auditoria por ciclos de transacciones2

7/27/2019 Auditoria Por Ciclos de Transacciones2

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AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES

1. Definicin:

El Concepto de ciclo enfatiza al auditor que la actividad de negocios es un flujo continuo de hechos

y transacciones. Los ciclos se definen para agrupar el flujo de hechos econmicos, similares y que

se enlazan entre si.

2. Transacciones:

Una transaccin es un hecho econmico al que se le ha reconocido que produce un efecto

potencial sobre los estados financieros, se ha presentado en una forma en que puede procesarse y

ha sido aceptado para procesamiento por uno o mas de los sistemas de registro de la entidad. Un

solo hecho econmico puede originar varias transacciones. Por ejemplo, el embarque de

mercancas, es un hecho econmico, puede dar origen a transacciones separadas de facturacin,

cuentas por cobrar, inventarios y costo de ventas.

No todos los hechos econmicos deben reflejarse en los estados financieros de una entidad, se

convierten en transacciones y se procesan, por ejemplo los cambios en los niveles de precios,pueden informarse en los estados financieros, pero usualmente no se consideran transacciones.

3. Ciclos de Transacciones:

La Auditoria por Ciclos de Transacciones no es ms que la divisin de los Estados Financieros en

segmentos o componentes ms pequeos los cuales permiten que el trabajo de auditora sea ms

manejable y ayuda a la asignacin de tareas a los diferentes miembros del equipo de que llevar

acabo el trabajo de auditora. La mayora de los auditores tratan dos o ms segmentos de forma

independiente uno del otro, y en la realizacin del trabajo de auditora cada segmento es

examinado y evaluado de forma separada pero no por completo independiente uno del otro, por

ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos segmentos diferentes y al realizar

la revisin de los activos fijos quiz se detecte un efecto por pagar no registrado.


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En conclusin podemos concluir que los resultados se combinan una vez que se termina la

auditoria de cada segmento incluyendo las interrelaciones con otros segmentos.

4. Ciclos como Mtodos de Segmentacin:

Una forma comn de dividir una auditoria por ciclos es la de conservar los tipos de operaciones y

saldos de cuentas relacionados estrechamente en el mismo segmento. A esto se le llama el

mtodo de ciclos; por ejemplo, las ventas, los ingresos por ventas, las entradas de caja y el

reconocimiento de las cuentas incobrables son los cuatro tipos de operaciones que provocan

aumentos o disminuciones en las cuentas por cobrar. Por lo tanto todas ellas forman parte del

ciclo de ventas y cobranza.

5. Determinacin de los Objetivos de Auditoria:

Los auditores realizan las auditorias de acuerdo con el mtodo de ciclo realizando pruebas de

auditoras de las operaciones que constituyen los saldos finales y tambin realizando pruebas de

auditora de los saldos de las cuentas. Los auditores han determinado, en general, que la forma

ms eficiente de realizar auditoras es estar seguros de cada tipo de operaciones y del saldo final

en la cuenta relacionada.

6. Estudio y Evaluacin de la Estructura del Control Interno:

El Control Interno comprende el plan de organizacin, mtodos coordinados y medidas adoptadas

dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y correccin de los datos

contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesin a polticas administrativas.

El esquema a observar para Estudio de cada Ciclo es el siguiente:

Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa)

Que las transacciones estn debidamente registradas (obtencin de informacin

financiera razonable y oportuna)


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Custodia de los activos (proteccin a los activos)

7. Enlaces de los Ciclos

Flujo de los Ciclos de Transacciones:

El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos

Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina que

se utiliza en el Ciclo de Conversin

El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos

terminados para venderlos

El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de

Tesorera para uso interno o inversiones externas

Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se

resume en Estados Financieros.

8. Principales Tipos de Ciclos de Transacciones:

8.1. Ciclo de Tesorera

El ciclo de tesorera de una entidad incluye aquellas funciones que tratan de sus fondos de capital,

es decir, el manejo de efectivo y la emisin de obligaciones de deuda y de acciones de capital. Las

funciones del ciclo de tesorera comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo.

Incluyen la distribucin del efectivo disponible a las operaciones corrientes y otros usos y se

terminan con la devolucin de efectivo a los inversionistas y a los acreedores.

La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de tesorera pueden efectuarse en la

oficina del tesorero en una sociedad annima; sin embargo, la oficina del secretario de la sociedad

y la oficina del contralor pueden tambin tener participacin. No es poco frecuente que algunas

de las funciones, se ejecutan por miembros de la alta gerencia quienes participan tambin en la


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funcin del planeamiento financiero y control. Debido a las funciones que el ciclo de tesorera

realiza dentro de una entidad, las cuales incluyen el manejo de fondos, emisin de obligaciones y

capital, es indispensable realizar una evaluacin que incluya los siguientes trminos.

8.1.1. Objetivos del Trabajo: se debe determinar lo siguiente:

Los saldos de los registros representan todo el efectivo y equivalentes en poder de la

entidad y que se estn registrando adecuadamente.

Los saldos de efectivo estn adecuadamente descritos y clasificados y se han realizado

adecuadamente las operaciones y control del efectivo no sujeto a retiro inmediato.

Las escrituras de los prstamos se da a conocer las clusulas que conforman el contrato,

para saber los derechos y obligaciones de la empresa.

La integracin del capital que todo est autorizado, suscrito y pagado.

Las utilidades estn determinadas razonablemente y su distribucin sea autorizada por la

autoridad mxima de la empresa.

Las reservas sean determinadas de acuerdo con el porcentaje legal.

Los gastos y productos correspondan al perodo examinado tomando en consideracin su

origen.

8.1.2. Funciones Tpicas

a. Funcin de Ejecucin

A. Inversiones

Compra de valores

Recibir ingresos peridicos (por dividendos o intereses)

Venta de los valores

B. Financiamiento


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Emisin de obligaciones y acciones representativas del capital social, pago de intereses

sobre obligaciones y dividendos en efectivo.

Redimir obligaciones y readquisicin de acciones.

C. Movimientos Bancarios

Emisin de depsitos por ventas correspondientes al giro habitual de negocio.

Emisin de cheques por pago de cuentas por pagar comerciales.

b. Funcin de Registro

A. Inversiones

Contabilizar las transacciones y hacer los pases al mayor.

Actualizar el mayor auxiliar de inversiones.

B. Financiamiento

Contabilizar las transacciones en diarios y pase al mayor.

Actualizacin de los mayores auxiliares.


Contabilizar las transacciones en diarios y pase al mayo correspondientes al movimiento

del libro auxiliar de bancos.

c. Funcin de Custodia

A. Inversiones

Proteccin de valores

Mantener correccin de los saldos de inversin.

B. Financiamiento

Asegurarse de la correccin de los saldos de los pasivos y capital social.


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Proteccin de toda la documentacin de soporte relativo al movimiento bancario de la

entidad (depsitos, cheques, estados de cuenta bancarios, notas de crdito, notas de dbito).

El ciclo de tesorera incluye los siguientes rubros:

Caja general

Fondos fijos y cajas chicas

Depsitos bancarios

Fondos en trnsito

Inversiones

Anticipos y cuentas por cobrar a accionistas

Prstamos

Dividendos y cuentas por pagar a accionistas

Capital y reservas

Las funciones de ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido en las funciones del ciclo

de tesorera porque se recibe o se desembolsa efectivo para cerrar este ciclo; pero la entrada de

efectivo es el cierre del ciclo de ingresos y el desembolso es el cierre del ciclo de egresos.

8.1.3. Asientos Comunes:

Las funciones de este ciclo inician asientos contables que reflejan hechos econmicos tales como:

Emitir y retirar acciones

Incurrir en deudas y pagarlas

Adquirir y vender acciones de Tesorera


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Comprar y vender inversiones

Acumulaciones, cobros y pagos de dividendos

Amortizacin de descuentos, gastos y primas diferidos relacionados con deudas e

inversiones

Cambios en el valor en libros de inversiones y deuda.

8.1.4. Formas y documentos vitales:

Certificados de acciones

Documentos legales en cartera

Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones

Cheques de dividendos e intereses

Contratos relacionados con valores adquiridos o cedidos

Otros similares

8.1.5. Base de datos:

Se denomina asi al conjunto de informacin almacenada resultante de las transacciones

procesadas, pueden ser estticas y dinmicas. Las estticas, son las que tienen carcter

permanente y que solo se modifican mediante instrucciones especificas, en forma normalmente

espordica, y las dinmicas, son las de naturaleza cambiante o variable y casi siempre se actualizan

con el registro de cada transaccin, o sea que los datos son modificados continuamente.

Las bases de datos para el ciclo de Tesorera pueden ser las siguientes:

Estticos:

Registros de accionistas


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Verificacin y aprobacin de los pagos.

b. Funciones de Registro

Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados.

Distribucin de las compras a las cuentas apropiadas.

Actualizacin de los registros de inventarios y costos (cuando se lleven tales registros) para

controlar las compras o las devoluciones a proveedores.

Desembolsos y registro de los pagos.

Control de los fondos fijos de caja.

Actualizacin del diario de compra de bienes y servicios; pagos; notas de dbito y crdito

emitidas por proveedores.

Actualizacin de los sub-mayores de caja; inventarios; propiedades;

proveedores; compras.

c. Funciones de Custodia

Proteccin del inventario.

Mantener registros correctos de inventarios.

El ciclo de egresos compras incluye:

Pedidos en trnsito

Gastos pagados por anticipado

Otros activos

Proveedores

Impuestos por pagar

Cuentas por pagar

Gastos de administracin, excepto sueldos, prestaciones y depreciaciones.


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Otros gastos

8.3. Ciclo de Nminas

Las transacciones relacionadas con las nminas involucran los eventos y transacciones que

corresponden a las remuneraciones a ejecutivos y empleados.

Este tipo de transacciones incluyen: personal asalariado, obreros que se les paga por hora o sobre

una base de incentivo (a destajo), comisiones al personal de ventas, premios a ejecutivos, planes

de pensiones y de participacin de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a los empleados,

por ejemplo: seguro mdico.


a. Funciones de Ejecucin

Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal.

Relaciones laborales e industriales.

Capacitacin y evaluacin del personal.

Preparacin de informes de asistencia.

Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas.

Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios.

Nominas de ejecutivos, gerencia y confidenciales.


Contabilizacin en diarios de las transacciones relacionadas con la nmina y pase a las

cuentas mayor.

Actualizar los registros de empleados.

Determinar el costo de mano de obra.


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Proteccin de fondos de nmina.

Proteger los registros de nminas.

Mantener la correccin de las cuentas bancarias sobre nminas.

El ciclo de nminas incluye los rubros siguientes:

Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados

Cuentas por pagar a funcionarios y empleados

Provisiones laborales

Sueldos y prestaciones incluidos en el costo de produccin, gastos de venta y gastos de

administracin

Liquidacin de personal

8.4. Ciclo de Conversin

Muchos de los recursos adquiridos por una entidad entran en agrupaciones en las que se

retienen, convierten, procesan, montan o ensamblan, o se utilizan en otra forma. Las funciones del

ciclo de conversin manejan agrupaciones de recursos tales como inventarios, propiedades y

equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros

activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio.

En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad ms importante del ciclo de

conversin es la produccin de un artculo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos

con ese propsito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de

conversin de una entidad de esa clase incluira el proceso y movimiento de todos los recursos

relacionados con el inventario hasta que los productos terminados se depositen en el lugar final de

almacenamiento dentro de la entidad.


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Las actividades en los ciclos de conversin de otras industrias no son tan extensas como en las

industrias de manufactura. Sin embargo, en cierto grado, las empresas de servicios pblicos, las

instituciones de asistencia de salud, las compaas inmobiliarias y detallistas manejan inventarios

u otras agrupaciones de recursos. En las entidades que venden servicios, a diferencia de bienes

tangibles, pueden no existir funciones de ciclo de conversin que sean perceptibles.



Expedicin de rdenes de produccin.

Requisicin de materias primas.

Procesamiento de materias primas.

Transferencia de productos terminados al almacn.

Depreciacin y amortizacin de activos.


Transferencia de inventarios (de materia prima a proceso y de proceso a productos en

proceso).

Aplicacin del costo de mano de obra.

Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin.

Depreciacin y amortizacin de inmuebles, maquinaria y equipo.

Determinacin de variaciones en precios y calidad.

Contabilizacin de desechos, desperdicios y produccin defectuosa.


Proteger los productos en proceso y terminados.

Guardar adecuadamente los registros de manufactura.


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El ciclo de conversin se integra por:

Inventarios

Inventarios en consignacin

Terrenos y activos fijos

Prdidas de capital

Costo de produccin

8.5. Ciclo de Ingresos

El ciclo de ingresos incluye las funciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos

y servicios. Contiene tomar pedidos de los clientes, embarcar productos terminados, conceder los

servicios que presta la compaa, mantener y cobrar las cuentas y recibir efectivo de los

clientes.

Es el ciclo en que el control fsico y el derecho de propiedad sobre los recursos convertidos se

traspasan a cambio de efectivo. La determinacin del costo de las ventas, es una funcin contable

que puede identificarse con el ciclo de ingresos.



1. Ventas

Toma de pedidos.

Evaluacin y aprobacin del crdito.

Despacho del pedido y/o prestacin del servicio.


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Facturacin.

Contabilizacin de comisiones

Contabilizacin de garantas

Cuentas a cobrar

Ingresos del efectivo

Cobro

Ajuste de facturas

Costeo de las ventas


1. Ventas

Contabilizar la factura.

Contabilizar comisiones.

Contabilizar garantas otorgadas en la venta del bien o servicio.

Emisin de notas de crdito, ajustes a clientes por: mercadera de vuelta, ajustes a precios,errores en facturacin o cualquier otra reduccin en el saldo de clientes.

Determinacin del costo de ventas.

Actualizacin de los diarios de: venta de bienes y servicios, cobros y depsitos o notas de

crdito y dbito emitidas a clientes.

Actualizacin de los sub mayores de: caja, clientes, inventarios, propiedades o comisiones

a pagar.

Gestin de cobro a clientes y seguimiento a cuentas morosas.

Registro de cuentas incobrables.



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1. Ventas

Proteger el mayor auxiliar de clientes.

Mantener actualizados los saldos.

El ciclo de ingresos se integra por los siguientes rubros:

Cuentas y documentos por cobrar

Anticipo de clientes

Cheques rechazados

Ventas y devoluciones sobre ventas

Costo de ventas

Gastos de ventas, excepto sueldos, prestaciones y depreciaciones

Otros productos y gastos

8.6. Ciclo de Informacin Financiera

El ciclo de informacin financiera de una entidad, no procesa transacciones. Ms bien, obtieneinformacin de contabilidad y operaciones de otros ciclos. Entonces analiza, avala, resume,

concilia, ajusta y reclasifica esa informacin de modo que pueda ser informada a la gerencia y a

otros. Adems, la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros ocurre

dentro de este ciclo.


El ciclo de informacin financiera cubre las siguientes actividades bsicas:

Originar y preparar las plizas de diario tanto recurrentes como espordicas.

Registrar operaciones en el diario (si los otros ciclos no lo han efectuado).


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Mayorizar operaciones.

Agrupar informacin de revelacin suplementaria.

Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Estados Financieros.

Conversin monetaria.

Obtener informacin de los diferentes ciclos.

Custodia de formularios y libros de contabilidad.

El punto de partida de este ciclo ser a su vez, la etapa contable donde terminan otros ciclos de

transacciones, ya que las fuentes de anotacin para el mayor general son los diarios de:

Compra y devoluciones de compra.

Venta y devolucin de venta.

Cobros.

Pagos.

General.

9. Otros ciclos aplicables en determinados casos:

En aquellos casos en los cuales, por naturaleza del tipo de negocio o por la forma organizativa de

la empresa, se har necesario desglosar del ciclo de informacin alguna funcin debido a su

importancia relativa, esta deber mostrarse y analizarse como un ciclo especifico.

Algunos ejemplos a considerar serian el ciclo de impuestos, para aquellas empresas que tenga unaserie de implicaciones fiscales o estn sujetas a tratamientos fiscales especiales, y que a la vez, se

relacionen ntimamente con los dems ciclos. Tambin puede mencionarse el ciclo de

consolidacin, para aquellas empresas que dormn parte de un complejo organizativo en el cual se

producen diversas relaciones intercompaias, que requieren de un proceso de consolidacin

complicado. En ambos casos, el tratamiento a travs de ciclos especficos se hace necesario.


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10. Interrelaciones entre ciclos

Las relaciones de los ciclos entre si, y con la funcin de planeamiento financiero y control, se ha

descrito como enlaces en las secciones discutidas. La autoridad fluye de arriba hacia abajo y la

responsabilidad en sentido inverso. La funcin del planeamiento financiero y control tiene

autoridad que fluye hacia los ciclos y asimismo, responsabilidad que fluye hacia los directores y

propietarios.

El efectivo fluye de los propietarios a los proveedores y empleados a cambio de los recursos que

se requieren para proveer mercancas y servicios a los clientes, y retorna de los clientes a cambio

de las mercancas y servicios provistos.

Las mercancas y servicios se adquieren de los proveedores y empleados y fluyen a travs de la

entidad y se venden a los clientes.

La informacin debe circular a travs de una entidad para hacerla funcionar con eficiencia. La

informacin tambin circula horizontalmente para los fines de las operaciones diarias.

Aunque el efectico que se usa para pagar a proveedores y empleados se origina en el ciclo detesorera y circula a travs del ciclo de adquisicin la informacin relativa a los desembolsos de

efectivo puede circular en forma de asientos.

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