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CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS

TRÁMITE DE COMISIONES AL EXTERIOR

BOGOTÁ D.C, septiembre de 2019


TRÁMITE DE COMISIONES AL

EXTERIOR

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ATENCIÓN AL USUARIO

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CONTENIDO

1. 1. INTRODUCCIÓN 2

2. 2. OBJETIVOS 2

3. 3. ALCANCE 3

4. 4. EQUIPO DE CARACTERIZACIÓN 3

5. 5. VARIABLES Y NIVELES DE DESAGREGACIÓN DE INFORMACIÓN 3

6. 7. MECANISMOS DE RECOLECCIÓN DE INFROMACIÓN 4

7. 8. ANÁLISIS DE INFORMACIÓN 7

8. 9. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO 477



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2

INTRODUCCIÓN

Así las cosas, las comisiones y, en especial, las comisiones al exterior cobran una

importancia relevante para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República - DAPRE, pues además de tramitar las que su propia planta genera, debe

autorizar todas las demás de los servidores que pertenecen a la Rama Ejecutiva del nivel

nacional por disposición del decreto 1083 de 2015 modificado por el decreto 648 de 2017.

Las comisiones al exterior son conferidas en el caso de los Ministros y/o Directores de

Departamentos Administrativos por medio de un decreto ejecutivo suscrito por el Señor

Presidente y para el resto de funcionarios por el nominador respectivo o su delegado. El

Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su delegado

debe autorizar toda comisión de estudios o de servicios al exterior, que se vaya a conferir a

empleados que pertenezcan a la Rama Ejecutiva del orden nacional, indistintamente de su

erogación o no del erario público.

Este procedimiento tiene la finalidad de centralizar la información sobre la gestión y acción

internacional del Gobierno y, al mismo tiempo, ejercer un control efectivo en la

normatividad de la austeridad del gasto.

Por lo anterior, se puede concluir que los usuarios del aplicativo son las entidades del nivel

nacional que pertenecen a la Rama Ejecutiva; pero, quien tiene la facultad de remitir la

solicitud de comisión al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República -

DAPRE es, solamente, la entidad cabeza del respectivo sector, función que en muchas

ocasiones está a cargo del Secretario General de cada entidad.

OBJETIVOS

- Objetivo General

Consolidar la información del trámite de comisiones al exterior para analizar,

a través de algunas variables, las características, la gestión y acción

internacional de cada uno de los sectores e identificar acciones de mejoras

del sistema.



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- Objetivos Específicos A) Identificar las características demográficas, entendidas como destino, de

las solicitudes de comisión al exterior.

B) Identificar las características intrínsecas a las solicitudes de comisiones al

exterior.

C) Evaluar el adecuado uso del aplicativo de gestión de comisiones al

exterior.

D) Analizar por sector la acción a nivel internacional.

E) Identificar posibles ajustes para optimizar el sistema.

ALCANCE

Este documento caracteriza a las entidades públicas frente al trámite de comisiones al

exterior, realizado en cumplimiento del inciso tercero del artículo 2.2.5.5.23 del Decreto

648 de 2017 que modificó el decreto 1083 de 2015.

EQUIPO DE CARACTERIZACIÓN

- Alfy Rosas Sánchez, Asesor delegado por el Director del Departamento

- Juan David Serna - Secretario del Grupo de Atención a la Ciudadanía

VARIABLES Y NIVELES DE DESAGREGACIÓN DE INFORMACIÓN

La Dirección del Departamento ha identificado los siguientes niveles y variables para

realizar la presente caracterización de usuarios:

- Niveles:

Intrínseco

A) Tipo de comisión (servicios o estudios).

B) Duración de la comisión.

C) Tiempo de respuesta entre la solicitud y la aprobación.

D) Tiempo de entre la aprobación y la fecha de salida del comisionado.



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4

Geográfico

A) País destino de la comisión

B) Ciudad destino de la comisión

Tipo Organizacional

A) Sector y/o Entidad

Demográfico

A) Nombre del comisionado

B) Tipo de documento de identificación

C) Número de documento

D) Identificación Cargo

Comportamiento Organizacional

A) Número de comisiones tramitadas por el aplicativo

B) Número de comisiones tramitadas por medio físico (a partir del próximo

informe de comisiones al exterior.)

MECANISMOS DE RECOLECCIÓN DE INFOMACIÓN

La información del procedimiento de trámite y autorización de comisiones al exterior reposa en su mayoría en los informes que arrojan el aplicativo en línea. Otro porcentaje reposa en los archivos físicos del DAPRE, para aquellas comisiones que por razones particulares se tramitan por fuera del aplicativo debido a los tiempos de su trámite por notables necesidades del servicio. Para el presente ejercicio de caracterización, se tomaron en cuenta las solicitudes registradas entre el 01 de julio de 2018 y el 30 de junio de 2019. Descripción del trámite El trámite de autorización de comisiones al exterior está definido así: “Autorización de comisiones al exterior de invitaciones de Gobiernos Extranjeros u

organismos internacionales para aprobación o a la materialización de una misión oficial,

remitidas por los Ministerios, Departamentos Administrativos, Unidades Administrativas



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Especiales, Superintendencias, Establecimientos Públicos, Empresas Industriales y

Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta asimiladas al régimen legal

aplicable a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado del Orden Nacional, así como

a los miembros de las Juntas o Consejos Directivos o Superiores de Entidades

Descentralizadas del Orden Nacional que tengan la calidad de servicios públicos. Para el

seguimiento el funcionario que realiza la solicitud podrá conocer el estado de la misma a

través del sistema. Para conocer si la comisión al exterior le fue autorizada contacte al

funcionario que realizó el trámite”

El trámite funciona así:

NORMATIVIDAD APLICABLE AL TRÁMITE DE COMISIONES AL EXTERIOR

- Normatividad externa

Decreto 1083 de 2015, inciso cuarto del artículo 2.2.5.5.23, señala que: "Toda

comisión de estudios o de servicios fuera del país, que se vaya a conferir a

empleados de la Rama Ejecutiva del orden nacional, con o sin cargo al erario

público, requerirá de la previa autorización del Director del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República. Las comisiones de estudio y de

servicio al exterior de los superintendentes, gerentes, directores, presidentes o

rectores de entidades centralizadas y descentralizadas de la rama ejecutiva del

orden nacional, cuyo nombramiento sea de competencia del Presidente de la



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República, serán conferidas por el ministro o director de departamento

administrativo cabeza de sector."

Decreto 648 de 2017 (que modificó el decreto 1083 de 2015), inciso cuarto del

artículo 2.2.5.5.23, indica lo siguiente: “Toda comisión de estudios o de servicios

fuera del país, que se vaya a conferir a empleados de la Rama Ejecutiva del orden

nacional, con o sin cargo al erario público, requerirá de la previa autorización del

Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Las

comisiones de estudio y de servicio al exterior de los superintendentes, gerentes,

directores, presidentes o rectores de entidades centralizadas y descentralizadas de la

rama ejecutiva del orden nacional, cuyo nombramiento sea de competencia del

Presidente de la República, serán conferidas por el ministro o director de

departamento administrativo cabeza de sector”.

Decreto 1338 de 2015 artículo 11, preceptúa que: "toda comisión al exterior que

conlleve o no erogación del erario público deberá contar con la autorización previa

del Ministro de la Presidencia de la República hoy denominado Secretario General de

la Presidencia de la República."

Directiva Presidencial No. 9 de 2018, establece diversas reglas de austeridad

relacionadas con las comisiones al exterior del país, enfatizando en temas como los

tiquetes aéreos y los viáticos.

Directiva presidencial No. 11 del 6 de septiembre de 2002, cuya finalidad radica en

la aplicación del criterio de austeridad del gasto, con el fin de que el esfuerzo que

implica para el erario los viajes al exterior esté plenamente justificado para el país.

De esta forma, la directiva preceptúa, entre otras cosas, lo siguiente:

"1. Las autorizaciones para aceptar invitaciones de gobiernos o entidades

extranjeras sólo se tramitarán cuando no impliquen costos para el erario y

sean indispensables y convenientes para el país, lo cual debe estar

plenamente justificado.



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2. Las comisiones de estudios y servicios al exterior deben limitarse a lo

realmente urgente, indispensable y conveniente para el país, hecho que debe

estar plenamente justificado.

3. El Secretario General de la Presidencia de la República debe impartir

autorización previa para toda comisión de estudios o servicios fuera del país

que se pretenda otorgar con cargo a recursos del presupuesto nacional. Esta

autorización es requisito para la expedición de los actos administrativos

relacionados con las comisiones al exterior."

Resolución 179 de 2017. Esta resolución, si bien es cierto hace referencia al trámite de

comisiones al exterior, solamente es aplicable para las siguientes entidades: (i) aeronáutica

Civil, (ii) INVIMA, (iii) Fuerzas Militares, (iv) Superintendencia Financiera, (v) Prórrogas de

comisiones de estudios. Tiene como finalidad establecer la autorización expedita de ciertas

comisiones, precisamente por su naturaleza y por las necesidades propias del servicio.

ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

En el periodo bajo análisis se tiene un universo de 13.824 comisiones tramitadas a través del aplicativo en línea,1 bien sea comisiones ordinarias o las que trata la resolución 179 de 2017 que tienen un trámite expedito. El trámite en físico corresponde a aquellas comisiones que el aplicativo no permitió ingresar por estar fuera de los tiempos permitidos en el sistema y que serán consolidadas y analizadas para la próxima versión de este informe.

1 https://comisionesext.presidencia.gov.co



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De las 13.824 comisiones solicitadas por el aplicativo, el 98 %, equivalentes 13.487, fueron

autorizadas; mientras que el 2 %, igual a 337 peticiones de comisión, fueron catalogadas

como sin trámite (que incluye no aprobaciones y no continuidad con el trámite del

proceso).

Al analizar las solicitudes de comisión se identifican cinco sectores con el mayor número de

solicitudes: (i) Ministerio de Defensa – 69.50 %, (ii) Ministerio de Relaciones Exteriores –

5.61 %, (iii) Unidad Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil - Aeronáutica Civil – 4.17

%, (iv) Ministerio de Salud y Protección Social – 2.39 % y (v) Ministerio de Hacienda y

Crédito Público 2.16 %.

Fuente: Presidencia de la República

Por la naturaleza de algunas comisiones del Ministerio de Defensa, la Unidad

Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil - Aeronáutica Civil y el Ministerio de Salud y



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Protección Social, la Resolución 179 de 2017 emanada del Departamento Administrativo de

la Presidencia de la República - DAPRE, establece que algunas de sus comisiones tienen

autorización previa de carácter general.

Esto implica que, pese a que deben seguir el conducto regular, cargando toda la

información al sistema, cuentan con una autorización para un grupo seleccionado de sus

comisiones. No obstante, esta resolución solamente ha sido implementada por el

Ministerio de Defensa.

De las comisiones aprobadas en el sistema 10.947 correspondieron a comisiones de

servicios y 2.877 a comisiones de Estudio, tal y como se grafica a continuación:

Como se observa, el 79.19 % de las comisiones tramitadas corresponde a comisiones de

servicios, mientras que el 20.81 % restante, hace referencia a comisiones de estudio.

La siguiente tabla muestra de manera desagregada la distribución por tipo de comisión

para cada sector:



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Tabla 1:

Tipo de comisiones por sector

Sector Comisión

de estudios Comisión

de servicios Total

comisiones

Unidad Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil 109 468 577

Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia 7 33 40

Agencia para la Reincorporación y la Normalización2 0 8 8

Ministerio de Relaciones Exteriores 180 596 776

Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación 4 21 25

Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el

Aprovechamiento del Tiempo Libre 0 13 13

Departamento Administrativo Nacional de Estadística 42 82 124

Dirección Nacional de Inteligencia 7 25 32

Departamento Nacional de Planeación 11 69 80

Departamento para la Prosperidad Social 14 55 69

Departamento Administrativo de la Función Publica 3 25 28

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural 11 77 88

Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible 55 174 229

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo 58 198 256

Ministerio de Cultura 19 51 70

Ministerio de Defensa 1.929 7.679 9.608

Ministerio de Educación Nacional 37 72 109

Ministerio de Hacienda y Crédito Público 71 228 299

Ministerio del Interior 6 24 30

Ministerio de Justicia y del Derecho 57 204 261

Ministerio de Minas y Energía 33 155 188

2 La Agencia Colombia para la Reintegración - ACR se convirtió en la Agencia Colombiana para la Reintegración y Normalización – ARN.



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Ministerio de Salud y Protección Social 92 239 331

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones 7 87 94

Ministerio del Trabajo 92 198 290

Ministerio de Transporte 12 127 139

Ministerio de Vivienda, Cuidad y Territorio 12 9 21

Unidad de Gestión del Riesgo de Desastres 8 31 39

Totales 2.876 10.948 13.824 Fuente: Presidencia de la República

Al revisar los datos por destino, resultó que Estados Unidos con 5.220 solicitudes- 37,76 %

es el principal sitio destino de las solicitudes, seguido por Panamá con 862 solicitudes - 6,24

%, después Egipto con 689 solicitudes - 4,98 %, en cuarto lugar Perú con 597 solicitudes -

4,32 %, en quinta posición Chile con 545 solicitudes - 3,94 % y, cerrando la lista de destinos

principales, México con 528 solicitudes – 3, 82 %. Esta clasificación cuantitativa obedece a

las reuniones – negociaciones de los convenios y tratados que el gobierno colombiano

mantiene y estructura con el establecimiento americano, los esfuerzos por el

fortalecimiento de las relaciones regionales y la capacitación de las fuerzas militares en

eventos internacionales.

Comisiones con recursos del erario:

En los requerimientos asociados a la radicación de la solicitud de comisión en el aplicativo,

la entidad requirente debe especificar el origen de los viáticos y pago de los pasajes aéreos.

Así pues, de las 13.824 comisiones solicitadas, el 61.86 % - 8.552 tenía los gastos de

desplazamiento cubiertos por el organismo, entidad o Estado del que se desprendía la

invitación o responsabilidad de desarrollo del evento al que asiste el encargado; mientras

que, 38.14 % - 5.272 requerían de recursos de la hacienda.

En relación a el pago de pasajes aéreos para el desplazamiento, 9570 solicitudes,

equivalentes al 69.23 %, fueron cubiertas por terceros y 4254, representadas en un 30.77

%, fueron cubiertas con recursos del Estado. Lo anterior demuestra, que, aunque el

volumen de comisiones es alto, su impacto en el erario no es total, ya que, tanto en viáticos

como pago de pasajes aéreos, lo costeado por el Estado no supera el 40 %.



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12

Comisiones discriminadas por sector:

En lo posterior, se presenta gráficamente y en tablas la información de las comisiones

segregada por sector:

- Agencia para la Reincorporación y la Normalización:

Tabla 2:

Desagregado comisiones ARN

Agencia para la Reincorporación y la Normalización Cantidad

Total comisiones 8

Comisiones autorizadas 8

Comisiones no autorizadas 0

Comisión de estudios 0

Comisión de servicios 8 Fuente: Presidencia de la República




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13

- Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia:

Tabla 3:

Desagregado comisiones APC

Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia Cantidad

Total comisiones 40








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14

- Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación:

Tabla 4:

Desagregado comisiones COLCIENCIAS

Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e

Innovación Cantidad

Total comisiones 25








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15

- Departamento Administrativo de la Función Pública:

Tabla 5:

Desagregado comisiones DAFP

Departamento Administrativo de la Función Publica Cantidad

Total comisiones 28








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- Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el

Aprovechamiento del Tiempo Libre:

Tabla 6:

Desagregado comisiones COLDEPORTES

Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física

y el Aprovechamiento del Tiempo Libre Cantidad

Total comisiones 13








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17

- Departamento Administrativo Nacional de Estadística:

Tabla 7:

Desagregado comisiones DANE

Departamento Administrativo Nacional de Estadística Cantidad

Total comisiones 124








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18

- Departamento Nacional de Planeación:

Tabla 8:

Desagregado comisiones DNP

Departamento Nacional de Planeación Cantidad

Total comisiones 80








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19

- Departamento para la Prosperidad Social:

Tabla 9:

Desagregado comisiones DPS

Departamento para la Prosperidad Social Cantidad

Total comisiones 69








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20

- Dirección Nacional de Inteligencia:

Tabla 10:

Desagregado comisiones DNI

Dirección Nacional de Inteligencia Cantidad

Total comisiones 32








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21

- Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural:

Tabla 11:

Desagregado comisiones Min. Agricultura

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Cantidad

Total comisiones 88








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22

- Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible:

Tabla 12:

Desagregado comisiones MinAmbiente

Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible Cantidad









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23

- Ministerio de Comercio, Industria y Turismo:

Tabla 13:

Desagregado comisiones MinComercio

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Cantidad









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24

- Ministerio de Cultura:

Tabla 14:

Desagregado comisiones MinCultura

Ministerio de Cultura Cantidad

Total comisiones 70








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25

- Ministerio de Defensa:

Tabla 15:

Desagregado comisiones MinDefensa

Ministerio de Defensa Cantidad

Total comisiones 9.608

Comisiones autorizadas 9.387


Comisión de estudios 1.929

Comisión de servicios 7.679 Fuente: Presidencia de la República




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26

- Ministerio de Educación Nacional:

Tabla 16:

Desagregado comisiones MinEducación

Ministerio de Educación Nacional Cantidad









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Proceso

asociado

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27

- Ministerio de Hacienda y Crédito Público:

Tabla 17:

Desagregado comisiones MinHacienda

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Cantidad








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Proceso

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28

- Ministerio de Justicia y del Derecho:

Tabla 18:

Desagregado comisiones MinJusticia

Ministerio de Justicia y del Derecho Cantidad









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29

- Ministerio de Minas y Energía:

Tabla 19:

Desagregado comisiones MinMinas

Ministerio de Minas y Energía Cantidad









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Proceso

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30

- Ministerio de Relaciones Exteriores:

Tabla 20:

Desagregado comisiones MinRelaciones

Ministerio de Relaciones Exteriores Cantidad









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31

- Ministerio de Salud y Protección Social:

Tabla 21:

Desagregado comisiones MinSalud

Ministerio de Salud y Protección Social Cantidad









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32

- Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones:

Tabla 22:

Desagregado comisiones MinTIC

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Cantidad

Total comisiones 94








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asociado

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33

- Ministerio de Transporte:

Tabla 23:

Desagregado comisiones MinTransporte

Ministerio de Transporte Cantidad









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Proceso

asociado

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34

- Ministerio de Vivienda, Cuidad y Territorio:

Tabla 24:

Desagregado comisiones MinVivienda

Ministerio de Vivienda, Cuidad y Territorio Cantidad

Total comisiones 21








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35

- Ministerio del Interior:

Tabla 25:

Desagregado comisiones MinInterior

Ministerio del Interior Cantidad

Total comisiones 30








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36

- Ministerio del Trabajo:

Tabla 26:

Desagregado comisiones MinTrabajo

Ministerio del Trabajo Cantidad









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Proceso

asociado

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37

- Unidad Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil:

Tabla 27:

Desagregado comisiones AeroCivil

Unidad Administrativa Especial de la Aeronáutica

Civil Cantidad









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38

- Unidad de Gestión del Riesgo de Desastres:

Tabla 28:

Desagregado comisiones UNGRD

Unidad de Gestión del Riesgo de Desastres Cantidad

Total comisiones 39






ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL USUARIO

Con la finalidad de tener un contexto adecuado sobre el trámite de comisiones al exterior y

la caracterización de usuarios, se hace indispensable presentar las encuestas que cada uno

de esos usuarios realizó sobre la satisfacción o no satisfacción del servicio a cargo del

DAPRE.

En este sentido, semestralmente se realiza las encuestas a los usuarios, por lo que a

continuación se presentarán los resultados de la efectuada el primer semestre del 2019, y

algunos aspectos se compararán con los del último semestre de 2018.



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39

Durante el primer semestre del año 2019, fueron 26 entidades las solicitantes, de las cuales

9 respondieron la encuesta de satisfacción al cliente, lo que significa que el porcentaje de

respuesta vs las entidades solicitantes fue de 34.62 %.

Todas las encuestas realizadas obtuvieron resultados superiores a 4, lo que equivale a la

calificación de Clientes Satisfechos, con una calificación general de 4,73 al promediar los

valores datos a las cinco preguntas de las encuestas.

Al comparar los resultados del periodo con su inmediato, el porcentaje de las encuestas

continúa en 100 % en el comparativo de porcentajes de Clientes Satisfechos, como lo

evidencia la siguiente gráfica:

Esta continuidad en el valor del porcentaje de satisfacción en clientes, demuestra el buen

servicio prestado por la entidad e impulsa a continuar con los estándares de atención

establecidos.

En cuanto al nivel de satisfacción general, se registró un descenso de 1.33 puntos

porcentuales entre el segundo semestre del 2018 y el primer semestre del año 2019,

pasando de 96 % a 94.67 %, ilustrado en la gráfica:

Pasando de lo general a lo específico, en lo siguiente se presentarán los valores asociados a

cada una de las preguntas realizadas en la encuesta:

Fuente: Oficina de Planeación

DAPRE



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Pasando de lo general a lo específico, en lo siguiente se presentarán los valores asociados a

cada una de las preguntas realizadas en la encuesta:

Tabla 29:

Satisfacción del servicio

No. Preguntas

2do semestre 2018

1er semestre 2019

1 ¿Cuál es el nivel de satisfacción frente al tiempo que la Presidencia de la República lleva en realizar la autorización de comisiones al exterior, registradas por su Entidad a través del sistema? 4.69 4.78

2 ¿Qué tan satisfecha está su Entidad, con el aplicativo para el registro de la solicitud de autorización de comisiones al exterior? 4.85 4.56

3 ¿Cómo califica la facilidad para el manejo del aplicativo y la seguridad de la información registrada en el mismo? 4.69 4.56



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Proceso

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4 ¿Qué tan satisfecha esta su Entidad, frente a la oportunidad en la actualización de la información que le permita conocer el estado del trámite? 4.92 4.78

5 ¿Qué tan satisfecha esta su Entidad, frente a los requisitos que deben cumplir para realizar éste trámite? 4.91 5

Promedios de respuesta 4.81 4.74 Fuente: Presidencia de la República

Al comparar los resultados obtenidos en los dos semestres evaluados, solo la pregunta 1 y

5 aumentaron las calificaciones dadas por los usuarios del aplicativo. Subiendo, un 0.9 y

0.09, pasando de 4.69 a 4.78 y 4.91 a 5, respectivamente del año 2018 al año 2019. Las

demás preguntas de la encuesta, 2 – 3 – 4, que redujeron la apreciación de los clientes en

0.29, 0.13 y 0.14, descendiendo de 4.85 a 4.56, 4.69 a 4.56 y 4.92 a 4.78, respectivamente.

El ejercicio comparativo no arroja cambios dramáticos en el nivel de apreciación de los

clientes del aplicativo, ya que ningún valor cuantitativo aumenta o se reduce por encima de

un punto. Finalmente, la valoración promedio del aplicativo y servicios, se redujo en 0.07,

pasando de 4.81 a 4.74 del segundo semestre del año anterior al primer trimestre del año

en curso.

Vale la pena mencionar los cinco puntos alcanzados en el ejercicio de valoración del

servicio y los trámites necesarios para realizar el trámite de las comisiones al exterior. Lo

anterior, indica que los esfuerzos tendientes a la racionalización del trámite empiezan a

surtir efectos en el proceso y sus usuarios.



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Proceso

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42

A continuación, se muestra, gráficamente, lo mencionado:


Finalmente, en una revisión cuantitativa y porcentual en los niveles de satisfacción (6

especificados en la primera parte de este documento) de cada pregunta se evidencia lo

siguiente:

Tabla 30:

Pregunta 1

PREGUNTAS_1. ¿Cuál es el nivel de satisfacción frente al tiempo que la Presidencia de la República lleva en realizar la autorización de comisiones al exterior,

registradas por su Entidad a través del sistema? Porcentaje

Muy Satisfecho = 5 78%

7

Satisfecho = 4 22%

2

Medianamente Satisfecho = 3 0%

0

Insatisfecho = 2 0%



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0

Muy Insatisfecho = 1 0%

0

No Responde 0%

0

Total

9 100%


De las 9 encuestas realizadas el 78 %, 7 usuarios, manifestaron sentirse muy satisfechos

con el servicio recibido, frente al 22 %, 2 clientes, que se declararon satisfechos con la

prestación solicitada.

Tabla 31:

Pregunta 2

PREGUNTAS_2. ¿Qué tan satisfecha está su Entidad, con el aplicativo para el registro de la solicitud de autorización de comisiones al exterior?

Porcentaje


6

Satisfecho = 4 22%

2


1

Insatisfecho = 2 0%

0


0

No Responde 0%

0

Total

9 100%




prestación solicitada y un 11%, 1 usuario, que afirma estar medianamente satisfecho.



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Proceso

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Versión


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44

Tabla 32:

Pregunta 3

PREGUNTAS_3. ¿Cómo califica la facilidad para el manejo del aplicativo y la seguridad de la información registrada en el mismo?

Porcentaje


5

Satisfecho = 4 44%

4


0

Insatisfecho = 2 0%

0


0

No Responde 0%

0

9 100%





Tabla 33:

Pregunta 4

PREGUNTAS_4. ¿Qué tan satisfecha esta su Entidad, frente a la oportunidad en la actualización de la información que le permita conocer el estado del trámite?

Porcentaje


7

Satisfecho = 4 22%

2


0



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Proceso

asociado

Versión


02

45

Insatisfecho = 2 0%

0


0

No Responde 0%

0

9 100%



con el servicio recibido, frente al 22 %, 2 clientes, que se declaró satisfecho con la


Tabla 33:

Pregunta 5

PREGUNTAS_5. ¿Qué tan satisfecha esta su Entidad, frente a los requisitos que deben cumplir para realizar éste trámite?

Porcentaje


9

Satisfecho = 4 0%

0


0

Insatisfecho = 2 0%

0


0

No Responde 0%

0

9 100%



con el servicio recibido.



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Proceso

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Comentarios – Sugerencias - Observaciones

Adicional a lo expuesto desde la consolidación y análisis cuantitativa de los resultados, los

clientes tienen la opción de realizar observaciones, comentarios y sugerencias al servicio

prestado y el aplicativo/herramienta para la solicitud de comisión de servicio y estudio al

exterior.

Se transcriben, sin modificación alguna, los comentarios recibidos:

“Gracias por la colaboración que nos brindan cuando tenemos dudas e inquietudes,

sobretodo al doctor Alfy Rosas que siempre tiene la disposición y el servicio para

colaborarnos.”

“Una observación, en el 2017 implementaron en el sistema el campo "Reso. 179/2017" que

es para aplicar un check en caso de que el trámite que se estaba gestionando fuera de

competencia de la citada Resolución 179 del 14 de marzo de 2017, a finales de ese año

realicé una consulta de cómo afectar dicho campo, ya que por defecto esta en "NO" y no se

evidencia por donde se puede cambiar ese estado para los casos en que si aplicase, dicha

consulta no ha sido resuelta hasta el día de hoy. Para los casos en que si aplique esa opción

se esta registrando dicha información en el campo de "Observaciones". Sería bueno tener

respuesta de como afectar ese campo y que cumpla con la función por el cual fue creado.”

“En ocasiones la plataforma se cae aun estando activo realizando registro, existe una casilla

en la que nombran con número de Resolución frente a esta nos gustaría que a través de la

plataforma subieran la resolución en casos de aceptación de invitación. Que en la casilla de

justificación permita copiar y pegar texto.”

“Sería útil que la actualización de la contraseña se pueda hacer por internet y que cada

usuario pueda definir su contraseña por seguridad”

“Seria importante contar con mas caracteres para registrar correctamente el objeto de la

comision. Asi mismo contar con la posibilidad de incluir signos ortograficos y signos que

ayuden con una mejor redaccion en el objeto, la justificacion y las observaciones cuando se

requiera. Aumentar el tiempo del registro ya que ocasionalmente se presentan situaciones

que se deben atender con urgencia y el sistema nos saca del aplicativo perdiendola

informacion que habia sido registrada.”

“La Entidad esta conforme.”



EXTERIOR

Proceso

asociado

Versión


02

47

Estas observaciones, son recogidas al momento de hacer el informe y se hacen insumos

vitales y de profunda importancia para el manejo del aplicativo y sus posibles mejoras,

tanto en funcionamiento técnico como humano.

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Director del Departamento

caracterizaciÓn de usuarios - presidencia · informe de comisiones al exterior.) ... en cuenta las...

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