capÍtulo iv diseÑo de una base de datos...

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CAPÍTULO IV DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS PARA EL CONTROL DEL

SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE LOS PROYECTOS PRESENTADOS POR LAS ASOCIACIONES DE DESARROLLO COMUNAL Y

APROBADOS POR LAS ALCALDÍAS DEL DEPARTAMENTO DE SANTA ANA.

A. GENERALIDADES

En esta etapa se pretende diseñar una base de datos, que permita fácilmente

almacenar y controlar los proyectos presentados por las Asociaciones de Desarrollo

Comunal, además se determinará la importancia y los beneficios tanto para las

ADESCO como para las Alcaldías Municipales.

Dicha base de datos estará encaminada a cumplir con los requerimientos que

demandan las unidades encargadas del control de los proyectos en las diferentes

alcaldías, los cuales han sido recabados por medio de la investigación de campo

reflejada en el capítulo anterior.

Cada alcaldía desempeña su propio método de trabajo, en su mayoría realizan una

parte del control de forma manual. Debido que no todas las municipalidades cuentan

con unidad de Proyección Social, la base de datos debe cumplir con los requisitos

generales, es decir, satisfacer las necesidades y expectativas de todos los

municipios, además debe trabajar en un ambiente amigable con el usuario. Como se

pudo constatar en el capítulo anterior, en algunas alcaldías no cuentan con personal

capacitado en el área de informática, esto compromete a diseñar un sistema sencillo

pero eficiente, de manera que quien haga uso de él no tenga que ser precisamente

un profesional en informática, sino, será suficiente contar con los conocimientos

básicos.

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B. OBJETIVOS

1. GENERAL Diseñar una base de datos para el control del seguimiento del estado de los

proyectos presentados por las Asociaciones de Desarrollo Comunal y aprobados por

las alcaldías del departamento de Santa Ana.

2. ESPECÍFICOS • Diseñar una base de datos que permita la consulta eficiente del estado de los

proyectos ejecutados, en proceso y en espera coordinados por las Asociaciones

de Desarrollo Comunal del departamento de Santa Ana.

• Contribuir a incrementar el rendimiento del personal y la satisfacción de los

usuarios de la información al encontrar los elementos necesarios para realizar

consultas y emitir reportes, además proporcionar un método más ordenado de

trabajo y almacenamiento de la información.

• Determinar la importancia y los beneficios que se obtendría al realizar el control

de los proyectos por medio del diseño de una base de datos.

C. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DE LA PROPUESTA Las bases de datos han estado presentes en cada institución y en cada actividad que

se realiza, siempre y cuando se almacene un registro de ello; aunque en muchas

ocasiones las bases de datos no se consideran como tales por el hecho de que la

información se almacena físicamente. El objetivo principal de una base de datos

consiste en brindar facilidad en el manejo de los datos, tanto en la introducción como

en la administración de los mismos. Por esta razón se considera de gran importancia

diseñar una base de datos que controle el seguimiento del estado de los proyectos

ya que contribuiría a administrar la información de los mismos de una manera más

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eficiente. A continuación se presentan la importancia y los beneficios del diseño de la

base de datos, tanto para las ADESCO como para las Alcaldías.

1. PARA LAS ASOCIACIONES DE DESARROLLO COMUNAL El principal beneficio que se obtiene al administrar la información por medio de una

base de datos, puede reflejarse de la siguiente manera: cuando las ADESCO,

directivas comunales o cualquier otro tipo de organización pro-mejoramiento

comunal, se acerquen a la Unidad de Proyección Social de las alcaldías municipales

a solicitar información sobre los proyectos de su comunidad, ahorraran tiempo en las

consultas; ya que los usuarios de las bases de datos tendrán un acceso más

inmediato y eficaz en la búsqueda de la información que estos requieran, la

importancia puede identificarse en que la información solicitada pueda darse a

conocer oportunamente en las comunidades para que los habitantes estén

informados del destino de sus recursos.

2. PARA LAS ALCALDÍAS MUNICIPALES Es importante diseñar una base de datos para controlar el estado de los proyectos

presentados por las Asociaciones de Desarrollo Comunal; ya que contribuirá con las

alcaldías municipales para contar con una herramienta que les facilite el registrar la

información generada por los proyectos comunitarios.

El realizar el diseño de una base de datos beneficiará a organizar de una mejor

manera la información y así obtener una mayor disponibilidad de los datos generados

por los proyectos, a la vez se obtendrá más eficiencia en cuanto a la recolección,

codificación e introducción de la información recolectada en cada proceso generado

por cada proyecto. Además se tendrá un alto grado de coherencia de los datos

obteniendo un mayor valor informativo.

Se contribuirá a incrementar la satisfacción de los empleados así como también su

rendimiento, ya que podrán realizar sus tareas en menos tiempo, mayor facilidad y

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sencillez, ahorrando la realización de tareas manuales y repetitivas y obteniendo una

mayor flexibilidad al almacenar o modificar los datos del proyecto que se esta

registrando.

D. ALCANCE DE LA PROPUESTA La implementación de la base de datos cuyo diseño se presenta en este capítulo,

está orientada a cumplir con ciertos objetivos que contribuyan a administrar los datos

de una manera eficiente.

De esta manera, se espera que la base de datos con la información referente a los

proyectos comunitarios sea flexible; considerando que ésta, una vez ingresada, se

pueda modificar, suprimir o realizar con ella cualquier operación que sea necesaria

tomando en cuenta que la información que genere sea precisa, veraz y oportuna.

Además el costo del mantenimiento de la información es relativamente bajo para las

alcaldías, ya que la inversión para la implementación de la misma es mínima, así

como los medios de almacenamiento externos como son los diskets y cd´s.

Al obtener una base de datos, las municipalidades contarán con una herramienta que

permitirá disminuir la búsqueda de datos y un almacenamiento más ordenado de la

información, reduciendo así la probabilidad de generar registros innecesarios o

duplicación de los mismos; a esta característica se suma la sencillez de utilización,

que consiste en facilitar la búsqueda y almacenamiento de los datos del proyecto

solicitado, permitiendo una mayor eficiencia en el desempeño de la persona

encargada de administrar los datos de los proyectos comunitarios, debido a que no

tendrá dificultad para encontrarlos, una vez identificados podrá utilizarlos de manera

sencilla y rápida y así evitará la búsqueda en cantidades de documentos. Esto puede

constatarse por el hecho que se contará con un método estándar de

almacenamiento, lo que proporcionará información precisa y coherente.

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Para contar con un respaldo de la información, su almacenamiento será en medios

magnéticos extraíbles permitiendo a la institución protegerse de una pérdida o daño

de dicha información; considerando que la protección de los datos es una

característica inherente en una base de datos: la seguridad de los mismos.

E. DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS PARA EL CONTROL DEL SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE LOS PROYECTOS

PRESENTADOS POR LAS ASOCIACIONES DE DESARROLLO COMUNAL Y APROBADOS POR LAS ALCALDIAS DEL

DEPARTAMENTO DE SANTA ANA. El diseño de una base de datos que controle los proyectos solicitados por las

ADESCO, se ha divido en tres fases que son: la investigación preliminar, las

propuestas tecnológicas y el diseño de la base de datos. A continuación se presenta

un esquema gráfico con la finalidad de facilitar la comprensión del contenido que se

desarrollará en cada una de ellas.

90

DISEÑO DE UNABASE DE

DATOS

FASE

I: IN

VEST

IGAC

IÓN P

RELIM

INAR

FASE II: PROPUESTAS TECNOLOGICAS

FASE III: DISEÑO DE LA BASE DE DATOS

MODELO ENTIDAD - RELACIÓN DICCIONARIO DE DATOS

DISEÑO DE PANTALLAS DESARROLLO DEL SISTEMA

FACTI

BILID

AD D

EL P

ROYECTO

DETER

MIN

ACIÓ

N DE

LOS

REQUER

IMIE

NTOS

DE

LA B

ASE

DE DAT

OS

PROPUESTA DE SOFTWARE

PROPUESTA DE HARDWARE

1. ESQUEMA GRAFICO DE LA PROPUESTA “Diseño de una base de datos para el control del seguimiento del estado de los proyectos presentados por las

Asociaciones de Desarrollo Comunal y aprobados por las alcaldías del departamento de Santa Ana”

FUENTE: IDEA ORIGINAL DEL EQUIPO DE TRABAJO

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2. OBJETIVOS A continuación se presentan los principales objetivos que se pretenden alcanzar en

el presente capítulo.

GENERAL Determinar las factibilidades del proyecto, las propuestas tecnológicas y diseñar la

base de datos con el fin de mejorar los procesos actuales.

ESPECIFICOS • Determinar las factibilidades técnica, operativa y económica del proyecto,

con el fin de verificar costos razonables y funcionamiento eficiente de la base

de datos.

• Elaborar una propuesta tecnológica para el software y hardware adecuado

para la implementación de la base de datos.

• Determinar los requerimientos tecnológicos necesarios para la implementación y

buen funcionamiento de la base de datos.

3. DESARROLLO DEL DISEÑO

El desarrollo del diseño de la base de datos se compone de diferentes etapas,

dispuestas en forma lógica para garantizar el buen funcionamiento de la misma.

En esta parte se utilizan técnicas y métodos para esquematizar la estructura y la

factibilidad de la base de datos propuesta.

3.1 FASE I: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR En esta fase es necesario realizar una investigación preliminar para obtener más a

detalle, los posibles elementos que conforman la información y así poder elaborar un

mejor diseño de la base de datos, dando a conocer las factibilidades del proyecto y la

92

determinación de los requerimientos de la base de datos. A continuación se define

cada uno de ellos:

3.1.1 FACTIBILIDAD DEL PROYECTO Para determinar la factibilidad de un proyecto existen tres áreas: técnica, operativa y

económica, estos aspectos deben ser viables de manera que logren los objetivos

propuestos para determinar la ejecución del proyecto, en nuestro caso, la

implementación del diseño de la base de datos.

3.1.1.1 FACTIBILIDAD TECNICA

Debido que en apartados anteriores se mencionó que el compartir información en un

computador no disminuye la posibilidad de implementar un sistema y considerando

que según la investigación de campo, el 91% de las alcaldías municipales poseen

equipo de computo (Ver Anexo 7), se puede instalar la base de datos en uno de los

computadores existentes sin que represente una sobrecarga o saturación del disco

duro. Además para implementar el diseño de la base de datos se utilizarán

herramientas de fácil manejo, por lo que se concluye que técnicamente es factible

diseñar una base de datos. La existencia de equipo de cómputo para cada alcaldía

se detalla en el siguiente cuadro:

93

Cuadro 6: existencia de equipo de cómputo en las alcaldías municipales del

departamento de Santa Ana.

3.1.1.2 FACTIBILIDAD OPERATIVA

Según la investigación de campo realizada, el proyecto es factible operacionalmente;

ya que existe aceptación por parte de los futuros usuarios de la base de datos. Con

la implementación de la misma se obtendrán ciertos beneficios, tales como: la

integridad y confiabilidad de la información, así como también el ahorro de tiempo

para almacenarla y recopilarla.

3.1.1.3 FACTIBILIDAD ECONÓMICA El diseño de la base de datos no representará ningún costo para las alcaldías

municipales; se ha constatado que el equipo de cómputo con el que cuentan algunas

alcaldías reúne los requisitos necesarios para implementar una base de datos.

ALCALDÍA POSEE EQUIPO

Santa Ana SI

Chalchuapa SI

Metapán SI

Coatepeque SI

El Congo SI

Texistepeque SI

Candelaria de la Frontera SI

San Sebastián Salitrillo SI

Santa Rosa Guachipilín NO

Santiago de la Frontera NO

El Porvenir SI

Masahuat NO

San Antonio Pajonal SI

94

En caso de que una alcaldía no posea equipo de cómputo (según cuadro 6) o desee

adquirir equipo nuevo para tal implementación, el costo es mínimo con respecto a la

demanda tecnológica que exige el diseño de una base de datos y los beneficios que

ofrece esta; además, al inicio de cada año se asigna un presupuesto a cada unidad o

departamento de la alcaldía, la UACI se encarga de consultar la existencia de fondos

para cada departamento cuando éstos solicitan adquisición de bienes o servicios, en

este caso, compra de computadoras, software, contratación de programadores y

capacitadores; si estos fondos no son suficientes, simplemente deben esperar una

nueva asignación de presupuesto para la adquisición, por lo tanto se considera

económicamente factible.

3.1.2 DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE LA BASE DE DATOS

La encuesta y la entrevista se han utilizado para conocer más a fondo los distintos

procesos del control del seguimiento del estado de los proyectos presentados por las

Asociaciones de Desarrollo Comunal y aprobados por las alcaldías del departamento

de Santa Ana y con los resultados obtenidos poder detallar los requerimientos

necesarios para el buen funcionamiento de la base de datos. Los aspectos

contenidos en los siguientes apartados representan los puntos más importantes para

elaborar un diseño eficiente.

3.2 FASE II: PROPUESTAS TECNOLÓGICAS

A continuación se da a conocer la propuesta de software y hardware que se

consideran adecuados para implementar el diseño de la base de datos, a fin de

realizar un mejor control de los proyectos.

3.2.1 PROPUESTA DEL SOFTWARE Para seleccionar el tipo de software a utilizar en la implementación de la base de

datos, ha sido importante considerar los recursos con los que cuentan las alcaldías

del departamento de Santa Ana. Durante la investigación de campo se ha podido

95

determinar que la mayoría de las municipalidades poseen equipo de cómputo y

trabajan bajo el ambiente Windows, el cual ofrece muchas ventajas, de las que

puede destacarse la facilidad en el manejo de los diferentes programas que lo

componen; entre ellos esta el Gestor de Base de Datos llamado Access de Microsoft,

el cual permite crear y administrar bases de datos, además ofrece la facilidad de

establecer relaciones entre las diferentes tablas que la componen, esto contribuye a

la fácil creación de consultas e informes que contengan los datos requeridos por los

interesados en la información sobre los proyectos comunitarios.

Microsoft Access es sencillo de utilizar, posee una herramienta de guía para el

usuario, que le permite crear formularios para administrar la base de datos de una

manera fácil, permitiendo introducir y obtener datos de la base. Cada registro

ingresado es almacenado en una tabla, permitiendo en cualquier momento visualizar

los diferentes registros almacenados.

Otra de las ventajas que ofrece Microsoft Access es la compatibilidad entre sus

versiones, es decir, que si una alcaldía implementa una base de datos en la versión

Access 2000, no tendrá problemas para manejarla si cambia la versión por Access

2002 16. Además puede interactuar con bases de datos creadas en Visual Basic 6.0 o

Visual Basic.NET ya que internamente trae consigo el lenguaje Visual Basic for

Application (VBA) el cual es similar en forma a VB6.

3.2.2 PROPUESTA DEL HARDWARE En esta etapa se ha desarrollado una propuesta de los componentes físicos de un

sistema (hardware), incluyendo algunos dispositivos que se puedan utilizar para

implementar el diseño de la base de datos.

La mayoría de las Unidades de proyección social de las alcaldías municipales

cuentan con equipo de cómputo, por este motivo no tendrán necesidad de invertir o 16 MARÍA PIEDAD FERRO SÁNCHEZ. Guía práctica para Usuarios, Microsoft Access 2002 office XP. España. p. 352.

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adquirir nuevo hardware a menos que lo deseen. En cambio el 9% no posee equipo

tecnológico, pero a la vez manifestaron que estarían dispuestos a invertir en la

adquisición de computadoras.

En los cuadros que se presentan a continuación se muestran las características

necesarias (mínimas y recomendadas) para adquirir equipo de cómputo de acuerdo

al software seleccionado.

Cuadro 7: Requerimientos mínimos del hardware

Cuadro 8: Requerimientos recomendados del hardware

CANTIDAD REQUERIMIENTOS MINIMOS

1 Procesador Pentium II con 166 MHz (equivalente o superior)

1 Memoria Principal 64 MB

1 Disco Duro 20 GB

1 Monitor 15” con resolución de 800 x 600

1 Dispositivos Floppy Driver, CD ROM, Mouse, teclado

CANTIDAD REQUERIMIENTOS RECOMENDADO

1 Procesador Pentium IV con 3 GHz (equivalente o superior)

1 Memoria Principal 256 MB

1 Disco Duro 80 GB

1 Monitor 15” con resolución de 800 x 600

1 Dispositivos Floppy Driver, CD ROM, Mouse, teclado

97

3.3 FASE III: DISEÑO DE LA BASE DE DATOS El diseño de la base de datos contribuirá a que la información este disponible para

cuando ésta se requiera; ya sea almacenando, actualizando y recuperando los datos

de una manera eficiente.

Para esquematizar la estructura del diseño de la base de datos se presentan las

siguientes herramientas: modelo Entidad – Relación, diccionario de datos, diseño de

pantallas y el desarrollo del sistema.

98

EJECUTAEMPRESA PROYECTO SOLICITA COMUNIDAD CORRESPONDE ALCALDIA

CARPETA

DEMANDA

PROFESIONAL

ELABORA

1 M

1

M

1 1

1

1

MM

COMPRENDE

ESTADO

1

M

3.3.1 MODELO ENTIDAD - RELACIÒN

99

3.3.2 DESARROLLO DEL SISTEMA

100

3.3.3 DICCIONARIO DE DATOS

TABLA NOMBRE DESCRIPCIÓN TIPO DE

DATO LONGITUD FORMATO RANGO REQUERIDO LLAVES

cod_estado

Este es automático y

da a conocer el

código del estado del

proyecto

Numérico 7 9(7) ≥1 ≤9999999 SI PK

fec_solic

Describe la fecha de

presentación de la

solicitud

Fecha 10 Día/Mes/Año

Día = ≥ 1 ≤ 31

Mes = ≥ 1 ≤ 12

Año = ≥ 1 ≤ 9999

SI

fec_diagnostico

Describe la fecha en

que se realiza el

diagnóstico en la

comunidad


Día = ≥ 1 ≤ 31

Mes = ≥ 1 ≤ 12

Año = ≥ 1 ≤ 9999

SI

fec_licitcarp


licitación de la

carpeta técnica


Día = ≥ 1 ≤ 31

Mes = ≥ 1 ≤ 12

Año = ≥ 1 ≤ 9999

SI

fec_adjucarp


adjudicación de la

carpeta técnica


Día = ≥ 1 ≤ 31

Mes = ≥ 1 ≤ 12

Año = ≥ 1 ≤ 9999

SI

E S T A D O

fec_licitproy Describe la fecha de

licitación del proyecto Fecha 10 Día/Mes/Año

Día = ≥ 1 ≤ 31

Mes = ≥ 1 ≤ 12

Año = ≥ 1 ≤ 9999

SI

101



fec_adjuproy


adjudicación del

proyecto


Día = ≥ 1 ≤ 31

Mes = ≥ 1 ≤ 12

Año = ≥ 1 ≤ 9999

SI

fec_iniejeproy


inicio de la ejecución del

proyecto


Día = ≥ 1 ≤ 31

Mes = ≥ 1 ≤ 12

Año = ≥ 1 ≤ 9999

SI

fec_finejeproy


finalización de la

ejecución del proyecto


Día = ≥ 1 ≤ 31

Mes = ≥ 1 ≤ 12

Año = ≥ 1 ≤ 9999

SI

E S T A D O

fec_recepfin


recepción del proyecto

finalizado


Día = ≥ 1 ≤ 31

Mes = ≥ 1 ≤ 12

Año = ≥ 1 ≤ 9999

SI

cod_ carpeta

Este es automático y

describe el código de la

carpeta técnica

Numérico 7 9(7) ≥1 ≤9999999 SI PK

C A R P E T A

fec_inicarp


inicio de la carpeta

técnica


Día = ≥ 1 ≤ 31

Mes = ≥ 1 ≤ 12

Año = ≥ 1 ≤ 9999

SI

102



fec_fincarp


finalización de la

carpeta técnica


Día = ≥ 1 ≤ 31

Mes = ≥ 1 ≤ 12

Año = ≥ 1 ≤ 9999

SI

tipo _carpeta

Tipo A: indica que el

monto del proyecto

es mayor o igual que

$11,429.00.

Tipo B: indica que el

monto del proyecto

es menor que

$11,429.00

Caracter 1 A A o B SI

costo_carpeta

Indica el costo de la

elaboración de la

carpeta técnica

Numérico 10 9(10) ≥ 000,000.01

≤ 999,999.99 SI

C A R P E T A

nom_revisacarpeta

Describe el nombre

de la persona que

revisa la carpeta

técnica

Caracter 55 A(55) Aa – Zz SI

103



cod_profesional

Código del

profesional que

elaborará la carpeta

técnica

Numérico 4 9(4) ≥ 0 ≤ 9999 SI

PK; FK Hacia tabla

Carpeta

nom_profesional

Nombre del

profesional que

elaborará la carpeta

técnica


dir_profesional Describe la dirección

del profesional Caracter 100 A(100) Aa – Zz SI

tel_profesional

Indica el número de

teléfono del

profesional

Alfanumérico 9 9(4)-9(4) >0000-0000

≤9999-9999 SI

titulo_profesional

Indica el titulo del

profesional que

elabora la carpeta


P R O F E S I O N A L

NIT_profesional

Describe el Número

de Identificación

Tributaria del

profesional que

realizará el proyecto

Alfanumérico 17 9(4)-9(6)-9(3)-9

>0000-

000000-000-0

≤9999-

999999-999-9

SI

104



P R O F E S I O N A L

fecnac_profesional

Indica la fecha de

nacimiento del

profesional que

elabora la carpeta

técnica


Día = ≥ 1 ≤ 31

Mes = ≥ 1 ≤ 12

Año = ≥ 1 ≤ 9999

NO

cod_proy

Detalla el código con

que se identifica el

proyecto

Numérico 8 9(8) >0 ≤ 99999999 SI

PK; FK

Hacia tabla

Carpeta y

Estado

nom_proy Describe el nombre

del proyecto Caracter 150 A(150) Aa – Zz SI

dir_proy

Muestra la dirección

exacta en donde se

ejecutará el proyecto


P R O Y E C T O

num_beneficiados

Da a conocer el

número de personas

que se beneficiaran

con la realización del

proyecto

Numérico 4 9(4) ≥ 1 ≤ 9999 SI

105



monto_proy Indica el monto de la

ejecución proyecto Numérico 13 9(13)

>0

≤ 99,999,999.99 SI

nom_alcalde Describe el nombre del

alcalde municipal Caracter 55 A(55) Aa – Zz SI

jefe_proysocial Describe el nombre del

jefe de Proyección Social Caracter 55 A(55) Aa – Zz SI

jefe_UACI

Indica el nombre del jefe

de la Unidad de

Adquisiciones y

Contrataciones

Institucionales

Caracter 55

A(55)

Aa – Zz SI

jefe_proyectos Indica el nombre del jefe

de la Unidad de Proyectos Caracter 55 A(55) Aa – Zz SI

nom_presentasolic

Describe el nombre de la

persona de la comunidad

que presenta la solicitud


P R O Y E C T O

DUI_presentasolic

Detalla el número del

Documento Único de

Identidad de la persona

que presenta la solicitud

Alfanumérico 10 9(8)-9 ≥ 00000000-0

≤ 99999999-9 SI

106



porcent_aportecomuni

Indica el porcentaje de

aporte de la comunidad al

proyecto, ya sea en mano

de obra, económico o

materiales

Numérico 3 99% ≥ 0 <100

SI

nom_recibesolic

Indica el nombre de la

persona de la alcaldía que

recibe la solicitud

Carácter 55 A(55) Aa – Zz SI

P R O Y E C T O

financiamiento_proy

Describe quien da el

financiamiento para el

proyecto


cod_comuni

Da a conocer el código del

tipo de comunidad

(ADESCO o directiva

comunal) que solicita el

proyecto

Alfanumérico 6 A(2)9(4) Aa0000 –

Zz9999 SI

PK; FK Hacia

tabla

Proyecto

C

O

M

U

N

I

D

A

D

nom_comuni

Describe el nombre de la

ADESCO o directiva

comunal


107



dir_comuni Muestra la dirección de la

ADESCO o directiva comunal Caracter 100 A(100) Aa – Zz SI

nom_presidente Nombre del presidente de la

ADESCO O directiva comunal Caracter 55 A(55) Aa – Zz SI

nom_vicepresidente

Nombre del vicepresidente de

la ADESCO o directiva

comunal


nom_secretario Nombre del secretario de la


nom_prosecre Nombre del prosecretario de la

ADESCO o directiva comunal Caracter 55 A(55) Aa – Zz NO

nom_tesorero Nombre del tesorero de la


nom_protesorero Nombre del pro tesorero de la

ADESCO o directiva comunal Caracter 55 A(55) Aa – Zz NO

C O M U N I D A D

nom_sindico Nombre del sindico de la


108



nom_vocal1

Nombre del 1º vocal de


comunal


nom_vocal2



comunal

Caracter 55 A(55) Aa – Zz NO

nom_vocal3



comunal

Caracter 55 A(55) Aa – Zz NO

C O M U N I D A D

num_habitantes

Da a conocer el número

de habitantes de la

comunidad

Numérico 4 9(4) ≥ 1 ≤ 9999 SI

cod_alcaldía Código de la alcaldía

municipal Numérico 4 9(4) ≥ 1 ≤ 9999 SI

PK; FK

Hacia tabla

Comunidad

A L C A L D I A

nom_alcaldía Indica el nombre de la

Alcaldía Municipal Caracter 24 A(24) Aa – Zz SI

109



cod_empre

Código de la empresa

que ejecutará el

proyecto

Numérico 4 9(4) ≥ 1 ≤ 9999 SI

PK; FK Hacia

tabla

Proyecto

nom_empre

Indica el nombre de la

empresa que ejecutará

el proyecto


giro_empre

Indica el giro de la

empresa que ejecutara

el proyecto


dir_empre

Describe la dirección de

la empresa que



tel_empre Indica el número de

teléfono de la empresa Alfanumérico 9 9(4)-9(4)

≥ 0000-0000

≤ 9999-9999 SI

respon_empre

Indica el nombre del

responsable de la

empresa que ejecutará

el proyecto


E M P R E S A

NIT_empre

Indica el Número de

Identificación Tributaria

de la empresa que


Alfanumérico 17 9(4)-9(6)-9(3)-9

≥ 0000-000000-

000-0

≤ 9999-999999-

999-9

SI

110

3.3.4 DISEÑO DE PANTALLAS

Figura 2: Partes y elementos de una pantalla. Etiqueta Cuadro de Texto Encabezado

Cuerpo

Comentarios

Combo Box Botón de comando

111

INICIO La Pantalla Inicio contiene un menú desplegable que permite varias opciones, las cuales se utilizan para introducir la

información. Figura 3: Pantalla Inicio.

112

A continuación se presenta el contenido de cada menú desplegable.

Figura 4: Pantalla del submenú Proyecto

113

Figura 5: Pantalla del submenú Comunidad.

114

Figura 6: Pantalla del submenú Carpeta.

115

Figura 7: Pantalla del submenú Profesional.

116

Figura 8: Pantalla del submenú Empresa.

117

Figura 9: Pantalla del submenú Estado.

118

Figura 10: Pantalla del submenú Alcaldía.

119

Figura 11: Pantalla del submenú Salir.

120

PROYECTO En esta pantalla se introducirán los datos referentes a registrar un nuevo proyecto.

Figura 12: Pantalla Proyecto (Nuevo).

121

En la siguiente figura se da a conocer la pantalla del proyecto en la que el usuario podrá modificar los datos

almacenados, a excepción de los siguientes campos:

Código: es único para cada proyecto.

Figura 13: Pantalla Proyecto (Modificar).

122

Ésta pantalla únicamente permitirá consultar los datos de un proyecto, contará solamente con la opción Salir.

Figura 14: Pantalla Proyecto (Consultar).

123

COMUNIDAD A continuación se presenta la pantalla de captura referente a los datos de la comunidad.

Figura 15: Pantalla Comunidad (Nuevo)

124

Los datos de la comunidad pueden sufrir cambios, por ejemplo: cuando se realiza un censo y éste refleja una variación

en el número de habitantes, o cuando se elige la nueva directiva de la comunidad. Estos cambios se pueden realizar

en la pantalla que se muestra en la figura 16. a excepción de los siguientes campos:

Nombre: este será el campo utilizado para determinar la comunidad a modificar.

Figura 16: Pantalla Comunidad (Modificar)

125

Ésta pantalla permite visualizar los datos de una comunidad especifica cuando sean requeridos.

Figura 17: Pantalla Comunidad (Consultar)

126

CARPETA TÉCNICA

La siguiente pantalla permite almacenar los datos más relevantes de la Carpeta Técnica.

Figura 18: Pantalla Carpeta Técnica (Nuevo)

127

En la figura 19 se presenta la pantalla en la que el usuario podrá modificar la información acerca de una carpeta

técnica específica, a excepción de los siguientes campos:

Código del proyecto: este es único para cada carpeta técnica.

Figura 19: Pantalla Carpeta Técnica (Modificar)

128

En la figura 20 se refleja la pantalla en la que el usuario puede consultar los datos que se han almacenado acerca de

una Carpeta Técnica de un proyecto específico.

Figura 20: Pantalla Carpeta Técnica (Consultar)

129

PROFESIONAL Contiene los datos personales de los profesionales a quienes se ha adjudicado la elaboración de alguna Carpeta

Técnica, los cuales se pueden introducir en la siguiente pantalla.

Figura 21: Pantalla Profesional (Nuevo)

130

En la figura 22 se presenta la pantalla en la que el usuario podrá modificar la información ingresada para un

profesional.

Figura 22: Pantalla Profesional (Modificar)

131

Ésta pantalla permite visualizar los datos de un profesional especifico cuando sea requerido.

Figura 23: Pantalla Profesional (Consulta)

132

EMPRESA Recopila los datos generales de una empresa que tiene a su cargo la ejecución de un proyecto.

Figura 24: Pantalla Empresa (Nuevo).

133

La figura 25 esta diseñada para crear una pantalla que permita modificar los datos de la empresa, es decir, cambiar

los datos que hayan sido ingresados erróneamente o tengan que modificarse por algún motivo.

Figura 25: Pantalla Empresa (Modificar).

134

La siguiente pantalla permitirá realizar las consultas necesarias acerca de las empresas existentes en la base de datos

para el control del seguimiento del estado de los proyectos presentados por las Asociaciones de Desarrollo Comunal y

aprobados por las alcaldías del departamento de Santa Ana.

Figura 26: Pantalla Empresa (Consultar).

135

ESTADO

Recopila las fechas de los estados de los proyectos, identificando cada proyecto por su código.

Figura 27: Pantalla Estado (Nuevo)

136

El usuario podrá ingresar la fecha de inicio de la ejecución del proyecto; como también, según se vaya realizando, las

fechas de finalización de cada etapa, a excepción del siguiente campo:

Código del proyecto: este es único para cada proyecto.

Figura 28: Pantalla Estado (Modificar)

137

Ésta pantalla permitirá consultar los datos del estado del proyecto, contará solamente con la opción Salir.

Figura 29: Pantalla Estado (Consultar).

138

ALCALDÍA

Esta pantalla permitirá ingresar los datos referentes a la alcaldía que gobierna la comunidad donde se ejecuta el

proyecto.

Figura 30: Pantalla Alcaldía (Nuevo).

139

La figura 31 esta diseñada para crear una pantalla que permite modificar los datos de la alcaldía, es decir, cambiar los

datos que hayan sido ingresados erróneamente o tengan que modificarse por algún motivo.

Figura 31: Pantalla Alcaldía (Modificar).

140

F. PLAN DE IMPLEMENTACION Un plan de implementación es una herramienta que consiste en organizar las

actividades necesarias en forma ordenada y cronológica; además asignar

responsables para que se coordine cada etapa de la implementación de la base de

datos, permitiendo que el diseño cuente con la información necesaria para garantizar

el buen funcionamiento de la misma, con el fin de lograr los objetivos propuestos

que forman parte importante de este plan. Específicamente, este plan de

implementación esta basado en los resultados obtenidos por medio de la

investigación de campo reflejado en el capitulo III, la cual permitió conocer las

necesidades de los usuarios de la información; por lo que se puede afirmar que

cumple con los elementos que requieren las alcaldías municipales para su

implementación.

Este apartado consta de varios aspectos importantes que son: objetivos del plan de

implementación, plan de acción, determinación de responsabilidades, cronograma de

actividades y presupuesto para la implementación; los cuales se detallan a

continuación:

1. OBJETIVOS Los objetivos propuestos para el plan de implementación se muestran a

continuación:

1.1 GENERAL Desarrollar un plan de implementación y un plan de acción para la base de datos,

determinando a su vez las responsabilidades del grupo de trabajo, el cronograma de

actividades y el presupuesto para la implementación.

141

1.2 ESPECIFICOS

• Determinar los límites de responsabilidad del equipo investigador y del personal

de la alcaldía municipal con respecto a la implementación del diseño de la base

de datos.

• Realizar un cronograma de actividades para determinar en cuanto tiempo se

pueden realizar las diferentes etapas para implementar la base de datos.

• Desarrollar un presupuesto para la implementación de la base de datos de

manera que las alcaldías municipales cuenten con un parámetro del monto de la

inversión para tal implementación.

2. PLAN DE ACCIÓN Este apartado contiene todos los procesos necesarios para efectuar la

implementación de la base de datos, especificando en el cronograma de actividades

– que se presenta más adelante – el tiempo en que se realizaran las etapas y

detallando quienes serán los responsables de ejecutar cada una de ellas, para así

lograr los objetivos propuestos.

Es necesario definir cada una de las etapas que deberán desarrollarse para

implementar la base de datos, considerando que el equipo de trabajo ya realizó la

investigación de campo, básicamente se han determinado 5 aspectos que las

representan, iniciando el desarrollo de estas etapas con la evaluación y aprobación

del diseño por parte del concejo municipal.

• EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DEL DISEÑO: Consiste en el estudio del

documento que contiene el plan de implementación por parte del Concejo

Municipal, el cual será el responsable de analizar y aprobar los puntos que

componen la propuesta de la base de datos.

142

• PROGRAMACIÓN DE LA BASE DE DATOS: Ésta etapa consiste en desarrollar

las instrucciones necesarias que se ejecutarán por medio de la computadora,

para crear una base de datos que funcione adecuadamente y permita hacer los

enlaces necesarios entre cada etapa del proyecto, las cuales están establecidas

en las relaciones de las tablas que la componen.

• IMPLEMENTACIÓN DE LA BASE DE DATOS: Se refiere a la puesta en marcha

de la base de datos, es decir, instalarla en los computadores donde la alcaldía

municipal considere que son puntos clave o necesarios.

• CAPACITACIÓN DEL PERSONAL: La capacitación es el entrenamiento que se

da a una persona sobre el contenido y el manejo de la base de datos para que se

desempeñe de manera eficiente, proporcionando, actualizando y reforzando sus

conocimientos. El Concejo Municipal asigna a una persona o empresa para que

dé a conocer cómo está conformada la base de datos y proporcione las

instrucciones necesarias a quienes la administren. Se recomienda que quien

imparta esta capacitación sea la misma persona que desarrolló la programación,

ya que ésta tendrá un conocimiento más acertado sobre el comportamiento de la

misma.

• MANTENIMIENTO DEL SISTEMA: Ésta etapa no tiene un período de tiempo

definido para su desarrollo, ya que debe aplicarse sin esperar el momento en que

la base de datos presente cualquier tipo de cambio, lo cual es impredecible.

Existen dos tipos de mantenimiento: Mantenimiento preventivo: consiste en la programación de inspecciones

de funcionamiento, ajustes, reparaciones, análisis que deben llevarse a

cabo en forma periódica en base a un plan establecido. 17

Mantenimiento correctivo: Consiste en la modificación de requerimientos

cuando éstas sean necesarias. 17 http://www.solamentenimiento.com/m_preventivo.htm[consulta: 22 septiembre 2006]

143

3. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES Esta consiste en establecer los límites de responsabilidad por parte del equipo

investigador y la alcaldía municipal.

La responsabilidad del equipo investigador es diseñar una base de datos para el

control del seguimiento del estado de los proyectos presentados por las Asociaciones

de Desarrollo Comunal y aprobados por las alcaldías del departamento de Santa

Ana; éste no será responsable de proporcionar el software y hardware que se

requiera para la implementación, tampoco se compromete a darle el mantenimiento a

la base de datos. Cabe mencionar que durante la investigación de campo, se dio a

conocer el objetivo de la misma y se dejó a opción de cada alcaldía municipal la

implementación del diseño, el cual estará disponible en la Biblioteca de la

Universidad Francisco Gavidia; queda a consideración del equipo investigador el

presentar directamente esta propuesta en las alcaldías del departamento de Santa

Ana. El responsable directo de evaluar e implementar el diseño de la base de datos

será el Concejo Municipal de cada alcaldía.

Se sugiere que se haga por escrito la delegación de responsabilidades, con el fin de

conocer la persona responsable de ejecutar cada etapa del plan y éstas se

desarrollen de manera eficiente; además hacer constar el margen de holgura que

se le asigne a cada etapa en caso que la ejecución lo demande o la alcaldía

considere necesario concederlo.

144

4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A continuación se presenta un cronograma en el cual se detalla cada una de las actividades que se deben desarrollar

para la implementación del diseño de la base de datos, así como también el periodo que durará el desarrollo de la

misma, el cronograma estará representado en semanas, estas a su vez, divididas en días.

Cuadro 9: Cronograma de actividades.

PERIODO

SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 5

DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS No. ACTIVIDADES RESPONSABLES

1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6

1

Evaluación y aprobación del

diseño Concejo Municipal

2 Programación de la base de datos

Asignado por la alcaldía

3 Implementación

de la base de datos Asignado por la

alcaldía

4 Capacitación del personal


5 Mantenimiento del sistema


145

5. PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN Se ha efectuado un cálculo estimado de la inversión que las alcaldías municipales

deben realizar para la implementación de la base de datos. Considerando que

algunas alcaldías no cuentan con equipo de cómputo, se ha determinado realizar dos

tipos de presupuesto: uno para las alcaldías que cuentan con equipo de cómputo y

software y otro para las alcaldías que requieren la adquisición de equipo y software.

Las siguientes cotizaciones reflejan los precios existentes en el mercado (Ver Anexo

8), están sujetos a variación según las políticas del mercado presentes al momento

de la implementación.

Cuadro 10: Presupuesto de implementación para las alcaldías que requieren equipo

de cómputo y software.

DESCRIPCIÓN COSTO ESTIMADO

Equipo de computo $500.00

Programador $400.00

Capacitación $180.00

Software (Microsoft Office Small Business) $457.65

TOTAL $1,537.65

Cuadro 11: Presupuesto de implementación para las alcaldías que no requieren

equipo de cómputo y software.

DESCRIPCIÓN COSTO ESTIMADO

Programador $400.00

Capacitación $180.00

TOTAL $580.00

146

La implementación de las herramientas presentadas en este capítulo facilitará el

control de la información generada por los proyectos comunitarios, por lo que las

alcaldías podrán aumentar su eficiencia y ahorro de tiempo en el almacenamiento y

consulta de la información.

capÍtulo iv diseÑo de una base de datos...

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