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CAMBIO DE CARRERA ESTUDIANTES VIGENTES

Área responsable: Secretaría Académica

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Fecha implementación:

Agosto 2018

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Responsables del documento

Elaborado / Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Lilia Zúñiga Cargo: Analista de Procesos

Nombre: Pamela Espinosa Cargo: Coordinadora Gestión Estudiantil

Nombre: José Antonio Martinod Cargo: Director Secretaría Académica

Fecha: 24 Julio 2018 Fecha: 25 Julio 2018 Fecha: 25 Julio 2018

CONTENIDO

1 ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN .............................................................. 2

2 INSTRUCTIVO CAMBIO DE CARRERA ALUMNOS VIGENTES ......................... 2

2.1 VALIDACIÓN DE MOROSIDAD .................................................................. 2

2.2 APERTURA PEDIDO ACADÉMICO ............................................................ 3

2.3 ENVÍO DE LINKS DE TEST VOCACIONAL ................................................ 3

2.4 VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y ENVÍO DE PEDIDO

ACADÉMICO A SIGUIENTE ESTACIÓN ............................................................. 4

2.4.1 ASISTENTE DE DOCUMENTACIÓN ............................................................. 4

2.4.2 ORIENTADOR VOCACIONAL DE BIENESTAR ESTUDIANTIL ................ 5

2.4.3 PSICÓLOGO DE BIENESTAR ESTUDIANTIL ............................................. 5

2.4.4 ASISTENTE DE GESTIÓN ESTUDIANTIL .................................................... 5

2.4.5 COORDINADOR ................................................................................................ 5

2.4.6 ASISTENTE DE GESTIÓN ESTUDIANTIL .................................................... 5

2.4.7 SECRETARIO ACADÉMICO ............................................................................ 6

2.5 OBSERVACIONES GENERALES............................................................... 6

3 ANEXO ................................................................................................................. 8

3.1 ANEXO 1. PASO A PASO DE LA REVISIÓN DE MOROSIDAD ................. 8

3.2 ANEXO 2. INFORMACIÓN QUE SE ENVÍA AL ALUMNO QUE CONTIENE

LOS LINKS DE TEST VOCACIONAL ................................................................. 13

3.3 ANEXO 3. DIAGRAMA REINGRESO CON CAMBIO DE CARRERA ........ 13

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Instructivo Cambio de Carrera estudiantes vigentes – Dirección de Secretaría Académica – Gestión Estudiantil

1 ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La Universidad de Las Américas (UDLA, la Universidad) en su afán de brindar

un mejor servicio con respecto a sus procesos, impulsa la implementación de

ciertas modificaciones en los mismos.

Este instructivo se ejecuta cuando el Secretario Académico realiza la apertura

del pedido académico.

2 INSTRUCTIVO CAMBIO DE CARRERA ALUMNOS VIGENTES

SECRETARIO ACADÉMICO

2.1 VALIDACIÓN DE MOROSIDAD

Verificar el estado financiero del estudiante en el CRM Financiero entrando al

siguiente link:

http://192.168.0.153/crmudla/index.php?module=Accounts&offset=1&stamp

=1530723570028172000&return_module=Accounts&action=DetailView&recor

d=cb19bc22a5d0a80df0ecb514765dd8c0

USUARIO: externo01

CLAVE: 12345

(Referirse al Anexo 1 que muestra el paso a paso de la revisión de morosidad)

Si el estudiante se encuentra con pagos pendientes, direccionar al estudiante al

departamento de Cobranzas. EN ESTE CASO NO INGRESAR UN PEDIDO

ACADÉMICO MIENTRAS EL ESTUDIANTE NO REGULARICE SU SITUACIÓN.

SPEECH: “Observo que tienes un problema Financiero, por lo que es necesario

que te acerques donde GUSTAVO VELASQUEZ para arreglar tu situación. Él se

encuentra en UDLAPARK, PLANTA BAJA, en los horarios de lunes a viernes de

08:30 a 19:00 y los días sábado solo en épocas de matrículas de 09:00 a 13:00.

El momento que ya tengas solucionado este inconveniente, acércate

nuevamente conmigo al día siguiente y con mucho gusto iniciaremos tu

solicitud”.

Si el estudiante no se encuentra con pagos pendientes, informar al estudiante que

debe acercarse a Cajas a pagar el valor de 5 dólares para comenzar su proceso. Es

de suma importancia informar al estudiante que debe regresar a Secretaría

Académica con la factura para proceder a abrir el pedido académico. CONTINUAR

CON EL PROCESO.

http://192.168.0.153/crmudla/index.php?module=Accounts&offset=1&stamp=1530723570028172000&return_module=Accounts&action=DetailView&record=cb19bc22a5d0a80df0ecb514765dd8c0



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2.2 APERTURA PEDIDO ACADÉMICO

Ingresar la solicitud en Pedidos Académicos y sellar la factura del pago (esto lo

puede realizar cualquier Secretario Académico de cualquier campus)

Llenar correctamente todos los campos, sin ninguna equivocación. Es obligatorio

pedir datos actuales de EMAIL, TELÉFONO CELULAR Y CONVENCIONAL y

registrarlos en el pedido académico.

SPEECH: “Por favor necesito que me des un correo electrónico para enviarte una

información que es parte del proceso. Adicionalmente, dame tu número de

celular y un convencional a donde podamos contactarte para informarte sobre

el avance de tu solicitud”.

Si los datos que indica el estudiante son distintos a los que están registrados en

SAES, enviar un correo electrónico con los nuevos datos a las siguientes personas:

Santiago Rueda (Granados y Queri)

Pablo Balseca (Colón)

Daniel Montenegro (UdlaPark)

No se enviará nada a Silvia Cáceres

NOTA – No se considerarán cambios de carrera a:

Cambio de Modalidad

Cambio de Especialidad

Cambio de Mención

Estos cambios antes mencionados que no son considerados cambios de carrera, por lo que no

es necesario el envío de los links de test vocacional. Es así que el pedido académico no se

enviará a Bienestar Estudiantil, sino que pasará directamente al Asistente de Gestión

Estudiantil con ALEXANDRA PINTADO [email protected].

2.3 ENVÍO DE LINKS DE TEST VOCACIONAL

Enviar la información del proceso, que contiene los dos links, al correo electrónico

que el estudiante indicó.

Registrar en el pedido académico a qué correo se envió la información y si el

estudiante constató haber recibido la misma.

SPEECH: “En este momento te voy a enviar a tu correo XXX dos links, los cuales

deberás contestarlos en un tiempo de 24 HORAS. Estos links tienen DOS test

vocacionales. Mientras más rápido los realices, tu proceso podrá fluir de manera

más ágil.

Ya te envié el email, por favor verifica que te haya llegado”.

mailto:[email protected]

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(Referirse al Anexo 2 que muestra la información que se envía al alumno)

Si es el padre del alumno o un tercero quien realiza la solicitud, es necesario

colocar en el pedido qué persona se acercó y que se le dio las indicaciones

correspondientes para que sean transmitidas al estudiante. Además, se debe

recibir la carta de consentimiento firmada por el estudiante con la copia de

cédula, la misma que debe ser cargada al pedido académico. SI NO SE RECIBE LA

CARTA, NO PROCEDER CON EL INGRESO DEL PEDIDO.

NOTA – Los links pueden ser enviados a cualquier correo electrónico. No existe

ninguna restricción de ubicación para que el estudiante los complete.

2.4 VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y ENVÍO DE PEDIDO

ACADÉMICO A SIGUIENTE ESTACIÓN

Verificar en Informatic si la documentación del estudiante está completa.

Si la documentación está completa, enviar el pedido académico a BIENESTAR

ESTUDIANTIL A FRANCISCO ROSERO [email protected].

Si el estudiante no cuenta con documentación completa, enviar el pedido

académico a la persona encargada de documentación del campus

correspondiente.

Santiago Rueda (Granados y Queri)

Pablo Balseca (Colón)

Daniel Montenegro (UdlaPark)

No se enviará nada a Silvia Cáceres

En el caso de que no cuente con documentación completa, informar al estudiante

que se acerque ese instante con la persona de documentación (es necesario

explicarle en donde se encuentran estas personas)

SPEECH: “El sistema me indica que tu documentación no está completa. Te faltan

XXX documentos. Por favor acércate de la manera más urgente donde Santiago

Rueda (Granados y Queri), Daniel Montenegro (UdlaPark) o Pablo Balseca

(Colón). Si tú no regularizas esto, tu pedido no podrá continuar”.

2.4.1 ASISTENTE DE DOCUMENTACIÓN Recibir el pedido académico e informarle al estudiante sus documentos faltantes.

Introducir al SAES la documentación faltante.

Enviar el pedido académico a BIENESTAR ESTUDIANTIL A FRANCISCO ROSERO

[email protected].



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2.4.2 ORIENTADOR VOCACIONAL DE BIENESTAR ESTUDIANTIL Analizar el caso correspondiente conjuntamente con el resultado de los test

vocacionales respondidos por el alumno.

En el caso de que el estudiante no haya completado los test al cumplirse 48 HORAS

de recibido el pedido académico, contactar al alumno para informarle que tendrá

un día más para completar los mismos. Si el estudiante no cumple este tiempo,

cerrar el pedido académico.

Si se define que el estudiante necesita entrevista, derivar el pedido académico a

los PSICÓLOGOS según disponibilidad de agendas.

Si el caso no requiere entrevista, derivar el pedido a GESTIÓN ESTUDIANTIL A :

o CAMBIO MODALIDAD- ESPECIALIDAD-MENCIÓN: ALEXANDRA PINTADO

[email protected].

o CAMBIO CARRERA ESTUDIANTES VIGENTES: ALEXANDER MOQUERA

[email protected].

2.4.3 PSICÓLOGO DE BIENESTAR ESTUDIANTIL Agendar cita para entrevista con el alumno en un plazo de 72 HORAS.

Registrar resultado de la entrevista en el pedido académico.

Enviar pedido académico a GESTIÓN ESTUDIANTIL A:


[email protected].


[email protected].

2.4.4 ASISTENTE DE GESTIÓN ESTUDIANTIL Recibir pedido académico y registrar en el mismo la vida estudiantil del estudiante

(segundas matrículas, terceras matrículas, reingresos, cambios de carrera, etc.)

Enviar pedido académico al COORDINADOR DE CADA CARRERA para su respectivo

análisis.

2.4.5 COORDINADOR Recibir pedido académico y analizar el caso.

Registrar respuesta final en el pedido académico.

Enviarla resolución sea positiva o negativa al Asistente de Gestión Estudiantil que

en este caso serán:


[email protected].


[email protected].

2.4.6 ASISTENTE DE GESTIÓN ESTUDIANTIL







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Recibir pedido académico y proceder a introducir la resolución en SAES.

Enviar el pedido académico al SECRETARIO ACADÉMICO QUE INICIÓ EL PROCESO.

2.4.7 SECRETARIO ACADÉMICO Recibir pedido académico de parte de Gestión Estudiantil.

Contactar al estudiante para informar la resolución de su pedido.

Si la solicitud del estudiante está aprobada, comunicar vía telefónica. Caso

contrario, enviar un correo electrónico a la misma dirección otorgada por el

alumno.

SPEECH: “Estimado XXX,

Te llamo de la Universidad de las Américas para informarte que tu solicitud de

XXX se encuentra aprobada, por lo que ya puedes acercarte a cancelar la

colegiatura. Posteriormente, deberás acercarte a sacar tu carnet en Secretaria

Académica en cualquier Sede”.

Si la solicitud del estudiante está negada, comunicar vía telefónica. Caso contrario,

enviar un correo electrónico a la misma dirección otorgada por el alumno.

SPEECH: “Estimado XXX,

Te llamo de la Universidad de las Américas para informarte que tu solicitud de

XXX fue negada, por lo que te sugiero acercarte a BIENESTAR ESTUDIANTIL que

se encuentra ubicada en todas las Sedes en el caso de que consideres cambiarte

de carrera y necesites una Orientación Vocacional”.

2.5 OBSERVACIONES GENERALES

Si el estudiante ya no desea cambiarse a la carrera que fue solicitada, es necesario cerrar el

pedido académico en la instancia que se encuentre y abrir otro totalmente nuevo con los

requerimientos del estudiante e iniciar el proceso desde cero.

Cuando el estudiante acude a preguntar el estado de su proceso, se manejará el siguiente

speech:

SPEECH: ¿EN QUÉ ESTADO SE ENCUENTRA EL PROCESO DEL ESTUDIANTE?

“¿Ya realizaste el Test Vocacional? ¿Cuándo?”

SI EL ESTUDIANTE INDICA QUE SÍ LO REALIZÓ: “Espera por favor una respuesta

en estos días”.

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SI EL PROCESO YA FUE ACEPTADO: “Tu pedido ya se encuentra en las últimas

instancias. De entre dos a tres días nos estaremos contactando contigo para

comunicarte la resolución”.

SI NO HA REALIZADO EL TEST VOCACIONAL: “¿Por qué no realizaste el test? (si la

respuesta del estudiante es que no recibió el correo electrónico o porque no se le

abrió): “Te voy a enviar nuevamente el mail y resuelve los test en este momento

por favor. Confírmame si recibiste la información”.

Estos casos de consulta, NO deben ser direccionados donde Jenny González. Se debe

atender al estudiante en ese momento verificando el estado de la solicitud en Pedidos

Académicos.

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3 ANEXO

3.1 ANEXO 1. PASO A PASO DE LA REVISIÓN DE MOROSIDAD

1.1. Inicio de consulta

1.2. Al ingresar al CRM la primera pantalla que se visualizará es la siguiente, en la cual

se deberá dar clic en ESTUDIANTES para comenzar la consulta.

1.3. Se deberá dar clic en filtro para realizar la consulta.

Externo01

12345

Filtro

Estudiantes

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1.4. En filtro avanzado se podrá buscar por número de cedula, matrícula o %nombre.

Posteriormente, se deberá dar clic en buscar.

1.5. Para que se despliegue la información del estudiante dar clic en la cédula.

Al momento que se despliegue la información, es necesario observar todas las carteras

que tiene el estudiante las cuales pueden ser:

Clic

Clic

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1.6. Cartera Externa

Es necesario mirar que el campo de ESTATUS esté VENCIDO y que el VALOR A CANCELAR

SEA MAYOR O IGUAL A 100 DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está

en mora y, por ende, no se abrirá el pedido académico.

Si se encuentra diferente a lo mencionado, se podrá abrir el pedido académico.

1.7. Cartera Interna

Se deberá observar en el campo VENCIDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 10

DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se

abrirá el pedido académico.

1.8. Recompra y Garantía

Se deberá observar en el campo VALOR A CANCELAR si tiene un valor MAYOR O IGUAL

A 100 DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende,

no se abrirá el pedido académico.

Valor a cancelar Estatus

Vencido

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1.9. Facturas por Cobrar

Se deberá observar en el campo SALDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 100

DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se

abrirá el pedido académico.

1.10. Cheques Protestados

Se deberá observar en el campo SALDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 10 DÓLARES.

Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se abrirá el

pedido académico.

Valor a cancelar

Saldo

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1.11. Cartera Años Anteriores

Se deberá observar en el campo SALDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 10 DÓLARES.

Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se abrirá el

pedido académico.

Saldo

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3.2 ANEXO 2. INFORMACIÓN QUE SE ENVÍA AL ALUMNO QUE

CONTIENE LOS LINKS DE TEST VOCACIONAL

3.3 ANEXO 3. DIAGRAMA REINGRESO CON CAMBIO DE CARRERA

Se enviará por correo electrónico a los intervinientes.

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