auditoria contratacion de prestacion de servicios marzo 2014

8/21/2019 Auditoria Contratacion de Prestacion de Servicios Marzo 2014

1/16

\

~ = A = C = T = A = D = E = V = A = L = I = D = A = C = I = Ó = N = D = E = R = E = S = U = L = T = A = D = ~ = · s = D = E = u = · = = A = u = ~ = ; = ; = o R = ~ = = · · = · · · ~ I = = = = ~ f l

i f - ]

HtC>sp~~a~ .. .. 1 I 1

í

~ = ~ = = ¡ n n = = = < > = = n = = ~ = = C > ~ l í = v = = a = r = = ~ = = = = = = = = = = = = = = = = = G = = E = S = T = = I O = = N = = P = U = B = = L = I = C = A = = Y = = A = U = T = = O = C = O = = N = T = = R = O = = L = = = = = = = = = = = = = = = = ~ = = = = = = = = = = = = = = ~ A ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~

Proceso

Auditoría:

Fecha de la Auditoria:

Fecha del Acta:

Contratación de Prestación de Servicios

25-Mar-2014 a 31-Mar-2014

Se comunicó el 03de abr il de 2014, y se def in ieron los planes de mejoramiento el30 de Mayo de 2014

Jase Henry Orozco Martinez - Líder Grupo Funcional de Contratación

Enrique Paez - Grupo funcional de suminsitros

Yolanda Salgado - Ludivia Castro

Asistentes a la reunión:

Auditor:

Temas a t ratar en la reunión:

1. Los auditores le explican a los asistentes de la reunión que las observaciones a discutir corresponden a hallazgos de auditoria y/u oportunidades de mejora detectados.

2. Los auditores hacen la presentación de los resultados de las pruebas de auditorías realizadas en el mes de Marzo de 2014 a los funcionarios implicados directamente con el

área/proceso/actividades auditadas.

3. Los auditores exponen las recomendaciones generadas producto de la audrtoría, a ser consideradas por la administracion.

4. Los funcionarios implicados directamente identifican y se compromenten a realizar los planes de acción necesarios para prevenir y/o corregir las observaciones generadas

producto de las auditorias, estableciendo las fecha limite de remedlacion.

Criterio

De la muestra observada correspondiente a 27 contratistas, se observa que el formato GTH-FO-295-008 informe de ejecucion presupuestal

esta debidamente f irmado por el Supervisor del Contrato. Sin embargo, no se observa la evidencia del pago de planillas de seguridad social del

mes de Ene-2014 para los siguientes contratistas:

1,Erazo Erazo Jose Manuel

2,Diaz alvaro Yeny

3,Novoa Gomez Gustavo Alexander

4,Rodriguez Reyes Luis Hernando

5,Herrera Silva Teidy Mauricio

6,Correal Davila Lady

1. Ley 789 de 2002, Art. 50.Control a la evasión de los recursos paraf iscales. La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular,

de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contrat ista de sus

obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano

de Bienestar Famil iar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades públicas en el momento de liquidar los

contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante

toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cot izadas.

En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pública deberá retener las sumas adeudadas

al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los

regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento.

2,Ley 1150 de 2007, Art. 23.EI proponente y el contrat ista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes paraf iscales

relat ivos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Famil iar, cuando corresponda.

3. Elformato GTH-FO-295-008 - informe de ejecución contractual - requiere de la f irma del Supervisor del Contrato como certificacion de su

revisión respecto al cumplimiento de la obligaci6n del pago de sequridad social EPS y Pension realizado dentro del periodo correspondiente al

Observación

servicio. I _ /

.___ L Y ~

~e16

0/05/2014

_

_ _ . ._~ _ _

_ _ .._ _

_._ ~ _

_


2/16

..

_ _. ._

..

_ _

. . . . • . .

. _

.

_._

Tipo de Observación Hallazgo

1.Asegurar que la información certi ficada por los supervisores de contrato sea f idedigna respecto a ta verif icacion que hace a las planillas de

aportes a la seguridad social emitidas por el operador del sistema de pago de aportes PILA. Por ejemplo, que las planillas tengan el sello de

Recomendación

pagado y correspondan al periodo a pagar de la cuenta de cobro GTH -FO-295-008.

2.Se sugiere ident if icar y documentar los procesos y procedimientos correspondientes a la aprobación del pago de honorarios de acuerdo a la

normatividad vigente,y establecer parametros para la segregacion de funciones.

3.Se recomienda que se revise e ident if ique los riesgos que se puedan generar por la realizacion de pagos nosoportados.

1.De larecomendación 1 se hará: de lanomina que se pague, aleator iamente se tomara el 10% de muestra y se ver ificara ante el FOSYGA,

ante la EPS, ante el fondo de pensiones, el pago de los aportes a la seguridad social entregados por el contrat ista. En conjunto con GFCalidad

se realizará unformato de revision. La ver ificacion se realizará a mas tardar dentro de los 10 dias siguientes al pago de la nomina- Se inicia

con la nomina del mes de mayo.

2.

No se realizará plan de acción para la recomendación

2.

Sin embargo, se revisaran los procedimiento con el proposito de actualizar lo

Plan de Acción

correspondiente a la recomendacion en lo que haya lugar.

3. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos.

Observaciones: Con respecto a lo manifestado por el presente despacho entorno a la aplicación de los preceptuado en la ley 789 de 2002 ART

50, es relevante aclarar que los contrat is tas deben hacer sus aportes a lasalud, pension y a r iesgos laborales , y no a caja de compensadon y

a los dernas enunciados en la norma.

Fecha de remediación

31

de Jul io de 2014

Responsable de la remediaciór

Subgerente Administrativo y Líder Grupo Funcional de Contratación.

2 Observación

Criterio

De la muestra observada correspondiente a 27 contratistas, se observa que el formato GTH-FO~295-008 informe de ejecucion presupuestal

esta debidamente f irmado por el Supervisor del Contrato. Sin embargo, no se observa la evidencia del pago de planillas de seguridad social del

mes de Feb.-2014 para los siguientes contratistas:

1.

Erazo Erazo Jase Manuel

2. Diaz Alvarado Yeny

3. Correal Davila Lady

4.

Herrera Silva Mauricio

1. Ley 789 de 2002, Art. 50.Control a la evasión de los recursos paraf iscales. La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular,

de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contrat ista de sus

obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano

de Bienestar Famil iar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades públicas en el momento de liquidar los

contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante

toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cot izadas.

En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pública deberá retener las sumas adeudadas

al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los

regímenes de salud

y

pensiones, conforme lo define el reglamento.

2. Ley 1150 de 2007, Art. 23.EI proponente y el contrat ista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes paraf iscales

relat ivos al Sistema de Seguridad Socíallntegral, asi como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Famil iar, cuando corresponda.

3. Elformato GTH-FO-295~008 - informe de ejecución contractual - requiere de la f irma del Supervisor del Contrato como certificacion de su

revisión respecto al cumplimiento de la obligación del pago de seguridad socia EPS y Pension realizado dentro del periodo correspondiente al

servicio.

30/05/2014

Página 2 de 16


3/16

T o o d e O b se rv ac ió n

H a J l a z g o

1.Asegurar que la intormaclón certificada por los supervisores de contrato sea fidedigna respecto a la verificacion que hace a las planillas de

aportes a la seguridad social emitidas por el operador del sistema de pago de aportes PILA. Por ejemplo, que las planil as tengan el sello de

pagado y correspondan al periodo a pagar de la cuenta de cobro GTH -FO-295-008.

Recomendaci ón

2. Se recomienda que se revise e ident if ique los riesgos que se puedan generar por la real ízacíon de pagos no soportados.

3. Se sugiere ident if icar y documentar el procedimientos correspondientes a la revision y aprobación previo al pago de honorarios de acuerdo

con la normatividad vigente, donde se evidencie la respect iva segregacion de funciones que mit igue el riesgo que se ident if ique respecto al

pago de honorarios sin la debida documentacion soporte.

1.Tener mayor diligencia y cuidado en la ejecución del contra descrito en la recomendación

1.


3. No se realizará plan de acción para la recomendación 3. Sin embargo, se revisaran los procedimiento con el proposito de actualizar lo

Plan de Acción

correspondiente a la recomendacion en lo que haya lugar.

Observaciones: Con respecto a lo manifestado por el presente despacho entorno a la aplicación de los preceptuado en la ley 789 de 2002 ART

50, es relevante aclarar que los contrat istas deben hacer sus aportes a la salud, pension y a riesgos laborales, y no a caja de compensacion y

los demas enunciados en la norma.


Laveri ficacion se realizara a mas tardar dentro de los 10 dias s iguientes al pago de la nomina- Se inicia con la nomina del mes de abr il de

2014.

Responsable de la remediación


3

Para los siguientes contratistas se observa que el formato GTH-FO-295-008, informe de ejecucion contractual no se encuentra debidamente

dil igenciado, se evidencia el periodo de supervisión febrero de 2013 y corresponde al periodo de supervision de febrero de 2014:

Observación

1.Mart inez Daza Luz Dary

2. Herrera Silva Teidy Mauricio

3.

Aguilera Riano Gina Paola

Criterio

Formato GTH-FO-295-008. Infrome de ejecución contractual.

Tipo de Observación

Hallazgo

1. Asegurar que la informacion contenida en el formato GTH-FO-295-008- Informe de ejecuci6n contractual sea exacta dado que comprende

una certificación del Supervisor del Contrato sobre la revisión realizada al cumplimiento de las actividades contratadas y los requisitos que

deben cumplir los contrat istas para el pago de sus honorarios.

Recomendación

2.

Se sugiere hacer la investigacion legal sobre las repercuciones que puedan presentarse contra el Hospital Simbn Bolivar respecto a las

certificaciones del supervisor de contrato con fecha inexacta, identificando los riesgos que se puedan generar al respecto.

3.

Se recomienda que se realice la revisión del cumplimiento adecuado del 100% de los formatos GTH-FO-295-008.

4.

Se recomienda que se revise e ident if ique los riesgos que se puedan generar por la realizacion de pagos con soportes errados.

Es relevante aclarar que lo anterior corresponde a un error de forma mas no de fondo.

Plan de accion:

1.

Se tendrá mayor dil igencia y cuidado tendiete a verif icar que la informaci6n contenida en el Formato GTH-FO-295-008 Informe de ejecucion

contractual, se ajuste al perido a supervisar, ademas se tendrá mayor cuidado en analizar que la información dil igenciada en el formato

Plan de Acción

corresponda a los requerimientos indicados en el formato en mención.

2.

Se revisara la normatividad y se generara la circular correspondiente a la respuesta de la recomendacion

2.

3. Se revisarán los formatos en general que se manejan, con el proposito de evaluar la necesidad o no de realizar cambios y ajustes, tendientes

a establecer mejores canales de calidad y control para tal efecto.

4.

Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos.

30/05/2014

Página

3

de 16

.__ ..

_

..•.

..


4/16

..

_.

_.

...

_

.

_

...

..

_ _

....

__

.-

Fecha de remediación 31 d e Julio de 2014

Responsable de la remediaci6n Subgerente Administrativo y Líder Grupo Funcional de Contratación.

4

Se observo el pago de los honorarios de los siguientes contratistas, sin dejar evidencia del formato GTH-FO-295-008 Informe de ejecucion

contractual, con los respectivos soportes de pago de seguridad social:

Observación

1. Diaz Alvarado Yeny ( No se evidencia el dil igenciamiento del formato ni la aprobacion por parte del supervisor, se verif icó con la planilla de

pago del mes de febrero y se observa elpago de los honorar ios por valor de 4.739.758, de este mismos mes).

2. Correal Davila Lady ( No se evidencia el dil igenciamiento del formato ni la aprobación por parte de supervisor, se verif icó con la planilla de

pago del mes de febrero y se observa el pago de los honorar ios por valor de

1.480.837, de este mismo mes).

1.Ley 789 de 2002, Art, 50, Ley 1150 de 2007, Art. 23 (ver cr iter io en hal lazgo 1)

2.EI formato GTH-FO-295-008 - informe de ejecución contractual - debe ser aprobado por el Supervisor del Contrato, quien verif ica que los

Criterio

aportes de seguridad social se hayan realizado dentro del periodo correspondiente al servicio.

3,Formato GCP-PR-001, Adqusición de bienes y servicios, Gestión de Compras, Numeral 7,3 Matriz(cuadro de actividades y

respondabilidades), Actividad 35, Recibir del supervisor de la orden o contrato el informe fina de ejecucion contractual.


1. Se recomienda verif icar que el formato GTH-FO-295-008 Informe de ejecucion contractual se encuentre archivado con todos los soportes en

la carpeta del contratista.

2. Se sugiere verif icar las implicaciones legales por la ausencia de este formato para el pago de las ordenes de prestacion de servicio.

Recomendación 3. Se recomienda realizar un procedimiento para asegurar que se surtan todos las actividades en el pago de las ordenes de prestacion de

servicios.

4. Se recomienda verif icar los riesgos que puede generar el pago de honorarios sin los soportes establecidos por la institucion y la normatividad

vigente

1.

Se tendrá mayor dil igencia y cuidado en la revision de la información contenida en el Formato GTH-FO-295-008 Informe de ejecucion

contractual

y

de su inclusion oportuna en la carpeta del contratista respectivo.

2. Se revisara la normatividad legal y se generara la circular correspondiente a la respuesta de la recomendacion 2.

Plan de Acción

3. Revisar y aprobar los procedimientos respecto al pago de los honorarios a la ordenes de prestación de servicios.

4. Se revisarán los formatos en general que se manejan, con el proposito de evaluar la necesidad o no de realizar cambios y ajustes.

5.

Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos,

Nota: En ningún caso se procederá al pago de los honorarios sin que el contrat ista radique la documental requerida.


31 de Jul io de 2014



30/05/2014

Página

4

de 16


5/16

5 Observación

a l P ar a

los contratista descritos a continuación

no

se evidencia el certi ficado de afi liación a Salud y Pension:

1. Erazo Erazo Jose Manuel

2. Lozano DETautiva Luz Alcira

3. Escudero Quebrada Maria de Colombia

4. Diaz Alvarado Yeny

5. Suarez Urquijo Marisol

6. Novoa Gomez Gustavo

7.

Parra Rodriguez Luis Javier

8. Estepa Avilan Katerine

9. Quevedo Tarazana Jessica Paola

10. Herrera Silva Teidy Mauricio

11. Aguilera Rino Gina Paola

12. Correal Davila Leidy

b No se evidencia el certi ficado de afi liación a Salud:

1.Torres Novoa Esperanza

2. Rodriguez Reyes Luis Hernando

3 Blanco Quiroz Carlos Enrique

4. Poveda Rodriguez Moises Allan

e No se evidencia el certificado de afiliación a Pensión:

1.Garzon Pinzin Maria Zulady

Criterio

1.

Ley

797

de 2003 Artículo 13. Características del Sistema General de Pensiones.

a) La afiliación es obligatoria para todos los trabajadores dependientes e independientes;

2. Ley 789 de 2002, Art. 50.Control a la evasión de los recursos paraf iscales.

3. Lista de chequeo formato GTH -FO-295-009


Hallazgo

Fecha de remediación 31 de Julio de 2014

Responsable de la remediación Subgerente Administrativo

y

Líder Grupo Funcional de Contratación.

Recomendación

Plan de Acción

1.Se recomienda dejar evidencia de las certi ficaciones de afi liación al sistema de seguridad social de cada contrat ista con la f inalidad de

soportar que se realizó la revisión según lo establecido en el formato GTH -FO-295-009.

2. Se recomienda que el 100% de la información de cada contrat ista repose en la misma Carpeta del Contrat ista , dejando un listado de control

de la información contenida en cada carpeta, por ejemplo la Lista de Chequeo GTH -FO-295-009.

3. Se recomienda realizar un procedimiento para asegurar que se surtan todos las act ividades en el pago de las ordenes de prestacíon de

servicios,

4. Se recomienda revisar el riesgo que se pueda generar al no evidenciar los soportes de la afi liacion de los contrat istas al sistema de seguridad

social.en la respectiva carpeta.

Observaciones:

Lo anterior obedece a que los contrat istas enunciados en la presente t ienen vinculo contractual con la institución desde el año 2013. Por lo que

la certi ficación de afi liación a la seguridad social reposa en la carpeta del contrato del año 2013.

1.Se tendrá mayor dil igencia y cuidado tendiente a verif icar que para la elaboración del nuevo contrato en el año siguiente, el contrat ista

allegué nuevamente todos

y

cada uno de los documentos requeridos con el propósito de por una parte cumplir con la normatividad vigente.

además de que dicha documental repose en el expediente contractual.

2. Dil igenciar el correcto y oportuno seguimiento y verif icación del formato de la lista de chequeo GTH-FO-295-009.

3. Revisar y aprobar los procedimientos respecto a lo contenido en la recomendacion.


30/05/2014

Página 5 de 16

_ _._ _._

_

.•.___

.....


6/16

6

Observaoón

Sobre la muestra de 27 contrat istas al revisar, se observó que solo dos cuentan con el Certificado deAfil iación a laAseguradora de Riesgos

Laborales - ARL-. Por consiguiente, para los contrat ista descritos a continuacion no se evidencia el certi ficado de afi liacion ARL:

1.

Erazo Erazo Jose Manuel

2.

Lozano DE Tautiva Luz Alcira

3.

Vargas Rueda Adriana Milena

4.

Torres Novoa Esperanza


6. Suarez Urquijo Marisol

7. Duque Leal Beatriz

8.

Lamprea Amaya Diana Carolina

9. Novoa Gomez Gustavo Alexander

10. Rodríguez Reyes Luis Hernando

11. Pereira Sierra Mauricio Andres

12.

Parra Gonzalez Luis Javier

13. Roncancio Forero David Alejandro

14.

Blanco Quiroz

Carlos

Enrique

15.

Garzon Pinzon Maria

16.

Zapata Fandiño Pedro Alfonso


18. Farfan Sanchez Una Paola

19.

Poveda Rodriguez Al1an

20. Quevedo Tarazcna Jessica Paola

21. Ardiia Gonzalez Angela Liliana

22. Achito Lana Alberto

23. Herrera Silva Mauricio

24.

Aguilera Riano Gina Paola


Criterio

1.

Decreto 0723 de 2013

Art. 5. Afi liación por intermedio del contratante EIincumplimiento de esta obligación, hará responsable al contratante de las prestaciones

económicas y asistenciales a que haya lugar .

Art. 6. Inicio y f inalización de la cobertura. La cobertura del Sistema General de Riesgos Laborales se inicia el día calendario siguiente al de la

afi liación; para tal efecto, dicha afi liación al Sistema debe surtirse como mínimo un día antes del inicio de la ejecución de la labor contratada.

2. Decreto 2150 de 1995115°. Competencia de sanciones. El inciso primero del articulo 91 del Decreto Nacional 1295 de 1994 quedará así:

Artículo 91°. Le corresponde a los directores regionales y seccionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social imponer las sanciones

establecidas a continuación, frente a las cuales opera el recurso de apelación ante el Director Técnico de Riesgos Profesionales del Ministerio

de Trabajo y Seguridad Social ,


Hallazgo

1.

Se sugiere realizar las afi liaciones a ARL un día antes de la iniciación del contrato.

2.

Se recomienda que la afi liacion sea archivada en la carpeta del contrat ista para dejar la evidencia del registro de la afi liación.

3.

Se recomienda realizar un procedimiento para asegurar que las afi liaciones a sistema de riesgos laborales ARL, se realicen antes de la

iniciacion del contrato.

4. Se recomienda revisar el riesgo que se pueda generar al no evidenciar los soportes de la afi liación de los contrat istas al sistema de Riesgos

Profesionales en la respectiva carpeta.

Recomendación

30/05/2014

Página 6 de

16


7/16

1.Considerando que los contrat istas nuevos deben tener f irmado el contrato de prestacion de servicios previo a su iniciacion de contrato, se

revisara que se haga la afi liacion a ARL antes de la fecha de inicio del contrato.

2. Se anexara la añl iacion a ARL en la carpeta de cada contrat ista.

Plan de Acción

3. Se revisara la pertinencia de incluir el control de revision del l istado de chequeo dentro del procedimiento de contratacion.

4.


5. Se tendrá mayor diligencia y cuidado tendiente a verif icar que para la elaboración del nuevo contrato en el año siguiente y de los contrat istas

nuevos, el contrat ista allegué nuevamente todos y cada uno de los documentos requeridos con el proposito de por una parte cumplir con la

normatividad vigente. además de que dicha documental repose en el expediente contractual.


31 deJulio de 2014


Subgerente Administrativo

y


7

Se evidencia que la fecha de afi liación a laAdministradora de Riesgos Laborales -ARL- de los siguientes contrat istas es posterior a la fecha de

Observación

iniciación del contrato:

1.Diaz Alvarado Yenny (Acta de inicio GTH-FO-29S-006: Febrero 01 de 2014: Fecha de afi liación a ARL: Febrero 03 de 2014)

2. Martinez Parra Luz dary (Acta de inicio GTH -FO-29S-006: Enero 02de 2014; Fecha de afi liac ion a ARL: Enero 07 de2014)

1. Decreto 0723 de 2013

Art.

5.

Afiliación por intermedio del contratante. ··...EI incumplimiento de esta obligación, hará responsable al contratante de las prestaciones

Criterio

económicas

y

asistenciales a que haya lugar•. ·

Art. 6. Inicio y f inalización de la cobertura. La cobertura del Sistema General de Riesgos Laborales se inicia el día calendario siguiente al de la

afi liación; para tal efecto, dicha afi liación al Sistema debe surtirse como mínimo un día antes del inicio de la ejecución de la labor contratada.


Hallazgo

1. Se recomienda que se genere un control prevent ivo respecto a la realización de las afi liaciones al sistema de Riesgos Laborales un dia antes

de la iniciacion del contrato.

2. Se sugiere que se revise el 100% de las afi liaciones al sistema de Riesgos Profesionales de los contrat istas vinculados con el Hospital Simón

Recomendación

Bolívar

3. Se recomienda evaluar posibil idad de actualizar el mapa de riesgos del proceso de contratación, en donde se ident if iquen y se documenten

los procedimientos y los responsables de acuerdo a la normatividad vigente.

4. Se recomienda revisar el riesgo que se pueda generar al evidenciar los soportes de la afi liación de los contrat istas al sistema de Riesgos

Profesionales en una fecha posterior a la del inicio del contrato..

1.Se verificará y no se permitirá que ningún contrat ista inicie la prestación de sus servicios sin que esté afi liado a la ARL. Para lo cual la etapa

contractual regreserá

a

la precontractual la documental allegada para la suscripción del contrato sino aparece en ella el soporte de la afi liación a

Plan de Acción laARL.

2. Se verif icaran las afi liaciones de ARL respecto a fecha y que reposen en las carpetas.

3. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos en respuesta a las recomendaciones 3 y 4.


31 de Julio de 2014


Subgerencia Administrativa/Líder Grupo Funcional de Contratación

8

Sobre la muestra de 27 contrat istas se evidenció que para ninguno se deja el formato codigo GTH-FO-295-009 - Lista de chequeo orden de

Observación

suministro de servicios ~debida y completamente dil igenciado. Asi mismo, se detectan deficiencias en el formato dado que no se incluyen datos

a dil igenciar tales como nombre del contrat ista, fecha de la revision y las observaciones de quien reviso. Por este motivo, los formatos que se

evidenciaron pierden la trazabilidad respecto al contratista al que pertenece.

Criterio

Formato codigo GTH-F0-295-009 - Lista de chequeo orden de suministro de servicios - aprobado por Calidad y divulgado en la Intranet.


Oportunidad de mejora

30/05/2014

Página

7

de 16

._ _

_

.. _. _._


8/16

__.._ ~ .•.•...........

_ ~_~ _._

1.Se recomienda realizar mejoras al formato GTH-FO-295-009 respecto a la fecha de dil igenciamiento y asegurar que se dil igencie en su

Recomendación

totalidad.

2. Se recomienda revisar e ident if icar el riesgo que se pueda generar al nodiligenciar el formato GTH-FO-295-009 -Lista de chequeo en su

totalidad.

Observaciones:

Lo anterior se presentó en los contratos que se elaboraron y legalizaron para el mes de enero de 2014. En cumplimiento de la normatividad que

exige que todos los contrat istas ant iguos se le debe eleborar nuevos contratos; con fundamento en

1 0

anterior y debido al alto numero de

Plan de Acción contratistas se presentaron estos casos como los enunciados en la presente.

1. Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el propósito de dil igenciar y corregir los campos requeridos, además de

escribirle a los supervisores con el proposito que firmen y aliguen la documental faltante.

2. Se revisara con Planeacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos


30 de Octubre de 2014


Subgerencia Administrativa/Líder Grupo Funcional de Contratación.

8

Observación

De la muestra de 27 carpetas de contrat istas, en ninguna se observa dil igenciada en su total idad el formato Codigo GTH-FO-295-002-

Requisición de personal orden de suministro de servicio. Es el caso de:

a) Para ninguno de los 27 contrat istas se dil igencia la fecha de solicitud y de aprobación

b) No se evidencia la f irma de quien solicita el servicio:


2. Novoa Gomez Gustavo alexander

3. Zapata Fandino Pedro Alfonso

c) No se evidencia la firma del Subgerente Administrativo:

1.Torres Novoa Esperanza


3. Novoa Gomez Gustavo alexander


5. Poveda Rodriguez Moises allan

6. Ardila Gonzalez Angela Liliana

d) Nose evidencia el formato Codigo GTH·FO-295-002 dentro de la carpeta del contrat ista:

1.Aguilera Riano Gina pacía


Criterio

1. Formato GTH-FO-295·002-Requisición de personal

2. Formato GCP-RP-001- Adquisición de bienes y servicios, Numeral 18. Recibir y Revisar los documentos que hacen parte del proceso; así

como que la documentacion del contratista se encuentra vigente.


Hallazgo

Recomendación

1. Se recomienda realizar las mejoras necesarias sobre el formato GTH-FO-295-002. y asegurar que se diligencie en su totalidad

2. Se recomienda que se realice [a revisión del cumplimiento adecuado, del 100% de los formatos GTH-FO-295-002

3. Se recomienda se revise e ident if iquen [os riesgos que se puedan generar por lafalta de dil igenciar en su total idad el formato GTH-F0-295-

002.

30/05/2014

Página8 de 16


9/16

Observaciones:


exige .quetodos los contrat istas ant iguos se ledebe eleborar nuevos contratos; con fundamento en lo anterior y debido al alto numero de

contratistas se presentaron estos casos como los enunciados en la presente.

Plan de Acción

1. Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el proposito de dil igenciar y corregir los campos requeridos. además de

escribirle a los supervisores con el proposito que firmen las requisiciones fa\tantes.

2. Se revisaran los formatos conforme a la recomendacion 2.

3.

Tener mayor control en la etapa proceontractual

y

contractual, tendiente a revisar que la requisición este acorde a la naturaleza de la misma.



31 deJulio de 2014


Subgerente administrativa/Líder Grupo Funcional de Contratación

9 Observación

De lamuestra de

27

carpetas de contrat istas por ordenes de prestación de servicio se observa que

21

carpetas no presentan el certi ficado de la

cuenta para pago de honorarios emitido por el banco y requerido en el formato GTH -FO-295-007

1. Lozano de Tautiva LuzAlcira

2.

Torres Novoa Esperanza

3.

Escudero Quebradas Maria de Colombia

4. Suarez Urquijo Mariso

5. Duque Leal Beatriz Elena

6.

Lamprea Amaya Diana Catalina

7.

Pereira Sierra Mauricio Andres

8. Parra Gonzalez Luis Javier


10. Blanco Quiroz Carlos Enrique

11. Garzon Pinzon Maria Zulady

12. Zapata Fandiño Pedro Alfonso

13. Estepa Avilan Katerin

14. Farfan Sanchez Una Paola

15. Poveda Rodríguez Moises Allan

16. Quevedo Tarazona Jessica Paola

17. Ardila Gonzalez Angela Li1íana

18.Achito Lana Alberto

19.

Herrera Silva Mauricio

20. Cooreal Davila Lady Yadira

21.

Aguilera Riaño Gina Paola

Criterio

1. GTH -FO -295-007 Apertura cuenta,

2. GTH -FO -295-009, Lista de chequeo

3.Acuerdo 0012 de mayo de 2013. Artículo Trigésimo.- De Los Contratos:Todos los contratos que se celebren en nombre del HOSPITAL

SIMON SOLlVAR IIINIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO deberán constar por escrito y de ellos y sus soportes se conservarán un

ejemplar, en original, en los archivos de la ent idad.

Hallazgo

ipo de Observación

30/05/2014 Página 9 de 16

_ _

...

_ _

..

..

_ .._ _ • •_.~_.

c ·_ ··_ · _


10/16

1,Se sugiere que la certi ficacion de la cuenta bancaria para el pago de honorarios, se archive adecuadamente en la carpeta de hoja de vida de

los contratistas.

Recomendación

1,Se recomienda realizar las mejora necesarias al formato GTH-FO-295-009 - Usta de chequeo - respecto a su fecha de dil igenciamiento y

asegurar que se diligencie en su totalidad.

2, Se recomienda revisar el riesgo que Sepueda generar por la falta de revisión de la existencia de la certi ficacion de la cuenta bancaria en la

carpeta del contratista.

Observaciones:

Lo anterior obedece a que los contrat istas enunciados en la presente t ienen vinculo contractual con la institución desde el año 2013. Por lo que

el certi ficación de afi liación a riesgos laborales reposa en la carpeta del contrato del año 2013.

Plan de Acción

1. Se tendrá mayor dil igencia y cuidado tendiente a verif icar que para la elaboración del nuevo contrato en el año siguiente, el contrat ista

allegué nuevamente todos y cada uno de los documentos requeridos con el proposito de por una parte cumplir con la nonnatividad vigente.

además de que dicha documental repose en el expediente contractual.

2. Se revisara la pertinencia de realizar cambios al formato.

3. Se revisara con P aneacion la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos


31 deJulio de 2014


Subgerente administrativa / Líder Grupo Funcional de Contratación

10

Para los siguientes contrat istas la fecha de la f irma del contrato no es coherente con el t iempo de ejecución del contrato:

1.Torres Novoa Esperanza( Para constancia se f irma en 80gota D.C. , al01 de enero de 2013, t iempo de ejecución del contrato a parti r de

Observación 01/01/2014-31/03/2014 )

2. Ardila Gonzalez Angela Lil iana ( Para constancia se f irma en 80gota D.C., al 01de enero de2013, t iempo de durac ión del contrato a parti r de

01/01/2014-31/03/2014).

Criterio

1.Minuta del contrato de trabajo

2. Formato GCP-RP-001- Adquisicion de bienes y servicios. Numeral 20. Revision de la minuta de contrato


Hallazgo

1.Se sugiere hacer la investigacion sobre las repercuciones legales que puedan presentarse contra el Hospital Simón Bolivar respecto a la

fecha de ejecucion del contrato y la fecha de firma del contrato, ident if icando los riesgos que se puedan generar al respecto.

2.Se recomienda que se realice la

revisión

del cumplimiento adecuado del 100% de los contratos de ordenes de prestacion de servicio.

Recomendación

3. Ley 179 de 1994 Artículo 49. El art ículo 86 de la Ley 38 de 1989 quedará asi: Todos los actos administrat ivos que afecten las apropiaciones

presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender

estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él f inanciados no sean

desviados a ningún otro fin.

Observaciones;

Lo anterior se presentó con fundamento en que debido a que por normatividad a todos los contrat istas ant iguos hay que eleborarle contrato

nuevo en el año siguiente; debido al alto numero de contrat istas que maneja la institución se presentaron los casos indicados en el presente

hallazgo.

Plan de Acción

1.Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el propósito de corregir las que quedaron con ese error de forma.

2. Tener mayor control en la etapa contractual, tendiente a que el presente caso nose vuelva a repet ir.

3. Se revisara la normatividad vigente y se expedira un acto administrat ivo o comunicacion al respecto.

4. Se revisaran y se ajustaran los expedientes contractuales con el proposito de ser concecuente con la fecha del Codigo de disponibilidad

presupuesta


31 deJulio de2014



30/05/2014

página 10 de 16


11/16

..

11

Para los siguientes contratistas en el contenido del contrato no se evidencia el número de certificado de disponibilidad presupuesta

1. Diaz Alvaro Yeny

Observación

2. Duque Leal Beatriz


4. Achito Lana Alberto

1. Ley 179 de 1994 Artículo 49. El art ículo 86 de la Ley 38 de 1989 quedará así: Todos los actos administrat ivos que afecten las apropiaciones

presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender

estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él f inanciados no sean

desviados a ningún otro f in.

Criterio

2. Formato GCP-RP~001~Adquisición de bienes y servicios, numeral 7,3 Matriz (cuadro de ractividades y responsabilidades) - Actividad

32.Expedir el regitro presupuesta .

3. Decreto 195 de 2007 Art.21-REGISTRO PRESUPUESTAL, Es el documento mediante el cual se afecta en forma definit iva la apropiación,

garantizando que sólo se uti lizará para tal f in. Los compromisos deberán contar con un registro presupuestal para que los recursos con él

f inanciados no sean desviados a ningún otro f in. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que

haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.


Hallazgo

1. Se recomienda revisar el contenido del contrato verif icando que se cumpla el 100% de los requisitos legales.

Recomendación

2. Se recomienda que se realice la revisión del cumplimiento adecuado del 100% de los contratos de ordenes de prestacion de servicio.

3. Se recomienda revisar y detectar los riesgos que se puedan generar al no estar incluido el numero del certi ficado de disponibilidad

presupuestal en el contenido del contrato.

Lo anterior se presentó con fundamento en que debido a que por normatividad a todos los contrat istas ant iguos hay que eleborarle contrato


hallazgo.

Plan de Acción

1. Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el proposito de corregir las que quedaron con ese error de forma para

responder a la recomendacion 1 y 2.

2.

Tener mayor control en la etapa contractual, tendiente a que el presente caso no se vuelva a repet ir.



31 deJulio de 2014



12

Para los siguientes contrat ista en el formato codigo GTH-FO-295-006 - acta de inicio de contratos de prestacion de servicios - no se evidencia

la firma del Subgerente Administrativo:

Observación

1.

Diaz AJavaro Yeny


3. Martinez Parra Luz Dary

4.

Escudero Quebrada Maria de Colombia

1. Formato GTH -FO-295-00~ acta de inicio contratos de prestacion de servicios Hospital Simon Bolívar ESE. en el cual se deja constancia del

Criterio

día en que se da inicio a la ejecucion del objeto contractual por parte del contrat ista, la cual forma parte de contrato.

2. Formato GCP-RP~001- Adquisición de bienes y servicios Numeral 7,3 - Act ividad 21. Remit ir la carpeta del contrato a la subgerencia

administrativa.


Hallazgo

30/05/2014

Página

11

de

16

. . _

__ _


12/16

1_Se sugiere revisar el procedimiento del formato GCP-RP-001- Adquisición de bienes y servicios, en donde se evidencie la entrega del formato

GTH-29S-006, a la Subgerencia Administrativa para su aprobación.

Recomendación

2.

Se recomienda ident if icar los riesgos que se puedan presentar al no estar f irmada el acta de inicio del contrato por el funcionario facultado

para firmar.

3. Evaluar la posibil idad de actualizar el mapa de riesgos del proceso de contratación, en donde se ident if iquen y se documenten los

procedimientos y los responsables de acuerdo a la normatividad vigente.

1.

Se verificara el procedimiento y se actualizara.


Observaciones:

Plan de Acción Lo anterior se presentó con fundamento en que debido a que por norrnativldad a todos los contratistas antiguos hay que eleborarle contrato


hallazgo.

3. Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el proposito de corregir las que quedaron con ese error de forma.

4. Tener mayor control en la etapa de legalización del contrato, tendiente a que el presente caso no se vuelva a repet ir.


31

de Jul io de 2014


Subgerente administrativa / Líder Grupo Funcional de Contratación

13

Para los siguientes contrat ista en el formato codigo GTH-FO-29S-006 - acta de inicio de contratos de prestacion de servicios -, las fechas no

coinciden en el contrato de prestación de servicios y el certificado de registro presupuesta El certificado de registro presupuestal se emitio un

dia despues de dar inicio al contrato para los siguientes contratistas:

1.

Pereira Sierra Mauricio Andres

Observación

2. Parra Gonzalez Luis Javier




6.

Poveda Rodriguez Moises Altan

1.

Ley 111 de 1996, Art. 71. Todos los actos administrat ivos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de

disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán

contar con registro presupuesta para que los recursos con él f inanciados no sean desviados a ningún otro f in. En este registro se deberá

indicar claramente el valor

y

el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos

Criterio

actos administrativos.

2.

Ley 179 de 1994 Artículo 49. El art ículo 86 de la Ley 38 de 1989 quedará así:, estos compromisos deberán contar con registro presupuesta

para que los recursos con él f inanciados no sean desviados a ningún otro f in. En este registro se deberán indicar claramente el valor y el plazo

de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrat ivo.

3.

Formato codigo GTH-FO-295-006 (acta de inicio de contratos de prestacion de servicios.


Hallazgo

1.

Se sugiere realizar seguimiento a la total idad del proceso de contratación donde se verif iquen las fechas del acta de inicio del contrato y la

fecha de registro presupuesta .

Recomendación

2. Se sugiere realizar un procedimiento de acuerdo a la normatividad vigente, que permita detectar la emision del registro presupuestal y su

aprobación en el momento de dar inicio al contrato.

3. Se

recomienta verif icar los riesgos que pueda ocasionar dar inicio a un contrato de orden de prestacion de servicio sin la emision y

aprobacion del certificado de registro presupuestal .

3 5 2 14

Página 12de 16


13/16

--.

Observaciones:

Lo anterior se presentó con fundamento en que debido al alto numero de contratistas a los que se les elaboró contratos en el mes de enero de

2014. la impresión de los mismos se realizó a través de una aplicación de word llamada convinación de cor respondencia, de la cual arrojaron

los errores evidenc iados en e presente hallazgo.

Plan de Acción

1. En el mes de enero de 2015 para la impresión de los contratos por combinación de correspondencia se revisará por parte del equipo de

contratación en mejor forma uno a uno todos los contratos y actas de incio, tendiente a evidenciar errores.

2. Se revisará las carpetas y/o expedientes contractuales impresos en el mes de enero, con e l proposito de corregir

y

evidenciar si en algún o tro

contrato se presentó el mismo e rror.

3. Se revisara el procedimiento y se actualizara de ser necesario.

4. Se revisara con Planeacion la per tinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos.


31 de Julio de 2014


Subgerente administrat iva/Líder Grupo Funcional de Contratación

14 Observación

No se evidencia la renovacion de la paliza en el tiempo de ejecucucón del contrato de Roncancio Forero David Alejandro: Fecha de vencimient o

pal iza 16-01/2014- Plazo de ejecucion del contrato 01/01/2014-31/03/2014.

1. Acuerdo 012, por medio del cual se expide el manual de contratación del Hospital Simon Bolivar, Art, Decimo Segundo: Estipulación de

garantias , responsabil idad c iv il p ro fesional médico. Los contrat is ta que ostenten e l t ítulo de médicos y el ob jeto del contrato corresponda a

Criterio

actividades asistenciales deberán suministr ar copia de la póliza de responsabilidad civil profesional médica cuyo valor asegurado no será

inferior a 100 SMLMV. Para el caso de los médicos que ejerzan actividades especializadas el amparo de dicha póliza no podrá ser inferior a 200

SMLMV

2. GTH-FO-295-009. l is ta de chequeo.


Hallazgo

1 . Se sugiere revisar la vigencia de las pólizas para los contra tistas que así lo requieran de acuerdo a la normatividad vigente.

2.

Se sugiere que la paliza de garantia sea extendida por el tiempo de ejecucion del contrato antes de la fecha de iniciación del mismo.

Recomendación

3 . Se sug iere hacer la investigación legal sobre las repercuciones que puedan presentar se contra el Hospit al Simón Bolivar respecto a la

vigencia de la paliza, identificando los riesgos que se puedan generar al respecto.

4. Se recomienda que se realice la revisión del cumplimiento adecuado del 100% de las palizas para los contratos que asi lo requieran.

1. Se revisará el caso en concret o y se le so licitará a la contratista que allegue tal documen tal.

2.

Se revisarán todas las carpetas y expedientes contractuales con el proposito de evidenciar si con algun otro contratista se presentó el mismo

Plan de Acción

caso.

3. Una vez evidenciado los casos, se elabora rá plan de acción para corregir las situaciones identificadas en la observacion de auditoria.



30 de septiembre de 2014


Subgerente administ ra ti va / L íder Grupo Funcional de Contratac ión

15

Observación

Se evidencia dos cer ti fi cados de reg is tro presupuesta l (# 914 804) para la misma orden de prestacion de servicios de fecha 2 de enero de

2014 de Martinez Par ra Luz Da ry.

1.Ley 111 de 1996 ar to 71-Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de

disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán

Criterio

contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá

indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos

actos administrativos.

2. Ley 179 de 1994 Ar t. 49.(ver numera113)


3 1 5 2 14

Página 13 de 16


14/16

1.Se sugiere hacer la investigación sobre las repercuciones legales que puedan presentarse contra el Hospital Simón Bolívar respecto a la

Recomendación

expedición de dos registros presupuestales para el mismo contrato, identificando los riesgos que se puedan generar al respecto.

2. Se recomienda que se realice la revisión del cumplimiento adecuado del 100% de los registros presupuesta les para los contratos de orden de

prestacion de servicios.

1. Se revisará el caso en concreto, se subsanará, se tomarán las medidas correct ivas.

2. Se revisarán todas las carpetas y expedientes contractuales con el proposito de evidenciar si con algun otro contrat ista se presentó el mismo

Plan de Acción caso.

3. Una vez evidenciado los casos, se elaborará plan de acción para corregir tal situación.




Responsable de la remediación Subgerente Administrativa/Líder Grupo Funcional de Contratación.

16

Observación No se evidencia el formato GTH~F0295~002~ R equisicion de personal orden de prestacion de servicios de Farfan Sanchez Una Paola.

1.Acuerdo 0012 de mayo de 2013~.Art iculo Trigésimo.- De Los Contratos:Todos los contratos que se celebren en nombre del HOSPITAL

SIMON SOLIVAR IH NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO deberán constar por escrito y de ellos y sus soportes se conservarán un

Criterio ejemplar, en original, en los archivos de la entidad.

2. GTH-FO-295-002 Formato de requisición de personal

3. Formato GTH-FO-295-009- lista de chequeo orden de suministro de servicios.


1.Se sugiere hacer la revisión de los documentos que debe estar archivada en cada carpeta de los contrat istas para establecer el cumplimiento

de los requisitos legales antes de la iniciacion del contrato.

2. Se recomienda revisar el riesgo que se pueda generar al no evidenciar el formato GTH-F0295-002- Requisicion de personal orden de

Recomendación prestacion de servicios, con todos los requrimientos que este presen ta y las implicaciones legales que pueda tener la ausencia de autor izacion

para la contratacion de las ordenes de prestacion de servicio.

3. Se recomienda revisar y complementar el proceso de contratación de ordenes de prestacion de servicio, en donde se ident if ique y se

documente un procedimiento y los responsables de acuerdo a la normatividad vigente.

Observaciones:


exige que todos los contrat istas ant iguos se ledebe eleborar nuevos contratos; con fundamento en lo anterior y debido al alto numero de

Plan de Acción


1. Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el proposito de diligenciar

y

corregir los campos requeridos. además de

escribirle a los supervisores con el proposíto que finmeny aliguen la documental faltante.


3. Se revisara el procedimiento y se actualizara.

Fecha de remediación 30 de septiembre de 2014

Responsable de la remediaciór Subgerente Administrativa / Líder Grupo Funcional de Contratación.

17

Observación En la hoja de vida de Herrera Silva Teidy Mauricio, no se evidencia la certificacion de antecedentes emitida por la policia nacional.

1. GTH-FO-295-D09 Formato Lista de chequeo.

Criterio

2. Acuerdo 0012 de mayo de 2013.Articulo Trigésimo- De Los Contratos:Todos los contratos que se celebren en nombre del HOSPITAL SIMON

SOLIVAR IH NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO deberán constar por escrito y de ellos y sus soportes se conservará un ejemplar, en

original, en los archivos de la ent idad.


Hallazgo

30;05;2014 Página 14 de 16


15/16

1.Se sugiere se revise en su total idad el cumplimiento de los requisitos del contrat ista, antes de dar inicio al contrato.

Recomendación

2.

Se recomienda que se revise el riesgo que se pueda generar al no evidenciar en la carpeta del contrat ista la certi ficacion de antecedentes

emitida por la Policia Nacional y las implicaciones legales.

Observaciones:


exige que todos los contrat istas ant iguos se le debe eleborar nuevos contratos; con fundamento en lo anterior y debido al alto numero de

Plan de Acción


1.

Revisar todas las carpetas y/o expedientes contractuales con el proposito de dil igenciar y corregir los campos requeridos, además de

escribirle a los supervisores con el proposito que firmen y aliguen la documental faltante.

2. Se revisara con Planeacíon la pertinencia de incluirlo en el Mapa de riesgos.



Responsable de la remediaciór

Subgerente Administrativa


18

Para el contrat ista Correal Davila Lady, se evidencia en el certi ficado de registro presupuestal un numero de orden de prestacion de servicios

Observación

diferente:

-Numero de Orden de Prestacion de servicio 0105·14

-Nurnero de orden de prestacion de servicio que apacrece en el registro presupuestal 0165·14

Criterio

1. Minuta de contrato de orden de prestacion de servivios

2.

Formato de certificado de registro presupuesta .


Hallazgo

1. Se sugiere revisar que el numero de orden de servicios sea el mismo consignado en el certi ficado registro presupuestal, y que esta revisión

se haga antes de la iniciacion del contrato.

Recomendación

2. Se sugiere revisar y detectar a quien corresponde la orden de prestacion de servicios 0165·14 y realizar las correcciones pertinentes.

3. Se recomienda evaluar e ident if icar los riesgos generados por la presentación de información inexacta entre la orden de servicios y el

certificado de registro presupuestaL

Observaciones:

Lo anterior se presentó en los contratos que se elaboraron

y

legalizaron para el mes de enero de 2014. En cumplimiento de la normatividad que

exige que todos los contrat istas ant iguos se le debe eleborar nuevos contratos; con fundamento en lo anterior y debido al alto numero de

Plan de Acción


1. Revisar todas las carpetas

y/ o

expedientes contractuales con el proposito de diligenciar

y

corregir los campos requeridos.

2. Se revisara el caso en particular y se tomaran las medidas correct ivas.

3.





Subgerente Administrativa Líder Grupo Funcional de Contratación.

Los siguientes firman en señal de revisión, compromiso

y

aprobación de lo contenido en el acta:

Firma del Dueño del Proceso

Página lS de 16

_._

__

.. _

~ _

_ _

_ .

......... .. _ . __ _


16/16

Los siguientes f irman en señal de en

Firma de Jefe OGPA

Firma de Auditores

3 5 2914

Página 16 de 16

auditoria contratacion de prestacion de servicios marzo 2014

Documents