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ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

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Proyectado por: Gerente Proyecto VDR / GEL Riohacha 2013

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CAMARA DE COMERCIO DE LA GUAJIRA

DOCUMENTO:

Estudios y Documentos Previos

OBJETO CONTRACTUAL:

SISTEMA ÚNICO WEB DE GESTIÓN ESCOLAR LICENCIADO Y PARAMETRIZADO PARA 42 ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES DE RIOHACHA Y FORMACIÓN A

GRUPO DE USUARIOS MULTIPLICADORES DEL SISTEMA UNICO ESCOLAR.

PROYECTO: Vive Digital GEL Riohacha 2013

Según lo establecido en el Convenio especial de Cooperación no. 0601 - 2013. Celebrado entre FiduBogotá S.A., Alcaldía de Riohacha y la Cámara de Comercio de La

Guajira.

RIOHACHA - LA GUAJIRA Mayo 16 de 2014


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TABLA DE CONTENIDO

1. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección………………………………3

2. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación…………...……4

3. Descripción del objeto a contratar, especificaciones…………………………………………….6

4. Ficha técnica del Sistema Único Web……………………………..………………………………7

5. Actividades complementarias…………………………………………………………………..…10

6. Identificación del contrato a celebrar………………………………..…………………………...11

7. Propiedad intelectual……………………………………………………...……………………….11

8. Obligaciones de las partes……………………………………………………………………..…11

9. Plazo de ejecución……………………..…………………………………………………………..12

10. Lugar de ejecución………………………………………………………………………………..13

11. Forma de pago………………………….……………………………………………....…...…13

12. Valor estimado del contrato………………………………………………………………………13

13. Criterios de habilitación………………………………………………………………………….13

14. Justificación de los factores de selección……..……………………………………………….14

15. Garantías contractuales y extracontractuales………………………………………………….15

16. Que sustenta la exigencia de garantías….......................…………………………….………17

16. Supervisión del contrato………………………………………………………………………….17

17. Ofertas y Adjudicaciones Parciales…………………………………………….……………….18

18. Rechazo de la Oferta…….……………………………………………………………………….18


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1. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

El Artículo 2° de la Constitución Política de Colombia establece: "Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución Política de Colombia".

En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, o invitación a cotizar de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad; así como, el de la distribución de riesgos que la institución propone.

En lo que hace referencia a los procesos de selección bajo la modalidad de Invitación Publica, en los términos del artículo 2.1.1 del Decreto 734 de abril de 2012, los estudios previos deberán estar referidos a la descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación, la descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar y los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Teniendo en cuenta el capítulo 2 del Manual de Contratación del Ministerio de Tecnología de la Información y las Comunicaciones, que establece las modalidades de selección, dentro de las que se establece la Invitación Publica y teniendo como referencias normas tales como:

Código de Comercio Código Civil Ley 1286 de 2009 Decreto 393 de 1991 Decreto 591 de 1991 Ley 80 del 93 - Estatuto General de la Contratación Ley 1150 2007 Ley 1474 de 2011 Decreto Ley 019 de 2012


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Decreto 1510 del 2013 Con fundamento en las disposiciones jurídicas antes transcritas, se procede a elaborar los estudios previos de justificación de la contratación del Sistema Único Web de Gestión Escolar licenciado y parametrizado para 42 Establecimientos Educativos oficiales de Riohacha y formación a grupo de usuarios multiplicadores del Sistema Único Escolar. 2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA

CONTRATACIÓN. Para el país y el municipio de Riohacha particularmente, es prioritario concentrar los esfuerzos de la ciencia, la tecnología y la innovación en la solución de los problemas de la sociedad, fortaleciendo los mecanismos de interacción entre el Estado y la ciudadanía con el fin de alcanzar altos niveles de eficiencia administrativa, territorial en la gestión institucional, especialmente en la gestión de la información de los Establecimientos Educativos por pertenecer estos a un sector con alto impacto en la sociedad. Hoy por hoy no existe una comunicación fluida entre los sistemas de los diferentes organismos vinculados al sector educativo como son DPS, DANE y el mismo Min educación, amén de lo que también sucede en la interrelación de los mismos establecimientos de educación oficial. En Riohacha, luego de transcurridos varios años en que los Establecimientos Educativos han venido atendiendo requerimientos de información por parte de terceros, aún se manejan altos niveles de ineficiencia administrativa, que lleva al retraso en el cumplimiento de algunas obligaciones de dichas instituciones, sobre todo en los primeros meses del año académico, tal como aconteció en el primer periodo académico del año 2013 en el que el 73% de los establecimientos educativos (27) no entregaron oportunamente los informes académicos de estudiantes1, por estar concentrados en la depuración de matrícula registrada en SIMAT, obligándolos a caer en la duplicidad de tareas ya que actualmente se matricula dos (2) veces. Los informes de cumplimiento requeridos por la agencia presidencial para la Acción Social (hoy DPS - Departamento para la Prosperidad Social) también han contribuido a elevar la carga de tareas ya que desde el 2000 se les debe reportar los estudiantes que cumplen con al menos el 80% de asistencia, a través de su programa nacional Mas Familias en Acción, esta estrategia es conocida como “programa de cumplimiento”. De manera similar a partir del 2003 el DANE solicita a los establecimientos educativos los formularios C-600 A y B (más de 50 ítems con datos estadísticos que hoy diligencian manualmente en los cuales se caracteriza a la población estudiantil. La información registrada allí debe ser coherente con los datos reportados al Ministerio de Educación mediante SIMAT ya que de no ser así son devueltos para su corrección.

1 Información suministrada por la oficina de calidad de Secretaria de Educación.


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Por otra parte se hace necesario detenerse en la situación histórica de articulación entre los establecimientos educativos oficiales, que pese a pertenecer al sistema educativo municipal no cuentan con un sistema de gestión escolar común entre ellos que les permita compartir información en aras de hacer más eficiente aquellos procesos comunes entre ellos. Un ejemplo de lo anterior se evidencia en el proceso de matrícula cuando los estudiantes cambian de colegio, ya que para esto se requiere de la comunicación entre el establecimiento de origen y el de destino, a fin de validar la autenticidad de los certificados impresos que deben aportar los estudiantes interesados en el cambio. Por otra parte hay que señalar en este proceso un agravante que es el volumen de documentos impresos que se solicitan (entre 8 y 10 según lo que determine cada establecimiento), incluso en casos en que no se solicita cambio de colegio. Teniendo en cuenta las dificultades que se presentan actualmente con el manejo de la información del sistema educativo oficial, se ha realizado un análisis de cuáles serían las aristas y especificaciones que conformarían el Sistema Único Gerencial: Plataforma Web en Java con contenedor de inversión de control, desplegada en un servidor de aplicaciones. Se requiere que este construida sobre un marco de trabajo para el manejo de persistencia y marco de trabajo orientado a aplicaciones de internet enriquecidas, en lo que corresponde a las vistas. En cuanto gestor de base de datos se requiere una solución robusta, que ofrezca funcionalidades para data warehouses y datamarts, con escalabilidad en cientos de terabytes y de reconocido liderazgo en el mercado propietario. Para efectos de tener más respaldo es indispensable que el motor de base de datos utilizado cuente con programas de certificación. Las siguientes son funcionalidades del Sistema Único: 1. Efectuar el proceso de matrícula de estudiantes nuevos y antiguos de forma ágil y rápida. 2. Permitir el registro de descriptores de desempeño por parte de los docentes del establecimiento educativo. 3. Registrar el listado de comportamientos definidos en el manual de convivencia de la institución educativa. 4. Gestionar la calificación de actividades e indicadores de logro de los estudiantes de la institución. 5. Registrar las anotaciones disciplinarias de los estudiantes de la institución, de acuerdo a los comportamientos previamente definidos por esta última. 6. Realizar el reporte de la asistencia de los estudiantes del establecimiento educativo para las diferentes asignaturas en las que se encuentra matriculado. 7. Configurar los planes de estudio diseñados por el establecimiento educativo para cada grado y grupo. 8. Definir la escala interna que se utilizara en el establecimiento y su respectiva homologación con la escala nacional. 9. Registrar las asignaciones académicas definidas para cada uno de los docentes de la institución.


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10. Reportar la información académica de los docentes y adjuntar documentos que las soporten. 11. Gestionar de forma automática el proceso de promoción de los estudiantes de la institución de un periodo académico a otro. 12. Generar informes estadísticos de la información académica de los estudiantes y en general de los grupos que conforman el establecimiento educativo. 13. Obtener de forma automática las resolución 166 que exige el ministerio de educación nacional. 14. Generar el formulario DANE C600. 15. Permitir el ingreso de padres de familia o acudientes a la aplicación para la consulta de calificaciones y generaciones de boletines de los estudiantes a los cuales acuden. 16. Comunicación entre los usuarios de la aplicaciones a través de mensajes, bien sean masivos o dirigidos a un usuario especifico. 17. Importar la información de los estudiantes desde archivos externos. 18. Matricula común entre Establecimientos beneficiados. 19. Administrable desde el nivel de Secretaria de Educación. Características de las Capacitaciones: Capacitación a un grupo de actores que abarcan los diferentes roles definidos en la plataforma, los cuales posteriormente oficiaran como equipos inteligentes que multiplicaran el conocimiento y serán garantes de la apropiación de las soluciones entregadas en el proyecto. Las capacitaciones deben garantizar al menos el 15% de la población a impactar (comunidad educativa) y los diferentes roles que interactuaran en la plataforma.

3. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR

3.1 OBJETO: Licenciamiento e implementación del Sistema Único Web de Gestión Escolar licenciado y parametrizado para 42 Establecimientos Educativos oficiales de Riohacha y formación a grupo de usuarios multiplicadores del Sistema Único Escolar.

3.1.1 ALCANCE DEL OBJETO: suministrar la plataforma de acuerdo con lo establecido en los estudios previos e invitación pública y las ofertas presentadas a saber:

Nombrar un líder del proyecto por parte del proveedor responsable del proceso de implementación y puesta en marcha.


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Entregar al Contratante la entrega formal de la plataforma web, con actas de recibido por la Secretaria de Educación Municipal.

Entregar al Contratante los procedimientos de instalación, operación impresos y en medio magnético

Configurar las tareas de backup en el motor de base de datos de acuerdo a lo estipulado por la Administración.

Dar acceso y probar la plataforma en los equipos que se dispongan para administrar el sistema en cada Establecimiento.

Configurar la plataforma en todos los aspectos de operatividad y seguridad. Realizar las adecuaciones y actualizaciones necesarias a la plataforma web hasta

ajustarlo al proyecto aprobado por el Ministerio de las Tic en el marco de la convocatoria Gobierno en Línea que dio lugar a este.

Atender consultas y resolver problemas, relacionados con el proyecto, que durante la fase de operación se presenten a los usuarios de los Establecimientos Educativos Oficiales del Municipio de Riohacha, así como a la Secretaria de Educación Municipal.

Realizar acompañamiento durante la fase implementación y puesta en marcha. Realizar acompañamiento durante el proceso de matrícula y generación de

boletines durante el primer periodo de un año académico, incluso si este se encuentra fuera del año de ejecución.

Realizar la parametrización necesaria para cada uno de los Establecimientos Educativos Oficiales del Municipio.

Garantía ilimitada, en errores de sintaxis en la programación o en errores de lógica que puedan generar resultados irreales e informes incorrectos.

Entregar al Contratante documento de Licencia de Uso a término indefinido de la plataforma web a nombre de la Secretaria de Educación Municipal por el número de instituciones contempladas dentro la propuesta del proyecto.

Contratar la capacitación sobre el uso de la plataforma a quienes oficiaran como multiplicadores en los Establecimientos Educativos Oficiales del Municipio.

El objeto del Contrato se adecua a la última versión del PROYECTO aprobado por el Comité Ejecutivo de la Iniciativa Gobierno en Línea y se encuentra de acuerdo a lo establecido en los anexos del mismo Proyecto aprobado en la convocatoria.


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4. FICHA TÉCNICA 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA ÚNICO WEB DE GESTIÓN ESCOLAR. Especificaciones de tipo tecnológico: El Contratante pondrá a disposición del proyecto el servicio de hospedaje web contratado por el periodo de tres (3) años como servicio de alojamiento, el proveedor del servicio deberá contar con las licencias necesarias para la implementación y uso de la plataforma web. A continuación se presentan las especificaciones mínimas que debe cumplir el Sistema Único Web de Gestión Escolar. Seguridad: La seguridad de la plataforma web y el motor de base de datos debe tener un sistema o módulo de seguridad que permita definir los accesos a los diferentes módulos y opciones por perfiles, grupos o individuales por usuario. El motor de base de datos, debe ser una solución robusta, que ofrezca funcionalidades para data warehouses y datamarts, con escalabilidad en cientos de terabytes y de reconocido liderazgo en el mercado propietario. Para efectos de tener más respaldo es indispensable que el motor de base de datos utilizado cuente con programas de certificación. Auditoría: La plataforma web debe poseer un módulo de auditoría que permita realizar revisiones periódicas y adelantar cualquier investigación en cuanto a responsabilidades de procesamiento, administración y manejo de la información. Opciones funcionales Plataforma Web:

Funciones Cumple No cumple Observaciones Gestionar la creación de establecimientos

educativos con sus sedes y servicios autorizados, desde el nivel de Secretaria de Educación (niveles y grados).

Gestionar la asignación de docentesdesde el nivel de Secretaria de Educación

Efectuar el proceso de inscripción, prematricula y matrícula.

Georefereferenciar establecimientos educativos y estudiantes.

Permitir el registro de descriptores de desempeño por parte de los docentes del


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establecimiento educativo. Registrar el listado de comportamientos

definidos en el manual de convivencia de la institución educativa.

Gestionar la calificación de actividades e indicadores de logro de los estudiantes de la institución.

Registrar las anotaciones disciplinarias de los estudiantes de la institución, de acuerdo a los comportamientos previamente definidos.

Realizar el reporte de la asistencia de los estudiantes del establecimiento educativo para las diferentes asignaturas en las que se encuentra matriculado.

Configurar los planes de estudio diseñados por el establecimiento educativo para cada grado y grupo.

Definir la escala interna que se utilizara en cada establecimiento (parametrización) y su respectiva homologación con la escala nacional.

Registrar las asignaciones académicas definidas para cada uno de los docentes de la institución.

Configuración de número de periodos utilizado por cada establecimiento educativo.

Reportar la información académica de los docentes y adjuntar documentos que las soporten.

Gestionar de forma automática entre los Establecimientos Educativos Oficiales del Municipio, el proceso de promoción de los estudiantes de la institución de un periodo académico (año) a otro aunque provengan de otro Establecimiento.

Validar la existencia de los roles: Administrador de Sistema, Rector (Director para el caso de centros educativos), Secretaria(o) Académica(o), Orientador Escolar, Coordinador, Jefe de Área, Director de Grupo, Docente, Acudiente (Padres de


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Familia) y Estudiantes. Visualizar cuadros de mando con alertas

tempranas por rol o niveles existentes en la plataforma.

Obtener de forma automática las resolución 166 que exige el Ministerio de Educación Nacional.

Generar los formularios DANE C600 a y b oficial.

Generación de documentos legales como constancias de desempeño (certificaciones), de estudio, carnetización, informes descriptivos por periodo, libro final y actas de grado.

Permitir el ingreso de padres de familia o acudientes a la aplicación para la consulta de calificaciones y generaciones de boletines de los estudiantes a los cuales representan.

Comunicación entre los usuarios de la aplicaciones a través de mensajería interna de la plataforma, bien sean masivos o dirigidos a un usuario especifico.

Importar la información de los estudiantes desde archivos externos.

Indicador: De acuerdo con lo indicado y aprobado en la última versión de la PROPUESTA aprobada por el comité ejecutivo de la iniciativa Gobierno en Línea el indicador a cumplir es:

42 de establecimientos educativos oficiales haciendo uso de la plataforma / Total de Establecimientos Educativos Oficiales de Riohacha. Características de las Capacitaciones:

Características Cumple No cumple Observaciones Al menos el 15% de la población a

impactar (comunidad educativa) y los diferentes roles que interactuaran en la plataforma deben ser entrenados.

Contenidos de capacitaciones están

orientados a 20 horas presenciales, según

el rol.


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Presentar plan de capacitaciones

ajustados al plan de trabajo del proyecto.

Indicador: De acuerdo con lo indicado y aprobado en la última versión de la PROPUESTA aprobada por el comité ejecutivo de la iniciativa Gobierno en Línea el indicador a cumplir es:

# Total de multiplicadores entrenados / # Total de multiplicadores a entrenar. El proveedor debe comprometerse a:

Nombrar un líder del proyecto por parte del proveedor responsable del proceso de implementación y puesta en marcha.

Entregar al Contratante la entrega formal de la plataforma web, con actas de recibido por la Secretaria de Educación Municipal.

Entregar al Contratante los procedimientos de instalación, operación impresos y en medio magnético

Configurar las tareas de Backup en el motor de base de datos de acuerdo a lo estipulado por la Administración.

Dar acceso y probar la plataforma en los equipos que se dispongan para administrar el sistema en cada Establecimiento.

Configurar la plataforma en todos los aspectos de operatividad y seguridad. Realizar las adecuaciones y actualizaciones necesarias a la plataforma web hasta

ajustarlo al proyecto aprobado por el Ministerio de las Tic en el marco de la convocatoria Gobierno en Línea que dio lugar a este.

Atender consultas y resolver problemas, relacionados con el proyecto, que durante la fase de operación se presenten a los usuarios de los Establecimientos Educativos Oficiales del Municipio de Riohacha, así como a la Secretaria de Educación Municipal.

Realizar acompañamiento durante la fase implementación y puesta en marcha. Realizar acompañamiento durante el proceso de matrícula y generación de

boletines durante el primer periodo del año de ejecución del proyecto. Realizar la parametrización necesaria para cada uno de los Establecimientos

Educativos Oficiales del Municipio. Garantía ilimitada, en errores de sintaxis en la programación o en errores de lógica

que puedan generar resultados irreales e informes incorrectos.


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Entregar al Contratante documento de Licencia de Uso a término indefinido de la plataforma web a nombre de la Secretaria de Educación Municipal por el número de instituciones contempladas dentro la propuesta del proyecto.

Contratar la capacitación sobre el uso de la plataforma a quienes oficiaran como multiplicadores en los Establecimientos Educativos Oficiales del Municipio.

El Contratante debe comprometerse a: Facilitar al Proveedor el servicio de hospedaje web contratado por el periodo de (3) años,

con los requerimientos técnicos descritos por el proveedor al momento de la suscripción del contrato.

Suministrar en forma oportuna la información solicitada por el Contratista.

Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de él forman parte.

5. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS Son aquellas que deberá desarrollar el proponente para mostrar la planeación y los resultados de su gestión y se plasman en documentos que deberán ser entregados al supervisor designado y que comprenden: 5.1 Instalación Instalación del Sistema único web de gestión escolar y verificación en los computadores dispuestos en cada una de las instituciones oficial del Municipio de Riohacha. 5.2 Planes y cronogramas Son documentos elaborados por el proponente, con base en su experiencia y en los cuales indica la estrategia que seguirá para cumplir con el objeto de la contratación, ajustado al plan de trabajo del proyecto. 5.3 Plan de implementación Presentar en forma detallada las acciones o actividades que desarrollará de acuerdo al plan propuesto y acorde al plan de trabajo de proyecto.


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5.4 Cronograma de actividades Presentar un cronograma de actividades en el cual se especifiquen claramente las tareas y los tiempos que se estimen necesarios para el cumplimiento de las mismas acorde al plan de trabajo de proyecto. 5.5 Informes Son documentos que presentan el desarrollo de las actividades realizadas, en el cumplimiento del objeto de la contratación. 5.6 Informe final Presentación final del trabajo realizado al supervisor designado. Se deberá presentar en original y dos copias en medio magnéticas e impresas de la ejecución, incluyendo las ayudas fotográficas y documentales que estime convenientes. 6. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR El contrato a celebrar es de COMPRA VENTA, el cual se regirá por las normas civiles y comerciales sobre la materia y por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. 7. PROPIEDAD INTELECTUAL Entregar al Contratante documento de Licencia de Uso a término indefinido del Sistema Único Web Académico a nombre de la Secretaria Municipal de Educación por el número de instituciones contempladas dentro la propuesta del proyecto, sin que esto signifique que el proveedor ceda sus derechos patrimoniales y morales. Dicha licencia debe ser entregada una vez entregada la plataforma con los ajustes a que haya lugar. 8. OBLIGACIONES DE LAS PARTES El contratista para cumplir con la ejecución del contrato se obliga a lo siguiente:

a) Cumplir con el objeto del contrato, conforme a los documentos requeridos en la contratación.


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b) Presentar en el plazo establecido, los documentos y cumplir con los requisitos de orden

técnico, exigidos como condición previa e indispensable para suscribir el Acta de Iniciación del Contrato.

c) Programar las actividades que deba desarrollar para el cumplimiento del objeto del

contrato.

d) Rendir y elaborar los informes, conceptos, estudios y demás trabajos que se le soliciten en desarrollo del contrato.

e) Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan por parte

del supervisor designado que se encuentren en el marco del contrato.

f) Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones.

g) No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de hacer u omitir algún hecho.

h) Mantener la reserva profesional sobre la información que le sea suministrada para el

desarrollo del objeto del contrato.

i) Radicar las facturas de cobro por trabajos ejecutados y ajustes dentro de los plazos convenidos.

j) Mantener vigentes todas las garantías que amparan el contrato en los términos del

mismo. k) Cumplir con las obligaciones laborales del personal contratado en la ejecución del

contrato.

l) Cumplir con los aportes a los Sistemas Generales de Seguridad Social y aportes Parafiscales, en los términos de la Ley 789 de 2002, el Decreto 1703 de 2002 y demás normas concordantes, requisito que deberá tener en cuenta durante la ejecución y liquidación del contrato.

m) Las demás que por ley o contrato le correspondan.


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El Contratante se compromete a lo siguiente: a) Pagar en la forma establecida en el contrato, las facturas presentadas por el proponente

elegido.

b) Suministrar en forma oportuna la información solicitada por el Contratista.

c) Facilitar al Proveedor servicio de hospedaje web contratado por el periodo de tres (3) años como servicio de alojamiento.

d) Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos

que de él forman parte. 9. PLAZO DE EJECUCIÓN

ETAPA I Plataforma Web Académica de Corte Gerencial

El plazo de ejecución del contrato será de siete (7) meses, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato y acorde con el plan de trabajo del proyecto. Sin embargo puede ser finalizado con anterioridad, con la entrega total de la plataforma y suscripción del acta final de las actividades suscritas por el Contratista y el supervisor del contrato.

ETAPA II

Capacitaciones El plazo de ejecución de las capacitaciones tendrá una duración de dos meses (2) contados a partir del quinto (5º) mes de ejecución de proyecto, acorde con plan de trabajo del proyecto. 10. LUGAR DE EJECUCIÓN

El objeto del contrato se desarrollará en la ciudad de Riohacha, y el domicilio contractual del Contratante será Carrera 6ª No. 11 – 03 (Riohacha – La Guajira).


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11. FORMA DE PAGO El Contratante cancelará el valor del contrato de la siguiente manera: 40% con la entrega del plan de implementación ajustado al plan de trabajo del proyecto, un 30% con la habilitación de los dominios para cada uno de los Cuarenta y Dos (42) Establecimientos Educativos, y un 30% con la entrega final de la plataforma web y ejecutadas las capacitaciones a los Stakeholders correspondientes, para completar el 100% del valor contratado, previa existencia de las actas debidamente diligenciadas por las partes, y presentación de los siguientes documentos: a) Factura de los productos y servicios contratados, b) Certificación de cumplimiento a satisfacción de las obligaciones contraídas, expedida por el Gerente del Proyecto; y c) Certificación actual del pago de aportes parafiscales y de Aportes Patronales (Pago de aportes en Pensión, Salud al Sistema de Seguridad Social y Riesgos Profesionales), expedida por el Revisor Fiscal de la empresa o el Representante Legal de la misma, en cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, Ley 828 de 2003, y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. Los pagos están condicionados por los desembolsos que realiza el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicación. 12. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO El presupuesto del presente contrato es el que ha sido aprobado en la convocatoria del Vive Digital, a través del comité ejecutivo de la iniciativa. El presupuesto aprobado para el presente contrato es el siguiente: Servicio /Producto Valor Sistema Único Web de Gestión Escolar licenciado y parametrizado para 42 Establecimientos Educativos oficiales de Riohacha.

$ 344.400.000

Formación a grupo de usuarios multiplicadores del sistema único Escolar.

$37.000.000

Valor Total $381.400.000,00 El presupuesto oficial de la presente contratación es de TRESCIENTOS OCHENTA Y UN MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS MCTE. ($381.400.000,00).


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Los bienes muebles, inmuebles, tangibles e intangibles que se adquieran en desarrollo del contrato quedarán en cabeza del Ente Territorial, tal como lo establecen los Convenios especiales de Cooperación y los Manuales de la Iniciativa Gobierno en Línea. 13. CRITERIOS DE HABILITACION Para efectos de la ponderación y la conformación del orden de elegibilidad se consideran propuestas hábiles aquellas que cumplan con la totalidad de los requisitos habilitantes de verificación de orden jurídico, financiero y técnico, exigidos en el pliego de condiciones, de conformidad con lo dispuesto en la ley 80 de 1993, en la Ley 1474 de 2011, ley 1150 de 2007 y decreto 734 de 2012, articulo 2.2.9. Numeral 3) literal a) de este decreto. Para las ofertas presentadas serán criterios de habilitación: Experiencia Cumple – No cumple Capacidad Jurídica Cumple – No cumple Capacidad Financiera Cumple – No cumple 13.1 EXPERIENCIA: Para la experiencia del proponente se verificará si “Cumple”. 13.1.1 Experiencia técnica El PROPONENTE presentara el registro de soporte lógico de mayor antigüedad que haya realizado y en el que aparezca inscrito como titular de obra informática. 13.1.2 Certificación de asistencia a la audiencia de validación técnica Es requisito habilitante que el PROPONENTE asista en la fecha y hora indicada en el cronograma, a la audiencia en la que se validara que este cuenta con la solución académica requerida acorde a la tecnología demandada en la presente convocatoria. De igual manera se validara que el proponente cuenta con la solución de geoposicionamiento orientada a la ubicación de establecimientos educativos y educandos. El no cumplir con alguna de las condiciones objeto de evaluación inhabilita. 13.1.3 Cronograma y metodología de trabajo El PROPONENTE deberá presentar el cronograma y la metodología propuesta a La Cámara de Comercio de La Guajira para efectuar el desarrollo, la implementación y la puesta en operación de la solución ofertada. Además indicar el tiempo de ejecución de cada fase, hitos, responsables y seguimiento del proyecto. Este documento debe mostrar de manera clara las actividades requeridas en los objetivos específicos. El documento podrá ser subsanado en cuanto a su contenido. La no presentación del mismo, genera causal de rechazo de la oferta.


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13.2 CAPACIDAD JURÍDICA: Se evaluará la totalidad de los documentos solicitados. Se verificará si CUMPLE – NO CUMPLE dependiendo de si aporta o no la totalidad de los documentos requeridos. 13.3 CAPACIDAD FINANCIERA: El proponente deberá acreditar esta información aportando sus estados financieros, donde se pueda verificar si CUMPLE – NO CUMPLE dependiendo de si aporta o no la totalidad de los documentos requeridos. 14 JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR

LA OFERTA MÁS FAVORABLE. El ofrecimiento más favorable para la entidad a que se refiere el artículo 5 de la ley 1150 de 2007 se determinará de la siguiente manera: La ponderación de la experiencia especifica, los elementos de calidad y precio soportados en puntaje y formulas señaladas en el pliego de condiciones.

El Contratante escogerá la oferta más ventajosa que resulte de la verificación de los factores de experiencia específica, especificaciones técnicas, calidad y ponderación del precio, señalados en el pliego de condiciones y este estudio previo, teniendo en cuenta los criterios contemplados en el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011.

14.1 ORDEN DE ELEGIBILIDAD El Contratante con las propuestas que CUMPLIERON la verificación de requisitos, establecerá el siguiente procedimiento: De presentarse un solo proponente, el Contratante mediante documento escrito adjudicará el contrato al proponente siempre que su oferta sea favorable, de acuerdo con la puntuación obtenida en los criterios de calificación. Si son varios proponentes, el Contratante asignará los puntajes obtenidos en los criterios de calificación descritos en pliego de condiciones, conformando un orden de elegibilidad de mayor a menor. La propuesta que ocupe el primer orden de elegibilidad se considerará como la más favorable, y se le adjudicará el contrato, siempre que no se presenten observaciones que sean procedentes sobre su verificación de requisitos habilitantes y calificación. De darse el último evento, se revisará si se presentan observaciones procedentes sobre la evaluación y calificación de la propuesta que se encuentre en el segundo lugar del orden de elegibilidad, y así sucesivamente hasta lograr la adjudicación del contrato.


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14.2. CRITERIOS PARA DIRIMIR EMPATES En el evento en que dos o más propuestas obtengan el mismo puntaje, el empate se dirime así: a) En caso de presentarse empate entre un proponente nacional y uno extranjero, se elegirá al proponente nacional. Para dar cumplimiento al presente literal en lo relacionado con los criterios de desempate con la propuesta nacional, para que un consorcio o una unión temporal se consideren como tal, todos sus integrantes deben tener la calidad de nacionales. b) En caso de presentarse empate entre proponentes nacionales, se dirimirá el empate atendiendo los siguientes criterios: 1. Se elegirá aquella propuesta que acredite mayor tiempo de experiencia específica a partir de

la presentación de registro de soporte lógico de una solución como la requerida. 2. Si continua el empate se dirimirá a favor del oferente que tenga mayor puntaje en la

evaluación técnica. 3. Si continúa el empate, se elegirá la oferta que posea mayor puntaje en la evaluación

económica. 4. Si persiste el empate, se somete a sorteo por balotas. 15 EL SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN, Y ASIGNACIÓN DE

LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO.

Para los efectos previstos en el artículo 4 de la ley 1150 de 2007, se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. La entidad tipificará los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de cuantificar la posible afectación de la ecuación financiera del mismo, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.

El Proponente al elaborar su propuesta deberá tener en cuenta los riesgos que asumirá en el caso de que sea Adjudicatario y posteriormente Contratista.

Los riesgos derivados de la ejecución del Contrato se distribuyen entre las partes así:


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RIESGO TIPIFICACIÓN

ASIGNACIÓN

MUNICIPIO DE RIOHACHA

CONTRATISTA/ PROPONENTE

Aumento de

Precios

En caso de aumento del valor de los servicios y productos a suministrar durante la ejecución, estos serán asumidos totalmente por el contratista.

X

Incumplimiento de obligaciones

laborales

Ocurre cuando no se cumplen oportunamente las disposiciones laborales vigentes, relacionadas con el personal vinculado a la ejecución del contrato.

X

Financiero

Asociado a las posibles variaciones en las tasas de interés, de cambio, devaluación y otras variables económicas frente a las estimaciones iníciales del contratista, que puedan afectar los resultados financieros esperados

X

Cambios normativos o de

legislación tributaria

Ocurre por la expedición de normas posteriores a la celebración del contrato, que impliquen un nuevo componente técnico o efectos tributarios que varían las condiciones económicas inicialmente pactadas.

X

Hurto y

Vandalismo

Se refiere a la posibilidad de ocurrencia de daños, perjuicios o perdida de los bienes a cargo del contratista causados por cualquier otra persona distinta al Contratante.

X

Daños a bienes ajenos y a terceros

Con la ocurrencia de algunos de los eventos Capítulo I del Título VII de la Ley 599 de 2000 (Código Penal).

X


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16 ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A

AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL.

Con el fin de avalar el cumplimiento de las obligaciones del contrato que se celebre, EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa y a favor de la Cámara de Comercio de La Guajira, dos garantía consistente en dos pólizas póliza expedidas por una Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, o una garantía Bancaria, para cubrir en primera medida la implementación del Sistema Único Web Académico para el sector educativo oficial del Municipio de Riohacha, la cual se entenderá vigente hasta la liquidación del contrato, si a ello hubiere lugar, o hasta la prolongación de sus efectos. Estas pólizas se constituyen en función del valor fiscal de cada servicio o producto contratado dependiendo de su valor y deberá amparar los siguientes riesgos: De acuerdo con lo señalado en los artículos 5.1.1° y siguientes del Decreto 734 de 2012, la entidad considera pertinente solicitar al contratista una póliza que garantice el cumplimiento de los siguientes amparos: Cumplimiento: El valor de esta garantía será del 10% del valor total del servicio o producto contratado. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato garantizando el plazo contractual previsto para la liquidación del mismo y por 4 meses más. Calidad del bien y/o servicio: Por una suma equivalente al 15% del valor total del servicio o producto contratado y una vigencia igual a la del contrato y seis (6) mese más. Pagos de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: Por una cuantía equivalente al 5% del valor total del servicio o producto contratado y una vigencia igual al plazo del contrato y 3 años más. Anticipo: Por una cuantía equivalente al 100% del anticipo y una vigencia igual al plazo del contrato.


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17. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO: Se designa como supervisor del contrato a la persona encargada de la oficina del área de Sistemas de la Cámara de Comercio de la Guajira, o quien haga sus veces, quien desarrollará las gestiones de supervisión, siendo su responsabilidad efectuar un estricto seguimiento sobre la ejecución del contrato, presentar los informes necesarios sobre el desarrollo del mismo. Solicitará cuando así lo considere, informes al contratista que podrán ser verificados en cualquier momento. Además velará por los intereses de la misma y tendrá las funciones que por índole y naturaleza del contrato le sean propias, el cual forma parte del presente documento, entre otras:

a. Verificar, revisar y aprobar el cumplimiento de los requisitos y documentos de orden técnico exigidos por la Institución, en los términos de la Licitación como requisito indispensable para suscribir el acta de iniciación del contrato.

b. Certificar la ejecución del trabajo contratado dentro de las condiciones exigidas.

c. Vigilar que los trabajos se ejecuten técnicamente.

d. Levantar y firmar las actas respectivas.

e. Informar al Gerente del proyecto sobre el desarrollo de las actividades del contrato.

f. Elaborar oportunamente el acta de liquidación del contrato.

g. Velar para que se mantengan vigentes todas las pólizas que amparen el contrato.

18. OFERTAS Y ADJUDICACIONES PARCIALES No se aceptarán propuestas parciales en la presente invitación pública.


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19. RECHAZO DE LA OFERTA El Contratante rechazará aquellas propuestas que no se ajusten a las exigencias del presente pliego de condiciones. A continuación, se indican de manera ilustrativa los casos en que se generará RECHAZO de la propuesta:

a) Cuando el Proponente se encuentre en una situación de incapacidad, inhabilidad o incompatibilidad, que le impida contratar de conformidad con la Constitución y la Ley.

b) Entrega extemporánea de la oferta o cuando no se radique en el lugar indicado en el pliego de condiciones. O la no entrega de carta de intención si esta tuviere lugar dentro el proceso.

c) No presentación de los documentos que determinen la calificación del proponente; o

que los documentos mencionados no cuenten con los requisitos exigidos en el pliego de condiciones.

d) Presentar oferta cuyo valor total supere la disponibilidad presupuestal estimada por el

Contratante en los estudios previos y pliegos de condiciones.

e) No aportar con la propuesta las garantías de seriedad o que la misma se presente con inconsistencias, caso este último que será constitutivo de la causal de rechazo cuando el proponente no corrija la garantía dentro del tiempo que disponga para tal efecto el Contratante.

f) No presentar la carta de presentación de la oferta, o de presentarla que ésta no se encuentre debidamente suscrita.

g) Cuando se presente falsedad en la información. Los proponentes al presentar su

propuesta autorizan a contratante para contactar y verificar toda la información que en ella suministren.

NOTA: El presente listado no tiene carácter taxativo y será responsabilidad del oferente tener en cuenta todas las causales de rechazo establecidas en el pliego de condiciones.

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