INSTRUCTIVO REGISTRO DE VENTAS DE ELECTRODOMÉSTICOS A DOMICILIO EN PUNTO DE

VENTA

Código: IOL 0008

Estado: A

Versión: 1 Proceso : Logística

DOCUMENTO CONTROLADO

Fecha: 1 de Abril de 2015

Elaboró: Mauricio José Cerón Freyle

Revisó: Ramiro Fidel Rojas Herrera

Aprobó: Andrés Mafla Sánchez

Cargo: Analista de Procesos Cargo: Jefe Nacional de Domicilios Electro

Cargo: Gerente de Logística

1. OBJETO Este instructivo tiene por objeto establecer los pasos que deberán cumplirse en el sistema de domicilios de Olímpica S.A. de los puntos de venta para realizar el registro de ventas de electrodomésticos y misceláneos en la compañía. 2. ALCANCE Este instructivo será de aplicación en todos los puntos de venta que comercializan electrodomésticos y misceláneos. Aplica para el Gerente de Negocio, Administradores de Almacén o quien haga sus veces, Jefe de Sección de Electrodomésticos, Jefe de Sección de Misceláneos, Vendedores de Electrodomésticos, Vendedores de Misceláneos. 3. DEFINICIONES No aplica. 4. CONDICIONES GENERALES

Para la aplicación de este instructivo deberá tenerse en cuenta las condiciones registradas en el Procedimiento Venta de Electrodomésticos y Misceláneos con Entrega a Domicilio.

En caso que la cédula del conductor no se encuentre registrada en el sistema, se deberá crear al conductor de la misma forma en que se crea un cliente del servicio a domicilio, solo que no se genera un pedido de domicilio a su nombre.

5. CONTENIDO

5.1 Generar Cotización

Los siguientes son los pasos que deberá ejecutar el Vendedor de Electrodomésticos /

Misceláneos del punto de venta, para generar una cotización de venta de

electrodomésticos a domicilio.

5.1.1. Ingresar al sistema SICOL.

5.1.2. Seleccionar la opción 25 “Menú de Utilidades SC 9000” y presionar la

tecla “INTRO”.

5.1.3. Seleccionar la opción 17 “Menú de Domicilio Electrodomésticos” y

presionar la tecla “INTRO”.

5.1.4. Seleccionar la opción 8 “Entregas a Domicilio” y presionar la tecla

“INTRO”.

5.1.5. Se digita la impresora a donde se enviará la cotización para impresión y

se presiona la tecla “INTRO”.

5.1.6. En la pantalla que aparece presionar la tecla “F6” para crear el

domicilio.

5.1.7. Digitar el punto de venta y la cédula del cliente, y presionar la tecla

“INTRO”

NOTA 1: Si el cliente no tiene sus datos registrados en el sistema aparece el

siguiente mensaje, y se debe crear al cliente en el sistema para poder

continuar el proceso.

NOTA 2: Si el cliente ya se encuentra creado en el sistema, aparecerán los

datos con que se encuentra creado.

5.1.8. En caso que el cliente no se encuentre creado en el sistema, los

siguientes son los pasos para poder crearlo.

5.1.8.1. Presionar la tecla “INTRO”.

5.1.8.2. Presionar la tecla “F4”.

5.1.8.3. Presionar la tecla “F6”.

5.1.8.4. En la pantalla que aparece, se registra en el campo

correspondiente, el número de cédula, nombre, apellidos, dirección,

teléfonos, y la ciudad de la dirección, presionando la tecla “INTRO” al

final.

5.1.8.5. Se presiona nuevamente “INTRO” y aparece en el listado de

clientes encabezando el nuevo cliente creado.

5.1.8.6. Se registra la opción 1 en la columna “OPC” frente al nombre del

cliente, y se presiona dos veces la tecla “INTRO” para volver a la

pantalla de creación del pedido a domicilio.

5.1.9. En caso que el cliente ya se encuentre creado en el sistema, se

confirma con este si los datos coinciden con lo mostrado en la pantalla.

Cuando los datos son incorrectos o necesitan actualización se ejecutan las

siguientes actividades:

5.1.9.1. Ubicar el cursor sobre el número de cédula del cliente y oprimir

la tecla “F4”.

5.1.9.2. Presionar “INTRO”.

5.1.9.3. Digitar “2” en la columna “OPC” en frente del nombre del cliente,

y luego presionar la tecla “INTRO”.

5.1.9.4. En la pantalla que aparece, se encuentran todos los datos del

cliente y puede borrar, cambiar o anexar datos del cliente, utilizando

las teclas de dirección. Al terminar de grabar y hacer las

modificaciones digite ENTER y aparecerá nuevamente la pantalla de

clientes con el cliente actualizado encabezando la lista.

5.1.9.5. Se registra la opción 1 en la columna “OPC” frente al nombre del

cliente, y se presiona dos veces la tecla “INTRO” para volver a la

pantalla de creación del pedido a domicilio.

5.1.10. Se registran los campos restantes de la creación del pedido.

Bodega Despacha: Se escribe la bodega que realizará el despacho. Costa:

938, Bogotá 911, Cali 958. Cuando el despacho se efectúe desde el mismo

punto de venta, digitar el mismo número de negocio. Luego digitar la tecla “+”,

aparece en pantalla el nombre de la bodega.

Client Recibe: Se escribe la cedula del cliente que recibe el domicilio, (de ser

la misma persona se digita el mismo número de cedula).Luego digita la tecla

“+”. Aparece en pantalla los datos del cliente que recibe.

Vendedor: Cedula: Se escribe el número de cedula del vendedor. Luego

digita la tecla “+”. Aparece en pantalla el nombre del vendedor.

5.1.11. Digitar la tecla: F12=Graba Pedido y Saldrá el siguiente mensaje:

5.1.12. Presionar la tecla “INTRO”

5.1.13. Digitar en la pantalla que aparece el código del producto a enviar a

domicilio, luego la tecla “+”, luego la cantidad, y finalmente tecla “+” 2 veces.

Estos pasos se deben repetir para cada artículo incluido en el domicilio.

NOTA: Si aparece el mensaje en pantalla

, indica

que el producto no se encuentra disponible en el centro de distribución donde

se está enviando el pedido, por lo tanto no podrá ser despachado y se deberá

eliminar del pedido. Se digita la tecla “INTRO” para continuar.

5.1.14. Al terminar de grabar los productos y cantidades Digitar F12=GRABAR

para grabar el pedido. Aparece el siguiente mensaje:

5.1.15. Presionar la tecla “INTRO”.

5.1.16. Verificar que la impresora se encuentre encendida y activa.

5.1.17. Presionar la tecla “F3”.

5.1.18. Digitar 26 en el campo “Selección o Mandato” para ir al Spool.

5.1.19. En la pantalla que aparece digitar el número 2 en la columna “OPC”

correspondiente al documento a imprimir.

5.1.20. En la pantalla que aparece, hacer click en el ícono “Iniciar Macroscript”

5.1.21. En la pantalla que aparece seleccionar: 1° Impresión para pago en Caja

y Clic en aceptar y automáticamente se imprime el documento.

NOTA: En caso de no imprimir enseguida, digitar el número 7 en la columna

“OPC” y presionar la tecla “INTRO”.

En la pantalla que aparece, digitar la letra “G” y pulsar dos veces la tecla ENTER y automáticamente se imprime el documento.

5.1.22. Una vez impreso el documento aparece nuevamente el spool. Digitar el

número 4, luego dos veces “INTRO” para borrar el documento en el Spool.

5.1.23. Se entrega el documento al cliente para que realice el pago en la

terminal.

5.2. Registrar Pago del Cliente e Imprimir Acta de Entrega

Los siguientes son los pasos que deberá seguir el Vendedor de

Electrodomésticos / Misceláneos para registrar el pago del cliente en el

sistema y confirmar el pedido a domicilio imprimiendo el acta de entrega.

5.2.1. Ingresar al sistema SICOL.

5.2.2. Seleccionar la opción 25 “Menú de Utilidades SC 9000” y presionar la

tecla “INTRO”.

5.2.3. Seleccionar la opción 17 “Menú de Domicilio Electrodomésticos” y

presionar la tecla “INTRO”.

5.2.4. Seleccionar la opción 8 “Entregas a Domicilio” y presionar la tecla

“INTRO”.

5.2.5. Se digita la impresora a donde se enviará la impresión del acta de

entrega y se presiona la tecla “INTRO”.

5.2.6. En la pantalla que aparece presionar la tecla “F6”.

5.2.7. Registrar el código del punto de venta y la cédula del cliente, presionar

la tecla “+” y el pedido aparecerá encabezando el listado.

5.2.8. Registrar “2” en la columna “OPC” correspondiente al domicilio que se

va a confirmar pago y presionar la tecla “INTRO”.

5.2.9. En la pantalla que aparece presionar F6=Cliente Paga Pedido.

5.2.10. Registrar los campos solicitados excepto “Fecha de Pago” en la pantalla

que aparece así:

N Caja: Se escribe el número de la caja donde pago el cliente. Luego digita la

tecla “+”.

N Transa: Se escribe el número de documento del ticket de compra. Luego

digita la tecla “+”.

N Cajero: Se escribe el código del cajero. Luego digita la tecla “+”.

V/r Compra: Se escribe el valor de la compra que está en el tiquete. Luego

digita la tecla “+”.

Entrega Rango Fechas de: Se escribe que día prefiere en rango recibir el

producto en su domicilio.

Desde: (año – mes - día) Digite la tecla “+”.

Hasta: (año – mes - día) Digite la tecla “+”.

Rango Horas de: Se escribe la Hora en que prefiere recibir el cliente el

producto en su domicilio.

Desde: HHMM (hora y minuto pegado)

Hasta: HHMM (hora y minuto pegado). Luego digite la tecla “+”..

Observación: Se escriben las observaciones del cliente para realizar el

despacho

5.2.11. Digitar F12=Grabar y saldrá el mensaje de confirmación

5.2.12. Presionar la tecla “INTRO”. En este paso el domicilio cambia de estado

de: Pedido de grabado GRA Cotización del cliente a PEN Pagado por el

cliente, Pendiente por entregar al cliente.

5.2.13. Presionar la tecla “F3”.

5.2.14. Verificar que la impresora se encuentre encendida y activa.

5.2.15. Digitar 26 en el campo “Selección o Mandato” para ir al Spool.

5.2.16. En la pantalla que aparece digitar el número 2 en la columna “OPC”

correspondiente al documento a imprimir.

5.2.17. En la pantalla que aparece, hacer click en el ícono “Iniciar Macroscript”

5.2.18. En la pantalla que aparece seleccionar: 1° Impresión para pago en Caja

y Clic en aceptar y automáticamente se imprime el documento.

NOTA: En caso de no imprimir enseguida, digitar el número 7 en la columna

“OPC” y presionar la tecla “INTRO”.

En la pantalla que aparece, digitar la letra “G” y pulsar dos veces la tecla ENTER y automáticamente se imprime el documento.

5.2.19. Una vez impreso el documento aparece nuevamente el spool. Digitar el

número 4, luego dos veces “INTRO” para borrar el documento en el Spool.

5.2.20. Entregar el Acta de Entrega al Cliente, explicándole las políticas para la

entrega del producto.

5.3. Borrar un Pedido

En caso de ser necesario, debido a que el cliente no realizó el pago con la

cotización inicialmente entregada, el Vendedor de Electrodomésticos /

Misceláneos, realizará los siguientes pasos para borrar el pedido registrado

inicialmente.

5.3.1. En el menú de domicilios registrar el código del punto de venta y la

cédula del cliente, presionar la tecla “+” y el pedido aparecerá encabezando el

listado.

5.3.2. Registrar 4 en la columna “OPC” correspondiente al pedido a eliminar o

borrar.

5.3.3. Aparece el detalle del pedido que será borrado.

5.3.4. Presionar la tecla “INTRO”. Aparece el siguiente mensaje confirmando

el borrado.

5.3.5. Presionar la tecla “INTRO”. Aparece el siguiente mensaje confirmando

la cantidad de artículos que poseía el pedido.

5.3.6. Presionar la tecla “INTRO”.

5.4. Cambiar Estado del Pedido de PEN a LDE.

Los siguientes son los pasos que debe ejecutar el Jefe de Sección de

Electrodomésticos para cambiar el estado de los pedidos confirmados de

PEN a LDE.

5.4.1. Ingresar al sistema SICOL.

5.4.2. Seleccionar la opción 25 “Menú de Utilidades SC 9000” y presionar la

tecla “INTRO”.

5.4.3. Seleccionar la opción 17 “Menú de Domicilio Electrodomésticos” y

presionar la tecla “INTRO”.

5.4.4. Seleccionar la opción “7” “Archivo domicilio electro (estados)”.

5.4.5. Seleccionar la opción 6, “Alistamiento Masivo Domicilio Electro”.

5.4.6. Aparece la siguiente pantalla y se indica la impresora a utilizar.

5.4.7. Se registra en la pantalla que aparece el almacén de origen y el punto

de venta que despacha.

5.4.8. Automáticamente se imprimen los documentos en estado LDE, para la

realización del despacho.

5.5. Registrar Despacho

Los siguientes son los pasos que el Vendedor de Electrodomésticos /

Misceláneos deberá ejecutar en el sistema para el registro del despacho del

domicilio.

5.5.1. Ingresar al módulo de domicilios electro en SICOL, que es el programa

SC7000, Debemos tomar la opción 24 Utilidades y luego ENTER.

5.5.2. Digitar 17 y luego ENTER. Menú de domicilio electrodoméstico

5.5.3. Digitar 5 y luego ENTER. Despacho masivo domicilio electro.

5.5.4. Registrar la impresora que se utilizará.

5.5.5. Ingresar la cedula del conductor y número de placa.

5.5.6. Ingresar el negocio y pedido, ENTER, se sigue despachando uno a uno

los pedidos que serán despachados por el vehiculó.

5.5.7. Cuando se despache otro vehiculó se realizara los mismos pasos.

5.5.8. Al terminar todos los pedidos a despachar se procede a presionar F6 y

todos los pedidos saldrán impresos y despachados.

6. DIAGRAMA DE FLUJO

No aplica.

7. ANEXOS

No aplica.

8. CONTROL DE CAMBIOS

No aplica.