AYUDA SISTEMA IMPULSOR DE CLINICAS DENTALES

SISTEMAICD

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0.- Instalación del Sistema ICD (Impulsor de Clínicas Dentales)

Ejecute el archivo de instalación llamado setup_SistemaICD.exe, que se encuentra en el CD.

Siga las instrucciones

1.- Entrar al sistema

La primera vez que entre al sistema deberá usar las credenciales que le dieron para poder Dar de alta al resto de los usuarios de su empresa, Cambiar la clave del usuario inicial o eliminarlo si así lo desea. Recuerde que no debe quedar el sistema sin ningún usuario registrado, ya que no podrá acceder al sistema en un futuro.

En el recuadro Usuario, deberá escribir el nombre o Nick de un usuario registrado de su empresa.

En el recuadro Clave, deberá escribir la contraseña correspondiente a dicho usuario.

Finalmente deberá pulsar el botón LOGIN, para acceder al sistema.

Nota: Las opciones de Catálogos/Usuarios del Sistema y Utilerías/ Cambiar Credenciales Emailer, son exclusivas de los ADMINISTRADORES.

Es decir si usted desea entrar a dichas opciones deberá “logearse” con un usuario que tenga asociado el rol de ADMINISTRADOR.

2.- Uso del Menú de Opciones

En la parte superior de la pantalla se encuentran las opciones que podrá usar. Dé clic con el mouse en la opción deseada para tener el acceso a ella. O Bien pulsar la tecla Alt+(Letra subrayada) llamada Tecla de acceso rápido.

Operaciones de la Opción Catálogos:

La opción Catálogos contiene las sub-opciones de Pacientes, Doctores y Usuarios del Sistema.

Pacientes.- En esta opción se capturan toda la información de cada paciente, así como su fotografía. Además se registrarán sus pagos/abonos y sus citas.

Descripción del formulario Pacientes:

Funcionamiento: Primero debemos capturar los datos de cada paciente como nombre, dirección, teléfono(s), email, sexo, edo. Civil, fecha de nacimiento, tipo de paciente, lugar de trabajo o estudio. También puede tomarle la foto si el paciente está presente y tiene conectada una cámara a la PC. Acto seguido deberá pulsar el botón “Guardar” para que el paciente quede registrado.

Si en algún momento desea actualizar algún dato asociado al paciente deberá escribir el código de él o bien buscarlos por nombre y después de hacer los cambios necesarios deberá pulsar sobre el botón “Actualizar”.

Para eliminar un paciente escriba el código o búsquelo por nombre y pulse el botón “Eliminar”. Nota: Los datos se conservan pero su estatus cambió a “INACTIVO”. En el fututo podrá cambiar su estatus a “ACTIVO” si el paciente vuelve a la clínica.

Registrar un Pago o una nueva Cita

Ver citas o pagos realizados Ver citas o pagos realizados Ver/Imprimir presupuesto

Descripción del formulario de Doctores:

El formulario Doctores permite registrar los doctores que trabajan en la clínica.

Este formulario se amplia para capturar la foto del Dr. Que se está capturando.

De igual forma puede Actualizar los datos de un Doctor o bien de ser necesario podrá Eliminarlo o borrarlo del Sistema.

Descripción del formulario de Usuarios del sistema

Este formulario es clave ya que es aquí donde el administrador del sistema dará de alta al resto de los operadores del sistema. Existen tres tipos de operadores del Sistema .

ADMINISTRADOR.- Es quien tiene acceso a todas las opciones del sistema

SUPERVISOR.- Es quien tiene acceso a todas las opciones del sistema excepto a “Usuarios del sistema” ni a “Cambiar credenciales Emailer” .

OPERADOR.- El operador no tendrá acceso a las opciones bloqueadas para el supervisor y además no podrá capturar nuevos usuarios o doctores al sistema.

Descripción de la Opción de Asistencia

La Opción de Asistencia le permite ver los citados del día o de un día cualquiera, además podrá registrar si la cita fue “Cumplida”, “cancelada” o la puede posponer para un día posterior.

Si desea posponer una cita de clic derecho sobre la fila del paciente indicado y seleccione “Posponer”

Puede identificar rápidamente a cada paciente citado al dar clic sobre su nombre o la fila donde aparece. Su foto aparecerá en la parte inferior del formulario.

Si desea Optimizar las asistencias de sus pacientes puede enviarles un SMS (Mensaje de texto al Teléfono Celular) recordatorio al iniciar el día o un día anterior.

Descripción de la Opción de Radiología

Permite llevar un registro de la toma radiológica hecha a pacientes o público en general.

De manera sensible el sistema muestra los nombres tanto de pacientes como doctores cuando hay concordancias con su no nombre para ayudarle a capturar más rápido los datos. Solo dé doble clic en la parte derecha del formulario sobre el nombre del paciente o doctor que coincida con el deseado y los datos se retomarán desde el formulario de captura.

Vista ampliada de la opción registro de toma radiológica:

Descripción de la Opción de Estadísticas (Ayuda para la toma de decisiones)

Esta opción del sistema le ayudará a la toma de decisiones para efectos de E-Marketing u otra que necesite ya que en cualquier momento usted podrá conocer cualquier aspecto de la información registrada en su sistema.

Ejemplos:

- Saber cuántos o quiénes son los estudiantes de la escuela “UdeO” por ejemplo.

-Saber cuántas citas ha tenido x doctor

-Saber cuántos pagos se ha recibido de una fecha en adelante o hacia atrás o exactamente un día

-Etc, Etc, Etc.

Descripción de la Opción de Utilerías

Usted podrá hacer un respaldo de toda la información que ha almacenado el sistema hasta este momento

Si llegase a haber una contingencia y se perdiera la información de las bases de datos, se podría restablecer la información respaldada al último día que se hizo un respaldo.

Nota. Es recomendable que respalde diariamente al final del día antes de apagar la PC. Así no tendrá pérdidas significativas en caso de alguna contingencia.

Además puede eliminar los respaldos de días pasados.

Adicionalmente el usuario del sistema puede habilitar la calculadora por si desea hacer algún cálculo relacionado con la percepción de ingresos por conceptos de pagos o abonos de algún paciente.

Finalmente la opción cambiar credenciales de Emailer le permite cambiar las credenciales que usará para el envío a pacientes de recordatorios de citas o de envío de Mensajes de Campaña E-Marketing.

La pantalla se describe a continuación.

En este formulario usted puede registrar las cuentas de correo que tenga y usarlas para enviar sus Campañas de E-Marketing, el sistema usará las credenciales que seleccione para mandar de forma automatizada los recordatorios de citas a los clientes antes de su vencimiento y así no pierdan la cita o se olviden de ella.

Descripción de la Opción de Fondos

La opción de “Fondos” únicamente le permite cambiar el fondo que mostrará el sistema y dar una vista fresca en su clínica dependiendo del estado de ánimo del personal o de los colores del interior de su clínica u oficina.

Descripción de la Opción de Ayuda

Esta opción le muestra el archivo actual de ayuda del sistema en formato PDF, se recomienda que lo Imprima y lo lea tranquilamente en su casa.

Descripción de la Opción de E-Marketing

Esta opción representa todo un completo sistema para el envío de Correo electrónico personalizado e individualizado, es decir usted puede crear una campaña o promoción de su clínica y elegir a quien dirigir su campaña, a sus pacientes, a sus colegas doctores o al público en general registrado en su sistema.

Cuando un doctor le remite a un paciente para una toma radiológica, ese doctor se agrega de forma automática a su registro de doctores colegas.

Los contactos de público en general los puede agregar su operador de sistema de uno en uno o mediante la opción de importación que trae el formulario. (Lo veremos adelante en este manual)

Cuando usted selecciona la opción E-Marketing el sistema le muestra la pantalla siguiente.

Vista 1 de E-Marketing

FOTO DE SU NEGOCIO/FACHADA, FRENTE ETC.

Es aquí cuando usted puede Dar clic en el botón “Nueva Campaña” o doble clic sobre una de las campañas almacenadas en el historial de campañas.

Acto seguido la pantalla siguiente se mostrará:

Vista 2 de E-Marketing

NO VISIBLES

FOTO CUBIERTA

INTENCIONALMENTE

INTENCIONAL

INTENCION

AL

INTENCIONAL

En esta vista usted puede cambiar la campaña modificando los valores desde la parte central y de forma dinámica se actualizará la vista previa del lado izquierdo.

Cuando la campaña tenga la apariencia deseada usted puede guardar dicha campaña para su reutilización.

Ahora es el momento si así lo desea seleccionar los destinatarios que recibirán la publicidad de su negocio.

Puede elegir público en general, doctores colegas o pacientes.

En la parte inferior del listado de contactos aparece un recuadro para filtrar los destinatarios si así lo desea.

Una vez seleccionados los destinatarios pulse el botón grande que está en la parte inferior derecha llamado “Enviar Campaña E-Marketing” y la campaña se enviará….

Al terminar de enviar la campaña a todos los destinatarios seleccionados el modulo E-Marketing se cerrará de manera automática, si usted desea enviar la misma campaña a público en general y pacientes o doctores colegas es muy recomendable que guarde la campaña diseñada ya que el programa se cierra al enviar a un grupo seleccionado.

Este recorte de pantalla muestra la parte derecha del modulo E-Marketing cuando usted da clic sobre el botón Agregar-Eliminar y permite agregar nuevos contactos a la base de datos público en general. También puede Importar contactos desde un archivo CSV o desde una lista Forward (FW).

Consideraciones de la importación de nuevos contactos:

LOGO DE SU CLINICA

La opción de importar contactos desde un archivo CSV requiere que el archivo a importar contenga la información de los contactos en el orden indicado en la ventana previa que le aparece. Ver Fig. Inferior.

Si desea importar contactos desde una lista de forward recuperada de su correo, se le solicita que solo sean direcciones de correo separadas por ; y no tengan espacios intercalados. Ver Fig. Inferior.

El software incluye:

- Instalación

- Capacitación de uso

- Capacitación para Importar contactos y exportar contactos

- Capacitación para diseñar y enviar campañas de E-Marketing

- Capacitación para análisis de datos para la toma de decisiones

Autor: ® Fernando Campos Camacho

lscfccbatamote@hotmail.com

http://apuntesfcc98.tripod.com/ce

TEL: (Cel) 6737398597 y (Casa) 6737329067

RECOMENDACIÓN:

¡Hágalo primero que sus competidores!