PLANIFICACIN DE PROYECTOS UNIDAD I

LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Prof. Jos Humberto Quintero D. Mayo 2010

INSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOOLGICO DE EJIDO

ENTORNO TECNOLGICO FINANZAS

EVALUACIN

PLANIFICACIN

ADMINISTRACIN

CLCULOS ALTERNATIVAS

PRECISIN SUPERVISIN

CAPTULO 1

LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

En este capitulo se desarrollar la teora general sobre la temtica

de proyectos, ante todo debemos conceptualizar algunos trminos

claves que argumentan la administracin de proyectos. Se discutirn

temas como:

1. Definir planificacin y planeacin, diferencias y que es proyecto

2. Estudiar inversin y la decisin de proyectos.

3. Aprender la evaluacin de proyectos.

4. Definir la administracin de proyectos.

5. Explicar ciclo de duracin de un proyecto.

6. Describir las etapas de un proyecto.

Proyecto

La Biblioteca de Consulta Microsoft Encarta 2004. 1993-2003

Microsoft Corporation define proyecto como:

Planta y disposicin que se forma para la realizacin de un

tratado, o para la ejecucin de algo de importancia.

Designio o pensamiento de ejecutar algo.

Conjunto de escritos, clculos y dibujos que se hacen para dar

idea de cmo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o

de ingeniera.

Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces

como prueba antes de darle la forma definitiva.

El diccionario enciclopdico 2000 LAROUSSE, la frase proyecto la

define como La intencin de hacer algo o plan que se idea para poderlo

realizar.

Segn Baca Urbina (1998) el trmino proyecto Es la bsqueda de

una solucin inteligente a un planteamiento de un problema tendente a

resolver entre muchas, una necesidad humana (pg. 2).

Por lo que podemos conceptualizar que proyecto es una idea que

se le presenta a un individuo segn su necesidad o deseo, la cual puede

solucionar un problema en particular, proveniente de una imagen que se

le muestra mediante la coordinacin de un trabajo o actividad que

comenz o emprendi, donde l por intermedio de una serie de

conjeturas empieza a razonar y genera soluciones factibles, que

conllevan a dar un resultado satisfactorio para obtener una utilidad,

mediante un producto o servicio de calidad. Ver esquema N 1.

Esquema: Proyecto

Planificacin

Proviene de la accin planificar, Es la tcnica que trata de

coordinar una serie de actividades que se van a ejecutar. Por lo que

podemos conceptualizarlo como el estudio por adelantado que se realiza

de cualquier actividad, tarea, o trabajo, igualmente podemos decir que es

el plan de accin que debe seguir una persona para la ejecucin de una

actividad determinada.

Del mismo modo lo denominamos como un proceso anticipado (El mapa

mental) que tenemos antes de la ejecucin del trabajo.

Planeacin

Va ms all de una sencilla planificacin cotidiana de actividad, es

la estrategia utilizada para la ejecucin de un proyecto, objetivo, misin

etc., es decir engloba un conjunto de actividades o tareas a la vez. La

diferencia entre la planificacin y la planeacin est en la envergadura de

la actividad a realizar y en el tiempo en que va a ser ejecutado, por lo que

la planificacin se ejecuta en el corto plazo y la planeacin en un

mediano y largo plazo, tambin es llamada por muchos autores la

planificacin estratgica, ver esquema N 2

Esquema N 2 Fuente Koontz, H., O`Donnell, C. y Weihrich, Heinz,

(1985)

La inversin de proyecto

La inversin es un efecto de invertir, donde un individuo emplea

una cantidad determinada de algo, en especial dinero en alguna cosa,

por la que la inversin de proyecto no es mas que el importe en recursos

financieros, materiales y humanos que una persona jurdica o natural

realiza con el fin de solucionar, hacer o mejorar la situacin actual y

La cual nos ayuda a conocer

Naturaleza de la Planeacin

Planes los objetivos como

alcanzarlo

Que tipo de personal necesitamos y cuando

Y proporcionar estndares de control

Son necesarios para

Lo que determina la direccin y el

liderazgo

Para asegurar el xito de los

planes

Para dirigir ms eficazmente al

personal

Determinar la estructura de la organizacin

construir un futuro que le genere mejor utilidad, calidad y valor agregado

a su firma u organizacin.

En la actualidad estamos involucrados en muchas actividades

sociales, econmicas, salud, educacin, tecnolgicas en fin, por lo que

nos encontramos con cualquier producto o servicio que nos brinda una

necesidad o deseo de incursionar en la inversin de nuevas ideas de

trabajo, en especial el elevado status tecnolgico, cuyos resultados estn

haciendo efecto en nuestra vida y por ende estamos tentado a generar

inversiones de toda ndole.

Esquema N 3 La Inversin

Pues como dice Baca Urbina (1998) estamos siempre en una

necesidad humana de un bien o servicio y que habr la obligacin y

deseo de invertir Todo ello con un slo propsito que es la de

satisfacer a un cliente y por consiguiente ganar dinero.

La inversin es un elemento financiero cuantificable, mediante el

cual hace realidad cualquier actividad, tarea o trabajo que se registra en

el quehacer diario de una organizacin, cuyos resultados deben ser

positivos, dejando as una satisfaccin o incremento futuro. En s los

proyectistas buscan la economa, la utilidad y la calidad en la ejecucin

de la obra, plan o proyecto, con la finalidad de obtener un resultado que

beneficie a todos los involucrados en la misin establecida en el mismo.

Por qu invertimos? Es necesario?

Para el desarrollo Por la necesidades del mercado Deseo de Superacin Ambicin Crecimiento en la Industria

Es la nica forma producir y servir

Por que estamos sometidos a una

sociedad como Sistema Elaborar

proyectos

Es importante saber y conocer una serie de elementos y factores

controlables y no controlables al momento de invertir, pues si no se

toman presentarn las fallas, por lo que pueden generar prdidas

irreversibles a la compaa o individuo. Por lo que se debe hacer un

estudio previo del ambiente externo e interno para tomar una decisin.

La decisin y evaluacin

En primer lugar definamos lo que es decisin, es muy comn que

el ser humano se involucre en tal terminologa, la decisin es la accin

que ejecuta un individuo al momento de accionar o ejecutar una tarea,

donde analiza entre varias alternativas o realiza un diagnstico sobre la

situacin actual. Por ejemplo segn Biblioteca de Consulta Microsoft

Encarta 2004. 1993-2003 Microsoft Corporation define decisin como

Determinacin, resolucin que se toma o se da en una cosa dudosa

Tambin lo denomina "Firmeza de carcter. El diccionario enciclopdico

Larousse 2000 que dice textualmente Teora de la Decisin: teora que,

a partir de unos datos sicolgicos, econmicos, sociolgicos etc.,

intentan determinar con ayuda de modelos matemticos el

comportamiento ptimo en una situacin determinada (Pg. 316). En

este sentido podemos decir que en la administracin de proyectos, la

teora de decisiones es la piedra angular para enfrentar cualquier idea,

en lo que concierne a la decisin de proyecto va un poco ms all de una

simple decisin comn, por que sta debe pasar por un estudio previo,

anlisis, diagnstico, etc. De manera que sea sometido a la aprobacin

de expertos en el rea, objeto de la idea principal.

Hoy en da someten a muchos proyectos aun patrn metodolgico

donde sus componentes son estudiados en mesa redonda o jurados,

juicio de expertos que deciden si la obra, proyecto, trabajo se ejecuta o

no. En fin podemos teorizar mucho la decisin desde varios puntos de

vistas, pero en la administracin de proyectos el Sr. Baca Urbina (1998)

dice:

Para tomar una decisin sobre un proyecto es necesario que ste sea sometido a un anlisis multidisciplinario de diferentes especialistas. Una decisin de este tipo no puede ser tomada por una sola persona, con un enfoque limitado, o ser analizada slo desde un punto de vista.

En el mundo empresarial o comercial la decisin juega un papel

muy importante para cumplir con las metas, objetivos o misin, por lo que

la teora de las decisiones, es denominada toma de decisiones Donde

el ejecutivo realiza un estudio previo sobre la inversin, elementos,

caractersticas, fenmenos, etc. con el fin de tomar la decisin. Koontz,

H., O`Donnell, C. y Weihrich (1985). Dice la toma de decisiones:

Es la seleccin de un curso de accin entre varias opciones es el ncleo de la planeacin. No se puede decir que existe un plan hasta que no se haya tomado una decisin Los administradores consideran algunas veces la toma de decisiones como su trabajo central, porque deben escoger en forma constante lo que se debe hacer quien debe hacerlo, cuando y donde y, en ocasiones, como se debe hacer.

La toma de decisiones en s debemos conceptualizarla como el

proceso mediante el cual un individuo, (ejecutivo, funcionario, gerente,

administrador, etc.) realiza un compendio de informacin sobre el tema a

estudiar, idea o proyecto, mediante el cual determina la accin favorable

que beneficie a la colectividad involucrada en el mismo.

Esquema N 4 Toma de Decisiones

En segundo lugar, analizaremos lo que es evaluacin, este

trmino conlleva a una disertacin sobre la importancia, lo significativo

de algo, que se hace o se va hacer, la evaluacin involucra un estudio

minucioso y riguroso que brinda la seguridad y factibilidad si la accin se

emprender. La evaluacin debe ser sometida a ciertos conocimientos

previos, extrado de la experiencia o estudios realizado del caso,

podemos decir que un individuo evala algo y lo valora, ya que tiene una

intuicin, sensatez y comprensin de la idea que se tiene.

La evaluacin en s proviene de la accin y efecto de evaluar, lo

que significa valorar o atribuir un valor. En trminos comprensivo de la

evaluacin de proyectos, podemos difundir que la evaluacin es el

estudio previo que se le hace a un plan o proyecto con el fin de

determinar si es factible y viable, por lo que la evaluacin de proyecto

esta muy correlacionado con la decisin de proyecto.

Cuando se evala un proyecto se somete a un grupo

interdisciplinario, donde ellos dirn si procede o no, pero esto no quiere

decir, que cuando se incurre en el plan bajo la evaluacin de expertos,

esto sea una realidad o verdad 100%; siempre la evaluacin de proyecto

maneja y estudia una serie de elementos que determinan el valor y el

riesgo que se corre en invertir en una idea o proyecto. Dice Baca Urbina

(1998) que Si en un proyecto de inversin (lucrativo) se diera a dos

grupos multidisciplinarios distintos, es seguro que sus resultado no seran

iguales esto obliga a que la evaluacin es necesaria hacerla para incurrir

en la inversin, lo indica que el juicio de valor, los resultado, las

prioridades de los que hacen tal valoracin es importante para

determinar la decisin.

Consideraciones para la elaboracin y evaluacin de proyectos

Existen patrones de conducta y filosofa general para considerar

evaluar un proyecto, esto est a criterio propio del proyectista y sus

posibles asesores, consultores o tutores que se tengan para ello. Las

tcnicas varan entre ellos y, podemos decir que en comn se someten a

un patrn metodolgico que pasa por varias etapas, el cual se citar ms

adelante. Cabe destacar que para la elaboracin de un proyecto se debe

generalizar un orden de ideas principales y luego un esquema de ideas

secundarias con el fin de determinar las fases de la evaluacin, entre

esta tenemos:

Consideracin N 1: Segn Baca Urbina (1998) en forma frecuente se

puede asumir una posicin general sobre la estructura metodolgica para

su desarrollo:

1. Formular el proyecto objeto de estudio. 2. Definir los objetivos. 3. Hacer los anlisis de: mercado, tcnico operativo, econmico,

financiero, y socio econmico. 4. Resumen y Conclusiones. 5. Retroalimentacin 6. Decisin del Proyecto

Consideracin N 2: Segn Baca Urbina (1998) como un proceso y sus

alcances se especifica as:

1- Perfil o Visin

Idea del Proyecto.

Anlisis del Entorno.

Detencin de necesidades.

Anlisis de oportunidades para satisfacer las necesidades. 2- Factibilidad del Proyecto

Estudio del proyecto.

Evaluacin del proyecto.

Decisin del proyecto 3- Proyecto definitivo

Consideracin N 3: La forma metodolgica expresada comnmente para

la elaboracin de proyectos de investigacin de grados la obtenemos de

la siguiente manera:

1- Planteamiento del problema

Anlisis de la Situacin Actual.

Anlisis de la situacin deseada.

Justificacin y limitaciones.

Objetivo General y especficos 2- Establecer Marco Terico y prctico. 3- Aplicar Estrategias y Metodologa.

4- Generar los resultados y presentar opiniones o propuestas. 5- Determinar las conclusiones y recomendaciones

Consideracin N 4: La forma metodolgica expresada para el desarrollo

de un proyecto de sistema de informacin es:

1. Identificacin de la Necesidad. 2. Definicin de la solucin. 3. Indagacin documental o de campo. 4. Diseo y produccin de prototipo de solucin tecnolgica. 5. Diseo de los mtodos de experimentacin (Prueba y rediseo). 6. Evaluacin externa (consideraciones racionales ante los principios

ticos) 7. Elaboracin del prototipo de producto tecnolgico

Se recomienda al estudiante en informtica tomar este ultimo como

patrn para su elaboracin del trabajo especial de Grado, aunque no es

una camisa de fuerza ya que el puede bien adaptarse al mejor que a l le

convenga.

Administracin de Proyectos

Cuando se habla de la administracin debemos aclarar lo que son

las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrar como

planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar ciertas actividades a

realizar que abarcan los elementos de la administracin, es decir, las

funciones del administrador:

Planear: visualizar el futuro y trazar el programa de accin.

Organizar: construir las estructuras material y social de la

empresa.

Dirigir: guiar y orientar al personal.

Coordinar: enlazar, unir y armonizar todos los actos y esfuerzos

colectivos.

Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas

establecidas y las rdenes dada.

Para el desarrollo de un proyecto el gerente debe tener en cuenta

una estructura relacionada con la actividad administrativa, en la cual

involucra el estudio econmico, los costos, la inversin, los cronogramas

de inversin, las depreciaciones y amortizaciones, e incluso el capital de

trabajo, con el propsito de fijar precedentes de utilidad y beneficio.

Esta estructura debe generar una visin general del proyecto y

ayuda a determinar si se incursiona o no, ya que estos parmetros

financieros y econmicos van ha fijar el presente y las pautas de la

ejecucin exitosa del mismo. De aqu en adelante desarrollaremos las

generalidades de la estructuracin administrativa que fija la pauta de la

accin futura del proyecto.

La estructura econmica la conforman: la determinacin de

ingresos, el clculo de los costos financieros, los costos de produccin,

los gastos de administracin, las depreciaciones y amortizaciones, la

inversin fija y diferida, el capital de trabajo y el costo del capital. Se

invita a los participantes involucrados en el proyecto documentarse sobre

estos trminos de manera mas profunda. Ver figura N 5

Esquema N 5 Estructura Econmica y financiera

Por costos financieros podemos decir que es el valor que cuesta la

bsqueda de dinero lquido y la administracin del capital que se

disponga para uso efectivo del mismo. En relacin con los costos de

produccin sabemos que significa el valor que nos cuesta los materiales

directos e indirectos cuando fabricamos o producimos un bien o servicio.

En referencia a los gastos administrativos nos encontramos con todos

aquellos desembolso tanto materiales, pagos ocasionados por trabajos

que no son directos o imputados al proceso de produccin, tales como:

alquiler del local, nmina de los empleados administrativos, entre otros.

Asimismo encontramos las depreciaciones, amortizaciones y

agotamiento de los bienes muebles e inmuebles y minas o yacimientos,

se sabe que todo bien tiene una vida til, mediante la cual debe

estimarse los gastos de consumos en el periodo subsiguiente. Adems

encontramos la inversin fija o diferida, el cual me indica el dinero que

desembolso constantemente en el tiempo que dura el proyecto, puede

ser en periodos iguales o pagos a futuro por convenios. Siguiendo la

secuencia encontramos el capital de trabajo, el cual me indica que debo

tener dinero disponible en las distintas etapas que el proyecto me exija,

cuyo resultados pueden ser grave cuando se inicia una etapa y si no

contamos con el dinero al momento, por lo que conlleva a un retrazo,

incluso al fracaso del mismo. Por ultimo se debe evaluar y considerar el

costo de capital, que no es ms que el dinero vale dinero, es decir que un

bolvar hoy, vale menos que maana, lo que implica que el dinero en el

tiempo, por el alto costo de la vida y la inflacin, por lo que genera un

incremento en el tiempo el cual se le asigna un valor; este valor nos es

mas que el tanto porciento de inters que devenga o gana un dinero a

plazo.

Este estudio estructural conlleva a que se conformen los estados

financieros del proyecto, como es el balance general, el estado de

ganancias y prdidas, el flujo de efectivo y el movimiento del patrimonio.

Todo ello desemboca en la llamada evaluacin econmica del proyecto.

Duracin o (Ciclo) de un proyecto

El proyecto puede presentar diferentes ciclos duracin, dependiendo

de la extensin del mismo; en efecto todo proyecto debe tener una fecha

de inicio y una de terminacin, mediante la cual en el transcurso del

mismo se analizar los niveles tpico de ciertas actividades crticas y que

son prelantes una con las otras, las fases que se tienen para la duracin

de un proyecto son las siguiente:

1. Definicin del proyecto: debemos identificar su origen, cual es el

problema que se presenta cual es la oportunidad que se presenta, de

donde proviene si de la gerencia, cliente o del personal. Es decir que la

idea principal que se presenta debe aclararse con el fin que no hayan

percances.

2. Planeacin del proyecto: Se refiere poner en orden las ideas sobre

la situacin actual y la situacin deseada, se hace la prediccin y los

cronogramas futuros para emprender el Cundo?, Cmo?, Dnde?

Se efectuar y la relacin existente entre las metas finales y como

obtenerlas. Tomando en consideracin las premisas del proyecto.

3. Puesta en marcha del proyecto: No es ms que la ejecucin de lo

pautado o planeado en el punto dos, es decir, desarrollar las metas

planeadas y as alcanzar los objetivos fijados para cada fase del

proyecto.

4. Terminacin del proyecto: Una vez ejecutado el proyecto, se debe

hacer una revisin general, que nos servir de retroalimentacin para

futuros proyectos o trabajos a ejecutar, en esta fase aunque todo halla

salido de manera excelente debe someterse a una revisin para

perfeccionar el proceso si se amerita mejorar el mismo.

Esquema N 6 Fuente Propia

TIEMPO

1 2 3 4

F AC T I B I L I DA

D

Etapas que involucra un proyecto

Igual que la duracin todo proyecto por muy insignificante que sea

debe agotar las siguientes etapas:

1.- Etapa de preinversin.

2.- Etapa de evaluacin y administracin.

3.- Etapa de ejecucin y control.

4.- Post evaluacin, seguimiento o retroalimentacin.

Estableciendo una pequea definicin de estas etapas podemos decir:

Etapa de preinversin. Esta etapa opera desde el momento en que la

idea del proyecto se concibe hasta la toma de decisin de iniciar la

inversin del mismo. Lo que equivale a la bsqueda de una serie de

factores que puedan influir en la factibilidad o no del proyecto, por lo que

ha de observarse las distintas premisas y buscar el perfil que presente,

adems se debe considerar ampliamente la idea y tener el conocimiento

y expertos que asesoren el proyecto para as aceptarlo o rechazarlo. Vea

el esquema siguiente.

Etapa evaluacin y administracin: Aqu entra en juego una serie de

elementos que son cruciales para el desarrollo del proyecto, se pueden

determinar los distintos egresos o desembolsos que se puedan incurrir,

motivado a los equipos, maquinarias, capitales, inversiones, recursos

humano, entre otros con el fin de percibir las labores, el monitoreo del

desarrollo del proyecto, la cual nos puede permitir hacer modificaciones

sobre la marcha al diseo original, podemos a la vez mejorar los criterios

de proyeccin. Ver esquema

Etapa de ejecucin y control: En esta etapa se pone en marcha el

proyecto definitivo, cuyo roles son la bsqueda de todo los recursos

nombrados anteriormente en la evaluacin y administracin, adems se

fijan los presupuestos y los cronogramas de trabajo conjuntamente con la

combinacin de la compra de equipos y maquinarias, todo bajo la

coordinacin de un jefe encargado que dirija el proyecto.

Post evaluacin, seguimiento o retroalimentacin: Ya culminado el

proyecto se debe tener presente el seguimiento de todos y cada unos de

los pasos, con el fin de determinar las posibles fallas que presentaron

dificultad, y as remodelar y perfeccionar el proceso, en caso que se

repita o se ejecute. Esto nos sirve de antemano mejorar el producto o

servicio con el fin de generar competencia en el mercado.