calidad en la educaciÓn a travÉs de tic sexta revisión de desempeño noviembre - diciembre...

CALIDAD EN LA EDUCACIÓN CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TICA TRAVÉS DE TIC

Sexta Revisión de Desempeño Noviembre - Diciembre

CONTRALORÍA INTERNA UNIDAD DE CONTROL PRESUPUESTAL

COORDINACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

13 - Febrero - 2008




13 - Febrero - 2008

INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA

COMUNICACIÓN EDUCATIVA


Orden del Día

• Retroalimentación de los Grupos de Interés

• Estado de la Política y Objetivos de Calidad

• Desempeño de los procesos y conformidad del producto

• Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora

• Acciones de seguimiento de Revisiones por la Dirección previas

• Cambios que podrían afectar al Sistema Integral de Gestión de la Calidad.

• Recomendaciones para la Mejora

• Necesidades de Recursos


Retroalimentación de los Grupos de Interés

(N/A por ser proceso de soporte)


Estado de la Política y los Objetivos de

Calidad


Objetivos de CalidadObjetivos de Calidad

1. Realizar nuestro trabajo en apego a los lineamientos del Sistema Integral de Gestión de la Calidad, logrando la institucionalización y la mejora continua.


Análisis de Desempeño

En los meses de noviembre y diciembre se implementó un Plan de Acción para motivar al personal a obtener una mayor familiarización del SIGC, sin embargo, hubo una pequeña disminución en la gráfica general del nivel de implantación, derivado de la confusión en algunas áreas de las preguntas correspondientes a los conocimientos generales del SIGC, particularmente al control de los documentos y resguardo de los registros.

Nota: La gráfica muestra “ceros” de marzo a junio debido a que no se aplicaron los cuestionarios del SIGC.


En los meses de noviembre y diciembre se implementó un Plan de Acción para motivar al personal a obtener una mayor familiarización del SIGC, sin embargo, hubo una pequeña disminución en la gráfica general del nivel de implantación, derivado de la confusión en algunas áreas de las preguntas correspondientes a los conocimientos generales del SIGC, particularmente al control de los documentos y resguardo de los registros.


Plan de Acción

Utilizar medios de difusión que motiven al personal a obtener una mayor familiarización del SIGC y recomendar la Navegación en la Página de Calidad.

Fecha de Programa: Marzo 08.

Responsables: Minerva Mendiola y Jorge Iván Gama.

Plan de Acción




Nivel de Implantación del SIGC

94%98% 97%

N/AN/A

94%

100%100%100%100%100%100%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

110%

Ene / Feb Mar / Abr May / Jun Jul / Ago Sep / Oct Nov / Dic

Nivel de Implantación del SIGC Meta



En esta gráfica se muestra una disminución de un punto porcentual debido a que el personal de algunas áreas no les queda claro donde se encuentra documentado el tiempo de retención de los registros de calidad, así como poder identificar la totalidad de los registros que les corresponden de acuerdo a su procedimiento.



En esta gráfica se muestra una disminución de un punto porcentual debido a que el personal de algunas áreas no les queda claro donde se encuentra documentado el tiempo de retención de los registros de calidad, así como poder identificar la totalidad de los registros que les corresponden de acuerdo a su procedimiento.


Plan de Acción

La Unidad de Control Presupuestal establecerá una propuesta para el desarrollo de un portal interno, en el que se motive la participación del personal en cuanto a los temas que sean de mayor interés, así como de realizar capacitaciones en línea para mantener actualizados los conocimientos del SIGC.

Fecha de Programa: Marzo de 2008Responsables: Minerva Mendiola .

Plan de Acción

La Unidad de Control Presupuestal establecerá una propuesta para el desarrollo de un portal interno, en el que se motive la participación del personal en cuanto a los temas que sean de mayor interés, así como de realizar capacitaciones en línea para mantener actualizados los conocimientos del SIGC.

Fecha de Programa: Marzo de 2008Responsables: Minerva Mendiola .

Utilización de Registros

98% 96% 96% 95%

N/AN/A

100% 100%100%100% 100%100%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%110%


Utilización de Registros Meta



Se muestra que el porcentaje del indicador se mantuvo debido a que el personal ha comprendido bien qué procedimiento es el que les corresponde, sin embargo no se ha alcanzado la meta.



Se muestra que el porcentaje del indicador se mantuvo debido a que el personal ha comprendido bien qué procedimiento es el que les corresponde, sin embargo no se ha alcanzado la meta.


Plan de Acción




Plan de Acción




Implantación de Procedimientos

93% 91%96% 96%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

N/AN/A0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%110%


Implantación de Procedimientos Meta



Se muestra un aumento en el porcentaje del indicador, debido a que el personal ha adquirido un mayor conocimiento e interpretación de la política y objetivos de calidad en relación a su trabajo y participación en el SIGC.



Se muestra un aumento en el porcentaje del indicador, debido a que el personal ha adquirido un mayor conocimiento e interpretación de la política y objetivos de calidad en relación a su trabajo y participación en el SIGC.


Plan de Acción



Responsable: Minerva Mendiola y Jorge Iván Gama.

Plan de Acción



Responsable: Minerva Mendiola y Jorge Iván Gama.

Conocimiento de Política y Objetivos de Calidad

95% 94%98% 99%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

N/AN/A0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%110%


Conocimiento de Política y Objetivos de CalidadMeta



Se muestra una disminución en el porcentaje del indicador, debido a la confusión del personal de algunas áreas en la pregunta relacionada a la necesidad de crear o modificar un documento del SIGC.



Se muestra una disminución en el porcentaje del indicador, debido a la confusión del personal de algunas áreas en la pregunta relacionada a la necesidad de crear o modificar un documento del SIGC.


Plan de Acción

La Unidad de Control Presupuestal establecerá una propuesta para el desarrollo de un portal interno, en el que se motive la participación del personal en cuanto a los temas que sean de su mayor interés, así como de realizar capacitaciones en línea para mantener actualizados los conocimientos del SIGC.

Fecha de Programa: Marzo 2008

Responsables: Iván Gutiérrez y Minerva Mendiola

Plan de Acción

La Unidad de Control Presupuestal establecerá una propuesta para el desarrollo de un portal interno, en el que se motive la participación del personal en cuanto a los temas que sean de su mayor interés, así como de realizar capacitaciones en línea para mantener actualizados los conocimientos del SIGC.

Fecha de Programa: Marzo 2008

Responsables: Iván Gutiérrez y Minerva Mendiola

Conocimiento del SIGC

92% 95%99% 98%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

N/AN/A0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%110%


Conocimiento del SIGC Meta



2. Promover nuestras Fortalezas, productos y servicios asegurando la captación de Grupos de Interés y Organismos Financieros para lograr mayor presencia en Latinoamérica.




3. Desarrollar y operar nuestros proyectos y programas con un enfoque de cumplimiento y mejora de procesos, garantizando la entrega de soluciones educativas con calidad para satisfacer a nuestros Grupos de Interés.




4. Facultar y desarrollar a nuestro personal a través de una adecuada capacitación, comunicación y participación para lograr mejorar la calidad de vida en el trabajo.

(N/A por corresponder a la Unidad de Desarrollo Organizacional)


Desempeño de los Procesos y Conformidad

del Servicio


Proceso: ASIGNACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

BIMESTRALBIMESTRALNOVIEMBRE - DICIEMBRE 2007

Indicador 1 de 4Indicador 1 de 4Control de Pagos

Fecha de elaboración: 7 de Enero de 2008 - Fuente: Base de datos del Sistema de Control de Pagos

Cumplimiento de Tiempo de Pagos

100% 100% 100% 100% 100% 100%

83%

68% 68%

20%

0% 0%

85% 85% 85% 85% 85% 85% 85% 85% 85% 85% 85% 85%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Cumplimiento de tiempo de Pagos Meta



En el mes de noviembre se recibieron 172 trámites y en el mes de diciembre se recibieron 331 trámites, de los cuales ninguno se atendió en tiempo compromiso, debido a la situación atípica por la que atraviesa el ILCE - falta de liquidez – lo cual propició aplicar un cambio en los criterios de programación de pagos, de “programación regular” a “programación extraordinaria”.

Esta situación prevalece a partir del mes de octubre ya que la programación “normal” de pagos cambió debido a la instrucción específica por parte de la Dirección General, de liberar únicamente los trámites con su autorización.


En el mes de noviembre se recibieron 172 trámites y en el mes de diciembre se recibieron 331 trámites, de los cuales ninguno se atendió en tiempo compromiso, debido a la situación atípica por la que atraviesa el ILCE - falta de liquidez – lo cual propició aplicar un cambio en los criterios de programación de pagos, de “programación regular” a “programación extraordinaria”.


Plan de Acción

No aplica, hasta en tanto el ILCE no cuente con suficientes recursos de liquidez para operar (lo cual está fuera de alcance), así como el que se defina una nueva instrucción por parte de la Dirección General.

Fecha de Programa: N/A

Plan de Acción




Proceso: ASIGNACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

BIMESTRALBIMESTRALNOVIEMBRE - DICIEMBRE 2007

Indicador 2 de 4Indicador 2 de 4Control de Viáticos

Fecha de elaboración: 7 de Enero de 2008 - Fuente: Base de datos del Sistema de Control de Pagos Viáticos

Cumplimiento de Tiempo de Pagos de Viáticos

100%100%100%100%100%100%89% 87% 87%

8% 3% 0%

85% 85% 85% 85% 85% 85%85% 85% 85%85%85%85%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%


Cumplimiento de tiempo de Pagos de ViáticosMeta



En el mes de noviembre se recibieron 29 trámites, de los cuales sólo 1(3%) se atendió en tiempo compromiso. En el mes de diciembre se recibieron 14 trámites de los cuales ninguno se atendió en tiempo compromiso, no se alcanzó la meta establecida debido a la situación atípica por la que atraviesa el ILCE - falta de liquidez – lo cual propició aplicar un cambio en los criterios de programación de pagos, de “programación regular” a “programación extraordinaria”.



En el mes de noviembre se recibieron 29 trámites, de los cuales sólo 1(3%) se atendió en tiempo compromiso. En el mes de diciembre se recibieron 14 trámites de los cuales ninguno se atendió en tiempo compromiso, no se alcanzó la meta establecida debido a la situación atípica por la que atraviesa el ILCE - falta de liquidez – lo cual propició aplicar un cambio en los criterios de programación de pagos, de “programación regular” a “programación extraordinaria”.


Plan de Acción



Plan de Acción




S E M E S T R A LS E M E S T R A LSEPTIEMBRE - OCTUBRE 2007

Indicador 3 de 4Indicador 3 de 4Suficiencia Presupuestal

Fecha de elaboración: 5 de Noviembre de 2007 - Fuente: Formato para Solicitud de Suficiencia Presupuestal

Cumplimiento de Tiempo de Autorización de Suficiencia Presupuestal

78%

63%

73%

95%

81%88%

59%

85% 85% 87% 89%98%

75% 75% 75% 75% 75% 75%75%75%75%75% 75% 75%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%


Cumplimiento de Tiempo de Autorización de Suficiencia Presupuestal Meta



El indicador muestra cumplimiento en los meses de Noviembre y Diciembre, en virtud de que el plan de acción establecido en meses anteriores ha sido efectivo y se han alcanzado mejores resultados.

Cabe hacer mención, que para este último bimestre el tiempo de respuesta se amplía a cinco días de respuesta para las suficiencias presupuestales.


El indicador muestra cumplimiento en los meses de Noviembre y Diciembre, en virtud de que el plan de acción establecido en meses anteriores ha sido efectivo y se han alcanzado mejores resultados.

Cabe hacer mención, que para este último bimestre el tiempo de respuesta se amplía a cinco días de respuesta para las suficiencias presupuestales.

Plan de Acción

No Aplica debido a que se cumplió con la meta.

Plan de Acción



S E M E S T R A LS E M E S T R A LSEPTIEMBRE - OCTUBRE 2007

Indicador 4 de 4Indicador 4 de 4Elaboración de Facturas

Fecha de elaboración: 5 de Noviembre de 2007 - Fuente: Formato para Elaboración de Facturas

Cumplimiento de Tiempo de Elaboración de Facturas

100% 100%94%

59%

100% 100% 100% 100%

89%

100% 100% 100%

80% 80% 80% 80% 80% 80%80%80%80%80% 80% 95%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%




Para este último bimestre la elaboración de facturas se realizó de manera oportuna y se cumplió con la meta establecida.


Para este último bimestre la elaboración de facturas se realizó de manera oportuna y se cumplió con la meta establecida.

Plan de Acción


Plan de Acción



Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de

Mejora

Encargado de la Coordinación de Recursos

Financieros


No Conformidad Mayor – 5.1

(3er. Auditoría Interna)

Como seguimiento a la No Conformidad detectada en el Proceso de Asignación de Recursos Financieros en la 3er. Auditoría Interna al SIGC, se presenta el siguiente avance:

• Por acuerdo de la Dirección General, con la Dirección de Calidad, se integraron Equipos de Procesos que se encargarán de conducir proyectos encaminados a resolver las No Conformidades de raíz y redefinir los procesos. Se integraron 5 Equipos de procesos que ya están trabajando en este proyecto.

El avance del Equipo 1 – Compromiso de la Dirección, que le corresponde resolver la No Conformidad que nos ocupa es el siguiente:

• Se han tenido 3 reuniones de trabajo en las cuales se está redefiniendo la misión, visión y líneas estratégicas del ILCE por el Director General y la creación de los objetivos estratégicos por los coordinadores y directores, asimismo se creará un procedimiento de Comunicación Interna.


Acciones de seguimiento de Revisiones

previas por la Dirección

Encargado de la Coordinación de Recursos Financieros


Fecha: 13/MZO/2007.

MINUTA MES PUNTO

16-Ene-07 7

NOTA: Cuando el acuerdo proviene de una reunión previa se anota en el apartado "Antecedente" el mes de la minuta y el punto donde aparece; cuando no es así se queda el espacio en blanco.

MEJORA DE LA EFICACIA DEL SISTEMA Y SUS PROCESOS

4.-Se continuará con la capacitación impartida por especialistas de las propiasCoordinaciones al personal de las áreas involucradas en el proceso.

30 de abril de 2007

Minerva Mendiola, Ma. Elena Lara, Iván Gama

3.-Se diseñará un nuevo Formato de Reporte de Clima Organizacional que deberá serutilizado por las tres Coordinaciones involucradas en este proceso.

30 de marzo de 2007

1.-Acordar Reunión para revisar aspectos relacionados con la Facturación y devoluciónde efectivo, que determinen un cambio al procedimiento P-RF-03

MEJORA DEL PRODUCTO EN RELACIÓN A LOS REQUISITOS DEL GRUPO DE INTERÉS / CLIENTE INTERNO

Al cierre de la Reunión, se revisaron los acuerdos que se integran en la presente Minuta.

NECESIDADES DE RECURSOS

CONCLUSIONES

Se considerará con la validación que realizará la Coordinación de Recursos Financieros. Ver apartado 5.

MINUTA DE LA REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE CALIDAD

REUNIÓN 3RA. REUNIÓN DE REVISON POR LA DIRECCIÓN DEL PROCESO DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS CONTRALORÍA INTERNA UNIDAD DE CONTROL PRESUPUESTAL COORDINACION DE RECURSOS FINANCIEROS

HORARIO 11:00 A 13:00LUGAR AUDITORIO / ILCE / PUENTE

ELABORÓ Ignacio Domínguez, MinervaMendiola, Ma. Elena Lara

REVISIÓN Y ACUERDOS RESPONSABLE FECHA DE TERMINACIÓN

AGENDA: Resultados de la Auditoria y Clima Organizacional, Estado dela política y objetivos de calidad, Desempeño de los procesos yconformidad del producto, Estado de las acciones correctivas, preventivasy de mejora, Cambios que podrían afectar al Sistema Integral de Gestiónde Calidad y Recomendaciones para la mejora.

PARTICIPANTES: Ing. Luís Abelardo Elizondo,Lic. Roberto Carbajal, C.P. Abelardo Mitre, Lic.Jorge Iván Gama, Lic. Francisco Madrazo, Lic.Víctor Minor, Lic. Wendy Castellanos, Lic.Minerva Mendiola, Lic. Iván de Jesús, C.P.C.Ernesto Méndez Moreno, Lic. Ignacio J.Domínguez, Ma. Elena Lara

AUSENTES: C.P.C. Ernesto Méndez Moreno,Lic.Francisco Madrazo, Lic. Wendy Castellanos.

ANTECEDENTE

5.-Solicitar validación técnica respecto del estado de los equipos de cómputo de laCoordinación de Recursos Financieros, a la Coordinación de Recursos Materiales y deServicios.

15 de abril de 2007 Luis Elizondo

Roberto Carbajal 20 de marzo de 2007

Ignacio Domínguez, Víctor Minor

2.-Derivado de que en la 3ra. Evaluación de Conocimientos Generales del SIGC, no se halogrado la meta del 100%, se impartirá capacitación en materia del SIGC a todas las áreasdel proceso antes de la siguiente Revisión por la Dirección.

Luis Elizondo 30 de abril de 2007

6.-Se convocará reunión con viajeros frecuentes a fin de acordar de manera bilateralcriterios de mejora en la gestión de trámites de viaje.

Ignacio Domínguez 30 de marzo de 2007


Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la

Calidad



Recomendaciones para la Mejora



PROCESO DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

Proyecto de Mejora: Se pretende que para febrero se implemente este proyecto.

CONTRALORÍA INTERNA

En la Dirección de Control Preventivo se actualizaron los formatos de gestión y la normatividad relacionada con los procesos de fiscalización, para complementar las medidas de control:

• Manual de Políticas de Recursos Financieros• Anexo para Criterios de Fiscalización• Anexo para Tabla de Requerimientos• Anexo para Tarifas de Zonificación y Nivel Jerárquico• Solicitud de Pago• Aviso de Comisión• Formato para Relación de Contratos• Formato para Libro de Volantes de Rechazo (formato nuevo)


Fecha: 13/MZO/2007.

MINUTA MES PUNTO

16-Ene-07 7




30 de abril de 2007



30 de marzo de 2007





CONCLUSIONES










ANTECEDENTE









Trámites de Pago Gestionados en 2007

254

402

490

361

512

300278

317

273

244

276

430

0

100

200

300

400

500

600

$18,633,565.29

$37,497,813.65

$354,091,492.93

$52,983,980.73

$40,837,309.83

$60,362,207.52

$52,886,211.01 $37,090,339.13

$25,135,744.63

$22,472,780.83

$26,021,531.39

$56,094,484.32

$0.00

$50,000,000.00

$100,000,000.00

$150,000,000.00

$200,000,000.00

$250,000,000.00

$300,000,000.00

$350,000,000.00

$400,000,000.00

CANTIDAD PESOS Montos Erogados en 2007

TRÁMITES DE PAGO Y MONTOS EROGADOS 2007


Fecha: 13/MZO/2007.

MINUTA MES PUNTO

16-Ene-07 7




30 de abril de 2007



30 de marzo de 2007





CONCLUSIONES










ANTECEDENTE









VOLANTES DE RECHAZO 2007

-5

5

15

25

35

45

55

65

75

85

95

105

115

125

VOLANTES DE RECHAZO 2007DIRECCION JURIDICA

DIRECCION GENERAL

DIRECCION RELACIONES PUBLICAS

DIRECCION DE CALIDAD

COORDINACION DE ADQUISICIONES YSERVICIOSCOORDINACION DE RECURSOSFINANCIEROS

COORDINACION DE OPERACIONES

COORDINACION DE INFORMATICAEDUCATIVA

COORDINACION DE TECNOLOGIAS YPROY. ESP.

COORDINACION DE ASESORES

COORDINACION DE RADIO Y TV

COORDINACION DE PROYECTOS

COORDINACION DE LOGISTICAS

UNIDAD DE DESARROLLOORGANIZACIONAL

UNIDAD DE CONTROL PRESUPUESTAL

BANAMEX

RELACIONES INTERNACIONALES

PY Y BID

CONTRALORIA

EDITORIAL Y DISEÑO

MULTIMEDIA

CECTE

JUPASE

SEPA INGLES

INTEL-SEC-21

239 Solicitudes de Pago Rechazadas 173 Comprobaciones Rechazadas

TOTAL : 412 VOLANTES DE RECHAZO


Necesidad de Recursos





13 - Febrero - 2008




13 - Febrero - 2008

INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA

COMUNICACIÓN EDUCATIVA

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