auditoría del sistema de calidad (ii)

8/19/2019 Auditoría Del Sistema de Calidad (II)

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[AFO007403] Auditor de Sistemas de Gestión de la Calidad (ISO 9001:2015)

[MOD007316] Auditor de Sistemas de Gestión de la Calidad (ISO 9001:2015)

[UDI030599] Auditoría del Sistema de Calidad (II)

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INTRODUCCIÓN

Para poder llevar a la práctica una Auditoría de Calidad con el mayor éxito posible es necesario

tener un conocimiento exacto sobre cual es el procedimiento de la auditoría.

Dentro de la Auditoría de Sistemas de Calidad podemos observar cinco etapas fundamentales que

son el inicio de la auditoría, donde se da el contacto inicial y se comprueba la viabilidad y el alcance

de la misma, además del objetivo, la frecuencia y la revisión lo que va a ser auditado.

Posteriormente, se procede con la preparación de la auditoría, donde es necesario llevar a cabo la

planificación, la inspección, la recogida de información… Todo ello para poder realizar la Auditoría

con la mayor corrección posible.


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OBJETIVOS

Conocer el procedimiento de la Auditoría de Calidad y el proceso a seguir en cada una de sus

fases. Aprender los pasos necesarios para la planificar una Auditoría de Calidad.

Estudiar la forma en la que se realiza una correcta Auditoría de Calidad.

Saber como se lleva a cabo un seguimiento de las acciones correctoras.

Conocer los distintos parámetros de medición de la calidad de la propia auditoría.


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MAPA CONCEPTUAL


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1. Procedimiento de la Auditoría

Como ya hemos visto, una Auditoría de Sistemas de Gestión es una auditoría no financiera de todos

los aspectos de una operación. Una Auditoría de Sistemas de Gestión es un examen minucioso cuyo

objetivo es evaluar la gestión, su actuación y técnicas. Se le puede considerar como una especie de

crítica constructiva. El auditor intenta determinar en qué medida se han logrado los objetivos de la

empresa.

La Auditoría de Sistemas de Calidad ha sido realizada a lo largo del tiempo siguiendo

procedimientos diferentes, que empezaron a homogeneizarse en lo recogido por la International

Organization for Standardization (ISO) en su norma ISO-10011 “Reglas Generales para la Auditoría

de los Sistemas de Calidad”, partes 1 “Auditorías”, 2 “Criterios para la Cualificación de los Auditores

de los Sistemas de Calidad” y 3 “Gestión de los Programas de Auditoría”, en su edición de 1990.

Posteriormente la ISO 19011 estandarizó los parámetros auditores de los distintos sistemas de

gestión existentes. El procedimiento que a continuación se describe está basado principalmente en

dichas normas.

La Auditoría de Sistemas de Gestión es una técnica de control que proporciona a la dirección unmétodo de evaluación de la eficiencia de los procedimientos operativos y controles internos. La

identificación de áreas en las que es posible la reducción de despilfarros y el aumento de la eficacia

representa el objetivo principal de un auditor de sistemas de gestión. La Auditoría de Sistemas de

Gestión es el más amplio tipo de auditoría y examina todas las funciones del negocio. Dependiendo

de la amplitud del cometido, una Auditoría de Sistemas de Gestión puede conseguir una parte, o la

totalidad, de los siguientes beneficios:

Identificación de objetivos, políticas, metas y procedimientos que la organización no tenía

especificados.

Identificación de criterios para calcular en qué medida se han logrado los objetivos de la

organización y enjuiciar la actuación de la dirección.

Una evaluación independiente y objetiva de operaciones específicas (valoración de la

ejecución).

Determinación de la adecuación de la organización a sus objetivos, políticas, instrucciones y


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procedimientos.

Determinación de la eficacia y eficiencia de los sistemas de control de la gestión.

Determinación de la veracidad y utilidad de los distintos informes de dirección.

Identificación de áreas problemáticas y las causas subyacentes.

Identificación de las posibilidades de mejorar beneficios, de aumentar los ingresos, y de

reducción o contención de costes.

Identificación de vías alternativas en numerosas áreas.

Como en cualquier tipo de auditoría, hay criterios con respecto a los cuales el auditor compara la

ejecución particular de la empresa. En una auditoría financiera el auditor utiliza principios contables

generalmente aceptados como criterio. En una Auditoría de Sistemas de Gestión los criterios

consisten en las distintas prácticas adoptadas por la empresa y el sector industrial en que se

encuadra. Ejemplos de principios de Auditoría de Sistemas de Gestión incluyen presupuestos, metas,

definición de puestos de trabajo, usos comerciales, ratios industriales y diversas directrices internas.

El informe resultante de una Auditoría de Sistemas de Gestión consiste primordialmente en

recomendaciones acerca de mejoras en determinadas áreas o en subrayar la falta de problemas, en

su caso. En él no se debe incluir necesariamente en qué han de consistir las mejoras; el objetivo es

únicamente señalar problemas.


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2. Modelo de Auditoría del Sistema de Calidad

Independientemente de quién la ejecute, auditor interno o externo, la Auditoría de Sistemas de

Gestión es una tarea difícil. La mayoría de las empresas están formadas por estructuras integradas,

compuestas de una enorme cantidad de funciones realizadas por centenares de empleados. Tanta es

la diversidad de las operaciones que sólo en muy pocos casos coincide con la definición del puesto

de trabajo. Un esquema, unido a un programa de auditoría detallado, proporciona la base necesaria

para una auditoría de sistemas de gestión.

Aunque la Auditoría de Sistemas de Gestión se ha ejecutado durante mucho tiempo por terceras

partes o internamente por las propias empresas, no existe un modelo universal suficientemente

desarrollado para su utilización por un auditor externo que sea válido en todas las empresas. Esto

depende en parte del hecho de que las Auditorías de Sistemas de Gestión son ejecutadas por

auditores internos dentro de una sola empresa.

Cuando son muchas las entidades involucradas las grandes diferencias entre ellas limitan la

posibilidad de generalizar alguna parte de la auditoría. En segundo lugar, la previa falta de un

marco normalizado puede atribuirse a la falta de interés hacia esta materia por parte de académicose investigadores según lo demuestra el hecho que los principales textos de auditoría ofrecen solo un

par de párrafos a este tema y pocas universidades le dedican un curso.

La utilización de un modelo de auditoría no es una nueva idea, Mautz y Sharaf en su estudio “La

filosofía de auditoría” (R.K. Mautz an Hussein A. Sharif, “The Philosophy of Auditing”, desarrollaron

un modelo para una auditoría de

Las etapas fundamentales de la Auditoría de Sistemas de Calidad son las siguientes:

Iniciación.

Preparación.

Realización.

Informe.

Cierre.


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3. Inicio de la Auditoría

Las auditorías son iniciadas siempre por el cliente, bien por petición específica para una auditoría en

particular o bien en el marco de un Programa de Auditoría aprobado previamente. La auditoría debe

ser asignada a un auditor cualificado y aceptada por éste.


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Fuente: ISO 19011:2012

Las Auditorías del Sistema de Gestión de la Calidad se inician generalmente por una o varias de las

razones siguientes:

Conseguir una Certificación en base a la Norma Internacional.

Evaluación inicial de un suministrador antes de establecer relaciones contractuales.

Verificar, en el marco del propio organismo, que su sistema de la calidad cumple

continuamente los requisitos especificados y que está implantado.

Verificar, en el marco de una relación contractual, que el sistema de la calidad del

suministrador satisface con continuidad los requisitos especificados y que está implantado.

Hacer la evaluación, en el marco del propio organismo, de su sistema de la calidad con relación

a una norma de sistema de la calidad.

Cuando se inicia una auditoría, la responsabilidad principal recae sobre el líder del equipo auditor

designado, hasta que el proceso se da por concluido. Aunque generalmente el proceso auditor suele

seguir los pasos establecidos en la figura anterior, la secuencia de los mismos puede variar en

función de las circunstancias específicas de la organización a auditar.

Contacto inicial y viabilidad de la Auditoría

Una vez recibida la petición de auditoría por parte del cliente, el contacto inicial con el mismo puede

ser de manera informal o formal y es aconsejable que lo haga el líder del equipo auditor. Los

propósitos del contacto inicial según la Norma ISO 19011 (6.2.2.) son los siguientes:

“Establecer comunicaciones con los representantes del auditado.

Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoría.

Proporcionar información sobre los objetivos de la auditoría, el alcance, los métodos y la

composición del equipo auditor, incluyendo los expertos técnicos.

Solicitar acceso a los documentos y registros pertinentes con propósitos de planificación.

Determinar los requisitos legales y contractuales aplicables y otros requisitos pertinentes para

las actividades y productos del auditado.

Confirmar lo acordado con el auditado respecto al grado de difusión y al tratamiento de la


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información confidencial.

Hacer los preparativos para la auditoría incluyendo la programación de las fechas.

Determinar los requisitos específicos de la ubicación en cuanto al acceso seguridad, salud y

protección u otros requisitos especiales.

Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías para el equipo auditor.

Determinar cualquier área de interés o preocupación para el auditado en relación con la

auditoría específica”.

En el marco de estos contactos iniciales, es necesario establecer por parte de la entidad auditora, si

con un grado de confianza razonable, se pueden alcanzar los objetivos fijados para la auditoría. En

definitiva se deberá establecer la viabilidad de la auditoría, para lo que se deberá tener en cuenta

factores tales como la disponibilidad de lo siguiente:

“La información suficiente y apropiada para planificar y llevar a cabo la auditoría.

La cooperación adecuada del auditado.

El tiempo y los recursos adecuados para llevar a cabo la auditoría”.

ISO 19011:2012 (6.2.3.)

Si la conclusión final es que la auditoría no es viable, lo recomendable, para el futuro mantenimiento

de unas buenas relaciones comerciales, es proponer al cliente de la auditoría una alternativa

razonable.

Alcance de la Auditoría

El alcance de la auditoría depende de la determinación de necesidades que realice el cliente y la

organización auditora.

El cliente contando con la ayuda del auditor jefe (y en caso de que cliente y auditado no fueran la

misma figura), consultando con el auditado deben definir el alcance de la auditoría y la profundidad

de la misma teniendo en cuenta:

Elementos del sistema de calidad.Puntos afectados.


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Las actividades.

Las normas o documentos con los que debe cumplir el sistema de la calidad del auditado.

El cliente y la organización auditora deben delimitar las áreas y el tema a auditar dentro de un

periodo específico de tiempo. El tema a auditar puede ser desde el Sistema de Gestión de la Calidad

completo, hasta uno o varios de sus elementos particulares. Es necesario que quede claramente

especificada la documentación (manual, norma, especificación, etc.) requerida para el sistema de

calidad. También es necesario que se encuentre disponible material que proporcione evidencia

suficiente para demostrar la operatividad del sistema. La intensidad y el alcance de la auditoría

deben estar de acuerdo con las necesidades específicas de información que tiene el cliente y con los

recursos disponibles para la auditoría.

Objetivo

El objetivo principal de cualquier auditoría en este campo, es determinar el grado de cumplimiento

de un sistema de calidad en relación a los criterios de la auditoría, las normas de referencia

establecidas y la valoración de la eficacia de dichas normas.

Por otra parte, entre los objetivo secundarios de la auditoría de sistemas de calidad, suelen estar la

identificación de las oportunidades y necesidades de mejora en las operaciones y los sistemas de

control, revisar el funcionamiento y la eficacia del sistema de gestión a la hora de lograr los

objetivos especificados y facilitar la comunicación entre todos los agentes implicados.

Respecto al establecimiento y cumplimiento de los objetivos, se debe siempre:

Determinar la conformidad o no conformidad de los elementos del sistema de la calidad con los

requisitos especificados.

Determinar la eficacia del sistema de la calidad implantado para alcanzar los objetivos de la

calidad especificados.

Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema de la calidad.

Valorar la capacidad del sistema de gestión de cumplir con los requisitos Reglamentarios

establecidos.

Permitir la inscripción del sistema de la calidad del organismo auditado en un registro.


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La intención de la auditoría es que el auditor obtenga evidencia objetiva suficiente para poder

extraer conclusiones relativas al objetivo establecido de la auditoría.

Frecuencia y calendario

La frecuencia de la realización de auditorías puede determinarse mediante una especificación,

norma o procedimiento interno, mediante el propio programa de auditoría o mediante la propia

necesidad del cliente. La frecuencia generalmente varía en relación inversa a la confianza que

merezca el sistema de control, la calidad de las operaciones y de su gestión y los objetivos

específicos de la auditoría.

La frecuencia de la auditoría la define el cliente teniendo en cuenta:

Requisitos especificados o reglamentarios.

Cambios importantes en la gestión u organizativos.

Nuevas políticas.

Modificaciones del sistema.

Resultados de auditorías previas.

Una frecuencia óptima es aquella que da lugar a auditorías económicas y eficaces. El sistema de

control y sus elementos deben examinarse en un ciclo repetitivo de auditorías, de acuerdo con las

necesidades y los recursos disponibles.

Debe planificarse la auditoría pensando en la disponibilidad de evidencias, independencia de las

observaciones, en obtener la cooperación y soporte del auditado, en la suficiencia de los recursos

disponibles y todo ello al mínimo coste. Las auditorías deben coordinarse e integrarse de una forma

óptima, siendo la planificación una variable esencial.

Revisión preliminar

Sólo se planificarán y realizarán auditorías cuando, lógicamente, esté establecido un Sistema de

Gestión de la Calidad. Las revisiones preliminares se utilizan para comprobar la existencia, elemento

o procedimiento en particular que puedan ser auditados, y en caso de que existan, si son adecuados

para los fines previstos. Estas revisiones consistirán en lo siguiente:


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En el caso de que esta revisión tenga un resultado negativo en alguno de sus puntos, aun no

tratándose de una auditoría formal, por lo general induce al auditado a establecer un sistema de

calidad que pueda ser auditado.

El auditor debe documentarse también en todo lo referente a la organización a auditar:

dependencias y relaciones, estructura, dimensión, objetivos, resultados, etc.

Debe analizar los sistemas de comunicación de dicha organización, viendo las entradas y salidas de

dicha información. Debe informarse, también, de los presupuestos de que disponen y de las

desviaciones de los mismos.


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4. Preparación de la Auditoría

El estudio de la fase preliminar de la auditoría permite una aproximación sistemática a la

planificación y ejecución del trabajo de auditoría. Por ello, esta fase puede representar una guía

eficaz para destinar los recursos de auditoría allí donde son más necesarios. En cualquier auditoría

planificada en términos de economía y eficiencia, los esfuerzos del estudio preliminar se dirigirán a

la localización de áreas en las que más tiempo, dinero y recursos se puedan ahorrar. En una

auditoría referida a eficacia o resultados de programa, la fase preliminar se dirigirá principalmente

a identificar las metas de los programas y determinar si existe la información necesaria para valorar

los resultados.

El alcance de esta fase, y el tiempo dedicado a la misma, dependerá del entrenamiento y experiencia

del auditor y de su conocimiento de las áreas examinadas, del tipo de auditoría, del tamaño y

complejidad de las actividades o programas y de la extensión territorial de las operaciones de la

organización. La cantidad de tiempo que el auditor dedicará a la tarea dependerá de si se trata de

una primera auditoría o de una auditoría recurrente.

Mediante el estudio preliminar el auditor obtiene suficiente conocimiento como para identificar

importantes cuestiones y áreas problemáticas y decidir si son necesarias posteriores investigaciones

y dónde. Cuando termine la fase, se deberá haber reunido suficiente información para preparar un

plan sistemático para ejecutar una auditoría detallada.

Dentro de la fase de preparación de la auditoría, hay que destacar como tareas más importantes a

realizar por el equipo auditor y, en especial, por el Auditor Jefe, las siguientes: la planificación, la

preparación de los documentos de trabajo y las definiciones de las tareas del equipo auditor.

4.1. Planificación

Durante esta fase, el jefe o líder del equipo auditor debe preparar un Plan de Auditoría basado en la

información contenida en el programa de auditoría y en la documentación que proporciona el

auditado.

La planificación se hará contando con la ayuda del resto de auditores del equipo, para que se puedan


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integrar y coordinar las distintas actividades individuales que deben llevar a cabo. El auditor jefe,

también se encargará de la asignación o reparto de los trabajos específicos a realizar por los

miembros del equipo auditor, sobre ciertas partes del sistema de calidad o de determinadas áreas y

departamentos de la empresa.

Es conveniente que en dicho plan se prevean los efectos que las actividades de la auditoría puedan

tener sobre los procesos de la organización auditada y que de paso, se constituya en la base del

entendimiento entre todas las partes implicadas durante el proceso auditor.

Para preparar el Plan de Auditoría, el auditor jefe debe tener en cuenta:

Las técnicas de muestreo apropiadas.

La composición del equipo auditor y la competencia global del mismo.

Los riesgos para la organización auditada creados por la auditoría (ya que la presencia de los

auditores puede afectar a los productos y servicios de la empresa, a la seguridad y salud

laboral o a su propio sistema de calidad.

En cuanto al grado de detalle a la hora de redactar el plan, este puede cambiar según las

circunstancias. No es lo mismo una auditoría interna que externa, ni una auditoría inicial que otras

posteriores. El Plan de Auditoría debe ser flexible a las circunstancias, pero en todo caso se

recomienda que al menos cubra o incluya determinados aspectos como:

La identificación del auditado y de los auditores.

El objetivo u objetivos de la auditoría.

El alcance de la auditoría, (se han de incluir las unidades, áreas o procesos de la organización

que se van a auditar).

La planificación de actividades de la auditoría incluyendo, las fechas y horarios, la duración

estimada de las actividades, las reuniones, los desplazamientos, etc.

Los procedimientos y las normas de referencia que van a utilizarse durante la auditoría.

El método auditor que se va a utilizar.

Las funciones y responsabilidades de todos los implicados en el proceso (auditores, auditados,

guías y observadores).

La asignación de los recursos apropiados para las áreas críticas de la auditoría.


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Estos son los requisitos mínimos que debe incluir el Plan de Auditoría. Si las circunstancias lo

requieren, según la ISO 19011:2012 se pueden recoger otros aspectos como:

“La identificación del representante del auditado en la auditoría.

El idioma de trabajo y del informe de la auditoría, cuando sea diferente del idioma del auditor o

del auditado.

Los temas del informe de la auditoría.

Los preparativos logísticos y de comunicaciones, incluyendo los preparativos específicos para

las ubicaciones que se van a auditar.

Las medidas específicas a tomar para tratar el efecto de la incertidumbre en el logro de los

objetivos de la auditoría.

Los asuntos relacionados con la confidencialidad y la seguridad de la información.

Las acciones de seguimiento a partir de una auditoría previa.

Las actividades de seguimiento de la auditoría planificada.

La coordinación con otras actividades de auditoría, en el caso de una auditoría conjunta”.

El Plan de Auditoría debe ser flexible para poder adaptarse a las circunstancias durante la

realización de la auditoría. El objetivo principal del plan es informar al cliente, al auditado y a los

auditores de los detalles de la auditoría que se va a realizar y poder hacer los preparativos

necesarios. También permite coordinar otras auditorías relacionadas con la primera, así como

efectuar cambios en el plan si es necesario. Los auditores se basarán en el plan para evaluar su

propia cualificación para poder realizar la auditoría, así como para preparar la documentación de

trabajo.


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Los supervisores de la auditoría deben asegurar la cualificación de los auditores que se encuentran

disponibles todos los recursos y que la documentación de trabajo (listas de comprobación, formatos,etc.) son los adecuados. Cuando la objetividad de la auditoría así lo requiera, el Plan de Auditoría no

se le presentará al auditado hasta el momento del inicio de la auditoría, pero en todo caso, el plan

debe ser aprobado por el cliente de la auditoría antes del inicio de las actividades.

4.2. Inspección física

En la primera fase de la auditoría preliminar , la observación directa proporciona una excelente

fuente de información acerca de la empresa y sus departamentos. El auditor debe hacer un recorrido

de inspección de las instalaciones.

En la fase de inspección de la auditoría de sistemas de gestión, como en todas las fases de la misma,

el auditor busca indicios de problemas. Los criterios y los objetivos de la fase de inspección son los

mismos que los de la entrevista con la dirección. En efecto, el auditor toma el cuestionario usado en

la entrevista con el gerente y lo aplica a la inspección física.


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Los descubrimientos que podrían hacerse durante la inspección podrían ser por ejemplo la

existencia de material no utilizado. Esto indica que la empresa no está obteniendo la máxima

rentabilidad de sus inversiones y quizás podría transferir estos activos inactivos a otro departamento

que los necesite.

La inspección de todo el departamento proporciona al auditor la oportunidad de observar el ciclo

completo de la operación y obtener una impresión global de una organización. El auditor será

acompañado por un directivo con la autoridad suficiente como para resolver los problemas que se le

plantearán al auditor durante la inspección, así como para aceptar con su firma, no conformidades

que sean de difícil justificación a posteriori. En una empresa pequeña esta persona puede ser el

presidente, vicepresidente o el responsable del control de gestión.

Previa o simultáneamente a la inspección física, el auditor consultará al ejecutivo que le acompaña

en esta prueba si la auditoría se realiza en virtud de un problema específico o tan solo como medida

preventiva dentro de un programa de auditorías planificado. El administrador o el responsable del

control de gestión deberán de explicar a los empleados de la organización auditada los motivos

existentes para su realización así como las ventajas que de ello se esperan haciendo hincapié en que

ésta no implica crítica de los trabajos sino que únicamente trata de hacerlos más efectivos.

El auditor debe tener siempre presente que el objetivo principal de esta inspección física es obtener

una orientación acerca de la empresa aunque también constituye una parte integrante de la fase

preliminar ya que selecciona los departamentos que requieren una auditoría detallada. Por esto,

aunque a menudo se le denomina inspección de orientación, está también en parte enfocada a

detectar situaciones aptas de producir un ahorro.

En el anexo II se muestra un modelo de cuestionario estándar a aplicar mientras se realiza esta

inspección física de la empresa. Los temas contenidos en el cuestionario, han sido seleccionados en

base a los criterios primordiales para una gestión eficiente, previa discusión con los responsables de

los departamentos.

Todas ellas se contestarán a través de la observación. Las preguntas específicas han sido

clasificadas en función de los departamentos a los que son aplicables. La mayoría puede aplicarse a

todos los departamentos. Hay que señalar que no se consideraría como pruebas de ineficaciaaquellas evidencias detectadas en esta fase pues aunque las preguntas han sido ideadas de forma


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que una respuesta negativa sea indicio de un posible problema, esto será considerado sólo como

evidencia a primera vista dado el poco tiempo invertido en esta prueba.

Así pues, aunque los resultados reflejen importantes indicios de la existencia de problemas en un

departamento, las siguientes fases de la auditoría pueden indicar lo contrario.

La finalidad de esta fase preliminar consiste en efectuar un cierto número de análisis intentando

destacar aquellos departamentos que tienen más problemas.

En esta fase de la auditoría, ningún departamento será calificado de ineficaz; aquellos que padezcan

de fallos serán considerados como “pendientes de estudios adicionales”.

El auditor debe ser consciente de que este cuestionario está destinado a servir solamente como guía,

razón por la que debe permanecer alerta a cualquier otro indicio de ineficacia. Además, durante la

inspección física, no pueden ser contrastadas las preguntas en su totalidad, puesto que habrá cosas

que existan pero que el auditor no haya visto.

El auditor ha de tomar nota durante la visita de inspección. Algunos auditores recomiendan la

utilización de fotografías para obtener instantáneas de aquellas áreas necesitadas, ya que éstas no

solo ayudarán al auditor a memorizar sino que también suministrarán material utilizable en el

informe final.

4.3. Recogida de información escrita

En esta segunda fase de la auditoría preliminar , el objetivo del auditor consiste en determinar si

la gestión de la empresa es consistente en el ámbito de la calidad. Así pues, procede que el auditorobtenga documentación que pueda contrastar con los datos obtenidos en las distintas áreas, como

todos aquellos documentos que demuestren la ejecución eficaz y metódica del Plan de Auditoría. En

su forma y contenido describen el alcance y planteamiento de la auditoría y de sus elementos

operativos.

En esta fase de forma paralela a la de planificación deben prepararse también los documentos de

trabajo que se van a utilizar durante la auditoría, siempre bajo los mismos principios de flexibilidad y

adaptación a la realidad de la organización a auditar y del sector productivo al que pertenece.


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Dichos documentos pueden ser:

Listas de verificación.

Planes de muestreo de auditoría.

Formularios para registrar la información, tales como evidencias de apoyo, hallazgos de la

auditoría y registros de las reuniones.

La ISO 19011:2012 establece que para preparar estos documentos de trabajo, el equipo auditor

debe considerar para cada uno de ellos las siguientes cuestiones:

“¿Qué registro de auditoría se creará utilizando este documento de trabajo?

¿A qué actividad de la auditoría afecta este documento de trabajo en particular?

¿Quién será el usuario de este documento de trabajo?

¿Qué información se necesita para preparar este documento de trabajo?”

El auditor debe preparar diagramas de flujo y cuestionarios que indiquen el método de realizar el

examen, la naturaleza del objetivo de la auditoría, asunto, importancia relativa, evidencia requerida,

norma especificada y criterios de decisión. También se prepararán impresos soporte de la evidencia

obtenida, con el fin de normalizar la comunicación y facilitar la realización del informe de la

auditoría.

El auditor jefe supervisará y coordinará la preparación de la documentación de trabajo. La

información confidencial y la propiedad intelectual se guardarán en condiciones de seguridad. La

documentación de trabajo y los cuestionarios no deben restringir las actividades de la auditoría.

En caso de que se utilicen planes de muestreo durante la auditoría, estos planes deben estar

previamente evaluados y aprobados en lo que respecta a su aplicabilidad, validez y fiabilidad.

A modo de lista de chequeo, se puede resumir que los documentos utilizados en el marco de la

Auditoría de Sistemas de Gestión de Calidad son:

Planificaciones y objetivos: estos objetivos son importantes tanto para la empresa

considerada globalmente como para cada uno de los departamentos, ya que en caso de ser los


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objetivos desconocidos para algunos empleados, existiría el peligro de que algunos

departamentos estuvieran orientados hacia objetivos diferentes, mientras que la existencia de

objetivos escritos asegura la unidad, coherencia y continuidad dentro de la empresa, debiendo

asegurarse el auditor de que estos objetivos han sido comunicados a la totalidad de empleados.

Deberá existir también un período de seguimiento con objeto de determinar si se han cumplido

los objetivos establecidos.

Manuales de Política y Procedimientos: los manuales de política y procedimientos ayudan a

verificar la cumplimentación de los objetivos establecidos. Los manuales pueden servir como

fuente de referencia en lo relativo a acciones para las que no existen precedentes de tal modo

que las reacciones de los empleados a una situación dada tienden a ser idénticas, lo cual

transmite coherencia a sus acciones. El auditor averiguará si las políticas y procedimientos

escritos se llevan a cabo de forma correcta; si esto no es así, o bien la organización está

actuando incorrectamente o bien el manual debe ser cambiado.

Descripción de Funciones: permite al auditor y a la dirección determinar si cada empleado

cumple las obligaciones esenciales de su trabajo. La descripción de cometidos resulta también

valiosa en el caso de vacantes, ya que proporciona al responsable de personal una guía para

valorar las aptitudes de los aspirantes al puesto.

Organigrama: constituye una fuente de información autorizada del esquema organizativo. En

él están previstas las respuestas oficiales a cuestiones de organización. Está clasificada la

asignación de actividades para situaciones específicas. Pueden fijarse los conflictos relativos a

jurisdicciones e informaciones tales como la relativa al desarrollo de funciones específicas.

Informes internos de los depar tamentos: el auditor deberá obtener ejemplares de todos los

informes internos que serán examinados para determinar su utilidad o improcedencia: por

ejemplo, no hay razón para continuar preparando informes que se hayan generado por razonesde un problema específico, una vez que el problema ha desaparecido.

Catálogos: los catálogos y listas de precios de la empresa serán de utilidad al auditar el área

comercial. Deberán ser verificadas las fechas y listas de publicación de cada catálogo.

Diagramas de flujo: serán útiles al auditor y empleados para comprender cómo se dirige una

operación. Si no existen, los auditores pueden esbozar los suyos propios con el fin de

comprender un determinado problema. Los diagramas de flujo son tratados en los textos

mencionados con antelación referentes a los métodos y herramientas de resolución de

problemas.


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Impresos y formatos: el auditor obtendrá copias de todos los impresos y formatos utilizados

por las áreas que está analizando; éstos le permitirán decidir cuestiones relacionados con si el

tamaño favorece su archivo y si el espaciamiento permite mecanografiar fácilmente; también

examinará si un mismo formulario con ligeras modificaciones puede ser utilizado por varios

departamentos. Otro factor a incluir dentro de este examen es ver si la información en ellos

consignada es la necesaria.

Normativa legal: la normativa legal afecta a todos los negocios, las regulaciones relacionadas

con la industria del cliente deberían ser familiares para el auditor, ya que puede darse el caso

de que éste no cumpla determinados requisitos legales, pero también que estos requisitos

obstaculicen y hagan menos eficaces las operaciones de la empresa, en cuyo caso no procederá

la recomendación de mejorar la eficiencia ya que el fallo proviene de la aplicación de la

legalidad. El fallo del auditor consistiría en hacer recomendaciones que la empresa es incapaz

de cumplir; además, si la empresa considerase que el auditor no es persona versada en

normativa legal podría asumir que carece de los conocimientos relativos a otras áreas.

Actas de reuniones del Consejo de Administración: pueden ser útiles para el auditor

porque ponen en su conocimiento las metas y objetivos de la empresa así como el grado de

acuerdo existente. Sin embargo estas actas no siempre le son accesibles, puesto que a menudo

contienen datos confidenciales.

4.4. Entrevistas con personal de la dirección

Estas entrevistas constituyen la tercera parte de la fase preliminar de la auditoría de sistemas de

gestión. Este tipo de auditoría confía tanto en las percepciones y experiencias de la gente como en

los datos y estadísticas. El auditor aprende de la gente. Los expertos de una empresa son aquellos

que la dirigen, de ahí que a través de las entrevistas con el personal de la dirección se pueda

obtener la mejor información para identificar los problemas. Naturalmente, no siempre es tan fácil

como parece. Es decisión del auditor plantear las preguntas apropiadas para la detección de

situaciones problemáticas.

A menudo la gerencia no es consciente de la existencia de un problema debido a que las dificultades

del trabajo diario han colocado en un segundo término los objetivos globales de la empresa. En otras


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ocasiones y a pesar de su conocimiento, la gerencia puede ser incapaz de convencer a la alta

dirección de que tal problema existe; en este caso, el respaldo del auditor añade consistencia a las

sugerencias.

En el anexo II se muestra un cuestionario tipo indicado para su utilización en las entrevistas con el

personal de la dirección. Estas preguntas están agrupadas por departamentos, clasificación que se

ha realizado de cara al auditor para favorecer su análisis de los cuestionarios, pero no tiene

relevancia en las entrevistas.

Todas estas preguntas deberán ser contestadas por aquellas personas que poseen o deberían poseer

información de otros departamentos, además del propio. Como:

Alta gerencia (presidente, vicepresidente, director de la factoría, tesorero).

Responsable del control de gestión.

Jefe departamento marketing.

Supervisor de las nóminas.

Supervisor de la contabilidad.

Supervisor de la producción.

Agente de compras.

Supervisor de la recepción.

Jefe del control de calidad.

Director de personal.

Los mismos cuestionarios pueden ser utilizados para cada entrevistado. El hecho de que varias

personas respondan a la misma pregunta puede parecer excesivo, pero esto no es irrelevante ya queen muy pocas ocasiones los hechos se presentan del mismo modo y con el mismo énfasis por todos

los que los han observado. Será más probable que el auditor descubra la verdad objetiva si tienen

varias respuestas para una misma pregunta.

El auditor estará constantemente alerta ante aquellas situaciones problemáticas que pueden no

haber sido previstas en el cuestionario. Este nunca se transformará en un apoyo que limite la

opinión del auditor. El cuestionario es generalmente la parte más importante de una auditoría perono debe ser excluyente.


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4.5. Trabajo de análisis

La parte final de la auditoría preliminar está constituida por el trabajo de análisis que realiza el

auditor.

Esta fase de la auditoría incluye el examen de todos los documentos internos obtenidos en la fase de

recogida de información escrita. También deberán revisarse los sistemas de control interno y el flujo

de las transacciones a través del sistema contable. Los datos obtenidos se compararán con los

criterios de valoración de las actuaciones, cuando proceda. Además el auditor enjuiciará las

ineficiencias y riesgos del negocio con el fin de delimitar aquellas áreas y actividades susceptibles de

mejora. La fase preliminar de la auditoría estará completa una vez que el auditor termine la parte

correspondiente al análisis.

4.6. Memorándum

El auditor está preparado para organizar todos los datos obtenidos y recomendar uno o más

departamentos para su posterior estudio, lo cual realiza preparando un memorándum. En efecto, un

memorándum es un tipo de informe que recoge los descubrimientos realizados en esta fasepreliminar de la auditoría.

Este informe generalmente no lo ve nadie más que el propio auditor. La razón de este memorándum

es la de forzar al auditor a organizar sus pensamientos y descubrimientos. Éste ha reconocido las

instalaciones de la empresa, ha entrevistado a numerosos directivos, ha obtenido numerosos

documentos internos y calculado varios ratios.

Si no organizase todos los descubrimientos de forma sistemática el volumen de los datos obtenidos

excedería su capacidad de comprensión.

Este memorándum es el documento que utiliza el auditor para seleccionar los departamentos para la

fase de auditoría en profundidad. Posteriormente, constituirá el punto de referencia en el caso de

que exista alguna cuestión relativa al por qué se ha seleccionado un determinado departamento.

Incluso en el caso de que el auditor esté seguro de conocer dónde radican los problemas, no deberáexpresar su opinión en esta fase de la auditoría. Tendrá la oportunidad de expresar esta opinión en


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la fase correspondiente a la auditoría en profundidad, ya que entonces todas las evidencias habrán

sido analizadas. Por esta razón, el auditor debe tener en cuenta que el memorándum es usado

únicamente como herramienta de trabajo y no como informe oficial de auditoría.


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5. Realización de la Auditoría

Auditoría en profundidad o específica:Consiste en una extensa búsqueda de pruebas objetivas para demostrar los hechos. Debido a que esun proceso que exige mucho tiempo, sólo un número limitado de departamentos son inicialmenteauditados en esta fase. Los resultados de la fase preliminar han revelado el departamento en que esmás obvio que existen problemas. A lo largo de la fase de auditoría específica, el objetivo del auditorserá el descubrir las causas de esos problemas.

Con esta finalidad, el auditor reúne opiniones, sugerencias, comentarios y tendencias en el

cuestionario correspondiente a la entrevista con los empleados del departamento con problemas;

generalmente se utiliza un cuestionario para la mayoría o para todos los empleados del

departamento. La más valiosa herramienta del auditor en esta fase consiste precisamente en un

cuestionario especialmente diseñado para el departamento que va a auditarse. En el anexo III se

muestran algunos ejemplos de cuestionarios tipo para distintos departamentos. Aunque la utilización

de un cuestionario representa la mayor parte del trabajo de la fase de la auditoría siempre, debe

tenerse en cuenta que la observación también tiene su importancia, por lo que es imperativo que el

auditor permanezca alerta a los problemas de ineficacia.

El Plan de Auditoría se llevará a cabo mediante lo siguiente:

Notificación al auditado.

Reunión de apertura.

Examen.

Reunión de clausura.

Notificación al auditado

La notificación anticipada de la auditoría permite realizar los últimos preparativos al auditado, para

ello dicha notificación irá acompañada del Plan de Auditoría. Esta notificación irá dirigida a la

dirección de la organización que va a ser auditada e incluirá detalles referentes a las reuniones a

mantener y a los requerimientos para la realización de las actividades de la auditoría.


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Reunión de apertura

Es una breve reunión entre el equipo auditor y la dirección de la organización que va a ser auditada,

que sirve para clarificar todos los aspectos del plan de la auditoría, para asegurarse de que se

puedan realizar todas las actividades de auditoría planificadas, para la presentación del equipoauditor y para confirmar el acuerdo de todas las partes con el Plan de Auditoría.

En definitiva y de forma resumida, la reunión de apertura debe servir para:

Presentar los miembros del equipo auditor a la dirección del auditado.

Recordar los objetivos y el alcance de la auditoría.

Presentar un resumen de los métodos y procedimientos que se van a utilizar para realizar la

auditoría.

Establecer la forma oficial de comunicación entre el equipo auditor y el auditado.

Confirmar la disponibilidad de los medios e instalaciones que precise el equipo auditor.

Confirmar la hora y fecha para la reunión final y para cualquier otra reunión intermedia del

equipo auditor con la dirección del auditado.

Clarificar los puntos oscuros del Plan de Auditoría.

Examen

El auditor debe obtener información pertinente y suficiente, así como evidencia de la misma, que

permita una verificación y evaluación válida y fiable. La información es suficiente y objetiva cuando

después de analizar la evidencia, otras personas cualificadas llegan, en esencia, a las mismas

conclusiones. Esta evidencia puede obtenerse de una gran variedad de fuentes y mediante distintas

técnicas. Por lo general, la evidencia documentada es más fiable y concluyente que las declaraciones

orales.

Las personas con conocimientos respecto a las actividades que se van a auditar, pero sin

responsabilidad sobre ellas, proporcionan evidencia válida y más imparcial que aquellas

directamente involucradas en dichas actividades. A través de las observaciones, ensayo o métodos

similares, se pueden obtener evidencias físicas.

Tanto la información obtenida mediante entrevistas como la evidencia documental, puede ser

evaluada mediante técnicas analíticas y estadísticas.


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En resumen, la obtención de evidencias se hace a través de:

Entrevistas.

Examen de documentos.

Observación de actividades y situaciones en las áreas afectadas.

Durante este proceso se deben anotar los indicios de no conformidad, que posteriormente serán

verificados a través de nuevas entrevistas u otras fuentes independientes y objetivas, como la

observación física, las mediciones y los registros.

En la toma de decisión respecto a la calidad de la evidencia, el auditor debe considerar la

importancia de cada elemento en relación con otras evidencias y con el objetivo de la auditoría.

La documentación de trabajo debe mostrar evidencia objetiva, así como su verificación y evaluación,

debe estar firmada por el auditor. La normalización de la documentación de trabajo puede ayudar a

la recogida y examen de la evidencia. Para alcanzar el objetivo de la auditoría, cualquier sospecha

de la existencia de posibles deficiencias debe resolverse mediante el logro de la evidencia.


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El auditor puede realizar juicios respecto a informaciones orales sólo cuando existe evidencia que

apoye las afirmaciones realizadas o las conclusiones extraídas.

El auditor jefe supervisará el proceso de obtención tanto de información como de evidencia, de

utilización de la evidencia con fines de verificación y evaluación y la realización de juicios al

respecto.

Las observaciones son los resultados del examen y sus conclusiones significativas. Pueden

referirse a deficiencias en el control, faltas de eficacia, no conformidades o utilizaciones no

adecuadas de los recursos. Las observaciones deben ser descritas y justificadas adecuadamente para

facilitar la identificación de causas, así como servir de guía en el proceso de toma de decisión sobre

acciones correctoras.

Los hechos y las evidencias objetivas que soportan las observaciones del auditor, deben pasarse

revista con el auditado. En algunos casos, el auditor puede discutir las observaciones, sólo cuando se

los solicite el auditado, y sin el compromiso de éste respecto a acciones correctoras concretas. El

auditor no debe entrar en disputas, pero sí informar de los desacuerdos que aparezcan.

Las observaciones de la auditoría y los elementos de evidencia deben documentarse, fecharse y

firmarse por el auditor y/o el jefe del equipo de auditoría. Esto significa que hay que llevar a cabo un

registro de todas las observaciones de la auditoría. Dicho registro de observaciones será revisado

posteriormente por el equipo auditor para determinar las que deben considerarse como No

Conformidades.

En cuanto a esto, las No Conformidades deben estar documentadas de forma clara y precisa, además

de estar soportada por las evidencias. Otras cuestiones a tener en cuenta cuando se trata de No

Conformidades son las siguientes:

Se identificarán las No Conformidades mediante referencia a los requisitos específicos de la

norma u otros documentos relacionados en base a los cuales se realiza la auditoría.

El responsable de la unidad auditada levantará acta de todas las observaciones que supongan

No Conformidades.

El Auditor Jefe revisará las observaciones con el responsable del área auditada.


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Supervisión y coordinación de la auditoría

En las auditorías realizadas por un equipo, el auditor principal debe asegurarse el cumplimiento con

las normas y procedimientos de la auditoría. Como coordinador, el auditor jefe puede hacer cambios

en el Plan de Auditoría y en las tareas asignadas a los auditores, con el fin de conseguir de formaóptima los objetivos de la auditoría. Se deben realizar reuniones intermedias con los auditores,

recibiendo el auditor jefe en éstas, las observaciones de los auditores si no lo ha hecho antes. El

auditor jefe revisa las observaciones antes de incluirlas en el informe de la auditoría,

categorizándolas por grado de importancia. En el caso de que parezca que los objetivos de la

auditoría no se pueden alcanzar, se informará tanto al cliente como al auditado de las razones de

ello.


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Una vez terminada la fase de auditoría específica, el auditor está en condiciones de preparar un

informe formal de la auditoría, que consistirá en un informe escrito de los resultados de la auditoría

y de toda aquella información que pueda ayudar al utilizador del informe para realizar un plan eficaz

de acciones correctoras, así como del alcance y de los descubrimientos de la misma. Deberá definir

también la naturaleza exacta de los problemas descubiertos.

Aunque el informe constituye el último paso de la auditoría en profundidad, conviene que su

preparación no se retrase hasta el momento en que la auditoría está terminada. El auditor debería

iniciar su preparación desde el primer día de trabajo, ya que esperar hasta que el estudio esté

completo es la forma más segura de redactar un informe monótono.

La eficacia de la auditoría y el alcance de los objetivos de la misma dependen en gran medida de la

cuidadosa preparación del informe y de su adecuada comunicación y distribución.

6.1.1. Preparación del informe

Es conveniente determinar un formato y contenido estándar para el informe de los resultados, y

seguirlo fielmente. El formato y contenido normalizado permite una mejora de su lectura y

entendimiento de su contenido. Este informe debe ser preparado por el auditor o auditor jefe. El

borrador del informe puede ser revisado por la dirección del auditado, con el fin de evitar errores y

malos entendimientos. Es auditor responsable de preparar el informe debe tener en cuenta de

inmediato las observaciones hechas por la dirección del auditado al borrador del informe en el

informe final, aunque sin disminuir la eficacia y posible impacto de la auditoría. La revisión del

borrador del informe no debe retrasar la edición del informe definitivo.


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6.1.2. Contenido del informe

En cuanto al contenido del informe, básicamente, debe consistir en una evaluación definitiva del

cumplimiento con la normativa establecida junto con las observaciones significativas relativas a los

objetivos de la auditoría; información y evidencia suficiente y relevante, así como las explicaciones y

comentarios que sobre las mismas fuesen necesarios.

Las observaciones deben estar Categorizadas según su importancia y ordenadas de forma lógica. El

informe debe resumir los resultados de la auditoría; el resto de detalles estará documentado en la

documentación de trabajo.

El informe de auditoría debería incluir los siguientes elementos, cuando sean aplicables:

Propósito, objetivo y alcance de la auditoría.

Detalles del Plan de Auditoría, auditores, datos, organización auditada.

Normas que deben cumplir auditados y auditores.

Observaciones de la auditoría, evidencias de soporte y observaciones asociadas, comentarios y


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recomendaciones.

Recomendaciones de interés con respecto a la mejora.

Recomendaciones al auditado para siguientes auditorías.

El informe de auditoría debe estar fechado firmado por el auditor/auditor jefe.

Los informes de auditoría deben cumplir con los siguientes requisitos y características:

Escrito y firmado, lo que facilita su difusión y seguimiento.

Exacto en cuanto a hechos, datos y problemas.

Claro y directo y sin rodeos, en cuanto a las observaciones y conclusiones.

Conciso, categorizando y colocando las observaciones en orden de importancia.

Oportuno, con respuestas adecuadas y útiles en tiempo y forma.

Objetivo en cuanto a lo que respecta a los hechos observados.

En tono constructivo, en cuanto a las opiniones, conclusiones y recomendaciones.

Con anexos documentales.

Refleje fielmente el espíritu y el contenido de la auditoría.

Fechado y firmado por el auditor jefe, conteniendo según los casos:

Objetivo y alcance de la auditoría.

Detalle del plan de la auditoría.

Documentos de referencia contra los cuales se ha realizado la auditoría.

Observaciones de no conformidad.

Apreciación del equipo auditor sobre el grado de conformidad del auditado con la norma

aplicable del sistema de la calidad y la documentación relacionada.

Capacidad del sistema para alcanzar los objetivos de la calidad definidos.

Lista de distribución del informe de la auditoría.

Aunque no hay establecido un modelo universal para este tipo de informes, teniendo cada

organización de auditorías o grupo de auditores el suyo propio, una estructura de informe que se

podría llamar tipo, sería la siguiente:


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1. Índice.

2. Introducción, propósito del trabajo.

2.1. Objetivo y naturaleza del trabajo.

2.2. Alcance y limitaciones.

2.3. Procedimientos utilizados.

2.4. Consideraciones complementarias.

3. Resumen.

3.1. Opinión global.

3.2. Observaciones, conclusiones, recomendaciones.

4. Cuerpo del informe.

4.1. Observaciones, hechos, causas y consecuencias.

4.2. Datos.

4.3. Conclusiones.

4.4. Recomendaciones (AC y AM)

5. Plan de cumplimiento de las recomendaciones.

6. Anexos.

6.1.3. Revisión y distribución

La dirección de la organización auditora debe revisar y aprobar el informe antes de remitírselo al

cliente. El cliente es quien decide la distribución del informe, teniendo en cuenta que una copia

siempre es para la dirección del auditado. Además, todas aquellas personas responsables de

acciones correctoras deben recibir una copia bien del informe completo o de la parte que les afecta.

El deseo justificado del auditado en lo que respecta a confidencialidad, debe ser respetado, debiendo

salvaguardarse la documentación confidencial.


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El informe debe presentarse tan pronto como sea posible y dentro del mes siguiente a la reunión de

clausura. En caso de que no se haga así deberán explicarse las razones.

Por tanto en este tipo de aspecto, hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones:

El informe debe ser enviado por el auditor jefe al cliente.

El informe debe ser enviado por el cliente a la dirección del auditado (esto entra en el terreno

de la responsabilidad del cliente).

Es conviene que toda la distribución adicional sea determinada y acordada entre el cliente de

la auditoría y el auditado.

En cuanto a los Informes con información confidencial o que afecten a la propiedad industrial,

deben quedar convenientemente protegidos por el organismo encargado de la auditoría y por

el cliente.

El informe de auditoría debe emitirse lo antes posible. Si no puede hacerse en el plazo previsto

y aconsejado (menos de un mes después del fin de la auditoría), conviene indicar al cliente y al

auditado las razones del retraso y la nueva fecha de emisión que se fije.

6.1.4. Conservación de los expedientes

El auditor, auditor jefe o la organización que realiza la auditoría son responsables de la custodia y

conservación de los documentos y registros de la auditoría.

La conservación adecuada de los documentos de trabajo, informes y cualquier otro documento de la

auditoría facilita la planificación de futuras auditorías, la revisión de las actividades realizadas,

preparación de informes, y prueba del cumplimiento de las normas relativas a la auditoría.

Se conservarán los informes completos, incluyendo suplementos documentales, al menos hasta que

se complete la siguiente auditoría formal, con el objeto de proporcionar evidencia de que las

observaciones identificadas en la anterior auditoría han sido corregidas.

La conservación de los documentos de la auditoría debería estar procedimentado en lo que respecta

a forma, metodología y contenido. También es necesario mantener la confidencialidad, puesto que

casi con total seguridad, se trate de un requisito exigido.


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6.2. Terminación de la Auditoría

La auditoría se considera terminada cuando se remite el informe de la auditoría al cliente y este

hace acuse de recibo del mismo, salvo la excepción de aquellas circunstancias especiales en las que

la verificación de la acción correctora está explícitamente incluida en el plan de la auditoría.

A modo de colofón, se puede decir que la Auditoría de Calidad es una técnica que se resume en los

siguientes puntos:

La auditoría debe ser una revisión sistemática e independiente del Sistema de Calidad

verificando su efectividad en el cumplimiento de los objetivos de calidad. Estos objetivos deben

estar claramente definidos.

La auditoría ha de ser objetiva y no ser intuitiva ni rutinaria. Hay que basar todas las

desviaciones en evidencias objetivas.

Debe ser un elemento de ayuda, nunca debe de buscar culpables. Se ha de evitar convertirla en

un elemento de control absoluto.

La auditoría permite identificar desviaciones que necesariamente tienen que originar acciones

correctoras y/o preventivas para eliminar las causas de los problemas.

La auditoría no juzga aspectos que no estén relacionados con el Sistema de Calidad.


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7. Seguimiento de las acciones correctoras

El seguimiento de las acciones correctoras consiste en la verificación de las acciones correctoras

resultado de las observaciones de la auditoría. Para ello hay que tener en cuenta las siguientes

cuestiones:

Que la responsabilidad de determinar y de iniciar las acciones correctoras para corregir una no

conformidad o para eliminar la causa de una no conformidad corresponde al auditado.

Que la responsabilidad del auditor se limita a la identificación de la no conformidad.

Que el calendario de implantación de acciones correctoras y de las auditorías de seguimientos

debe acordarse entre el cliente y el auditado, previa consulta o asesoramiento por parte delorganismo encargado de la auditoría.

El organismo encargado de la auditoría mantendrá informado al cliente del estado de avance de las

acciones correctivas y de las auditorías de seguimiento. Después de haber verificado la implantación

de las acciones correctoras, el organismo encargado de la auditoría preparará un informe del

seguimiento y hará su distribución de la misma forma en que se distribuyó el informe original de la

auditoría.


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8. Calidad en la Auditoría

Las organizaciones auditoras deben documentar e implantar programas de aseguramiento de la

calidad desde el punto de vista de la auditoría como un servicio. Los elementos de estos programas

estarían compuestos por procedimientos y registros de lo siguiente:

Mantenimiento de la independencia y cualificación de los auditores.

Asignación de personal competente a la auditoría.

Proporcionar ayuda técnica y formación a los auditores y mantenimiento de los registros de

cualificación de éstos.

Supervisión de los auditores y jefes auditores.Selección de auditores.

Desarrollo profesional de los auditores.

Coordinación y cooperación con clientes y auditados.

Revisión de la gestión de la auditoría.

Conservación de registros e informes de la auditoría.

El objetivo de un programa de aseguramiento de la calidad de la auditoría es asegurar que el

examen y evaluación de la auditoría sean objetivos y sin sesgos. Estos programas pueden someterse

a auditoría periódica por personas independientes a la organización auditora.

La dirección del Programa es responsable de establecer los procedimientos que aseguren que se le

asigna a la actividad de la auditoría los recursos necesarios y es responsable, también, de asegurar

la confidencialidad necesaria de los resultados.

Como cualquier actividad del sistema de calidad, y para cerrar el ciclo de Gestión del Programa de

Auditorías, es necesario establecer un método de mejora permanente del programa de auditoría en

base a información de retorno de las auditorías y recomendaciones de todas las partes implicadas.

Como parte del aseguramiento de la calidad en la realización de la auditoría, es recomendable la

implantación y vigilancia por parte de la dirección del programa de un código de ética para la

ejecución y gestión de los programas de auditorías.

Respecto a esto, cualquier código ético relacionado con la actividad auditora, debería basarse en los


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siguientes presupuestos:

Independencia: actitud que permite al auditor actuar con libertad, respecto hacia y desde el

auditado, imparcialidad, consideración objetiva de los hechos y transparencia en la formulación

de conclusiones.

Integridad: debe entenderse como rectitud intachable en el ejercicio de su profesión,

honestidad en la realización del trabajo y sinceridad en sus manifestaciones. Las actuaciones

del auditor han de estar presididas por una honradez profesional irreprochable.

Objetividad: es necesario que el auditor se comporte con una actitud imparcial durante todo el

proceso, lo que exige: gozar de total independencia, ser justo, no permitir ningún tipo de

influencia, no prejuzgar los resultados y no tener intereses ajenos a los profesionales.

Responsabilidad: el auditor es responsable del cumplimiento de las normas de auditoría, de la

calidad de su servicio, del respeto a sus clientes y auditados, y de lo manifestado en su informe.

Diligencia profesional: supone para el auditor el cumplimiento de las normas, supervisión

crítica de su trabajo, eficacia y economía en el desempeño de su función, soporte en sus

opiniones, solicitar asesoramiento en materias especializadas y calidad en los resultados.

Secreto profesional: el auditor debe mantener una completa confidencialidad en el

transcurso de sus actuaciones, en las actuaciones de sus colaboradores, en la información

adquirida y en la custodia y conservación de sus papeles. El auditor no debe sacar provecho

personal, ni transferir información privilegiada a terceros sin la autorización de su cliente y del

auditado.


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9. Métricas

Uno de los puntos más importantes del Programa de Auditorías, del cual es responsable la Dirección

del Programa de Auditoría, es el establecimiento de índices y métricas para comprobar la eficacia y

eficiencia del propio programa. Existen muchos índices, cuya utilidad depende de las peculiaridades

de cada empresa, siendo en muchos casos necesario desarrollar nuevos índices para aspectos

específicos de una auditoría.

Medición de las características de la Auditoría

A continuación se exponen una serie de ejemplos de los índices más comúnmente utilizados. En la

medición de las características de la auditoría se pueden definir los parámetros que se describen a

continuación.

Procesos auditados en un período. P (procesos)

Proporción de procesos auditados en un período con respecto al total de procesos. Su expresión es:

Donde el numerador representa el número de procesos que han sido objeto de auditoría en un plazo

determinado; y el denominador el número de procesos totales. El ámbito de aplicación puede ser la

empresa, un producto, un área determinada, etc. La aplicación de este parámetro está condicionada

a la existencia de definición de todos los procesos, que puede no estar presente en un sistema de

calidad.

Período de auditoría de los procesos. T (procesos)

Es la inversa del parámetro anterior e indica el período de tiempo en que se auditarían todos los

procesos. De nuevo el ámbito de aplicación puede ser la compañía, un producto, un área

determinada, etc.


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Productos auditados en un período. P (productos)

La proporción de productos auditados en un período con respecto al total de productos tiene como

expresión:

Donde el numerador representa el número de productos que han sido objeto de auditoría en un

plazo determinado; y el denominador el número de productos totales. El ámbito de aplicación puede

ser la compañía, uno o varios procesos, áreas, proveedores, etc.

La aplicación de este parámetro está condicionada a la existencia de una definición clara de todos

los productos en el ámbito de aplicación.

Período de auditoría de los productos. T (productos)


productos. De nuevo el ámbito de aplicación puede ser la compañía, un proceso, un área

determinada, un proveedor, etc.

Suministradores auditados en un período. P (productos)

Proporción de suministradores auditados en un período con respecto al total de suministradores. Su

expresión es:

Donde el numerador representa el número de suministradores que han sido objeto de auditoría en


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un plazo determinado; y el denominador el número de suministradores totales. El ámbito de

aplicación puede ser la compañía, uno o varios procesos o productos, áreas, etc.

Período de auditoría de los suministradores. T (suministradores)


suministradores. De nuevo el ámbito de aplicación puede ser la compañía, uno o varios procesos o

productos, un área determinada, etc.

Penetración de la Auditoría. P (elementos)

Este parámetro es la generalización de los anteriores y representa la proporción auditada sobre el

total de elementos: normas, objetivos, políticas, áreas, registros, almacenes, etc. Su expresión es:

Donde el numerador representa el número de elementos que han sido objeto de auditoría en un

plazo determinado; y el denominador el número de elementos totales.

Otra forma de la relación anterior es la que toma como referencia el valor, representación

económica o presupuestos de dichos elementos. La expresión es la siguiente:

Período de auditoría. T (elementos)

De nuevo, es la generalización de los anteriores y es la inversa del parámetro anterior en cualquiera

de sus dos variedades. Indica el período de tiempo en que se auditarían todos los elementos

susceptibles de auditarse ya sea medidos en números absolutos o en sus representaciones


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económicas.

Consistencia de las Auditorías. C

Este parámetro mide la unidad de criterios dentro del departamento de auditoría. Se define este

parámetro como la proporción de coincidencia en las discrepancias significativas anotadas por los

auditores diferentes realizando el mismo trabajo en el mismo tiempo.

Donde el denominador es la suma del Número de Discrepancias significativas anotadas por ambos

auditores cuando han realizado el mismo trabajo en el mismo tiempo. El denominador es la suma de

todas las discrepancias significativas, coincidentes o no,anotadas por ambos auditores.

Medición de la productividad

En la medición de la productividad de la organización auditora se pueden definir los parámetros que

se describen a continuación.

Auditorías por persona por período. APP

Definimos este parámetro como las auditorías realizadas en un período de tiempo en proporción a la

plantilla media de la organización auditora en ese período. Su definición responde a la expresión:


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Rendimiento por persona. R (elementos)

Definimos este parámetro como la penetración de la auditoría P (elementos) dividida por la plantilla

media de la organización auditora en el período de tiempo considerado. La expresión es:


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10. Implantación de las auditorías de Calidad en las empresas

La necesidad de las Auditorías del Sistema de Calidad viene recogida en la normativa, como una

herramienta que permite determinar si los elementos del Sistema de Gestión de la Calidad son

eficaces para alcanzar realmente los objetivos de calidad establecidos.

Es responsabilidad de la Dirección de una empresa que pretenda utilizar un Sistema Normalizado de

Gestión de la Calidad, cualquiera que sea este, establecer un Plan de Auditorías.

Normalmente la auditoría no se realiza hasta algún tiempo después de haber implantado el Sistema

de Calidad (Manual, procedimientos, instrucciones, registros) no obstante, se considera fundamental

aprovechar el tiempo de rodaje del sistema para formar y entrenar al equipo de auditores que deben

realizar las auditorías.

Las primeras auditorías deben ayudar a clasificar los problemas específicos y los fallos críticos que

origina la implantación del sistema.

Implantar un sistema de calidad para su posterior auditoría, siguiendo las normas ISO 9000,

significa la introducción en la organización de los cinco criterios básicos siguientes:

Decir qué hacemos. Documentar nuestro sistema de calidad, política y procedimientos y

comunicarlos a todo el personal de la compañía.

Hacer lo que decimos. Las normas de calidad y los procedimientos no se han elaborado para

guardarlos en una estantería. Debemos hacer lo que nosotros hemos dicho que hacemos.

Registrar lo que hemos hecho. Los informes y registros claros permiten a nuestra empresa

realizar exámenes objetivos e identificar problemas.Comprobar los resultados. Una vez que tenemos los registros e informes sobre la calidad de los

procesos, productos y sistemas, debemos comprobarlos respecto a los objetivos que teníamos

establecidos.

Actuar sobre las “No Conformidades”. Cuando se detecta un problema, debemos actuar

inmediatamente y corregirlo. Aún más, debemos investigar las causas originarias del problema

e implantar las soluciones que nos den la seguridad de que no puede volver a repetirse.

La implantación de un sistema de calidad lleva un tiempo, estimado entre los 6 y los 24 meses,


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dependiendo de la complejidad de la empresa. El desarrollo del mismo debe realizarse por personal

propio, con o sin aportación de asesores externos, correspondiendo dicha decisión a la Dirección de

la empresa.

10.1. Certificación de un Sistema de Gestión de Calidad

La certificación es el examen y reconocimiento formal por parte de un organismo independiente de

la implantación y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, de la organización.

Hay países donde los Sistemas de Gestión de la Calidad certificados se denominan registrados, y se

utiliza el término registro en vez de certificado.

Los organismos de certificación más conocidos son las asociaciones de normalización de cada país,

como AENOR en España ó AFNOR en Francia y las empresas certificadoras de normalización de

reconocido prestigio internacional como pueden ser Lloyds Register, Det Norske Veritas, Bureau

Veritas, TÜV Rheinland, TÜV Product, Applus+, etc...

Todas estas empresas certificadoras, a su vez son controladas por entidades nacionales de

acreditación, que verifican su buen hacer, como en el caso español por la ENAC (Entidad Nacional

de Acreditación).

El proceso para certificarse es el siguiente:

Presente una solicitud formal a la entidad de certificación.

Ésta le realiza una oferta - presupuesto.

Aceptación del presupuesto ofertado.

Estudio por parte de la certificadora de la documentación de su sistema de gestión de la

calidad.

Visita previa de auditoría, para conocer la empresa y resolver dudas.

Envío del plan de auditoría a la organización, indicando fechas, equipo auditor y planning

previsto.

Aprobación por parte de la organización del Plan de Auditoría.

Realización de la auditoria de certificación.


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Redacció

auditoría del sistema de calidad (ii)

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