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CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El Examen Especial a la Cuenta Anticipos de Sueldo concedidos a los funcionarios del
Ministerio de Finanzas, se efectuó en cumplimiento a la Orden de Trabajo 12 de 28
de septiembre de 2009, suscrita por el Auditor General y al Plan Anual de Actividades
para el año 2009, aprobado por el Contralor General del Estado, mediante Acuerdo
028-CG de 31 de diciembre de 2008.
Objetivos del examen
- Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias
y administrativas que regulan la ejecución de actividades para la concesión y
recuperación de los Anticipos de Sueldo.
- Establecer que los registros contables de concesión y recuperación de Anticipos
de Sueldo sean exactos y oportunos.
Alcance del examen
El Examen Especial a la Cuenta Anticipos de Sueldo concedido a los funcionarios del
Ministerio de Finanzas, cubrió el período comprendido entre el 1 de enero de 2008 y el
31 de diciembre de 2008.
Base Legal
El 5 de abril de 2001, con Acuerdo Ministerial 094 publicado en Registro Oficial 306
de 16 de abril de 2001, se expide el Reglamento Orgánico del Ministerio de Economía
y Finanzas, con el fin de establecer su administración en base de procesos y
subprocesos.
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Con Decreto Ejecutivo 3410, de 2 de diciembre de 2002, publicado en Registro Oficial
5 de 22 de enero de 2003, se expidió el Texto Unificado de la Principal Legislación
Secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, en el que se definen los procesos
sustantivos y para su funcionamiento se especifica los procesos directivos de apoyo y
asesoría.
El Decreto Ejecutivo 854, publicado en Registro Oficial 252 de 16 de enero de 2008,
sustituye la denominación del Ministerio de Economía y Finanzas por el de Ministerio
de Finanzas. También dispone que en todo cuerpo normativo hasta con un nivel
jerárquico de Decreto Ejecutivo, sea reemplazado con el citado nombre.
Estructura Orgánica
Con Decreto Ejecutivo 3410 de 2 de diciembre de 2002, publicado en Registro Oficial
5 de 22 de enero de 2003, se expidió el Texto Unificado de la Principal Legislación
Secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, en el Libro III consta “De la
Organización y Administración del Ministerio de Economía y Finanzas”, el cual trata
que los procesos serán desarrollados por áreas organizacionales que tendrán el nivel
de Subsecretarías y dentro de éstas se halla la Subsecretaría Administrativa con los
subprocesos de Apoyo y Asesoría, que a continuación describimos:
PROCESO DE APOYO Y
ASESORÍA
: Subsecretaría Administrativa
SUBPROCESO DE APOYO Y
ASESORÍA
Coordinaciones de:
Financiera Institucional
Subproceso de Contabilidad
Subproceso de Tesorería.
Subproceso de Presupuesto
Recursos Materiales y Seguridad
Tecnología Informática
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Objetivos de la entidad
Subsecretaría Administrativa
Administrar y proporcionar eficientemente recursos humanos, materiales y servicios de
seguridad, servicios informáticos y financieros institucionales, a fin de que el Ministerio
de Finanzas cumpla con efectividad sus responsabilidades.
Coordinación Financiera Institucional
Propender el uso racional de los recursos financieros asignados a la institución y
proveer de información financiera veraz y oportuna para la toma de decisiones, sobre
la base del registro de las transacciones financieras del Ministerio de Finanzas.
Monto de recursos examinados
Los valores monetarios analizados en los Anticipos de Sueldo Tipo A y B, concedidos
a los funcionarios del Ministerio de Finanzas en el período de 1 de enero de 2008 al
31 de diciembre de 2008, son los siguientes:
CONCEPTO VALOR USD
Anticipos de Sueldo:
Tipo A 113 496,09
Tipo B 351 934,00
----------------
TOTAL 465 430,09
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CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de Recomendaciones
En el período sujeto a examen, la Contraloría General del Estado así como la Auditoría
Interna del Ministerio de Finanzas, no realizaron ningún tipo de examen especial a la
Cuenta Anticipos de Sueldo concedidos a los funcionarios de esta Cartera de Estado.
Formularios para Solicitud de Anticipos de Sueldo no son prenumerados
De la revisión efectuada a los formularios para Solicitud de Anticipo de Sueldo Tipo A y
B, se verificó lo siguiente:
- Se mantiene un formulario prediseñado para los Anticipos de Sueldo Tipo A y B,
del que se reproduce copias según la necesidad.
- Los formularios utilizados para la concesión de Anticipo de Sueldo Tipo A, no son
prenumerados en su totalidad.
- Para los Anticipos de Sueldo Tipo B, en un sesenta por ciento su numeración fue
asignada manualmente con numeradora.
Al respecto, las Normas de Control Interno 210-07 Formularios y documentos,
vigente hasta el 30 de noviembre de 2009 y la 405-07 que rige desde el 14 de
diciembre de 2009, señalan:
“…Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que respalden otras operaciones importantes de carácter técnico o administrativo serán preimpresos y prenumerados…”.
Lo expuesto se presentó por cuanto los Coordinadores Financieros Institucional,
encargados de otorgar los Anticipos de Sueldo a los funcionarios del Ministerio de
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Finanzas, no consideraron la necesidad de implantar formularios de solicitudes
prenumerados, lo que no permitió llevar un archivo secuencial de los mismos con su
documentación de respaldo que facilite su ubicación, revisión y análisis posterior.
Con oficios DAIMF-09-562 y 563 de 1 de diciembre de 2009, el Auditor General
solicitó a los Coordinadores Financieros Institucional que actuaron en el período
examinado, emitan su criterio respecto a los hechos antes indicados. Con oficio MF-
SA-CFI-2009-0000955 de 22 de diciembre de 2009, la Coordinadora Financiera
Institucional, manifestó que:
“…mediante oficio Circular No. MF-SA-CFI-2009 –0000951 de 21 de diciembre del 2009, he dispuesto a los responsables ciertos correctivos con la finalidad de optimizar la gestión de la Coordinación…”.
La Coordinadora Financiera Institucional ratifica el criterio de Auditoría, por lo que
dispuso se implante la recomendación.
Conclusión
Para la concesión de Anticipos de Sueldo Tipo A y B, no se implantó formularios de
solicitud prenumerados, lo que no permitió llevar un archivo secuencial con su
documentación de respaldo que facilite su ubicación, revisión y análisis posterior.
Recomendación
A la Coordinadora Financiera Institucional:
1. Dispondrá la impresión de los formularios para Solicitud de Anticipos de Sueldo,
los que serán prenumerados y utilizados manteniendo un orden cronológico. El
archivo de los mismos incluyendo los anulados se realizarán con la documentación
de respaldo, respetando su secuencia numérica, lo que permitirá eficiencia y
transparencia en el trámite de las solicitudes y facilitará su control posterior.
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No se efectuó control previo para la concesión de Anticipos de Sueldo
Para la revisión y análisis de la documentación que respalda la concesión de Anticipos
de Sueldo Tipo A y B, otorgados a los funcionarios del Ministerio de Finanzas, se
seleccionó una muestra del 61.3 por ciento, observándose lo siguiente:
- En el período analizado, trece solicitudes de Anticipos de Sueldo Tipo A se
recibieron pasados los 15 días del mes.
- Tres solicitudes Tipo B fueron receptadas posterior a los cinco días del mes.
- En nueve casos se concedió un segundo Anticipo de Sueldo Tipo A (renovación),
sin haber liquidado el primero y los descuentos se realizaron en un mismo mes.
- Se autorizó ocho Anticipos de Sueldo Tipo A; siete casos sin haber presentado las
correspondientes solicitudes; ocho sin liquidación de haberes y cuatro sin la
garantía.
- Se concedió un Anticipo de Sueldo Tipo B, sin que se haya cancelado el veinte por
ciento del Anticipo anterior.
- En las solicitudes de Anticipo de Sueldo Tipo B, se registró el monto concedido del
Anticipo de Sueldo y no la capacidad de endeudamiento.
- No se localizó la documentación de respaldo de cuatro Anticipos de Sueldo Tipo A;
sin embargo, los descuentos se efectuaron periódicamente.
- El sistema e-SIGEF para Anticipos de Sueldo, está parametrizado para receptar
las solicitudes de Anticipos de Sueldo Tipo A y B hasta el 20 de cada mes; sin
embargo, a partir de esta fecha se otorgaron siete Anticipos de Sueldo Tipo A y
diez Tipo B.
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- Se concedieron cinco Anticipos de Sueldo Tipo B, sin que presenten los
documentos que justifiquen el Anticipo requerido; además, uno de ellos no adjuntó
el Comprobante de Haberes del último mes.
- Seis Anticipos de Sueldo Tipo A, fueron aprobados luego de 7 y 25 días; quince
Tipo B después de 7 y 58 días contados a partir de la fecha de presentación de la
solicitud.
- Se concedieron dos Anticipos de Sueldo Tipo A, excediéndose del cuarenta por
ciento de la remuneración mensual unificada y dos Anticipos Tipo B superior a las
dos remuneraciones mensuales, conforme establecen los Acuerdos Ministeriales
vigentes para el efecto.
- En un setenta por ciento de las solicitudes, que los socios presentaron al Fondo
de Cesantía Privado del Ministerio de Finanzas (FINANFONDO) para que extienda
la certificación de no adeudar, requisito previo para obtener el Anticipo de Sueldo
Tipo B, no contempla: la fecha, nombre del solicitante, número de cédula de
ciudadanía y firma.
- En la totalidad de copias del anverso de las letras de cambio por concepto de
garantías, que constan en cada uno de los expedientes de anticipos de
remuneraciones, se encuentran en blanco algunas especificaciones como:
número, vence en, el número de días vista, el interés legal y por mora, la dirección,
entre otras, verificándose que del reverso no se adjuntó la copia.
Cabe señalar que de 145 letras de cambio entregadas por los funcionarios del
Ministerio como garantía, se verificó que al 27 de noviembre de 2009, únicamente
51 letras fueron retiradas por los deudores y 94 se encontraban bajo la custodia
del funcionario responsable, observándose que para el control de éstas, se ha
implantado un registro; sin embargo, éste no contiene fecha ni firma del funcionario
que retira el documento.
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Al respecto, el Acuerdo Ministerial 283, en el que se expide el Reglamento de
Anticipos de Remuneraciones para el personal del Ministerio de Economía y Finanzas,
vigente hasta el 10 de junio de 2008, estipula:
“…Art. 2.- Se establecen los siguientes anticipos: TIPO A).- Hasta el 40% de la Remuneración Mensual Unificada… …TIPO B).- Hasta dos Remuneraciones Mensuales Unificadas…”. “…Art.4.- Los anticipos TIPO A servirán para atender los requerimientos de gasto a discreción del servidor”. “…Art.5.- Los anticipos TIPO B se concederán por excepción y en casos de emergencia debidamente justificados… a) …Calamidad por salud… b) …Calamidad por fallecimiento… c) …Calamidad por daños a bienes… d) …Cancelación de costos de estudios de cargas familiares”.
“…Art. 6.- Para la concesión de los anticipos se observarán las siguientes disposiciones: a) Los anticipos TIPO A Y B se concederán a los servidores con nombramiento y con contrato de servicios ocasionales…
b) …Se podrá acceder a los anticipos TIPO A y TIPO B en forma simultánea, siempre y cuando su capacidad de pago le permita cubrir las obligaciones contraídas dentro del correspondiente ejercicio fiscal;
c) En el caso de anticipos TIPO B, la solicitud deberá señalar el objeto de la prestación y estará acompañada de la documentación probatoria sobre su destino…”.
“…Art. 7.- Los anticipos de que trata el presente Reglamento se garantizarán de la siguiente forma: a) Los anticipos TIPO A por estar avalados con la remuneración mensual del solicitante no requerirán de la presentación de la garantía…”.
El Acuerdo Ministerial 137-2005 de 25 de julio de 2005, vigente hasta el 10 de junio de
2008, expidió las reformas al Acuerdo 283 de 5 de noviembre de 2004, en los
siguientes términos:
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“…Art. 3.- En el literal d) del artículo 6 en donde dice: “50%”, debe decir: “20%” y, en el literal 3) igualmente en donde dice: “50%”, debe decir: “20%”..”..
En Acuerdo Ministerial 150 se promulga el Reglamento de Anticipos de
Remuneraciones para el personal del Ministerio de Finanzas, vigente a partir del 11 de
junio de 2008, hasta el 17 de marzo de 2009, el que señala:
“…Art. 6.- Para la concesión de anticipos se observarán las siguientes disposiciones: a) Los anticipos TIPO A y B se concederán a los servidores con nombramiento y con contrato de servicios ocasionales, pero para estos últimos, siempre que la fecha de terminación del contrato sea dentro del ejercicio fiscal en que se concede el anticipo”.
“…Art. 8.- La concesión de anticipos estará a cargo de la Coordinación Financiera Institucional a través de sus diferentes Microprocesos, para lo cual se cumplirá el siguiente procedimiento:
a) Tipos A: Presentar en la Coordinación Financiera Institucional, las solicitudes; adjuntando el rol de pagos y de ser necesario la garantía correspondiente, hasta el 15 de cada mes”.
“…Art. 10.- La Unidad de Microproceso de Tesorería será la responsable de recibir, registrar y devolver los documentos originales de las garantías que respalden los anticipos concedidos…”.
El Código de Comercio, título VIII, Sección I, de la creación y forma de la letra
de cambio, en los dos siguientes artículos, establece:
“…Art. 410.- La letra de cambio contendrá:
1.- Las letras de cambio que no llevaren la referida denominación,
serán,…válidas, si contuvieren la indicación expresa de ser a la orden; 2.- La orden incondicional de pagar una cantidad determinada; 3.- El nombre de la persona que debe pagar (librado o girado); 4.-La indicación del vencimiento; 5.-La del lugar donde debe efectuarse el pago; 6.- El nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago; 7.- La indicación de la fecha y del lugar en que se gira la letra; y, 8.- La firma de la persona que la emita (librador o girador)…”.
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“…Art. 411.- El documento en el cual faltaren algunas de las especificaciones indicadas en el artículo que antecede, no es válido como letra de cambio,…”.
Además, la Norma de Control Interno 110-09 Control interno previo, vigente hasta el
30 de noviembre de 2009, señala:
“…Las entidades y organismos del sector público establecerán mecanismos y procedimientos para analizar las operaciones y actividades que hayan proyectado realizar, antes de su autorización, o de que ésta surta sus efectos, con el propósito de determinar la propiedad de dichas operaciones y actividades, su legalidad y veracidad y finalmente su conformidad con el presupuesto, planes y programas.
El Control previo será ejecutado por el personal responsable del trámite normal de las operaciones y actividades…”.
Las Normas de Control Interno 402-02- Control previo al compromiso y 402-03 Control
previo al devengado, que rigen desde el 14 de diciembre de 2009, disponen:
Control previo al compromiso “…Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adopten los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administración del talento humano, financieros y materiales…”.
Control previo al devengado
“…Previa a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepción de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores encargados del control verificarán:
1. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción financiera que haya reunido los requisitos exigidos…”.
Las Normas de Control Interno 210-04 Documentación de respaldo y su archivo,
vigente hasta el 30 de noviembre de 2009 y la 405-04 que rige desde el 14 de
diciembre de 2009, establecen:
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“…Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis…”.
Los hechos expresados se presentaron por la falta de control previo de los
funcionarios responsables del proceso de concesión de Anticipos de Sueldo Tipo A y
B, lo que ocasionó que se otorguen Anticipos de Sueldo, sin observar los requisitos
constantes en la normatividad y reglamentación interna vigente, en detrimento de
funcionarios que sí cumplieron estos requisitos.
Mediante oficios DAIMF-09-562 y 563 de 1 de diciembre de 2009, el Auditor General
comunicó a los Coordinadores Financieros Institucional que actuaron en el período
sujeto a examen, a fin de que indiquen las razones de lo comentado.
El ex Coordinador Financiero Institucional con oficio sin número de 22 de diciembre de
2009, manifestó lo siguiente:
“…ANTICIPOS ATENDIDOS PASADOS LOS CINCO DÍAS DEL MES.- Lamentablemente, por los errores que se encontraron al momento de aplicar esta herramienta de trabajo, en el mes de enero del 2008, mientras se cerraba el ejercicio fiscal 2007 y se aperturaba el ejercicio 2008, no se podían atender los anticipos, debido a que el sistema informático no lo permitía. Esta situación ventajosamente fue superándose paulatinamente hasta el mes de mayo, fecha en la cual se reguló totalmente… …DIAS UTILIZADOS PARA LA CONCESIÓN DE ANTICIPOS.-…inicialmente los anticipos que ingresaban pasado el cinco de cada mes, tenían que para ser atendidos esperar el próximo mes, sin embargo como persistían los problemas en el sistema eSIGEF, se atendieron en el momento en que era posible hacerlo. Para esta fecha el sistema ya cambió los períodos de concesión de anticipos. Existían casos de personas que se encontraban laborando en calidad de contratados, sin que lamentablemente esos contratos se encuentren legalizados, quienes por sus necesidades solicitaban se les conceda un anticipo. Estas peticiones fueron atendidas en el momento en que de una u otra forma legalizaban su relación con el Ministerio, para su cálculo se consideraba solamente los valores DEVENGADOS, a la fecha de su concesión; estos casos fueron los que se demoraron hasta 58 y 45 días… …ANTICIPOS ENTREGADOS SIN QUE SE HAYA CANCELADO EL PRÉSTAMO ANTERIOR Y LA FORMA DE DESCUENTO.- Al respecto debo manifestar que efectivamente existieron casos en los cuales por una u otra razón se concedió un anticipo adicional al otro anticipo ya otorgado, para el
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efecto se consideró de que el funcionario no haya hecho uso del 100X100 de la capacidad del anticipo inicialmente entregado...”.
La Coordinadora Financiera Institucional en oficio MF-SA-CFI-2009-0000955 de 22 de
diciembre de 2009, expresó lo siguiente:
“…Estas novedades se pueden presentar por la estructura informática que se mantiene en el e_Sigef, al respecto debemos manifestar que el módulo del e_Sipren y e_Sigef no permite mantener un registro por auxiliares, por lo que se debe llevar el control de los anticipos en hoja Excel, información que está sujeta a que por cualquier razón pueda perderse o sufrir modificaciones… …La Coordinación Financiera Institucional es un usuario de todas las aplicaciones informáticas, entre las que se encuentra el e_Sigef. Las seguridades, perfiles y condiciones que se dispongan para su funcionamiento es responsabilidad absoluta de los administradores, por lo que se concluye que el sistema se encontraba operativo en esas fechas, lo que permitió la concesión de los mismos… …En lo referente a las letras de cambio entregadas a los funcionarios, el responsable del Registro de Garantías, me comunicó que actualmente de las 145 garantías recibidas en el año 2008, 129 (88.96%) letras de cambio han sido entregadas, y 16 (11.04%) letras de cambio, no han sido retiradas, las mismas que corresponden a funcionarios que han salido de la Institución, las mismas que han sido anuladas… …Respecto (sic) los otros datos que se deben consignar en las letras de cambio, mediante oficio Circular No. MF-SA-CFI-2009 –0000951 de 21 de diciembre del 2009, he dispuesto a los responsables ciertos correctivos con la finalidad de optimizar la gestión de la Coordinación a mi cargo…”.
En relación a cuatro Anticipos de Sueldo concedidos sin documentación de respaldo,
adjunto al oficio MF-SA-CFI-2009 0000955 de 22 de diciembre de 2009, la
Coordinadora Financiera Institucional presentó copias certificadas de las solicitudes y
sus respectivos justificativos.
Posterior a la lectura del borrador del informe, mediante oficio 230 CFI-TG-2009 de 23
de diciembre de 2009, el custodio de las garantías (letras de cambio), informó lo
siguiente:
“…Cumplidos con los pagos, se hace conocer por medio del correo electrónico a cada uno de los beneficiarios a que se acerquen a la Pagaduría a retirar sus garantías (letras de cambios,…son pocos los compañeros que acuden al retiro y por otro lado manifiesto que con sello correspondiente se anulan dichos documento(s)...- Respecto a las firmas y fechas de la devolución de las letras de
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cambio se hace constar en las copias de las solicitudes (formularios) de anticipos con las que fueron concedidas,…”. Con Oficio MF-SA-CFI-2009 0000984 de 31 de diciembre de 2009 y recibido el 4
de enero de 2010, la Coordinadora Financiera Institucional, manifestó:
“…se determinó que aquellos anticipos concedidos por valores superiores al 40% de la RMU, corresponden a montos entregados a servidores cuyos contratos se encontraban en trámite, los cuales contaron con la debida autorización del Coordinador Financiero Institucional en funciones y que por el tiempo transcurrido se les había concedió (sic) los valores devengados a esa fecha, no considerando lo que determinaba el Reglamento para la concesión de anticipos, pero si acatando una disposición de autoridad competente, por lo que no se había estimado procedente requerir los formularios ni las garantías respectivas;…”.
Auditoría comparte con los criterios vertidos por los funcionarios inmersos en el
proceso.
Conclusión
La falta de control previo en el proceso de concesión de Anticipos de Sueldo Tipo A y
B para los funcionarios del Ministerio de Finanzas, ocasionó que se aprueben varios
de ellos sin observar la normatividad y reglamentación interna vigente.
Recomendaciones
A la Subsecretaria Administrativa:
2. Dispondrá a la Coordinadora Financiera Institucional autorice los Anticipos de
Sueldo para los funcionarios del Ministerio de Finanzas, una vez que las
solicitudes y documentación sustentatoria presentadas, cumplan con los requisitos
y condiciones constantes en el Reglamento vigente para la concesión de Anticipo
de Remuneraciones, lo que redundará en beneficio de los funcionarios de esta
Cartera de Estado, a nombramiento y contrato.
3. Aprobará Anticipos de Sueldo en forma simultánea, siempre y cuando la
capacidad de pago del funcionario, le permita cubrir las obligaciones contraídas
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dentro del plazo establecido en la normatividad vigente y el monto de los mismos
no exceda las tres Remuneraciones Mensuales Unificadas del solicitante.
4. Dispondrá a la Coordinadora de Tecnología Informática implante en el Módulo de
Anticipos de Remuneraciones en el aplicativo e-SIPREN, un mecanismo que
permita liquidar el primer Anticipo, cuando el funcionario del Ministerio de Finanzas
solicite una renovación.
A la Coordinadora Financiera Institucional:
5. Dispondrá a los funcionarios responsables del proceso para la concesión de
Anticipos de Sueldo, analicen y verifiquen que la documentación de soporte
presentada para obtener estos beneficios, sea suficiente y pertinente que sustente
su propiedad, legalidad y veracidad, observando la normatividad y la
reglamentación interna vigente, luego de lo cual, sumillarán el control previo y
remitirán a la Coordinadora Financiera Institucional para su aprobación y trámite
correspondiente.
6. Dispondrá al funcionario responsable del manejo y custodia de las letras de
cambio que sirven de garantía a los Anticipos de Sueldo que, una vez recuperado
la totalidad del Anticipo de Sueldo, previa la firma de entrega-recepción proceda a
la devolución al librador de este documento adjuntando a su rol de pagos.
Diligencia que será registrada en el libro de control de garantías.
Se concedieron Anticipos de Sueldo Tipo A sin que se hayan suscrito y
legalizado los Contratos de Servicios Ocasionales y de Asesoría
- El 16 de enero de 2008, por disposición del Coordinador Financiero
Institucional de ese entonces, se concedió a una persona un Anticipo de
Sueldo por 1.400.00 USD, sin que haya suscrito y legalizado el Contrato de
Servicios Ocasionales con el Ministerio de Finanzas.
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Mediante oficio CAI-ADS-2009-009 de 30 de octubre 2009, el Auditor Jefe de
Equipo solicitó la documentación de respaldo del citado anticipo. Con oficio MF-
SA-CFI-2009-0848 de 13 de noviembre de 2009, la Coordinadora Financiera
Institucional, manifestó:
“…Debo informar a usted, que al no concluir el proceso para la emisión y registro del contrato de servicios ocasionales, la Coordinación Financiera Institucional por disposición de autoridad competente, canceló los servicios recibidos mediante CUR de gasto No. 823 de 26 de marzo de 2008, liquidación en la cual, se procedió al descuento del valor entregado por concepto de anticipo de remuneración…”.
Este valor que fue recuperado en la liquidación de haberes del 26 de marzo de
2008, se acreditó a la Cuenta 21240 “Otros Valores Para Netear”, por lo que el
26 de octubre de 2009 se efectuó la reclasificación correspondiente con el fin
de regular la cuenta Anticipos de Sueldo, conforme constan en registro del libro
mayor de la Cuenta 112-01-01 Anticipo de Remuneraciones Tipo A.
- El 10 de junio de 2008, por autorización del Coordinador Financiero, se
concedió Anticipos de Sueldo a cinco empleados del proyecto SIGEF que se
encontraban laborando en calidad de tercerizados en el Ministerio de Finanzas,
otorgándoles 300,00 USD a cada uno. Posteriormente, el 30 del indicado mes
se confiere otro Anticipo por el mismo valor, sin que se hayan legalizado los
Contratos de Servicios Ocasionales.
Cabe señalar que el 30 de octubre de 2008, tres contratos fueron suscritos y
legalizados por las autoridades competentes, hasta el 31 de diciembre de 2008
de dos funcionarios no se suscribió ningún tipo de Contrato de Servicios
Ocasionales.
La recuperación de los Anticipos de Sueldo concedidos, se efectuó a través
de roles de pago y liquidación de honorarios; no así, de dos funcionarios cuyos
valores fueron recuperados mediante Nota de Crédito-Transferencia
Interbancaria por 1 199,98 USD efectuada el 24 de septiembre de 2009 y
comprobante de depósito 84592 por 0,02 USD realizado el 13 de octubre de
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2009 en la cuenta corriente 6171443 que el Ministerio mantiene en el Banco de
Guayaquil, conforme constan en registro del libro mayor de la Cuenta 112-01-
01 Anticipo de Remuneraciones Tipo A.
- El 12 de septiembre de 2008, la Coordinadora Financiera Institucional, autorizó
la concesión de Anticipos de Sueldo de 1 000,00 USD a dos personas, sin que
se suscriba y legalice los Contratos de Servicios Ocasionales de Asesoría entre
el Ministerio de Finanzas y estos funcionarios. Posteriormente, el 15 y 17 de
diciembre de 2008 se legalizaron los mencionados documentos. Estos valores
fueron recuperados en las liquidaciones de honorarios efectuadas en diciembre
de 2008.
Al respecto, los Reglamentos de Anticipo de Remuneraciones para el personal del
Ministerio de Finanzas 283 y 150 de 5 de noviembre de 2004 y 11 de junio de 2008, en
los artículos 6, literal a), señalan:
“…Los anticipos TIPO A y B se concederán a los servidores con nombramiento y con contrato de servicios ocasionales,...”.
Referente a las garantías, las indicadas normativas en los artículos 7, literal a),
expresan:
“…Los anticipos TIPO A por estar avalados con la remuneración mensual del solicitante no requerirán de la presentación de ninguna garantía, excepto en el caso del personal de libre remoción y de contrato de servicios ocasionales, los que deberán suscribir una letra de cambio con el aval de un servidor con nombramiento de esta institución...”.
La Norma de Control Interno 210-04, Documentación de respaldo y su archivo vigente
hasta el 30 de noviembre de 2009, en el segundo párrafo, establece:
“…Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis...”.
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La Norma de Control Interno 405-04, Documentación de respaldo y su archivo, que
rige desde el 14 de diciembre de 2009, en el segundo párrafo, señala:
“…Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis…”.
Los hechos comentados se presentaron, por cuanto los Subsecretarios Administrativos
autorizaron la concesión de Anticipos de Sueldo a servidores que venían prestado sus
servicios profesionales en los proyectos SIGEF y luego e-SIGEF hasta el año 2008,
bajo el ámbito del Banco Mundial; a partir del año 2009, pasaron a depender
administrativa y financieramente del Ministerio de Finanzas, lo que ocasionó que se
concedan Anticipos de Sueldo a funcionarios que no contaban con contratos suscritos
y legalizados oportunamente con esta Cartera de Estado.
Mediante oficios DAIMEF-09-562 y 563 de 1 de diciembre de 2009, el Auditor
General solicitó a los Coordinadores Financieros Institucional, emitan las razones que
originaron los hechos antes indicados.
El ex Coordinador Financiero Institucional con oficio sin número de 22 de diciembre de
2009, manifestó:
“…Estos son los casos de personas que no tenían legalizada su relación laboral con el Ministerio, razón la cual sus requerimientos de Anticipos, eran atendidos con un oficio en el cual consta la autorización de la autoridad competente, se los concedía en base a lo dispuesto por la Constitución de la República, respecto a que “nadie puede ser obligado a trabajar gratuitamente”, para su atención se consideraba el tiempo efectivamente DEVENGADO, razón por la cual no se exigió ninguna garantía…”.
En Oficio MF-SA-CFI-2009 0000955 de 22 de diciembre de 2009, la Coordinadora
Financiera Institucional, señaló:
“…De la documentación que se encuentra en los archivos de la Coordinación Financiera Institucional, se ha determinado que existe disposición expresa del
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señor Subsecretario Administrativo y del Coordinador Financiero Institucional en funciones a esa fecha para la concesión de los anticipos… …Es importante señalar que la recuperación de estos valores se los realizó al momento de legalizar los contratos…); así como, el descuento de los señores …, se efectuó por parte de la Administración del Proyecto e Sigef en el año 2008, quien por razones de sistema y cierre del mismo transfirieron estos recursos en el año 2009, registrándose por parte del Ministerio una cuenta por cobrar a nombre de los citados servidores… …En lo que respecta al anticipo concedido al señor …, por disposición de los señores Subsecretario Administrativo y Coordinador Financiero Institucional en funciones se concedió un anticipo de sueldo, adicionalmente existen documentos que certifican por parte de la Coordinación de Recursos Humanos, que el señor …, se encontraba asistiendo regularmente a partir del 2 de enero del 2008… …La concesión de los anticipos no se los realizó amparados en lo que determina el Reglamento para la concesión de anticipos, los mismos fueron concedidos acatando una disposición de autoridad competente, por lo que no era procedente requerir los formularios ni las garantías respectivas;...”.
Auditoría comparte con los criterios vertidos por los funcionarios inmersos en el
proceso.
Conclusión
Los Subsecretarios de Administración en su turno, no observaron los reglamentos
internos y la normatividad vigente, lo que ocasionó que se concedan Anticipos de
Sueldo a personas que no contaban con los contratos suscritos y legalizados a esas
fechas con el Ministerio de Finanzas.
Recomendación
A la Ministra de Finanzas:
7. Dispondrá a la Subsecretaria Administrativa, disponga a la Coordinadora
Financiera Institucional, autorice la concesión de Anticipos de Sueldo únicamente a
funcionarios con Nombramiento y Contrato, sean éstos de Servicios Ocasionales o
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Asesoría, mismos que serán suscritos y legalizados por los funcionarios y las
autoridades competentes del Ministerio.
El aplicativo e-SIPREN no contempla registros auxiliares para la Cuenta
Anticipos de Sueldo
Durante el período examinado, la Sección Nómina dependiente del Subproceso
Contable de la Coordinación Financiera Institucional, no contó con registros auxiliares
para los Anticipos de Sueldo. El control de las transferencias, recuperación mensual y
saldos individuales se efectuó en forma manual en base de la información que se
emite en la indicada Sección y el reporte generado por el sistema e-SIGEF del Libro
Mayor por Unidad Ejecutora de los Anticipos de Sueldo Tipo A y B, en el que refleja los
débitos y créditos realizados en el ejercicio del año 2008.
Mediante oficio CAI-ADS-019-009 de 17 de diciembre de 2009, el Jefe de Equipo
solicitó al Responsable de Nómina, proporcione copia certificada del oficio MF-SA-CFI-
2008 0000150, de 18 de noviembre de 2008, dirigido a la Coordinadora Financiera
Institucional, suscrito por el citado funcionario, en el que comunicó lo siguiente:
“…Debo señalar que al momento no existe en los sistemas e SIGEF y eSIPREN, la posibilidad de conciliar y verificar los saldos por auxiliares (funcionario), por lo que el control se realiza manualmente a través de una hoja de Excel, con el peligro de que esta información se pueda perder o ser susceptible de cualquier cambio, por lo que se debe coordinar las acciones respectivas, con la finalidad de implementar esta aplicación…”.
La Norma de Control Interno 210-06, Conciliación de los saldos de las cuentas, vigente
hasta el 30 de noviembre de 2009 y la 405-06, que rige desde el 14 de diciembre de
2009, establecen:
“…Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los saldos de la respectiva cuenta del mayor general, sean éstos elaborados en forma manual o computarizado, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes correspondientes…”.
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Este hecho se presentó por cuanto el aplicativo e-SIPREN, Sistema para Nómina, no
ha implementado un módulo para el Registro de Auxiliares por Beneficiario, que
permita conocer en forma detallada la concesión de anticipos, las recuperaciones
mensuales y los saldos individuales.
Mediante oficios CAI-ADS-011-009 y 015 de 9 de noviembre y 2 de diciembre de
2009, el Auditor Jefe de Equipo solicitó a la Subsecretaria de Estado, informe si se ha
implementado un módulo de Anticipos de Sueldo en el nuevo sistema presupuestario
de remuneraciones y nómina e-SIPREN.
Con oficio MF-SA-CTI-SFOL-2009 129, de 3 de diciembre de 2009, la Subsecretaria
de Estado manifestó:
“…En la actividad propuesta para la ejecución de un nuevo Sistema Presupuestario de Remuneraciones y Nómina Institucional e-SIPREN V.2 en Web, que resultará de la migración, personalización, integración y desarrollo de los sistemas de Remuneraciones y Nómina que actualmente esta Cartera de Estado brinda a las Entidades del Sector Público no Financiero, sí consta el Módulo de Anticipos de Remuneraciones…”.
Auditoría comparte el criterio vertido por los funcionarios inmersos en el proceso.
Conclusión
La falta de implementación de un módulo de Anticipo de Remuneraciones en el
aplicativo e-SIPREN, no permitió contar con Registros Auxiliares para conciliar y
verificar los saldos por auxiliares (funcionario), lo que ocasionó que el control se
efectúe en forma manual.
Recomendaciones
A la Subsecretaria de Estado:
8. Dispondrá a la Coordinadora de Tecnología Informática, continúe y concluya con la
ejecución del proyecto de implementación del módulo de Anticipos de
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Remuneraciones en el aplicativo e-SIPREN, que permita contar con registros
auxiliares por funcionario para su control posterior.
A la Coordinadora Financiera Institucional:
9. Dispondrá al Líder del Subproceso Contable, que una vez implementado el Módulo
de Anticipos de Remuneraciones en el sistema e-SIPREN, obtenga los auxiliares
por beneficiario, con la finalidad de conciliar con los saldos generados en el Libro
Mayor.
Anticipos de Sueldo con saldo sin depurar
Mediante oficio CAI-ADS-001-009 de 15 de septiembre de 2009, el Auditor Jefe de
Equipo, solicitó a la Coordinadora Financiera Institucional, certifique el monto inicial
asignado presupuestariamente para el año 2008 a la Cuenta Anticipos de Sueldo, así
también el saldo final al 31 de diciembre de 2008.
Con oficio MFSA-CFI-2009 0000659 de 17 de septiembre de 2009, la Coordinadora
Financiera Institucional certificó que el saldo de la cuenta Anticipos de Sueldo al 31 de
diciembre de 2008 fue de 4 260,00 USD, sin proporcionar el saldo inicial de la misma.
En tal razón, con oficio CAI-ADS-016-009 de 3 de diciembre de 2009, el Auditor Jefe
de Equipo insistió en el pedido y solicitó se digne certificar el saldo contable de la
indicada cuenta al 1 de enero de 2008.
En oficio MFSA-CFI-2009 0000929 de 8 de diciembre de 2009, la Coordinadora
Financiera Institucional certificó que el saldo contable de la cuenta Anticipos de Sueldo
al 1 de enero de 2008 es cero.
De la revisión efectuada al Libro Mayor por Unidad Ejecutora de la Cuenta Anticipos
de Sueldo, se determinó que el saldo inicial al 1 de enero de 2008 es de 165,00 USD
en Anticipos de Sueldo Tipo A y al 31 diciembre de 2008 es de 2 765,00 USD,
existiendo diferencias en los saldos proporcionados por la Coordinación Financiera
Institucional.
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La Norma Técnica de Contabilidad 3.2.2.3 Corrección de errores, establece:
“…La rectificación de errores contables se realizarán utilizando el proceso de reversión, que invalida total o parcialmente los flujos de las cuentas aplicadas, a partir de la fecha de registro de la corrección…”.
Este hecho se presentó por cuanto la compensación o neteo de las cuentas, se
efectuó a otras distintas y no a la de Anticipos de Sueldo, lo que ocasionó que el saldo
inicial y final que constan en registros no sea real.
La Coordinadora Financiera Institucional en oficio MF-SA-CFI-2009 0000956 de 23
de diciembre de 2009, informó:
”… Los saldos contables que se registraron hasta antes del cierre del ejercicio del 2008 y que se reflejan en el libro mayor es de: Anticipos Tipo A US $ 1,200.00 (Saldo de los funcionarios del e-Sigef)
US $ 1,400.00 (Saldo del señor Armendáriz Alfredo) US $ 165.00 (Saldo del señor William Vásconez)
Anticipos Tipo B US $ 0.00 TIPO A: La diferencia entre los saldos existentes a la fecha de la presentación del informe (Oficio No. MF-SA-CFI-2009- 005 de 12 de enero de 2009, del anticipo Tipo A corresponde a los $ 1,400.00 del señor Armendáriz Alfredo y al valor de US $ 165,00 del señor William Vásconez. TIPO B: La diferencia entre los saldos existentes a la fecha de la presentación del informe (Oficio No. MF-SA-CFI-2009- 005 de 12 de enero del 2009) del anticipo Tipo B, corresponde a depósitos realizados por los funcionarios y que se registraron posterior a la presentación del informe de nómina. Con los antecedentes expuestos, certifico que los saldos al cierre del ejercicio fiscal del año 2008, fueron US $ 2,765 del Tipo A y US $ cero (0) del Tipo B…”.
Mediante oficio MF-SA-CFI-0000984 de 31 de diciembre de 2009 y recibido el 4 de
enero de 2010, la Coordinadora Financiera Institucional, manifestó:
“…La variación de los saldos del registro de los anticipos que se encuentra a cargo del responsable de la nómina con el libro mayor, obedece a un registro contable indebido y a la restricción en la parametrización del sistema para
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poder efectuar los ajustes por parte de la Coordinación Financiera Institucional, por lo que se procedió a solicitar la regulación de las cuentas a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental...”.
Auditoría comparte los criterios emitidos por los servidores inmersos en el proceso.
Conclusión
La compensación o neteo de la cuenta se efectuó a otra distinta, lo que no permitió
contar con un saldo real en la cuenta Anticipos de Sueldo al 1 de enero y al 31 de
diciembre de 2008.
Recomendación
A la Coordinadora Financiera Institucional:
10. Dispondrá al Líder del Microproceso de Contabilidad, coordine con la
Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, a fin de que efectúe la
compensación o neteo de la cuenta por 165,00 USD, lo que permitirá contar con
el saldo real y confiable en Anticipos de Sueldo.
Hecho subsecuente
Acta entrega- recepción de documentos
Mediante Memorando MF-CRH-2009-009 de 7 de enero de 2009, el Coordinador de
Recursos Humanos remitió a la Subsecretaria Administrativa el Informe del Sumario
Administrativo instruido al funcionario Técnico B, responsable de la Unidad de Archivo
de la Coordinación Financiera Institucional, en el cual se sugirió la destitución del
citado servidor público que se dio cumplimiento con Acuerdo Ministerial 0028 de 13 de
enero de 2009.
El Auditor Jefe de Equipo con oficio CAI-ADS-008-009 de 29 de octubre de 2009,
solicitó a la Coordinadora Financiera Institucional, proporcione el Acta de Entrega-
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Recepción de la documentación existente en el archivo permanente de esta
Coordinación.
Con oficio 0000795 MF-SA-CFI-MC-2009 de 4 de noviembre de 2009, suscrito por la
Coordinadora Financiera Institucional, informó que el acta se elaboró el 20 de enero
de 2009, entre los funcionarios responsables del manejo del archivo saliente y el Líder
del Microproceso Contable, observándose que en uno de sus párrafos se menciona lo
siguiente:
“…Desde el mes de marzo de 1995, por disposición de la autoridad de ese entonces fui designado Responsable del Archivo de la Dirección General Financiera, hoy Coordinación Financiera Institucional, sin que para el efecto mediante acto administrativo alguno, se me haya hecho la entrega de la documentación que a esa fecha existía en los archivos de la Coordinación… con estos antecedentes, se procede a la entrega recepción de la documentación que al mes de marzo de 1995 reposaba en el archivo de la Coordinación así como de todos aquellos entregados por las diferentes unidades de la Coordinación hasta el 15 de enero del año 2009…”.
Cabe indicar que la Subsecretaria Administrativa mediante oficio MF-SA-CRH-2009-
0352, de 20 de enero de 2009, dispuso a un funcionario que se encontraba en
comisión de servicios, se reintegre a la Coordinación Financiera Institucional, para que
se encargue de la Unidad de Archivo.
Posteriormente, con fecha 11 de septiembre de 2009, se procedió a la entrega-
recepción de los documentos entre el actual responsable del manejo del archivo y el
Líder del Microproceso Contable.
El Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración de bienes del
sector público en su artículo 78, Procedimientos, señala:
“…Los documentos de archivo serán entregados mediante inventario, que será suscrito por los servidores entrante y saliente. De la diligencia se dejará constancia en el acta, en la que se establecerán las novedades que se encontraren y especialmente los documentos que faltaren…”.
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Lo expuesto se presentó por cuanto los Coordinadores Financieros Institucional en su
turno, no consideraron la necesidad de efectuar un levantamiento del inventario de los
documentos existentes en el archivo, sin poder determinar si lo señalado en el detalle,
es la totalidad de la documentación existente a la fecha.
Auditoría comparte los criterios vertidos por los funcionarios inmersos en el proceso.
Conclusión
Los Coordinadores Financieros Institucionales en su época, no consideraron la
necesidad de efectuar el levantamiento de un inventario, en el que consten todos los
documentos de esta Coordinación, lo que ocasionó que no se pueda determinar que la
información constante en las actas suscritas el 20 de enero y 1 de septiembre de 2009
sea la correcta.
Recomendación
A la Coordinadora Financiera Institucional:
11. Dispondrá al funcionario responsable de Archivo, conjuntamente con un
delegado de la Coordinación Financiera Institucional, procedan al levantamiento
de la documentación existente en el Archivo, misma que será detallada por años.
Este documento será elaborado en original y dos copias, legalizado por los
funcionarios que intervengan en la diligencia y aprobado por la Coordinadora
Financiera Institucional. El original se mantendrá en el archivo permanente de
esta Coordinación y las copias para los actuantes entrante y saliente, lo que
permitirá conocer la documentación real y facilitará su ubicación posterior.
Dr. Romeo Olalla AUDITOR GENERAL