causación y cierre contable · web view... gastos y cuentas de orden de la entidad a una fecha...

PROCESO GESTIÓN CONTABLE CÓDIGO GCPD01

PROCEDIMIENTO CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE VERSIÓN 6

ELABORÓ:Profesional Subdirección FinancieraProfesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ:Subdirector FinancieroJefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ:Secretario General

FECHA:17/09/2014

FECHA:24/09/2014

FECHA:24/09/2014

OBJETIVO

Generar, validar y aprobar los Estados Financieros de la Entidad, a reportar al Ente Regulador -Contaduría General de la Nación –CGN- y demás Entidades de vigilancia y control, mediante la verificación y clasificación de la información de entrada, recibida de las áreas fuente respecto de los hechos económicos a registrar; la realización de conciliaciones periódicas; el reconocimiento y causación de la información pertinente en el Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF Nación II y la realización de ajustes contables a que haya lugar, de conformidad con los principios y normas de contabilidad pública, con el propósito de obtener Estados Contables razonables y oportunos en procura de una gestión pública eficiente y transparente.

ALCANCE

Inicia con el envío por parte de las áreas fuente de información de la información relacionada con los hechos, económicos de la Entidad; el análisis y clasificación de la misma asegurando que se ajuste a los requerimientos establecidos. Continúa con la validación y registro de la información contable en el SIIF Nación II; la verificación de saldos de cuentas; y realización de los ajustes contables a que haya lugar. Termina con: la generación de los Estados Financieros de la Entidad; la estructuración de las matrices CGN001 y CGN002 exigidas por la Contaduría General de la Nación y el cargue y transmisión en el Sistema de Información Consolidador de Hacienda e Información Pública-CHIP.

AMBITO DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica para todos procesos financieros que se desarrollan en la entidad.

DEFINICIONES

Catálogo General de Cuentas: se constituye en el instrumento para el reconocimiento y revelación de los hechos, transacciones y operaciones económicas, con base en una clasificación organizada, flexible y pormenorizada de las cuentas, que identifica la naturaleza y funciones de cometido estatal de la Entidad contable pública. (Tomado del Régimen de Contabilidad Pública –RCP- de la CGN, Título I)Cierre Contable: El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas. Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser un excedente o déficitClasificación: actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según Catálogo General de Cuentas. (Tomado del régimen de Contabilidad Pública, aspectos relacionados con el proceso contable- CGN. Pág. 570)Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública CHIP: es una herramienta a través de la cual se genera, transmite, y difunde la información financiera producida por las entidades públicas con destino al gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general. El objetivo del CHIP es mejorar la capacidad de seguimiento y control de las autoridades

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nacionales y territoriales y de la ciudadanía en general sobre la información proveniente de las entidades públicas colombianas, así como apoyar la definición de políticas públicas y la adecuada toma de decisiones por parte de estas autoridades. (Tomado del Régimen de Contabilidad Pública) Comprobantes de Contabilidad: Son documentos en los cuales se resumen las operaciones económicas de la entidad. Deben elaborarse en Castellano indicando la fecha, origen descripción y cuantía de las operaciones, cuentas afectadas, personas que los elaboran y autorizan y numerarse en forma consecutiva y continúa, su codificación se hará de acuerdo con el catálogo general de cuentas.Contabilidad Pública: Para efectos de la presente ley, la contabilidad pública comprende, además de la Contabilidad General de la Nación, la de las entidades u organismos descentralizados, territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan y la de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionado con éstos. (Tomado de la Ley 298 de 1996). Deterioro Del Valor De Los Activos Generadores De Efectivo. Es una pérdida en los beneficios económicos futuros de un activo, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación o amortización. El deterioro de un activo generador de efectivo, por tanto, refleja una disminución en los beneficios económicos futuros que el activo le genera a la SNS que lo controla.Deterioro del Valor de los Activos no Generadores de Efectivo. Es la pérdida en su potencial de servicio, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación o amortización. Los activos no generadores de efectivo son aquellos que la Entidad mantiene con el propósito fundamental de suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, es decir, la SNS no pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos en condiciones de mercadoDevengo. Principio de contabilidad pública por el cual los hechos económicos se reconocen en el momento en que suceden, con independencia del instante en que se produce el flujo de efectivo o equivalentes al efectivo que se deriva de estos, es decir, el reconocimiento se efectúa cuando surgen los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incide en los resultados del periodo.Estados Contables Básicos: Los estados contables básicos constituyen las salidas de información de conformidad con las necesidades generales de los usuarios y presenta la estructura de los activos, pasivos y patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden de la entidad a una fecha determinada, con el fin de presentar información financiera económica y social, son elaborados siguiendo los lineamientos y normatividad de la Contaduría General de la Nación.Informes contables complementarios: se preparan por sujeción a las reglas de clasificación de usuarios estratégicos, para satisfacer necesidades de información, económica y pueden prepararse y presentarse en forma comparativa con el periodo anterior. Esto implica la relevancia de la información de base contable como insumo para elaboración de otro tipo de informes para sistemas estadísticos y macroeconómicos. (Tomado del Régimen de Contabilidad Pública, 9. Normas Técnicas de Contabilidad Pública)Informes contables específicos: se preparan para satisfacer necesidades particulares de ciertos usuarios de la información contable y se caracteriza por tener uso limitado y por suministrar mayor detalle de algunas transacciones, hechos y operaciones. Cuando sea necesario suministrar información adicional a la estructura del informe se hará por medio de notas. (Tomado del Régimen de Contabilidad Pública, 9. Normas Técnicas de Contabilidad Pública)Libros de Contabilidad: Son los documentos que sistematizan cronológicamente los hechos económicos que afectan las partidas de los estados financieros. Los asientos que se realizan en los libros de contabilidad deben estar respaldados en comprobantes de contabilidad.Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública: Entiéndase por Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública el conjunto de lineamientos, directrices, parámetros y acuerdos en materia contable para el adelanto del registro, causación, depuración y demás operaciones contables

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al interior de la Superintendencia Nacional de Salud. Usualmente este conjunto de requerimientos se adoptará mediante un Acto Administrativo que responderá a los requerimientos de la Contaduría General de la República.Periodo contable. Principio de Contabilidad que corresponde al tiempo máximo en que la Entidad mide los resultados de sus hechos económicos y el patrimonio bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El período contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante, se pueden solicitar estados financieros intermedios e informes y reportes contables para propósitos especiales, de acuerdo con a las necesidades o requerimientos de las autoridades competentes sin que esto signifique, necesariamente, la ejecución de un cierre.Procedimientos contables: contienen las directrices que deben seguir los usuarios de la información y regulación contable pública en armonía con las normas técnicas contenidas en el Plan General de Contabilidad Pública, contienen orientaciones para reconocer y revelar determinados hechos, operaciones y transacciones de las entidades contables públicas con el objeto de que cumplan con las características cualitativas de la información contable pública. (Tomado del Régimen de Contabilidad Pública, Titulo III) Reconocimiento. Proceso de incorporación, en el estado de situación financiera o en el estado de resultados, de un hecho económico que cumpla la definición de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo o gasto, que tenga la probabilidad de generar una entrada o salida de beneficios económicos o potencial de servicio asociado y que tenga un valor que se pueda medir con fiabilidad.Registro: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes al proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad. (Tomado del régimen de Contabilidad Pública, aspectos relacionados con el proceso contable- CGN. Pág. 570)Reportes Contables: son informes de propósito específico que suministran datos e información necesaria para el proceso de consolidación desarrollado por la Contaduría General de la Nación -CGN. Estos informes constituyen el insumo básico para la preparación de informes requeridos por diferentes usuarios estratégicos Revelación. Es la etapa en que la Entidad sintetiza y representa la situación financiera, el rendimiento financiero o resultado del ejercicio y los flujos de efectivo en estados financieros. Incluye su estructuración y presentación de los mismos. La subetapa de notas a los estados financieros integra la información cualitativa y cuantitativa que explica los hechos económicos, con el fin de proporcionar información relevante que no necesariamente afecta la estructura de los estados financieros, para un mejor entendimiento e interpretación de la posición financiera y el desempeño de la Entidad por parte de los usuarios de la información.Soportes de contabilidad: Son documentos idóneos de respaldo que permitan la verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. Estos documentos estarán bajo la custodia de las áreas que los generan y acorde al Sistema de Gestión Documental de la Entidad. Los documentos soportes comprenden reportes de áreas fuente, actas, actos administrativos, contratos, matrículas inmobiliarias, facturas de venta, comprobantes de pago, comprobantes de ingreso, extractos bancarios, conciliaciones bancarias, liquidaciones de nómina, certificaciones de cumplimiento de contratos. En cada caso, el documento soporte idóneo que se encuentre regulado por normativa alguna, debe cumplir los requisitos que señalen las disposiciones legales que le apliquen, así como las políticas y demás criterios definidos por la Entidad.Sistema Nacional de Contabilidad Pública: es el conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de contabilidad, estructurados lógicamente, que, al interactuar con las operaciones, recursos y actividades desarrolladas por los entes públicos, generan la información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de la administración pública. (tomado de la Ley 298 de 1996)Módulo de contabilidad: opera en función de una base de datos central racionalmente organizada y elabora los estados financieros de las unidades ejecutoras que conforman la

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administración central nacional como resultado de la agregación de la información económico-financiera previamente almacenada en los módulos de ingresos, egresos, y cuenta única nacional, situación que garantiza la coherencia de los mismos, dado que se da originan en la misma fuente informativa. Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF. Herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus Entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable.Formularios contables: constituyen el mecanismo a través del cual las entidades reportan la información económica, de naturaleza cuantitativa y cualitativa, es decir, son las diferentes estructuras informáticas que se obtienen a partir de las categorías de información y se integran por la agrupación de conceptos y variables.

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 298 de 1996 "Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia"

Art. 7o. SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA. El Sistema Nacional de Contabilidad Pública es el conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de contabilidad, estructurados lógicamente, que al interactuar con las operaciones, recursos y actividades desarrolladas por los entes públicos, generan la información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de la administración pública.

Art. 8o. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA. El Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF-, es un conjunto integrado de procesos automatizados, de base contable, que permite la producción de información para la gestión financiera pública.

Art. 10. CONTABILIDAD PÚBLICA. Para efectos de la presente ley, la contabilidad pública comprende, además de la Contabilidad General de la Nación, la de las entidades u organismos descentralizados, territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan y la de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionado con éstos.

Art. 11. Las entidades u organismos de carácter público que actualmente se encuentran sujetos a normas contables expedidas por organismos que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control, deberán aplicar las políticas, normas y principios contables que determine la Contaduría General de la Nación, en los términos y condiciones que ésta establezca

Ley 734 de 2002 "por la cual se expide el Código Disciplinario Único".

Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público

31. Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas

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que la modifiquen o complementen.

36. Publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes.

Artículo 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes:

52. No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz

Parágrafo 5°. Las obligaciones contenidas en los numerales 23, 26 y 52 sólo originarán falta disciplinaria gravísima un año después de la entrada en vigencia de este Código. Los incumplimientos de las disposiciones legales referidas a tales materias serán sancionadas conforme al numeral 1 del artículo 34 de este código.

Ley 1066 de 2006 "por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones."

Artículo 2°. Obligaciones de las entidades públicas que tengan cartera a su favor. Cada una de las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado y que dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos del nivel nacional o territorial deberán:

5. Reportar a la Contaduría General de la Nación, en las mismas condiciones establecidas en la Ley 901 de 2004, aquellos deudores que hayan incumplido los acuerdos de pagos con ellas realizadas, con el fin de que dicha entidad los identifique por esa causal en el Boletín de Deudores Morosos del Estado.

Ley 1266 de 2008 “por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia,

Artículo 2°. Ámbito de aplicación. La presente ley se aplica a todos los datos de información personal registrados en un banco de datos, sean estos administrados por entidades de naturaleza pública o privada.

Esta ley se aplicará sin perjuicio de normas especiales que disponen la confidencialidad o reserva de ciertos datos o información registrada en bancos de datos de naturaleza pública, para fines estadísticos, de investigación o sanción de delitos o para garantizar el

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comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones “ orden público.

Ley 1314 de 2009 por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento

Mediante la Ley 1314 de 2009, el Estado colombiano establece como política, la convergencia de la regulación contable del país hacia normas internacionales de información financiera y de contabilidad que tienen aceptación mundial. Esta ley define las autoridades de regulación y normalización técnica y, de manera particular, respeta las facultades regulatorias que en materia de contabilidad pública tiene a su cargo la Contaduría General de la Nación.

De acuerdo con los criterios definidos en el Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas del Fondo Monetario Internacional 2001, las Entidades que conforman el sector público se clasifican en Gobierno General y en Corporaciones (Empresas). En este sentido, la Resolución 533 de 08 de octubre de 2015 y aquellas que la modifiquen o remplacen, emitida por la Contaduría General de la Nación, incluye a la Superintendencia Nacional de Salud en el Grupo Entidades de Gobierno, teniendo como referente la clasificación efectuada por el Comité Interinstitucional de la Comisión de Estadísticas de Finanzas Públicas. Bajo este entendido, le son aplicables las normas que expida el ente regulador en materia contable pública, Contaduría General de la Nación, para este grupo de Entidades.

Decreto 2674 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema de Información Financiera – SIIF Nación”

Artículo 3°. Campo de aplicación. El presente decreto aplica a todas las entidades y órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación.Artículo 5°. Obligatoriedad de utilización del Sistema. CAPÍTULO III Del pago a beneficiario final, (Art. 18 y Art. 19)Artículo 27. Obligaciones de las entidades y de los usuarios del SIIF Nación. Artículo 28. Responsabilidades de las entidades y de los usuarios del SIIF Nación.Artículo 30. Del período de ajustes previos al cierre definitivo del sistema.

Resolución 248 de 2007 "por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación."

CAPITULO I Aspectos GeneralesCAPITULO II Información, económica.

Resolución 356 de 2007 “por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública”

Aplica toda la norma.

Resolución 375 de 2007 "por la cual se modifican los artículos 10 y 11 de la Resolución 248 de 2007


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respecto a los plazos de reporte de la información contable a la Contaduría General de la Nación."Resolución 145 de 2008 "por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública."


Resolución 557 de 2008 "por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública."


Resolución 669 de 2008 "Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Pública y el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública."


Resolución 141 de 2009 "Por la cual se modifica la vigencia de la Resolución 669 de 2008 y se precisa su ámbito de aplicación"


Resolución 237 de 2010 "Por medio de la cual se modifica el Régimen de Contabilidad Pública y se deroga la Resolución 192 del 27 de julio de 2010."


Resolución 2343 de 2013 “Por la cual se conforma el Comité de Sostenibilidad Contable de la Superintendencia Nacional de Salud, se derogan las Resoluciones 1331 de 2008 y 0025 de 2009 y se dictan otras disposiciones.”

Artículo 10: (…Adóptese para la Superintendencia Nacional de Salud, el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública …)

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1. La causación y cierre contable de los hechos económicos, de la Entidad se regirá por los principios, normas y procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

El Cierre Contable se hará en forma mensual, de acuerdo a las fechas establecidas en cada año por el SIIF Nación para el registro de ingresos y afectaciones contables El flujo de información hacia el Grupo de Contabilidad se debe dar de tal manera que garantice mensualmente que la totalidad de los hechos financieros, económicos y sociales que afecten la

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situación de la Entidad, estén incluidos en la contabilidad y que, estando incluidos cumplan con las normas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno2. La información contable pública deberá garantizar las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, así como deberá suministrarse con la debida oportunidad y

calidad al Grupo de Contabilidad.3. Previo al registro contable de todo hecho económico, de la Entidad en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II, toda adquisición de costo o gasto con recursos propios

o administrados debe tener disponibilidad y compromiso presupuestal.4. Todo comprobante de contabilidad debe contar con los documentos fuente o soportes de las operaciones respectivos, en cada caso, éstos deberán cumplir los requisitos que señalen las

disposiciones legales que le apliquen. En todos los casos las facturas y las cuentas de cobro, deben atender los parámetros establecidos en el formato PCFT06 - Certificación de Supervisión de Pago y formato GCGU01 - Guía de recepción de cuentas por pagar, así mismo las facturas y cuentas por cobrar deben cumplir con todos los requisitos exigidos por la DIAN, tales como contener la fecha, periodo de prestación de servicio, número y objeto del contrato, valor, Resolución de aprobación de la numeración de la facturación expedida por la DIAN, actividad económica,

5. Surtido el proceso de registro y pago de la transacción, hecho u operación, deberán archivarse y conservarse los documentos soporte contable en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por medios físicos, ópticos o electrónicos.

6. El cargue de los Estados Financieros de la Entidad en el Sistema de Información Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública – CHIP, será de obligatorio cumplimiento en los plazos y requisitos de envió establecidos por la Contaduría General de la Nación.

7. Consultar permanentemente la página WEB de la Contaduría General de la Nación para actualizarse sobre normas contables expedidas o de cambios producidos. 8. La publicación de los Estados Financieros de la Entidad será en lugar visible y de fácil acceso para que sea consultada por los ciudadanos y demás usuarios, de acuerdo con la normatividad

vigente. 9. El uso de los documentos GCFT01, GCFT02 Y GCFT03 por parte de los funcionarios responsables del Grupo de Contabilidad podrá realizarse mediante el registro en bases de datos de

Excel, que permitan el almacenamiento de la información allí especificada, sin perjuicio de que los campos de tales bases de datos guarden plena correspondencia con los documentos GCFT01, GCFT02 Y GCFT03 cargados en la intranet en el proceso de Gestión Contable, Siguiendo para su actualización los lineamientos del Procedimiento ASPD01 – Elaboración de Documentos y Registros del Proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión.

ID ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO? ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREÁ

PARTICIPANTE REGISTRO

1. Generar la información de los hechos económicos,

Las áreas fuente generan y consolidan la información de los hechos económicos y la remiten al Grupo de Contabilidad, según el Manual de Políticas Contables de la Entidad relaciona con:

Oficina Asesora Jurídica

Oficina de Control

Jefe OficinaSecretaría General – Subdirección Financiera –Grupo de Contabilidad

ASFL01 - Memorando Interno radicado,

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oportunamente.

Reportes liquidación de nómina de funcionarios y seguridad social. Relación incapacidades originadas y canceladas por las EPS. Relación de actos administrativos contra funcionarios o contratistas en procesos de

responsabilidad fiscal por pérdida de fondos, bienes o derechos. Relación de entradas y salidas de almacén. Relación de saldos de cuentas de almacén y de propiedad, planta y equipo. Reporte movimientos de inventarios y de compra de activos, debidamente

soportados. Actas de adquisición y venta de inversiones y valoración del Portafolio. Relación de Actos Administrativos de multas sanciones impuestas. Relación de los Títulos de Depósito Judicial en custodia. Relación de saldos de Cuentas por Cobrar por tasa, régimen subsidiado y multas

en gestión de cobro coactivo. Relación discriminada de los saldos por tercero y total de las cuentas por cobrar

(Tasa, multas y Régimen Subsidiado). Documentos soporte de cuentas por pagar a proveedores de bienes y servicios. Devoluciones de Cuentas por pagar sin el lleno de los requisitos a proveedores de

bienes y servicios.

El envío de la anterior información se realizará mediante memorando interno, Código ASFL01, a través del Sistema de Gestión Documental.

Disciplinario Interno

Oficina de Control Interno

Secretaría General – Grupo de Talento Humano.

Secretaría General – Subdirección Administrativa –Grupo de Recursos Físicos.

Secretaría General – Subdirección Financiera –Grupo de Tesorería

Secretaría General – Subdirección Financiera –Grupo de Control Financiero de Cuentas

Jefe Oficina Asesora

Coordinador

Profesional

remitiendo información. GCMN01-Manual de Políticas ContablesPCFT06-Certificación de supervisión para pagosGCFT04-

Devoluciones de Cuentas por pagar sin el lleno de los requisitosGCGU01- Guía de recepción de cuentas por pagar

2. Verificar que la información recibida se ajuste a los parámetros establecidos.

El profesional asignado deberá efectuar la verificación del cumplimiento de los parámetros mínimos que debe contener la información remitida de acuerdo con en el Manual de Políticas Contables. Código GCMN01.

En caso de inconsistencia en la información recibida, se devuelve para ser corregida por la dependencia correspondiente. En caso contrario, se inicia el proceso de

Secretaría General - Subdirección Financiera - Grupo de Contabilidad

Profesionales Oficina Asesora Jurídica

Oficina de Control Disciplinario

GCMN01-Manual de Políticas Contables.

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registro en el Módulo Contable del SIIF Nación II, como se detalla en la actividad No. 3.

Según corresponda se realiza cruces de información con los registros históricos contables y adelanta conciliación con los profesionales a cargo de la información en las áreas fuente. La conciliación contable implica realizar el cruce de información de los registros contables con los documentos soporte, disponibles en las áreas fuente. El resultado de la conciliación queda evidenciado en el Formato Acta de Reunión, código ASFT06.

Interno

Oficina de Control Interno

Secretaría General – Grupo de Talento Humano.

Secretaría General – Subdirección Administrativa –Grupo de Recursos Físicos.

Secretaría General – Subdirección Financiera –Grupo de Tesorería

Secretaría General – Subdirección Financiera –Grupo de Control Financiero de Cuentas

ASFT06 - Acta de Reunión, con soportes de Conciliaciones contables realizadas.

3. Clasificar la Información de

Previo análisis de la información que soporta el hecho económico se clasifica según la clase, grupo, cuenta y subcuenta contable que afecta, de acuerdo con las normas

Secretaría General - Subdirección Financiera Profesionales

No Aplica GCDE01 - Soportes

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acuerdo al tipo de hecho generador.

técnicas relativas a cada tipo de cuenta y de elaboración de los comprobantes de contabilidad GCDE02.

- Grupo de Contabilidad

Contables GCDE02 - Comprobantes Contables - SIIFGCDE03 - Registros Contables - SIIFGCDE04 - Reporte de Saldos y Movimientos - SIIFGCDE05 - Reporte de Obligaciones Recíprocas - SIIFGCDE06 - Reportes Libro Mayor y Balances - SIIFGCDE07 - Reportes Libro Diario - SIIFGCDE08 - Reportes Libro Auxiliar - SIIF

4. Registrar los hechos,

Atendiendo a la técnica contable y a los parámetros y condiciones establecidas por la administración del SIIF Nación II se realiza el reconocimiento inicial de las

Secretaría General - Subdirección Financiera

GCFT01 – Relación de

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operaciones y transacciones.

transacciones, hechos u operaciones, mediante el registro en el SIIF Nación II, de conformidad con la dinámica, características y condiciones específicas del movimiento contable.

El funcionario a cargo del perfil aprobador en el SIIF Nación II registra aprobación del movimiento efectuado, tratándose de comprobantes manuales.

Cuando se trata del registro de obligaciones, se imprime y el Coordinador del Grupo de Contabilidad o quien haga sus veces aprueba documento mediante la firma del mismo, dado así el trámite para continuar el procedimiento para el pago (Procedimiento Gestión de Pagos, identificado con el código GTPD03).

De igual manera se señala que en adelante estas actividades de Registro se utilizarán los formatos GCFT01 – Relación de Cuentas por pagar.

- Grupo de Contabilidad

Profesionales

No Aplica

Cuentas por pagarGCFT02 - Formato de Liquidación de Impuestos – GCFT03 – Relación Órdenes de Pago Remitidas a TesoreríaGCDE01 - Soportes Contables GCDE02 - Comprobantes Contables - SIIFGCDE03 - Registros Contables - SIIFGCDE04 - Reporte de Saldos y Movimientos - SIIFGCDE05 - Reporte de Obligaciones Recíprocas -

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SIIFGCDE06 - Reportes Libro Mayor y Balances - SIIFGCDE07 - Reportes Libro Diario - SIIFGCDE08 - Reportes Libro Auxiliar - SIIF

5. Verificar saldos de cuentas y realizar ajustes contables.

Periódicamente, de forma mensual, se genera reporte del SIIF Nación II denominado Balance de Prueba, con el fin de verificar movimientos y saldos de cada cuenta contable. En caso de identificarse inconsistencias, se genera un reporte auxiliar de la cuenta afectada y se analiza para definir el ajuste a que haya lugar.

El ajuste proyectado se presenta y analiza junto con el Coordinador de Grupo, de ser necesario con todo el grupo, y como resultado el Coordinador aprueba su cargue en el SIIF Nación II.


Profesionales

No Aplica

GCDE01 - Soportes Contables GCDE02 - Comprobantes Contables - SIIFGCDE03 - Registros Contables - SIIFGCDE04 - Reporte de Saldos y Movimientos - SIIFGCDE05 - Reporte de Obligaciones Recíprocas -

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6. Realizar cierre contable de operaciones.

Previo al cierre contable de operaciones de la Entidad, se deberá registrar el reembolso de las Cajas Menores, viáticos y gastos de viaje, a través de la solicitud en el SIIF Nación II, por parte de las dependencias responsables del manejo de las mismas.

Teniendo en cuenta las fechas y políticas de la Contaduría General de la Nación-CGN y de la administración del SIIF Nación II, en los plazos establecidos se procede a realizar el cierre contable de las operaciones, integrando la información producida en todas las áreas que generan hechos económicos, aplicando los procedimientos contables del régimen de Contabilidad Pública.


Profesionales

No Aplica

GCDE01 - Soportes Contables GCDE02 - Comprobantes Contables - SIIFGCDE03 - Registros Contables - SIIFGCDE04 - Reporte de Saldos y Movimientos - SIIFGCDE05 - Reporte de Obligaciones Recíprocas -

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7. Generar los Estados Financieros de la Entidad para el periodo contable establecido.

Dando cumplimiento a las disposiciones del Régimen de Contabilidad Pública y los procedimientos relativos a los estados, informes y reportes contables, el Coordinador del Grupo de Contabilidad al finalizar el periodo contable, previos ajustes y cierre de las operaciones en los libros de contabilidad, genera los Estados Financieros del SIIF Nación II, que se conforman por:

Estado de situación financiera Estado de Resultados Estado de cambios en el Patrimonio, Estado de flujos de efectivo Notas a los estados financieros

Se conserva copia electrónica de los Estados Financieros en el archivo de gestión del Grupo de Contabilidad, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el régimen de contabilidad pública, para tal fin.

Registrar la información requerida del Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME), en los formularios y en los plazos dispuestos por la Contaduría General de


Profesional

Coordinador

Subdirector

GCDE09 - Reportes Estado de Cambios en el Patrimonio - SIIFGCDE10 - Reportes Estado Actividad Financiera - Pérdidas y Ganancias - SIIFGCDE11 - Notas a los Estados Financieros - SIIFGCDE16 - Informes Contables

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la Nación:

CGN2009 BDME REPORTE SEMESTRAL CGN2009 BDME INCUMPLIMIENTOS ACUERDO PAGO SEMESTRAL CGN2009 BDME RETIROS CGN2009 BDME CANCELACION ACUERDOS DE PAGO CGN2011 BDME ACTUALIZACION

El diligenciamiento de los anteriores formularios y formatos externos deberá realizarse de acuerdo con las herramientas de captura para reporte de BDME y para retiros y actualizaciones del BDME.

Específicos – SIIFGCDE17 - Boletín de Deudores Morosos - CHIP

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8.

Registrar y validar la información en el Sistema de Información dispuesto por la Contaduría General de la Nación.

Previo al cargue de información en el CHIP se verifica la consistencia y veracidad de la misma registrada en los formularios exigidos.

Los Estados Financieros de la Entidad generados del SIIF Nación II, se convierten en archivos planos para proceder al cargue de información trimestral el CHIP, dispuesto por la Contaduría General de la Nación –CGN, en los siguientes formularios:

CGN2015_001 Saldos y Movimientos_ Convergencia CGN2015_002 Operaciones reciprocas _ Convergencia CGN2016NG_01_ Variaciones _ Trimestrales _ Significativas Secretaría General -

Subdirección Financiera - Grupo de Contabilidad

Coordinador

Profesionales

GCDE12 - Matriz CGN2015-001 Saldos y Movimientos - CHIPGCDE13 - Matriz CGN2015-002 Operaciones Recíprocas - CHIPGCDE14 - Matriz CGN2005NE-003 Notas de Carácter Específico - CHIPGCDE15 - Matriz CGN2005NG-003 Notas de Carácter General - CHIP

9. Elaborar los informes contables.

De acuerdo con los procedimientos contables del régimen de contabilidad pública se elaboran los informes contables básicos y de acuerdo a las solicitudes internas y externas los demás requeridos.

Tales documentos deberán responder a los requerimientos efectuados de acuerdo y en concordancia a la información reportada de manera periódica a la Contaduría General de la Nación y a la información registrada en el SIIF.


Coordinador

Profesional

GCDE12 - Matriz CGN2015-001 Saldos y Movimientos - CHIPGCDE13 - Matriz CGN2015-002 Operaciones

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Recíprocas - CHIPGCDE14 - CGN2016NG_01_ Variaciones _ Trimestrales _ SignificativasInformes Contables Específicos - SIIF

10.

Publicar los Estados Financieros de la Entidad.

Teniendo en cuenta las formalidades comunes para la elaboración y divulgación de los Estados Financieros, encabezado, referencias cruzadas, certificación y firmas de los Estados Financieros, señalados en el Régimen de Contabilidad Pública, el representante legal de la Entidad deberá garantizar la publicación de los Estados Financieros certificados, junto con la declaración de la certificación, en un lugar visible y público, para la Superintendencia Nacional de Salud se emplea la cartelera y página web institucional.

Secretaría General – Subdirección Financiera - Grupo de Contabilidad

ProfesionalDespacho del Superintendente Nacional de Salud

Coordinador de Contabilidad

GCDE12 - Matriz CGN2015-001 Saldos y Movimientos - CHIPGCDE13 - Matriz CGN2015-002 Operaciones Recíprocas - CHIPGCDE14 - CGN2016NG_01_ Variaciones _ Trimestrales _ Significativas GCDE16 - Informes Contables

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Específicos - SIIF

PUNTOS DE CONTROLID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD

/ TAREAMÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2.Verificar que la información requerida se ajuste a los parámetros establecidos.

El profesional asignado deberá efectuar la verificación del cumplimiento de los parámetros mínimos que debe contener la información remitida, de acuerdo con el Manual de Políticas Contables de la Entidad Código

Podrá realizarse cruces de información con los registros históricos y adelantarse ejercicios de conciliación con los responsables del registro de la información en las áreas. En caso de encontrarse inconsistencia en la información recibida, se devuelve para ser subsanada por área correspondiente.

Diaria


GCMN01-Manual de Políticas Contables de la Entidad ASFT06 - Acta de Reunión, con soportes de Conciliaciones contables realizadas.

4. Registrar los hechos, operaciones y transacciones.

Verificación de la consistencia, idoneidad, confiabilidad y archivo de la información que soporta el comprobante de contabilidad, comprobar la causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones en el sistema integrado de información financiera SIIF Nación II, previo a la revelación en los Estados Contables de la Entidad.


GCDE01 - Soportes Contables GCDE02 - Comprobantes Contables - SIIFGCDE03 - Registros Contables - SIIFGCDE04 - Reporte

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Diaria de Saldos y Movimientos - SIIFGCDE05 - Reporte de Obligaciones Recíprocas - SIIFGCDE06 - Reportes Libro Mayor y Balances - SIIFGCDE07 - Reportes Libro Diario - SIIFGCDE08 - Reportes Libro Auxiliar - SIIF

7. Generar los Estados Financieros en el SIIF.

Verificación de los saldos de los libros frente a los Estados Contables e informes producidos para determinar las situaciones que ameriten ser explicadas o subsanadas, a través de ajustes y elaboración de notas a los estados contables y así obtener una mejor comprensión de la información.

Verificar que los datos registrados en los libros de contabilidad corresponden con la información contenida en los comprobantes de contabilidad y demás documento soporte.

mensual


GCDE09 - Reportes Estado de Cambios en el Patrimonio - SIIFGCDE10 - Reportes Estado Actividad Financiera - Pérdidas y Ganancias - SIIFGCDE11 - Notas a los Estados Financieros - SIIFGCDE16 - Informes Contables Específicos - SIIF

8. Registrar y validar la información en el Sistema de Información

En el proceso de validación y envió de los diferentes formularios, el sistema advierte a la Entidad, sobre diferentes tipos de mensajes que indican que la

mensual Secretaría General -

GCDE12 - Matriz CGN2015-001

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dispuesto por la Contaduría General de la Nación.

información no cumple con algún parámetro de validación previamente definido por la Contaduría General de la Nación, los cuales están clasificados en permisibles y no permisibles

Subdirección Financiera - Grupo de Contabilidad

Saldos y Movimientos - CHIPGCDE13 - Matriz CGN2015-002 Operaciones Recíprocas - CHIPGCDE14 - CGN2016NG_01_ Variaciones _ Trimestrales _ Significativas

9. Elaborar los informes contables

Verificar que la información contable suministrada a la Alta Dirección o entes externos se ajuste a lo reportado por las áreas fuente y bajo los parámetros establecidos.

Depende del informe requerido


GCDE16 - Informes Contables Específicos - SIIF

ANÁLISIS DE TIEMPOLas diferentes actividades de este procedimiento se desarrollan en un tiempo no mayor a un día. El reporte de la información a la Contaduría General de la Nación viene dado por la ley. Adicionalmente, cuando se presentan eventos adversos que impidan adelantar las actividades contables libre y deliberadamente, estos factores se dirimirán en un término prudencial y generalmente no mayor a una semana.

DOCUMENTOS DE REFERENCIANormas Técnicas de Contabilidad Pública relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos económicos.Régimen de Contabilidad Pública.Normas Técnicas de Contabilidad Pública relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad.Normas Técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables.

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Normas Técnicas relativas a los hechos posteriores al cierre contable. Catálogo General de Cuentas que complementa y desarrolla la estructura, descripción y dinámicas de la clasificación conceptual. Guía para la Elaboración de los Formularios CHIP Categorías – CGN.2012Guía para la Elaboración de los Formularios de la Categoría Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME.Guía de operación herramienta de captura Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME.Archivo para la Guía del deudor moroso del Estado.

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE CAMBIARON EN

EL DOCUMENTO DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIODD/MM/AAAA VERSIÓN

Adopción del documento Mediante Resolución 2239 de 2014 Artículo 20 se adoptan los procedimientos del Proceso de Gestión Contable. Secretario General 07/10/2014 1

Adopción del documento Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó Resolución 1622 y se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad.

Secretario General 19/12/2014 1

Modificación del documento Mediante NURC: 3-2015-015312 se Ajustan las Actividades del Procedimiento sustituyendo al Grupo de Cartera por Grupo de Control Financiero de Cuentas.


Modificación del documento Como Resultado de Plan de Mejoramiento suscrito por la Dependencia se remite Mediante NURC: 3-2015-023433 la Política de Operación Número 9 del Procedimiento GCPD02.


Modificación del documento Teniendo en cuenta que se debe dejar una trazabilidad de la devolución de documentos para el cobro de manera que se pueda hacer seguimiento al documento principal y a sus anexos se incorpora el formato GCFT04.Adicionalmente se elimina Actas de adquisición y venta de inversiones y valoración del Portafolio. Porque la entidad ya no adquiere ni vende dichos títulos, estos títulos son manejados directamente por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Secretario General 22/06/20161Pág. 22 de 23

http://www.chip.gov.co/descarga/ArchivoGuiaDeudorMoroso.csv

http://www.chip.gov.co/descarga/Instructivo2014.pdf

http://www.chip.gov.co/descarga/GUIA_PARA_LA_ELABORACION_DEL_BDME_2014.pdf



Eliminar el formato “El envío de la anterior información se realizará mediante memorando interno, Código ASFL01, a través del Sistema de Gestión Documental.”, porque se encuentra relacionado como un registro.

Modificación del documento Se modificó la actividad No 1 así:Eliminar; Actas de adquisición y venta de inversiones y valoración del Portafolio.El envío de la anterior información se realizará mediante memorando interno, Código ASFL01, a través del Sistema de Gestión Documental.Se adicionó, Devoluciones de Cuentas por pagar sin el lleno de los requisitos a proveedores de bienes y servicios, y GCFT04- Devoluciones de Cuentas por pagar sin el lleno de los requisitos, mediante NURC 3-2016-012781


Modificación del documento Mediante memorando NURC: 3-2017-020811 se solicita agregar la Guía de revisión de cuentas por pagar.Mediante memorando NURC: 3-2018-000053 se aprueba ajuste documental


Modificación del documento Se actualizan las definiciones y normatividad; las políticas de operación y actividades de acuerdo con la normatividad vigente.Se incluyó como registro el Manual de políticas contables.La solicitud se realizó a través de memorando 3-2018-003007 de fecha 23/02/2018 de febrero de 2018 y aprobado mediante memorando 3-2018-003310


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causación y cierre contable · web view... gastos y cuentas de orden de la entidad a una fecha...

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