Escrito, FIRMADO POR EL TITULAR DEL ÁREA RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN, del acreditamiento del o los criterios en que se fundó la selección del procedimiento de excepción y la justificación de las razones que sustentaron el ejercicio de la opción, dictaminado como procedente el procedimiento de contratación que autoriza y la no celebración de la licitación (Fundado y motivado en criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad, honradez y transparencia mejores para el Estado).

CONTRATACIÓN

26 Contrato N° (con anexos debidamente requisitados) o Acuerdo N° (Administración Directa) Requisito en las bases de licitación a cuando menos 3 personas y presentación a la dependencia contratante por la persona adjudicada con un contrato, del documento expedido por el SAT, con la opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales previstas en el artículo 32-D del Código Fiscal de la Federación y en el Título 2 Capitulo 2.1.27 de la Resolución Miscelánea Fiscal del año que corresponda.

27 Catálogo de conceptos con montos y/o presupuesto de la empresa adjudicada (debidamente firmado)

28 Especificaciones técnicas generales y particulares y normas de calidad 29 Programas de ejecución de los trabajos pactados

30 Garantía por la correcta y oportuna inversión del anticipo Nombre Afianzadora:

31 Garantía de cumplimiento del Contrato Nombre Afianzadora:

EJECUCIÓN

32 Oficio asignación del Residente responsable de la obra 33 Oficio asignación de Superintendente responsable de la obra (contratista)

34 Escrito emitido por la Ejecutora y dirigido al Contratista de la disposición del o los inmuebles

35 Oficio de inicio de los trabajos

36 Bitácora de obra electrónica, y en su caso de haber realizado la bitácora convencional, presentar la solicitud realizada y la autorización (artículo 122 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas)

37 Reprogramación en su caso por la entrega tardía del anticipo (Diferimiento) ESTIMACIONES DE OBRA DEBIDAMENTE REQUISITADAS


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38 Carátula de la estimación, Factura, cálculo e integración de los importes correspondientes a cada estimación considerando las deducciones que correspondan

39 Números generadores de obra debidamente referenciados, con sus claves según catálogo, resumen de generadores y resumen de la estimación por concepto y partida

40 Croquis de ubicación de los trabajos que amparan la estimación, debidamente requisitado por los que intervienen en la obra.

41 Notas de bitácora del periodo de estimación

42 Controles de calidad y pruebas de laboratorio 43 Minutas actas acuerdos comunicados que hayan sido generados respecto de la obra

44 Reporte fotográfico 45 Reporte de supervisión (informes periódicos, así como informe final)

AJUSTES DE COSTOS 46 Solicitud de ajustes de costos (contratista) 47 Estudios y documentación soporte

48 Determinación de ajustes de costos por la Administración Pública Central o Paramunicipal

CONVENIOS

49 Convenios con la documentación soporte (catálogo de conceptos de convenio, programas de ejecución modificados, proyecto ejecutivo modificado)

50 Anotación en bitácora de orden de trabajo o de la aceptación de propuesta de ampliación de trabajos y documentación justificativa (Residencia)

51 Dictamen técnico que funde y motive las causas (Residente) N°

52 Ampliación de garantía de cumplimiento de contrato 53 Autorización por escrito de prórrogas

54 Notificación por escrito de la necesidad de ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catálogo original (Contratista) con los precios unitarios correspondientes y documentación soporte.

55 Autorización por escrito o en bitácora de ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catálogo original (Residente)

56 Informe al Órgano Interno de Control de la Ejecutora de la autorización del Convenio (Si es superior al 25% del Contrato).

SUSPENSIÓN, TERMINACIÓN ANTICIPADA O RESCISIÓN 57 Solicitud de terminación anticipada por parte de la Contratista

58 Oficio de designación del servidor público responsable de ordenar la suspensión

59 Aviso a la Contratista de la suspensión o terminación anticipada


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60 Acta circunstanciada de suspensión de obra (Y en su caso Convenio Modificatorio)

61 Acta circunstanciada de terminación anticipada de obra

62 Notificación de inicio del proceso de rescisión administrativa del Contrato 63 Resolución de rescisión del Contrato y notificación a la Contratista

64 Acta circunstanciada de rescisión del contrato

65 Informe al Órgano Interno de Control de la suspensión, terminación anticipada o rescisión administrativa.

TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS 66 Aviso de terminación de la obra emitido por el Contratista 67 Acta Entrega - Recepción física de los trabajos

68 Oficio o notificación a Contratista con fecha, lugar y hora para llevar a cabo el Finiquito de obra (Dependencia)

69 Finiquito de obra debidamente requisitado conforme a la normatividad aplicable.

70 Fianza de Vicios Ocultos 71 Acta de Extinción de Derechos

72 Oficio de cancelación de la Garantía de vicios ocultos

73

Requisito en las bases de licitación y de invitación a cuando menos 3 personas y presentación a la dependencia contratante por la persona adjudicada con un contrato, del documento expedido por el SAT, con la opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales prevista en el artículo 32-D del Código Fiscal de la Federación y en el Título 2 Capitulo 2.1.27 de la Resolución Miscelánea Fiscal del año correspondiente.


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4.2 Anexo 2. Obras por Administración Directa:

En el caso de ejecución de obra por administración directa, el cual deberá de contener el proyecto ejecutivo con sus planos de ingeniería y arquitectónicos, las especificaciones generales y particulares del proyecto.

OBRAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA

1. Presupuesto de obra.

2. Programa de ejecución de los trabajos, de utilización de recursos humanos,

programas de suministro de materiales, de utilización de maquinaria y equipo

de construcción.

3. Listas de raya.

4. Bitácoras de obra y/o reporte de supervisión por cada uno de los frentes.

5. Bitácoras de combustible de la maquinaria y equipo utilizado.

6. Acta de entrega recepción del área encargada de su operación.

7. En el caso de que se hayan celebrado contratos de arrendamiento

complementario de maquinaria, de adquisición de materiales, de acarreos de

material, deberá de hacerse llegar la documentación comprobatoria que soporte

dichos contratos.

8. Pruebas de control de calidad y de laboratorio.

9. Reporte fotográfico.

10. En su caso la documentación comprobatoria de los gastos administrativos que

hayan sido autorizados con cargo a cada uno de las obras y/o proyectos.

Adicionalmente, para proyectos con recursos federales se deberá integrar la información que a continuación se menciona:

Relación del total de los contratos celebrados con cargo al programa,

indicando el proceso de contratación llevado a cabo para cada caso y el

importe de cada contrato.

Auxiliar de obra por cada contrato celebrado vinculado o identificado para

cada proyecto (obra o acción) autorizado del Programa, en el que contenga los

avances físicos y financieros, número de estimaciones pagadas, estimaciones en trámite, y monto de los anticipos otorgados y amortizados.


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Asimismo, de ser el caso, se deberá informar respecto de los contratos de

obras no iniciadas, suspendidas, rescindidas o con terminación anticipada.

Las opiniones emitidas por el SAT, previas y vigentes a la celebración de

cada contrato de obra, respecto del cumplimiento de las obligaciones fiscales

de las empresas previsto por el artículo 32-D del Código Fiscal de la

Federación, en caso de no contar con dicho documento indicar el listado de las

mismas y los motivos por los que no se cuenta con la información.

Para todos los contratos adjudicados mediante procedimiento distinto a la

licitación pública en el ejercicio presupuestal, los dictámenes de excepción

debidamente fundados y motivados. Asimismo, para aquellos casos

adjudicados según lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley de Obras Públicas y

Servicios relacionados con las Mismas, la integración del presupuesto total

asignado al área contratante (el cual incluye los recursos federales, estatales y municipales asignados para la ejecución de proyectos y acciones).

Bitácora Electrónica de Obra Pública (BEOP) por cada obra realizada por

ejercicio.

Finiquitos de todos los contratos celebrados con cargo al programa.


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4.3 Anexo 3. Para el caso de las adquisiciones, equipamiento y servicios, se deberá de incluir en el expediente para cada una de las acciones.

DOCUMENTACIÓN Licitación Pública*

Invitación a cuando

menos tres personas*

Adjudicación directa*

1 Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios debidamente autorizado.(LAASSP Art. 20)

2 Dictamen de excepción a la licitación pública. (LAASSP Art. 22, II)

3 Presupuesto autorizado (LAASSP Art. 25)

4 Investigaciones de mercado.(LAASSP Art.26)

5 Justificación de excepción fundado y motivado (LAASSP Art. 40)

6 Invitaciones a los proveedores (LAASSP Art. 43)

7 Difusión de las invitaciones en Compranet y en la página de internet de la dependencia o entidad (LAASSP Art.43)

8 Constitución del Comité de Adquisiciones (LAASSP Art.22)

9 Bases de licitación (LAASSP Art. 29)

10 Publicaciones de convocatoria pública (LAASSP art.29)

11 Visitas al sitio de las instalaciones.(Art. 39 del Reglamento)

12 Solicitudes de aclaración (LAASSP Art. 33 Bis)

13 Actas de Junta de aclaraciones (LAASSP Art. 33 Bis)

14 Actas de presentación y apertura de proposiciones (LAASSP Art. 35)

15 Evaluación técnica y económica de las propuestas. (LAASSP Art. 36)


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16 Actas de Fallo y su difusión.(LAASSP Art.37)

17 Contrato y/o pedido y sus modificaciones (LAASSP Art. 44 y 45)

18 Garantías de los proveedores y en su caso, ampliaciones a las mismas (LAASSP Art.48 y 49)

19 Convenios modificatorios, en su caso.( LAASSP Art. 54)

20 Dictamen de rescisión de contrato, en su caso.( LAASSP Art.54 Bis)

21 Dictamen de terminación anticipada del contrato, en su caso.) LAASSP Art. 55 Bis)

22 Aplicación de penas convencionales, en su caso. (LAASSP Art.53)

23 Finiquito de contrato o pedido, en su caso. (LAASSP Art.54, III)

24 Documento que avale la entrega satisfactoria de los bienes (LAASSP Art. 45, XII)

25 Inventario de los bienes adquiridos (LGCG Art.27)

Nota: aplica LAASSP .- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público RLAASSP.- Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. LGCG.- Ley General de Contabilidad Gubernamental

V. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA MOTIVO

01 22/02/18 Creación de lineamiento

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