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BAN BRAS

Comité de Información MN050000104

MANUAL DE INTEGRACIÓN Y OPERACIÓN DEL COMITÉ DE

INFORMACIÓN

Vigente a partir del 7 de marzo de 2014

Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. Av. Javier Barros Sierra No. 515, 8º Piso, Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón México, D.F., C.P. 01219 Tel. 52-70-12-00

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Comité de Información MN050000104

Vigente a partir del 7 de marzo de 2014

Vigente a partir de: MANUAL DE INTEGRACIÓN Y OPERACIÓN

BAN.BRAS DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN Día Mes Año

MN050000104 Página 1 de 14

Elaboró: CAH

Revisó: VBS

HOJA DE AUTORIZACIÓN

Elaboró

Carmen Aguirre Hernández Gerente de Planeación

Dirección de Planeación, Análisis y Contraloría Prosecretaria

Revisó

Verónica Baranda Sepúlveda Directora de Planeación, Análisis y

Contraloría Titular de la Unidad de Enlace

Secretaria

Aprobado/Autorizado

Rúbrica

'1.~.~ Rúbrica

Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año

Comité de Información A02/04-Ext/2014 7 03 2014

7 03 2014

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Día Mes Año

8 03 2013

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DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN Día Mes Año

7 03 2014

Sección de control de cambios Revisión Página (s)

Descripción del cambio Fecha de

modificada (s) emisión Actualización derivada de: Cambio en estructura,

1 5, 6, 11 y 12 nombre del IFAI y emisión del Manual Administrativo 27/09/2010 de Aplicación General en Materia de Transparencia.

!-------- --·· ---·--·

2 5 Actualización derivada de: la designación del Director 19/10/2011 Jurídico como Servidor Público Desiqnado.

3 5 ¡Actualización derivada de: la designación de la Titular de la Unidad de Enlace.

19/10/2011

Actualización derivada de: Cambio de nombre del Manual Administrativo de Aplicación General en

4 6 Materia de Transparencia por Manual Administrativo 19/10/2011 de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos.

--------·-·---··

5 1 Actualización derivada del nuevo cargo de la Titular de 08/03/2013 la Unidad de Enlace.

6 1 Actualización derivada de la actualización del nombre 08/03/2013 de área de la Prosecretaria.

··---··- ········- ... ---·--·-- ---------- ·············--···---------···- ·········-········-·· ---------·· ··-···········--

7 2 al 14 Actualización derivada de: precisión en la redacción y 08/03/2013 puntuación.

8 7, 10 y 11 Actualización derivada de: corrección en 1ª 1 08/03/201~ numeración.

Actualización derivada de la modificación presentada 9 por Presidencia de la República del logotipo de 07/03/2014

Banobras

10 1 Actualización derivada del nuevo cargo de la 07/03/2014 Prosecretaria del Comité de Información

-------

~--··-···-·-····----- ··-·-·--··--·---···---·-··-······--·------- ---·--·-······ ----------------------------------

--------

---------------------------------------- ····-------··

MN050000104 Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la Página 2 de 14 Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año aprobada/autorizada el:

Elaboró: Día Mes Año CAH

Comité de Información A02/04-Ext/2014 7 03 2014 Revisó: 8 03 2013

VBS

MANUAL DE INTEGRACIÓN Y OPERACIÓN DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN

Contenido

Vigente a partir de:

Día Mes Año

7 03 2014

1.1 Introducción 4 1.2 Ob"etivos 4 1.3 Alcance 4 1.4 Estructura del Comité de Información 5

·---------------------¡---=----¡ 1.5 Res onsabilidades respecto c:l.§ll Mar:i~_a_l _______________ +---_5_ 1.6 Marco ·urídico normativo 6 1.7 Instancias de autorización 6

11.1 .. f'Qlíticas g_e¡_11_~'ªl€:J~J.>éltélJél operaci()D€:lir1!~ª~jó_11_cj€:)U:~_Q1l1it$Q€:)_ lnfQfll1ªci()_11_ 7 11.2 De las sesiones --· 8

-····--··-----------------¡-----;

11.3 Del Quórum 8 11.4 De los Acuerdos 9

f--------11--'--'--=--'-=:.:::.::C-'-=-'=-=----------~-~··----------------+---

11.5

11.6

MN050000104 Página 3 de 14

Elaboró: CAH

Revisó: VBS

que se someta a consideración del Comité de 9

9

10 --------- ----·--11

-- -------- ·----------13 14

t--,------,-------A-'-p_ro--.b_ad_o_IA_u_to:....:ri_za:....:d:....:o __ ..----~-~-----l Esta página sustituye a la Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año aprobada/autorizada el:

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7 03 2014

Sección 1

Visión general

1.1 Introducción Con el propósito de que el Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. (Banobras) dé cumplimiento a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (la Ley), se constituyó el Comité de Información.

Mediante oficio número DG/100000/029/2013 de fecha 8 de abril de 2013, el Director General de Banobras comunicó al Director General de Coordinación y Vigilancia de la Administración Pública Federal del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental (IFAI}, los nombres de los nuevos funcionarios designados para integrar el Comité de Información de Banobras.

1.2 Objetivo El presente Manual tiene como propósito establecer la normativa interna conforme a la cual se debe regir la integración y el funcionamiento del Comité de Información de Banobras.

1.3 Alcance Este Manual obliga a los miembros del Comité de Información y a sus invitados.




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BAN.BRAS MANUAL DE INTEGRACIÓ N Y OPERACIÓN

ORMACIÓN DEL COMITÉ DE INF


Día Mes Año

1

7 03 2014

1.4 Estructura del Comité de 1 nformación La estructura del Comité de Información para el ade cuado desarrollo de sus funciones y en

ento, es de la siguiente manera: cumplimiento del artículo 57 tercer párrafo del Reglam

Titular

El Servidor Público Designado

El Titular del Órgano Interno de Control

El Titular de la Unidad de Enlace

Cargo

Miembro Propietario y Presidente

Miembro Propietario

Miembro Propietario y Secretario

En caso de que el Servidor Público Designado y/o el Tit ular de la Unidad de Enlace, no sea el titular de la Dirección Jurí dica, este Asesor permanente último participará como asesor del Comité de Información.

El servidor público designado por el Titular de la Unidad d e Enlace Prosecretaria

1.5 Responsabilidades respe cto del manual Responsable

Titular de la Unidad de Enlace

Miembros del Comité de Información

Responsabilidad

• Coordinar la revisión y/o actualización del presente documento por lo uando se requiera derivada de: menos una vez al año oc

a)

b)

modificaciones al ma reo legal y normativo aplicable

observaciones y/o r ecomendaciones por parte de las instancias scalización, así como de las autoridades de supervisión y fi

competentes

• Difundir este documento e n Banobras.

Proponer, revisar y aprobar 1 as actualizaciones de este Manual.


Elaboró: CAH

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Año Día

03

Mes

2013 7 03 2014 f-----1-----+------l

8



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1.6 Marco jurídico y normativo A continuación se señalan los ordenamientos jurídicos en que se sustentan las políticas y lineamientos del presente manual, en la inteligencia de que es una referencia efectuada de manera enunciativa más no limitativa:

•

•

•

•

•

•

•

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, (la Constitución) .

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (La Ley) .

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos (LFRASP) .

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (el Reglamento).

Lineamientos emitidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos en la materia.

Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos, emitido por la Secretaría de la Función Pública.

Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno en Banobras .

1.7 Instancias de autorización • El presente documento debe ser autorizado por el Comité de Información de Banobras, de

acuerdo con lo establecido en el último párrafo del artículo 57 del Reglamento.




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Vigente a partir de: MANUAL DE INTEGRACIÓN Y OPERACIÓN

BAN.BRAS DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN Día Mes Año

7 03

Sección 11

Operación e integración del Comité de Información

2014

11.1 Políticas generales para la operación e integración del Comité de Información

11.1.1 El Comité de Información de Banobras debe integrarse de acuerdo con lo establecido en el rubro 1.4 del presente manual.

11.1.2 Cada miembro propietario del Comité debe designar específicamente a su suplente. Dicho suplente debe tener el nivel jerárquico inmediato inferior.

11.1.3 Los miembros propietarios o sus suplentes tienen derecho a voz y voto. Los asesores, invitados y el prosecretario pueden participar con voz pero sin voto.

11.1.4 El Comité de Información debe operar con los siguientes propósitos:

• Constituirse en la instancia con facultades de decisión sobre las estrategias, lineamientos, procesos, normas y políticas institucionales para cumplir con las obligaciones que señala la Ley.

• Coordinar y supervisar la actividad de Banobras para dar cumplimiento a los principios en materia de transparencia establecidos en la Constitución, así como en lo dispuesto en la Ley y su marco normativo complementario.

• Vigilar que prevalezca el principio de máxima publicidad y la reserva de la información a que se refieren los artículos 13, 14 y 18 de la Ley.

11.1.5 Las resoluciones emitidas por el pleno del IFAI deben ser acatadas por el Comité de Información y las Unidades Administrativas; salvo resolución judicial emitida en contrario.

11.1.6 Las convocatorias y la información relativa a los asuntos a tratar debe remitirse a los miembros del Comité por lo menos con tres días hábiles de anticipación para el caso de sesiones ordinarias y con un día de anticipación, para el caso de sesiones extraordinarias.

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11.2 De las sesiones 11.2.1 Las sesiones del Comité de Información deben ser dirigidas y coordinadas por el

Presidente del mismo.

11.2.2 El Comité de Información debe sesionar mensualmente de forma ordinaria, para lo cual determinará un calendario que debe ser autorizado en la última sesión ordinaria del año anterior, el cual, el propio Comité puede modificar de acuerdo a las necesidades del mismo.

11.2.3 Cualquier cambio al calendario debe ser informado por el Secretario al Comité de Información y a los invitados.

11.2.4 Las sesiones extraordinarias pueden ser convocadas por el Secretario del Comité, cuando el asunto a tratar no pueda ser resuelto en una sesión ordinaria o extraordinaria previa, o cuando la situación así lo amerite.

11.2.5 Las sesiones ordinarias y extraordinarias deben llevarse a cabo conforme al orden del día, no obstante, el Comité puede considerar su modificación durante la sesión.

11.2.6 Al inicio de las sesiones debe tomarse la lista de asistencia de los participantes.

11.2.7 Cada sesión del Comité de Información debe documentarse en un acta.

11.2.8 El acta de la sesión debe contener por lo menos la siguiente información:

•

•

•

•

•

•

Lugar, fecha y horario de la sesión

Nombre y firma de los asistentes

Temas tratados

Comentarios relevantes de cada tema tratado

Acuerdos generados durante la sesión

Seguimiento de acuerdos anteriores y de recursos de revisión, sólo en el caso de las sesiones ordinarias

11.2.9 Los miembros del Comité de Información deben firmar el acta de cada sesión a más tardar en la sesión ordinaria siguiente.

11.3 Del quórum 11.3.1 Para la instalación de las sesiones deben estar presentes los tres integrantes propietarios

del Comité o sus suplentes.



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MANUAL DE INTEGRACIÓN Y OPERACIÓN Vigente a partir de:

BAN'l!JBRAS DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN Día Mes Año

7 03 2014

11.4 De los acuerdos y resoluciones 11.4.1 Los acuerdos y resoluciones que sean emitidos por el Comité de Información serán

firmados, en la sesión correspondiente, por los integrantes de ese Comité.

11.4.2 En la toma de decisiones, todos los integrantes deben exponer y someter a discusión sus inquietudes y argumentos. En caso de no llegar a un acuerdo unánime, el Secretario debe relacionar en el acta el sentido del voto de cada integrante. En este caso, los acuerdos y resoluciones del Comité deben ser adoptados por mayoría de votos, según se expresa en el artículo 30 de la Ley.

11.4.3 Los acuerdos y resoluciones del Comité de Información deben ser publicados en el Portal de Obligaciones de Transparencia de Banobras dentro de los primeros 1 O días hábiles a partir de la fecha en la que se generaron.

11.4.4 Los acuerdos del Comité de Información deben ser documentados en el acta de la sesión que corresponda.

11.5 De la documentación que se someta a la consideración del Comité

11.5.1 Las solicitudes de información remitidas a las unidades administrativas competentes, deben ser analizadas por los titulares de las unidades y dar respuesta en tiempo y forma a través de un oficio firmado por el Titular del Área responsable de la información, dirigido al Titular de la Unidad de Enlace. Si la unidad administrativa clasifica la información como inexistente, reservada o confidencial, la solicitud debe someterse a la consideración del Comité de Información con el fin de que éste confirme, modifique o revoque la clasificación de la información solicitada.

Lo anterior a efecto de que este Comité resuelva conforme a lo establecido en el artículo 29 fracción 111 de la Ley y en el apartado 111.1 inciso c del presente manual.

11.5.2 Las unidades administrativas deben proporcionar los documentos que el Comité de Información solicite, independientemente de su clasificación, con el fin de contar con elementos suficientes para poder pronunciarse sobre algún tema de su competencia.

11.6 Aspectos generales 11.6.1 Los miembros del Comité deben informar a éste cuando existan asuntos que les

representen algún conflicto de intereses, a efecto de solicitar su abstención para emitir su opinión o voto.

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Sección 111

Funciones del Comité de Información

111.1 Políticas generales que rigen las funciones del Comité de Información

111.1.1 Comité de Información

111. 1.1.1 Las funciones están señaladas en el artículo 29 de la Ley y en el artículo 57 de su Reglamento. Dentro de dichas funciones se encuentran las siguientes:

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a. Coordinar y supervisar las acciones de Banobras tendientes a proporcionar la información prevista en la Ley.

b. Instituir, de conformidad con el Reglamento, los procedimientos para asegurar la mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información.

c. Confirmar, modificar o revocar la clasificación de la información hecha por los titulares de las unidades administrativas de Banobras.

d. Realizar a través de la unidad de enlace, las gestiones necesarias para localizar los documentos administrativos en los que conste la información solicitada.

e. Establecer y supervisar la aplicación de los criterios específicos para Banobras, en materia de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el IFAI y el Archivo General de la Nación, según corresponda.

f. Elaborar un programa para facilitar la obtención de información de Banobras, que deberá ser actualizado periódicamente y que incluya las medidas necesarias para la organización de los archivos.

g. Elaborar y enviar al IFAI, de conformidad con los lineamientos que éste expida, los datos necesarios para la elaboración del informe anual a que se refiere el Artículo 39 de la Ley.

h. Elegir al miembro del Comité que asista acompañado del representante de la unidad administrativa que haya clasificado la información o manifestado su inexistencia, a las audiencias que se celebren en el IFAI, para dar cumplimiento a lo establecido por el artículo 55, fracción 11 de la Ley y 90 del Reglamento.

i. Determinar los casos en que proceda la solicitud a particulares titulares de información, para otorgar su consentimiento para proporcionar o dar acceso a expedientes o documentos que contengan información confidencial, según lo establecido en el artículo 41 del Reglamento.

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j. Aprobar la ampliación del plazo de la respuesta, solicitada por las unidades administrativas responsables, indicando las razones que lo motiven y comunicar a las mismas a través de la Unidad de Enlace.

k. Instruir a las unidades administrativas responsables de dar respuesta a una solicitud de información, en caso de que se requiera, elaborar una versión pública del documento o expediente con el que se dará respuesta.

l. Revisar y aprobar el proyecto de alegatos elaborado por la Unidad de Enlace ante un recurso de revisión o resolución del Pleno del IFAI.

m. Propiciar la transparencia de la información que generen a través de las acciones que se señalan en la séptima de las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación general en Materia de Transparencia.

111.1.1.2

a) Declararse en sesión de trabajo permanente, para prop1c1ar la atención de las solicitudes de acceso a la información y el cumplimiento de sus demás obligaciones, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables y en el menor tiempo posible.

b) Solicitar a la Unidad de Enlace que la información que el propio Comité genere sea puesta a disposición de manera estandarizada, clara y asequible para su consulta a través del portal institucional en internet del Banco.

c) Promover la capacitación a favor de los servidores públicos del Banco en los temas relacionados con la transparencia, rendición de cuentas, acceso a la información y protección de datos personales.

d) Establecer grupos de apoyo a la Unidad de Enlace, considerando entre otros aspectos, su integración y temporalidad.

111.1.2 De sus miembros

111.1.2.1 Las funciones de los miembros del Comité de Información son las que a continuación se describen:

Miembro

a) Presidente

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Funciones

• Asistir a las sesiones del Comité con voz y emitir voto en cada uno de los asuntos que se sometan a consideración.

• Coordinar y dirigir las sesiones que se efectúen; así como moderar la participación de los integrantes del Comité en los asuntos que se traten.

• Suscribir las actas y los acuerdos emitidos en las sesiones del Comité.

• Cumplir con las funciones y comisiones que le sean encomendadas en el Seno del Comité.

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Elaboró: Día Mes CAH Año


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b) Miembro Propietario

c) Secretario

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• Suscribir las actas, acuerdos y resoluciones emitidos en las sesiones del Comité.

• Cumplir con las funciones y comisiones que le sean encomendadas en el Seno del Comité.


• Emitir las convocatorias para la realización de las sesiones ordinarias y extraordinarias que de acuerdo con la naturaleza de los asuntos a tratar, requieran ser sometidas a la consideración del Comité. Estas convocatorias podrán hacerse del conocimiento de los miembros e invitados a través de medios electrónicos.

• Elaborar el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias.

• Integrar las carpetas del Comité, con los asuntos decisorios e informativos que presenten las diferentes Direcciones de Banobras.

• Proporcionar a los miembros del Comité las carpetas de las sesiones que contendrán el orden del día y la información relativa a la sesión, con anticipación de tres días hábiles para las sesiones ordinarias, y de un día de anticipación para las extraordinarias.

• Levantar el acta de la sesión respectiva y presentar el proyecto en la carpeta de la siguiente sesión ordinaria para asegurar su revisión y, en su caso, su aprobación y firma por parte de los miembros del Comité.

• Elaborar la propuesta de acuerdos y resoluciones que se deriven de las sesiones.

• Suscribir las actas, resoluciones y los acuerdos emitidos en las sesiones del Comité.

• Convocar por escrito a los invitados cuya participación se requiera en las sesiones para desahogar algún asunto en particular.

• Solicitar la presencia del responsable de la información en la sesión que corresponda, indicándole que a falta de su presencia designe a un representante que tenga los conocimientos necesarios para apoyar la respuesta a discusión, quien asistirá para desahogar los asuntos en particular, cuando las respuestas aludan a la inexistencia de la información o a la clasificación como reservada o confidencial.

• Realizar las gestiones para publicar, en un plazo no mayor a cuatro días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de la sesión, en el Sitio de Transparencia de la Institución, los acuerdos y resoluciones del Comité de Información.

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Participantes

d) Asesor

e) Prosecretaria

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• Concentrar y conservar originales de actas, resoluciones derivadas de un recurso de revisión emitidas por el IFAI, acuerdos y resoluciones derivados de documentos de los asuntos que se presenten.

• Instrumentar los mecanismos para el seguimiento y registro de avances de los acuerdos y resoluciones, e informar al Comité en cada sesión.

• Verificar que exista el quórum establecido en el presente Manual para cada sesión y recabar la firma de los asistentes en la lista de asistencia.

• Promover la actualización de los expedientes que durante el semestre que corresponda fueron: clasificados, desclasificados o en su caso se ampliaron los periodos de reserva, entre las unidades administrativas, previo a la fecha en que deben ser aprobados por el Comité.

• Comunicar a las unidades administrativas, a través del correo electrónico institucional, las resoluciones emitidas por el Comité de 1 nformación.

• Comunicar a la unidad administrativa responsable la resolución por parte del Comité de Información con respecto a la ampliación del plazo de respuesta.

• Elaborar el proyecto de alegatos para dar respuesta a un requerimiento del IFAI, en coordinación con las unidades administrativas competentes, y someter el proyecto al Comité de Información para su aprobación

• Cumplir con las funciones y comisiones que le sean encomendadas en el seno del Comité.

Funciones

• Asistir a las sesiones como invitado permanente con voz pero sin voto.

• Asesorar a los miembros del Comité con información que facilite la toma de decisiones.

• Apoyar al Secretario en el desempeño de sus funciones en cuanto a convocatorias, envíos y requerimientos de información a las Unidades Administrativas respecto de los asuntos a tratar en las sesiones, elaboración de reportes, publicación de información en los medios electrónicos, así como seguimiento de acuerdos.

• Elaboración de propuestas de acuerdos, resoluciones y actas para su aprobación y formalización. ~

MN050000104 r----:,------:-------A-'--p_ro...,.ba_d_o_IA_u_to_riz_a_d_o __ .-----_____ __, Esta página sustituye a la Página 13 de 14 Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año aprobada/autorizada el:

Revisó: VBS

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• Participar en el Comité con voz, pero sin voto.

• Cumplir con los apoyos requeridos por el Secretario o el Comité.

111.1.3 De la suplencia

111.1.3.1 La responsabilidad de los suplentes es:

• Asistir a las sesiones del Comité con las mismas facultades que el propietario en caso de ausencia de éste. Cuando el propietario esté presente podrá participar sólo con voz.

111.1.4 De los invitados

111.1.4.1 Las responsabilidades de los invitados son:

•

•

•

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Elaboró: CAH

Revisó: VBS

Realizar las gestiones necesarias para localizar los documentos administrativos en los que conste la información solicitada.

Asistir al Comité para exponer la información que se solicitó a la unidad administrativa. La Unidad de Enlace debe solicitar por escrito el apoyo de los servidores públicos de las distintas unidades administrativas cuyas respuestas hayan sido clasificadas como inexistente, reservada o confidencial.

Nombrar, en caso de que el responsable de la información clasificada como inexistente, reservada o confidencial no pueda asistir a la Sesión del Comité de Información, a alguna persona de la misma unidad administrativa que necesariamente esté facultada para aportar los elementos de análisis y toma de decisión suficientes. Cabe mencionar que los invitados participarán en el desahogo de su exposición con voz pero sin voto.

Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la

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