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CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO SOBRE: SISTEMA, ADMINISTRACIÓN,
PLANIFICACIÓN, UTILIDADES, FLUJO DE EFECTIVO
En este capítulo se presenta información teórica sobre las variables involucradas en
la temática, las cuales en forma individual darán a conocer sus aspectos relevantes.
A. SISTEMA
Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano)
o puede ser abstracto o conceptual (un software), tienen límites o fronteras, que los
diferencian del ambiente.
El ambiente es el medio en externo que envuelve física o conceptualmente a un
sistema, tiene interacción con el ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le
devuelven salidas.
1. DEFINICIÓN
• L. von Bertalanffy (1968): Un sistema es un conjunto de unidades en
interrelación."
• Ferdinand de Saussure (1931): "Sistema es una totalidad organizada, hecha
de elementos solidarios que no pueden ser definidos más que los unos con
relación a los otros en función de su lugar en esa totalidad."
• J. Meyer Es un conjunto de elementos estructurados e interconectados de una
manera definida.
En conclusión se puede definir que sistema es: "un conjunto de elementos humanos,
materiales y financieros, íntimamente relacionados que actúan entre sí aspirando
obtener los objetivos proyectados".
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El enfoque de sistemas revolucionó los enfoques administrativos existentes. Concibe
a las empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan
y afectan mutuamente1.
Los orígenes de este enfoque se remonta a las concepciones aristotélicas de "causa
y efecto", y que todo entero forma parte de otro mayor. La teoría moderna de
sistemas se desarrolló por los aportes de Ludwing Von Bertalanffy, quién indicó que
no existe elemento físico o químico independiente; todos los elementos están
integrados en unidades relativamente interdependientes.
Fue en 1954 cuando Kenneth Boulding escribió un artículo titulado "La teoría general
de sistemas y la estructura científica". Este artículo es considerado de gran
relevancia porque revolucionó el pensamiento científico y administrativo.
La teoría general de los sistemas, afirma que las propiedades de los sistemas, no
pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se
presenta cuando se estudian globalmente y está fundamentada en tres premisas
básicas:
1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro
más grande.
2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se
examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros
sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se
caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los
otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, ésto es,
pierde sus fuentes de energía.
1 GENERALIDADES SOBRE LA ADMINISTRACION[En linea] http://www.aulafacil.com [citado el 18 de abril de 2007]disponible en http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-1.htm
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3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas
biológicos y mecánicos ésta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por
ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que
permite contracciones.
El análisis de las organizaciones vivas revela “lo general en lo particular” y
muestra, las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y
sobrevivir en un ambiente típico. Los sistemas vivos sean individuos u
organizaciones, son analizados como “sistemas abiertos”, que mantienen un
continuo intercambio de materia, energía e información con el ambiente.
2 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS.
Obedece a diversos criterios, entre los más importantes se mencionan:
En cuanto a su constitución material y objetiva, pueden ser físicos o abstractos:
• Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y
cosas reales. El hardware.
• Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas.
Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.
En cuanto a su naturaleza, grado de interacción con otros sistemas, pueden ser
cerrados o abiertos:
• Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los
rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún
recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no
existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos
sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera
con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica
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el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos
y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una
salida invariable, como las máquinas.
• Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de
entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son
adaptativos para sobrevivir, su estructura es óptima cuando el conjunto de
elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación
adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-
organización.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados y pueden desarrollarse en dirección a
un estado de creciente orden y organización, restauran su propia energía y reparan
pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar
a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y
de la sociedad.
Modelo genérico de sistema abierto
SistemaFME/Sistema_Pyme
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• Su capacidad de respuesta: activos, pasivos y reactivos.
• Su movilidad interna: estáticos, dinámicos, homeostáticos y probabilísticas.
• Su grado de dependencia: independientes e interdependientes.
• Por la complejidad de sus elementos: Complejos; Simples
Los sistemas se componen de subsistemas, por ejemplo, el cuerpo humano, que es
un sistema y cuenta además con subsistemas circulatorio, respiratorio, nervioso, etc.
Una empresa está compuesta por los subsistemas de finanzas, personal, mercadeo,
etc. De igual forma, todo sistema forma parte integral de otro más grande,
comúnmente llamado macrosistema o suprasistema. Por ejemplo, un árbol es un
sistema que forma parte del macrosistema vegetal, y éste forma parte de la ecología
del planeta, y así sucesivamente
3. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o
partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por
alguna forma de interacción o interdependencia.
Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas.
De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).
• Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los
elementos u objetos, como también las relaciones, definen una distribución
que trata siempre de alcanzar un objetivo.
• Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con
probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como
un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto.
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Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un
suprasistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por
todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo,
dado un cierto número de restricciones
Las propiedades que la distinguen son:
FLEXIBILIDAD: deben ajustarse en función de su medio, cuando en éste surjan
cambios, el sistema debe tener la capacidad de adaptarse a ellos.
EFICIENCIA: el sistema debe obtener sus propósitos, haciendo uso optimo de los
recursos.
ESTABILIDAD: significa el estado permanente de funcionamiento eficaz del sistema,
frente a las acciones de factores externos.
SINERGIA: es la propiedad por la cual capacidad de actuación del sistema es
superior a la de sus componentes o elementos sumados individualmente.
4. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
Permiten estudiar los problemas que se dan en el desarrollo de una actividad, en
forma integrada; ya que todos sus elementos están interrelacionados entre sí y son
interdependientes formando un todo organizado.
Mediante el estudio de los sistemas, se conocen sus elementos y la forma en que
operan, sus límites, relaciones internas y externas. El fin es regular o sincronizar
acciones como las operaciones de entradas y salidas de una empresa, lo cual va
diferir dependiendo del tipo de sistema elaborado y el objetivo que éste lleve.
En la actividad empresarial, los sistemas han sido mencionados como algo esencial,
ya que se relacionan con la definición de una empresa como un conjunto coordinado
de elementos que aspira obtener con eficacia los objetivos proyectados, por el hecho
de que la coordinación se refiere a la interrelación de los elementos humanos,
materiales y financieros.
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5. ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS.
El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes
arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción
dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema.
Existen cuatro elementos básicos para su funcionamiento:
5.1 ENTRADA O INSUMOS: son aquellos elementos que ingresan al sistema
para ser transformados en producto final o que sirven para desarrollar un proceso de
transformación. Es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la
energía para la operación del sistema.
5.2 PROCESADOR: es aquel elemento del sistema que transforma los insumos
en productos, cumpliendo de esta forma el propósito para el cual ha sido diseñado el
sistema. Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de
las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja
negra, en la que entra los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.
5.3 SALIDAS O PRODUCTOS: son los resultados esperados de acuerdo a los
propósitos para los cuales se ha diseñado el sistema, éstos pueden ser trasladados a
usuarios definidos o pueden pasar a formar parte de otros sistemas como insumos o
entradas.
Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los
resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el
objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los
resultados de los subsistemas con intermedios.
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5.4 RETROALIMENTACIÓN: es un proceso mediante el cual se comparan los
productos del sistema con lo programado en forma anticipada. Este proceso tiene
como objetivo determinar si el sistema necesita que se le hagan ajustes internos para
que se mejoren los resultados. Es la función de retorno del sistema que tiende a
comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro
de aquel estándar o criterio.
Gráficamente, una empresa vista como sistema se representa de la siguiente manera
6. LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO
Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX: “Un organismo social se asemeja
a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales:
• En el crecimiento.
• En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.
• En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una
creciente interdependencia.
• Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus
unidades componentes.
• Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por
creciente heterogeneidad.
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Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional,
enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados
cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar
de probabilísticas. Un sistema determinístico es aquel en que un cambio específico
en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema
requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según
Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables
organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos.
7. CARACTERÍSTICAS DE LAS EMPRESAS COMO SISTEMAS
ABIERTOS
Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos.
Algunas características básicas de las organizaciones son:
Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: la
organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin
fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los
sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento
humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas,
respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar
que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un
comportamiento previsible.
Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes
menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas.
Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción,
produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes
independientemente.
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Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema,
afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema
reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.
Homeostasis o estado firme: la organización puede alcanzar el estado firme, solo
cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La
unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa,
los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados.
Fronteras o límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del
sistema. Podría no ser física. Una frontera consiste en una línea cerrada
alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor
intercambio (de energía, información) con el sistema.
Morfogénesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas
mecánicos y aÚn de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar
sus maneras estructurales básicas, es identificada por Buckley como su
principal característica identificadora.
B. ADMINISTRACIÓN
1. GENERALIDADES:
La administración aparece desde tiempos muy remotos, desde el momento en que
aparece el hombre. Las primeras manifestaciones reciben el nombre de acto
administrativo. Toda organización debe llevar a cabo una administración adecuada
en la empresa, para lograr un eficiente funcionamiento, debido a que es responsable
de darle buen uso a los recursos de los cuales se dispone.
Comenzó como una teoría dedicada inicialmente a estudiar algunos pocos aspectos
y variables de la organización, se orientó solo a los problemas mas concretos e
inmediatos desde el punto de vista de su aplicación; luego, fue expandiéndose,
ampliando su objeto de estudio de manera paulatina. Además, la expansión y
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ampliación no fueron uniformes si no que cambiaron enormemente con las escuelas,
teorías administrativas, aspectos y variables que cada una de ellas consideró
pertinentes para fundamentar conclusiones o solucionar los problemas más
importantes que enfrentaban en esa época2.
La palabra Administración proviene del latín (Ad, dirección hacia, tendencia; minister,
comparativo de inferioridad, y el sufijo ter, que indica subordinación u obediencia, es
decir, quien cumplen una función bajo el mando de otro, y le presta un servicio a
otro) y significa subordinación y servicio.
1.1 La administración como ciencia:
La administración es considerada una ciencia social compuesta de principios
técnicos y prácticos y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer
sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden
alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr.
La ciencia es conocimiento organizado. La característica esencial de cualquier
ciencia es la aplicación del método científico al desarrollo del conocimiento. Así se
dice que una ciencia tiene conceptos claros, teóricos y otros conocimientos
acumulados que se han desarrollado a partir de hipótesis, experimentación y análisis.
La ciencia de la administración es un cuerpo de conocimientos sistematizados,
acumulados y aceptados con referencia a la compresión de las verdades generales
relativas a la administración.
1.2 La administración como arte:
La administración, al igual que otras actividades o disciplinas, es un arte. Se trata de
conocer y aplicar la tecnología. Consiste en hacer cosas a la luz de las realidades de
2CHIAVENATO, IDALBERTO. Introducción a la Teoría General de la Administración. 3ra. Edición. Edit. McGraw-Hill. 1992. ISBN 958-41-0161-7
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una situación. Sin embargo, los directivos pueden trabajar mejor usando el
conocimiento, organizado acerca de la administración, y es éste conocimiento,
elemental o avanzado, exacto o inexacto, el que constituye una ciencia en la medida
en que este bien organizado y pertinente. Por lo tanto la administración como una
práctica o actividad es considerada como un arte.
A medida que la ciencia avanza, lo mismo debería ser el arte, como ha sucedido en
las ciencias físicas y biológicas. Sin lugar a dudas, la ciencia que sustenta la
administración es muy imperfecta e inexacta. Esto es así porque las numerosas
variables de las que se ocupan los directivos son extremadamente complicadas, pero
el conocimiento administrativo disponible puede mejorar la práctica administrativa.3.
La administración es el arte de obtener resultados máximos con un mínimo de
esfuerzos, tanto para asegurar un máximo de prosperidad y satisfacción a patronos y
trabajadores como para dar al cliente el mejor servicio posible.
El arte de administrar es una facultad personal creativa con el agregado de la
habilidad en su desempeño.
2. DEFINICIÓN.
Dentro de los principales pioneros de la administración, encontramos a los
siguientes, los cuales definen a la administración como:
• George R. Ferry: Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante el
esfuerzo ajeno.
• Koontz y O’Donnell: “La dirección de un organismo social y su efectividad en
alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”.
• Henry Fayol (considerado como el verdadero padre de la Administración
moderna), dice que "administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar".
3 KOONTZ, WEIHRIWH, Administración Una Perspectiva Global, Onceava Edición, Editorial Mc Graw Hill, México 1998.
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• Brook Adams. La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías
sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas
puedan operar como una sola unidad.
En conclusión, se puede definir que la administración es: “El proceso de lograr que
las cosas se realicen por medio de la planeación, organización, delegación de
funciones, integración de personal, creando y manteniendo un ambiente en el cual la
persona se pueda desempeñar sacando a relucir su potencial y lograr así los
propósitos y objetivos de la empresa”.
3. ANTECEDENTES
Las personas han sido administradas en grupos y en organizaciones desde los
tiempos de la prehistoria. Aún las tribus más simples de cazadores y recolectores
reconocían y obedecían a un líder o a un grupo responsable de tomar decisiones y
del bienestar de esos grupos.
A medida que las sociedades crecieron y se hicieron más complejas, fue más notoria
la necesidad de contar con administradores; esto llevó a los académicos de aquella
época a ponderar la naturaleza de la administración en forma intuitiva.
4. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN La importancia de la administración radica en que es trascendente en la vida del
hombre, porque es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier
organismo social, pues simplifica el trabajo para lograr mayor productividad, rigidez y
efectividad, incluso en la vida diaria es necesaria, la administración.
Algunos de los argumentos más relevantes que fundamenta la importancia de esta
disciplina son4:
• Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta
4CHIAVENATO, IDALBERTO. Introducción a la teoría general de la administración. Quinta edición. Editorial Mc Graw – Hill Interamericana .México 1999. Paginas. 320 - 321,342 - 344. ISBN 970-102786-8.
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es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo
social.
• Simplificación del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios,
métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.
• Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa
están en relación directa con la aplicación de una buena administración.
• Bien común: A través de los principios de administración se contribuye al
bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el
aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar
empleos.
En conclusión, se entenderá que la administración es importante por que se aplica en
cualquier tipo de organización con deseos de aumentar su productividad y éxito,
dependiendo para esto del elemento humano y material.
5. CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Dentro de las características de la administración tenemos las siguientes:
1. Universalidad: La administración se da donde quiera que existe un organismo
social (estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc.), porque en él tiene siempre
que existir coordinación sistemática de medios.
2. Especificidad: La administración tiene sus propias características las cuales son
inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas
(funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), son
completamente distintas.
3. Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso
administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una
empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los
elementos administrativos.
4. Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social,
participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en
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una empresa forman un sólo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta
el último mayordomo. Respetándose siempre los niveles de autoridad que están
establecidos dentro de la organización.
5. Valor Instrumental: La administración es un instrumento para llegar a un fin, ya que
su finalidad es eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados
determinados previamente establecidos.
6. Flexibilidad: La administración se adapta a las necesidades particulares de cada
organización.
7. Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerárquicos de una
empresa.5
6. PRECURSORES DE LA ADMINISTRACIÓN
6.1. Autores
El impulso del desarrollo de la administración se debe a varios autores, dentro de los
que sobresalen por su contribución, los siguientes:
Roberto Owen.
Se dedico a la industria textil en Inglaterra, demostrando que la empresa es
importante para la producción y la alta calidad, hizo un análisis de los dos factores
importantes que hay en la empresa: la maquinaria y los seres humanos que la
trabajen. Consideró que las personas que trabajan la maquinaria y todas las
personas que trabajan en la empresa se les deben dar un trato especial y ciertas
consideraciones.
Henry Robinson Town.
Nació en Estados Unidos de Norte América, demostró la importancia que tiene el
cambio de ideas entre administradores y consideró que la administración debía ser
tomada como una ciencia dentro de la empresa.
5 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION [en línea] http://encuentro.virtual.unal.edu.co el 20 de mayo de 2007] disponible en http://encuentro.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010038/docs_curso/lecciones/eval_gener.htm
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Charles Babbage.
Matemático Ingles, invento la maquina diferencial o calculadora, además hizo
estudios profundos sobre división del trabajo y la especialización de estudios de
tiempos y movimientos y el control de costos.
7. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN
• Busca integrar los objetivos individuales y los divisionales de toda la empresa.
• Busca intuir motivación y compromiso del personal con las metas de la
empresa.
• Mejorar continuamente cualquier tipo de empresa.
• Garantizar que todos los recursos disponibles en la empresa sean
óptimamente productivos y estén adecuados para ayudar a cumplir las metas
programadas6.
8. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Las principales funciones de un administrador son las que a continuación se
enumeran:
• Planeación: acción, determinar prioridades y seleccionar alternativas de
solución, dicho conjunto de actividades, debe buscar en su operación la
optimización y racionalidad de los recursos con que se cuenta, para la
satisfacción de las necesidades o metas en la empresa.
• Organización: efecto o acción de disponer las cosas de forma ordenada,
donde organizar es definido como “ordenar”, pero, no se dice que es ese
ordenar.
6autor: Juan Manuel Benavente borbolla ADMINISTRACION POR OBJETIVOS. [en línea] www.gestiopolis.com [citado el 30de mayo de 2007] disponible en www.gestiopolis.com
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• Integración: acción de integrar todas las acciones y funciones de los
trabajadores de la empresa con el fin de alcanzar los objetivos y metas
trazadas7
• Dirección: es el elemento de la administración en el que se logra la realización
efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida
a base de decisiones ya sea tomadas directamente y con más frecuencia,
delegando dicha autoridad y vigilando simultáneamente que se cumplan en
forma adecuada todas las ordenes emitidas. Se trata por este medio de
obtener los resultados que se hayan previsto o planeado y para los que había
trabajado.
• Control: puede definirse como el proceso de vigilar actividades que aseguren
que se están cumpliendo como fueron planificadas, y corrigiendo cualquier
desviación significativa. Un sistema de control efectivo asegura que las
actividades se determinen de manera que conduzcan a la consecución de las
metas de la organización. El criterio que determina la efectividad de un
sistema de control es que tan bien facilita el logro de las metas. Mientras más
ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organización, mejor será el
sistema de control8
9. Tipos de administración:
Algunos tipos que se pueden mencionar son:
• La administración estratégica:
Pensamiento de administrar las organizaciones en forma circular y continua,
incorporando herramientas del diagnostico para determinar y controlar la relación de
la empresa con las variables estratégicas (determinación, análisis y control) del
escenario cambiante donde se desarrolla su actividad.
7: DICCIONARIO LENGUA ESPAÑOLA [en linea] www.diccionarios.com Diccionario general de la lengua española [citado el 23 de mayo de 2007] 8 [en linea] www.deguate.com [citado el 30 de mayo de 2007] disponible en co Fuente: Internet, www.deguate.com pyright 1998-2003 DECUATE.COM.SA.
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La administración estratégica implica tener conciencia del cambio que se presenta en
el entorno día a día, quiere decir no solamente enuncia intenciones sino plantear
objetivos medibles y alcanzables, proponiendo acciones especificas y conociendo las
necesidades de recursos (humanos, físicos, financieros y tecnológicos) para llevar
esas acciones a cabo. Significa además solidez en el trabajo, ya que toda la
organización se moverá en busca de objetivos comunes aplicando estrategias
también comunes9
• La administración de la calidad:
Enfatiza la necesidad de una cultura comprometida con la calidad y resalta la
relevancia de cero costos.
Enfoque administrativo de la calidad total:
� Costo de la mala calidad.
� Mejora continua.
� Atención a los detalles.
� Trabajo en equipo para eliminar barreras departamentales.
� Educación en la calidad.
� Liderazgo en las mejoras de calidad.
La administración de la calidad total (ACT) es un método relativamente nuevo en el
arte de la administración que tata de mejorar la calidad de un producto y/o servicio y
aumentar la satisfacción del cliente mediante la reestructuración de las prácticas de
administración acostumbrada.
• La administración por objetivos:
Proceso por medio del cual el jefe y subordinado, parten de una definición clara de
las metas de la organización establecidas en grupo por la alta administración,
identifican en conjunto los resultados claves que están dispuestos a alcanzar así
como, los correspondientes indicadores de éxito, acuerdan una estrategia para
9 ADMINISTRACION POR OBJETIVOS [en linea] www.gestiopolis.com [citado el 2 de de 2007] disponible en http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/no%2012/admonest.htm.
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alcanzar esos resultados, trabajan tratando de lograrlos, se da seguimiento a los
esfuerzos y los resultados alcanzados y se evalúa el rendimiento del personal de
dirección en función de los mismos.
Integrar todos los niveles de la empresa en el logro de metas comunes a todos los
miembros, de manera que cada uno de acuerdo a sus habilidades y recursos puedan
llevar a cabo la administración por objetivos, mediante un diseño que se adapte a la
personalidad y necesidad de la empresa10.
• Administración de procesos.
El propósito de la administración de procesos, es asegurarse de que todos los
procesos claves trabajen en armonía para maximizar la efectividad, organizacional, la
meta es alcanzar una ventaja competitiva a través de una mayor satisfacción del
cliente. Desarrollar políticas de mejoramiento continuo y solución de problemas.
Es la forma de gestionar toda la empresa basándose en los procesos, entendiendo
estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido
sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez
satisfaga los requerimientos del cliente.
C. PLANIFICACIÓN
1. ASPECTOS GENERALES E IMPORTANCIA DE LA
PLANIFICACIÓN
Planificar significa estudiar anticipadamente los objetivos y acciones, y sustentar los
actos con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la
empresa y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además son la
guía para que obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; los miembros
10 ADMINISTRACION POR OBJETIVOS [en linea] www.gestiopolis.com [citado el 3 de de 2007] disponible en http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/no%2012/admonest.htm
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desempeñen actividades y toman decisiones congruentes con los objetivos y
procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los
objetivos que generan resultados. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite
concentrarse en las fortalezas de la organización.
2. DEFINICIÓN
Planificación es:
• "Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado,
teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que
pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982)
• "Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas
metas" (Stoner, 1996).
• "Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la
organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).
• "La planificación se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir
antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981)
• "Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos
para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer
para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).
En conclusión se puede definir planificación como: el proceso de establecer objetivos
y metas a través de planes que permitan tomar la mejor decisión, teniendo en cuenta
la situación actual y los factores internos y externos para llegar al fin deseado,
tomando en cuenta su periodo de realización que puede ser corto plazo, mediano
plazo y largo plazo.
La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las
demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que
deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo
teórico para actuar en el futuro. Se comienza por establecer los objetivos y detallar
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los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible, determina donde
se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.
Las premisas de la planificación.
3. IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN
En los momentos actuales, la mayor parte de las empresas reconocen la importancia
de la planificación para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado
que si se define eficientemente la misión de una empresa estará en mejores
condiciones de dar dirección y orientación a sus actividades, además funcionan
mejor y se tornan más sensibles ante un ambiente de constante cambio.
Algunos aspectos importantes de la planificación son:
• Supone un marco temporal de tiempo más largo que otros tipos de
planificación.
• Ayuda a orientar las energías y recursos hacia las características de alta
prioridad.
• Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar
activamente ya que ella desde su punto de vista más amplio, tiene la visión
necesaria para considerar todos los aspectos de la organización.
• Además se requiere adhesión de la alta dirección para obtener y apoyar la
aceptación en niveles más bajos.
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• Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización
racional de los recursos.
• Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro,
más no los elimina.
• Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten,
con las mayores garantías de éxito.
• Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán
de lograr y mejorar las cosas.
• Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
• Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
• Minimiza el trabajo no productivo y se obtiene una identificación constructiva
de los problemas y las potencialidades de la empresa.
Por último, cabe destacar que la planificación es la primera función del proceso
administrativo, por tanto, realizar una buena proyección conlleva a tener una buena
organización, dirección y control de la empresa lo cual se traduce en una
administración cien por ciento efectiva.
4. TIPOS DE PLANIFICACIÓN
Existen diversas clasificaciones acerca de la planificación, según Stoner, los
gerentes usan dos tipos básicos de planificación: planificación estratégica y
planificación operativa.
Los planes estratégicos y los planes operativos están vinculados a la definición de la
misión de una organización, a la meta general que justifica la existencia de una
empresa, los planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su
horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.
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La planificación estratégica: está diseñada para satisfacer las metas generales de la
organización, es planificación a largo plazo que enfoca a la empresa como un todo11.
La planificación operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en
el que hacer diario, consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve
las diversas partes de la empresa, se concentra más en los detalles concretos de
avanzar día a día hacia la consecución de esos objetivos más amplios, además se
ocupa de los niveles inferiores (resultados, actividades, responsables, recursos,
plazos, costes y cualquier otro elemento que “operativice” los planteamientos), tiende
a fijar su atención prioritariamente en asuntos internos de la organización.
5. CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN:
Las más importantes son las siguientes:
• Es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción,
sino que se realiza continuamente en la empresa.
• Está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la
previsión.
• Busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para
el futuro, funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da
mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma
de decisión.
• Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: constituye un
curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.
• Es sistemática: debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo
conforman; debe abarcar la empresa como totalidad.
• Es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden, es un proceso que forma
parte de otro mayor: el proceso administrativo. 11 TIPOS DE PLANIFICACON [en línea] www.gestiopolis.com [citado el 7 de Mayo de 2007] disponible en http://www.gestiopolis.com/canales/ WallStreet/District/7921/Planification.html
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• Es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el
dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de
la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.
• Es una técnica cíclica: se convierte en realidad a medida que se ejecuta,
permite condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva
planificación con información y perspectivas más seguras y correctas.
• Es una función administrativa que interactúa con las demás; está
estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y
control – sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento
y en todos los niveles de la organización.
• Es una técnica de coordinación e integración de varias actividades para
conseguir los objetivos previstos.
• Es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores
maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa,
definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para
el futuro.
6. VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN
Existen muchas ventajas para la planificación que deben estimular a todos los
gerentes en todos los niveles de cualquier organización, entre las cuales podemos
mencionar las siguientes:
• Requiere actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las actividades
hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los
esfuerzos.
• Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al gerente a
visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible
una posible participación.
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• Contesta a las preguntas "y que pasa si…" Tales preguntas permiten al que
hace la planificación, a través de una complejidad de variables ver e intuir los
posibles planes de contingencia.
• Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la
planificación está dando los resultados buscados.
• Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y
formular un plan proporciona al que hace los planes la orientación y el impulso
de realizar y lograr los objetivos.
• Obliga a la visualización del conjunto. Esta comprensión general es valiosa,
pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un
entendimiento más pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las
actividades administrativas.
• Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. Se hace un mejor uso
de lo que se dispone.
7. LIMITACIONES DE LA PLANIFICACION
Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificación.
• Está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros. La
utilidad de un plan está afectada por la corrección de las premisas utilizadas
como sub-secuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan
cambian en forma significativa, puede perderse gran parte del valor del plan.
• Cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificación excede a
su contribución real. Creen que seria mejor gastar el dinero en ejecutar el
trabajo físico que deba hacerse.
• Tiene barreras psicológicas. Una barrera usual es que las personas tienen
más en cuenta el presente que el futuro.
• Ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificación obliga a los gerentes a
una forma rígida de ejecutar su trabajo.
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• Demora las acciones. Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones
desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar el tiempo
valioso reflexionando sobre la situación y diseñando un plan.
• Es exagerada por los planificadores. Algunos críticos afirman que quienes
hacen la planificación tienden a exagerar su contribución.
8. ALCANCE
Según la trascendencia, los planes se pueden clasificar como:
• Intradepartamentales, si se aplican a un departamento. Ejemplo: plan de
mantenimiento mecánico.
• Interdepartamentales, si afectan a más de un departamento, ejemplos: plan de
seguridad industrial.
• Para toda la empresa. Ejemplo: Presupuesto.
9. PASOS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN.
El proceso de planificación incluye cinco pasos principales (Cortés, 1998): 1)
definición de los objetivos organizacionales; 2) determinar dónde se está en relación
a los objetivos; 3) desarrollar premisas considerando situaciones futuras; 4)
identificar y escoger entre cursos alternativos de acción; 5) puesta en marcha de los
planes y evaluar los resultados.
10. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN APLICADOS A LA
PLANIFICACIÓN
Estos principios se refieren a la mejor manera de realizar la planificación, entre los
innumerables principios se destacan dos:
1. Principio de la definición del objetivo: la planificación que comienza luego de
determinar la idea de lo que pretende realizar, o de la fijación del objetivo que
se pretende alcanzar, se basa en esa idea u objetivo. La finalidad de la
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planificación es determinar quien, cuando y como se alcanzará la idea o el
objetivo.
2. Principio de la flexibilidad de planificación: la planificación no termina con el
comienzo de la actividad que se pretende llevar a cabo, sino que es
permanente y aplicable a las actividades que no están en funcionamiento
como a las que si lo están. Debe tener cierta flexibilidad, puesto que su
ejecución puede mostrar ciertos defectos o fallas no previstas que pueden
corregirse durante el desarrollo.
11. PLANIFICACIÓN Y NIVELES GERENCIALES.
Los administradores de nivel superior generalmente invierten más tiempo en la
planificación que los administradores de nivel bajo. Los administradores de nivel
inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones diarias de la empresa
y, por lo tanto, tienen menos tiempo para contribuir a la planificación que la alta
dirección.
El tipo de planificación realizada por los administradores también cambia a medida
que éstos ascienden en la organización. Típicamente, los administradores de nivel
inferior planean a corto plazo; los administradores de nivel medio planean a un plazo
un tanto más prolongado; y los administradores de nivel superior planean a un plazo
más largo. La experiencia de los administradores de nivel inferior con las
operaciones cotidianas los convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que
debe hacerse en el corto plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los
administradores de nivel superior usualmente tienen una mejor visión de la situación
organizacional como un todo y por lo tanto se encuentran mejor dotados para
planificar a largo plazo.
60
12. TIPOS DE PLANES
12.1 SEGÚN SU CLASE:
El plan es un producto de la planificación, es un resultado inmediato, es el evento
intermedio entre el proceso de planificación y el proceso de implementación del
mismo. El propósito de los planes se encuentra en: La previsión, la programación y la
coordinación de una secuencia lógica de eventos, deben responder al qué (objeto),
cómo (medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o
persona).
Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos ó metas, políticas,
procedimientos, métodos, programas y presupuestos. Al respecto, algunos
tratadistas consideran que de los anteriores planes, las más importantes son las
políticas y los programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los
procedimientos.
12.2 OBJETIVOS
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las
actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o
funciones. Por lo regular los objetivos de mayor jerarquía representan el fin hacia el
cual se dirige la empresa, la dirección, el staff. Los objetivos o metas son planes y
requieren de un proceso de planeación al igual que el resto de los planes.
12.3 POLITICAS
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir
el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo, usualmente las políticas se
apoya y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Son tomadas
por el consejo de administración, en las cuales se basarán las políticas de los
departamentos
Ejemplo de políticas: de promoción interna, de competir con base en los precios, de
publicidad, etc.
61
12.4 PROCEDIMIENTOS
Son guías de acción mas que de pensamiento, pues señalan el cómo deben hacerse
ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes
operacionales y se representan a través de flujogramas.
Es importante mencionar que los procedimientos sobrepasan la línea departamental,
es decir, que pasan del departamento de producción al departamento de ventas, al
de finanzas, etc.
12.5 MÉTODO
Un método trata con una tarea que comprende un paso en un procedimiento y
específica como se va ejecutar este paso, por lo general está confinado a un
departamento y con frecuencia a los esfuerzos de un empleado que se dedica a una
tarea especifica.
12.6 PRESUPUESTO Y CONTROL
Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos
numéricos, están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de
un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en
términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar
relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones o de caja.
Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel
de éste, si antes no ha reflejado los planes.
Los presupuestos pueden ser planes estratégicos si cubren la totalidad de la
empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tácticos cuando cobijan
una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales si su
dimensión es local y de corto plazo
62
12.7 PROGRAMAS
Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre
éste último con las actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse
como un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc.
Para ejecutar una acción específica, la programación puede variar ampliamente e ir
desde programas de pequeño tamaño o simples por ejemplo es uso de un calendario
para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde
ya se requieren técnicas matemáticas, bases de datos, etc.
12.8 SEGÚN SU FIN
• NUEVOS: Es aquella planificación que se pretende plantear.
• VIGENTES: Son aquellos planes que ya están establecidos, y se ejecutan.
• CORRECTIVOS: Son aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los ya
establecidos con anterioridad, por lo general son correcciones en pequeñas fallas en
los planes actuales.
12.9 SEGÚN SU USO
• UNA SOLA VEZ: Estos planes hacen referencia a los que se establecen para
lograr un objetivo especifico en un momento especifico, es decir aquellos que se
elaboran para realizar una actividad o tarea única, que no se repetirá o por los menos
no se repetirá en un periodo de tiempo largo.
• VARIAS VECES: Son los planes que se desarrollan con la finalidad de ser
ejecutados en varias ocasiones, es un estilo de planificación cíclica, al ser ejecutada
en su totalidad no finaliza sino por el contrario comienza de nuevo, es una
planificación continua.
12.10 SEGÚN SU PERÍODO DE REALIZACIÓN
• CORTO PLAZO: También llamada planificación operativa; se lleva a efecto en
cada planta y almacén. Es una extensión de la planificación a mediano plazo, con
63
gran énfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles de
producción específicos durante el período no mayor a un año.
• MEDIANO PLAZO: Es un subconjunto de la planificación a largo plazo, se
centra en las mismas áreas que la planificación a largo plazo, pero dentro de un
marco de tiempo menor (de uno a cinco años). El resultado de este nivel de
planeación sirve como entrada para la planeación a corto plazo.
• LARGO PLAZO: Su parte central está formada por las consideraciones
estratégicas en cuanto a oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos
para satisfacerlas dentro de un marco de tiempo mayor de cinco años. Una
característica distintiva de este tipo de planificación es el descubrir oportunidades, y
después desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas
oportunidades.
C. UTILIDADES
1. DEFINICIÓN
Satisfacción o beneficio que se puede obtener al realizar una transacción económica
Se puede decir que son los logros financieros que obtienen las empresas en el
ejercicio de su actividad económica y se distribuyen en diferentes momentos.
En conclusión se puede definir que, la utilidad es el fundamento de toda la actividad
económica, generada en la empresa. Es lo suficientemente grande para cubrir el
costo de todas las fuentes de financiamiento de los recursos invertidos en el negocio
y dotar de un medidor a la alta dirección, a la gerencia y a todos los niveles de la
empresa para asegurar que todas las áreas y unidades de negocio ayudan a la
creación de valor de la empresa.
En teoría, la utilidad es el fundamento de toda la actividad económica, pero todavía
no se ha logrado un método o procedimiento capaz de medir o calcular con precisión
la utilidad de un bien o servicio, aunque son numerosos los intentos de obtenerla.
Sin embargo, a lo largo de la historia de la economía el concepto de utilidad ha
64
tenido una importancia destacada porque su creación permitió a Alfred Marshall y a
sus discípulos superar las limitaciones de la teoría del valor trabajo y de otros
modelos que partían de los factores de producción y de la demanda como factores
claves en la determinación de los precios y de los demás indicadores del valor.
También permitió el análisis económico de factores intangibles o psicológicos que
afectan a la valía de las cosas, superando el análisis de los determinantes materiales
al que se habían limitado los economistas anteriores. Los primeros teóricos de la
utilidad intentaron desarrollar métodos para medir o cuantificar éste concepto; más
tarde, la teoría de la ‘utilidad ordinal’ permitió superar la dificultad de cuantificar la
utilidad, al establecer que sólo es relevante en economía en tanto que permite
establecer las preferencias relativas de los consumidores hacia las materias primas
o los bienes y los servicios.
El concepto de utilidad marginal fue la primera aplicación de la teoría de la utilidad,
realizada por Alfred Marshall, que ha permitido analizar muchos problemas de oferta
y demanda. Marshall reconocía que el dinero tiene utilidad por sí mismo, y por lo
tanto también es un bien de consumo.
Esta dificultad para medir la utilidad proviene en concreto de la variedad de
comportamientos económicos12, sin embargo se puede aproximar mediante las
fórmulas matemáticas de la Utilidad Total (utx), utilidad marginal (Umx) y la
Promedio (Upx), las cuales muestran que mientras unidades se consuman por
cada unidad de un bien, mayor será la utilidad que se reciba.
• Utilidad Total. (Utx): Representa la suma de las utilidades que obtiene un
consumidor al utilizar cierta cantidad de bienes (artículos).
12 Biblioteca de Consulta Microsoft ® Encarta ® 2005. © 1993-2004 Microsoft
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• Utilidad Promedio (Upx) Representa una distribución aritmética como
resultado de la acción de dividir la utilidad total entre el número de
satisfactores consumidos. (Upx= Utx/Qx)
• Utilidad marginal (Umx): Representa el incremento en la utilidad de un
artículo “X” en la medida que el consumidor utiliza una unidad más de un
mismo satisfactor.
D. FLUJO DE EFECTIVO
Son aquellos elementos de los estados financieros que representan en sí un
movimiento ocurrido durante un período determinado, por ende, los elementos del
estado de resultados corresponden a flujos, ya que representan, principalmente, los
ingresos, costos y gastos generados durante el período operativo.
También corresponden al flujo las diferencias entre dos balances sucesivos, ya que
representan los flujos de entrada y/o salida de una partida dentro de un período
determinado.
La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La
mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o
indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la
operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los
pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento
satisfactorio.
Las empresas necesitan contar con efectivo suficiente para mantener la solvencia,
pero no tanto como para que permanezca “ocioso” en el banco, ganando poco. Una
forma atractiva para guardar el efectivo ocioso es la inversión en valores
negociables.
66
1. EL ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
Tiene por objetivo proporcionar información eminentemente financiera respecto a los
flujos de efectivo generados en un período determinado, permitiendo verificar: la
capacidad de la empresa para generar flujos de ingresos; la capacidad de cubrir sus
compromisos con efectivo; la necesidad de recursos externos; el efecto que tienen
las actividades de financiamiento y de inversión en los flujos financieros de la
empresa; y, los elementos que permiten explicar por qué el resultado del ejercicio no
necesariamente representa un flujo de efectivo, a través de la conciliación.
2. DEFINICIÓN.
Los flujos de efectivo son movimientos de fondos monetarios originados por las
operaciones de la empresa, cualquiera sea la naturaleza de sus operaciones.
Dinamiza el recorrido económico y financiero año a año, además permite a traves del
estado de flujo ocurrido en un período verificar como afectan la rentabilidad, la
liquidez, la solvencia, la estructura financiera de la empresa y su equilibrio financiero.
En conclusión se define que, los flujos de efectivo son movimientos de fondos
monetarios que dinamizan las actividades económicas y financieras de una empresa;
aunque es un activo que no genera utilidades, si es necesario para cubrir sus
necesidades a corto plazo. Constituye un recurso de vital importancia, en la vida de
cualquier negocio y por tal motivo, se impone conocer cuál ha sido la dinámica de
éste, para poder desarrollar un trabajo exitoso en la empresa.
Asimismo se pueden mencionar algunos objetivos más operativos, tales como:
Identificar los flujos reales; preparar la toma de decisiones; organizar una
planificación financiera a mediano plazo.
Dentro de la clasificación de flujos más importantes se pueden mencionar los
siguientes:
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1) Flujos operativos, son aquellos que afectan los resultados de la empresa, están
relacionadas con la actividad principal del negocio o sea la producción de bienes o
servicios y su comercialización, generan flujos físicos y monetarios y pueden
clasificarse en:
a) Flujos Positivos de Operación: Son flujos generados por la comercialización de los
productos y se reflejan en los ingresos que percibe la empresa por las ventas al
contado o por la recuperación de los créditos otorgados por la empresa.
b) Flujos Negativos de Operación: Son flujos generados por la compra de recursos y
se reflejan por los egresos ocasionados en el pago por la compra de materia prima al
contado, el pago a los proveedores por compras al crédito, pago de planillas y los
gastos indirectos de fabricación.
b) Flujos Financieros, generan flujos financieros autónomos, están determinados
por la obtención de recursos de los propietarios y el reembolso de rendimientos, se
consideran todos los cambios en los pasivos y patrimonio diferentes a las partidas
operacionales y es la base para medir la rentabilidad financiera, es decir sus
recursos propios y pueden clasificarse en:
a) Flujos Positivos financieros: son ingresos a la canasta de efectivo generados por
financiamientos obtenidos, intereses devengados
b) Flujos Negativos financieros: Son egresos de la canasta de efectivo generados
por: amortización de deuda, pago de intereses, cancelación de financiamientos a su
vencimiento, pago de impuestos, pago de dividendos, etc.13
Las decisiones financieras, como parte del sistema de la empresa, deben contribuir
eficazmente a maximizar su competitividad.
13 ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO [en línea] www.googlesyndicatedsearch.com [citado el 10 de Mayo de 2007] disponible en http://www.googlesyndicatedsearch.com/u/eumednet?q=%22flujos+financieros%22&sa=Buscar
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El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es
necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos,
para pagar los impuestos, los dividendos, etc.
Cuando se administra en forma eficiente la inversión en activos circulantes
específicos, puede contribuirse al objetivo global de la empresa. Keynes ha
identificado tres motivos que implican efectivo: el motivo transacción, el motivo
precaución y el motivo especulación.
• El motivo de transacción; es la necesidad de efectivo para hacer frente a los
pagos que se presentan en el curso normal de los negocios – pagos por compras,
mano de obra y dividendos.
• El motivo de especulación; se relaciona con mantener un colchón o amortiguador
para hacer frente a eventualidades inesperadas. Cuanto más proyectables sean
los flujos de efectivo del negocio, menores cantidades por precaución se
necesitaran. La posibilidad de obtener préstamos de inmediato para afrontar este
tipo de egresos de efectivo también reduce la necesidad de este tipo de recursos.
Es importante señalar que no todos los recursos para transacciones de la
empresa y las cantidades por precaución tienen que mantenerse en efectivo; es
obvio que una parte puede conservarse en valores realizables (activos que casi
representan dinero)
• El motivo especulación; se relaciona con mantener efectivo a fin de aprovechar
los cambios estimados en los precios de los valores. Cuando se espera que las
tasas de interés aumenten y que disminuyan los precios de los valores, éste
motivo sugiere que la empresa debe conservar efectivo hasta que se termine el
incremento en las tasas de interés.
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3. OBJETIVOS DEL ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
a. Proporcionar información apropiada a la gerencia, para que ésta pueda medir
sus políticas de contabilidad y tomar decisiones que ayuden al
desenvolvimiento de la empresa.
b. Facilitar información financiera a los administradores, lo cual le permite
mejorar sus políticas de operación y financiamiento.
c. Mostrar la relación que existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos
de efectivo.
d. Reportar los flujos de efectivo pasados para facilitar la predicción de flujos de
efectivo futuros.
e. La evaluación de la manera en que la administración genera y utiliza el
efectivo
f. La determinación de la capacidad que tiene una compañía para pagar
intereses y dividendos y para pagar sus deudas cuando éstas vencen.
g. Identificar los cambios en la mezcla de activos productivos.
4. PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL
EFECTIVO
En la práctica conducen a una administración correcta del flujo de efectivo en una
empresa determinada, Estos principios están orientados a lograr un equilibrio de tal
manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el
máximo provecho.
Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las
erogaciones de dinero.
• PRIMER PRINCIPIO:
"Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo"
Ejemplo:
-Incrementar el volumen de ventas.
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- Incrementar el precio de ventas.
- Mejorar la mezcla de ventas. (Impulsando las de mayor margen de contribución)
- Eliminar descuentos.
• SEGUNDO PRINCIPIO:
"Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo"
Ejemplo:
- Incrementar las ventas al contado
- Pedir anticipos a clientes
- Reducir plazos de crédito.
• TERCER PRINCIPIO:
"Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero"
Ejemplo:
- Negociar mejores condiciones (reducción de precios) con los proveedores
- Hacer bien las cosas desde la primera vez.
- Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.
• CUARTO PRINCIPIO:
"Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero"
Ejemplo:
- Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.
- Adquirir los inventarios y otros activos en el momento próximo a utilizar.
Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por
ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar
las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de
venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo
principio con el primero.
71
En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo de la
aplicación de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden
incidir sobre el flujo del efectivo.
Los flujos de efectivos actualmente constituyen una herramienta indispensable para
la toma de decisiones en la empresa moderna. Rara es la decisión empresarial que
no requiera conocer cómo anda la situación financiera de la empresa, es decir si la
misma cuenta con dinero líquido para hacerle frente a determinada obligación.
5. IMPORTANCIA Y NECESIDAD DEL ESTADO DE FLUJOS DE
EFECTIVO
El desequilibrio entre la escasez de recursos y las necesidades ilimitadas, fuente del
problema económico al que se tienen que enfrentar todas las sociedades bajo
cualquier sistema económico, obliga a los agentes económicos -las familias, las
empresas y los gobiernos- a realizar elecciones.
La ley de la escasez afirma que los deseos siempre excederán la capacidad de la
sociedad para satisfacerlos, nunca habrá recursos suficientes, por lo tanto se tienen
que hacer elecciones.
Las familias tienen que elegir cómo gastar su ingreso limitado en las cosas que
desean. Las empresas tienen que elegir entre combinaciones alternas de recursos
escasos y entre diferentes bienes para producir. Se centra la atención, por tanto, en
cómo elegir entre las acciones alternativas, y dentro de los límites impuestos por los
recursos limitados. Surge así la necesidad de las empresas de disponer de
herramientas que le proporcionen elementos para poder elegir y tomar decisiones.
En este sentido, el EFECTIVO constituye un recurso de vital importancia, en la vida
de cualquier negocio y por tal motivo, se impone conocer cuál ha sido la dinámica de
éste, para poder desarrollar un trabajo exitoso en la empresa.
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De ahí la importancia de conocer los movimientos de la tesorería a través de la
confección del Estado de Flujo de Efectivo o Cash - Flow.
Sin embargo, se considera necesario plantear que no son pocas las empresas que
han centrado sus esfuerzos en cumplir con el objetivo de ser rentable, es decir,
maximizar la Ganancia o Utilidad del Período, y han descuidado su Tesorería. Esto
ha provocado que en muchos casos, a pesar del esfuerzo desplegado en alcanzar
altos niveles de Utilidad, afronten situaciones con la disponibilidad del dinero
suficiente para hacerle frente a sus compromisos de pagos y de financiamiento, y
consecuentemente, han caído en incumplimientos de pagos, o han tenido que
renegociar la deuda, o lo más dramático, han llegado a la quiebra, y ello obedece, en
buena medida, a deficiencias en su tesorería.
Es recurrente, el cuestionamiento que hacen los empresarios a sus contadores y
financieros, de cómo es posible, que habiendo tenido su empresa un determinado
volumen de Utilidad, no dispongan de dinero suficiente en la cuenta bancaria para
hacerle frente a las deudas. Para dar respuesta, el contador o financiero debe ser
capaz de mostrarle a su empresario cual ha sido el comportamiento del flujo de
efectivo durante ese período de tiempo y para ello, debe proceder a la confección del
Flujo de Caja.
Este estado, por lo general, se confecciona mensualmente al igual que los otros
estados financieros, pero ha llegado a representar una herramienta tan útil, que
muchas empresas lo confeccionan en una menor periodicidad, es decir, quincenal,
decenal, semanal y algunas empresas, por lo general con tecnología de punta, hasta
diariamente controla como se mueven sus fondos más líquidos. La frecuencia estará
en dependencia del papel que jugará éste estado en el proceso de toma de
decisiones en la empresa.
73
6 LOS DISTINTOS TIPOS DE FLUJOS DE EFECTIVO
Mayoritariamente las empresas confeccionan éste estado partiendo del saldo inicial,
posteriormente relacionan de forma consecutiva todos los conceptos por los cuales
se originaron entradas y salidas de efectivo, para finalmente llegar a la variación total
y al saldo final del efectivo en libros.
Para conocer cual es la capacidad que tiene la empresa de generar efectivo por su
operación y si es suficiente el efectivo generado para cubrir sus inversiones y su
financiación no basta con elaborar el flujo de caja sino, que se requiere precisar las
causas que provocaron las entradas y salidas de efectivo, clasificando la información
en tres grupos. Estos tres grupos son:
• Flujo de Efectivo por las Actividades Ordinarias o de Operación.
• Flujo de Efectivo por las Actividades de Inversión.
• Flujo de Efectivo por las Actividades de Financiación.
A continuación se expone brevemente el contenido de cada una de ellas.
6.1 FLUJO DE EFECTIVO PROVENIENTE DE LAS ACTIVIDADES
ORDINARIAS O DE OPERACIÓN.
La empresa fue creada para un fin, y para lograrlo necesita realizar gastos para
después poder vender su producción o servicio.
Las Actividades de Operación constituyen la fuente principal de todos los ingresos y
gastos ordinarios de la empresa. En éste grupo, se registrarán todos los movimientos
de efectivo que se producen como resultado de la explotación. Comprende por tanto,
los cobros y pagos correspondientes a las actividades fundamentales de la empresa
que intervienen en la determinación de la utilidad o pérdida neta de ésta y por lo
tanto se ven reflejados en el Estado de Resultado.
De la suma de las entradas y salidas de efectivo por éstos conceptos, se obtiene la
variación en efectivo de las Actividades de Operación
74
6.2 FLUJO DE EFECTIVO PROVENIENTE DE LAS ACTIVIDADES DE
INVERSIÓN.
Las empresas tienen necesidad de crecer, de elevar su capacidad productiva que no
es más que incrementar sus activos fijos, por lo que además de los gastos e ingresos
inherentes a la explotación, requiere incurrir en gastos vinculados al proceso
inversionista, necesarios e imprescindibles para alcanzar el desarrollo de un negocio.
Las actividades de inversión, por tanto, están constituidas por la compra y venta de
activos fijos, de inversiones financieras, de la adquisición, etcétera.
De la suma de las entradas y salidas de efectivo por estos conceptos, se obtiene la
variación en efectivo de las Actividades de Inversión.
6.3 FLUJO DE EFECTIVO PROVENIENTE DE LAS ACTIVIDADES DE
FINANCIACIÓN.
Por último quedan solamente los movimientos de efectivo como resultado del
proceso de financiación. Son las actividades que producen cambios en el tamaño y
composición de los capitales propios y de los préstamos tomados por la entidad.
Comprenden los movimientos de efectivo realizados por los dueños de la entidad, es
decir, las aportaciones o retiros de éstas, incluyendo la distribución de las utilidades,
las donaciones financieras, tanto las recibidas como las otorgadas, así como
cualquier otra operación de esta índole.
ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN
De la suma de las entradas y salidas de efectivo por estos conceptos se obtiene la
variación en efectivo de las actividades de financiación.
Acerca del análisis de las variaciones de efectivo
Por lo expuesto anteriormente, por cada uno de los grupos, se obtendrá la variación
correspondiente como resultado de la diferencia entre las entradas y salidas de
efectivo. De ésta forma se tienen las siguientes variaciones:
75
• Variaciones de efectivo por Operaciones.
• Variaciones de efectivo por Inversiones.
• Variaciones de efectivo por Financiación.
Variaciones de Efectivo por Operaciones.
La Variación del Flujo de Caja por Operaciones, ofrece una información sumamente
valiosa para cualquier proceso de evaluación financiera y de análisis de la empresa.
Esta es una de las razones por las cuales es necesaria la apertura de este Estado en
sus tres clasificaciones.
Esta variación debe ser positiva, puesto que ello significa que la empresa, como
resultado de las operaciones propias de su actividad, es decir, de su objeto social, de
su razón de ser, obtiene un flujo positivo, es decir genera efectivo, lo cual le permite
poder hacer frente a sus compromisos de inversión y de financiación.
Si ésta variación arroja una cifra negativa, quiere decir que las salidas de efectivo,
como resultado de las operaciones de la empresa superaron a las entradas, lo cual
es sumamente peligroso para cualquier entidad, por cuanto el efectivo proveniente
de las Actividades Ordinarias es la fuente básica del sustento de la empresa y por lo
tanto, debe ser siempre positiva, para poder garantizar y proporcionar a la empresa,
el dinero necesario para operar y poder hacer frente a las salidas de efectivo por
inversiones y financiamiento.
No obstante, es posible que por cualquier circunstancia en un momento oportuno,
ésta variación pueda ser negativa, a causa de alguna situación en específico que así
lo justifique, pero por definición y por lógica, la misma debe ser siempre positiva.
Si el resultado negativo de esta variación persiste, bien de forma consecutiva o
cíclicamente, el peligro es aún mayor, pues entonces la empresa podrá caer en
impagos, y pierde posibilidades de poder recibir efectivo para su financiación, y
menos aún para inversión, debido a que ella misma no es capaz de generar recursos
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a partir de los resultados de sus propias operaciones, que son por naturaleza, la
fuente principal para poder hacer frente al pago de préstamos y de dividendos. Tanto
los propietarios, como los acreedores, no van a invertir su dinero en una empresa
que presente ésta situación.
Variaciones de Efectivo por Inversión.
Todo proceso inversionista es beneficioso para cualquier empresa, pues sus
resultados a la larga se materializarán de forma positiva en el Flujo de Caja de
Operaciones. Sin embargo, cuando la empresa se encuentra en este proceso, por lo
general ésta variación presenta un saldo negativo en el Flujo de Efectivo Proveniente
de las Inversiones. Como es lógico, ésta situación se mantendrá siempre y cuando la
empresa invierta, a no ser que la empresa haga alguna inversión financiera o tal vez
alguna venta de activo fijo u otra causa, y que en determinado momento el monto de
estas entradas supere a las salidas del proceso inversionista.
Variaciones de Efectivo por Financiación.
Los resultados de los análisis de los Flujos de Financiación también son importantes,
por cuanto los mismos requerirán de Flujos de Operaciones para obtener las fuentes
necesarias y poder solventar las deudas de financiación al término de su
vencimiento.
Estas variaciones son positivas cuando la empresa recibe dinero como resultado de
la emisión de bonos, acciones, préstamos recibidos, etcétera y éstas superen las
salidas que pueden ser por la venta de acciones o bonos, pago del principal, pago de
dividendos, etcétera.
7. ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DE LOS CICLOS OPERATIVOS
7.1 CICLO OPERATIVO (CO):
El ciclo operativo de una empresa se define como el tiempo que transcurre desde el
momento en que la empresa introduce la materia prima y la mano de obra en el
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proceso de producción (es decir comienza a crear el inventario), hasta el momento
en que cobra el efectivo por la venta del producto terminado que contiene estos
insumos de producción. Está integrado por dos componentes:
1. La edad promedio del inventario.
2. Periodo Promedio de las ventas.
El ciclo operativo de la empresa es simplemente la suma de de la edad promedio del
inventario (EPI) y el periodo promedio de cobro (PPC).
7.2 CICLO DE CONVERSIÓN DEL EFECTIVO:
Por lo general una empresa tiene la posibilidad de comprar muchos de sus insumos
de producción (por ejemplo, materias primas y mano de obra) a crédito. El tiempo
que requiere la empresa para pagar estos insumos se denomina periodo promedio
de pago (PPP); por tanto, estos insumos de producción generan fuentes de
financiamiento espontánea a corto plazo. La capacidad de las empresas de adquirir
insumos al crédito, compensa en parte o totalmente el tiempo que los recursos
permanecen inmovilizados en el ciclo operativo.
7.3 CONTROL DEL CICLO DE CONVERSIÓN DEL EFECTIVO:
Un ciclo de conversión del efectivo positivo, significa que la empresa debe usar
formas negociadas de financiamiento, como los préstamos a corto plazo sin garantía
o sin fuentes garantizadas de financiamiento, para apoyar el ciclo de conversión del
efectivo.
Para una empresa sería ideal tener ciclos de conversión del efectivo negativos, ya
que esto significaría que el periodo promedio de pago supera al ciclo operativo. Las
empresas de manufactura no tendrán ciclos de conversión del efectivo negativos a
menos que prolonguen sus periodos promedios de pagos por periodos muy largos o
por un tiempo bastante considerable. Las empresas que no se dedican a la
manufactura, tienen más oportunidad de presentar ciclos de conversión del efectivo
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negativos, porque generalmente mantienen inventarios más pequeños, que se
mueven con mayor rapidez, y porque a menudo se venden sus productos y servicios
en efectivo. Como consecuencia éstas empresas tienen ciclos operativos más cortos,
cuya duración puede ser superada por los periodos promedios de pagos de la
empresa, lo que genera ciclos de conversión negativos.
En el caso más frecuente de un ciclo de conversión del efectivo positivo, la empresa
necesita aplicar estrategias que minimicen el ciclo de conversión del efectivo sin
perder ventas o perjudicar la valuación de créditos.
Las estrategias bases para administrar el ciclo de conversión del efectivo son las
siguientes:
1. Acelerar la rotación de inventarios lo más posible, evitando el agotamiento de
las mercancías, el cual pudiera ocasionar una pérdida de ventas. Ej. acelerar
la rotación de materia prima, acortar el ciclo de producción o aumentar la
rotación de productos terminados.
2. Recuperar las cuentas por Cobrar tan pronto como sea posible, sin perder
ventas futuras a causa de técnicas de cobro que ejerzan una presión
excesiva. Los descuentos por pronto pago, si se justifican económicamente,
se usan para lograr este objetivo.
3. Liquidar la Cuentas por Pagar tan tarde como sea posible, sin perjudicar la
evaluación de crédito de la empresa, pero aprovechando cualquier descuento
por pronto pago (a menudo constituye u estímulo para pagar más pronto las
deudas).