auditoria ciclos

7/28/2019 auditoria ciclos

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CICLOS TRANSACCIONALES

CICLO DE INGRESOS

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que serequieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos oservicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, elembarque de los productos terminados, el uso por los clientes del os servicios quepresta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir deestos el efectivo. En virtud de que ciclo de ingresos es el ciclo en que el control

físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se vendes, la determinacióndel costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo deingresos.

FUNCIONES TIPICAS

Las funciones típicas de un ciclo de ingresos son:

Otorgamiento de crédito

Toma de pedidos

Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio

Facturación Contabilización de comisiones

Contabilización de garantías

Cuentas por cobrar

Cobranza

Ingreso del efectivo

Ajuste a facturas y/o notas de crédito

Determinación del costo de ventas

CICLO DE COMPRAS

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que serequieren llevar a cabo para:

La adquisición de bienes, mercancías y servicios

El pago de las adquisiciones anterior



Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pago

El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:

Inventarios

Activo fijo

Servicios externos

Suministros o abastecimientos

En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entrediversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias entiempo entre la recepción del os recursos y el pago de los mismos, debenconsiderarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivosacumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.

FUNCIONES TIPICAS

Las funciones típicas de compras son:

Selección de proveedores

Preparación de solicitudes de compra

Función especifica de compras

Recepción de mercancías y suministros

Control de calidad de mercancías y servicios adquiridos

Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados

Desembolso de efectivoCICLO DE PRODUCCION

Las funciones del ciclo de producción manejan recursos tales como inventarios,propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, segurospagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarseen el negocio.

En un negocio de manufactura, montaje proceso, la actividad mas importante delciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso delos recursos adquiridos con ese propósito: materiales, mano de obra directa yelementos de costos indirectos. El ciclo de producción de una empresa de esa

clase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con losinventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacénrespectivo. Los embarque a clientes son parte del ciclo de ingresos.

Las industrias usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo delos productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemassofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en producción, losartículos producidos y las mercancías vendidas.



FUNCIONES TIPICAS

Las funciones típicas de un ciclo de producción son:

Contabilidad de costos

Control de fabricación

Administración de inventarios

Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.

CICLO DE NOMINAS

El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requierellevar a cabo para:

La contratación y utilización de mano de obra

El pago de mano de obra

Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra

El ciclo de nominas contiene la contratación, utilización y pago de serviciospersonales como por ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obraindirecta, ejecutiva, administrativa, etc.

En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los serviciosdel personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclode las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención dedichos recursos.

FUNCIONES TIPICAS

Las funciones tìpicas de nominas son:

Reclutamiento y selección de personal

Contratación de personal

Llevar las relaciones laborales

Prepara informes de asistencia

Registro, información y control de la nómina

Desembolso de efectivo

Promoción y evaluación de personalCICLO DE TESORERIA

El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan cobrela estructura y rendimiento del capital.

Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento que lasnecesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las



operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivoa los inversionistas y a los acreedores.

FUNCIONES TIPICAS

Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser:

Relaciones con sociedades financieras y de crédito

Relaciones con accionistas

Administración del efectivo y las inversiones

Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos

Custodia fiscal del efectivo y los valores

Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.

CICLO DE INFORMACION FINANCIERA

Funciones típica

1. Preparación de asientos de diario

2. Registros en los libros de contabilidad

3. Recolección de información suplementaria para preparación de informes

4. Preparación de informes

5. Mantenimiento de los registros contables Formas y documentos típicos

1. Comprobantes de diario

2. Estados financieros y otros anexos

Información de soporte

1. Código de cuentas

2. Presupuestos

3. Libros de contabilidad

4. Registros auxiliares

Asientos contables comunes

1. Eliminaciones y reclasificaciones, si es aplicable.



CICLOS TRANSACCIONALES Y ELCONTROL INTERNOENFOQUE DE AUDITORÍA PARA LA REVISIÓN DELCONTROL INTERNOIntroducción

Un enfoque de auditoría efectivo en las revisiones de las operaciones ydel control interno en los trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control interno, como sería el caso de la auditoría integral es elde los ciclos de auditoría:Este enfoque se relaciona con la auditoría de los controles de lastransacciones económicas que originan los estados financieros, conénfasis en el control interno. El enfoque para efectuar la auditoríamediante una revisión más analítica y profunda del control interno,requiere que se agrupen en forma ordenada las transaccionescaracterísticas de cada negocio. El estudio de este concepto requierecomo base fundamental, que se definan dichas transacciones y la formacomo pueden agruparse.

Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones segúnsus características, para efectos prácticos pueden organizarse deacuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en lossiguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de losnegocios:11. Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes yservicios a terceros a cambio de dinero.2. Ciclo de compras. Se refiere a la adquisición deactivos de capital, mano de obra, servicios y materiales acambio de efectivo.

3. Ciclo de nómina o personal. Se relaciona con laserogaciones y transacciones de los recursos humanos.4. Ciclo de tesorería. Comprende el manejo de losfondos de la empresa; comienza con el reconocimientode los ingresos, incluye la distribución del efectivo en lasoperaciones corrientes y otros usos y termina con elretorno de éste a los inversionistas y acreedores.5. Ciclo de producción. Consiste en la transformaciónde los activos adquiridos en bienes y servicios para laventa.6. Ciclo de información financiera. Comprende lapreparación de estados financieros que resumen elresultado de las actividades del negocio a una fecha o por un período determinado.2Hay un alto grado de interdependencia entre estos ciclos, aunque laincidencia de uno en otro dependa del tipo de compañía o industria.Cada ciclo comprende una o más funciones, las cuales son tareas osegmentos de un sistema que procesa de manera lógica las



transacciones.En cada ciclo se utilizan ciertos asientos contables, documentos yarchivos.

A continuación se relacionan las funciones, asientos contables ydocumentos típicos de los ciclos descritos, los cuales pueden variar

según la clase de empresa.3CICLO DE INGRESOSIntroducciónEl ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que serequieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos oservicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, elembarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios quepresta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir deéstos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el controlfísico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinacióndel costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo deingresos.Las funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentosimportantes, etc., del ciclo de ingresos que se describen más adelante, sonaquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debetomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía generalque oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que laidentificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes,formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso enparticular.4Funciones típicasLas funciones típicas de un ciclo de ingresos podrían ser:- Otorgamiento de crédito.- Toma de pedidos.- Entrega o embarque de mercancía y/o prestación delservicio.- Facturación.- contabilización de comisiones.- Contabilización de garantías.- Cuentas por cobrar.- Cobranza.- Ingreso del efectivo.- Ajuste a facturas y/o notas de crédito.- Determinación del costo de ventas.Asientos contables comunesDentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir lossiguientes asientos contables comunes:- Ventas.- Costo de ventas.- Ingresos de caja.



- Devoluciones y rebajas sobre ventas.- Descuentos por pronto pago.- Provisiones para cuentas de cobro dudoso5- Cancelaciones y recuperaciones de cuentas

incobrables.- Gastos de comisiones.- Creación de pasivos por el impuesto a las ventas.- Provisiones para gastos de garantía.Formas y documentos importantesEjemplos de formas y documentos importantes del ciclode ingresos podrían ser:- Pedidos de clientes.- Ordenes de venta y embarque.- Conocimientos de embarque.- Facturas de venta.- Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobreventas.- Avisos de remesas de clientes.- Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentasde clientes.Bases usuales de datosLas bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas,auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce comoresultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo coneluso que se les da, se pueden clasificar como sigue:a) Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para elproceso de las transacciones;6b) Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de lastransacciones y que como tal se está modificando constantemente.Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes:Bases de referencia- Listas y/o archivos maestros de clientes y de crédito.- Catálogos de productos y listados o archivos de precios.Bases dinámicas- Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir.- Auxiliares de clientes.- Estadísticas de ventas.- Diarios de ventas.Enlaces con otros ciclosDentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normalescon otros ciclos:- Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorería.- Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de producción.



- Concentraciones de actividades (pólizas de registro contable)que se enlazancon el ciclo de informe financiero.ObjetivosPara efectos del ciclo de ingresos se han identificado 20 objetivos específicos decontrol interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:

- De autorización.- De procesamiento y clasificación de transacciones- De verificación y evaluación.- De salvaguarda física.a) Objetivos de autorizaciónLos objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que debenestablecerse para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios7establecidos por la administración y que estos son adecuados. Estos objetivosparael ciclo de ingresos son:1. Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por laadministración.2. El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han deproporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con políticasadecuadas establecidas por la administración.3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventasgastos de venta y cuentas de clientes, deben de autorizarse de acuerdo conpolíticas adecuadas establecidas por la administración.4. Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdocon políticas adecuadas establecidas por la administración.b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transaccionesEstos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse paraasegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro einforme de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes aéstas. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:1. Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías oservicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por laadministración.2. Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios.3. Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente.4. Todos y únicamente los embarques efectuados y los servicios prestadosdeben producir facturación.

5. Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente.6. Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su depósito.7. Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta yoportunamente.8. Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastosrelativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correctay oportunamente.9. La información del efectivo recibido debe clasificarse, concentrarse e



informarse correcta y oportunamente.810.Los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas declientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta yoportunamente.

11.Las facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud alas cuentas apropiadas de cada cliente.12.En cada periodo contable deben prepararse asientos contables parafacturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos alas ventas, efectivo recibido y ajustes relativos.13.Los asientos contable del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar lastransacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia.14.La información para determinar bases de impuestos derivada de lasactividades de ingreso debe producirse correcta y oportunamente.c) Objetivos de verificación y evaluaciónEstos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación yevaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad delos sistemas de procesamiento.d) Objetivos de salvaguarda físicaEstos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:1. El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo concontroles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfieradicho control al ciclo de tesorería.2. El acceso a los registros de embarque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos deproceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadasestablecidas por la gerencia.9CICLO DE COMPRASIntroducciónDebido a que en casi todas las empresas las funcionesrelacionadas con la nómina son distintas de las funcionesde compra, se ha considerado conveniente mostrar separadamente dichas funciones en dos ciclos, parafacilitar la revisión del control interno del ciclo deegresos.El ciclo de compras de una empresa incluye todasaquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:- La adquisición de bienes, mercancías y servicios.- El pago de las adquisiciones anteriores.- Clasificar, resumir e informar lo que se adquirir y loque se pagó.El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:- Inventarios- Activos fijos



- Servicios externos- Suministros o abastecimientos10En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entrediversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en

tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos, debenconsiderarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivosacumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.Las funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentosimportantes, etc., del ciclo de compras que se describen más adelante, sonaquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debetomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan sólo como un guía generalque oriente al auditor cuando lleve la revisión del control interno, ya que laidentificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes,formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso enparticular.Funciones típicasLas funciones típicas de compras podrían ser:- Selección de proveedores- Preparación de solicitudes de compra- Función específica de compras- Recepción de mercancías y suministros- Control de calidad de las mercancías y serviciosadquiridos- Registro y control de las cuentas por pagar y tospasivos acumulados- Desembolso de efectivo11

Asientos contables comunesDentro del ciclo de compras podríamos distinguir lossiguientes asientos contables comunes:- Compras- Desembolso de efectivo- Pagos anticipados- Acumulaciones de pasivos- Ajustes de comprasFormas y documentos ImportantesEjemplos de formas y documentos importantes del ciclode compras podrían ser:- Requisiciones de compra- Ordenes de compra y contratos- Documentos de recepción de mercancías- Facturas de proveedores- Notas de cargo y de crédito- Solicitudes de cheques- Recibos de servicios- Póliza cheque



Bases usuales de datosLas bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas,auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar 12las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como

resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo coneluso que se les da, se pueden clasificar como sigue:a) Bases de referencias. Representadas por información que se utiliza para elproceso de las transacciones.b) Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de lastransacciones y que como tal se está modificando constantemente.Las bases usuales de datos para compras podrían ser las siguientes:- Archivos de proveedores conteniendo nombre, dirección, productos queofrece, precios, etc.- Archivos de cuentas por pagar que contenga las cuentas pendientes de pago(auxiliares) e historial de pagos efectuados.- Los pedidos a proveedores pendientes de surtir.Enlace con otros ciclosPodríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: – Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería. – Recepción de bienes, mercancías y servicios que se enlazan con el ciclo deproducción. – Resumen de actividad (pólizas de registro contable) que se enlazan con el ciclode informe financiero.ObjetivosPara efectos de este ciclo se han identificado 18 objetivos específicos de controlinterno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:- De autorización- De procesamiento y clasificación de transacciones- De verificación y evaluación- De salvaguarda físicaa) Objetivos de autorizaciónLos objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que debenestablecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criteriosestablecidos por la administración, estos objetivos para este ciclo son:131. Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadasestablecidas por la administración.2. El precio y condiciones de los bienes, mercancías y servicios que han deproporcionar los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticasadecuadas establecidas por la administración.3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo ycuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivosacumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidaspor la administración.4. Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos deben efectuarse



de acuerdo a políticas adecuadas establecidas por la administración.5. Los procedimientos de proceso del ciclo de compras deben de estar de acuerdocon políticas adecuadas establecidas por la administración.b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transaccionesEstos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para

asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro einforme de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes aéstas. Estos objetivos para el ciclo de compras son:· Sólo deben aprobarse aquellas órdenes de compra a proveedores por bienes, mercancías o servicios que se ajusten a las políticasestablecidas par la administración.· Sólo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado.· Los bienes, mercancías y servicios recibidos, deben informarse conexactitud y en forma oportuna.· Los montos adecuados a proveedores por bienes, mercancías yservicios recibidos, así como la distribución contable de dichosadeudos debe calcularse con exactitud y registrarse como pasivo enforma oportuna.· Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos, debenbasarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.· Los importes adeudados a proveedores y acreedores debenclasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.· Los pagos y los ajustes relativos a compras deben clasificarse,concentrarse e informarse correcta y oportunamente.14· Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativosdeben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas decada proveedor y acreedor.· Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas aproveedores y acreedores, por los pagos efectuados y por los ajustesrelativos, en cada periodo contable.· Los asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.· La información para determinar bases de impuestos derivada de lasactividades de compras debe producirse correcta y oportunamente.c) Objetivos de verificación y evaluaciónEstos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación yevaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad delos sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de compras son:Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados decuentaspor pagar y las actividades de transacciones relativas.d) Objetivos de salvaguarda físicaEstos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.Estos objetivos para este ciclo son:



El acceso a los registros de compras, recepción y pagos, así como a las formasimportantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente deacuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.15CICLO DE NOMINA O PERSONAL

IntroducciónEl ciclo de nóminas de una empresa incluyeaquellas funciones que se requiere llevar a cabopara:- La contratación y utilización de mano de obra- El pago de mano de obra- Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó ypagó de mano de obraEl ciclo de nóminas contiene la contratación,utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nóminas de mano de obra directa, mano deobra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los serviciosdel personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclolas cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichosrecursos.Las funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentosimportantes, etc., del ciclo de nóminas que se describen más adelante, sonaquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debetomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan sólo como una guía generalque oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que laidentificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas ydocumentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.16Funciones típicasLas funciones típicas de nóminas podrían ser:- Reclutamiento y selección de personal- Contratación de personal- Llevar las relaciones laborales- Preparar informes de asistencia- Registro, información y control de la nómina- Desembolso de efectivo- Promoción y evaluación de personal.Asientos contables comunesDentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir lossiguientes asientos contables comunes:- Pago de nóminas- Anticipos de sueldos y préstamos al personal- Distribuciones de mano de obra- Otras prestaciones al personal- Ajustes de nóminasFormas y documentos importantes



Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclode nóminas podrían ser:- Solicitud de empleo17- Contratos de trabajo

- Informes de tiempo- Tarjetas de reloj- Autorización de ajustes de nómina- Autorización de pagos especiales- Recibos de pago- Cheques.Bases usuales de datosLas bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas,auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce comoresultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo coneluso que se les dé, se pueden clasificar como sigue:a) Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para elproceso de las transacciones.b) Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de lastransacciones y que como tal se está modificando constantemente.Las bases usuales de datos para nóminas podrán ser las siguientes:- Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información dereferencia, tipos de retribución, prestaciones a empleados, etc.- Registros de salarios de empleadosEnlace con otros ciclosPodríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:- Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería- Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo deproducción.- Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el ciclode informe financiero.18ObjetivosPara efectos de este ciclo se han identificado 17 objetivos específicos de controlinterno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:- De autorización- De procesamiento y clasificación de transacciones- De verificación y evaluación- De salvaguarda físicaa) Objetivos de autorizaciónLos objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que debenestablecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criteriosestablecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdoalas características y necesidades de cada empresa mismas que deberán ser



evaluadas por el auditor. Estos objetivos para este ciclo son:1. El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por laadministración.2. Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse deacuerdo con políticas establecidas por la administración.

3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo ycuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados debenautorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.4. Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticasestablecidas por la administración.5. Los procedimientos del ciclo de nóminas deben de estar de acuerdo conpolíticas establecidas por la administración.b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transaccionesEstos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben 13 establecerse parael correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de lastransacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas. Estosobjetivos para el ciclo de nóminas son:6. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra quese ajusten a las políticas establecidas por la administración.197. La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.8. Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichosadeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en formaoportuna.9. Todos los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivoreconocido y prepararse con exactitud.10.Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse einformarse con exactitud y en forma oportuna.11.Los pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificare, concentrarse einformarse con exactitud y en forma oportuna.12.Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos debenaplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.13.Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas alpersonal,por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.14.Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar lastransacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración.15.La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividadesde nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.

c) Objetivos de verificación y evaluaciónEstos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a 14 la verificación yevaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad delos sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:16.Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados decuentas de nóminas y las transacciones relativas.d) Objetivos de salvaguarda físicaEstos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,



registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.Estos objetivos para este ciclo son:17. El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentosimportantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo conpolíticas establecidas por la administración.

20CICLO DE TESORERÍAIntroducciónEl ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobrela estructura y rendimiento del capital.Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento de lasnecesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a lasoperaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivoa los inversionistas y a los acreedores.La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorería puedenefectuarse en la Tesorería de la empresa. Sin embargo, la Dirección Financiera, laContraloría, Personal, por ejemplo, también pueden tener participación. Esfrecuente que algunas funciones de la alta dirección estén encaminadas a laplaneación y control financiero.Funciones TípicasLas funciones típicas de un ciclo de Tesorería podríanser:- Relaciones con sociedades financieras y de crédito- Relaciones con accionistas- Administración del efectivo y las inversiones- Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos- Custodia física del efectivo y los valores- Administración de monedas extranjeras incluyendoriesgos cambiarios.- Administración y vigilancia de la deuda (principal eintereses)- Operaciones de inversión y financiamiento21- Administración financiera de planes de beneficio aempleados- Administración de segurosAsientos contables comunesDentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir lossiguientes asientos contables comunes:- Obtención y pago de financiamiento- Emisión y retiro de acciones- Compra y venta de inversiones en valores- Acumulaciones, cobros y pagos de intereses ydividendos- Amortización de descuentos, gastos y primas diferidos,en relación con deudas e inversiones- Cambios en los valores según libros de inversiones y



deuda- Compra y venta de moneda extranjera.Formas y documentos importantes

Algunos ejemplos de formas y documentos importantesdel ciclo de tesorería podrían ser:

- Certificados provisionales de acciones- Acciones emitidas- Obligaciones, bonos, papel comercial22- Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos comoinversiones- Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas decrédito, etc.- Contratos de cambio de moneda extranjera paraentrega futura- Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficios aempleados- Pólizas de seguro.Bases usuales de datosLas bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listasauxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce comoresultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo coneluso que se les da, se pueden clasificar como sigue:a) Bases de referencia - Representadas por información que se utiliza para elproceso de las transacciones.b) Bases dinámicas - Representadas por información resultante del proceso de lastransacciones y que como tal se está modificando constantemente.Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorería podrían ser las siguientes:Bases de referencia- Archivo maestro de accionistas- Cédulas de trabajo de intereses y dividendos- Libro de registro de accionistas y utilidades- Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de préstamosBases dinámicas- Saldos de las cuentas bancarias- Cartera de inversiones- Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores.23Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de Tesoreríavarían de una empresa a otra. Pueden usarse procedimientos detallados paramanejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribucióndividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras yventas de inversiones. Existen otras transacciones que son tan esporádicas quenoson necesarios procedimientos estandarizados para procesarlas, por ejemplo una



oferta de acciones al publico o una colocación privada de bonos u obligacionesque podrían registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno omásasientos contables diseñados para ello.Enlaces con otros ciclos

Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones delciclo de Tesorería mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe odesembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de Tesorería, pero laentrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y eldesembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello, surgeuna duda sobre si la función de los ingresos y egresos de efectivo es parte delciclo de Tesorería, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras.Muchas empresas crean específicamente una función de ingresos de efectivo yotra función de desembolsos de efectivo. En algún momento, tanto los ingresosdel ciclo de Tesorería como del ciclo de ingresos se unen para procesarse.También, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorería y delciclo de compras van unidos. En tales casos, una función común de ingresos deefectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de ingreso,como también una función común de desembolso de efectivo puede identificarsebien con el ciclo de Tesorería o con el de compras. Una forma práctica paradecidir donde situar una función común es considerar el volumen de lastransacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportación aesafunción común.En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorería, oambos,se procesan mediante sistemas singulares y nunca se unen a transaccionessemejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, espráctico identificar la función en ambos ciclos con el propósito de evaluar loscontroles internos.24Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes enlaces normalescon otros ciclos:- Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras- Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos- Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos- Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo denóminas.ObjetivosPara efectos de este ciclo se han identificado 24 objetivos específicos de controlinterno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:- De autorización- De procesamiento y clasificación de transacciones- De verificación y evaluación- De salvaguarda físicaa) Objetivos de autorizaciónLos objetivos de autorización tratan todos aquellos controles que deben



establecerse para asegurarse de que se estén cumpliéndolas políticas y criteriosestablecidos por la administración. Estos objetivos para este ciclo son:1. Las fuentes de inversión y financiamiento deben autorizarse de acuerdo conpolíticas establecidas por la administración.2. Los importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y capital

deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.3. Los importes, momento, entidades en que se invierte y las condiciones de lasinversiones en valores deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidaspor la administración.4. Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, interesespor pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos, primas, diferidos y ladistribución contable deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidaspor la administración.5. Los procedimientos de proceso del ciclo de Tesorería deben de estar deacuerdo con políticas establecidas por la administración.b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.25Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse paraasegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro einforme de las transacciones ocurridas en una empresa, así como tos ajustes aéstas. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son:1. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtención o entrega derecursos que se ajusten a las políticas establecidas por laadministración.2. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de compra - venta deinversiones que se ajusten a las políticas establecidas por laadministración.3. Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores debeninformarse con exactitud y en forma oportuna.4. Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas derecursos a inversionistas y acreedores deben informarse con exactitudy en forma oportuna.5. Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitudy en forma oportuna.6. Los productos de las inversiones en valores deben informarse conexactitud y en forma oportuna.7. Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, asícomo la distribución contable de dichos adeudos deben calcularsecon exactitud y registrarse como activos o pasivos en formaoportuna.8. Las cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte,corredores y otros, así como la distribución contable de dichosadeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos opasivos en forma oportuna.9. Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptadosrequieren que se efectúen cambios a los valores de las inversiones,estos cambios deben calcularse con exactitud y registrarse en forma



oportuna.10.Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades enque se invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos debenclasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.11.Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores,

entidades que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustesrelativos deben clasificarse, concentrarse e informarse, correcta yoportunamente.2612.Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos (intereses ydividendos), las entregas de los mismos y los ajustes relativos, debenaplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cadainversionista y acreedor.13.Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversionesy los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a lascuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte.14.Deben prepararse asientos contables por las cantidades que seadeudan, o a cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en quese invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos.15.Los asientos contables de Tesorería deben concentrar y clasificar lastransacciones, de acuerdo con políticas establecidas por laadministración.16.La información para determinar bases de impuestos derivados de lasactividades de Tesorería deben producirse correcta y oportunamente.c) Objetivos de verificación y evaluación.Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación yevaluación periódica de las saldos que se informan, así como de la integridad delos sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son:Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados deefectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de transaccionesrelativas.d) Objetivos de salvaguarda física.Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.Estos objetivos para este ciclo son:· El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdocon políticas establecidas por la administración.· El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y deinversiones, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos deproceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidaspor la administración.27CICLO DE PRODUCCIÓNIntroducciónMuchos de los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, se convierten,se procesan, se montan o ensamblan o se utilizan en otra forma. Las funciones delciclo de producción manejan recursos tales como inventarios, propiedades y



equipo depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio.En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad más importantedel ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el usode los recursos adquiridos con ese propósito: materiales, mano de obra directa y

elementos de costos indirectos. El ciclo de producción de una empresa de esaclase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con losinventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacénrespectivo. Los embarques a clientes son parte del ciclo de ingresos.Las industrias usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo delos productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemassofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en producción, losartículos producidos y las mercancías vendidas.Otros utilizan un sistema de mercancías generales, basado en la comparación deinventarios físicos para determinar el costo producción y ventas.Funciones típicasLas funciones típicas de un ciclo de producción podríanser:- Contabilidad de costos- Control de fabricación- Administración de inventarios- Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo28Asientos contables comunes:Dentro del ciclo de producción podríamos distinguir lossiguientes asientos contables comunes:- Transferencias de inventarios (de materia prima aproceso y a producto terminado)- Aplicación del costo de mano de obra- Aplicación de gastos de fabricación- Depreciación y amortización de inmuebles, maquinariay equipo y otros costos diferidos- Variaciones (incluyendo desperdicios)- Cambios en el valor en libros de inventarios,inmuebles, maquinaria, equipo y otros costos diferidos.- También se puede incluir como asiento contablecomún los retiros o venta de inmuebles, maquinaria yequipoFormas y documentos importantes:

Algunos ejemplos de formas y documentos importantesdel ciclo de producción podrían ser:- Ordenes de producción- Requisiciones de materiales- Tarjetas de tiempo (de mano de obra)- Informe de producción- Informe de desperdicios29



- Hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación- Hojas de costoBases usuales de datos:Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas,auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar

las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce comoresultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo coneluso que se les da, se pueden clasificar como sigue:a) Bases de referencia – Representadas por información que se utiliza para elproceso de las transacciones.b) Bases dinámicas – Representadas por información resultante del proceso delastransacciones y que como tal se está modificando constantemente.Las bases usuales de datos para el ciclo de producción podrían ser las siguientes:Bases de referencia

Archivo maestro de los productos:- Información de los elementos del costo- Relaciones de materiales- Hojas de ruta e ingeniería del productoBases dinámicas- Auxiliares de inventarios- Hojas de costo- Listados de valuación de inventarios- Archivo maestro de inmuebles, maquinaria y equipo- Análisis de otros costos amortizablesEnlaces con otros ciclos:Dentro del ciclo de producción podríamos distinguir los siguientes enlacesnormales con otros ciclos:- Recepción de bienes, mercancías y servicios, con el ciclo de compras- Embarques de productos, con el ciclo de ingresos- Uso de mano de obra, con el ciclo de nóminas30- Resúmenes de actividades (asientos de diario). con el ciclo de informefinanciero- Recepción de servicios indirectos, con el ciclo de comprasObjetivosPara efectos del ciclo de producción se han identificado 28 objetivos específicosde control interno, los cuales han sido clasificados como sigue:- De autorización- De procesamientos y clasificación de transacciones- De verificación y evaluación- De salvaguarda físicaa) Objetivos de autorización.Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que debenestablecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo políticas adecuadasestablecidas por la administración. Estos objetivos para el ciclo de producción



son:1. El plan de producción (v.g., qué, cuánto, cuándo y cómo se fabrica y losniveles de inventarios a mantenerse) debe autorizarse de acuerdo con políticasadecuadas establecidas por la administración.2. El método de valuación de inventarios y el sistema de costos a seguir debe

autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por laadministración.3. El método de valuación de inmuebles, maquinaria y equipo y el sistema de

actualización de valores debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadasestablecidas por la administración.4. Los métodos y periodos de depreciación de los inmuebles, maquinaria yequipo y la amortización de otros costos diferidos deben autorizarse de

acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.5. Las condiciones de las ventas u otras disposiciones de inmuebles, maquinaria yequipo deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.6. Los ajustes a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y otros costosdiferidos deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidaspor la administración.b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones31Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse paraasegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro einforme de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes aéstas. Los objetivos para el ciclo de producción son:· Establecer y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo deproducción de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por laadministración.· Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes para usar recursos que seajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.· Sólo deben procesarse aquellas solicitudes de venta o disposición deactivos que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por laadministración.· Los recursos utilizados en la producción deben informarse correcta yoportunamente.· La producción terminada debe informarse correcta y oportunamente.· Las ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta yoportunamente.· Los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizadosen la producción así como su distribución contable debe calcularsecorrecta y oportunamente.· Los costos de las mercancías compradas y la distribución contable detales costos deben calcularse correcta y oportunamente.· La depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización deotros costos diferidos, y la distribución contable correspondiente debencalcularse correcta y oportunamente.· El valor neto en libros de inmuebles, maquinaria y equipo vendidos y el



costo, otras disposiciones de bienes deben contabilizarse correcta yoportunamente.· Los costos de materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados enla producción y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse einformarse correcta y oportunamente.

· Los costos de las mercancías producidas y los ajustes relativos debenclasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.· La depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización decostos diferidos y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse einformarse correcta y oportunamente.32· El costo de las operaciones relativas a ventas, retiros o bajas y otrasdisposiciones de bienes y las utilidades o pérdidas relativas debenclasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.· Los recursos utilizados, la producción terminada, embarques, ventas yotras disposiciones de bienes y los ajustes relativos, deben aplicarescorrectamente a las cuentas apropiadas de inventario y a los auxiliares yregistros de propiedades.· En cada período contable deben prepararse asientos contables para loscostos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados enla producción, los costos de las mercancías producidas; depreciación deinmuebles, maquinaria, equipo y amortización de otros costos diferidos;ventas y otras disposiciones de propiedades y ajustes relativos.· Los asientos contables de producción deben resumir y clasificar lastransacciones de acuerdo con el plan de la administración.· La información para determinar bases de impuestos derivada de lasactividades de producción debe informarse correcta y oportunamente.c) Objetivos de verificación y evaluaciónEstos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación yevaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad delos sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de producción son:· Deben verificarse y evaluarse periódicamente las bases de datos, los saldosde inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, y otros costos diferidos ylas actividades de transacciones relativas.· Periódicamente debe revisarse la distribución de costos a inventarios,propiedades y otras cuentas de costos diferidos.d) Objetivos de salvaguarda físicaEstos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.Estos objetivos para el ciclo de producción son;· El acceso al inventario y a las propiedades debe permitirse únicamente deacuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.· El acceso a los registros de producción, contabilidad de costos, deinventarios y de propiedad, así como a las formas y documentos de control,lugares y procedimientos de proceso, debe permitirse únicamente deacuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.33



CICLO DE INFORMACION FINANCIERAFunciones típicas1. Preparación de asientos de diario2. Registros en los libros de contabilidad3. Recolección de información suplementaria para

preparación de informes4. Preparación de informes5. Mantenimiento de los registros contablesFormas y documentos típicos1. Comprobantes de diario2. Estados financieros y otros anexosInformación de soporte1. Código de cuentas2. Presupuestos3. Libros de contabilidad4. Registros auxiliaresAsientos contables comunes1. Eliminaciones y reclasificaciones, si esaplicable.

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