auditoria tributaria activo fijo

Auditoría de los Activos Fijo

CONTENIDOINTRODUCCION

CARACTERÍSTICAS DEL EXAMENAdministración y Control del Activo Fijo

ACTIVO F IJOObjetivo GeneralObjetivos Específicos

PAUTA GENERAL DE REFERENCIA PARA EL CUMPLIMIENTODEL OBJETIVO Objetivo I: Existencia y PropiedadObjetivo II: Condiciones de MantenimientoObjetivo III: DestinaciónObjetivo IV: Gravámenes

LISTADO DE COMPROBACION TECNICOObjetivo I: Existencia y PropiedadObjetivo II: Condiciones de MantenimientoObjetivo III: DestinaciónObjetivo IV: Gravámenes

____________________________________________ FACULTAD ECONOMÍA Y EMPRESA

ESCUELA DE AUDITORÍA

INTRODUCCIONEl objetivo de Auditoría, señala en sus aspectos específicos lo siguiente:

1.- Administración y Control de Activos Fijos

El propósito de la Auditoría al Activo Fijo, es entregar información a la Gerencia, sobre las condiciones en que se administra y controlan los bienes de capital. Por otra parte, si es del caso, presentar las observaciones, conclusiones y recomendaciones derivadas de la evaluación, que permita incrementar la eficiencia de cada unidad de la empresa, como el patrimonio de la misma.

El esquema metodológico que se expone a continuación, tiene como finalidad servir de guía para el desarrollo de los programas de auditoría.

CARACTERISTICAS DEL EXAMEN

ADMINISTRACION Y CONTROL DEL ACTIVO FIJO

Existencia y propiedad de los bienes.

Condiciones de mantenimiento.

Destinación de los bienes:

Distribución interna de los Bienes.

Altas y Bajas

Enajenaciones de Activo Fijo.

Comodatos y otras asignaciones.

Gravámenes a la propiedad.





ACTIVO FIJOOBJETIVO GENERALConstatar y evaluar las herramientas de control interno, disponibles y utilizadas en losorganismos de la Administración, para la protección de los activos fijos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

OBJETIVO ESPECÍFICO I: ExistenciaConstatar y evaluar los instrumentos y mecanismos para la verificación de laexistencia y propiedad de los activos fijos de la empresa

OBJETIVO ESPECÍFICO II: MantenimientoDeterminar y evaluar los mecanismos de verificación y administración para elmantenimiento y buen uso de los bienes corporales de la empresa.

OBJETIVO ESPECÍFICO III: DestinaciónEstudiar los mecanismos de destinación y asignación administrativa de bienescorporales del Servicio o empresa; evaluar su funcionamiento y coherencia con laactividad y fines de la empresa.

OBJETIVO ESPECÍFICO IV: GravámenesIdentificar la existencia y funcionamiento de elementos de control asociados a laevaluación, verificación y advertencia de gravámenes sobre activos fijos de lainstitución o empresa.

Nota: Para estos efectos y de modo referencial, se considera Activo Fijo el conjuntode bienes tangibles, muebles e inmuebles, que ingresan a la empresa para serutilizados en la actividad propia de la organización

PAUTA GENERAL REFERENCIAL PARA EL CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO:

A continuación se señalan, a modo de referencia para el alcance y elaboración de unprograma de actividades, aquellas áreas y mecanismos cuya existencia y funcionamientodebieran considerarse, según el objetivo específico al cual se encuentran asociados y deacuerdo a la situación particular de cada empresa.



OBJETIVO I

EXISTENCIA Y PROPIEDAD

ACTIVIDADES PUNTOS DE INTERÉS OBSERVACIONESVerificación deprocedimientos deelaboración y actualizaciónde Inventarios

Existencia de Inventarios Para bienes corporales

muebles: inventario normal Para bienes corporales

inmuebles: inventariojurídico nominal; unidadesresponsables. Para bienes litigiosos:

inventario de juicios;unidades responsables. Actualización de

inventariosy registros. Productos, derivados delinventario, dirigidos a lagestión y salvaguarda

Los bienes normalmente soninventariados de acuerdo a unprocedimiento normal y periódico. Sin embargo, existen bienes, como los inmuebles y los sometidos a un juicio contencioso, cuya existenciaes consignada por otros medios:escrituras públicas, registros dedepartamento de bienes raíces ofiscalía, expedientes judiciales de la institución, etc. La dispersión de los antecedentes no debe obstar a la existencia defuncionarios o unidadesresponsables de su control deexistencia y actualización.

Verificación del registrocontable

Cumplimiento de las normasque rigen el Sistema deContabilidad General de acuerdo a los Boletines Técnicos del Colegio de Contadores.

Procedimientos e instrucciones contenidas en Normativas Legales, etc.

Oportunidad del registro

La contabilidad debe ser registrada de acuerdo a Principios Contables Generalmente Aceptados, lo cual se norma a través de los Boletines Técnicos que publica el Colegio de Contadores AG.

Existencia y funcionamientode una unidad responsable

Existencia de la unidad. Funciones. Procedimientos. Planes y programas. Eficacia y oportunidad de las acciones. Existencia de funciones

incompatibles.

Corresponde poner atención a los aspectos relacionados con elcumplimiento de los fines de launidad: capacidad de detección de alteraciones, criterios defocalización de la actividad, política y herramientas de manejo de inventarios,

incompatibilidades, etc..

OBJETIVO II

CONDICIONES DE MANTENIMIENTO

ACTIVIDADES PUNTOS DE INTERÉS OBSERVACIONES

Verificación de políticas demantenimiento y reparaciones.

Existencia de una política de

mantenimiento. Existencia de

procedimientos,instrucciones o recomendaciones. Grado de aplicación de lapolítica y/o de las instrucciones. Criterios para determinar lairreparabilidad de un bien.

Análisis de aquellas situaciones de bienes, que impliquen detrimentos patrimoniales.• Presuntamente causado porfuncionarios o tercerosajenos a la entidad.• Derivados de casos fortuitos o defuerza mayor

Verificación de políticas deadquisiciones.

Criterios de calidad para laadquisición de bienes. Criterios de resguardo ygarantía por desperfectos yobsolescencia. Seguros. Vinculación del plan deadquisiciones con lanecesidad de reposición debienes del Servicio.

El resguardo de los bienes de la empresa debe comprender las causas de la adquisición de un bien, su calidad, las garantías existentes, el apoyo técnico, así como las conductas funcionarias que afectanla integridad de los mismos.

Existencia y funcionamientode unidad responsable.

Existencia. Funcionamiento. Procedimientos. Incompatibilidades. Tecnologías de gestiónaplicadas a las adquisiciones.

El proceso de la adquisición yadministración de bienes cuenta con tecnologías de gestión modernas, las cuales vinculan más fuertemente que antes a las unidades de presupuesto, finanzas, inventarios, mantenimiento y adquisiciones.

Verificación de mecanismosde revisión de materiales.

Unidad encargada de larevisión del estado demateriales y maquinarias. Procedimientos de

revisión overificación periódicos.

Cuando no se efectúa una revisión de los materiales y maquinarias por una unidad específica, deben existir criterios y procedimientos para su realización por las unidades que los tienen asignados.

Verificación de mecanismosde revisión de edificios y

Existencia de unidades oprocedimientos de revisión

Aunque se trata de actividadesextraordinarias, éstas deben

obras. periódicos del estado de edificios u obras institucionales.

efectuarse, y para ello se debe contar con personal capacitado, propio o contratado

OBJETIVO III

DESTINACIÓN


Verificación de procedimientos de ejecucióny evaluación de inventarios

Existencia de procedimientosde ejecución de inventariosque permitan detectarcambios o alteraciones en laasignación o destino de losbienes. Existencia de procedimientos

o tecnologías de evaluaciónde inventarios.

La elaboración de inventarios, por sí misma, no constituye unaherramienta de resguardo comotampoco de gestión. Su realización está orientada a la toma de decisiones, la que influirá en las políticas de adquisiciones, presupuestación, y mantenimiento, así como en la administración financiera de los recursos asignados.

Verificación deprocedimientos para laasignación, disposición yenajenación de bienes.

Procedimientos y criterios

para la asignación de losbienes a áreas, negocios,labores o funcionariosdeterminados. Procedimientos para la

disposición de bienes: Enajenaciones. Baja de bienes. Traslados

Debe considerarse que la asignación inadecuada de los bienes de la empresa afecta el como podría ser la disposición de bienes o su enajenación a valores indebidos. Corresponde verificar el cumplimiento de la normativa para dar de baja bienes, y especialmentela referida a vehículos

Existencia de inventario omecanismo de detección debienes asignados a terceros.

Inventarios especiales omecanismos de detección debienes en poder de:— Otras Unidades;— Terceros;— Funcionarios.

Existen bienes, especialmenteinmuebles, que en virtud desituaciones de hecho, de actosformales de autoridad, o decontratos, vigentes o no, seencuentran en manos de terceros, dejando de prestar el servicio queoriginó su adquisición



OBJETIVO IV

GRAVÁMENES


Verificación de informaciónsobre gravámenes y otrascargas legales que soportanlos bienes de la empresa

Existencia de Títulos depropiedad u otros derechos. Existencia de documentoscontractuales en los que sefijen los gravámenes.

Los gravámenes son cargas que, en virtud de un contrato o una ley, deben soportar los bienes de una servicio, tales como lasservidumbres, los usufructos, las prohibiciones de disponer o usar, las condiciones especiales para su utilización, o limitaciones para enajenarlos.

Existencia de instancias deevaluación de conveniencia yde advertencia

Instancia de evaluación deconveniencia. Instancia o mecanismo deadvertencia.

Resulta importante, cuando existen gravámenes que afectan a bienes de la empresa, sopesar la conveniencia de aceptarlos previo a su constitución, así como también, contar con algún medio que advierta oportunamente sobre su cesación, para no someter el patrimonio de la empresa a limitaciones innecesarias



Listado de Comprobación Técnico

OBJETIVO I: EXISTENCIA Y PROPIEDAD DE LOS BIENES:

1.- ¿Existen normas y procedimientos referidos al control de los bienes de activo fijo?¿Están debidamente separadas las funciones de custodia, operación y registro deestos bienes?

2.- Los procedimientos de control utilizados ¿son extensibles a la adquisición de bienes,recepción de donaciones, recepción y/o dación de bienes en comodato?

3.- Respecto de las propiedades (terrenos, edificios, bienes de uso y otros):

¿tienen como respaldo facturas, escrituras, títulos de propiedad o certificado dedominio vigente?

Estos documentos ¿se guardan en forma adecuada para impedir su pérdida odestrucción?

4.- ¿Existen mecanismos de control para la transformación y fabricación propia de bienesde Activo Fijo? (por ejemplo, muebles)

5.- Los procedimientos existentes permiten conocer en forma oportuna:

¿la identidad, ubicación y uso de los bienes del Activo Fijo?¿la situación de un bien cuando queda en desuso?.

NOTA: El Auditor debe verificar que los bienes están marcados (codificados)para una fácil identificación.

6.- ¿Se efectúan verificaciones periódicas del inventario de los Activos Fijos?

Si la respuesta es afirmativa, ¿Cada cuánto tiempo se realiza dicho Inventario?

7.- ¿Se concilian, por lo menos una vez al año, los inventarios físicos con los registros dela contabilidad?

8.- ¿Existen controles físicos y administrativos de los bienes del activo fijo?

9.- Los procedimientos para el registro contable del Activo Fijo se ajustan, cuando



corresponda, a las normas que señalan los Boletines Técnicos y a las Normativas Legales Vigentes?¿respecto de adquisiciones de bienes de uso?¿sobre criterios de valuación aplicables a las incorporaciones de bienes de uso?¿ sobre ajustes por Corrección Monetaria ?¿ sobre depreciación de los bienes en uso ?¿sobre bienes cedidos en comodato?¿sobre erogaciones capitalizables?

10.- ¿El sistema contable dispone de registros auxiliares que reflejen el costo neto de losbienes, que constituyan un patrón de comparación de los inventarios físicos?

11.- Dada la multiplicidad de operaciones que se generan respecto del rubro ¿lacontabilizaciòn del Activo Fijo se lleva a cabo mediante un proceso computarizado?

12. ¿La empresa cuenta con vehículos en Leasing ?

13. Si la respuesta a la pregunta 12 es afirmativa, que tipo de Leasing es? y como ha sido registrado?

14. ¿La empresa cuenta con vehículos recibidos en usufructo, comodato, depósito u otrotítulo no traslaticio de dominio (por ejemplo, proyectos desarrollados con Organismos Nacionales o Internacionales)?Dichos vehículos ¿tienen un distintivo que lo diferencie con los vehículos propios?¿Cuántos vehículos arrendados tiene la Institución? ¿Están vigentes loscontratos?

15. ¿La empresa dispone de bienes inmuebles (casas o deptos.) para uso de los funcionarios?.

OBJETIVO II: CONDICIONES DE MANTENIMIENTO:

1.- ¿Se efectúa mantenimiento preventivo de los bienes?

2.- ¿Se asigna, formalmente, responsabilidad por la permanencia y mantenimiento de losbienes, a los usuarios de éstos?

3.- ¿Existe una Unidad encargada de las actividades de administración y control de losbienes de Activo Fijo?



4.- ¿La entidad tiene cubierto por seguros, sus activos fijos, contra riesgos generalmenteasegurables (incendios, robos, accidentes, daños a terceros y otros)? ¿Están vigenteslas pólizas?

5.- ¿La recepción de vehículos está a cargo de una persona responsable y capacitadapara verificar que éste cumpla con las normas, que para vehículos motorizados seconsignan en la Ley del Tránsito?

6.- ¿Cuando se recepciona un vehículo se constata la documentación que debe traer:Permiso de circulación?Placas de patente?Inscripción en el registro de vehículos motorizados?Revisión técnica?Seguro automotriz?Seguro vehicular, que cubra la totalidad de los daños?

7.- ¿Existe una normativa vigente que se refiera a los siguientes aspectos:Hoja de vida del vehículo?Mantención y reparaciones?Control del Combustible?Información que debe contener la bitácora?

8.- El responsable de la administración de los vales de bencina:Lleva un control detallado de los cupones de combustibles recibidos y entregadosa los distintos conductores de vehículos fiscales?¿Se verifica el kilometraje, teniendo presente el rendimiento del motor y lacapacidad del estanque, antes de entregar cupones nuevamente?¿Se mantienen debidamente resguardado los cupones de bencina para stock?(Caja de Fondos).

9.- La Autoridad responsable y los choferes encargados:¿se preocupan de mantener los vehículos en óptimas condiciones mecánicas?¿Se lleva una planilla Control de mantención de cada Vehículo con el detalle delos trabajos realizados y repuestos utilizados?¿Se compara la salida de repuestos de bodega, con los realmente utilizados enla mantención o reparación de los vehículos?

10.- Todas las personas autorizadas para conducir vehículos de la empresa ¿tienen:su licencia de conducir vigente Tipo A o B según corresponda?



11.- ¿Existe un Manual de Procedimientos para casos de accidentes de vehículos?.¿Dicho Manual está actualizado?

12.- Respecto del uso de vehículos arrendados:¿Se encuentran actualizados los contratos?¿Están autorizados o visados por la persona responsable?

13.- ¿Se entrega a la Unidad de Planificación y Presupuesto de la empresa la informaciónrespecto a gastos de mantención, reparaciones, combustibles y otros, para justificar lasnecesidades presupuestarias?

14.- Si la empresa dispone de inmuebles (casas o deptos.) para uso de los funcionarios:¿Existe una normativa respecto a mantención de estos bienes inmuebles?

OBJETIVO III: DESTINACION Y ASIGNACION DE BIENES:

1.- ¿Existen normas que regulen los traslados internos de los bienes, por préstamos,comodatos, envíos a servicio técnico, a reparaciones, etc.?

2.- ¿Se formalizan los cambios de responsable de los bienes, derivados del traslado o elalejamiento (retiros) de funcionarios?

3.- ¿Existe en cada Unidad, Depto. u Oficina, un registro de los bienes en uso bajo suresponsabilidad?.

4.- Respecto de los bienes en comodato:¿Existen disposiciones para la entrega?¿Los procedimientos establecen la exigencia de emitir un documento por parte dequien recibe el bien, en el que formaliza el compromiso de cumplir lascondiciones u obligaciones bajo las cuales se convino el comodato?¿Se actualizan y se deprecian anualmente, cuando corresponde?

5.- Si la empresa dispone de inmuebles (casas o deptos.) para uso de los funcionarios?¿Estos inmuebles están ocupados por funcionarios activos?¿A los funcionarios que corresponde se les descuenta el arriendo en las respectiva remuneración asignada al cargo?



OBJETIVO IV: GRAVAMENES :

1.- ¿Existen gravámenes que afecten a algún bien del Activo Fijo como terrenos, edificios,vehículos u otros?Si la respuesta anterior es afirmativa :¿Cuál es su origen?¿Está debidamente autorizado y documentado?

NOTA: Con todo, los Auditores deberán efectuar exámenes selectivosde inventarios, con el objeto de asegurar la existencia, condiciones yrestricciones de los mismos..



CATEDRA : AUDITORIA TRIBUTARIA

TEMA : RUBRO DEL ACTIVO FIJO

ALUMNOS : HERNAN MORAGA A.HERNAN RIVERO

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