bancos1

5/16/2018 Bancos1 - slidepdf.com

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CURSO

MODULO DE BANCOS

Versión 2008.01



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APRENDIENDO A MANEJAREL MODULO DE BANCOS

INTRODUCCION ................................................................................................................................. 5 OBJETIVOS .......................................................................................................................................... 5

1. CONCEPTOS GENERALES ........................................................................................................ 6

CHEQUE ............................................................................................................................................... 6

CHEQUES DEVUELTOS .................................................................................................................... 6

CHEQUES POSTFECHADOS ............................................................................................................ 7

CHEQUES SIN COBRAR ................................................................................................................... 7

CODIGO DE INTEGRACION ............................................................................................................ 8

CONSIGNACIONES O DEPOSITOS ................................................................................................ 8

CONSIGNACIONES O DEPOSITOS EN TRANSITO .................................................................... 8

CONCILIACION BANCARIA ........................................................................................................... 8

CUENTA DE BANCOS ........................................................................................................................ 9

CUENTA CORRIENTE O CIRCULANTE ..................................................................................... 10

EXTRACTO BANCARIO ................................................................................................................. 10

LIBRO DE BANCOS .......................................................................................................................... 10

NOTA DEBITO ................................................................................................................................... 11

NOTA CREDITO................................................................................................................................ 11

TIPOS DE MOVIMIENTO ............................................................................................................... 11

TALLER NO. 1 ................................................................................................................................... 13

EVALUACION NO. 1 ....................................................................................................................... 13

2. PARAMETRIZACION .............................................................................................................. 16

2.1. CONFIGURANDO EL MODULO ........................................................................................... 16

2.2. DEFINIENDO LOS MAESTROS .......... .......... ........... .......... ........... .......... .......... ........... .......... 18

2.2.1. TIPO DE MOVIMIENTO ..................................................................................................... 18

2.2.2. BANCOS .................................................................................................................................. 22

2.2.3. TERCEROS ......................................................................................................................... 26

2.3. REVISANDO LOS MAESTROS .......................................................................................... 33 TALLER NO. 2 ................................................................................................................................... 34

EVALUACION NO. 2 ........................................................................................................................ 34

3. INGRESANDO MOVIMIENTO .................................................................................................. 36

3.1. INGRESANDO LOS SALDOS INICIALES .......... .......... ........... .......... .......... ........... ........... . 37

3.2. INGRESANDO LAS NOTAS DEBITO, NOTAS CREDITO Y ......................................... 40

MOVIMIENTO NO INTEGRADO DE OTROS MODULOS ....................................................... 40



3

3.3. ACTUALIZANDO EL MOVIMIENTO ......... ........... .......... .......... ........... .......... ........... ..... 44

3.4. CONSULTA DE DOCUMENTOS ........................................................................................ 46

3.5. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................... 47

3.6. RETIRO DE DOCUMENTOS ............................................................................................... 50

3.7.

MANTENIMIENTO MOVIMIENTO AUXILIAR ............................................................. 52

3.8. CAMBIO PERIODO .............................................................................................................. 54

3.9. CONSULTANDO LAS TECLAS RAPIDAS ........................................................................ 55

3.9.1. TECLAS GENÉRICAS PARA TODOS LOS MÓDULOS ....................................... 55

3.9.2. TECLAS GENÉRICAS PARA EL MÓDULO DE BANCOS ......................................... 56

TALLER NO. 3 .................................................................................................................................. 60

EVALUACION NO. 3 ....................................................................................................................... 60

4. IMPRIMIENDO EL MOVIMIENTO ....................................................................................... 63

4.1. LIBRO DE BANCOS .............................................................................................................. 64

4.2. RESUMEN DE SALDOS ....................................................................................................... 71 4.3. MOVIMIENTO POR CONCEPTOS .................................................................................... 72

4.4. TOTALES POR MOVIMIENTO .......................................................................................... 74

4.5. CONTROL FECHA CONSIGNACION ............................................................................... 75

5. PROCESANDO LA INFORMACION .......... .......... ........... .......... ........... .......... .......... ........... ..... 77

5.1. CONCILIANDO BANCOS ........................................................................................................ 79

5.1.1. INGRESO DE EXTRACTOS ......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... .......... ........... ... 79

5.1.1.1. EXTRACTO MANUAL ....................................................................................................... 79

5.1.1.2. EXTRACTO EN MEDIO MAGNÉTICO ........... .......... ........... .......... .......... ........... .......... 82

5.1.1.1.1. EXTRACTO EN MEDIO MAGNÉTICO BANCO DE OCCIDENTE (SOLO PARACOLOMBIA) ....................................................................................................................................... 87

5.1.2. CONCILIACIÓN BANCARIA .......... ........... .......... .......... ........... .......... .......... ........... ........... . 88

5.1.2.1. CONCILIACIÓN MANUAL ........... .......... ........... .......... ........... .......... .......... ........... .......... 88

5.1.2.1.1. CONCILIACIÓN MANUAL POR DOCUMENTO ........... .......... ........... .......... ........... . 91

5.1.2.1.2. CONCILIACIÓN MANUAL POR SELECTIVA .......... .......... ........... .......... .......... ....... 93

5.1.2.2. CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA ......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... . 96

5.2. INTEGRANDO A CONTABILIDAD .......... .......... ........... .......... ........... .......... .......... ........... ... 99

5.2.1. CREANDO LAS TABLAS DE INTEGRACIÓN ........... .......... ........... .......... .......... ........... . 100

5.2.2. TRASLADO DE CÓDIGOS PREDEFINIDOS AL MAESTRO TABLA DEINTEGRACIÓN ................................................................................................................................ 108

5.2.3. CHEQUEO DE INTEGRACIÓN .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... .......... ..... 110

5.2.4. INTEGRANDO A CONTABILIDAD .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........ 111

5.3. CIERRES .................................................................................................................................. 114

5.3.1. CERRAR PERÍODO ........................................................................................................ 114

5.3.2. ABRIR PERÍODO ................................................................................................................. 116



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5.4. AUDITANDO LAS BASES DE DATOS ............................................................................. 117

TALLER NO. 4 ................................................................................................................................. 119

EVALUACION NO. 4 ...................................................................................................................... 119



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APRENDIENDO A MANEJAREL MODULO DE BANCOS

INTRODUCCION

El sistema de Bancos es el encargado de almacenar, organizar, clasificar y controlar el ingreso y salidade dinero de la empresa, como también el movimiento de cada uno de ellos y sus respectivos saldos yasí poder conciliar el movimiento de la empresa con los extractos que envía el Banco, haciendo unparalelo entre estos.

Este módulo es alimentado de los sistemas de Cartera, Cuentas por Pagar y Nómina ,mediante lageneración de cheques y consignaciones, a través de la integración de dichos módulos.

Como herramienta administrativa ofrece informes diarios de bancos y genera el tradicional Librode Bancos.

Como Herramienta de trabajo, brinda varias formas de conciliar, ingresando el extractomanualmente o a través de medio magnético.

OBJETIVOS

El objetivo general de este curso es proporcionar herramientas de trabajo, que permitan adquirirelementos para el manejo, control de la información y poder entregar los resultados esperados.

Conocer y aprender las herramientas del módulo de Bancos

Aplicar los conocimientos adquiridos en la implementación del sistema

Lograr eficiencia y calidad en los procesos de información

Como herramienta de trabajo a nivel administrativo y contable permite:

Registrar y actualizar toda la información correspondiente a los movimientos de la empresa.

Presentar información a cerca del estado de las cuentas y el movimiento a un período determinado.

Resumen de saldos

Libro de Bancos

Movimiento diario por conceptos

Capturar el extracto bancario en forma manual o medio magnético.

Conciliar manual o automáticamente

Generar reporte de conciliación

Integrar el movimiento bancario a la Contabilidad.



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1. CONCEPTOS GENERALES

Cheques

Cheques devueltos

Cheques Posfechados

Cheques sin cobrar

Código de IntegraciónConsignaciones o Depósitos

Consignaciones o Depósitos en tránsito

Conciliación Bancaria

Cuenta de Bancos

Cuenta Corriente o Circulante

Extracto Bancario

Libro de Bancos

Notas Crédito

Notas Débito

Tipo de Movimiento

CHEQUE

Es un título valor impreso en formularios bancarios, el cual contiene una orden, dada por el girador delcheque, para que el banco pague la cantidad de dinero estipulada a un tercero: en el chequeintervienen tres sujetos: el girador (quien da la orden), el girado (El Banco) y el beneficiario (Eltercero).

El hecho de retirar dinero, por medio de los cheques, es denominado giro.

El cheque será siempre pagadero a la vista, cualquier anotación en contrario se tendrá por no-puesta, elcheque posdatado será pagadero a su presentación.

CHEQUES DEVUELTOS

Son aquellos que el Banco no descarga de la cuenta corriente, debido a:

Fondos insuficientes

Mala elaboración del cheque

Los cheques devueltos pueden presentarse con los movimientos propios de la empresa, cuando se giraun cheque y por los conceptos descritos anteriormente es devuelto por el Banco; o con los

movimientos ajenos a la empresa, cuando nos giran un cheque y por los conceptos vistosanteriormente, es devuelto por el Banco.



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CHEQUES POSTFECHADOS

Son los cheques entregados a terceros o recibidos de terceros para pagos de obligaciones, que debenser cobrados o pagados en una fecha posterior a la de entrega de los mismos.Ejemplo:

La Compañía OPUS TEXTILES S.A. paga un cheque posfechado por concepto de cancelación deFactura No. 5639, por $ 1.500.000. La Factura vence el 15 de Julio del presente año, en esta fechafue pagado el cheque, el cual debe ser cobrado el 30 de Julio del mismo año.

CHEQUES SIN COBRAR

Son aquellos que la compañía ha girado, pero la persona que lo recibe, no lo ha cobrado. Cuando unacompañía paga con un cheque, disminuye el valor de su cuenta, pero si el beneficiario no lo cobra, elbanco no sabe nada acerca de este cheque, por lo tanto no aparecerá en el extracto. El extracto sólo

muestra los cheques cobrados.

Como los cheques sin cobrar, disminuye en los libros y en el extracto no, el saldo del extracto serámayor, que el saldo en libros.

Determinación de los cheques sin cobrar.

El primer paso de la conciliación bancaria es comparar los números y la cantidad en pesos de loscheques pagados por el banco, según el extracto, con el número y la cantidad de cada chequeregistrado por la compañía en el libro de bancos.

Ejemplo:

En marzo 3 llega a la compañía el extracto del Banco Industrial Colombiano, correspondiente al mesde febrero. La compañía, en el libro de bancos, había registrado la salida de los siguientes cheques:

Fecha Cheque No. Beneficiario Cantidad

Feb. 5 1524 Carlos M. Vélez $ 1.000.000Feb. 10 1538 Nacional de Empaques $ 500.000Feb. 15 1566 Dora Mejía S. $ 450.000Feb. 23 1580 Hilos Ltda. $ 700.000

Comparando el extracto con el libro, se detecta que el cheque 1538 y 1580, no han sido cobrados, puesno aparecen en el extracto, por lo tanto debe anotar el número del cheque, el nombre del beneficiario y

el valor de cada uno de los cheques sin cobrar, también debe incluir los cheques sin cobrar de mesesanteriores.



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CODIGO DE INTEGRACION

Es el medio utilizado por nuestro sistema para integrar los diferentes movimientos de los módulos a laContabilidad.

El Código de Integración es utilizado para identificar la transacción contable a realizar; es un número,

máximo de cuatro (4) dígitos, aunque recomendamos emplear un código de tres dígitos, donde elprimero es el número asignado para identificar el módulo (1 Cartera, 2 Compras, 3 Cuentas por Pagar,4 Facturación, 5 Bancos, 6 Inventarios, 7 Activos Fijos) y los dos siguientes un consecutivo propio decada módulo.

Ejemplo:

CODIGO INTEGRACION DESCRIPCION

501 Consignaciones502 Nota Débito compra de chequera503 Nota Débito por comisiones

504

Nota Crédito Obligación Bancaria

CONSIGNACIONES O DEPOSITOS

Es el hecho de depositar dinero en una cuenta corriente por medio de recibos suministrados por elbanco, donde posee dicha cuenta. Las consignaciones pueden ser en dinero en efectivo, en cheques oen efectivo y cheques.

CONSIGNACIONES O DEPOSITOS EN TRANSITO

Son aquellas que aparecen registradas en el libro auxiliar de bancos y no están reportadas en el extractobancario. Esto puede ocurrir cuando se comete un error al colocar el número de la cuenta corriente enla consignación. También cuando al finalizar el mes, se consignan cheques de otras plazas y el bancono ha autorizado su pago. En este caso el saldo del libro auxiliar de bancos, es mayor al saldo delextracto bancario, dado que hay consignaciones que no están registradas en dicho extracto.

CONCILIACION BANCARIA

Es el procedimiento que se debe practicar mensualmente, con el fin de que los saldos del libro auxiliarde bancos, coincida con el saldo del extracto bancario de la compañía. En este proceso es necesariohacer una serie de ajustes, los cuales se originan generalmente, por concepto de las Notas Débito yNotas Crédito, cheques no cobrados, consignaciones en tránsito, cheques devueltos, entre otros.

Consiste en detectar las partidas o transacciones que originaron que el saldo en libros de la compañíasea diferente al saldo del extracto bancario, estas son partidas que están registradas en el extracto y no



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en el libro o viceversa, además, a través de la conciliación bancaria se pueden detectar errores deregistros por parte de la compañía o por parte del banco.

Para una correcta conciliación bancaria, se requiere lo siguiente:

Libros auxiliares de bancos actualizados

Comprobante de consignaciónNotas Débito y Notas Crédito bancarias

Talonario de cheques

Extracto bancario del mes conciliado

Una vez efectuada la respectiva conciliación bancaria, se procede a elaborar los respectivos ajustes enel mes, sino se ha cerrado libros o al mes siguiente. Efectuados los ajustes, da como resultado el saldocorrecto.

La conciliación bancaria es elaborada partiendo tanto del saldo en extracto como del saldo en libros,hasta igualar ambos saldos.

Las presentaciones son las siguientes:

SALDO EN EXTRACTO SALDO EN LIBROS

Consignaciones en tránsito Consignaciones en tránsitoCheques girados por cobrar Cheques girados por cobrarNotas Débito Notas DébitoNotas Crédito Notas CréditoError Bancario Error BancarioError Compañía Error Compañía

Saldo en Libros ___________ Saldo en Extracto ___________Iguales Iguales

========== ==========

Analizando las anteriores presentaciones de la conciliación bancaria y para realizar una verdaderaconciliación, debe tenerse plena claridad si una partida suma o resta, que sirva de base para unposterior ajuste o ajustes para determinar el saldo correcto y real en libros de la compañía, es necesarioanalizar y comprender partida por partida y de esta manera, llegar a una conclusión lógica y correcta.

CUENTA DE BANCOS

La cuenta de Bancos representa el dinero que posee una empresa en los distintos Bancos locales y deotros lugares. La cuenta de Bancos se mueve cuando la empresa consigna dinero en efectivo o cheque,cuando paga con cheque alguna compra o deuda.

La cuenta banco se debita (aumenta) con las consignaciones, préstamos recibidos directamente por elbanco (Nota Crédito) y algunas veces por rendimientos financieros (otros ingresos – Notas Débito),reconsignaciones de cheques devueltos.

La cuenta banco se acredita por cheques girados, devolución de cheques consignados, gastos desobregiros (Nota Débito) y otras transacciones que originan una disminución del saldo disponible.



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CUENTA CORRIENTE O CIRCULANTE

Es la cuenta que se origina al practicar la primera consignación de dinero en un Banco. La CuentaCorriente, da el derecho a depositar y retirar dinero del banco, cada vez que se requiera. Al abrir lacuenta, el banco hace entrega de un talonario de cheques, llamado chequera, para que con el giro de loscheques, el cuentacorrentista haga los pagos que desee.

A la cuenta corriente también ingresan dinero por traslados interbancarios, ordenados por el titular dela cuenta.

La Cuenta de Ahorros es similar a la Cuenta Corriente, la diferencia está en que la Cuenta Corrientemaneja o utiliza chequera y la Cuenta de Ahorros no.

EXTRACTO BANCARIO

Al final de cada mes, todos los bancos envían a cada depositante un informe del estado de su cuenta,llamado Extracto de Cuenta Bancaria o Extracto de Cuenta Corriente, el cual muestra lo siguiente:

El saldo que el depositante tenía en su cuenta al comienzo del mes.

Los depósitos recibidos por el Banco en el mes (consignaciones).

Los cheques que el depositante giró y fueron pagados en el mes.

El saldo de la cuenta al final del mes, el cual será la suma del saldo inicial, más los depósitos,menos los cheques girados.

Notas Débito y Notas Crédito por diferentes conceptos.

Los Bancos al final del mes, cierran sus oficinas al público, para efectuar un balance y al mismotiempo, averiguar el estado de la cuenta de cada depositante, con el fin de preparar el extractocorrespondiente, por esta razón, los extractos de cuenta bancaria, siempre llegan al depositante alprincipio del mes siguiente.

El Banco puede expedir el Extracto en forma manual a través del formato normal de Extracto Bancarioo a través de disquete en Medio Magnético.

LIBRO DE BANCOS

Es donde se registran los movimientos de las cuentas de bancos, cuando se gira un cheque, se hace unaconsignación y cuando el banco envía notas bancarias.

Cuando se gira un cheque, debe escribirse nombre del beneficiario del cheque, número del cheque yvalor. Cuando se consigna en la cuenta, se coloca simplemente la consignación con su respectivovalor.

Este libro que utiliza una columna adicional, con el fin de indicar el número del cheque girado. Elllevar la numeración de los cheques, sirve como mecanismos de control y para facilitar el proceso de laconciliación bancaria.

El objetivo de este libro es llevar las columnas de los débitos y créditos para controlar los saldos delBanco.



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NOTA DEBITO

Documento que envía el banco al cuentacorrentista, cuando tiene que deducir del saldo de éste, algúnvalor. Este documento es representado por ND.

Ejemplo:

Cuando entrega chequera al cuentacorrentista

Cuando cobra transferencias por pagos de cheques de otras plazas

Cuando cobra intereses

Al deducir las cuotas por utilización de tarjetas de crédito, seguros, entre otros.

NOTA CREDITO

Documento que envía el banco al cuentacorrentista, cuando tiene que aumentar al saldo de éste, algúnvalor. Este documentado es representado por NC.

Ejemplo:

Cuando le otorga un préstamo

Cuando va a corregir un error debido al descargue de un cheque de otro cuentacorrentista.

TIPOS DE MOVIMIENTO

Son los diferentes movimientos o transacciones realizadas en un sistema de bancos, las cuales

aumentan o disminuyen el saldo del banco. Entre estos tipos de movimiento podemos mencionar lossiguientes:

Consignaciones

Cheques girados

Notas Débito

Notas Crédito

Con estos movimientos el sistema de bancos puede tener un control del manejo de las cuentas ydeterminar si es una entrada o salida de dinero, aumentando o disminuyendo el saldo del banco.

Consignaciones

Dentro de este Tipo de Movimiento existen varios conceptos que aumentan el saldo del banco:

Consignaciones Locales

Consignaciones Nacionales

Cheques

Dentro de este Tipo de Movimiento existen varios conceptos que disminuyen el saldo del banco:



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Cheques de Otras Plazas

Cheques de Gerencia

Cheques Locales

Notas Débito

Dentro de este Tipo de Movimiento existen varios conceptos que disminuyen el saldo del banco:

Compra de chequera

Intereses por Sobregiro

Intereses préstamos bancarios

Notas Crédito

Dentro de este Tipo de Movimiento existen varios conceptos que aumentan el saldo del banco:

Obligación Bancaria

Ajustes o corrección hecha por el banco



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TALLER No. 1

Apreciado usuario: Desarrolle el siguiente taller y evaluación. Esta es la única forma que garantiza ellogro de los conocimientos adquiridos en cada etapa del curso.

1.

Planee una entrevista con el Jefe de Tesorería o el encargado de conciliar los bancos de la empresay discuta con él sobre:

Número de bancos a conciliar

Los diferentes Tipos de Movimiento que maneja la compañía

Los Tipos de Movimiento más usuales que maneja la empresa

2. Identifique los diferentes tipos de movimiento que incrementan el saldo del banco.

3. Identifique los diferentes tipos de movimiento que disminuye el saldo del banco.

4. Identifique cada uno de las cuentas bancarias que la empresa tiene.

5.

Consulte sobre los informes requeridos para esta área.

EVALUACION No. 1

1. ¿Por qué razones puede devolver el banco un cheque?

2. ¿Qué son consignaciones en tránsito?

3. Defina Conciliación Bancaria

4. Los siguientes conceptos suman o restan el saldo del libro de banco:

a) Cheques Localesb) Cheques giradosc) Consignaciones Nacionalesd) Interés por sobre giroe) Préstamo Bancariof) Compra de chequera

5. Al frente del concepto escriba el Tipo de Documento que corresponda:

a) Intereses por Sobre girob) Cheques Localesc) Intereses bancariosd) Corrección de un error por descargo de un cheque a otro cuentacorrentista

e) Compra de chequeraf) Cobro de transferencia por pago de cheques de otras plazasg) Obligación o Préstamo Bancario

6. ¿Qué diferencia existe entre Libro de Banco y Extracto Bancario?



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RESPUESTAS A LA EVALUACION No. 1

1. El banco puede devolver el cheque por:

- Fondos insuficientes

-

Enmendaduras en el cheque- Cheque mal elaboradoNo coincide el número en letras con el valorError en la fecha del cheque

2. Consignaciones en Tránsito: Son aquellas que aparecen registradas en el libroauxiliar de bancos y no están reportadas en el extracto bancario. Esto puede ocurrircuando se comete un error al colocar el número de la cuenta corriente en laconsignación. También cuando al finalizar el mes, se consignan cheques de otrasplazas y el banco no ha autorizado su pago.

3. Conciliación Bancaria: Es el procedimiento que se debe practicar mensualmente,con el fin de que los saldos del libro auxiliar de bancos, coincida con el saldo delextracto bancario de la compañía. En este proceso es necesario hacer una serie deajustes, los cuales son originados generalmente, por concepto de las Notas Débito,Notas Crédito, cheques no cobrados, consignaciones en tránsito, cheques devueltos,entre otros.

4. a) Restab) Restac) Sumad) Restae) Sumaf) Resta

5. Tipos de Movimiento

a) Nota Débitob) Chequec) Nota Débitod) Nota Créditoe) Nota Débitof) Nota Débitog) Nota Crédito

6. Libro de Banco: Es donde se registran los movimientos de las cuentas debancos, cuando se gira un cheque, se hace una consignación y cuando el bancoenvía notas bancarias. Este es el único libro que utiliza una columna adicional,con el fin de indicar el número del cheque girado.

Extracto Bancario: Documento que envía el banco cada mes, alos depositante, informando el estado de su cuenta, llamado Extracto deCuenta Bancaria o Extracto de Cuenta Corriente, el cual muestra lo siguiente:

El saldo que el depositante tenía en su cuenta al comienzo del mes.Los depósitos recibidos por el Banco en el mes (consignaciones).Los cheques que el depositante giró y fueron pagados en el mes.El saldo de la cuenta al final del mes, el cual será la suma del saldo inicial, máslos depósitos, menos los cheques girados.



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FLUJOGRAMA DE BANCOS

SERVICIOSPROVEEDOR

ORDENES DE COMPRA

COMPRAS

CUENTAS PORPAGAR

BANCOS

- Saldos Iniciales- Notas Débito- Notas Crédito

- Extracto- Conciliación

- Libro de Bancos- Resumen de Saldos- Mvto. Por Conceptos- Totales Por Mvto.

CONTABILIDAD

- Reporte deConciliación

CONTABILIDAD



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2. PARAMETRIZACION

2.1. CONFIGURANDO EL MODULO



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Por esta opción definimos los parámetros globales para manejar el módulo.

Actualizar Movimiento en Línea: Al marcar esta opción como “S”, el sistema permiterealizar en forma automática el proceso de Actualizar Movimiento, es decir que después degrabar un movimiento de bancos éste sea actualizado en todas las bases de datos y aparezcala información siempre vigente en las consultas y los informes.

Ultimo Período Cerrado: Indica el último mes cerrado en el módulo de Bancos, el sistemainicializa este campo en forma automática cada vez que se ejecuta el proceso de cierre. Estecampo no debe ser modificado por el usuario.

Ubique laem resa



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2.2. DEFINIENDO LOS MAESTROS

Por medio de los Maestros definimos al sistema los parámetros generales para trabajar con elmódulo. Una buena definición y revisión de los Maestros garantizan un óptimo resultado dela información.

La definición de estos Maestros debe realizarse por personal directivo de las áreas deadministración y contabilidad y revisados por personal diferente a quien los digitó.

2.2.1. Tipo de Movimiento

Comenzamos por este Maestro ya que para matricular el Banco, deben estar previamentecreados los diferentes Tipos de Movimiento a trabajar en cada uno de ellos.



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Maestro formado por los siguientes campos:

Código Cuenta: En este campo digitamos la cuenta contable del Banco, al que vamos adefinir los diferentes Tipos de Movimiento, recomendamos estar matriculada en el Maestrode Cuentas en el módulo de Contabilidad, con el fin de relacionar la cuenta contable delbanco con el código de la cuenta, facilitando con esto la identificación de la cuenta y laintegración contable.

Tipos de Movimiento: Son los diferentes movimientos o transacciones realizadas en unsistema de bancos, las cuales aumentan o disminuyen el saldo de la cuenta bancaria. Entreestos tipos de movimiento podemos mencionar los siguientes:

Consignaciones

Cheques girados

Notas Débito

Notas Crédito

Con estos movimientos el sistema de bancos puede tener un control del manejo de las cuentasy determinar si es una entrada o salida de dinero, aumentando o disminuyendo el saldo delbanco.

Descripción: Nombre que identifica el Tipo de Movimiento.



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Entrada (S/N): En este campo definimos con una S o una N si el Tipo de Movimiento esde entrada o salida, teniendo en cuenta que los movimientos de entrada suman al saldo delBanco y los movimientos de salida lo restan.

Clase documento: Existen cuatro (4) grupos para clasificar el movimiento de Bancos:

CO: Consignaciones, movimiento de entrada y suma al saldo del BancoND: Notas Débito, movimiento de salida y resta al saldo del Banco

NC: Notas Crédito, movimiento de entrada y suma al saldo del Banco

CH: Cheques girados, movimiento de salida y resta al saldo del Banco.

En este campo identificamos la clase de documento para definir la transacción.

Tipo Cruce: Por medio de este campo definimos al sistema la forma de cruzar elmovimiento en la Conciliación Bancaria, ya sea por fecha, valor o documento.

Los cheques girados deben ser cruzados por documento, las Notas Débito y Crédito yConsignaciones, recomendamos cruzarlas por valor.

Tipos Movimiento Extractos: Al presionar clic en este botón el sistema nos abre ventanapara ingresar los tipos de movimiento que corresponden al medio magnético o archivo planosegún cada banco. Estos pueden tener varios conceptos. Por ejemplo: Las consignacionesse presentan como nacionales, locales, entre otros; los cheques girados pueden presentarsecomo: cheques de otras plazas, de gerencia, locales, entre otros.

Sirve para comparar o asociar los diferentes Tipos de Movimiento que el Banco abre,teniendo en cuenta que es una sola transacción. En cada campo del Tipo de Movimientodigitamos el código a identificarlo; podemos definir este campo con el código utilizado porel Banco, tomándolo del extracto bancario.



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T. Movimiento: Digite los diferentes tipos de movimiento que corresponden al mediomagnético o archivo plano definidos por cada banco.

Descripción: Ingrese la descripción según el tipo de movimiento digitado

Ejemplo de Tipos de Movimiento Extracto

En Consignaciones: 50 = Consignación nacional51 = Consignación local

En Cheques : 60 = Cheque canje local61 = Cheque canje nacional62 = Cheque ventanilla63 = Cheque de otras plazas

En Notas Débito : 21 = Nota Débito por compra de chequera22 = Nota Débito por intereses por sobregiro

En Nota Crédito : 41 = Nota Crédito por Obligación Bancaria42 = Nota Crédito por Error

Estos Tipos de Movimiento son discriminados, básicamente para el manejo de conciliación ya sea en forma manual o automática y son definidos o propios de cada Banco.

RECOMENDACIONES

- Crear los tipos de movimiento igual a como los trabaja cada Banco, los cuales son

reflejados en los extractos bancarios, o con códigos que sean fáciles de recordar.

- Crear los Tipos de Movimiento por cada Banco, Cuenta Corriente o Ahorro que maneje

la empresa.



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2.2.2. Bancos

Por esta opción se matriculan los Bancos que la empresa tiene para manejar el dinero.

Podemos ingresar, modificar, retirar o consultar una cuenta bancaria.



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Formado por los siguientes campos:

Código: En este campo digitamos el código de la cuenta del banco, recomendamos estématriculada en el Maestro de Cuentas en el módulo de Contabilidad, con el fin de relacionarla cuenta contable del banco con el código de la cuenta, facilitando con esto la identificación

de la cuenta y la integración contable.

Nombre: Es la descripción o nombre comercial del Banco; es aconsejable digitar en estecampo el número de la cuenta corriente del respectivo banco con el fin de visualizar tanto elnombre como la cuenta corriente.

Número de la cuenta: Es el número que identifica la cuenta corriente del Banco, debe seringresado sin ceros, sin guiones a la izquierda ni a la derecha, con el fin de poder conciliar enmedio magnético.

Ejemplo 1:

El número asignado por el Banco es 001-61514-8, el cual se debe ingresar como: 615148

Ejemplo 2:El número asignado por el Banco para esta cuenta sería 103-568096-7. El ingreso quedaría5680967

Fecha de Apertura: En este campo digitamos la fecha en el cual se abrió la cuenta bancaria.



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Gerente: Digite el nombre del gerente. Mantenga actualizado este campo.

Tipo Mvto. Cheque: En este campo va el Tipo de Movimiento por el cual se generan loscheques, seleccionando el más usual de todos los movimientos de cheques girados, debeestar creado en el maestro Tipos de Movimiento.

La función principal de este Tipo de Movimiento es poder integrar de Cuentas por Pagar aBancos.

Tipo Mvto. Consignación: Funciona de igual manera al Tipo de Movimiento anterior,definiendo el concepto más usual para el manejo de las consignaciones.Su función principal es poder integrar el movimiento de Cartera a Bancos.

Manejo en otra moneda: Si el movimiento es en dólares u otra moneda, marque la caja dechequeo; este campo es el encargado de filtrar la información en otra moneda en el informeresumen de saldos.

Propósito: En este Maestro se describe la función que tiene la cuenta o el motivo por el quese abrió la cuenta. Ejemplo: Pago a Proveedores, Pago de nómina, Traslado de cuentas,entre otros.

Firmas Autorizadas: Describa los nombres de las personas autorizadas para firmar loscheques.

Comentario: Es un campo opcional, utilizado para hacer alguna especificación adicionalrespecto a la cuenta o para ingresar el nombre de otras personas autorizadas en la firma delos cheques.

En la modificación y consulta de este maestro presenta un campo adicional, Ultimo mesconciliado; en el momento de la creación del Maestro de Bancos, este campo almacena un

cero, el cual tiene un tratamiento especial cuando se vaya a conciliar por primera vez, ya queen cada Banco hay que modificar este campo, digitando el período anterior a la conciliación.Tema que será tratado en el proceso de Conciliación Bancaria.



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Este campo debe ser modificadoantes de conciliar por primeravez.

RECOMENDACIONES

También puede crearse la cuenta de Caja General y Cheques Postfechados

recibidos, con el fin de controlar el movimiento de las mismas.



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2.2.3. Terceros

DEFINICIÓN DE TERCEROS

Este Maestro permite identificar el tercero asociado a la transacción. La informaciónalmacenada en este Maestro es compartida con el módulo de Contabilidad, por tal motivodebe tener cuidado al ingresar un nuevo tercero, que este no exista con otro nombre. Paraello recomendamos crear el Tercero identificando si es persona natural o jurídica.



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Maestro formado con los siguientes campos:

Nit: Identificación del tercero como persona jurídica o natural. Para la versión ClienteServidor el sistema presenta Opciones de Búsqueda, facilitando la captura de información.Las personas naturales se identifican con el número de la cédula y el nombre y apellidos de la

persona.

El código para este tercero debe crearse sin puntos y sin dígito de verificación, pues laaplicación calcula este último y describir primero los apellidos y luego los nombres, esto conel fin de evitar duplicidad de terceros.

Las personas jurídicas son identificadas con el NIT y la razón social; el NIT debe crearse sinpuntos y con dígito de verificación, aunque el sistema controla el dígito.

Tipo de Persona: Establezca si el tercero es una persona Jurídica o Natural.

Nombre: En este campo digitamos la razón social de la empresa o nombre de la persona.

Clase: Seleccione para el tercero registrado el tipo de documento civil con el que seidentifica.

Nombres: Ingrese en estos campos los nombres del tercero, estos campos son necesariospara la generación del informe de medios magnéticos que se debe presentar a la DIAN.



28

Apellidos: Ingrese los apellidos del tercero, estos campos son necesarios para la generacióndel informe de medios magnéticos que se debe presentar a la DIAN.

Dirección: Ubicación geográfica de ese tercero

Comentario: Campo opcional utilizado para ampliar o especificar el nombre de la empresa;

puede ser la sigla de la empresa o el nombre del representante legal, identificación si eltercero es cliente, Proveedor, empleado, entre otros.

En la parte superior de la pantalla encontramos la Barra de Herramientas con las opciones demantenimiento, permitiendo limpiar la pantalla, ingresar o modificar el registro actual, borrarel registro actual, listar toda la información y salir de la pantalla.

OPCIONES DE BUSQUEDA

Nuestro sistema Atlas presenta una serie de Opciones de Búsqueda las cuales puede invocar endiferentes campos de la pantalla de maestros y captura, facilitando el ingreso de información.

Al invocar por primera vez la búsqueda el sistema permiteordenar los registros en el orden que se maneje en elmodulo técnico según la configuración de cada usuario, esdecir ordenar por código y descripción o por descripción ycódigo.

Usted puede realizar la búsqueda por ejemplo de tlos clientes que contengan la palabra Industria, pardigite la palabra luego presione la tecla Eautomáticamente presenta todos aquellos terceroscontengan esta palabra.



29

Usted puede realizar búsquedas por ejemplo de todos losTerceros que comiencen por 890, para ello digite el

numero luego presione la tecla Enter, automáticamentepresenta todos aquellos terceros que comiencen por estosnúmeros.

Si desea omitir la búsqueda por nombre simplemen

uso del Tabulador de su teclado o la fecha para

cursor se posicione en el primer registro.

En ella usted puede digitar los primeros dígitos delcódigo, por ejemplo si desea ver los terceros queinicialicen con el código 860 el sistema automáticamentese posiciona en el primer cliente que inicialice con estenumero.

Usted puede realizar búsqueda ordenando por desc

y código para ello presione clic en el botón que el sistema realice el cambio del ordenamiento.



30

En ella usted puede digitar las iniciales del tercero aconsultar, por ejemplo si desea ver los clientes que

inicialicen con la letra M el sistema automáticamente seposiciona en el nombre o letra digitada.

Si desea cambiar nuevamente el ordenamiento a cdescripción, simplemente presione clic en el

para que el sistema realice el cambordenamiento, de igual manera usted podrá reabúsqueda por el ejemplo por el primer digito código.

RECOMENDACIONES

- Al matricular una persona natural, ingrese primero los apellidos y después

los nombres, con el fin de evitar duplicidad de terceros.

- Al ingresar un número de cédula o Nit, el sistema automáticamente genera

el dígito de verificación.

ADVERTENCIAS

- No debe retirar ningún tercero después de haber

ingresado información, porque le puede ocasionar

problemas con los datos.

- El Nit o cédula debe crearse sin puntos y sin dígito

de verificación. El sistema controla automáticamente

el dígito.

- Tenga cuidado al crear un nuevo Nit o Tercero,

verifique que éste no exista con otro nombre.



31

OPCIONES DE BUSQUEDA

Nuestro sistema Atlas presenta una serie de Opciones de Búsqueda las cuales puede invocar endiferentes campos de la pantalla de maestros y captura, facilitando el ingreso de información.

Al invocar por primera vez la búsqueda el sistema permiteordenar los registros en el orden que se maneje en elmodulo técnico según la configuración de cada usuario, esdecir ordenar por código y descripción o por descripción ycódigo.

Usted puede realizar la búsqueda por ejemplo de tlos clientes que contengan la palabra ALCO, paradigite la palabra luego presione la tecla Eautomáticamente presenta todos aquellos terceroscontengan esta palabra.

Usted puede realizar búsquedas por ejemplo de todos losTerceros que comiencen por CA, para ello digite el partedel código presione la tecla Enter, automáticamentepresenta todos aquellos terceros que comiencen por estosnúmeros.

Si desea omitir la búsqueda por nombre simplem

uso del Tabulador de su teclado o la fecha pacursor se posicione en el primer registro.



32

En ella usted puede digitar los primeros dígitos delcódigo, por ejemplo si desea ver los terceros que

inicialicen con el código 860 el sistema automáticamentese posiciona en el primer cliente que inicialice con estenumero.

Usted puede realizar búsqueda ordenando por desc

y código para ello presione clic en el botón que el sistema realice el cambio del ordenamiento.

En ella usted puede digitar las iniciales del tercero aconsultar, por ejemplo si desea ver los clientes queinicialicen con la palabra BELLOD el sistemaautomáticamente se posiciona en el nombre o letra

digitada.

Si desea cambiar nuevamente el ordenamiento a códdescripción, simplemente presione clic en el

para que el sistema realice el cambio

ordenamiento, de igual manera usted podrá realizbúsqueda por el ejemplo por el primer digito de un có

RECOMENDACION

Al matricular una persona física, ingrese primero los apellidos y después los

nombres, con el fin de evitar duplicidad de terceros.



33

2.3. REVISANDO LOS MAESTROS

Una vez ingresado los maestros de Bancos, Tipos de Movimiento y Terceros, deben serimpresos para revisarlos y hacer las correcciones pertinentes, antes de implementar elSistema de Bancos.

Dicha revisión debe ser realizada por el Jefe de Cartera y/o Contabilidad



34

TALLER No. 2

Apreciado Usuario: Desarrolle el siguiente taller y evaluación. Esta es la única forma de garantizarel logro de los conocimientos adquiridos en cada etapa del curso.

1.

Matricule cada uno de los Tipos de Movimiento tanto de entrada como de salida para dos (2)Bancosmanejados por su empresa.

2. Matricule los dos (2) Bancos a los que le creó los diferentes Tipos de Movimiento en el puntoanterior.

3. Para Colombia ingrese tres (3) terceros como personas jurídicas.

4. Para Colombia ingrese tres (3) terceros como personas naturales.

5. Para Mexico ingrese tres (3) terceros como personas moral.

6. Para Mexico ingrese tres (3) terceros como personas física.

7. Imprima todos los maestros definidos en los puntos anteriores y revíselos.

EVALUACION No. 2

1. Cada una de las letras corresponde a un Tipo de Movimiento. Coloque dentro del paréntesis laletra que corresponda, según la expresión.

a. Nota Débito ( ) Error del Banco a favor del cuentacorrientistab. Consignación Local ( ) Tipo de Movimiento que resta el saldo del Bancoc. Nota Crédito ( ) Tipo de Movimiento que suma el saldo del Bancod. Cheque Otra Plaza ( ) Obligación Bancariae. Nota Débito ( ) Compra de Chequeraf. Cheque Local ( ) Intereses por sobregirog. Consignación Nacional ( ) Tipo de Movimiento de Entradah. Nota Crédito ( ) Tipo de Movimiento de Salida

2. En el proceso de conciliación bancaria ¿Cómo se deben cruzar los siguientes movimientos?

a. Consignacionesb. Notas Débitoc. Cheques Giradosd. Notas Crédito

3. Si el proceso de conciliación va a realizarse a través de medio magnético ¿Cómo debe crearse lacuenta corriente del banco?

4. ¿Cómo se identifican las personas naturales y jurídicas?

5. Defina si la expresión es falsa o verdadera.

a. Una Nota Débito la determina un préstamo Bancario ( )b. La Nota Crédito es un movimiento de entrada y resta el saldo del Banco ( )c. Un Cheque girado de otras plazas resta el saldo del Banco ( )d. Una Consignación es un movimiento de entrada y suma el saldo del Banco ( )e. La Nota Crédito la determina una obligación bancaria ( )



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1. Apareamientoa. (c)b. (d)c. (b) (g)d. (h) (e)e. (e) (a)f. (a) (e)

2. Deben ser cruzados con

a. Valorb. Valorc. Documentod. Valor

3. Debe crearse sin ceros, sin guiones a la izquierda ni a la derecha dela cuenta.

4. La Persona Natural se identifica con el número de la cédula, elnombre y los apellidos de la persona.

La Persona Jurídica se identifica con el número del Nit y laRazón Social de la empresa.

5. Falso o Verdadero

a. Fb. Fc. Vd. Ve. V



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3. INGRESANDO MOVIMIENTO

La opción de movimiento es utilizada para ingresar, modificar, retirar y consultar lastransacciones de las cuentas bancarias.

El movimiento de Bancos en cuanto a consignaciones viene del módulo de Cartera, loscheques girados vienen de los módulos de Nómina y Cuentas por Pagar, por lo tanto, no hayque ingresarlos por el Módulo de Bancos, a no ser que dentro de su sistema no haya

SERVICIOSPROVEEDOR

ORDENES DE COMPRA

COMPRAS

CUENTAS PORPAGAR

BANCOS




CONTABILIDAD


CONTABILIDAD



37

adquirido alguno de los módulos antes mencionados, para tal caso debe digitar el movimientode estos módulos por este sistema.

Solo se ingresan los movimientos de Notas Débito, Notas Crédito, Cheques anulados,cheques girados que por algún motivo no fueron integrados a Bancos de Cuentas por Pagar oNómina, los Saldos Iniciales de cada Banco, utilizando un Tipo de Movimiento creado para

el ingreso de los saldos.

3.1. INGRESANDO LOS SALDOS INICIALES

Para ingresar el movimiento de saldos debemos llegar al saldo registrado en el Libro de

Bancos, para ello digitamos el saldo del Extracto Bancario, con el Tipo de Movimientodefinido para saldos iniciales, luego ingresaríamos los cheques pendientes de cobrar y demásmovimientos que no figure en el extracto y que está contabilizado en el Libro de Bancos, conlos respectivos Tipos de Movimiento para cada concepto.



38

Pantalla formada por:

Documento: Digite en este campo el número del documento. Si es un cheque girado, ingreseel número consecutivo de acuerdo al manejo del Banco, si es una Consignación, Nota Débitoo Nota Crédito ingrese el número del consecutivo asignado según procedimiento de laempresa.

Para el caso de las Notas Débito y Notas Crédito, recomendamos manejar como número dedocumento la fecha y en caso de presentarse varios movimientos el mismo día, adicione unnúmero consecutivo.

Ejemplo: 988301, 988302, 988303

Cuenta: Es el código del Banco al cual se carga el movimiento, debe existir en el Maestrode Bancos. Despliega ventana con las diferentes cuentas de bancos para seleccionar larequerida.

NIT o RFC: Es la identificación del tercero, el cual será asociado al movimiento. Estecódigo debe esta previamente definido en el Maestro de Terceros. Despliega ventana con losterceros creados para seleccionar el requerido.

Movimiento: En este campo digitamos el Tipo de Movimiento, el cual admite latransacción (Cheque girado, Consignación, Nota Débito, Nota Crédito) validando que elcódigo exista en el Maestro Tipo de Movimiento, asociado al código del Banco.

Fecha: Es la fecha en la cual se realiza la transacción.

Valor: Ingrese el valor de la transacción.



39

Int: Este campo es para definir el código de integración contable, asociado a cadatransacción; para el caso de los Saldos Iniciales debe digitarse un cero (0), el código debeexistir en el Maestro tabla de integración en el módulo de Contabilidad; dicho campotambién despliega ventana para seleccionar el código requerido.

Centro de Costos: En este campo se digita o selecciona el Centro de Costos al que se

cargará el movimiento; la utilidad de este campo es asociar especialmente las Notas Débitoy Crédito, ya que estas van al gasto o al ingreso de la empresa, las cuales se debencontabilizar o imputar en determinada área de la empresa.

Despliega ventana con los diferentes códigos de Centros de Costos para seleccionar eldeseado.

Fecha consignación: En este campo digite la fecha en la cual nos consignarán o debemosconsignar un cheque girado o recibido como posfechado.

Detalle: Nota o descripción asociada al registro, sirve para documentar la transacción.

Cada vez que digitamos la cuenta, en la parte inferior de la pantalla muestra el nombre de lacuenta en razón social del Nit, Tipo de Movimiento y Código de Integración.

Grabe la información digitada presionando las teclas Ctrl+W.

RECOMENDACIONES

- Cree un Tipo de Movimiento para el manejo de los Saldos Iniciales.

- Grabe con frecuencia el movimiento, ya que la información digitada

permanece residente en memoria, hasta el momento de grabar. Un corte de energía borraría la información digitada, sino ha grabado.

ADVERTENCIAS

- Los movimientos con códigos de integración 0,

quedarían sin integrar a Contabilidad.

- Ingrese por la opción de Documento sólo las Notas

Débito, Notas Crédito, Cheques anulados o chequesgirados y no integrados de Cuentas por Pagar o

Nómina.

- El Tipo de Movimiento creado para ingresar los Saldos

Iniciales pueden ser de Entrada (suman) o de Salida

(restan), según el saldo arrojado en el Extracto

Bancario.

http://maestros.htm/#MaestroCenCos





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3.2. INGRESANDO LAS NOTAS DEBITO, NOTAS CREDITO YMOVIMIENTO NO INTEGRADO DE OTROS MODULOS

El ingreso de movimiento en cuanto a Notas Débito, Notas Crédito, o transacciones nointegradas de los módulos de Cartera, Cuentas por Pagar o Nómina, funcionan de manerasimilar al ingreso de Saldos Iniciales

Pantalla formada por:



41

Documento: Digite en este campo el número del documento. Si es un cheque girado,ingrese el número consecutivo de acuerdo al manejo del Banco, si es una Consignación, NotaDébito o Nota Crédito ingrese el número del consecutivo asignado según procedimiento de laempresa.

Para el caso de las Notas Débito y Notas Crédito, recomendamos manejar como número de

documento la fecha y en caso de presentarse varios movimientos el mismo día, adicione unnúmero consecutivo.

Ejemplo: 988301, 988302, 988303

La aplicación permite ingresar el mismo número de documentos para un mismo banco, estocon el fin de facilitar el ingreso de información en aquellos caso en que se consigne uncheque y este sea devuelto y nuevamente reconsignado

Cuenta: Es el código del Banco al cual se carga el movimiento, debe existir en el Maestrode Bancos. Despliega ventana con las diferentes cuentas de bancos para seleccionar larequerida. Para la versión Cliente Servidor el sistema presenta Opciones de Búsqueda,

facilitando la captura de información.

Esta Opción permite ingresar movimiento de diferentes cuentas bancarias, teniendo en cuentade manejar el Tipo de Movimiento respectivo para cada Banco.

Tercero o RFC: Es la identificación del tercero, el cual será asociado al movimiento. Estecódigo debe esta previamente definido en el Maestro de Terceros. Despliega ventana con losterceros creados para seleccionar el requerido. Para la versión Cliente Servidor el sistemapresenta Opciones de Búsqueda, facilitando la captura de información.

Movimiento: En este campo digitamos el Tipo de Movimiento, el cual admite latransacción (Cheque girado, Consignación, Nota Débito, Nota Crédito) validando que el

código exista en el Maestro Tipo de Movimiento, asociado al código del Banco.

Fecha: Es la fecha en la cual se realiza la transacción.

Valor: Ingrese el valor de la transacción. La aplicación permite ingresar valores en cero (o)para aquellos casos en que se requiera anular un cheque o un recibo de caja.

En estos movimientos debemos tener en cuenta que si el Banco maneja otra moneda, opciónmarcada en el Maestro de Bancos, en el momento de registrar un movimiento de este tipo, elsistema pide la Tasa de Cambio a la fecha del movimiento, la cual debe estar actualizada enel respectivo maestro:

http://maestros.htm/#Tasa






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Int: Este campo es para definir el código de integración contable, asociado a cadatransacción; para el caso de los Saldos Iniciales debe digitarse un cero (0), el código debeexistir en el Maestro tabla de integración en el módulo de Contabilidad; dicho campotambién despliega ventana para seleccionar el código requerido.

Centro de Costos: En este campo se digita o selecciona el Centro de Costos al que secargará el movimiento; la utilidad de este campo es asociar especialmente las Notas Débitoy Crédito, ya que estas van al gasto o al ingreso de la empresa, las cuales se debencontabilizar o imputar en determinada área de la empresa.

Despliega ventana con los diferentes códigos de Centros de Costos para seleccionar eldeseado.

Fecha consignación: En este campo digite la fecha en la cual nos consignarán o debemosconsignar un cheque girado o recibido como posfechado.

Detalle: Nota o descripción asociada al registro, sirve para documentar la transacción.

Cada vez que digitamos la cuenta, en la parte inferior de la pantalla muestra el nombre de lacuenta en razón social del Nit, Tipo de Movimiento y Código de Integración.

Grabe la información digitada presionando las teclas Ctrl+W.






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RECOMENDACIONES

- Grabe con frecuencia el movimiento, ya que la información digitada permanece residente en memo

hasta el momento de grabar. Un corte de energía borraría la información digitada, sino ha grabado

- Maneje como número de documento la fecha, en caso de presentarse varios movimientos el mismo

adicione un número consecutivo a dicho documento.

- Todo movimiento debe quedar registrado en Bancos, tanto los registros que vienen de los módulo

Cartera, Cuentas por Pagar y Nómina, como las Notas Débito, Notas Crédito, entre otros, con el fi

poder garantizar un óptimo proceso en la Conciliación Bancaria y en los saldos del Banco.

- Los movimientos con códigos de integración 0, quedarían sin integrar a Contabilidad.



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3.3. ACTUALIZANDO EL MOVIMIENTO

Todo movimiento que llega a Bancos, ya sea por integración de otros módulos o ingresadosdirectamente por éste hay que actualizarlo. Este proceso es indispensable para que lainformación ingresada o modificada entre a ser parte del movimiento de Bancos.

Todo movimiento que llega a Bancos es almacenado en una base de datos temporal oauxiliar. Lo que el sistema hace internamente es trasladar la información que encuentraalmacenada en esta base de datos a una de movimiento, para poder consultar, modificar ogenerar cualquier tipo de informe.

Esta opción puede ejecutarse tantas veces requiera o desea hacerlo, es un proceso interno queel y transparente.

Es muy común que en un principio, en la implementación del sistema se olvide correr laopción de actualización. En la mayoría de los casos los usuarios suelen asustarse, porquedespués de digitar los saldos iniciales, movimiento ingresado directamente en Bancos ointegrado de los módulos de Cuentas por Pagar, Nómina y Cartera, deseen consultar oimprimir y no encuentren movimiento digitado; no se preocupe, simplemente actualice ygenere de nuevo sus informes, así haya apagado el sistema.



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RECOMENDACIONES

El proceso de Actualización puede ser realizado tantas veces lo requiera.

ADVERTENCIAS

- Si el proceso de actualización es interrumpido,

debe verificar la información, ya que puede

presentarse pérdida o duplicidad de los datos.

- Si por cualquier circunstancia no corre el

proceso de actualización, al consultar,

modificar o imprimir excluye el movimiento

digitado o integrado .



46

3.4. CONSULTA DE DOCUMENTOS

Una vez actualizado el movimiento usted podrá consultar un documento, una vez digitadoéste el sistema entrega la Cuenta del banco, Tipo de Movimiento, Fecha de MovimientoValor, Tercero y Nombre del beneficiario, Fecha de consignación para los chequespostfechados y la Nota o documentación de la transacción.



47

3.5. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Una vez actualizado el movimiento usted podrá modificar un documento. Para modificarloel sistema requiere el número del documento y el código de la cuenta del banco; la aplicaciónpresenta Pop-Up con los códigos de los Bancos para seleccionar el deseado.

Dicha pantalla entrega la siguiente información a modificar, la cual fue digitada en el ingresodel movimiento.

Tercero

Nombre del Beneficiario

Tipo de Movimiento

Cruzado: En este campo digitamos el período anterior al mes a conciliar. Campoadicional utilizado en el proceso de conciliación, tema que será tratado más adelante.

Fecha de Movimiento

Fecha de Consignación para el manejo de los cheques postfechados

Valor de la transacción

Tasa de Cambio

Código de Integración

Centro de CostosDetalle

Una vez modificados cada uno de sus campos y dar “Enter” en el campo Detalle el sistemanos muestra mensaje donde nos informa que el registro ya fue grabado.

La aplicación permite también modificar números de documentos que se encuentrenrepetidos en un mismo banco, para ello ingrese el número documento que desee modificar,por último seleccione el código del banco al cual pertenece el documento.



48

Una vez definidos los campos, la aplicación nos presenta ventana para poder seleccionar eldocumento a modificar.



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Marque con la letra X el movimiento a modificar, por último presione las teclas ctrl. + Wpara que el sistema traiga la información a modificar.



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3.6. RETIRO DE DOCUMENTOS

Una vez actualizado el movimiento usted podrá retirar un documento. Para retirarlo elsistema requiere el número del documento y el código de la cuenta del banco, la aplicaciónpresenta Pop-Up con los códigos de los Bancos para seleccionar el deseado.

Una vez ubicado el documento a retirar el sistema nos presenta mensaje donde confirma si sedesea borrar o no la transacción.

La aplicación permite también retirar números de documentos que se encuentren repetidos enun mismo banco, para ello ingrese el número documento que desee retirar, por último



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seleccione el código del banco al cual pertenece el documento. Una vez definidos loscampos, la aplicación nos presenta ventana para poder seleccionar el documento a modificar.

Marque con la letra X el movimiento a modificar, por último presione las teclas ctrl. + Wpara que el sistema traiga la información a modificar.

Una vez ubicado el documento a retirar el sistema nos presenta mensaje donde nos informa sidesea borrar o no la transacción.



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3.7. MANTENIMIENTO MOVIMIENTO AUXILIAR

Este proceso permite modificar o retirar del movimiento auxiliar de Bancos lasinconsistencias presentadas en el proceso de Actualización.

El proceso de actualización de Bancos valida que la información ingresada al sistemacumpla con ciertas condiciones, cuando esto no sucede muestra un mensaje de error y nodeja actualizar la información inconsistente, por ello se adicionó esta opción al sistema,permitiendo así realizar correcciones a esta información o retirarla si se necesario.



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Ingrese por cada uno de estos campos y valide la consistencia de los datos, modifiqueaquellos que presentan problemas, verificando primero con el documento origen de estemovimiento.

Si existen problemas en la modificación del registro es aconsejable retirarlo con

CTRL+B e ingresarlo nuevamente en forma correcta.

Para terminar digite CTRL+W para grabar la información y salir de esta opción.Finalizado el proceso actualice la información haciendo uso de la opción de Movimiento – Actualizar.

RECOMENDACIONES

- Verifique cada uno de estos campos y modifique la información según el

mensaje de error indicado por el sistema al momento de actualizar.

- Tenga en cuenta que cualquier modificación que usted realice en formaincorrecta será trasladada a Bancos generando inconsistencias en la

información.



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3.8. CAMBIO PERIODO

Esta opción cambia el período de trabajo en el que actualmente se está trabajando. Esutilizado cuando se necesita ingresar o modificar información de un mes diferente al delsistema, sin necesidad de salirse de él.



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3.9. CONSULTANDO LAS TECLAS RAPIDAS

El sistema presenta una serie de ayudas mediante teclas programadas, las cuales se invocanpresionando la tecla F2, encontrando en esta la combinación de teclas con su respectivaacción; son utilizadas en campos de edición o sea donde se digita la información. También

puede hacer uso de estas a través de la barra de herramienta localizada en la parte superior dela pantalla.

Las teclas rápidas las clasificamos en tres grupos:

3.9.1. Teclas Genéricas para todos los módulos

Alt+C : Activa Calculadora

Alt+D : Activa Calendario

Alt+F : Activa diferentes tipos de letras

Este tema es tratado con más detalle en el Curso Básico sobre el manejo del Sistema Atlas.



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3.9.2. Teclas Genéricas para el módulo de Bancos

COMBINACION ACCION

Ctrl+L Activa el Maestro Tipo de Movimiento

Esta combinación de teclas o haciendo uso de la barra de herramientas también puede serusada en cualquier momento del módulo, aunque lo más usual es en el Ingreso demovimiento, en caso de olvido en el momento de digitar el Tipo de Movimiento para dichobanco.

COMBINACION ACCION

Ctrl+O Activa el Maestro de Bancos

Esta combinación de teclas o haciendo uso de la barra de herramientas también puede serusada en cualquier momento del módulo, aunque lo más usual es en el Ingreso demovimiento, en caso de olvido en el momento de digitar la cuenta del Banco.



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COMBINACION ACCION

Ctrl+T Activa el Maestro de Terceros

Esta combinación de teclas o haciendo uso de la barra de herramientas también puede serusada en cualquier momento del módulo, aunque lo más usual es en el Ingreso demovimiento, en caso de olvido en el momento de digitar el tercero. Presionando estacombinación de teclas, el sistema entregando el código del tercero y Descripción, es utilizadocuando el maestro de Terceros es muy extenso, facilitando la búsqueda de un tercero enespecial.



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El sistema permite consultar un nombre específico pulsando Ctrl+F; con esta combinaciónde teclas busca dentro del maestro la palabra o frase escrita. Una vez encontrada, la podemostrasladar al campo modificable de la opción, evitando nueva digitación, Para ello haga uso delos comandos de copiado CTRL+C, luego nos ubicamos en el campo donde se quiere pegar ypresionamos CTRL+V (pegar).



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COMBINACION ACCION

Ctrl + U Maestro Cuentas Contables

Esta combinación de teclas o haciendo uso de la barra de herramientas también puede serusada en cualquier momento del módulo, aunque lo más usual es en el Ingreso demovimiento, en caso de olvido en el momento de consultar una Cuenta Contable.Presionando esta combinación de teclas, el sistema entregando el código de la cuentacontable y la descripción de la misma, es utilizado cuando el maestro de Cuentas es muyextenso, facilitando la búsqueda de una cuenta en especial.



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TALLER No. 3


1. Planee una entrevista con el encargado de Conciliar los Bancos y el Contador e indague sobre:

La Fecha de corte para la toma de saldo en el proceso de conciliación.

Número de bancos a trabajar en el sistema

El movimiento manejado directamente por el módulo de Bancos

El movimiento que viene integrado de los módulos satélites

La periodicidad de la integración del movimiento de cada uno de los módulos de Cartera,Cuentas por Pagar y Nómina al sistema de Bancos.

2. Tome uno de los bancos e ingrese:

Saldo Inicial

Cheques pendientes de cobroMovimiento contabilizado y que no figura en el extracto

3. Planee el proceso de Integración de cualquier módulo, participe de este proceso, cerciorándose delefecto en el módulo de Bancos.

4. Ingrese dos (2) Notas Débito, dos (2) Notas Crédito, dos (2) Consignaciones, dos (2) Cheques,directamente por el módulo de Bancos.

5. Ejecute el proceso de Actualización.

6. Consulte y modifique uno de los documentos ingresados en el punto cuatro (4).

EVALUACION No. 3

1. Defina la mecánica o procedimiento para el ingreso de los Saldos Iniciales al Sistema de Bancos.

2. Al frente de cada expresión indique el módulo por donde debe ingresar dichos movimientos:

a. Saldos Inicialesb. Consignacionesc. Nota Créditod. Cheques girados a Proveedorese. Nota Débito

f. Movimiento no integradog. Cheques anuladosh. Cheques pendientes de cobroi. Cheques girados para el pago de Nómina

3. Defina si la expresión es falsa o verdadera.

a. Los movimientos con código de integración cero (0) son integrados a Contabilidad( )



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b. El proceso de actualización debe ejecutarse sólo después de integrar movimiento de losmódulos de Cartera, Cuentas por Pagar y Nómina( )

c. Todo movimiento que llega a Bancos es almacenado en una base de dato fija o demovimiento.

( )

d. Todo Movimiento modificado debe ser actualizado.( )

e. La Consignación es un movimiento que sólo puede ser ingresado por el módulo de( )

f. Cartera e integrado a Bancos.( )

4. Explique el proceso de Actualización del movimiento de Bancos.



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1. Procedimiento para el ingreso de Saldos InicialesDebemos llegar al saldo registrado en el Libro de Bancos, para ello digitamos elsaldo del extracto bancario, con el Tipo de Movimiento definido para saldosiniciales, luego ingresaríamos los cheques pendientes de cobrar y demásmovimientos que no figure en el extracto y que está contabilizado en el Libro deBancos, con los respectivos Tipos de Movimiento para cada concepto.

2. Movimiento a ingresar por:

a. Bancosb. Carterac. Bancosd. Cuentas por Pagare. Cuentas por Pagarf. Cuentas por Pagarg. Carterah. Bancosi. Nómina


a. Fb. Fc. Fd. Ve. F

4. Todo movimiento que llega a Bancos es almacenado en una base de datostemporal o auxiliar. Lo que el sistema hace internamente es trasladar lainformación que encuentra almacenada en esta base de datos a otra base demovimiento, para poder consultar, modificar o generar cualquier tipo de informe

Esta opción puede correrse tantas veces sea requerido, es un proceso internoque el sistema ejecuta automáticamente y es transparente para usted comousuario.



63

4. IMPRIMIENDO EL MOVIMIENTO

SERVICIOSPROVEEDOR

ORDENES DE COMPRA

COMPRAS

CUENTAS PORPAGAR

BANCOS




CONTABILIDAD


CONTABILIDAD



64

4.1. LIBRO DE BANCOS

El objetivo de este informe es entregar el movimiento detallado de las transacciones delBanco dentro de un rango de fechas, con el fin de auditar y conciliar las cuentas bancarias.Va dirigido a Tesorería a la persona encargada de manejar los Bancos para confrontar elmovimiento con el extracto, a Contabilidad y Auditoría para confrontar el movimiento yproceder a la conciliación bancaria. La periodicidad de este informe depende de lanecesidad. Puede ser mensual para la conciliación y confrontación con la contabilidad o asolicitud de cada área.

Para la generación de este informe pide:

Cuenta del Banco: Este campo despliega ventana con las diferentes cuentas de bancos paraseleccionar la cuenta y poder generar el libro de Bancos.

Fecha Inicial - Final: Inicial y Final, puede ser diario, semanal, quincenal, mensual,bimestral, semestral según el requerimiento.

Centro de Costos: Puede generar el Libro de Bancos para todos los Centros de Costospulsando Enter o un Centro de Costos específico digitándolo en este campo el códigorequerido

Desea imprimir el detalle S/N: Responda según el requerimiento. Dependiendo de la

respuesta, muestra el detalle de la transacción o no.

Pantalla – Excel (S/N): Los informes se pueden generar por Impresora o Pantalla – Excel.Al ingresar la letra N se genera el informe por impresora, al ingresar la letra S la aplicaciónnos despliega una segunda ventana la cual le permitirá generar el reporte por pantalla,exportar datos a Excel, enviar informe vía e-mail o grabar el informe en formato Web.Veamos cada una de ellas:



65



66



67

E-MAIL

La aplicación exporta el informe al Excel y lo graba con elnombre del Informe, automáticamente abre ventana para elenvió del e-mail adjuntando el archivo a enviar.

Al generar el reporte la aplicación nos abre ventana, identifiquemos cada uno de sus campos:

Nombre del Archivo: La aplicación por defecto trae el nombre o titulo del informe, estepuede ser modificado por el usuario en caso de ser necesario.

Guardar en: Ubique la ruta donde será guardado el informe.

Al presionar el botón Aceptar la aplicación abre automáticamente ventana para el envío del e-mail adjuntando el archivo a enviar.

ADVERTENCIAS

- Recuerde que si usted quiere generar el mismo archivo mas

de dos veces, Microsoft Excel puede indicarle que se

presentará problemas leyendo dos veces el mismo archivo.

- Para ejecutar el informe se requiere tener instalado

Microsoft Excel.



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ADVERTENCIAS





Microsoft Excel.



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PAGINA WEB

La aplicación exporta el informe al Excel grabando este conextensión htm o html o exporta este de manera automática enformato Internet Explorer

Al generar el reporte la aplicación nos abre ventana, identifiquemos cada uno de sus campos:

Nombre del Archivo: La aplicación por defecto trae el nombre o titulo del informe, estepuede ser modificado por el usuario en caso de ser necesario.

Guardar en: Ubique la ruta donde será guardado el informe.

Vista Previa por Explorer: Al marcar la caja de chequeo la aplicación graba el archivo enformato en Excel con extensión htm y automáticamente presenta este en formato InternetExplorer. Al no marcar esta caja de chequeo la aplicación graba el archivo en formato Excelcon extensión htm.

En la siguiente pantalla observe como la aplicación muestra el informe cuando se marca lacaja de chequeo Vista previa por Explorer.



70

ADVERTENCIAS





Microsoft Excel versión 2000 o superior.



71

4.2. RESUMEN DE SALDOS

El objetivo de este informe es entregar un resumen de saldos de las cuentas bancarias a unafecha de corte. Es un informe para imprimir diariamente y saber la disponibilidad de dineroo el saldo de las cuentas. Va dirigido al encargado de Tesorería y al Gerente Financiero.

Este informe puede imprimirse en otras monedas o pesos, seleccionando la letracorrespondiente a la opción. Para que este informe funcione en otras monedas debe haberloconfigurado en el Maestro de Bancos como manejo en otra moneda. Para la generación delinforme pide fecha de corte a procesar, entregando saldo y movimiento de entrada y salidasegún la fecha de corte especificada.El informe se pueden generar por Impresora o Pantalla – Excel



72

4.3. MOVIMIENTO POR CONCEPTOS

El objetivo de este informe es conocer dentro de un rango de fechas en forma detallada ytotalizar el movimiento por concepto, con este informe podemos verificar el movimiento totalde un Tipo de Movimiento en el rango de fecha especificado.

Este informe va dirigido a la persona encargada del manejo de Tesorería y debe ser impreso asolicitud del área.



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Para la generación de este informe podemos filtrar por:

Cuenta

Concepto

Centro de Costos

Fecha Inicial y Fecha FinalPor Impresora o Pantalla – Excel.



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4.4. TOTALES POR MOVIMIENTO

El objetivo de este informe es entregar un resumen a Tesorería de los conceptos otransacciones realizadas en el Sistema de Bancos en un período de tiempo determinado;muestra a nivel de totales por Tipo de Movimiento, las transacciones de una cuenta dentro de

un rango de fechas teniendo en cuenta el saldo inicial y final. Va dirigido a laAdministración y Tesorería para dar a conocer por cada Tipo de Movimiento el valor total aun rango de fechas. Debe ser impreso a solicitud de cada área. Para la generación de estereporte podemos filtrar por cuenta y rango de fecha inicial y final.



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4.5. CONTROL FECHA CONSIGNACION

El fin primordial de este informe es llevar un control de las fechas del movimiento de loscheques posfechado en un rango de fechas.



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Va dirigido a las áreas de tesorería y administración, debe imprimirse a solicitud de lasmismas.

Este informe reporta todos los cheques postfechados, identificando el documento, Nit yNombre del Beneficiario, Tipo de Movimiento, Valor del documento, Fecha de movimiento,Fecha de consignación del cheque y detalle de la transacción.

ADVERTENCIAS

- Defina muy bien el rango de fechas inicial y final a

generar el informe, ya que una mala definición de

estas fechas, pueden desvirtuar el resultado de la

información esperada.



77

5. PROCESANDO LA INFORMACION

SERVICIOSPROVEEDOR

ORDENES DE COMPRA

COMPRAS

CUENTAS PORPAGAR

BANCOS




CONTABILIDAD

Reporte deConciliación

CONTABILIDAD



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El sistema cuenta con una serie de rutinas especiales que facilitan y proporcionan agilidad alsistema, tales como el manejo de los extractos manual y en medio magnético, la conciliaciónmanual y automática, el reporte de conciliación, la integración de Bancos a Contabilidad, elcierre de período y auditor.



79

5.1. CONCILIANDO BANCOS

5.1.1. Ingreso de Extractos

El sistema de Bancos maneja dos formas de ingresar el extracto:

Digitación manual

Medio magnético

5.1.1.1. Extracto Manual

El extracto manual sólo es utilizado cuando la empresa no tiene negociación con el bancopara trabajar con el extracto en medio magnético.



80

Por esta opción se ingresa la información del extracto que envía el Banco, con el fin depreparar la información para la conciliación bancaria, debe ser ingresada cada que llegue elextracto del Banco.

Todo el movimiento del Extracto Bancario debe ser ingresado por cada cuenta, digitando elcódigo que la identifica, luego el Documento asignado por el Banco para el caso de loscheques o asignado por la empresa, en caso de Notas Débito, Notas Crédito y

Consignaciones, continuamos digitando el Tipo de Movimiento, el Valor y la Fecha y porúltimo, grabamos el movimiento digitado, presionando Ctrl W.

Recuerde que la aplicación tiene en cuenta los tipos de movimiento extracto quecorresponden al medio magnético o archivo plano según cada banco.

Para verificar el ingreso del Extracto Bancario, seleccionamos la opción de Informes,Extracto.



81

Una vez digitado y verificado el extracto a través del informe, si encuentra cualquierinconsistencia puede corregirlo, seleccionando la opción de modificación de Extracto.



82

Para la modificación pide: Código de la cuenta y número del documento a corregir,trayendo a la pantalla el resto de la información pertinente al documento a modificar. Luegopregunta si desea actualizar la cuenta. Responda afirmativamente para que el sistema tome lamodificación.

5.1.1.2. Extracto en Medio Magnético

Nuestro sistema presenta un procedimiento para llenar el movimiento de conciliaciónbancaria con base a los diferentes medios magnéticos o archivos planos enviados por losdiferentes bancos según las estructuras manejadas por cada uno de ellos.

Los pasos a seguir para poder configurar correctamente y utilizar este nuevo proceso es:

1. Maestro de Tipos de Movimiento:

Se deben matricular los diferentes tipos de movimiento según corresponda a cada banco,tanto para manejar el libro de bancos como el extracto magnético. Para ello ingrese a laopción de Maestros - Tipo de Movimiento.

ADVERTENCIAS

- Tenga presente al ingresar el movimiento,

que los Tipos de Movimiento sean propios

para cada Banco.

- Para estar seguro de que la informacióningresada está correcta, genere por informes

el extracto, imprímalo y verifíquelo.



83

Ingrese la correspondiente información en cuanto a Código Cuenta, Tipo Movimiento,Descripción, indique si el tipo de movimiento es de Entrada o Salida, selecciones la Clasede Documento según corresponda y el Tipo de Cruce. Estos datos se utilizan en el Librode Bancos y debe digitarse por cada Banco los tipos de movimiento que se deseen utilizarpara detallar el libro banco.

Seleccione el botón Tipos Movimiento Extracto e ingrese los diferentes tipos de

movimiento propios del extracto magnético según corresponda al banco y el Tipo deMovimiento que se esté ingresando.



84

Es importante recordar que cada banco puede manejar por un tipo determinado demovimiento diferentes conceptos según corresponda al procedimiento interno del banco.

2. Configurar Estructura Bancaria:

Posteriormente se deben ingresar la estructura propia del banco donde se indica como segenera el medio magnético o archivo plano.



85

Para ello ingrese por la opción de Procesos - Extracto Magnético - Configurar Estructura- Ingreso:

Identifiquemos cada uno de sus campos:

Código: Digite un código a partir del cual se identificara la estructura que se estaingresando.

Descripción: Indique el nombre del banco al cual corresponde la estructura.

BOTON DATOS:

Este presenta una ventana de movimiento donde se indican los campos y las características aconfigurar:

Los campos son: Documento, Tipo de Movimiento, Valor, Día, Mes, Año y Cuenta Bancaria y porcada uno de ellos se debe ingresar los siguientes datos:

Ancho: número de caracteres correspondiente a cada una los campos solicitados.

Posición Inicial: posición inicial en la cual se localiza este campo dentro del archivo plano.

Decimales: ingrese el número de decimales según corresponda.

Tipo de Registro: identificando si es registro de encabezado (1) o registro de Movimiento (2).

En la mayoría de los bancos organizan sus medios magnéticos en dos tipos de registro, el tipo 1 donde se almacenan los datos correspondientes al encabezado (cuenta bancaria, fecha, Nit



86

de la empresa, sucursal, entre otros) y el tipo 2 se guardan los datos correspondientes almovimiento (Numero de documento, fecha, valor, tipo movimiento, entre otros).

Tenga en cuenta que la fecha del movimiento se debe ingresar en forma discriminadaindicando Año, Mes y Día con el fin de facilitar la construcción del archivo plano.

3. Llenar Movimiento de Conciliación o Subir el Extracto:

Para ello se debe ingresar por la opción de Procesos - Extracto Magnético - ExtractoMagnético.

Identifiquemos cada uno de sus campos:

Estructura: Indique el código correspondiente a la estructura previamente creada segúncorresponda al banco.

Archivo: Seleccione o indique la ruta donde se encuentra ubicado el archivo plano omedio magnético enviado por el banco.

Cuenta: Indique el código de la cuenta correspondiente al banco que se desea integrarsegún corresponda al maestro de bancos.

Período: Indique el periodo a conciliar, según corresponda al medio magnético enviadopor el banco.

Año: Indique el año al cual corresponda el medio magnético.



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Digite el botón aceptar, el sistema efectuara el procedimiento de importar la informacióncontenida en el extracto al movimiento de conciliación de forma similar a como serealizaba en las opciones independientes por cada banco. Igualmente genera un listadode inconsistencias para los movimientos que presentan inconsistencias.

En este proceso se conservan los parámetros manejados anteriormente en el proceso

anterior, es decir, la cuenta bancaria matriculada en el maestro de bancos no debecomenzar con cero (0) y debe manejarse de 6 dígitos, los tipos de movimiento no debepresentar 0 al inicio y no deben ser mayores a 5 dígitos.

5.1.1.1.1. Extracto en Medio Magnético Banco de Occidente (Solo paraColombia)

Es importante aclarar que por el momento se presenta una excepción para el manejo de losmedios magnéticos y es con respecto al banco de Occidente ya que su estructura es muydiferente a todos los bancos manejando dos registros de movimiento por cada línea. Por ellose dejo la opción de Banco de Occidente independiente para poder realizar el proceso de traerel extracto para dicho banco.

Luego se definen los datos propios del archivo (el cual lo da el banco):

El nombre con la extensión, si el nombre no tiene extensión, éste debe terminar con punto;

En el campo migrar (drive) se define la unidad desde donde se traerá el archivo.

Luego pide la cuenta o el código del Banco, la cual debe estar previamente matriculada en elMaestro de Bancos y por último período que corresponde al extracto.

Este transfiere la información al módulo de Bancos a la opción de Extracto, el cual puede:



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Modificar la información por la opción de Extracto

Verificar la información, generando el Informe de Extracto

Presentar informe de inconsistencias.

5.1.2. Conciliación Bancaria

El proceso de conciliación es la confrontación del movimiento del Libro de Bancos o laContabilidad contra el movimiento del Extracto Bancario. Este proceso puede ser ejecutadoen forma manual o automática.

5.1.2.1. Conciliación Manual

En este proceso existen 2 formas de conciliar manualmente el Banco:

Por Documento

Por Conciliación Selectiva

Es indiferente la opción que elija para conciliar.

Antes de comenzar a conciliar, ya sea por Documento o Selectiva, la primera vez que se va arealizar este proceso se debe cruzar manualmente el movimiento de saldos iniciales, ya que elsistema no concilia estos movimientos, para ello recurrimos a modificar el documento de

ingreso de saldos iniciales y luego modificar el maestro de bancos.

ADVERTENCIAS

- Al ejecutar el proceso en Medio Magnético, si el período no corresponde a la fecha del extracto, reporta mensaje

de error.

- El informe de inconsistencia lo presenta cuando:

Los Tipos de Movimiento para el Banco no existen o

están definidos diferentes al Banco.

La Cuenta Corriente no coincide con la definida en el

Maestro de Bancos.



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Modificación Documento de ingreso de saldos iniciales

Digite el número del documento con el cual se identifica el movimiento de saldo inicial,luego ingrese el código de la cuenta del Banco, trayendo el Nit, Beneficiario, Tipo demovimiento. En el campo cruzado digitamos el período a la primera conciliación que sevaya a efectuar por el sistema o el período correspondiente a la fecha de ingreso delmovimiento saldo inicial. Para este caso como vamos a conciliar el mes 12, digitamos 11,grabamos presionando la tecla PgDn.

Luego por la opción Maestros, Bancos, modificación.



90

Digitamos el código de la cuenta del Banco y en el campo último mes conciliado, definimosel período anterior a la conciliación, para este caso, también digitamos 11 puesto que vamos aconciliar el mes de Diciembre.

Esto debe hacerse por cada Banco y sólo en los movimientos de Saldos Iniciales.

ADVERTENCIA

Si por olvido, omite la modificación del movimiento de

saldos iniciales y la modificación del maestro de

bancos en el último mes conciliar, al tratar de

conciliar reporta mensaje de error: “Este período no se

puede conciliar, falta conciliar período anterior”.



91

5.1.2.1.1. Conciliación Manual por Documento

En esta opción digitamos inicialmente la Cuenta y la Fecha a conciliar, ésta debe ser el últimodía del mes.

Es importantedefinir el últimodía del mes parael proceso deconciliación.



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Luego pide el número del documento a cruzar, el cual puede ser el número del Cheque, elnúmero de la Consignación, Nota Débito o Nota Crédito almacenados en el Libro de Bancos y debe coincidir con el Extracto Bancario para poder cruzar el movimiento.

Una vez digitado el número del Documento, aparece en la pantalla la Fecha de Movimiento,

Beneficiario y Valor; confronte el Número del Documento, Tipo de Movimiento y Valor. Sicoinciden respondan afirmativamente.

Lo que el sistema hace internamente es actualizar el campo de cruzado de cada transacción enel Libro de Bancos con el período que se está conciliando, esto lo hace siempre y cuando latransacción que está en movimiento de Bancos sea igual a la que se está conciliando odefiniéndole en esta opción.

La mayor facilidad en el cruce está en los cheques, ya que el numero es igual, tanto en elExtracto como en el Libro de Bancos.



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5.1.2.1.2. Conciliación Manual por Selectiva

En esta opción se define inicialmente la cuenta del banco a conciliar y la Fecha deconciliación, la cual debe ser el último día del mes.

Una vez digitado estos dos campos trae a la pantalla todo el movimiento almacenado en elLibro de Bancos, discriminando el número del documento, fecha de la transacción,beneficiario, valor y Tipo de Movimiento.

Esimportantedefinir elúltimodía del mespara



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Confronte estos datos con el Extracto Bancario, el cual debe tenerlo a la mano para poderconciliar.

Para los campos que coinciden con el extracto; en el campo control digite un *, con estoestaría marcando el movimiento cruzado. Todo movimiento marcado con el asterisco lodescartaría de esta opción, puesto que considera el movimiento cruzado o conciliado.

De estas 2 formas se concilia manualmente, luego imprima el reporte de conciliación paraverificar el proceso. En caso de estar correcto debe archivarlo y dejarlo como soporte de laconciliación.

ADVERTENCIA

Si por olvido, omite la modificación del movimiento de saldos

iniciales y la modificación del maestro de bancos en el último

mes conciliar, al tratar de conciliar reporta mensaje de error:

“Este período no se puede conciliar, falta conciliar período

anterior”.

RECOMENDACIONES

Cuando se ejecuta la Conciliación Manual, no se digita el Extracto, sólo se compara el

Extracto enviado por el Banco con el Libro de Bancos del sistema en forma manual,

verificando el movimiento del Extracto contra el movimiento en el sistema, cruzando

únicamente la información del Libro de Bancos.



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Generando Reporte de Conciliación

Para la generación del reporte de conciliación, digitamos el código de la cuenta del Banco, Fecha aconciliar (último día del mes), luego definimos el saldo final del Extracto Bancario. Imprima elmovimiento no cruzado, para identificar todo el movimiento pendiente en la conciliación.

ADVERTENCIAS

Antes de comenzar a conciliar la primera vez

por el sistema hay que cruzar manualmente el

movimiento de saldos iniciales, ya que el

sistema no concilia estos movimientos.



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5.1.2.2. Conciliación Automática

Una vez ingresado el Extracto Bancario al sistema, ya sea manualmente o a través del mediomagnético, se procede a realizar la conciliación automática. Para ello definimos el código dela cuenta del Banco y la fecha del período a conciliar (último día del mes), en este proceso elsistema lo hace internamente, comparando y cruzando los movimientos del extracto con ellibro de Bancos.

Recuerde que la aplicación tiene en cuenta los tipos de movimiento extracto que

corresponden al medio magnético o archivo plano según cada banco.

Por último debe imprimirse el reporte de conciliación, para verificar y analizar el resultado dela conciliación, hacer las correcciones pertinentes, modificando ya sea el movimiento delLibro de Bancos o del Extracto Bancario y volviendo a ejecutar el proceso de ConciliaciónBancaria.



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Para la generación del reporte de conciliación, digitamos el código de la cuenta del Banco,Fecha a conciliar (último día del mes), luego definimos el saldo final del Extracto Bancario.

Imprima el movimiento no cruzado, para identificar todo el movimiento pendiente en laconciliación.



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ADVERTENCIAS

- Antes de comenzar a conciliar la primera vez

por el sistema hay que forzar manualmente el

movimiento de saldos iniciales, ya que el

sistema no concilia estos movimientos.

-

Este procedimiento debe realizarse tanto parael proceso de conciliación manual como

automática.

- El proceso de conciliación debe realizarse en

forma manual o automática, no por ambas.

- Si concilia manualmente por selectiva, no puede

volver a conciliar el mismo mes por automática

- Si después de haber conciliado un mes, requiere

volver a hacerlo, debe modificar el maestro del

Banco en el campo último mes conciliado.

- Si el ingreso del extracto al sistema es

realizado por medio magnético o digitación,

puede ejecutar el proceso de conciliación

automática.

RECOMENDACIONES

- El Tipo de Movimiento en la Conciliación por Extracto, está sujeto al usuario.

- El Tipo de Movimiento en la Conciliación por Medio Magnético está sujeto al

Banco.

- Recuerde que la aplicación tiene en cuenta los tipos de movimiento extracto que

correspondan al medio magnético o archivo plano según se tengan configurados

en cada Banco.



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5.2. INTEGRANDO A CONTABILIDAD

SERVICIOSPROVEEDOR

ORDENES DE COMPRA

COMPRAS

CUENTAS PORPAGAR

BANCOS




CONTABILIDAD

Reporte deConciliación

CONTABILIDAD



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5.2.1. Creando las Tablas de Integración

La integración es el medio utilizado por la aplicación para transferir el movimiento delmódulo de Bancos a la Contabilidad. Dicha transferencia es realizada a través de los

Códigos de Integración , los cuales se definen en el módulo de Contabilidad en el maestroTabla de Integración.



101

Por cada concepto manejado en el Sistema de Bancos, debe crearse un Código de Integraciónpara transferirlo a Contabilidad.

Estas tablas se componen de los siguientes campos:

Código de Integración. Es un número máximo de 4 caracteres, que identifica la transaccióncontable a realizar. Recomendamos que este código conste de 3 dígitos, donde el primerdígito sería el número asignado a cada módulo para la integración por nuestro sistema: (1para Cartera, 2 para Compras, 3 Cuentas por Pagar, 4 Facturación, 5 Bancos, 6 Inventarios, 7Activos Fijos) y los dos siguientes un consecutivo propio del módulo.

Código Cuenta. En este campo asignamos la cuenta correspondiente según el Plan deCuentas de la empresa, para el movimiento que desee trasladar. Pueden existir tantoscódigos de integración, como conceptos maneje.

Ejemplo:

Cuenta: 530505 Gastos Bancarios.

Se han implementado alternativas que ayudan a minimizar la elaboración de estos códigos deintegración, reemplazando la cuenta contable por alguna variable de la base de datos.

Ejemplo:

Cuenta: .CODIGOCTA, es la variable donde está almacenado el código del Banco, el cual esasimilado a la Cuenta Contable.

Nombre. Es la denominación que asignamos al código de integración o descripción.Ejemplo: Integración Notas Débito Bancarias.

Código Comprobante. Es la fuente contable que viene desde el maestro de comprobantescreado en contabilidad y tiene relación directa con los movimientos que desea trasladar, porejemplo Ingresos, Egresos, Ventas, Movimiento Bancario, entre otros.

Banco. Campo para responder S o N. Sólo es utilizado para la integración del movimientodel módulo de Cuentas por Pagar y exclusivamente para las cuentas de Bancos.

Módulo. Es el número asignado al módulo, dependiendo de la integración a realizar, lotomamos como un número integral, con él relacionamos los módulos de nuestro sistema:

1 Cartera2 Compras3 Cuentas por Pagar4 Facturación5 Bancos6 Inventarios.7 Activos Fijos8 Portafolio9 Presupuesto Oficial



102

Para nuestro caso es el Módulo 5 Bancos.

Documento. El sistema asigna el nombre del campo que guarda el documento en la base dedatos según el módulo.

Fecha. Este campo guarda el nombre de la variable asignada en la base de datos, es la

fecha de movimiento.

Nit. El sistema guarda en este campo el Nit del Proveedor, en caso de que la cuenta norequiere Nit, deberá digitar comillas cero comillas ("0"), ya que este es un campo carácter.

Débito. En este campo el sistema asigna el nombre del campo Valor, el cual almacena elvalor de la transacción, en caso de que la partida sea de naturaleza débito, de lo contrariodeberá digitar cero (0).

Crédito. En caso de que el campo anterior sea cero (0), éste debe contener la operaciónde la transacción que se esté realizando, de lo contrario asignarle cero (0). Los camposdébito y crédito no podrán estar al mismo tiempo en cero o llenos.

Base. Campo que servirá sólo para aquellas cuentas, que en las especificaciones del ingresode las mismas requieran base, si la cuenta no requiere base deberá llenarse con cero (0).

Detalle. Sirve para guardar las especificaciones o notas de los diferentes movimientoscontables, contenidos en los campos Nota o "Detalle", en caso de no desear ningún mensajeadicional digite comillas, espacio, comillas (" ") o un mensaje fijo, digitando “Mensaje”.

Código Centro de Costos. Campo donde se guarda el código del centro de costos, en casode no requerirlo, debe llenar con "0".

Documento de Referencia. Contiene el número del documento relacionado con la

transacción, por ejemplo el número del Cheque.

Débito Moneda Extranjera. Guarda el valor en moneda extranjera siempre y cuando lacuenta requiera este manejo y sea de naturaleza débito, de lo contrario deberá digitarse cero(0).

Crédito Moneda Extranjera. Guarda el valor en moneda extranjera siempre y cuando lacuenta requiera este manejo y sea de naturaleza crédito, de lo contrario deberá digitarse cero(0).

Débito Multimoneda: Guarda el valor en múltiples monedas siempre y cuando la cuentarequiera este manejo y sea de naturaleza débito, de lo contrario deberá digitarse cero (0).

Crédito Multimoneda: Guarda el valor en múltiples monedas siempre y cuando la cuentarequiera este manejo y sea de naturaleza crédito, de lo contrario deberá digitarse cero (0).

Código Moneda: Campo donde se guarda el código de las monedas de negociación, en casode no requerirlo se debe llenar con “0”.

Existen varias métodos para definir la cuenta en la tabla de integración:



103

Definimos la variable CODIGOCTA ya que la Base de Datos MvBanco.dbf almacena elcódigo de la cuenta contable, por tal motivo no hay necesidad de digitar la cuenta, sino lavariable para la captura de la cuenta.

También podemos definir la cuenta contable del banco, teniendo en cuenta de creartantos códigos de integración como bancos maneje en el sistema.



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TRANSACCIONES CONTABLES

CODIGO

INTEGRACION

CONCEPTO CUENTA

CONTABLE

DEBITO CREDITO

501 Consignaciones 11100515 xxx

501 Caja General 110505 xxx

Código de Integración para el manejo de las Consignaciones (Débito)



105

Código de Integración para el manejo de las Consignaciones (Crédito)

CODIGO

INTEGRACION

CONCEPTO CUENTA

CONTABLE

DEBITO CREDITO

502 Gastos Bancarios 530505 xxx

502 Banco 11100515 xxx



106

Código de Integración para el manejo de las Notas Débito Bancarias (Débito)

Código de Integración para el manejo de las Notas débito Bancarias (Crédito)



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CODIGO

INTEGRACION

CONCEPTO CUENTA

CONTABLE

DEBITO CREDITO

503 Banco 111005xx xxx

503 Banco 111005xx xxx

ADVERTENCIAS

- El proceso de Integración en Bancos, traslada a Contabilidad

el movimiento de Notas Débito, Notas Crédito y movimiento

propiamente digitado por este módulo.

- El Movimiento de Consignaciones es integrado a Contabilidad

directamente del módulo de Cartera.

- Los Cheques girados son integrados a Contabilidad de los

módulos de cuentas por Pagar y Nómina.



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5.2.2. Traslado de Códigos predefinidos al Maestro Tabla de Integración

Existe una opción para trasladar de la tabla de códigos predefinidos, al maestro de tabla deintegración los códigos seleccionados, agilizando tanto la construcción de estos códigoscomo su digitación.

Desplegando pantalla con los siguientes datos:



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Modulo: Este campo despliega lista de los módulos que utiliza el proceso de integración;seleccione el módulo que desea ver la definición de éstos códigos predefinidos.

Dentro de la lista de los módulos encuentra Todos, que al seleccionarla muestra todos losejemplos de códigos de integración existentes en esta tabla.

Después de seleccionado el módulo despliega una ventana tipo browse, la cual presenta unaserie de códigos de integración genéricos por cada módulo. Esta ventana contiene todos loscampos utilizados en la tabla de integración, son modificables según sea el caso, incluyendoel código y la cuenta.

Seleccione, marcando con una X la columna de IMPORTA, modifique aquellos campos queconsidere necesario, tocando el botón Aceptar, el sistema trasladará los códigosseleccionados al maestro de Tablas de Integración, verificando que un código con una cuentaespecifica no pueda ser trasladado dos veces.



110

5.2.3. Chequeo de Integración

El sistema cuenta con un informe de chequeos de Integración.

Este reporte permite revisar en un rango de fechas los documentos integrados a Contabilidad,los documentos que faltan por integrar o todos los documentos, tanto integrados como nointegrados.



111

Este proceso debe hacerse antes de integrar a Contabilidad o cuando desee conocer el estadode los movimientos con respecto a la integración, es decir, conocer el movimiento que ya hasido integrado, los que faltan por integrar o todo el movimiento.

5.2.4. INTEGRANDO A CONTABILIDAD

Veamos el procedimiento a seguir en el proceso de integración a Contabilidad:

Definir la tabla de integración con cada uno de los códigos, según los conceptos atrabajar.

Ingrese el movimiento pertinente al módulo de Bancos.

Actualice el movimiento de Bancos.

Ejecute el proceso de Integración a Contabilidad

Una vez creados los códigos de integración e ingresado la información al módulo de Bancos,podemos ejecutar el proceso de Integración a Contabilidad.



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Esta opción despliega pantalla con la siguiente información:

Inicialmente entrega nota, haciendo referencia a la exclusividad de los datos en el proceso.Pide rango de fecha inicial y final para integrar.

Reporte (S/N): Responda en forma afirmativa, para que el sistema genere un reporte, con el

cual podrá verificar y soportar la consistencia de los datos a integrar.

Integrar (S/N): La respuesta depende de la consistencia en los datos.

Si la información está impresa, revisada, corregida y aprobada, responda afirmativamente, delo contrario no integre.

Presentar Valores de Otra moneda: Si contesta afirmativamente, el proceso incluirá losmovimientos que se hayan realizado en moneda diferente a pesos.

Nota: Todo movimiento antes de integrar debe someterse a revisión detallada, pues de locontrario no es posible reversar el proceso.

Revise todo el movimiento, haciendo las correcciones necesarias y cuando esté seguro detener todo el movimiento correcto, vuelva a ejecutar el proceso, definiendo el rango defechas; a la pregunta Reporte (S/N) e Integrar (S/N), responda afirmativamente a estaspreguntas.

Guarde este reporte como soporte de integración del movimiento Cuentas por Pagar aContabilidad.



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RECOMENDACIONES

- El proceso de Integración debe ejecutarse periódicamente, lo más usual es hacerlo

semanalmente, ya que la Auditoria del movimiento sería mucho más confiable.

- Debemos ejecutar este proceso provisionalmente, generando reporte para verificar que laintegración definitiva será realizada correctamente.

- Asegure la información en un Backup, antes de ejecutar este proceso.

ADVERTENCIAS

- Una vez finalizado el proceso de Integración, recuerde

actualizar el movimiento en el módulo de Contabilidad.

- El movimiento de Bancos no debe ser integrado a mensualmente, ya que la revisión del movimiento no

sería óptima y el saldo de Bancos con respecto a

Contabilidad no estaría actualizada.

- Del módulo de Bancos se integra a Contabilidad el

movimiento propiamente digitado en él. Los

movimientos de Consignaciones y Cheques girados son

integrados de Cartera, Cuentas por Pagar y Nómina

respectivamente, con el fin de evitar duplicidad de la

información.



114

5.3. CIERRES

Todas las transacciones del módulo de Bancos, ya sean integradas de otros módulos oingresadas directamente en el sistema de Bancos, quedan almacenadas en la base de datosmovimiento de Bancos llamada MVBANCOS. Por seguridad y para agilizar tiempo en los

procesos y generación de informes es recomendable ir cerrando períodos de trabajo.

Esta opción está formada por dos (2) procesos:

Cerrar períodoAbrir período

5.3.1. Cerrar Período

El proceso de cierre es realizado una vez haya conciliado el movimiento del Banco. Lo queeste proceso hace es trasladar el movimiento de la base de datos MVBANCOS a otra,llamada CRRMVBAN y del movimiento conciliado MVCONCIL a CRRMVCON.

El proceso de Cierre traslada los movimientos cruzados o conciliados y totaliza o saldadichos movimientos, almacenando esta información en la base de Datos MvBanco.dbf.



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Este proceso hace uso exclusivo de las bases de datos, por lo tanto ningún usuario debe estartrabajando en el sistema; antes de ejecutar el cierre de período debe respaldar lainformación en un backup.

Pide fecha de corte para cerrar; el sistema cierra todo el movimiento hasta la fecha definida

en este campo.

ADVERTENCIAS

- Imprima los informes requeridos antes de cerrar un período.

- Asegure la información en un Backup antes de ejecutar el proceso Cierre.

- Verifique que el movimiento haya quedado cerrado.

- Para la ejecución de éste proceso, ningún usuario debe esta

trabajando en el sistema, ya que hace uso exclusivo de las Bases d

Datos.

- Todo movimiento a cerrar debe estar conciliado e integrado.



116

5.3.2. Abrir Período

El sistema también da la posibilidad de abrir meses cerrados sin tener que recurrir a copias deseguridad; es el proceso inverso al cierre, traslada el movimiento de la base de datos cerradaa la base de datos abierta o de movimiento.

Dicho proceso es realizado con el fin de obtener reportes o consultas de movimiento deBancos que han sido cerrados.

ADVERTENCIAS

- Asegure la información en un Backup antes de ejecutar el proceso de Abrir período.

- Verifique que el movimiento haya quedado abierto.

- Para la ejecución de éste proceso, ningún usuario debe estar

trabajando en el sistema, ya que hace uso exclusivo de las Bases

de Datos.



117

5.4. AUDITANDO LAS BASES DE DATOS

Esta opción fue creada como soporte para los usuarios del módulo de Bancos, con el fin de

diagnosticar inconsistencias en la información, problemas que pueden ser causados por malaconducción de corriente de energía, bajas inesperadas de las mismas en momentos que se

ejecutan procesos de actualización de datos, ingreso de información errada en las estructurasde datos y en gran parte por salidas abruptas del sistema, caídas en la red, (bloqueo deequipos, desconexiones accidentales, entre otras).

Este proceso actúa directamente sobre las estructuras de datos y la información que involucratoda la operación del módulo del Bancos, mediante tres (3) fases, las cuales cumplen unafunción específica de Auditoria dentro del proceso:

El cambio de longitud en los Centros de Costos

Control del Maestro de Bancos y Tipos de Movimiento

Control movimiento de Bancos.







118

Esta opción puede ser ejecutada en cualquier momento, teniendo en cuenta que hace usoexclusivo de las bases de datos y de hacer copia de seguridad antes de ejecutarlo.

Las inconsistencias detectadas en el proceso son reportas en informe ya sea por pantalla oimpresora.

Este auditor valida únicamente el movimiento abierto, por lo tanto es recomendable que antesde realizar los procesos de cierre de período verifique que la información sea consistentecorriendo el proceso de Auditor.

ADVERTENCIAS

- Asegure la información en un Backup antes de ejecutar este proceso.

- Este proceso es ejecutado en forma exclusiva, por lo

tanto ningún usuario debe estar trabajando en el

sistema.

- El proceso de Auditoria en el módulo de Bancos valida

únicamente el movimiento abierto.



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TALLER No. 4


1. Imprima cada uno de los informes producidos por el módulo, identificando objetivo, usuario yperiodicidad. Encarpételos y déjelos como mostrario de todos los informes que entrega elmódulo de Bancos.

2. Seleccione el Banco de menor movimiento e ingrese el extracto en forma manual. Imprímalo pararevisarlo.

3. Concilie automáticamente este banco, generando el reporte de conciliación.

4. Analice la conciliación realizada en el punto anterior, haga las correcciones pertinentes.

5. Defina los códigos de integración, realice el proceso de integración a Contabilidad a nivel deprueba, teniendo en cuenta las recomendaciones y procedimientos.

6. Ejecute el proceso de Auditoría y analice el reporte de inconsistencias.

7. Cierre un mes que tenga conciliado e integrado.

EVALUACION No. 4

1. Cuáles son las opciones con que cuenta el Sistema de Bancos para el ingreso del ExtractoBancario.

2. Organice en orden lógico los procedimientos para realizar la Conciliación Bancaria

1) Corra la opción de Actualizar.2) Ejecute el proceso de Conciliación Bancaria, ya sea en forma manual o automática.3) Imprima el Reporte de Conciliación4) Integrar el movimiento de los diferentes módulos al Sistema de Bancos5) Revise y haga las correcciones en la Conciliación Bancaria6) Archivar el Reporte de Conciliación Bancaria y déjelo como soporte del proceso.7) Ingresar Notas Débito, Notas Crédito, y demás movimiento requerido.8) Imprima el Libro de Bancos, revíselo y haga las correcciones pertinentes, cerciorándose de

tener todo el movimiento registrado.9) Ingrese el Extracto ya sea digitándolo o a través de medio magnético.10) Ejecute de nuevo el proceso de Conciliación e imprima el reporte de Conciliación.

3. Explique el proceso de forzar el movimiento la primera vez que se va a conciliar.

4. Analice las expresiones siguientes y diga cuáles de ellas son Falsas y cuáles Verdaderas.

a. El Extracto Manual es utilizado cuando la empresa no tiene vínculos con el Banco paratrabajar el Extracto en medio magnético. ( )

b. Los Tipos de Movimiento son propios para cada Banco ( )



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c. El Proceso de Conciliación Bancaria Automática es ejecutado sólo cuandose tiene el Extracto en Medio Magnético. ( )

d. El Proceso de Conciliación Bancaria puede ser ejecutado en cualquier fecha

mes ( )

e. Por cada concepto manejado en el módulo de Bancos debe crearse unCódigo de Integración. ( )

5. Enuncie los pasos a seguir en el proceso de Integración a Contabilidad.



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1. Las opciones para ingresar el extracto al sistema sería:

a. Digitación Manualb. A través de disquete en Medio Magnético

2. Orden lógico en el procedimiento para realizar la Conciliación Bancaria

1) Integrar el movimiento de los diferentes módulos al Sistema de Bancos2) Ingresar Notas Débito, Notas Crédito, y demás movimiento requerido.3) Corra la opción de Actualizar.4) Imprima el Libro de Bancos, revíselo y haga las correcciones pertinentes,

cerciorándose de tener todo el movimiento registrado.5) Ingrese el Extracto ya sea digitándolo o a través de medio magnético.

6) Ejecute el proceso de Conciliación Bancaria, ya sea en forma manual oautomática.7) Imprima el Reporte de Conciliación8) Revise y haga las correcciones en la Conciliación Bancaria9) Ejecute de nuevo el proceso de Conciliación e imprima el reporte de

Conciliación.10) Archive el Reporte de Conciliación Bancaria y déjelo como soporte del

proceso.

3. La primera vez que se va a conciliar debemos modificar el movimiento de saldosiniciales, definiendo en el campo Cruzado el período anterior a la conciliación.Luego modificar el maestro de Bancos el campo Ultimo mes conciliado, definiendotambién el período anterior al mes a conciliar.

Este proceso debe ser aplicado a cada Banco y sólo al movimiento de saldosiniciales.


a. Vb. Vc. Fd. Fe. V

5. Pasos para integrar a Contabilidad

1. Integre el movimiento de los diferentes módulos al sistema de Bancos2. Ingrese el movimiento correspondiente por el módulo de Bancos y Actualice3. Crear Tabla de Integración con los diferentes códigos4. Ejecute el proceso de Integración a nivel de prueba5. Imprima el Reporte de Integración, revise el movimiento a integrar y realice

las correcciones pertinentes.6. Asegure la información en un Backup7. Ejecute de nuevo el proceso de Integración en forma definitiva, imprimiendo

el reporte para dejarlo como soporte.

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