ESCUELA MILITAR DE AVIACIÓNMARCO FIDEL SUAREZ

Grupo Académico

Conceptos de base de datos, aplicaciones en Microsoft Access

Por Hugo Bécquer Paz Quintero2012

Base de datos

Se puede definir como un depósito organizado de datos. El depósito puede ser físico o digital, por ejemplo un conjunto de carpetas con información de empleados, clientes, pacientes, proveedores, estudiantes, etc., de una organización.

Fuente de información de las bases de datos

Las bases de datos se utilizan para guardar información de la realidad, que está representada por:

Personas (Cadetes, Estudiantes, Empleados)Objetos (inventarios de activos, Fusiles, etc.)Abstracciones (cuenta corriente, Asignaturas)

Estos elementos corresponden a Entidades. Una Entidad puede ser una persona, lugar, concepto, suceso o cualquier otra cosa que se pueda identificar con un nombre y sobre la que se pueda guardar información ([Coff 99], pág. 299).

Pasos para diseñar una Base de Datos

1. Identificar las Entidades2. Identificar los atributos o características de las Entidades según el contexto

Los atributos son hechos o propiedades de cada entidad, algunos atributos forman parte de la clave primaria ([Coff 99], pág. 299).

Ejemplo:

La Entidad “Cadetes” tiene unos atributos de interés para el Grupo Cadetes, que pueden ser: Origen, fecha de nacimiento, código del cadete, Nombres y Apellidos.

El mismo grupo Cadetes podría requerir información de los acudientes. En este caso se identificó la entidad “Acudientes”. De esta entidad se pueden requerir los atributos:

Cédula, Nombre, Dirección y Teléfono del acudiente.

Las relaciones se pueden definir como la asociación entre dos y sólo dos entidades, aunque se representan como un conjunto de entidades asociadas ([Coff 99], pág. 300).

A partir de cada entidad se construye una tabla, que luego se relacionará. Es decir para el ejemplo resultarían dos tablas:

CadetesCodigo Nombre FechaNace Origen82-109 Rincón 30-06-86 Santa Rosa de Cabal82-110 Vargas 25-01-85 Bogotá

AcudientesCedula Nombre Dirección Teléfono15555 Pedro Rincón Call, Bogotá 5555517777 María Valencia Calll. Manizales 66666

Registro: Cada fila de la tabla (también se le llama tupla).

Campo: Son los atributos o características de la entidad, es decir cada columna.

Campo llave. Campo único en la columna de la tabla, no se repite. Permite identificar, en este caso un Cadete.

En el ejemplo propuesto se requiere relacionar a cada Cadete con su respectivo acudiente. Esto se logró identificando un campo llave o llave primaria en la tabla Cadetes y luego incluyendo dicho campo en la tabla Acudientes. En este caso el campo llave en la tabla Cadetes debería ser el Código. Este campo se incluye en la tabla Acudientes.

CadetesCodigo Nombre FechaNace Origen82-109 Rincón 30-06-86 Santa Rosa de Cabal82-110 Vargas 25-01-85 Bogotá

AcudientesCedula Nombre Dirección Teléfono CodigoCadete15555 Pedro Rincón Call, Bogotá 55555 82-10917777 María Valencia Call. Manizales 66666 82-110

Las anteriores tablas también se pueden representar en forma vertical como en la Figura 1.

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Figura 1. Relaciones entre tablas

El campo llave se identifica por la negrita. La relación entre las dos tablas se muestra por la flecha.

El anterior tipo de relación tiene flecha indicando que un Cadete puede tener varios acudientes. Suponiendo que un acudiente no tiene a cargo dos Cadetes, en este caso se dice que la relación es de uno a muchos. Podría ocurrir que fuera política de la institución que un cadete tuviera un solo Acudiente. En este caso la relación debería ser de uno a uno. Pero podría presentarse que un acudiente tuviera varios cadetes a cargo y un cadete tuviera varios acudientes, en este caso la relación sería de muchos a muchos, conocidas como relaciones no específicas que es preciso resolverlas ([Coff 99], pág. 300). Cuando se presenta esta última relación se debe crear una tercera tabla. Véase la situación planteada en los siguientes gráficos. Estos tipos se ilustran en la Figura 2.

CcodigoNombreFechaNaceOrigen

CedulaNombreDirecciónTelefonoCodigoCadete

AcudientesCadetes

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Figura 2. Tipos de relaciones

Para una aproximación al diseño de bases de datos adecuadas, se debe proceder con la normalización que consiste en reglas para distribuir los datos en las tablas ([Coff 99], pág. 301).

Reglas de normalización para alcanzar la Tercera Forma Normal.

En [Coff 99], pág. 301, se plantea las siguientes reglas para establecer la Tercera Forma Normal:

Una tabla debe tener una clave primaria para identificar unívocamente cada fila de la tabla. Para conseguir la Primera Forma Normal, se crea una clave primaria unívoca para cada tabla creada.

Tabla 1 Tabla 21 1

Relación Uno a Uno

Tabla 1 Tabla 21 ∞

Relación Uno a Muchos

Tabla 1 Tabla 2∞ ∞

Relación Muchos a Muchos

Tabla 1 Tabla 2

1 1

Relación Muchos a Muchos entre Tabla 1 y Tabla 2

Tabla 3∞∞

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Para conseguir la Segunda Forma Normal, se debe disponer de una base de datos en la Primera Forma Normal y desplazar los atributos redundantes de los datos a una tabla aparte.

Para conseguir la Tercera Forma Normal, elimine las columnas que no dependan de la clave primaria de la tabla. Una tabla sólo debe conservar los datos correspondientes a un único tipo de entidad.

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Diseño de tablas en Access 2007

Cargue Microsoft Access desde Inicio, Todos los programas, Microsoft Office y deberá ver la Figura 3.

Figura 3. Ventana de inicio de Microsoft Access

Si va hacer una base de datos nueva, debe hacer clic en el ícono base de datos en blanco, en el panel derecho se abrirá una plantilla para indicar el nombre y señalar la carpeta como se muestra en la Figura 4.

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Figura 4. Menú Archivo, Nuevo en Access

En el panel derecho, haga clic en la carpeta para escoger una en la que guardará el archivo y en la caja de texto digite el nombre, por ejemplo: GrupoCadete y clic en Crear, después de lo cual se mostrará la ventana de la Figura 5.

Figura 5. Ventana vista de Hoja de Datos

Creación de una tabla inicialClic sobre el ícono de Diseño. Aparecerá primero una ventana emergente que pide el nombre de la tabla, se digita dicho nombre y se acepta, lo que mostrará la ventana de diseño de tablas que se aprecia en la Figura 6.

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Figura 6. Ventana base de datos de Access

Aquí se pueden crear los nombres de campo, se indican los respectivos tipos de datos y se escribe la descripción del campo; esta última es opcional.

Recomendación de escritura de los nombres de campo. No utilice espacios ni caracteres especiales, excepto el subrayado. Cuando el tipo es texto, indique el tamaño adecuado, ya que por defecto se definirán los

que tenga previamente configurado el sistema. Si el tipo es numérico, caso en el cual el tamaño del campo corresponde al tipo de dato,

señale el tipo más adecuado al dato que se almacenará. Si el tipo es Fecha/hora (Date/time) señale el formato (es bastante usual fecha corta)

Al entrar los nombres de campos, se apreciará la imagen de la Figura 7.

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Figura 7. Ventana crear tabla en vista diseño

En la columna Nombre del campo se digitan los nombres de los campos de la tabla, en la columna Tipo de datos, se selecciona el tipo de dato que va a ser almacenado en cada campo.

El tipo de dato numérico se utiliza especialmente cuando se van hacer cálculos con dicho campo. El tipo Texto se utiliza cuando se va almacenar texto, o datos conformados por combinaciones de números, caracteres especiales o combinaciones entre estos. En la columna descripción se inserta un comentario explicativo de lo que contendrá cada campo, es opcional.

Para los nombres de campos se aconseja escribirlos sin espacios, sin caracteres especiales y lo más breve posible, procurando que sean claros. En lugar del espacio se puede usar un subrayado.

Es conveniente definir el tamaño de cada campo. Esto se hace en la parte inferior de la ventana tabla en modo diseño. Por ejemplo el código. Se debe tener en cuenta que un código de cadete (82-109) tiene seis caracteres, por lo tanto el tamaño puede ser seis. En el caso del campo FechaNace, que se define como tipo Fecha/Hora, el Formato puede ser establecido como Fecha corta, en este caso, el tamaño está definido por defecto a ocho bytes.

Antes de proceder a guardar es conveniente definir el campo llave. Para lo cual primero debe hacer clic sobre el campo que va definir como llave. En la barra de herramientas ubique el icono que tiene la llave, en el texto de dicho ícono se aprecia el texto: “Clave principal”, haga clic en el mencionado ícono. Esto hará que se muestre una llave al lado izquierdo del nombre del campo. Ahora puede proceder a guardar la tabla. La escritura de los campos y el establecimiento del campo llave, se verá como en la Figura 8.

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Figura 8. Panel de de tabla en vista diseño

Compare el conjunto de propiedades a la vista del campo Codigo y el campo Nombre; notará que la propiedad Indexado es diferente. La Figura 8 muestra que para el campo Codigo en dicha propiedad se muestra “Si (Sin duplicados)”, esto se debe a que el campo fue definido como “Campo llave” o clave principal lo que significa que los datos que se digiten en dicho campo, no podrán repetirse, son únicos, lo que permitirá diferenciar entre un campo y otro.

Guarde la tabla haciendo clic sobre el ícono de la barra de herramientas de acceso rápido (parte superior izquierda de la ventana) que muestra la figura de un disco flexible (diskette). Cuando acerca el cursor, se lee Guardar (Ctrl + G). También puede guardar presionando la combinación de teclas Ctrl + G o puede apuntar con el cursor a la pestaña donde se ve el nombre: Tabla1 y haga clic con el botón derecho del mouse, esto desplegaría una persiana en donde se aprecia el ícono del diskette. En cualquiera de los casos se visualiza una ventana emergente (como en la Figura 9) debe digitar el nombre de la tabla y hacer clic en Aceptar. Cierre la tabla. Observará en la ventana Base de Datos el nombre de la tabla guardada.

Figura 9. Ventana emergente Guardar Tabla

Puede cerrar la tabla haciendo clic en el ícono del panel correspondiente al diseño de tabla o haciendo clic derecho sobre la pestaña titulada Tabla1, luego clic en cerrar, inmediatamente se observará la ventana de la Figura.

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Figura 10. Ventana base de datos con tabla creada

Puede proceder a diseñar otra tabla, siguiendo las indicaciones anteriormente indicadas.

Edición de una tabla

Puede editar la tabla ya creada, para realizar ajustes al campo llave o adicionar o eliminar registros, esto se logra señalando el nombre de la tabla en el panel “Todas las tablas” que se encuentra a la vista al lado izquierdo de la ventana, clic en la pestaña Crear, y clic en el ícono Diseño de tabla, de este modo volverá a ver el panel de diseño de tabla como en la Figura 8.

Si se ha definido una clave puede cambiarla y si ha creado un campo no deseado, se puede eliminar. Para eliminar un campo llave, se ubica sobre el campo que tiene la llave y se hace clic en el icono Clave principal. Para eliminar un campo no deseado. Se selecciona el campo y se presiona el botón suprimir (Supr o Delete) o clic en el icono Eliminar Fila.

Cuando se crea una tabla con un campo que es llave foránea, se debe estar seguro que contenga el mismo tipo, tamaño o formato. Dicho campo no se indica como llave, queda normal, porque no deben existir incompatibilidades entre campos que se vayan a relacionar. El nombre de la llave foránea puede ser un tanto diferente. Por ejemplo, puede quedar como CodigoCadete.

Creación de una nueva tabla

Estando en la ventana de base de datos, se puede proceder a crear una nueva tabla haciendo clic en la pestaña Crear (Figura 11) y luego clic en el ícono Tabla (se abren las herramientas de tabla, Figura 12) clic en ícono Ver, opción Diseño de tabla (o directamente clic sobre la figura “escuadra” del ícono Ver) de este modo observará las ventanas de la Figura 8 y Figura 9 y proceder como se indicó para crear una tabla inicial.

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Figura 11. Pestaña Crear

Figura 12. Herramientas de tabla

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Relaciones entre tablas

Habiendo creado las tablas a relacionar, debe estar abierta la ventana Base de datos y deben estar cerradas las tablas. Haga clic en la pestaña Herramientas de base de datos y se mostrarán los íconos de las herramientas de base de datos como en la Figura 13, en donde debe hacer clic sobre el ícono Relaciones.

Figura 13. Herramientas de base de datos

Al hacer clic en el ícono Relaciones de la barra de herramientas, se apreciará la ventana emergente de la Figura 14.

Figura 14. Ventana mostrar tabla

Seleccione las tablas a relacionar y clic en Agregar. Clic en Cerrar. Observará la ventana de la Figura 15.

Figura 15. Ventana Relaciones de Microsoft Access

La relación se establece seleccionando primero el campo llave (se muestra con una llave al lado izquierdo) se hace clic sostenido y se arrastra el cursor hasta el campo que es llave foránea, lo que mostrará la ventana Modificar relaciones (Figura 16).

Figura 16. Ventana modificar relaciones

Se debe hacer clic en la opción Exigir integridad referencial, lo que activa dos opciones inferiores: Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Se pueden activar también. Observe que en Tipo de relación se muestra el texto uno a varios, según lo explicado. Clic en crear, lo que mostrará la ventana siguiente.

La opción Actualizar en cascada los campos relacionados se activa cuando se desea que un cambio en el campo llave, inmediatamente modifique el campo llave foránea en la tabla relacionada.

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La opción Eliminar en cascada los registros relacionados, cuando se activa, indica que al eliminar un registro de la tabla que contiene la llave primaria, se eliminarán los registros correspondientes en la tabla o tablas relacionadas.

Las dos opciones anteriores mantendrán la integridad referencial de los datos en la respectiva base de datos. Después de indicar crear, se observará la ventana de la Figura 17.

Figura 17. Relaciones del ejemplo Cadetes

Se puede modificar o eliminar una relación. Estando en la ventana Relaciones, señale con la punta del cursor la línea de la relación y haga clic derecho, se muestran las opciones Modificar relación y Eliminar. Proceda según necesidad.

Desde la ventana de relaciones se puede abrir la tabla en modo diseño, haciendo clic derecho sobre la tabla, lo que mostrará las opciones Mostrar directas, Diseño de tablas y Ocultar tablas. Haga clic sobre Diseño de tablas y se abrirá la tabla en modo diseño. En este modo se pueden realizar algunos cambios. En este punto puede cerrar la ventana relaciones y el sistema le preguntará si desea guardar los últimos cambios.

Taller 1

1. Usted requiere almacenar información de fusiles a cargo de cadetes y alférez. Se requiere el diseño de tablas y relaciones para una base de datos que permita guardar esta información. Los fusiles se entregan a y reciben de los cadetes, se registra alguna novedad y se remiten a mantenimiento cuando el estado del fusil lo amerita.

2. Le piden las tablas y relaciones necesarias para una base de datos de una agenda. ¿Cuales serían las tablas y relaciones correspondientes si le piden que guarde información de sus amigos y los familiares de los amigos?

3. Diseñar las tablas y relaciones necesarias para una base de datos del Almacén del Cadete, en donde se almacene la información de compras. En este caso se debe tener en cuenta la factura de compras. Recuerde que debe proceder identificando

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las entidades involucradas y los atributos correspondientes a cada una, para así construir la tabla.

4. Amplíe el diseño anterior incluyendo las tablas necesarias para almacenar las ventas. Al igual que procedió con las compras, debe tener presente la factura de ventas.

5. El grupo de Vuelo le ha pedido las tablas y relaciones necesarias para una base de datos que permita registrar las órdenes de vuelo con sus respectivas misiones. Se supone una orden de vuelo contiene varias misiones y cada una de las misiones debe tener asignado una aeronave, una tripulación y varios orígenes y destinos, entre otros detalles necesarios, la información de los tripulantes y las aeronaves disponibles.

6. Se requieren las tablas y relaciones para una base de datos que permita almacenar información de los cadetes. Le piden que identifique las tablas, campos y relaciones correspondiente para los siguientes aspectos:

a. Datos generales del cadete.b. Familiares con los que convive el cadete señalando el parentesco.c. Deportes que ha practicado señalando número de meses practicados.d. Idiomas que conoce indicando el porcentaje que habla, lee y escribe.e. Estudios que ha realizado antes de ingresar a la escuela, indicando el nivel

alcanzado (semestre) la fecha en que terminó y si se graduó.

7. Le han pedido, del Servicio de Sanidad Militar, que diseñe las tablas y relaciones necesarias para una base de datos que registre las Historias clínicas de sus afiliados, teniendo en cuenta las características de la institución, es decir, existen afiliados con sus beneficiarios.

8. El Servicio de Sanidad Militar requiere del diseño de tablas y relaciones para una base de datos que permita registrar las citas médicas de consulta externa que se otorga a los usuarios (titulares y beneficiarios).

9. La biblioteca del Grupo Académico está interesada en mejorar el sistema de base de datos que se encuentra en uso, por lo cual se requiere el diseño de tablas y relaciones para una base de datos que permita el desarrollo del sistema.

10. Registro Académico del Grupo Académico está empeñado en actualizar el Sistema de Información disponible actualmente, por lo cual se requiere de tablas y relaciones para una base de datos que satisfaga las expectativas de los usuarios programadores.

Se quiere almacenar la información apropiada para que los estudiantes, profesores y directores de programa hagan uso de esta. Los Estudiantes requieren consultar notas de cada asignatura según el semestre en que se encuentre. Los docentes necesitan entrar la información de las notas según asignaturas asignadas a cada uno.

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Y los directores de programa necesitan consultar indicadores como porcentaje de estudiantes que pierden y ganan, los estudiantes con promedios más altos, entre otros.

Información adicional: Las materias pertenecen a los programas. A los docentes se les asignan materias de diferentes grupos (80A, 80B, 81A, etc). Los estudiantes matriculan un grupo de materias de un semestre determinado según el

programa que estén cursando.

Advertencia de Seguridad

El Access está configurado para protegerse de programas que contienen macros maliciosos. Por esta razón, cuando se abre una base de datos ya creada, se visualiza una barra entre la cinta de opciones y los paneles de la base de datos como en la Figura 18. En este caso es conveniente hacer clic sobre el botón Opciones que se encuentra al frente de la franja Advertencia de seguridad, que mostrará la ventana de la Figura 19.

Figura 18. Barra de Advertencia de seguridad en Access

Figura 19. Opciones de seguridad de Microsfot Office

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Conociendo la base de datos que vaya a editar, es conveniente seleccionar la opción Habilitar este contenido, de las opciones de seguridad y clic en el botón Aceptar. De esta manera no se realizarán bloqueos de algunas ejecuciones, especialmente de consultas que se realicen.

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Diseño de Consultas

Las consultas de una base de datos son una potente herramienta para obtener información de los datos almacenados como apoyo a la toma de decisiones. Las consultas constituyen el fin de una base de datos. En Access se pueden plantear consultas de selección, de actualización, de creación de tablas, de datos anexados, de eliminación y de tabla de referencia cruzada. Se pueden crear consultas utilizando SQL (Structured Query Language) consistente en un lenguaje estructurado de consultas.

Se ilustrará con base en el ejercicio de compras. Éste podrá plantearse con la estructura de la Figura 20. Los datos para realización de pruebas, pueden ser como se muestran en la Figura 21.

Figura 20. Estructura de tablas y relaciones de una base de datos para compras

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Figura 21. Datos supuestos para las tablas del ejemplo de compras

Consultas de selección

Una consulta de selección permite extraer información diversa a partir de las tablas de una base de datos. La información que se busque puede encontrarse en una tabla, en varias tablas relacionadas, puede plantearse una condición simple o compuesta con base en uno o más campos, puede diseñarse para que sea dinámica, es decir, que pida información puntual al usuario, etc. Los ejemplos que ilustran la variedad de consultas de selección se han planteado a partir de la base de datos de compras de la Figura 21.

Ejemplo consulta de selección 1. Mostrar un listado con el nombre y dirección de los proveedores.

Debe hacer clic en la pestaña Crear (Figura 11, pág. 13) y en el grupo de íconos Otros, clic en Diseño de consultas, se muestra la Figura 22.

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Figura 22. Ventana Mostrar tabla sobre ventana diseño de consulta

En la ventana Mostrar tabla, Seleccione el nombre de la tabla proveedor y clic en el botón Agregar. También puede hacer doble clic en el nombre de la tabla a seleccionar, de algún modo que lo haga, observará que la tabla se adiciona a la ventana del diseño de la consulta, como se muestra en la . Ahora debe proceder seleccionando los campos que pide la consulta. Para el ejemplo, haga doble clic en el campo nombre y también en el campo dirección. Estos campos se activarán en la parte inferior de la ventana, como se muestra en la Figura 24. Observe también que la cinta de íconos cambia y por defecto se muestra resaltado, en el grupo Tipo de consulta, el ícono Selecciona. Hasta aquí ya se tiene lista una consulta de selección, puede visualizar los datos que se están consultando o puede guardar la consulta o ambos. Puede guardar haciendo clic en el ícono del mismo nombre o presionando simultáneamente las teclas Ctrl y G (se denota Ctrl + G).

Figura 23. Ventana diseño de consulta

Figura 24. Campos nombre y dirección consultados

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Para visualizar los datos haga clic en el ícono Ver, Figura 25, que mostrará los datos como en la Figura 26.

Figura 25. Ícono Ver

Figura 26. Ventana posterior al evento clic del ícono Ver en consulta diseñada

Después de guardar, haga clic en la flecha de la cabecera del panel inferior izquierdo de la ventana de la Figura 26 (donde se muestra el título Tablas) se apreciará la persiana como en la Figura 27, desde donde se selecciona Consultas. Esta selección de consultas permitirá ver en el panel mencionado, los nombres de las consultas que hayan sido creadas.

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Figura 27. Persiana panel inferior izquierdo Microsoft Access

Ejemplo consulta de selección 2. Mostrar los nombres de proveedores y el número de factura de todas las compras realizadas.

Como puede notar, esta consulta exige el uso de dos tablas: La tabla proveedor y la tabla facturaCompra, ya que estas contienen los campos solicitados. Hacer clic en la pestaña Crear (Figura 11, pág. 13) y en el grupo de íconos Otros, clic en Diseño de consultas, se muestra la Figura 22.

Seleccione las tablas proveedor y facturaCompra desde la ventana Mostrar tabla de la Figura 22 y clic en el botón Agregar. La consulta se apreciará como en la Figura 28.

Figura 28. Consulta facturas por proveedor

Continuando con el diseño, desde la Figura 28, se deben seleccionar los campos nombre y numfact de las respectivas tablas, haciendo doble clic sobre cada uno, se verá la Figura 29. Estos se visualizarán en la línea Campo de la parte inferior de la consulta, observe que cada uno mostrará el nombre de la tabla a la que pertenece, en la línea Tabla. Cuando se realicen consultas de varias tablas, hay que estar seguros que éstas se encuentren relacionadas directa o indirectamente. Si se realizan consultas de información que se encuentra en tablas que no están relacionadas directamente, se deben insertar las tablas intermedias que las relacionan. Después de haber diseñado la consulta se podrá ver el

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contenido consultado, haciendo clic sobre el ícono Ver (Figura 25). Guarde la consulta con el nombre facturaProveedor.

Figura 29. Campos de la segunda consulta

Al hacer clic sobre el ícono Ver (Figura 25) el resultado de la consulta será el que se aprecia en la Figura 30.

Figura 30. Resultado consulta factura de proveedores

Ejemplo 3 consulta de productos comprados. Mostrar un listado con nombres de proveedores, número de factura, descripción, cantidad y costo unitario de productos comprados.

Ejemplo 4. Totales por productos comprados. Mostrar un listado con nombres de proveedores, número de factura, descripción y costo total por producto comprado.

Hacer clic en la pestaña Crear (Figura 11, pág. 13) y en el grupo de íconos Otros, clic en Diseño de consultas, se muestra la Figura 22 (pág. 22). Se requiere el uso de las cuatro tablas del ejemplo en desarrollo. Baje el campo nombre de la tabla proveedor, numfact de la tabla facturaCompra y descripcion de la tabla productos, de este modo se apreciará la consulta como en la Figura 31.

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Figura 31. Tablas y campos de consulta totales por productos comprados.

El total por producto no se dispone en ninguna tabla del ejemplo, pero se puede calcular como el producto de la cantidad por el costo unitario, por lo tanto, en esta consulta debe crearse un nuevo campo: En la columna inmediatamente seguida se digita el nombre de este nuevo campo, puede llamarse “total” y después de indicar dos puntos, se escribe la expresión para hallar el producto de la cantidad comprada y el costo unitario, así:

total:[cantidad]*[costound]

Se recomienda tener cuidado al escribir los nombres de los campos como se muestran en las tablas, deben contener los mismos caracteres. La anterior expresión también podría digitarse desde el generador de expresiones, que se puede abrir presionando simultáneamente las teclas Ctrl + F2, que muestra en la Figura 32.

Figura 32. Generador de expresiones

Si la cabecera de la columna hubiese estado vacía, se puede digitar la expresión y en el momento de tener que escribir los nombres de los campos que se van a operar, se pueden seleccionar estos directamente desde las correspondientes tablas. Esto se logra haciendo doble clic en el signo mas, sobre la carpeta amarilla, al lado izquierdo de la opción Tablas, en el generador de expresiones, que despliega las tablas existentes en esta base de datos y doble clic sobre la carpeta amarilla, al lado izquierdo del nombre de la tabla (productosComprados) que mostrará los campos de la respectiva tabla, en el marco central. Seleccione los campos a operar haciendo doble clic sobre cada uno de ellos, observará que éstos se ubican en la parte superior, precedidos por el nombre de la respectiva tabla a la que

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pertenecen. Mientras los nombres de los campos no se repitan en otra tabla, se pueden suprimir los nombres de las tablas, quedando como se muestra en la Figura 33.

Figura 33. Generador de expresiones con campos de tabla

De cualquiera de las dos formas, el resultado del diseño de la consulta se verá como en la . Al ejecutar la misma consulta se apreciará la salida como en la Figura 35.

Figura 34. Diseño de consulta de totales por productos comprados

Figura 35. Ejecución de consulta de selección 4, con cálculo del total

Ejemplo 5. Totales por factura. Mostrar un listado con nombres de proveedores, número de factura y costo total por factura comprada.

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Para esta consulta se debe proceder inicialmente como en la consulta de selección 4 y cuando se llegue al diseño que se muestra en la , se suprime la tabla producto, que hace que desaparezca el campo descripción. Esto porque se busca el total por factura y no por producto. Clic en el ícono totales, que agrega la fila Total y muestra el texto Agrupar por cada columna. En la columna total, clic sobre Agrupar por y clic en la flecha que despliega las operaciones posibles (Suma, Promedio, Min,…). Seleccione la operación Suma. Vea la Figura 36. Ejecute la consulta.

Figura 36. Consulta de selección para hallar totales por factura

Figura 37. Ejecución de la consulta de selección de totales por factura

Ejemplo 6. Totales por proveedor. Mostrar un listado con nombre, teléfono y valor total comprado a todos los proveedores.

En una nueva consulta se seleccionan las tablas proveedor, facturaCompra y productosComprados. De la tabla proveedor se selecciona el nombre y en la cabecera de una columna siguiente, se escribe la expresión para el cálculo del total por factura (total:[cantidad]*[costound]). Clic en el ícono totales, de la cinta diseño, que agrega la fila Total y muestra el texto Agrupar por cada columna. En la columna total, clic sobre Agrupar por y clic en la flecha que despliega las operaciones posibles (Suma, Promedio, Min,…). Seleccione la operación Suma, como en se muestra en la Figura 36. El resultado de la ejecución de esta consulta se muestra en la Figura 38.

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Figura 38. Ejecución de consulta totales por proveedor

Ejemplo consulta de selección 7. Mostrar un listado con nombre, teléfono de los proveedores a quienes se les compró más de $1.000.000.

En una nueva consulta se deben seleccionar las tablas Proveedor, FacturasCompra y ProductosComprados y se bajan los campos nombre, teléfono y se incluye el campo total que se calcula como costound * cantidad y se hace clic en el botón totales, como se muestra en el diseño mostrado en la Figura 36, página 28, en la fila criterios y sobre la columna total, se incluye el criterio “>1000000”, que mostrará la Figura 39.

Figura 39. Diseño Consulta proveedores compras mayor a 1.000.000

Figura 40. Consulta proveedores con más de un millón en compras

Ejemplo consulta de selección 8. Mostrar un listado con nombre, teléfono de los proveedores a quienes se les compró entre $1.500.000 y $3.000.000.

El criterio de esta consulta es un criterio (condición) compuesto, ya que se trata de un intervalo. Se escribe así: >1500000 y <3000000. En el criterio escrito no se incluyen los valores extremos. Si se incluyeran los valores 1500000 y 3000000, se escribiría: >=1500000 y <=3000000.

Para escribir criterios se utilizan los operadores relacionales que se muestran en la Tabla 1. Se utilizan los operadores lógicos para unir dos criterios simples, como en el ejemplo anterior. Los operadores lógicos usados se muestran en la Tabla 2.

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Tabla 1. Operadores relacionalesOperador Significado< Menor que<= Menor o igual que> Mayor que>= Mayor o igual que= Igual que<> Diferente que

Tabla 2. Operadores lógicosOperador SignificadoY (And) Y lógicoO (Or) O lógico

Ejemplo consulta de selección 10. Mostrar un listado con nombres de proveedores y número de facturas de fechas posteriores al 31 de agosto de 2007.

Sugiero revisar en la ayuda de Access, los operadores para criterios de fecha: Digite la tecla de función F1, escriba en el cuadro de búsqueda el término “criterio” y clic en buscar, lo que mostrará una ayuda con todas las posibilidades de búsquedas.

Figura 41. Ventana de ayuda de Access

Clic en la opción “Ejemplos de criterios de consulta” y observará allí una amplia explicación acerca del uso de criterios de consulta, que también pueden ser vistos a través de cualquiera de los siguientes enlaces1.

Criterios para campos Texto, Memo e Hipervínculo,

1 Estos enlaces fueron tomados de la ayuda de Microsoft Access 2007.

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Criterios para campos Número, Moneda y Autonumérico

Criterios para campos Fecha/Hora

Criterios para otros campos

Ejemplo consulta de selección 11. Mostrar todos los proveedores con dirección y teléfono,

cuyos nombres inician con la letra M.

Clic en la pestaña Crear, clic en el ícono Diseño de consulta del grupo Otros, seleccione la

tabla proveedor y clic en Agregar y cierre la ventana Mostrar tabla. Doble clic en los

campos nombre, dirección y teléfono para bajarlos a las columnas de la consulta.

Ubíquese en la celda de la columna nombre, fila Criterios y escriba “M*”. El asterisco es

un comodín para indicar que a la derecha puede existir cualquier carácter o caracteres.

Haga clic en cualquier otra celda de las columnas y observe que Access automáticamente

agrega el término Como a la expresión del criterio y queda Como “M*”. Si se remitió a la

ayuda: Criterios para campos Texto, Memo e Hipervínculo, podrá observar que es la

sintaxis en criterios para campos tipo texto cuando se busca por un carácter inicial. El

diseño de esta consulta se muestra en la Figura 42. Al ejecutar la consulta observará los

proveedores, dirección y teléfono cuyos nombres inicien con la letra “M”.

Figura 42. Consulta para búsqueda por primer carácter iniciado con M

Ejemplo consulta de selección 12. Mostrar un listado con nombres de proveedores y números de facturas del mes de agosto de 2007.

Clic en la pestaña Crear, clic en el ícono Diseño de consulta del grupo Otros, seleccione las tablas proveedor y facturaCompra, clic en Agregar y cierre la ventana Mostrar tabla. Doble clic en los campos nombre de la tabla proveedor, numfact y fecha (aunque no se pide en el listado pero se requiere para establecer el criterio) de la tabla facturaCompra, para bajarlos a las columnas de la consulta. Ubíquese en la celda de la columna fecha, fila Criterios y escriba ParcFecha("m";[fecha])=8. Esta es una manera de indicar que la fecha debe corresponder al mes de agosto. El diseño de la consulta se aprecia en la Figura 43. En la escritura de la fórmula debe tener cuidado en el uso del separador de

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argumentos, en algunos computadores está configurado el uso de una coma, en otros, como el que se utilizó para el ejemplo, se utiliza el punto y coma.

Figura 43. Consulta donde el criterio es una fecha parcial

Ejemplo consulta de selección 13. Mostrar un listado con nombres de proveedores y números de facturas cuyo valor total sea menor a $100.000, de compras realizadas antes del 1-septiembre-2007.

Una consulta puede tener más de un criterio. Si estos están en la misma fila, se entiende que se deben cumplir todos los criterios (y lógico), de otra forma significa que se cumple el uno o el otro (o lógico).

Consultas parametrizadas

Ejemplo consulta parametrizada 1. Mostrar el nombre de proveedor y los números de facturas con valor total de compra, de un Nit de proveedor que pida la consulta y que el usuario digite.

Primero diseñe una consulta de selección que utilice las tablas proveedor, facturaCompra y productosComprados; debe bajar los campos Nit y nombre de la tabla proveedor, numfactura de la tabla facturas y adicionar una columna, en la consulta, que se podrá llamar total, con la expresión del cálculo correspondiente ([cantidad]*[costound]). Active la opción Total del grupo Mostrar u ocultar (Ejemplo) para indicar Suma sobre esta línea (observe la Figura 44).

Figura 44. Consulta de selección previa a la parametrizada

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Debajo de la columna nombre, en la fila Criterios, se debe escribir entre corchetes el parámetro, es decir, el comentario que pide el Nit: [Digite Nit], quedando como se muestra en la Figura 45.

El resultado de la ejecución de esta consulta se observará como en la Figura 47, previo se aprecia un cuadro de diálogo que pide el Nit para que sea digitado, como la Figura 46.

Figura 45. Consulta parametrizada

Figura 46. Cuadro de diálogo al ejecutar la consulta parametrizada

Figura 47. Resultado de la ejecución de la consulta parametrizada

Consultas de Eliminación

Ejemplo consulta de eliminación 1. Una consulta que permita eliminar un producto cuya referencia se disponga.

En este ejemplo, se desarrolla primero una consulta de selección para buscar una referencia en particular, así:

Clic en la pestaña Crear, seleccione el ícono Diseño de consulta del grupo Otros, se observará la ventana Mostrar tabla; seleccione la tabla producto, clic en Agregar y Cerrar; baje los campos referencia y descripción haciendo doble clic sobre ellos. Hasta aquí habría una consulta de selección para mostrar dos columnas de la tabla, correspondientes a los campos bajados. El paso siguiente es indicar una referencia como criterio de la columna del mismo nombre, por ejemplo 204, se observa el resultado de la consulta hasta este paso. Estando en modo diseño, en el grupo Tipo de consulta, clic en el ícono Eliminar (Figura 48), ejecute la consulta haciendo clic en el ícono Ejecutar, se

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muestra el cuadro de diálogo de la Figura 49. Al responder Si, eliminará el registro indicado.

Figura 48. Grupo Tipo de consulta, botón eliminar resaltado

Figura 49. Cuadro de diálogo al intentar ejecutar la consulta eliminar

La consulta de eliminación explicada funciona para un solo registro, de tal modo que ya no servirá para otro, a menos que se cambie la referencia, en el criterio del modo diseño de la respectiva consulta. La siguiente consulta muestra como hacer que la consulta de eliminación sea un poco más dinámica.

Ejemplo consulta de eliminación 2. Una consulta que pida una referencia de producto a eliminar. La consulta debe ser parametrizada para que pueda pedir la referencia del producto que el usuario desee eliminar

Clic en la pestaña Crear, seleccione el ícono Diseño de consulta del grupo Otros, se observará la ventana Mostrar tabla; seleccione la tabla producto, clic en Agregar y Cerrar; baje los campos referencia y descripción haciendo doble clic sobre ellos. Hasta aquí habría una consulta de selección para mostrar dos columnas de la tabla, correspondientes a los campos bajados. El paso siguiente es indicar un parámetro como criterio de la columna del mismo nombre, escribiendo entre corchetes el texto que pide la referencia del registro a eliminar ([Digite referencia a eliminar:]). Estando en modo diseño, en el grupo Tipo de consulta, clic en el ícono Eliminar (Figura 48), ejecute la consulta haciendo clic en el ícono Ejecutar (tiene símbolo admiración) se visualiza un cuadro de diálogo (Figura 50) que pide el parámetro, es decir, la referencia del producto a eliminar, después de digitarlo, se muestra el cuadro de diálogo de la Figura 49. Al responder Si, eliminará el registro indicado.

Figura 50. Cuadro de diálogo que pide la referencia a eliminar

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Consultas de Actualización

Ejemplo consulta de actualización 1. Una consulta que permita actualizar la columna subtotal por producto, de la tabla productoscomprados, como el resultado de multiplicar el valor unitario y la cantidad comprada. Dado que el campo subtotal no existe aún, debe primero crearse en la tabla productoscomprados, para efectos de ilustrar este tipo de consultas.

Abra en modo diseño la tabla productoscomprados e inserte un nuevo campo con el nombre subtotal, tipo número y la propiedad tamaño: Doble. Cierre y guarde la tabla así modificada.

Figura 51. Reconfiguración de la tabla productosComprados

Clic en la cinta Crear, clic en el ícono Diseño de consulta del grupo Otros, agregar la tabla productosComprados, baje el campo subtotal, en el grupo Tipo de consulta, clic sobre el ícono Actualizar. Observe que se inserta la fila Actualizar a, en la sección inferior de la consulta. Ubique el cursor en esta fila, debajo del campo insertado, y escriba el valor o la expresión que genera el dato por el cual va actualizar el campo subtotal, que en este caso corresponde el producto entre cantidad y costound, por lo tanto se escribe la siguiente expresión:

[cantidad]*[costound]

Ya diseñada la consulta, como se muestra en la Figura 52, puede ejecutarla haciendo clic en el ícono Ejecutar, caso en el cual se muestra el cuadro de diálogo de la Figura 53, al responder con clic en Si, se ejecutará la respectiva actualización de los datos en la tabla correspondiente.

Figura 52. Consulta de actualización de la tabla productosComprados

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Figura 53. Cuadro de diálogo al ejecutar la consulta de actualización

Consultas de Anexar

Este tipo de consultas es útil, especialmente, cuando se importan datos. Es común importar datos desde tablas de datos en Excel o desde otras bases de datos, incluyendo el mismo Access. Para el efecto se hace conveniente conocer como realizar la importación de datos desde una hoja de cálculo a una nueva tabla en la base de datos. Posteriormente se mostrará como agregar los datos de la tabla importada a los datos de la tabla en la base de datos.

Cree una hoja en Excel con los datos que se muestran en la Tabla 3. Puede guardarla con el nombre listadoProductos:

Tabla 3. Tabla de Excel con datos de importaciónreferencia Descripción Producto unidad

107 Portátil Und108 Cámara Web Und109 Mouse Und110 Cable coaxial Mts111 Plotter und112 Teclado und113 Mouse Wireless und

Importación de datos externos

Se procederá a ilustrar la importación de datos desde Excel, suponiendo existe un archivo llamado listadoProductos, con una hoja de datos como se muestra en la Tabla 3.

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Clic en la pestaña Datos externos, en el grupo Importar, clic en el ícono Excel, que mostrará la ventana de la Figura 54. Se disponen de tres opciones, la primera para importar los datos desde la hoja de cálculo a una tabla en la base de datos activa; podría también seleccionar cualquiera de las opciones posteriores dependiendo de la forma como mejor desee hacer la importación. Con la segunda opción podría anexar una copia de los registros a una tabla destino en la base de datos actual. Con la última opción podría vincular el origen de los datos de tal modo que cualquier cambio desde Excel, se viera reflejado en la tabla vinculada en Access.

Seleccione la primera opción y clic en Examinar para ubicar la carpeta donde hubiese guardado el archivo de Excel, llamado listadoProductos. Habiendo seleccionado el archivo listadoProductos, se activará el botón Aceptar, sobre el cual hay que hacer clic para continuar. Ante este evento, se abrirá una segunda ventana que da inicio a la importación de hojas de cálculo (Figura 55), en este caso desde Excel.

Figura 54. Ventana para obtener datos externos desde Excel

Figura 55. Asistente para importación de hojas de cálculo

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En el asistente de importación de hojas de cálculo, siga cuidadosamente las indicaciones en las diferentes ventanas, señalando si hay encabezados de columna, en la primera ventana del asistente; indicando el tipo de datos de cada columna (es el caso de la referencia, que se debe indicar que el tipo de dato es texto) señalando si es indexado con o sin duplicados (cuando se trate de un campo llave) o simplemente indicando que salte un campo que no se quiera importar, en la segunda ventana del asistente. La tercera ventana del asistente permitirá seleccionar la clave principal o dejarla sin ésta. La última ventana del asistente le pedirá el nombre de la tabla a donde se va hacer la importación de los datos, para el ejemplo se le dio el mismo nombre que en Excel: listadoProductos. Después de finalizar el procedimiento, puede ver en el grupo Tablas que existe la nueva tabla creada.Anexar datos de otras tablas

Suponiendo que se dispone de la tabla listadoProductos, cuyo proceso de importación se indicó en el punto inmediatamente anterior, se puede proceder a Agregar los datos a la tabla productos de la base de datos del ejemplo:

Clic en la pestaña Crear del grupo Tipo de consulta, clic en el ícono Diseño de consulta del grupo Otros, agregue la tabla listadoProductos y cierre la ventana Mostrar tabla. Seleccione todos los campos de la tabla y bájelos a la sección inferior de la consulta (se verá como en la Figura 56), clic en el ícono Anexar y se mostrará el cuadro de diálogo de la Figura 57. Se debe seleccionar la tabla a la cual se anexarán los datos y clic en el botón Aceptar.

Figura 56. Consulta dispuesta para datos anexados

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Figura 57. Cuadro de diálogo Anexar

Estando ante el cuadro de diálogo Anexar, clic en Aceptar. En la sección inferior se incluirá la fila Anexar a, en donde se hace necesario seleccionar los campos que le corresponderán a cada campo de la tabla origen (listadoProducto) a la tabla destino (producto), en el ejemplo referencia con reference, Descripcion Producto con descripcion y unidad con unidad. Observe que este último aparece automáticamente seleccionado, esto se debió a que tenían el mismo nombre.

Figura 58. Consulta de Anexar

Después de haber ubicado los campos orígenes y destino, Clic en Ejecutar del grupo Resultados, lo que mostrará el cuadro de diálogo de la Figura 59.

Figura 59. Cuadro de diálogo al Ejecutar la consulta Anexar

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Observe entonces la tabla, que debe contener los nuevos datos. Si alguno de los datos no corresponde en tipo se mostrará un mensaje de error y no se ejecutará la consulta o se ejecutará parcialmente.

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Diseño de Formularios

Teniendo abierta la ventana de base de datos (Figura 9) debe hacer clic en la pestaña Crear (Figura 11, pág. 13) y en el grupo formularios, clic sobre el objeto Más formularios, para ver la Figura 60, clic en la opción Asistente para formularios.

Figura 60. Opción Más formularios de la cinta crear

Figura 61. Asistente para Formularios

Para ilustrar, se selecciona la tabla productos y se desplaza del panel Campos disponibles a Campos seleccionados, los campos que se quieran incluir en el formulario. Se verá la ventana como en la Figura 62.

Figura 62. Ventana para selección de tabla y campos del Asistente para Formularios

Habiendo seleccionado la tabla y los respectivos campos, clic en el botón Siguiente y observará la ventana de la Figura 63, en donde se indica la distribución de los campos en el formulario, en este caso se deja En columnas, opción por defecto.

Figura 63. Ventana para aplicar distribución del asistente para formularios

Después de hacer clic en el botón Siguiente, en la ventana de la Figura 63, se observará la ventana de la Figura 64, que permitirá seleccionar y aplicar alguno de los estilos predefinidos al formulario en diseño. Se dejará el estilo que aparezca por defecto, que en este caso es Access 2003.

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Figura 64. Ventana para aplicar estilo del asistente para formularios

Clic en Siguiente para ver la Figura 65. En este caso se modificará el título en el formulario: Productos Disponibles. Se deja seleccionada la opción: Abrir el formulario para ver o introducir información. Clic en Finalizar.

Figura 65. Ventana para asignación del título del asistente para formularios

Después del clic en Finalizar, se verá la ventana de la Figura 66. Esta ventana corresponde al formulario diseñado.

Figura 66. Ventana del formulario Productos Disponibles

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El diseño realizado al formulario del ejemplo, permite visualizar un registro a la vez; En la parte inferior de la ventana se observa la barra de desplazamiento de registros; los números que se alcanzan apreciar, corresponden a los registros existentes, por defecto, en este caso, se muestra uno de cinco. Las figuras de flecha que se aprecian en la barra en mención, permiten desplazar al primer registro, anterior, siguiente, último y nuevo, respectivamente. Más a la derecha de la barra de desplazamiento se aprecia una caja de texto: Buscar, al digitar aquí un dato, éste ubica rápidamente el registro que coincida con el dato digitado, indistintamente al campo que pertenezca.

Una base de datos se llena desde los formularios, no desde las tablas. Al principio se puede introducir algún dato directamente desde las tablas, esto se hace cuando se requiere probar el funcionamiento, no obstante el objetivo de los formularios es manipular la base de datos desde éstos.

El diseño del formulario con el asistente, es un diseño básico, se puede modificar de acuerdo con los criterios del usuario. Para modificarlo se puede abrir en modo diseño. Puede abrir en modo diseño apuntando al fondo del formulario y haciendo clic con el botón derecho, se abrirá una persiana como se muestra en la Figura 67. Clic en la opción Vista Diseño.

Figura 67. Persiana sobre el formulario después de hacer clic derecho con el ratón

Después de hacer clic en la opción Vista Diseño, podrá apreciar el formulario listo para hacerle modificaciones (ver la Figura 68).

Entre los cambios que se pueden realizar al formulario está la modificación del título, el ajuste de las etiquetas que se encuentran al lado izquierdo de los campos, la eliminación del selector de registro, el cambio del color al fondo del formulario en cualquiera de las secciones que se observan como en el encabezado del formulario, el detalle o el pié de formulario en caso de existir, entre muchos otros.

Barra de título

Selector de registro

Barra de desplazamiento

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Figura 68. Formulario en vista diseño

En la cinta del formulario en vista diseño (Figura 68) se aprecian los diferentes grupos disponibles para los ajustes que se quieran dar al formulario. Se pueden ver los grupos Vistas, Fuentes, Líneas de división, Controles y Herramientas. A la derecha de la ventana en mención se observa la ventana de propiedades, que en la figura están seleccionadas las propiedades del formulario y en particular se encuentran a la vista las propiedades de la pestaña Datos.

Propiedades de los diferentes objetos en el formulario

A cada objeto en el formulario le corresponde un conjunto de propiedades, para verlas, seleccione el objeto haciendo clic sobre éste y podrá observar que en la ventana Hoja de propiedades se mostrará el nombre del objeto seleccionado indicando que se muestran las propiedades de dicho objeto. Puede abrir y cerrar las propiedades haciendo clic sobre el ícono Hoja de propiedades que se muestra en la Figura 69.

Figura 69. Ícono Hoja de propiedades

Cambios de propiedades en los objetos del formulario

Cuando se vayan a realizar cambios en una de las secciones u objetos del formulario, es necesario se seleccione haciendo clic sobre alguno de éstos. Ubique la propiedad correspondiente y modifíquela de acuerdo con las características que desee. Por ejemplo, se puede suprimir la barra vertical izquierda (selector de registro) que se muestra en el formulario diseñado (Figura 67). Para suprimir el selector de registro debemos asegurarnos que estén a la vista las propiedades del formulario. Si no se encuentran a la vista, estando

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la Hoja de propiedades abierta, haga clic en el fondo del formulario, es decir, sobre el espacio interno del formulario diferente de la grilla (área cuadriculada y de color gris claro) que se observa; Asegúrese que esté a la vista el nombre del formulario en el cuadro combinado que se encuentra en la parte superior de la Hoja de propiedades, seleccione la pestaña Formato y busque en la lista de propiedades: Selectores de registro; La propiedad por defecto se encuentra en Si, cámbiela a No. De esta forma se suprime la barra vertical selectores de registro. Clic en ícono Ver (Vista formulario, Figura 70) para comprobarlo, se apreciará el formulario como en la Figura 67, pero sin la barra selectora de registro.

Figura 70. Ícono Ver del grupo Vistas

La opción Vista formulario también se puede accionar cuando se hace clic sobre el formulario con el botón derecho del ratón, en este caso se aprecia la persiana que se mostró en la Figura 67. Desde esta misma persiana se puede regresar a la Vista diseño seleccionando la respectiva opción.

Inserción de una imagen como fondo del formulario

Abra la hoja de propiedades del formulario, seleccione la pestaña Formato, seleccione la opción Imagen de la lista, clic en los puntos suspensivos que se muestran al frente del texto ninguna, se abre la ventana Insertar Imagen; desde esta ventana, seleccione el archivo de la imagen a insertar.

Dependiendo de la forma como desee que aparezca la imagen, puede realizar algún ajuste seleccionando la propiedad Modo de tamaño de la imagen, por defecto se encuentra seleccionada la opción Recortar; puede cambiar de opción por alguna de las que se muestran, como en la Figura 71. En cualquier caso la calidad de la imagen depende de la calidad del formato en que haya sido guardada. Esta versión de Microsoft Access admite los formatos más conocidos como BMP, JPG, GIF, entre otros.

Figura 71. Opciones de propiedad Modo de tamaño de la imagen

La Figura 72 muestra el formulario Productos disponibles con una imagen de fondo con formato JPG con modo de tamaño de la imagen en Zoom. Es bien importante tener en cuenta que los colores de la imagen, si se incluye una, deben hacer buen contraste con el texto, para que este se pueda leer sin dificultad. En fondos oscuros textos claros y viceversa. Esta es una utilidad interesante no obstante es opcional.

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Figura 72. Formulario Productos Disponibles con imagen de fondo

Inserción de botones para acciones desde el formulario

Estando en modo diseño puede insertar botones para ejecutar diferentes acciones, como abrir o cerrar un formulario, buscar datos, etc. Se insertará un botón cerrar al pie del formulario Productos Disponibles. Para esto debe ampliar dicho espacio, si se encuentra la barra correspondiente en el modo diseño, como se ve en la Figura 68, página 45. Si no se encuentra la barra de pie del formulario debe activarse, lo que se logra apuntando al fondo del detalle del formulario y clic derecho con el mouse, lo que mostrará la persiana con la correspondiente opción (Figura 73) clic en Encabezado o pie de formulario. El diseño de la Figura 68 no deja ver el espacio del pié del formulario, se puede ampliar apuntando al borde de la barra, al cambiar el cursor de flecha blanca por la barra negra cruzada por doble flecha, se hace clic y arrastra hacia abajo para ampliar el espacio en mención y al revés, si requiere ocultarlo.

Figura 73. Persiana clic derecho en detalle del formulario

Ampliado el espacio del pie de formulario, clic con el cursor en el ícono del botón, del grupo de controles, Figura 74, de la cinta diseño, clic en el pie de formulario para insertar el botón, este abre el asistente para botones de comando (Figura 75, si no abre es por que se ha desactivado desde el ícono asistente para controles que se encuentra al lado derecho del grupo de controles, representado por la figura de una varita mágica) para activar alguna de las opciones que se muestran.

Figura 74. Ícono Botón grupo controles, cinta diseño

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Seleccione la categoría Operaciones con formularios y luego la acción que desee realizar, por ejemplo, Cerrar formulario, clic en Siguiente y en la opción texto escriba Cerrar, puede dar clic en Siguiente para cambiar el nombre interno del botón y luego clic en Finalizar.

Figura 75. Asistente para botones de comando

Formulario con subformulario

Se ilustrará diseñando un formulario para ingresar una factura y los productos comprados. En este caso se deben diseñar dos formularios, uno para los productos comprados y el otro para la factura. Luego se debe insertar el formulario productos comprados en el formulario factura como un subformulario/subinforme. Debe diseñar el formulario de productos comprados en forma tabular y el formulario de factura en forma de columna.

Como se muestra al inicio de este capítulo y se ilustra en la Figura 60, utilizando el asistente para formularios cree un formulario con la tabla facturaCompra y en la ventana del asistente que le pregunta sobre la distribución que desea darle al formulario, seleccione en columnas y puede indicar finalizar, se mostrará la Figura 76.

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Figura 76. Formulario de la factura de compra

Diseñe el formulario de los productos comprados utilizando la tabla productosComprados. Tenga en cuenta que en la distribución del formulario, se debe indicar: Tabular. Al finalizar se apreciará como en la Figura 77.

Figura 77. Formulario de productos comprados con distribución Tabular

Abra el formulario facturaCompra en vista diseño. Amplíe la sección detalle hacia abajo, debajo de los campos existentes, para disponer de un espacio e insertar el formulario de productos comprados como un subformulario. Se verá como en la Figura 78.

Asegúrese que esté activo el ícono del asistente para controles (Figura 79). Clic en el ícono Subformulario/Subinforme del grupo Controles en la pestaña Diseño de la Herramienta de diseño del formulario (Figura 79). Lleve el cursor del Subformulario/Subinforme inmediatamente después del último campo del formulario facturaCompra y trace un rectángulo del tamaño adecuado para que se vea el formulario de productos comprados.

En el asistente para formularios, en la lista inferior, seleccione el formulario productosComprados y clic en Finalizar, se apreciará como en la Figura 81. Clic en el ícono Ver del grupo Vistas en la cinta Diseño y puede apreciar el formulario con

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subformulario en la forma de entrada o modificación de datos (Figura 82). Observe que el número de la factura se repite en el subformulario, esto se debe a que se están mostrando los productos comprados con esta factura y por supuesto se muestran los respectivos registros relacionados. El campo numfactura puede ocultarse del formulario productosComprados.

Figura 78. Formulario de factura de compra con detalle ampliado

Figura 79. Ícono Subformulario/Subinforme del grupo controles

Figura 80. Asistente para Subformularios

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Figura 81. Formulario con Subformulario en forma diseño

Figura 82. Formulario con Subformulario en Vista formulario

El formulario de la Figura 82 puede mejorarse corrigiendo las etiquetas, adicionando un cuadro combinado para seleccionar el proveedor del formulario facturaCompra y del Subformulario productosComprados ocultando el campo numfactura, insertando un cuadro combinado que reemplace el cuadro de texto de la referencia, para seleccionar cada producto que se compre, como también corrigiendo las etiquetas de la cabecera de las columnas.

Quitando el apilado de los objetos insertados en un formulario

Cuando se pretende hacer modificaciones a los objetos insertados en un formulario, es necesario eliminar el apilado que tienen por defecto los objetos insertados. Para el efecto, seleccione los objetos haciendo clic en un extremo de la sección y trace un rectángulo que señale los objetos a seleccionar (Figura 83); clic en el botón Quitar del grupo Diseño de controles (Figura 84) y de esta manera se podrán mover o hacer cambios individuales a los objetos desapilados.

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Figura 83. Selección de objetos para quitar el apilado

Figura 84. Botón Quitar (desapilar) del grupo Diseño de controles

Inserción de un Cuadro Combinado

Abra en modo diseño el formulario facturaCompra (Figura 81, pág. 51) asegúrese que los cuadros de texto se encuentren desapilados, como se explicó en el punto inmediatamente anterior; elimine el cuadro de texto nit de facturaCompra; abra la ventana Lista de campos haciendo clic en el botón Agregar campos existentes del grupo Herramientas (52) en la cinta diseño; clic en el ícono Cuadro combinado del grupo Controles de la cinta Diseño (Figura 86); clic en el campo nit de la ventana Lista de campos, sostenga el clic y arrastre a la ventana del formulario y suelte en el lugar donde se encontraba el cuadro de texto eliminado, lo que visualiza el Asistente para cuadros combinados (Figura 87).

Figura 85. Ventana Lista de campos

Figura 86. Ícono Cuadro combinado, grupo Controles, cinta Diseño

Lea cuidadosamente las opciones que muestra el Asistente para cuadros combinados. En la primera ventana para este caso se debe dejar seleccionada la primera opción, debido a que se buscarán los valores en una tabla; clic en Siguiente. En la segunda ventana seleccione la tabla proveedor, es la que contiene el nit y el nombre del proveedor, clic en Siguiente. En la tercera ventana seleccione los campos nit y nombre del proveedor, pasándolos del recuadro de Campos disponibles al cuadro Campos seleccionados, clic en Siguiente. En la cuarta ventana seleccione el nombre, para desplegar en orden ascendente según nombre,

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clic en Siguiente. La quinta ventana le permite ocultar o visualizar la llave primaria (nit), en este caso se deja oculta para que se visualice el nombre del proveedor cuando se despliegue la lista del cuadro combinado, clic en Siguiente. En la sexta ventana asegúrese que se almacene el valor en el campo nit, para el ejemplo, clic en Siguiente. En la última ventana escriba la etiqueta Nombre del proveedor y clic en Finalizar.

Figura 87. Primera ventana del Asistente para cuadros combinados

Al finalizar el asistente se alinea el cuadro combinado y se amplía acorde al texto que se va desplegar. Clic en Vista Formulario en el grupo Vistas de la cinta Inicio (ver Figura 88).

Figura 88. Formulario FacturaCompra con cuadro combinado para el proveedor

Observe que el número de factura se repite en el subformulario productosComprados, esto se debe a la relación existente entre las tablas facturaCompra y productosComprados. El campo numfactura del subformulario productosComprados se puede ocultar (NO ELIMINAR debido a que se requiere para mantener la relación). Se puede incluir el campo descripción del producto mediante la inclusión de un cuadro combinado que busque el producto en la correspondiente tabla. Otra modificación que se puede hacer es eliminar la etiqueta productosComprados, no se requiere porque es implícito en el diseño de una factura que el la parte inferior se muestren los productos facturados. Para estos cambios se debe abrir el formulario productosComprados en vista diseño.

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Abra en modo diseño el formulario productosComprados. Clic en la etiqueta del título y elimínela (se logra haciendo clic en suprimir o clic derecho y clic en Eliminar, después de seleccionar). Suba las etiquetas de la cabecera para que disminuya la altura de éste espacio, lo que se logra haciendo clic en la regleta vertical que se encuentra a la izquierda del formulario, a la altura de las etiquetas, estando las etiquetas seleccionadas apunte al centro de alguna de éstas y con clic sostenido desplácelas hacia el borde superior del encabezado. Acercando el cursor al borde superior de la barra del detalle, con clic sostenido, desplace hacia arriba, acortando así este espacio.

Figura 89. Formulario productosComprados antes de modificar el encabezado

Figura 90. Formulario productosComprados después de modificar el encabezado

El cuadro de texto correspondiente al campo numfactura se debe ocultar (NO eliminar). Para ocultar el cuadro texto numfactura, selecciónelo y desde la cinta Diseño, grupo Herramientas, clic en ícono Hoja de propiedades. Con las propiedades a la vista clic en la pestaña Formato, clic en la opción Visible y cambie el dato Si por No y en la opción Ancho cambie el dato existente por 0,2. De esta manera el objeto podrá verse como en la Figura 91.

Figura 91. Cuadro de texto oculto y reducido

En el lugar donde se encuentra el objeto numfactura puede insertarse la descripción del producto en forma de cuadro combinado, para lo cual debe desplazar los objetos cantidad, costound y subtotal hacia la derecha. En este caso debe asegurarse que los objetos se encuentren desapilados, para esto seleccione todos los objetos del formulario, clic en la cinta Organizar y en el grupo Diseño de controles, clic en ícono Quitar (ver explicación en Quitando el apilado de los objetos insertados en un formulario, página 64) Ya

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desapilados los objetos, seleccione los que están a la derecha del cuadro de texto reducido y desplace a la derecha, dejando el espacio para la descripción como se muestra en la Figura92.

Figura 92. Objetos desplazados después de desapilar en el formulario productoComprado

Para insertar el campo descripción se hace clic en el ícono Agregar campos existentes (se explicó en el punto Inserción de un Cuadro Combinado, página 52) de la cinta Diseño, clic en el Cuadro combinado del grupo Controles, clic sostenido en el campo descripción de la Lista de campos, arrastre y hasta el lugar previsto en el formulario y suelte; se debe seguir el asistente para cuadro combinado seleccionando la primera opción en la ventana 1 y clic en Siguiente, seleccione la tabla productos en la ventana 2 y clic en Siguiente, seleccione la referencia y descripción de la sección Campos disponibles y páselos a la sección Campos seleccionados y clic en Siguiente; seleccione para ordenar por descripción ascendentemente y clic en Siguiente; asegúrese quede seleccionada la opción Ocultar columna clave y clic en Siguiente; asegúrese que va almacenar el valor en el campo referencia y clic en Finalizar.

Ajuste el cuadro de texto al espacio designado y corte y pegue la etiqueta que se creó, en el encabezado del formulario. Se apreciará el formulario como en la Figura 93.

Figura 93. Formulario productosComprados con descripción de productos

Al tener visualizado el formulario productosComprados, podrá navegar por los objetos de izquierda a derecha con la tecla Tab, al hacerlo, observará que el cursor no sigue el orden en que se encuentran dispuestos los objetos. Esto se debe a que el orden de tabulación se configura según el orden de inclusión de los objetos y el cuadro combinado fue el último, por lo tanto se debe ajustar. Abra el formulario en modo diseño, ubíquese en el cuadro combinado descripcion y muestre las propiedades de este, en la pestaña Otras, clic en la propiedad Índice de tabulación, cambie el valor por el número uno, y siga modificando los otros objetos de acuerdo con el orden en que se deben mostrar, teniendo en cuenta que el primero es cero.

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¿Cómo visualizar la suma de una columna?

Esta utilidad se puede mostrar en el subformulario productosComprados, debido a que es conveniente mostrar la suma de la columna subtotal. Cuando se visualice la factura, este total corresponderá al de los productos comprados en dicha factura.

En vista diseño del formulario productosComprados, inserte el cuadro de texto en el pié del formulario; estando seleccionado el cuadro de texto, haga clic sobre el texto “independiente” (éste desaparece) y escriba la expresión:

=Suma([subtotal])

Cambie el texto de la etiqueta que acompaña el cuadro de texto de la suma y clic en el ícono Ver para observar el total de los productos comprados, como se muestra en la Figura94.

Figura 94. Formulario productosComprados con Total

Formato numérico en cuadros de texto

Continuando con las mejoras al formulario productosComprados, se puede dar formato numérico a los cuadros de texto que muestran los valores, para que se visualice con separadores de miles.

En vista diseño clic en el cuadro de texto que contenga valor, abra propiedades, seleccione la pestaña Formato y seleccionando la propiedad Formato, despliegue la persiana y elija Estándar. Haga lo mismo en cada uno de los cuadros de texto que contenga valores o cantidades que merezcan tener formato. Clic en Ver para mostrar el formulario con los datos formateados (Figura 95). Es posible que en algún cuadro de texto se muestren símbolos de números en lugar del correspondiente valor, esto ocurre cuando el cuadro de texto se encuentra muy angosto, la solución será ampliarlo.

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Figura 95. Formulario productosComprados con formato en cuadros de texto que contienen valores

Cierre y guarde el formulario. Abra el formulario facturaCompra. Tendrá una mejora sustancial con los cambios efectuados, como se muestra en la Figura 96.

Figura 96. Formulario facturaCompra con el subformulario productosComprados mejorado

Búsqueda de una factura desde un formulario para abrir en otro formulario

Se crea un formulario en modo diseño, se inserta una Etiqueta en el encabezado del formulario con el título “Consultar Factura”, un Cuadro de texto en el centro del detalle del formulario con la etiqueta “Número de Factura” y un Botón en el pié del formulario con el texto “Abrir Factura”, se observará el formulario como en la Figura 97.

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Figura 97. Formulario Consultar Factura

Clic en el Cuadro de texto independiente y visualice las propiedades haciendo clic en la Cinta Diseño, grupo Herramientas y Ícono Hoja de propiedades (también se abre la hoja de propiedades haciendo clic derecho sobre el cuadro de texto y clic en la opción Propiedades, al final de la lista de opciones desplegada. Clic en la pestaña Otras y cambie el nombre “Texto0” por “numf” para recordar lo que contendrá.

Clic en el Botón, y con las propiedades a la vista, clic en la pestaña Eventos, frente al evento Al hacer clic haga clic señalando con el cursor los puntos suspensivos, se mostrará la ventana Elegir generador, que se muestra en la Figura 98. Seleccione la opción Generador de macros, que abrirá la ventana de la Figura 99.

Figura 98. Ventana Elegir generador

Como puede deducir, la ventana Herramientas de macros, entre otras acciones, le permite seleccionar la Acción Abrir formulario y por tanto indicar, desde las propiedades el nombre del formulario a abrir (facturaCompra) el modo de datos (Modificar) y la Condición where, en donde se debe escribir: [Formularios]![ConsultaFactura]![numf]=[numfact] (vea Figura99) que significa que se compara el contenido del cuadro de texto llamado “numf” del formulario llamado ConsultaFactura, con el campo numfact del formulario facturaCompra, que se abrirá visualizando la factura que se indicó en el cuadro de texto del formulario ConsultaFactura.

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Figura 99. Ventana Herramientas de macros

Diseño de un formulario para un menú de informes

Se recomienda revisar primero el aparte siguiente, Diseño de Informes, que muestra la manera de diseñar los informes de impresión desde Access. Habiendo realizado al menos dos informes, se puede proceder con el diseño del formulario para el menú de informes.

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1. Diseño de Informes

Teniendo abierta la ventana de base de datos, después de haber creado las tablas y relaciones, puede diseñar informes para disponer de información organizada apropiadamente para imprimir. Para esto debe seleccionar la cinta Crear, ubicar el grupo Informes (Figura 100) y clic en el botón Asistente para informes, que abre la ventana inicial de la . A partir de esta ventana se pueden seguir las indicaciones del asistente que se comentan un poco al frente de cada ventana en la figura referenciada.

Siguiendo las indicaciones del Asistente para informes, debe crear un informe de proveedores, que contenga: Nombre, nit, dirección y teléfono de todos los proveedores con quienes cuenta la organización, a partir del ejemplo de bases de datos que se ha venido trabajando.

Figura 100. Botón Asistente para informes del grupo Informes de la cinta Crear

Después de haber hecho clic en el botón Finalizar, en cualquiera de las ventanas del asistente, se creará el formulario y el nombre, ya sea que se haya dejado por defecto o se haya modificado, se apreciará en el grupo Informes de la Ventana de objetos al lado izquierdo del Access.

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Figura 101. Ventanas sucesivas del Asistente para informes

Ventana Comentarios a la Ventana

a. El usuario diseñador puede seleccionar una tabla o consulta, se despliegan los campos disponibles en el panel izquierdo, de estos se pueden escoger unos cuantos o todos los campos que se quieran mostrar en el informe.

b. Cuando se trata de una consulta que utiliza varias tablas, el diseñador podría escoger un campo que permita un nivel de agrupamiento, por ejemplo un nit para proveedores con muchas facturas, en el listado se vería el nit una sola vez y todas las facturas de ese proveedor.

c. El diseñador puede seleccionar uno o varios campos para agrupar. El primer campo escogido es el que sobresale a los demás. Conviene cuando existen listados extensos con muchos campos comunes de consultas de tablas relacionadas.

d. Permite configurar la presentación de los datos de acuerdo con una distribución y la orientación de la hoja de impresión. La distribución tabular es la más común, en forma de lista. La distribución en columnas agrupa los datos como registros individuales.

e. Ayuda en la presentación final, Access 2003 muestra los datos de una manera simple, Access 2007 los muestra con franjas de fondo diferenciando unos registros de otros. Los demás formatos agregan detalles como fondos, tipos de letras, líneas, modificando el aspecto.

f. El diseñador puede modificar el título de cabecera del informe e indicar si abrir en modo vista del informe o modo diseño para realizar otros ajustes.

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El informe resultante: Un listado que contenga nombre, nit, dirección y teléfono de todos los proveedores con quienes cuenta la organización, a partir del ejemplo de bases de datos que se ha venido trabajando, como Figura 102. El informe así como se ve estaría listo para enviar a la impresora.

Figura 102. Informe de proveedores

Cualquier informe diseñado con el Asistente, puede ser editado y modificado de acuerdo con el criterio o las necesidades del diseñador. Para esto puede abrirlo en modo diseño.

Taller de Informes

1. Crear un informe que contenga un listado con los productos que se manejan en la base de datos. El listado debe mostrar el código del producto, la descripción y la unidad. El informe se podrá llamar Productos.

Este es un listado que utiliza la tabla Producto. Se procede de manera similar a lo hecho en el informe del ejemplo.

2. Crear un informe que muestre el nombre del proveedor y las facturas compradas con número, fecha y valor total de cada una. El informe se podrá llamar FacturaProveedor.

3. Crear un informe que muestre una factura completa, es decir, a partir de un número que señale el usuario y despliegue la información de los productos adquiridos con dicha factura. El informe se podrá llamar Factura.

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4. Crear un informe que muestre todos los proveedores a quienes se les ha comprado algún producto desde una fecha determinada. El informe se podrá llamar Compras.

5. Crear un informe que muestre todas las facturas adquiridas a un proveedor que indique el usuario, con fechas y valor total de cada factura. El informe se podrá llamar FacturaDeProv.

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Bibliografía

[Coff 99] Coffman, Gayle. SQL Server 7, manual de referencia. España: McGraw-Hill-Interamericana de España, S. A. U., 1999.

Enlaces de Interés

http://www.fontstuff.com/access/acctut15.htm. [Doc en línea consultado el 28 de julio de 2009]

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