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Page 1: CÓDIGO 820 08 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES …

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SISTEMA NORMATIVO Unidad de Planificación, Género y Medio Ambiente

•• ,~1.,·· •• . {½- . . ... GOBIH<.NO lJE EL SAlVAlX)R

CÓDIGO 820 08 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

GERENCIA COMERCIAL

AUTORIZADO:

lng. Roberto Carlos Javier Milián Presidente Institucional

FIRMA Y SELLO:

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Fecha de creación: septiembre de 2001

Fecha de última modificación: 25 de mayo de 2020

Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020

Versión: 07

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SISTEMA NORMATIVO Unidad de Planificación, Género y Medio Ambiente

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FIRMAS DE VALIDACIÓN

VISTO BUENO:

lng. Mario Alfredo Baratta Castro Gerente General

FIRMA Y SELLO:

~

REVISADO:

Lic. Julio Ismael Serrano Jefe de la Unidad de Planificación, Género y Medio Ambiente

FIRMA Y SELLO:

RESPONSABLE DEL PROCESO:

Licda. Dorys Yamileth Díaz Camacho Gerente Comercial Interina Ad Honorem.

~

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L9TEría N/,CICNN. IX BL'Nll'ICENCIA ;:;~ l'I. WV,\tYJ~

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8 2 0 0 8 t1)~l:ff,\~;J¿;t MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA GERENCIA COMERCIAL

ÍNDICE

Página No.

l. 11.

111.

1. 2.

3.

4.

5.

6. 7.

IV.

OBJETIVO DEL MANUAL .4 ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA COMERCIAL .4

OBJETIVO, RELACIONES DE COORDINACIÓN Y FUNCIONES DEL ÁREA 5

Gerencia Comercial 5 Departamento de Investigación y Desarrollo de Productos 8 Departamento de Mercadeo y Publicidad 11 Departamento de Canales de Comercialización 15 Departamento de Agencias 18 Agencias Regionales 21 Agencias y Mini Agencias 23 MODIFICACIONES REALIZADAS 26

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8 2 o o 8 tt)r~li~l?t\lt MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA GERENCIA COMERCIAL

l. OBJETIVO DEL MANUAL Mostrar al personal de la LNB y usuario en general el funcionamiento y

competencias de la Gerencia Comercial, sus objetivos, así como sus

dependencias y líneas de autoridad.

11. ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA COMERCIAL

JUNTA DIRECTIVA

1

PRESIDENCIA

1 GERENCIA GENERAL

GERENCIA COMERCIAL

DEPARTAMENTO DE INVESTIGAOÓN Y DESARROUODE PRODUCTOS

DEPARTAMENTO DE MERCADEO, PUBLICIDAD

Y COMUNICACIONES

DEPARTAMENTO DE CANALES DE

COMERCIALIZACIÓN

DEPARTAMENTO DE AGENCIAS

AGENCIA REGIONAL DE SANTA ANA

AGENCIA REGIONAL DEI I AGENCIA REGIONAL DE SAN SALVADOR SAN MIGUEL

AGENCIA SONSDNATE

AGENCIA LA UNIÓN

TECLA

AGENCIA COJUTEPEQUE

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L9TEría ...

NAOCNAL OE \ll:NEJ'!C lNClA O'~ u WVAOO II: ... a 2 o o a t?r~t~~fJJ;:t MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA GERENCIA COMERCIAL

111. OBJETIVO, RELACIONES DE COORDINACIÓN Y FUNCIONES DEL ÁREA

1. Gerencia Comercial

a) Objetivo

Coordinar y controlar oportunamente los planes, programas y/o proyectos comerciales, estrategias mercadológicas para potenciar el negocio de la lotería,

efectuando estudios de mercado y proyectos de nuevos productos, desarrollo y

seguimiento a nuevos canales de comercialización, administración de agencias;

asimismo, ejecutar estrategias mercadológicas y publicitarias orientadas al

fortalecimiento de la imagen comercial e institucional para optimizar la comercialización de los productos de lotería, con el propósito de mantener e

incrementar de forma gradual las ventas y así contribuir en la obtención de los

recursos para alcanzar de los objetivos de la Institución.

b) Relaciones de Coordinación i. Interna

• Junta Directiva.

• Unidad de Auditoría Interna.

• Presidencia.

• Unidad de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

• Unidad de Acceso a la Información Pública.

• Unidad de Asesoría Jurídica.

• Gerencia General.

• Unidad de Planificación, Género y Medio Ambiente.

• Unidad de Tecnologías de la Información.

• Gerencia de Administración y Finanzas.

• Unidad de Recursos Humanos.

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• Unidad Administrativa.

• Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI).

• Unidad Financiera Institucional (UFI).

• Gerencia de Operaciones.

ii. Externa

• Ministerio de Hacienda.

• Diversas instituciones públicas o privadas del país con quien firman

convenios para establecer puntos de venta.

• Corte de Cuentas de la República de El Salvador.

• Proveedores de productos de lotería.

• Agencias Publicitarias.

• Empresas consultoras de estudios de mercado.

• Agentes vendedores(as), distribuidores y clientes de productos de lotería.

• Instituciones bancarias del sistema financiero.

e) Funciones

1. Presentar a Gerencia General y Presidencia propuestas innovadoras de nuevos productos y mejoras a los existentes, plan de sorteos y juegos, plan de mercadeo y publicidad y formas efectivas de comercializarlos.

2. Diseñar e implementar estrategias orientadas a optimizar la comercialización de los productos de lotería.

3. Coordinar y supervisar la definición de criterios para el desarrollo de las campañas publicitarias y promocionales, así como evaluar su impacto.

4. Supervisar la apertura de nuevos puntos de venta de lotería y alianzas estratégicas comerciales, con el fin de que permitan ampliar la red de distribución.

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5. Supervisar las investigaciones de mercado, análisis del comportamiento de la demanda de los diferentes productos de lotería para desarrollar estrategias de mercadeo y alcanzar los objetivos comerciales.

6. Supervisar la implementación de promociones innovadoras a fin de incrementar las ventas de los productos de lotería.

7. Supervisar el cumplimiento de la línea gráfica comercial aprobada en kioscos, puntos de conveniencia u otros canales en que se comercializan los productos de lotería.

8. Coordinar y supervisar las estrategias publicitarias a implementar en medios tradicionales y alternativos.

9. Proponer políticas y estrategias comerciales a Gerencia General.

1 O. Ejecutar y supervisar las políticas, normas y procedimientos para el efectivo control de las actividades de Investigación y Desarrollo de Productos, Mercadeo y Publicidad, Canales de Comercialización y Agencias.

11. Determinar los puntos de equilibrio por cada clase de sorteo y juego, a fin de proyectar las metas de venta y obtener los márgenes de rentabilidad adecuados.

12. Supervisar la administración de las prestaciones o beneficios económicos que se otorguen a agentes vendedores y vendedoras con base a normativa vigente.

13. Controlar los planes y programas diseñados para la publicidad de productos de lotería.

14. Ejercer las demás funciones y facultades que por Ley, Reglamento, instructivos y normas internas vigentes le correspondan al área Comercial, así como las asignadas por la Presidencia y Junta Directiva.

15. Elaborar el Plan de Trabajo, Plan Operativo Anual, Presupuesto del área y dar el seguimiento respectivo.

16. Organizar, dirigir y controlar las gestiones administrativas para el cumplimiento de las funciones asignadas al área.

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17. Organizar, digitalizar, resguardar y conservar los documentos producidos y recibidos en el área, de acuerdo a la normativa de gestión documental y archivos.

18. Cumplir con otras funciones y/o disposiciones emitidas por Junta Directiva, Presidencia y Gerencia General.

2. Departamento de Investigación y Desarrollo de Productos

a) Objetivo

Investigar y crear nuevos productos de lotería o modificar los existentes, de

acuerdo a las necesidades del mercado, con el objetivo de innovar para aumentar

las ventas de los productos de la LNB y la obtención de resultados rentables.

b) Relaciones de Coordinación i. Interna

• Junta Directiva.

• Unidad de Auditoría Interna.

• Presidencia.

• Unidad de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

• Unidad de Acceso a la Información Pública.

• Unidad de Asesoría Jurídica.

• Gerencia General.

• Unidad de Planificación, Género y Medio Ambiente.

• Unidad de Tecnologías de la Información.

• Gerencia de Administración y Finanzas.

• Unidad de Recursos Humanos.

• Unidad Administrativa.

• Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI).

• Unidad Financiera Institucional (UFI).

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• Gerencia de Operaciones.

ii. Externa

• Ministerio de Hacienda.

• Corte de Cuentas de la República.

• Proveedores de productos de lotería.

• Instituciones o empresas distribuidoras que comercializan los productos de la LNB.

• Agentes vendedores(as).

• Agencias de publicidad.

• Empresas consultoras de estudios de mercado.

• Medios de comunicación.

• Secretaría de Comunicaciones.

• Clientes.

• Público en general.

e) Funciones

1. Definir, implementar y ejecutar el proceso de investigación, creación, diseño, desarrollo, y puesta en producción de los produdos nuevos o existentes. 1

2. Coordinar reuniones con las Gerencias y Unidades durante el proceso de investigación, creación o actualización de un producto considerando: La definición y/o ajuste al proceso, análisis financiero, impacto mercadológico, posicionamiento, línea de comunicación, la logística administrativa, registros y pruebas en el sistema, entre otros.

3. Investigar las características más competitivas de los componentes de los productos de Lotería, como diseño, medidas de seguridad, materia prima y gastos financieros que acompañan al producto.

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4. Identificar los riesgos financieros, administrativos y de mercado durante el proceso de creación o mejoras de un producto existentes, en coordinación con la Gerencia Comercial y la Unidad Financiera 1 nstitucional.

5. Investigar y crear productos constantemente para atender nuevos segmentos de mercado, con características propias que satisfagan el mercado objetivo, con el apoyo de Mercadeo y Publicidad.

6. Definir con la Unidad de Planificación, Género y Medio Ambiente, la normativa que respaldará los productos nuevos o actualizados, previo al lanzamiento de éstos.

7. Coordinar actividades en la LNB (panel foro, sondeos de mercado, encuestas, reuniones de lluvia de ideas, etc.), para captar hábitos y preferencias del mercado para la creación o actualización de los productos.

8. Actualizar o mejorar los productos ya existentes: realizando modificaciones a sus diseños, colores, estructura de premios, materia prima, costos, ventas, utilidades, índices de utilidad futuros, entre otros.

9. Coordinar y realizar de pruebas funcionales en el sistema informático cuando se cree o actualice un producto.

10.Administrar los contratos de productos de lotería para su efectiva comercialización y actualizar en el sistema comercial todo lo relacionado a los productos y la operación.

11. Definir la estrategia de posicionamiento en el mercado de los productos creados, considerando la promoción, distribución, precios, diseños, publicidad entre otros, en coordinación con los Departamentos de la Gerencia Comercial.

12. Dar seguimiento al desempeño de nuevos juegos para su estabilización, ajustes y procesos de mejora continua.

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13. Proponer la estrategia de precios de los nuevos productos de Lotería.

14. Crear un catálogo de los productos de lotería nuevos y existentes para proporcionar información relevante y estratégica del posicionamiento comercial de productos de lotería.

15. Elaborar el Plan de Trabajo, Plan Operativo Anual, Presupuesto del área y dar el seguimiento respectivo.

16. Organizar, dirigir y controlar las gestiones administrativas para el cumplimiento de las funciones asignadas al área.

17. Organizar, digitalizar, resguardar y conservar los documentos producidos y recibidos en el área, de acuerdo a la normativa de gestión documental y archivos.

18. Cumplir con otras funciones y/o disposiciones emitidas por Junta Directiva, Presidencia y Gerencia General.

3. Departamento de Mercadeo y Publicidad

a) Objetivo

Diseñar e implementar estrategias mercadológicas para identificar las necesidades

de los consumidores y del mercado a cubrir en la comercialización de productos de lotería; realizar investigaciones, implementando estudios y sondeos de

mercado para obtener información, que contribuyan al desarrollo de las acciones

comerciales y a la penetración en nuevos nichos de mercado; así como planificar, organizar y dar seguimiento a la publicidad de la Institución.

b) Relaciones de Coordinación

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i. Interna

• Unidad de Auditoría Interna.

• Presidencia.

• Unidad de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

• Unidad de Acceso a la Información Pública.

• Unidad de Asesoría Jurídica.

• Gerencia General.

• Unidad de Planificación, Género y Medio Ambiente.

• Unidad de Tecnologías de la Información.

• Gerencia de Administración y Finanzas.

• Unidad de Recursos Humanos.

• Unidad Administrativa.

• Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI).

• Unidad Financiera Institucional (UFI).

• Gerencia de Operaciones.

ii. Externa

• Ministerio de Hacienda.

• Corte de Cuentas de la República.

• Proveedores de productos de lotería.

• Instituciones o empresas distribuidoras que comercializan los productos de la LNB.

• Agentes vendedores(as).

• Agencias de publicidad.

• Empresas consultoras de estudios de mercado.

• Medios de comunicación.

• Secretaría de Comunicaciones.

12

Fecha de última modificación: 25 de mayo de 2020 Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020

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• Clientes.

• Público en general.

e) Funciones

1. Coordinar con los Departamentos del área Comercial la realización de sondeos, estudios de mercado, promociones y activaciones de marca de impulsen la venta de los productos de lotería, así como estudios técnicos que permitan identificar nuevas oportunidades de mercado.

2. Realizar pruebas de mercado para nuevos productos o mejoras a los existentes.

3. Desarrollar un programa integral de supervisión de imagen corporativa.

4. Coordinar la elaboración del plan anual de medios, para las campañas publicitarias, a fin de optimizar los recursos institucionales.

5. Diseñar las políticas y estrategias de mercado que permitan mejorar la comercialización de los productos de lotería.

6. Implementar plan de incentivos para la fuerza de venta, bajo criterios que den lugar a una mayor motivación y esfuerzo que contribuyan a mejores resultados comerciales.

7. Proporcionar a la Agencia de Publicidad los insumos necesarios para el diseño de materiales gráficos publicitarios, a través de un brief para la promoción y comunicación de los productos de lotería.

8. Elaborar y distribuir publicaciones relacionadas a promoción de los productos y logros de Lotería Nacional de Beneficencia.

9. Diseñar conceptos creativos para la producción de material POP, donde destaquen los principales atributos de los productos.

1 O. Proponer conceptos creativos para material ATL para ser utilizado en campañas publicitarias u otros.

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11. Organizar y ejecutar de manera efectiva los eventos promocionales orientados a la comercialización de productos de lotería en todo el territorio nacional.

12. Investigar y crear nuevos diseños de productos, en coordinación con Investigación y Desarrollo de Productos, que sean innovadores y acorde para llegar a nuevos segmentos de mercado.

13. Definir la estrategia de posicionamiento en el mercado de los productos creados, considerando la promoción, distribución, precios, diseños, publicidad entre otros, en coordinación con la Gerencia Comercial.

14. Participar en la elaboración de la minuta en la ejecución de sorteos y en la generación y seguimiento de la impresión de la Lista oficial de premios.

15. Elaborar sondeo de satisfacción de atención al cliente en agencias y puntos de venta.

16. Elaborar el Plan de Trabajo, Plan Operativo Anual, Presupuesto del área y dar el seguimiento respectivo.

17. Organizar, dirigir y controlar las gestiones administrativas para el cumplimiento de las funciones asignadas al área.

18. Organizar, digitalizar, resguardar y conservar los documentos producidos y recibidos en el área, de acuerdo a la normativa de gestión documental y archivos.

19. Cumplir con otras funciones y/o disposiciones emitidas por Junta Directiva, Presidencia y Gerencia General.

14

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Versión 07

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4. Departamento de Canales de Comercialización

a) Objetivo

Planificar, organizar, dirigir y controlar la implementación de estrategias

encaminadas a generar y mantener nuevos canales de comercialización y nueva fuerza de ventas, buscando llegar a nuevos segmentos de mercado, promoviendo el incremento en ventas y dando el respectivo seguimiento a los planes, acciones

y programas ejecutados.

b) Relaciones de Coordinación

i. Interna

• Unidad de Auditoría Interna.

• Presidencia.

• Unidad de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

• Unidad de Acceso a la Información Pública.

• Unidad de Asesoría Jurídica.

• Gerencia General.

• Unidad de Planificación, Género y Medio Ambiente.

• Unidad de Tecnologías de la Información.

• Gerencia de Administración y Finanzas.

• Unidad de Recursos Humanos.

• Unidad Administrativa.

• Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI).

• Unidad Financiera Institucional (UFI).

• Gerencia de Operaciones.

15

Fecha de última modificación: 25 de mayo de 2020 Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020

Versión 07

Page 16: CÓDIGO 820 08 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES …

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ii. Externa

• Ministerio de Hacienda.

• Instituciones públicas y privadas.

• Corte de Cuentas de la República.

• Puntos de ventas.

• Agentes vendedores(as).

• Consumidor final.

e) Funciones

1. Desarrollar estrategias para incrementar la red de distribución de productos de lotería a través de nuevos canales de comercialización y agentes vendedores(as).

2. Planificar y evaluar los planes y programas de ventas, así como controlar las actividades de los puntos de venta.

3. Realizar estudios de factibilidad para la apertura de nuevas agencias en coordinación con el área de Mercadeo y Comunicaciones.

4. Establecer los términos y condiciones de venta de productos de lotería a distribuidores(as) y agentes vendedores(as).

5. Determinar territorios y zonas de venta en función de los estudios elaborados por mercadeo para la creación de nuevos clientes.

6. Definir las estrategias comerciales en los procesos de apertura, reubicación de puntos de venta en diferentes lugares del país.

7. Coordinar y apoyar las promociones en puntos de venta o canales de comercialización y evaluar el impacto de estas.

8. Realizar trabajo de campo, formalizando negocios con empresas, a través de estudios para la apertura de puntos de venta y nuevos kioscos.

9. Posicionar la venta de productos de lotería en lugares estratégicos con alto flujo de personas.

16 Fecha de última modificación: 25 de mayo de 2020 Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020

Versión 07

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1 O. Ejecutar estrategias comerciales en coordinación con instituciones públicas y/o privadas dirigidas a fomentar la compra de los productos de lotería, derivados de convenios y programas especiales para ampliar nichos de mercado.

11. Garantizar que los kioscos y puntos de venta de productos de lotería ubicados en Instituciones Públicas y centros comerciales atiendan a los clientes, de acuerdo a las políticas y horarios establecidos de cada centro comercial o institución.

12. Capacitar a la fuerza de ventas y propietarios de nuevos puntos de venta para reforzar el conocimiento sobre los productos de lotería, así como en técnicas de venta y servicio al cliente.

13. Llevar estadísticas sobre ventas de productos de lotería y presentar análisis para la implementación de acciones para mejorar los resultados y la toma de decisiones.

14. Elaborar, implementar y dar seguimiento a los planes de fidelización, promoción e incentivos para canales de comercialización y puntos de ventas.

15. Categorizar a los clientes(as) de Lotería y administrar la base de datos para un mejor seguimiento y control.

16. Participar en la elaboración de la minuta en la ejecución de sorteos y en la generación y seguimiento de la impresión de la Lista oficial de premios.

17. Elaborar el Plan de Trabajo, Plan Operativo Anual, Presupuesto del área y dar el seguimiento respectivo.

18. Organizar, dirigir y controlar las gestiones administrativas para el cumplimiento de las funciones asignadas al área.

19. Organizar, digitalizar, resguardar y conservar los documentos producidos y recibidos en el área, de acuerdo a la normativa de gestión documental y archivos.

20. Cumplir con otras funciones y/o disposiciones emitidas por Junta Directiva, Presidencia y Gerencia General.

17

Fecha de última modificación: 25 de mayo de 2020 Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020

Versión 07

Page 18: CÓDIGO 820 08 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES …

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5. Departamento de Agencias

a) Objetivo

Planificar, organizar, dirigir y coordinar las acciones relacionadas con la

operatividad comercial en general, para la efectiva implementación en las

Agencias de Lotería, garantizando una administración adecuada con los controles

efectivos para lograr los objetivos y metas de venta, que permitan generar

utilidades a la Lotería Nacional de Beneficencia.

b) Relaciones de Coordinación iii. Interna

• Unidad de Auditoría Interna.

• Presidencia.

• Unidad de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

• Unidad de Acceso a la Información Pública.

• Unidad de Asesoría Jurídica.

• Gerencia General.

• Unidad de Planificación, Género y Medio Ambiente.

• Unidad de Tecnologías de la Información.

• Gerencia de Administración y Finanzas.

• Unidad de Recursos Humanos.

• Unidad Administrativa.

• Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI).

• Unidad Financiera Institucional (UFI).

• Gerencia de Operaciones.

18

Fecha de última modificación: 25 de mayo de 2020 Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020

Versión 07

Page 19: CÓDIGO 820 08 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES …

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iv. Externa • Ministerio de Hacienda.

• Instituciones públicas y privadas.

• Corte de Cuentas de la República.

• Puntos de ventas.

• Agentes vendedores(as).

• Consumidor final.

e) Funciones

1. Planificar y ejecutar planes de supervisión de todas las agencias a nivel nacional.

2. Ejecutar las estrategias de mercadeo y ventas, que permitan un crecimiento sostenible en las ventas.

3. Supervisar el cumplimiento de los objetivos de venta de los productos de lotería.

4. Llevar registros de datos estadísticos de las ventas, carteras de créditos, control de cuotas y otros aspectos relacionados con el quehacer del área e informar periódicamente a la Gerencia Comercial.

5. Velar por el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos establecidos por la Dirección Superior y la Gerencia Comercial.

6. Supervisar el estado óptimo y el funcionamiento administrativo y operativo de todas las agencias de la Institución.

7. Evaluar la rentabilidad por cada agencia y presentar informe.

8. Diseñar planes de incentivos en función del cumplimiento de metas de venta.

9. Realizar estudios de factibilidad de apertura de nuevas agencias, en coordinación con Mercadeo y Publicidad y Canales de Comercialización.

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Fecha de última modificación: 25 de mayo de 2020 Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020

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1 O. Colaborar con área de Canales de Comercialización en las capacitaciones a la fuerza de ventas e intermediarios para reforzar el conocimiento sobre los productos de lotería, técnicas de venta y servicio al cliente.

11. Administrar las prestaciones o beneficios económicos que se otorguen a agentes vendedores y vendedoras con base a normativa vigente.

12. Procesar las solicitudes de crédito de acuerdo a la normativa vigente, aplicando un análisis integral de la información presentada y al sujeto de crédito según los criterios y políticas crediticias establecidas.

13. Administrar y supervisar el cumplimiento de la normativa vigente para el otorgamiento de créditos y realizar acciones de recuperación de créditos morosos.

14. Elaborar informes de los créditos y de la cartera de mora, así como de las acciones de recuperación, a la Gerencia Comercial.

15. Implementar acciones para brindar una mejor atención al cliente en las diferentes agencias de nuestro país.

16. Mantener actualizada la base de datos de los(las) agentes vendedores(as) de billetes y del manejo de las cuotas de billetes.

17. Apoyar en el reclutamiento de nuevos vendedores y/o puntos de venta.

18. Participar en la elaboración de la minuta en la ejecución de sorteos y en la generación y seguimiento de la impresión de la Lista oficial de premios.

19. Elaborar el Plan de Trabajo, Plan Operativo Anual, Presupuesto del área y dar el seguimiento respectivo.

20. Organizar, dirigir y controlar las gestiones administrativas para el cumplimiento de las funciones asignadas al área.

21. Organizar, digitalizar, resguardar y conservar los documentos producidos y recibidos en el área, de acuerdo a la normativa de gestión documental y archivos.

22. Cumplir con otras funciones y/o disposiciones emitidas por Junta Directiva, Presidencia y Gerencia General.

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Versión 07

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6. Agencias Regionales.

a) Objetivo

Coordinar, apoyar y controlar la gestión en las Agencias de su jurisdicción para

garantizar que se cumplan las respectivas metas de venta y comercialización

eficiente de los productos de lotería.

b) Relaciones de Coordinación i. Interna

• Unidad de Auditoría Interna.

• Presidencia.

• Unidad de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

• Unidad de Acceso a la Información Pública.

• Unidad de Asesoría Jurídica.

• Gerencia General.

• Unidad de Planificación, Género y Medio Ambiente.

• Unidad de Tecnologías de la Información.

• Gerencia de Administración y Finanzas.

• Unidad de Recursos Humanos.

• Unidad Administrativa.

• Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI).

• Unidad Financiera Institucional (UFI).

• Gerencia de Operaciones.

ii. Externa

• Agentes vendedores(as).

• Consumidor final.

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Versión 07

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• Puntos de ventas.

• Instituciones bancarias del sistema financiero.

• Instituciones públicas y privadas.

• Corte de Cuentas de la República.

• Ministerio de Hacienda.

e) Funciones

1. Ejecutar efectivamente las estrategias de comercialización, los planes de venta y mercadeo de los productos de Lotería, desarrollando objetivos a corto y mediano plazo.

2. Controlar la recepción en sistema, físicamente y resguardo adecuado de los productos de lotería para la comercialización.

3. Velar por un eficiente servicio de atención a clientes en los servicios que brinda las agencias bajo su dirección.

4. Ejecutar y controlar el pago de premios (mayores, intermedios y menores) de los productos de lotería en agencias regionales.

5. Incrementar la cartera de clientes por zona, de acuerdo a las metas establecidas por el Departamento de Agencias.

6. Ejecutar las políticas, normativas vigentes, disposiciones, procedimientos y controlar su ejecución en cada una de las agencias asignadas a la región.

7. Velar porque se mantenga una base de datos actualizada, tanto de los clientes, registro del nivel de venta para cada agencia regional.

8. Implementar sistemas de control de los recursos financieros provenientes de la comercialización de los productos de lotería.

9. Mantener constante supervisión en la gestión de las agencias asignadas a la región que dirige.

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Versión 07

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1 O. Organizar, dirigir y controlar las gestiones administrativas para el cumplimiento de las funciones asignadas al área.

11. Organizar, digitalizar, resguardar y conservar los documentos producidos y recibidos en el área, de acuerdo a la normativa de gestión documental y archivos.

12. Cumplir con otras funciones y/o disposiciones emitidas por Junta Directiva, Presidencia y Gerencia General.

7. Agencias y Mini Agencias.

a) Objetivo

Efectuar eficiente y eficazmente la comercialización de los productos de lotería,

el pago de premios y brindar un servicio de calidad en la atención a

vendedores y consumidores.

b) Relaciones de Coordinación i. Interna

• Unidad de Auditoría Interna.

• Presidencia.

• Unidad de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

• Unidad de Acceso a la Información Pública.

• Unidad de Asesoría Jurídica.

• Gerencia General.

• Unidad de Planificación, Género y Medio Ambiente.

• Unidad de Tecnologías de la Información.

• Gerencia de Administración y Finanzas.

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Versión 07

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• Unidad de Recursos Humanos.

• Unidad Administrativa.

• Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI).

• Unidad Financiera Institucional (UFI).

• Gerencia de Operaciones.

ii. Externa

• Agentes vendedores(as).

• Consumidor final.

• Puntos de ventas.

• Instituciones bancarias del sistema financiero.

• Instituciones públicas y privadas.

• Corte de Cuentas de la República.

• Ministerio de Hacienda.

e) Funciones

1. Controlar la recepción en sistema, físicamente y resguardo adecuado de los productos de lotería para la comercialización.

2. Ejecutar y controlar las ventas y pago de premios (Intermedios y menores) de los productos de lotería; así mismo, informar al área de Créditos sobre los créditos morosos.

3. Proporcionar un servicro eficiente de atención de los clientes en la comercialización y pago de premios de los productos de lotería.

4. Mantener actualiza bases de datos de los clientes y la comercialización de los productos de lotería.

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Fecha de última modificación: 25 de mayo de 2020 Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020

Versión 07

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5. Comunicar y ejecutar las políticas, estrategias, normativas, procedimientos y disposiciones sobre la comercialización de productos de lotería.

6. Implementar sistemas de control de los recursos financieros provenientes de la comercialización de los productos de lotería.

7. Promover la comercialización y reclutamiento de nuevos clientes para incrementar las ventas de los productos de lotería.

8. Organizar, dirigir y controlar las gestiones administrativas para el cumplimiento de las funciones asignadas al área.

9. Organizar, digitalizar, resguardar y conservar los documentos producidos y recibidos en el área, de acuerdo a la normativa de gestión documental y archivos.

1 O. Cumplir con otras funciones y/o disposiciones emitidas por Junta Directiva, Presidencia y Gerencia General.

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Fecha de última modificación: 25 de mayo de 2020 Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020

Versión 07

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IV. MODIFICACIONES REALIZADAS

Instancia que autoriza la No. Descripción de la modificación modificación y fecha

Presidente Institucional 15 de noviembre de 2013.

:• Fecha de última modificación: 15 de noviembre de 2013.

• Fecha de vigencia: 15 de noviembre de 2013.

1. Actualización del Manual de Organización aplicando los estándares definidos conforme a la metodología ISO 9001 :2008. Se inician las versiones a partir de la "01" bajo esta metodología.

Queda sin vigencia: El Manual de Organización de la LNB, autorizado por Junta Directiva de fecha 24 de julio de 2012, punto de Acta No. V.5.1 del Acta 2721.

Fecha de vigencia: 15 de noviembre de 2013.

Técnico asignado: Dina Córdova. Presidente Institucional

• Fecha de última modificación: 12 de enero de 2015.

• Fecha de vigencia: 12 de enero de 2015.

2. Actualización general del Manual de Organización.

Se realizaron los siguientes cambios a la Estructura Organizativa de la LNB, Según Resolución de Presidencia Institucional:

En Gerencia General: • Se elimina la Unidad de Riesgos.

En Unidad de Planeación y Desarrollo Estratégico: • Esta Unidad se renombra como

"Unidad de Planeación Estratégica, Género y Medio Ambiente".

Queda sin vigencia: El Manual de Organización de Gerencia Comercial, Versión 01, autorizado por Presidencia Institucional el 15 de noviembre de 2013.

Fecha de vigencia: 12 de enero de 2015.

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Fecha de última modificación: 25 de mayo de 2020 Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020

Versión 07

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Instancia que autoriza la No. Descripción de la modificación modificación y fecha

Técnico asignado: Dina Córdova.

Presidente(a) Institucional

• Fecha de última modificación: 28 de diciembre de 2015.

• Fecha de vigencia: 8 de enero de 2016.

3. Actualización general del manual de organización incorporando vocabulario inclusivo para evitar el uso sexista del lenguaje.

Queda sin vigencia: El Manual de Organización de Gerencia Comercial, Versión 02, autorizado por Presidencia Institucional el 12 de enero de 2015.

Fecha de vigencia: 8 de enero de 2016.

Técnico(a) asignado(a): Glenda de Torres.

Presidente(a) Institucional

1• Fecha de última modificación: 17 de febrero de 2017.

• Fecha de vigencia: 27 de febrero de 2017.

4. Actualización de puestos Jefe de Agencia, Jefe Regional de Agencia, Encargado de Agencia y Colector Fiscal. Se elimina el Puesto de Encargado de Mini Agencia.

Queda sin vigencia: El Manual de Organización de Gerencia Comercial, Versión 03, autorizado por Presidencia Institucional el 08 de enero de 2016.

Fecha de vigencia: 27 de febrero de 2017.

Técnico(a) asiqnadota): Dina Córdova. Presidente(a) Institucional.

• Fecha de última modificación: 08 de marzo de 2018.

• Fecha de vigencia: 21 de marzo de 2018.

5. Se realizaron los siguientes cambios: actualización general del Manual, se traslada el organigrama de puestos al Manual de Puestos, incorporación de función de gestión documental y archivo.

Queda sin vigencia: El Manual de Organización de Gerencia Comercial, Versión 04, autorizado por Presidencia 1 nstitucional el 27 de febrero de 2017.

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Fecha de última modificación: 25 de mayo de 2020 Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020

Versión 07

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Instancia que autoriza la No. Descripción de la modificación modificación y fecha

Fecha de vigencia: 21 de marzo de 2018.

Técnico(a) asignado(a): Dina Córdova.

Presidente(a) Institucional.

• Fecha de última modificación: 11 de enero de 2019.

• Fecha de vigencia: 21 de enero de 2019.

6. Actualización general del manual de organización con base a la nueva la estructura organizativa autorizada a partir de 1 de septiembre de 2018, autorizado por Junta Directa en Punto IV.4.2 del Acta Nº 3033 de fecha 14/08/2018. El Depto. de Mercadeo, se renombra a Depto. de Mercadeo, Publicidad y Comunicaciones y de Depto. de Venta y Canales se renombra a Depto. de Canales de Comercialización y se elimina el Departamento de Nuevos Productos ya que en la nueva estructura aprobada no aparece.

Queda sin vigencia: El Manual de organización y funciones de la Gerencia Comercial, versión 05, autorizado por Presidencia institucional el 21 de marzo de 2018.

Fecha de vigencia: 21 de enero de 2019.

Técnico(a) asignado(a): Julio Serrano.

Presidente(a) Institucional.

1• Fecha de última modificación: 25 de mayo de 2020.

1• Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020.

7. • Actualización general del Manual de acuerdo al organigrama funcional vigente desde el 18 de septiembre de 2019, autorizado por: Junta Directiva en Punto 111.3.1 del Acta Nº 3089 de fecha 17/09/2019.

Queda sin vigencia: El Manual de organización y funciones de la Gerencia Comercial, versión 06, autorizado por

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Fecha de última modificación: 25 de mayo de 2020 Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020

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Instancia que autoriza la No. Descripción de la modificación modificación y fecha

Presidencia institucional el 21 de enero de 2019.

Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020.

Técnico(a) asignado(a): Dina Córdova.

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Fecha de última modificación: 25 de mayo de 2020 Fecha de vigencia: 08 de junio de 2020

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