Aspectos básicos de los Aspectos básicos de los sistemas de archivosistemas de archivo

Capítulo 2Capítulo 2

Profa. Carmen Maldonado

Clasificación de Clasificación de DocumentosDocumentosLas organizaciones usan

diferentes sistemas para clasificar y ordenar sus documentos.

Asunto

Numérico

Geográfico

Alfabético

Alfabético- los documentos se clasifican y se archivan por los nombres de los correspon-sales; éstos son individuos o instituciones.

Numérico- los documentos se organizan de acuerdo con los números asignados a los corresponsales, los asuntos o las zonas geográficas.

• Geográfico- los documentos se clasifican, en primer término, por las zonas geográficas de donde procecen los corresponslaes y, en segundo término por los nombres de los corresponsales.

• Asunto- los documentos se clasifican por tema o tópico que tratan.

Sistema Manual de Sistema Manual de ArchivoArchivo

Conjunto de principios, reglas y procedimientos que se siguen para la clasificación, uso, manejo y conservación de los documentos, principalmente papeles, y de acuerdo con un plan establecido.

Requiere gabinete de archivo o estanterías y materiales que correspondan al tamaño, tipo de documento y uso que se le dará a éste.

Los documentos no deben exceder el máximode la capacidad del Expediente.

El expediente consta de un dobles a tres partes lo cual

provee para convertirlo en una especie de libro.

• Expediente-conjunto de todos los documentos correspondientes a un individuo, asunto o negocio. El expediente puede contener cartas, memorandos, formularios, órdenes de compra y facturas, entre otros.

• Rótulo-identificación de cada expediente.

• Base de datos- es una compilación de información de una misma naturaleza que se puede organizar en tablas por filas y columnas.

Rotulación de los Rotulación de los ExpedientesExpedientes

Alfabético—con los nombres de los individuos o las instituciones. ◦ DEL PUEBLO JUAN◦ HOSPITAL

METROPOLITANOAsunto—corresponden

a nombres de temas◦ SUBASTA EQUIPO DE

OFICINA◦ SOLICITUDES DE

EMPLEO SECRETARIAS

Numérico—el rótulo corresponde al número asignado al individuo, organización o asunto◦ 23498◦ 583-34-9812

Geográfico—indica el nombre de las localidades y luego el nombre del corresponsal◦ PUERTO RICO BAYAMON

SUPERMERCADO ALBA

DEL PUEBLO JUANA

ROTULO-siempre se escribe en mayúscula

DEL PUEBLO JUAN

Se colocan en estricto orden alfábetico

Sistema ElectrónicoSistema ElectrónicoEs aquel en el que se procesa

maneja, conserva y comunica la información, de forma lógica, por medio de máquinas electrónicas o computadoras.

Las computadoras están dotadas de gran memoria y capacidad para tratar la información y resolver problemas aritméticos y lógicos por medio de programas.

Componentes Archivo Componentes Archivo ElectrónicoElectrónicoEscáner(digitalidor)-dispositivo

que permite transferir a un formato digital los documentos que se reciben en forma escrita, en fotográficas o en diseños, para que la computadora los almacene y procese.

Se procesan los datos y la información par que usuaruo pueda utilizarla haciendo uso del los dispositivos de salida, que son el monitor, la impresora y el altavoz.

Conectarse en red comunicarse con otras computadoras para intercambiar datos e información. (módem)

Guardar o archivar las instrucciones, los datos y la información qu se pueda acceder luego.

Medios electrónicos para Medios electrónicos para guardar informaciónguardar información

Programas de Aplicación Programas de Aplicación usados para crear y usados para crear y guardar informaciónguardar información

Tipo de Programa

Procesamiento de Palabras-crear docuemntos de naturaleza narrativa, como cartas, memo-randos, informes y leteratura de productos o servicios. Se utilizan para crear tablas.

Administración de Bases de Datos-almacenar datos organizados por filas y columnas. Facilitan la clasificación y obtención de datos de un gran número de récords, así como organizarlos de diferentes formas.

Hojas de cálculo electrónicas- hacer cálculos con números que se organizan por filas y columnas como presupues-tos, inventarios, nóminas y análisis de ventas. Preparar estadísticas. Diseñar diferentes tipos de gráficas.

Tipo de programa

Presentaciones y aplicaciones gráficas-preparar material visual de forma atractiva y en color para proyectarlo en una pantalla o monitor en presentaciones orales y en el diseño de publicaciones.

Organizador personal-guardar datos para organizar la agenda, los compromisos y las actividades de un individuo. Generalmente incluyen calendario de citas, libretas de direcciones y teléfonos, calculadoras, libreta para tomar notas y recordatorios.

Programas de Aplicación Programas de Aplicación usados para crear y usados para crear y guardar informaciónguardar información

Ley de Derechos de AutorLey de Derechos de AutorEn cada oficina se deben tener bien

protegidas las licencias que autorizan el uso de los programas. Es necesario contar con un índice o registro con información de las licencias de los programas que tienen.

Partes del índice◦Número de cada licencia◦Nombre del suplidor◦Fecha de adquisición◦En qué equipo se instaló el programa◦Dónde se conservan las licencias

Las Bases de Datos Las Bases de Datos Electrónicas facilitanElectrónicas facilitanRegistrar, localizar y reorganizar

datos en orden alfabético, numérico, por asunto o por zona geográfica.

Actualizar, añadir o eliminar información.

Preparar informes con los datos de una base de datos o integrando la información de varias bases de datos.

Uso de las bases de datosUso de las bases de datosMayormente estadísticos e

informes.

Visiten el siguiente enlace Visiten el siguiente enlace para más información sobre para más información sobre la conservación de la conservación de documentos electrónicosdocumentos electrónicoshttp://comparteconmigo.wordpre

ss.com/2008/08/31/conservacion-de-los-documentos-digitales/