auditoria conocimiento memoria organizacional
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La auditora del conocimiento y la
memor a organ zac ona como apoyo
a la gestin del conocimiento
Noviembre 2008
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La auditora del conocimiento y la memoria
or anizacional como a o o a la estin del
conocimiento
Objetivo de la presentacin
Introduccin y conceptosI. La gestin del conocimiento organizacional
II. Auditora del conocimiento
III. Memoria OrganizacionalIV. Casos de A licacin
IV.1. Auditora del conocimiento en una organizacin acadmica
IV.2. Memoria organizacional en una organizacin de productos paraprem ac ones
V. Proyectos actuales
onc us ones
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Introduccin y conceptos
onoc m en o: s m s que a os e n ormac n,
abarca a s mismo reenc as y va ores, creat v a , u c o, a a es y
experiencia, teoras, reglas, relaciones, opiniones, conceptos,experiencias previas.
Estos elementos se utilizan para convertir la informacin enconocimiento.
El conocimiento ayuda a manejar situaciones, realizar tareas
y actividades complejas, aprender de las experiencias yme orar as ec s ones uturas.
En la organizacin, este conocimiento se combina
con el de los dems empleados, para contribuir alxito de la empresa.
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Introduccin y conceptos
Puede describirse, documentarse y comunicarse
entre ersonas. El conocimiento uede comunicarseindirectamente en forma de textos, videos, sonido,software, entre otros.
,
computadora.
Conocimiento tcito Proviene de las experiencias personales de alguien,
y se ve afectado por sus creencias, valores y. ,necesita una comunicacin ms personal y directa.
Explicar y analizar la capacidad de manejar con eficacia a uncliente inesperadamente molesto o abusivo, con base a tcnicas
y experiencias aprendidas en varias ocasiones.
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Objetivo de la presentacin
Dar a conocer la importancia de la auditora del conocimiento
y la memoria organizacional como apoyo a la gestin delconocimiento dentro de una organizacin y mencionar algunoscasos prcticos de su aplicacin.
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Gestin del Conocimiento (GC)
Es el proceso por el que se busca construirde manera consciente, conformar y explicarel cuerpo de conocimientos dentro de la
organizacin
adquisicin, almacenamiento,
por parte de los empleados para alcanzar los.
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Gestin del Conocimiento
Adquisicin Resolucin de problemas, informacin histrica,, ,
con clientes y proveedores, libros, revistas, Internet ....
Almacenamiento Bases de datos, videos, documentos, Intranet
Diseminacin Manuales, capacitacin, SI, sistemas expertos, plticas
informales
zac n Resolucin de nuevos problemas, mejorar procesos, ofrecer
me or servicio al cliente Desarrollar nuevos
productos/servicios
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Es la primera y la ms importante etapa de una iniciativa
degestin de conocimiento (GC). Examina los recursos de conocimiento y su uso: cmo y
porqu se adquiere, accede, disemina, comparte y usa el
conoc m en o. Hay organizaciones realizan iniciativas de GC medir
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Qu conocimiento necesita la organizacin para apoyar su
ne ocio?
Dnde est el conocimiento en la organizacin?
Cmo fluye el conocimiento dentro de la organizacin?
Cmo se captura, almacena e intercambia el conocimiento? Cmo se ha hecho visible ese conocimiento?
Cmo las personas mantienen actualizado dicho
conocimiento?
mo es e n o e conoc m en o en a organ zac n
Cmo se crea el conocimiento en la organizacin?
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Amnesia Corporativa
Los empleados experimentados se van de
Porqu se da la amnesia corporativa?
Estn desmotivados
Cmo solucionar este problema? Dnde almacenar el conocimiento?
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DEFINICIN
s e ugar on e se a macena econocimiento organizacional generado
en el pasado para utilizarlo de formaracional en el presente y en el futuro,con la caracterstica de que este
repositorio sea fcil de accesarpor todoslos miembros de la organizacin.
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CONTENIDO
Documentos financieros y contables Recados de oficina , Mapas anua es e operac n Polticas de contratacin
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CONTENIDO
onoc m en o suave Ancdotas, Historias
Incidentes crticos Opiniones
Promesas
Detalles sobre decisiones estratgicas
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CONTENIDO
e e a macenarse conoc m en o ,valioso, estratgico, lo que de ventaja
competitiva. Debe estar almacenada adecuadamente
para facilitar su acceso.
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UTILIZACIN
omo apoyo en os procesos e oma edecisiones, planeacin, control,
administracin y operacin diaria de laempresa.
Para retener el conocimiento para los
conozcan y lo apliquen.
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BENEFICIOS
yu a a a organ zac n a aprovec arsoluciones pasadas para atacar nuevos
problemas, ya que nadie puede recordarlo que fue hecho por otros.
El nuevo conocimiento generado por los
almacenado para uso posterior.
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BENEFICIOS
ac a e apren za e organ zac ona .
Provee la facilidad de accesar al experts
de aquellos que estuvieron en la empresa.
efectividad de la toma de decisiones.
v a repe r os m smos errores.
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IV. Casos de a licacin
. . u or a e
conocimiento en unaorgan zac n
acadmica
Aplicacin de tecnologas
basadas en el
conoc m en o on o og as
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III.1. Ontologas para representar
resultados de la auditora del conocimiento
Representacin
Ontolgica
nven ar o e
ConocimientoFlujo de
Conocimiento
Valoracin del
ConocimientoNaturaleza del
Conocimiento
Anlisis de la Gestin Reutilizacin del
del conocimiento Conocimiento
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III.1. Ontologas para representar
resultados de la auditora del conocimiento
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III.1. Ontologas para representar
resultados de la auditora del conocimiento
Preguntas que puede responder la ontologa
u conoc m en o se
requiere tener para llevar a
cabo cierto roceso?
u personas poseen
conocimiento para llevar a
cabo cierto roceso?
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III.2. Prototi o de a o o a la auditora del
conocimiento
El prototipo informtico de apoyo a la auditora de
conocimiento (PIAC), utiliza una ontologa pararepresentar los resultados obtenidos de una auditora de
conocimiento.
u mp emen ac n ue esarro a a en ro g . .
(Build 365). Para mayor informacin
Prototipo PIAC
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IV. Casos de a licacin
organizacional en una
productos para
Diseo de modelo y
memoria organizacional
basada en casos
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Compartir el conocimiento Crecimiento de las empresas
El conocimiento no est bien estructurado
Personas se van de la em resa
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EMPRESA
Modelo
- Conocimientos- Experiencias- Habilidades
PROBLEMA
CASOS- Informacin
SOLUCIN
MEMORIA ORGANIZACIONAL
Representacin Formal de
Casos
A
Scripts Redes Semnticas FramesCES
A por medio de herramientas
com utacionales.HTML
Sonido
DA
Intranet
Groupware
Sistemas
VRMLImgenes xpertos
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Eta as de la Metodolo a Ob etivo Herramienta
Metodologa
Identificar lafactibilidad de la
Determinar la factibilidad de que la
organizacin desarrolle su memoria
- Entrevistas.
Identificar el(los)
or an zac ona .
El proceso que contenga conocimientosque sean de utilidad almacenarse en una
- Entrevistas.- Reuniones de trabajo.
Identificar conocimiento - Entrevistas.- Reuniones de traba o.
memoria or anizacional.
Identificar conocimientos del proceso ylos ex ertos ue ueden a ortar sus
Recopilar y estructurar
- Cuestionario.ex eriencias.
Recopilar los conocimientos para
estructurarlos en forma de caso:
- Reuniones de trabajo.
- Estructura del caso. .
Validar el modelo
problema, solucin resultado.
Capturar el caso en la herramienta
- Cuestionario- Grabadora
- Formato de un script-propues o
funcionalidad. - Pginas de Web
- EWS.(Excite Web Server)
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Etapa Objetivo
Metodologa
Identificar la factibilidadde la empresa
Determinar la factibilidad de que la organizacindesarrolle su memoria organizacional.
El roceso ue conten a conocimientos ue sean de Procedimiento
Identificar conocimiento ylos expertos
utilidad almacenarse en una memoria organizacional.
Identificar conocimientos del proceso y los expertosque pueden aportar sus experiencias.
1.- La alta direccin debe interesarse en eldesarrollo de una memoria organizacional2.- La organizacin debe tener
Recopilar y estructurar elconocimiento Recopilar los conocimientos para estructurarlos enforma de caso: problema, soluciny resultado. 3.- La empresa cuenta con personaldispuesto a adquirir y compartir elconocimiento.
propuesto
verificar su funcionalidad.
2.- Personal muy experimentado
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Eta a Ob etivo
Metodologa
Identificar la factibilidadde la empresa
Determinar la factibilidad de que la organizacindesarrolle su memoria organizacional.
El roceso ue conten a conocimientos ue sean de Procedimientoclave
Identificar conocimiento ylos expertos
utilidad almacenarse en una memoria
Identificar conocimientos del proceso y los expertosque pueden aportar sus experiencias.
1.- Debe ser un proceso clave para laorganizacin2.- Tiene impacto y da un valor agregado
Recopilar y estructurar e lconocimiento Recopilar los conocimientos para estructurarlos enforma de caso: problema, soluciny resultado.
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del cliente4.- Balancea de forma efectiva losrecursos humanos y tecnolgicos.
propuesto verificar su funcionalidad.
1.- Impresin
2.- 80 % de los ingresos y clientes totales
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Etapa Objetivo
Metodologa
Identificar la factibilidadde la empresa
Determinar la factibilidad de que la organizacindesarrolle su memoria organizacional.
Procedimiento
Identificar conocimiento ylos expertos
utilidad almacenarse en una memoria organizacional.
Identificar conocimientos del proceso y los expertosque pueden aportar sus experiencias.
1.- Hacer un listado de las situacionespasadas que han dejado experienciastiles.
Recopilar y estructurar elconocimiento
Recopilar los conocimientos para estructurarlos enforma de caso: problema, soluciny resultado.
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aportarn el conocimiento3.-Identificar el conocimiento de utilidadde las experiencias pasadas
a ar e mo e opropuesto
verificar su funcionalidad.
.- esponsa e e proceso, a os e exper enc a
3.- Apoyo del cuestionario
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Etapa Objetivo
Metodologa
Identificar la factibilidadde la empresa
Determinar la factibilidad de que la organizacindesarrolle su memoria organizacional.
Procedimiento
Identificar conocimiento ylos expertos
utilidad almacenarse en una memoria organizacional.
Identificar conocimientos del proceso y los expertosque pueden aportar sus experiencias.
1.- Recopilar el conocimiento del experto2.- Estructurar el conocimiento en formade caso
Recopilar y estructurar elconocimiento
Recopilar los conocimientos para estructurarlos enforma de caso: problema, soluciny resultado.
.-
experto
a ar e mo e opropuesto
verificar su funcionalidad.
.- n rev s a con exper o u zan o cues onar o y gra a ora
2.- Escribir en papel el caso (Problema, Solucin, Resultado)
3.- Experto revis el caso e hizo adecuaciones
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Desarrollo de Metodologas y Herramientas para la Auditora delConocimiento y la Memoria Organizacional utilizando
Tecnolo as Basadas en Conocimientos Pro ecto financiado orPROMEP. Proyecto colaboracin UNISON-UV). La gestin del conocimiento y la tecnologa de la informacin y
organizacional para el mejoramiento de los procesos clave de laorganizacin (Proyecto financiado por PROMEP. Proyectocolaboracin UNISON-UV
Desarrollo de un mapa del conocimiento organizacional a travsde la implementacin de un modelo de auditora y transferencia
- . Modelo para el diagnstico automtico de grupos de
investigacin (UNISON)
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El conocimiento lo poseen las personas dentro de la
organizacin, es importante conservarlo y utilizarlo.
Emprender proyectos de auditora del conocimiento antes
de proponer alternativas de solucin en materia de GC.
Disear y construir una memoria organizacional que
responda a las necesidades de la organizacin.
Fomentar una cultura para facilitar la GC, premiar el
apren er, compar r y u zar e conoc m en o.
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Alonso Perez-Soltero, "Modelo para la Auditora del Conocimiento Considerando los
Procesos Clave de la Organizacin y Utilizando Tecnologas Basadas en Conocimientos",
Tesis de Doctorado, Universidad de Murcia, Departamento de Ingeniera de lan ormac n y as omun cac ones, urc a, spa a, c em re .
Alonso Perez-Soltero, Mario Barcelo-Valenzuela, Gerardo Sanchez-Schmitz, Fernando
Martin-Rubio, Jose Tomas Palma-Mendez, Adolfo Alberto Vanti, "A Model and
",
Knowledge Management, Vol. 5, No. 1, pp. 7-23, ISSN 0972-9216, India, 2007. Alonso Perez-Soltero, Mario Barcelo-Valenzuela, Gerardo Sanchez-Schmitz,
"Ontologas como apoyo a la Auditora del Conocimiento en las Organizaciones",
Novtica, No. 189, Septiembre-Octubre, pp. 48-52, ISSN 0211-2124, Espaa, 2007.
Alonso Perez-Soltero, "El papel de las Tecnologas de Informacin y la Memoria
Organizacional dentro de las Organizaciones Inteligentes", Novtica, No. 182, Julio-Agosto, pp. 52-55, ISSN 0211-2124, Espaa, 2006.
Estas y ms publicaciones relacionadas, pueden ser consultadas en el sitio Web
http://www.aperez.com.mx/publicaciones.htm
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Dr. Alonso Prez Soltero
http: www.aperez.com.mx