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GOREHCO. Revista de Divulgación en Gestión Pública de la Región Huánuco.

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ENFOQUE DE MACRO PROCESOS SOBRE UNA ARQUITECTURA ORIENTADA A REGULACIONES PARA LA PLATAFORMA DE

GOBIERNO ELECTRÓNICO DE LA REGIÓN HUÁNUCO.

Dr. MSc. Aland Bravo Vecorena Gerente de Desarrollo Institucional y Sistemas del Gobierno Regional Huánuco

e-mail: [email protected] / [email protected]

RESUMEN: El Gobierno Regional Huánuco ha

iniciado el proceso de implementación de Simplificación Administrativa como un preámbulo a la fase de análisis y diseño de la Plataforma Regional de Gobierno Electrónico impulsado por el ONGEI-PCM, el CNC-MEF y la SGDIS-GRPAPT-GRH. Para lograr con éxito este objetivo, se plantea la implementación de la Arquitectura Orientada a Regulaciones (AOR) que es una propuesta de mejora al Modelo de Sistema Viable (MSV) concebido por el Dr. Stanffor Beer, que trata sobre una plataforma de Cibernética Organizacional Telemática que unifica a través de los macro y supra procesos, el modelo biológico planteado a los enfoques tradicionales de organización (TUPA, MAPRO, CAP, ROF, MOF, PIA, etc.); como resultado se muestran mejoras en los enfoques de procesos utilizados en las Tablas ASME-VM, Diagramas de Bloque y Costeos ABC antes y después de utilizar el enfoque AOR-MSV.

PALABRAS CLAVE: Se sugiere no más de cuatro

palabras o frases cortas en orden alfabético, separadas por comas, que representen su reporte.

1 INTRODUCCIÓN

La Arquitectura Orientada a Regulaciones AOR es una mejora al Modelo de Sistema Viable MSV y tiene como finalidad diseñar y diagnosticar la viabilidad de una organización social a través del paradigma de marcos regulatorios, mediante el cual dicha organización adquiere habilidades para responder a estímulos no previstos y ante los cuales puede desarrollar, aprender y adaptar nuevos enfoques metodológicos y tecnológicos para asegurar su supervivencia en el tiempo. La AOR-MSV intenta inyectar flexibilidad regulatoria para garantizar un auto organización en medio de cambios de su entorno. La AOR-MSV representa un modo de entendimiento de las organizaciones humanas distinto al de la administración tradicional, caracterizado por modelos jerárquicos y reduccionistas. La AOR fue creada como respuesta a una mejora del modelo MSV, para concebir una alternativa científica real para el estudio de organizaciones de actividad humana, bajo la premisa de cumplir con la condición de sostener su viabilidad enmarcada en regulaciones como único requisito. El propósito es descentralizar las funciones administrativas en los cinco mecanismos constituidos a partir de los subsistemas base del MSV, tales como: Sistema 1 – Generador del Producto, Sistema 2 – Apoyo

y Servicio, Sistema 3 – Control, Sistema 4 – Estudio del Entorno, Sistema 5 – Diseños de Política.

2 ESTADO DEL ARTE DEL ENFOQUE AOR.MSV

Para entender el modelo de la AOR-MSV,

debemos remontarnos a los Sistemas y Aparatos del Cuerpo Humano al Modelo de Sistema Viable (MSV) concebido por el Dr. Stanffor Beer en 1987. Desde el punto de vista biológico, un Sistema es un conjunto de órganos relacionados que trabajan en una actividad general y están formados principalmente por los mismos tipos de tejidos. Un Aparato es un conjunto de sistemas que cumplen una función común y más amplia. Estos pueden ser el aparato locomotor, constituido por los sistemas muscular, esquelético, articular y nervioso.

Figura 2.1.1. Sistemas del Cuerpo Humano.

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N°Ente Humano

Detalle de los Sistemas Humanos Detalle de los Servicios del Cuerpo Humano

Sistema Óseo Servicio de Protección Física Corporal

Sistema Muscular Servicio de Gestión Motriz Corporal

Sistema Respiratorio Servicio de Intercambio Gaseoso

Sistema Digestivo Servicio de Conversión de Insumos en Nutrientes

Sistema Excretor o Urinario Servicio de Extracción de Desechos Metabólicos

Sistema Circulatorio Servicio de Transferencia de Nutrientes y Oxígeno

Sistema Hormonal o Endocrino Servicio de Regulación del Crecimiento y Reproducción

Sistema Nervioso Servicio de Detección, Análisis y Respuesta

Sistema Reproductor Servicio de Replica Simétrica

Sistema Inmunológico Servicio de Patrullaje y Preservación Figura 2.1.2 Servicios Principales de los Sistemas del

Cuerpo Humano.

Cuando hablamos de organizaciones públicas, nos viene a la menta el organigrama institucional. Dicho modelo abstrae la jerarquía de la organización, pero

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carece de perspectivas de análisis como lo dan los Macro Procesos. El enfoque AOR-MSV utiliza diez macro procesos que se detallan en la Figura 3, los cuales han sido aplicados para el Autodiagnóstico de la Sistémica Organizacional de la Sede Central del GRH, así como de las Direcciones Regionales Sectoriales.

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N°Ente Institucional

Detalle de los Macro Procesos

Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura Macro Servicio de Mejora de Infraestructura

Detalle de los Macro Servicios

Macro Proceso de Servicio al Usuario Macro Servicio de Atención a Usuarios

Macro Proceso de Comunicación Organizacional Macro Servicio de Comunicación GRH - Academia - Empresas

Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas Macro Servicio de Capacitación Especializada

Macro Proceso de Gestión de Legajo Institucional Macro Servicio de Gestión de Activos Institucionales

Macro Proceso de Mejora Contínua Macro Servicio de Mejora Contínua Institucional

Macro Proceso de Evolución Cibernética Organizacional Macro Servicio de Evolución Sistémica Organizacional

Macro Proceso de Coordinación Organizacional Macro Servicio de Cadena de Mando Institucional

Macro Proceso de Recursividad Sistémica Macro Servicio de Supervivencia Institucional

Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio Macro Servicio de Preservación de Identidad Figura 2.1.3. Detalle de los Macro Procesos del GRH.

Macro Proceso AOR-MSV

Modo de Identificación

M1: Macro Proceso de Servicio al

Usuario, representa la analogía con el

Sistema Muscular Humano.

Procesos orientados a la razón de ser de la

institución cuyo servicio se brinda principalmente a

los usuarios externos.

M2: Macro Proceso de Mejoramiento

de Infraestructura, representa la

analogía con el Sistema Óseo.

Procesos orientados a mejorar la infraestructura

existente de la organización (mobiliario, inmobiliario,

equipamiento, etc.), clave para dar soporte a los

servicios operativos.

M3: Macro Proceso de Comunicación

Organizacional, representa la

analogía con el Sistema Respiratorio.

Procesos que permiten brindar una adecuada

comunicación entre la organización y el entorno

externo, principalmente con los Actores

multisectoriales involucrados.

M4: Macro Proceso de Gestión de

Capacidades Humanas, representa la

analogía con el Sistema Digestivo.

Procesos que permiten mejorar las habilidades

técnicas, metodológicas, éticas, etc., del personal de

la institución, de modo tal que permita transformar la

organización en base al conocimiento de avanzada.

M5: Macro Proceso de Gestión de

Legajo Institucional, representa la

analogía con el Sistema Excretor o

Urinario.

Procesos orientados a gestionar los documentos,

con énfasis al legajo institucional basado en

estándares de calidad de gestión documentaria.

M6: Macro Proceso de Mejora

Continua, representa la analogía con

el Sistema Circulatorio.

Procesos orientados a implementar mejoras a todo

nivel, organizativo, metodológico, tecnológico, de

recursos, etc., en todas las unidades orgánicas.

M7: Macro Proceso de Evolución

Cibernética Organizacional,

representa la analogía con el Sistema

Hormonal o Endocrino.

Procesos orientados a regular la asignación de

recursos económicos a las unidades orgánicas

basadas en objetivos, metas y lineamientos

institucionales.

M8: Macro Proceso de Coordinación

Organizacional, representa la

analogía con el Sistema Nervioso.

Procesos orientados a garantizar una adecuada

respuesta de sobrevivencia frente a eventos

inesperados, de riesgo u desastres.

M9: Macro Proceso de Recursividad

Sistémica, representa la analogía con

el Sistema Reproductor.

Procesos que garantizan la creación y gestión de

sedes desconcentradas a menor escala en la zona

de intervención territorial de la organización.

M10: Macro Proceso de Monitoreo

Regulatorio, representa la analogía

con el Sistema Inmunológico.

Procesos orientados al cumplimiento de la

normativa vigente de la organización para las

diversas unidades orgánicas.

Tabla 2.1.1. Detalle del Modo de Identificación de los Macro Procesos AOR-MSV del GRH.

La Arquitectura Orientada a Regulaciones (AOR) utiliza el enfoque del Modelo de Sistema Viable (MSV) para articular las unidades orgánicas de una institución. Que en este trabajo de investigación aplicada, se adecuó al modelado institucional del Gobierno Regional Huánuco, con motivo de la implementación de la plataforma de Gobierno Electrónico. Los componentes del Modelo AOR-MSV se dividen en:

Sistema 5 – Política: Función política, se encarga

de definir la identidad de la organización. Después de recoger toda la información que le llega a la institución, define sus políticas y estrategias, con el objetivo de balancear las demandas de las diversas partes de la organización y dirigir la organización en su totalidad. Este componente utiliza las directivas establecidas como base para establecer las estrategias de los demás sistemas.

Sistema 4 – Inteligencia: Función inteligencia,

este sistema debe contribuir a crear un contexto apropiado en la organización a fin de prever escenarios de acción que respondan a retos y externalidades en forma oportuna. Debe permitir visualizar el “afuera y el mañana”, para ser capaz de responder a los retos percibidos en el entorno. Está enfocado en el futuro y el mundo externo de la organización, y es el componente responsable de observar externamente el ambiente para monitorear como la organización se adapta con él para mantenerse viable. Este componente analizará la coherencia entre el modelo de las unidades orgánicas propuestas y el Plan Estratégico Institucional para asegurar el cumplimiento de las políticas.

Sistema 3 – Control (Cohesión y Sinergia):

Función de cohesión, es el responsable de la estabilidad interna de la organización. Éste sistema es el encargado de velar por lo interno y el ahora, proporcionando la sinergia entre las actividades primarias del sistema. Solamente y por excepción, cuando las actividades primarias no pueden llegar a acuerdo, el control por parte de la función de cohesión debe ser ejercido. Está enfocado en el presente y la organización interna a la que monitorea usando el S3* de Monitoreo. Representa las estructuras y controles dispuestos para establecer las reglas, recursos, derechos y responsabilidades del sistema, y para proveer de una interfaz con los sistemas 4 y 5. La información que se genere a partir del modelo, se asegurará en un procedimiento, que aportará a concretar la estrategia de largo plazo.

Sistema 3* – Monitoreo: Se generarán

indicadores de gestión alineados con el Plan Estratégico y el Modelo de Desarrollo y Desempeño Institucional, los cuales se aplicarán en las actividades, asimismo se plantearán auditorías de conocimiento para asegurar la continuidad y el mejoramiento del modelo.

Sistema 2 – Coordinación: Función de

Coordinación, se ocupa de las actividades de coordinación, siendo su principal función amortiguar las oscilaciones que se producen como consecuencia del funcionamiento de las operaciones elementales contenidas en el Sistema Uno y sus interacciones. Representa los canales de información y los cuerpos que permiten las actividades primarias en el sistema 1, comunicarse entre sí. Esto permite que el sistema 3 supervise y coordine las actividades dentro del sistema. Se utilizará la gestión documental para garantizar la estandarización de los documentos que se generen a partir del modelo, junto con un sistema en línea. Se propondrá crear redes de conocimiento con reuniones periódicas.


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Sistema 1 – Operación: Función de Operación,

que hace posible que la organización genere sus productos o servicios. El resto de los sistemas del dos al cinco, tienen como misión servir al Sistema Uno. Es un sistema que contiene varias actividades primarias. Cada actividad primaria del sistema 1 es en sí mismo un sistema viable, debido a la naturaleza recurrente de sistemas según lo antes descrito. Esto se refiere con realizar una función que implementa por lo menos una parte clave de la transformación de la organización. Este modelo y las estrategias se deben desarrollar en los procesos misionales, en conjunto con los colaboradores. Se espera poder incluir las sugerencias de estos.

Figura 2.1.4. Concepción del Modelo de Sistema Viable.

En las Figuras 2.1.1 y 2.1.4, se detalla el diseño

organizacional del MSV, el cual permite a un directivo organizacional dirigir su mirada hacia los componentes internos y las relaciones externas de una organización, permitiendo organizar el trabajo y elaborar mecanismos de coordinación organizacional.

En suma es un proceso de observación que

permite crear y percibir las organizaciones como algo tangible. Como toda observación, requiere un planteamiento de observación, una epistemología que dirija la mirada y concretice una organización. Esta epistemología no es única, sino que puede variar, por ello hablamos de epistemologías las cuales encontramos en los diferentes enfoques, teorías y modelos de la Teoría de Organizaciones. Para nuestro autodiagnóstico, se aplicó el enfoque AOR-MSV que orienta el MSV hacia organizaciones del sector público, clasificando sus procedimientos en sub procesos Estratégicos, Operativos y de Apoyo, quienes a su vez contienen las seis funciones de viabilidad propuestos por Beer.

Figura 2.1.5. Desglose de las Funciones AOR-MSV.

Función AOR-MSV Modo de Identificación

F1: Función Operativa, procesos que se refieren a

la implementación de tareas básicas; aquellas que

componen las actividades primarias y definen la

razón de ser de la institución.

Generalmente son procesos que se les

ingresa un insumo y genera un

producto o servicio y apoyan de

manera directa a la misión de la

organización.

F2: Función de Coordinación, Aquellos procesos,

actividades o mecanismos que permiten lograr

armonía en la realización de las tareas básicas.

Regula la operación a través de planes,

procedimientos, requisitos, programas, etc.

Son procesos que coordinan

distribución de recursos, homogenizan

o estandarizan procedimientos,

articulan operaciones en el área

(alinean esfuerzos).

F3: Función de Monitoreo, son procesos alternos

para recolectar información fresca y confiable

directamente de la fuente que permite realizar

seguimiento de lo que está sucediendo.

Procesos u Actividades que tienen

como objetivos asesorar, evaluar y

comunicar aspectos relevantes al

mecanismo de adaptación (Funciones

6, 5 y 4) para evidenciar posibles

pérdidas de control en la organización.

F4: Función de Dirección, procesos que representa

a los entes encargados de velar por la

administración diaria de las actividades primarias.

Establecen tres canales: Negociación de recursos,

comportamiento corporativo y rendición de

cuentas.

Generalmente son procesos cuyas

instancias que tienen capacidad de

decisión en las actividades primarias.

F5: Función de Inteligencia, son procesos que

representan a los entes encargados de desarrollar

modelos del ambiente, explorar nuevos servicios,

productos, tecnologías, entre otros, con el objetivo

de mantener la viabilidad de la institución en el

ambiente.

Generalmente son procesos cuyas

instancias se reúnen debatir y

comentar nuevos elementos que

pueden mejorar y actualizar prácticas y

procesos en la organización.

F6: Función de Política, es el encargado de definir

la identidad de la organización, dar clausula a los

ciclos de aprendizaje y garantizar buenas

comunicaciones entre los sistemas de control e

inteligencia.

Generalmente son procesos que

generan instancias que dictan las

políticas y directrices globales de la

organización

Tabla 2.1.2. Detalle del Modo de Identificación de las Funciones AOR-MSV en los Procedimientos del GRH.

En la medida que estas epistemologías incluyan

o no determinados elementos, se sabrá el potencial de la organización, por ejemplo, luego del diagnóstico realizado en el Gobierno Regional Huánuco, se pudo detectar las deficiencias sistémicas en cuanto a procedimientos inexistentes o unidades orgánicas faltantes para completar las seis funciones de viabilidad del modelo AOR-MSV.


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3 RESULTADOS OBTENIDOS EN LA MEJORA DE LA SISTÉMICA ORGANIZACIONAL DEL GRH

Luego de ordenar la estructura organizacional

institucional, es en este momento cuando los Sistemas de Información adquieren un rol protagónico en el sector público. Pero si se sistematiza el desorden y caos, como resultado se tendrá eso mismo; de ahí la importancia del rediseño de la sistémica organizacional institucional y luego del rediseño de los procesos mismos, bajo enfoques avanzados provenientes de las teorías de la cibernética organizacional y modelos complementarios que brindan como resultado Sistemas de Información de Alto Desempeño Regulatorio, que lo que permiten es describir o considerar componentes informacionales dispuestos en redes estructuralmente dispersas o descentralizadas.

Luego serán otros análisis los que conviertan

estos componentes y redes en sistemas y tecnologías concretas. Tales análisis involucran los sistemas de información de Gobierno Electrónico con el soporte de las Tecnologías de Información y Comunicación TICs.

Figura 3.1. Estructura AOR-MSV del GRH. Las ventajas del uso de la AOR-MSV como técnica de Autodiagnóstico, se debe a que el modelo organizacional más perfecto es similar a la del Cuerpo Humano, el cual es analizado bajo los siguientes parámetros:

Idea predominante, que busca identificar cuál es él o los conceptos que guían el planteamiento epistemológico;

Simpleza esquemática, que busca reflejar en qué medida la representación visual del enfoque, teoría o modelo permite generar esquemas comprensibles que faciliten un diseño organizacional y faciliten la derivación de un modelo de Sistema de Información;

Jerarquía-coordinación organizacional, que busca identificar la base de una red de componentes de información distribuida por la organización;

Recursividad, que busca reconocer el potencial de trabajar en niveles de desagregación de información;

Flujos de información, que busca identificar el aspecto informacional;

Retroalimentación, que busca identificar ciclos de información que faciliten la toma de decisiones que en suma justifica un Sistema de Información;

Inserción del Sistema de Información, que busca describir la facilidad manifiesta de la epistemología de insertar un Sistema de Información como objeto organizacional; y,

Alcance de las redes, que busca identificar la capacidad de la epistemología de representar una organización dispersa como una red intra e inter organizacional.

En las Figuras 3.2, 3.3, 3.4, 3.5 y 3.6 se muestran los indicadores AOR-MSV de los Macro Procesos y Procedimientos TUPA, MAPRO, TUSNE de las Direcciones Regionales de Salud, Educación y Agricultura del Gobierno Regional Huánuco, permitiéndonos encontrar las deficiencias estructurales para tomar las acciones correctivas del caso.

Figura 3.2. Estructura AOR-MSV del GRH.


Se aprecia del análisis una analogía con el sistema

nervioso en el cuerpo humano, que comunica los diversos órganos con un enfoque de recursividad y viabilidad en un contexto regulatorio.


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4 LECCIONES APRENDIDAS

Existen varios enfoques que intentan relacionar la estructura organizativa de las instituciones con las tecnologías de información y comunicación implantadas.

En particular existen dos enfoques: El primero en

base a modelos conceptuales teóricos, investigación teórica; la segunda en base a la observación del impacto de determinadas tecnologías en el amplio mundo organizacional, desde la práctica hacia la teoría.

Para el caso de la implantación de las TIC vía los

sistemas de información telemáticos del Gobierno Regional Huánuco, se ha optado por un enfoque conjunto entre los mejores modelos teóricos de

cibernética organizacional basada en la MSV

conjuntamente con las mejores experiencias tecnológicas contemporáneas a la fecha existentes tales como la Plataforma de Gobierno Electrónico en Nube basado en Procesos BPM con estándares regulatorios en base al enfoque de la AOR, llevándonos a la propuesta integral AOR-MSV, el cual nos permitirá un

enfoque más ajustado a la realidad que cubra con las necesidades de las diversas unidades orgánicas de sus procedimientos TUPA, MAPRO, TUSNE, partiendo de la información, procesándola a través de sistemas de información a la medida, con el soporte de tecnologías de información y comunicación TICs.

5 EXPECTATIVA, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Se espera con expectativa implementar las mejoras

de la sistémica organizacional AOR-MSV a todas las

instituciones públicas desconcentradas del Gobierno Regional Huánuco, de modo tal que se articulen macro procesos transversales con ayuda de Sistemas de Información y las Tecnologías de Información necesarios para la adecuada gestión organizativa de las unidades orgánicas centralizadas y descentralizadas del Gobierno Regional Huánuco, de tal forma que su aplicación sea de utilidad tanto para usuarios internos como externos.

Se concluye que la AOR-MSV es la técnica más

avanzada en lo que se refiere al mapeo organizacional de sistemas complejos existente y conocido a la fecha, y su aplicación en el contexto de los macro procesos del Gobierno Regional Huánuco ha permitido refinar y repensar las conexiones entre las diversas unidades orgánicas, sistemas y aparatos de la institución pública a nivel de gobierno regional.

Como recomendación para proyectos futuros, se

debe seguir perfeccionando el modelo a través de un adecuado modelo supra organizacional que permitirá reducir costos de implementación y/o de operación y mantenimiento de sistemas de Gobierno Electrónico a niveles Nacional, Regional y Local, que sean realmente útiles y necesarios a la institución. El punto de unión de las TICs con los sistemas organizacionales, nos lo brinda la AOR-MSV que se orienta al contexto

regulatorio vigente.

6 REFERENCIAS [1] A. Bravo Vecorena, “Propuesta de una Arquitectura

Orientada a Regulaciones (AOR) para el Mejoramiento de la Gestión Empresarial en las PYMES”, Disertación de Tesis Doctoral en Gestión Empresarial, UNHEVAL. Vol. 47. No 5. pp 857-863. - Jul 2013.

[2] A. Bravo Vecorena, Victor Rojas Cerna, Alberto Soto Lock,

”J2EE Platform Adaptation to Build a Monitoring and Diagnostic System of AC Motor Faults using Wavelets and TPM”, TECNIA 17, pp. 17 (2), 2007.

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