3/6/2015 Bitrix24: un completo gestor empresarial colaborativo | EPIDOM

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Bitrix24: un completo gestor empresarialcolaborativo Artículo publicado en Business intelligence el 19 mayo, 2015 por Julio M. Sevilla

n esta entrada nos tomamos la licencia de salirnos de nuestra línea editorial y vamos a analizarun software que nos puede reportar muchas ventajas en nuestra gestión empresarial. A las alturasa las que nos encontramos, pocas veces un software nos puede llegar a sorprender de la forma enla que lo ha hecho Bitrix24 y por ello nos parece acertado compartirlo con todos nuestros

seguidores.

¿Que es Bitrix24?Bitrix24 se autodenomina como “una suite completa de herramientas de colaboración social, decomunicación y de gestión para su equipo”. En concreto, se trata de un conjunto de herramientasintegradas que servirán para gestionar nuestra empresa de forma conjunta y colaborativa,aunando en un solo lugar una intranet corporativa, una red social, un gestor de tareas y proyectos,gestión documental, un servicio de almacenamiento en la nube, calendario integrado con el gestorde tareas, un completo servicio de correo electrónico, chat y videollamada y, esto es lo mássorprendente, un magnífico CRM (Customer Relationship Management).

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Todos estos servicios, si bien podemos hallarlos en diversos lugares y formatos, es difícil encontrarlotodo aunado y sobre todo, completo y totalmente funcional de forma gratuita. Y este es su gran handicap,estotalmente gratuito hasta un límite de 12 personas (que pueden ser de nuestra organización oclientes que invitemos) y con 5 GB de almacenamiento en la nube. Asimismo, dispone aplicaciónmóvil para Android y Apple y desktop para Windows.

Si podemos destacar algo (más!!!) es que, también de forma gratuita, seintegra perfectamente connuestro dominio y nos permitirá tener nuestras cuentas de mail de la organización vinculadas con elsistema. Asimismo, cuenta con un sistema de telefonía para llamar a cualquier teléfono móvil o fijo, anivel nacional o internacional a unos costes realmente ajustados.

Por otro lado, es de agradecer que todo se estructura igual que nuestra organización, esto es, una vezdefinido nuestro organigrama, podremos asignar permisos a cada uno de los empleados en función a lasituación jerárquica en nuestra empresa. En relación con esto, es un completo sistema de gestión derecursos humanos (HRMS) permitiéndonos desde llevar el control de asistencia de los empleados a lagestión documental de los mismos.

¿Como funciona?El funcionamiento de Bitrix24 tanto en su versión tanto gratuita como de pago es muy sencillo y estabasado en una plataforma web (con sus ventajas, pero también sus posibles inconvenientes respecto aprivacidad y protección de datos) estructurada a modo de red social colaborativa en la que todos losintegrantes tienen funciones asignadas y accesos/derechos a los determinados lugares de la red.

Una vez dentro veremos que a lo primero que se accede es a nuestro Flujo de Actividad (Activity

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Stream) donde, a modo de red social, se refleja todo lo relacionado con nosotros, ya sea por asignacióndirecta o por que estemos asociados. Asimismo, encontraremos todas las conversaciones en chat quetengamos, que además quedan guardadas en el sistema, por lo que se pueden realizar búsquedas muycompletas sobre ellas. Estas conversaciones, que pueden ser en grupo, pueden realizarse a modo declásico chat, o por call/videoconferencia. Finalmente, hay detalles muy de agradecer como la gestiónpor “Me gusta” a modo Facebook de las distintas entradas y comentarios que realice el personal de laorganización.

Por otro lado, con Bitrix24 contamos con un completo gestor de tareas y proyectos calendarizado, que notiene nada que envidiarle a plataformas dedicadas solo a este fin. Este gestor, se encuentra totalmenteintegrado en los grupos de trabajo y nos permite llevar un perfecto control del proyectos con herramientasque van desde diagramas de Gantt, gestión de cargas de trabajo, participación de colaboradores externos,informes de desempeño, etc.

La gestión documental completa y colaborativa en Bitrix24, como no podía ser de otro modo, cuentacon un servicio de almacenamiento en la nube de 5GB, aunque si bien, ya que se usan las herramientas deGoogle Docs y MS Office online, podremos optar por estos sistemas de archivo y abrirlos enBitrix24. Sioptamos por descargar la versión desktop, la modificación de los documentos la podremos realizar enlocal, sincronizándose perfectamente con la aplicación web.

Anteriormente destacábamos la función de CRM que soporta la plataforma. Mediante este podremostener un preciso control de nuestros clientes y como desde su contacto con nosotros terminan siendocompradores de nuestro productos. El funcionamiento es del clásico sistema de embudo y nos permiteincluso llevar un control de las llamadas, de los presupuestos y de la facturación realizada.

Finalmente, indicar que las utilidades se pueden ampliar mediante el uso de complementos externos quela dotan de nuevas funcionalidades. Un ejemplo concreto es la integración con el conocido Mailchimp.

ConclusionesComo vemos estamos ante una completa suite de herramientas, totalmente colaborativa y que puedeser una estupenda opción para aquellas PYMES que deseen llevar un completo control de suactividad y que apuesten por un trabajo colaborativo entre sus miembros. Lo mejor… que escompletamente gratuita y funcional para 12 personas y 5GB de almacenamiento.

Por otro lado, para organizaciones más complejas cuenta con varios planesen los que sin duda destaca suversión self-hosted, eliminando así los posibles inconvenientes de almacenar nuestra información en lared a unos precios, que dado, las funciones que ofrecen no son elevados si los comparamos conhermanoscon más publicidad a las espaldas (valga como ejemplo, que en estos casos integra incluso su propiosistema de gestión de contenidos o CMS, con el que podremos desarrollar y mantener de forma integradanuestra web corporativa en un ambiente muy parecido al famoso WordPress.

En relación a esta última versión, indicar que hemos tenido la opción de implementarla y realmentesupera con creces cualquier opción que hubiéramos barajado con anterioridad, siendo un producto quedesde aquí ya cuenta con, permítanme la expresión, nuestra devoción.

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