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Revista Venezolana de Gerencia (RVG)Ao 15. N 49, 2010, 125 - 140

Universidad del Zulia (LUZ) ISSN 1315-9984

Sistemas de informacin para la gestinde mantenimiento en la gran industriadel estado Zulia *

Oliva, Karim **Arellano, Madelein ***

Lpez, Mara ****Soler, Karen *****

ResumenEste trabajo tiene como propsito determinar las caractersticas que distinguen los sistemas

de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del estado Zulia. Este estudioest basado en una entrevista estructurada aplicada a los gerentes, jefes o encargados de mante-nimiento a catorce (14) industrias de la regin seleccionadas de una poblacin de treinta y cuatro(34) empresas, mediante la cual se determin la condicin de los elementos constitutivos de los sis-temas de informacin para mantenimiento a saber, administracin de los equipos, rdenes de tra-bajo, especialidades de mantenimiento, abastecimiento y control de materiales, informes de de-sempeo y tecnologas de informacin utilizadas. En los resultados se evidencia que la gestin demantenimiento en las industrias encuestadas hace nfasis en la administracin de los equipos y enla utilizacin de las rdenes de trabajo como mecanismo de planificacin y de control de las activi-dades de mantenimiento. Se observa heterogeneidad en las caractersticas de los sistemas de in-formacin que apoyan la gestin de mantenimiento, debido principalmente al empleo dismil de lastecnologas de informacin. Se concluye que las industrias con mayor nivel de automatizacin

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Recibido: 21-01-09 . Aceptado: 10-12-09

* Este trabajo constituye un avance del Proyecto de Investigacin titulado Informacin para laGestin Privada, financiado por El Consejo de Desarrollo Cientfico y Humanstico (CONDES-LUZ) y adscrito al Centro de Estudios de la Empresa.

** Investigadora-Docente de la Facultad de Ingeniera. E-mail: [email protected]*** Investigadora-Docente de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales. Cursante del Docto-

rado en Ciencias Sociales, mencin Gerencia. E-mail: [email protected]. Ingeniera indus-trial con maestra en Gerencia de Empresas de la Universidad del Zulia y adscritas al Programade promocin al investigador del FONACIT.

**** Ingeniera industrial con maestra en Gerencia de Empresas de la Universidad del Zulia y adscri-tas al Programa de promocin al investigador del FONACIT.E-mail: [email protected]

***** Ingeniera Industrial. E-mail: [email protected]

muestran sistemas de informacin ms organizados y con mejores posibilidades para el control de lagestin de mantenimiento.Palabras clave: Sistema de informacin, gran industria, gestin de mantenimiento, estado Zulia.

Information Systems for Managing Maintenancein the Main Industry of the State of Zulia

AbstractThe purpose of this work is to determine the characteristics that distinguish information systems

for managing maintenance in the principal industry in the State of Zulia. The study is based on a struc-tured interview applied to the managers, heads or those in charge of maintenance for fourteen (14) in-dustries in the region selected from a population of thirty-four (34) companies. The study determined thecondition of the constitutive elements for maintenance information systems, such as equipment admin-istration, work orders, maintenance specialties, material storage and control, performance reports andinformation technologies used. Results show that maintenance management in the interviewed indus-tries emphasizes equipment administration and the use of work orders as planning and control mecha-nisms for maintenance activities. Heterogeneity was observed in the information system characteristicsthat support maintenance management, due principally to dissimilar use of information technologies.Conclusions are that industries with a greater level of automation evidence more organized informationsystems with greater possibilities for controlling maintenance management.Key words: Information system, main industry, maintenance management, State of Zulia.

1. Introduccin

Para cualquier organizacin indus-trial el mantenimiento es considerado unfactor estratgico en la bsqueda de in-crementar los niveles de productividad,calidad y seguridad en una empresa. Eldesempeo de un sistema de manteni-miento implica un constante y eficientemanejo de informacin, lo cual permite ala gerencia integrar las acciones de laempresa durante el desarrollo de los pro-cedimientos y actividades correspon-dientes a su entorno productivo.

La presente investigacin ha sidorealizada tomando como base una revi-sin bibliogrfica sobre la concepcin desistemas de informacin (SI), enfocandosu aplicacin a la funcin de manteni-

miento en grandes industrias. El propsi-to es determinar las caractersticas quedistinguen los sistemas de informacinpara la gestin de mantenimiento en lagran industria del estado Zulia, unificandocriterios sobre la estructura y el funciona-miento de los sistemas de informacin,como elemento fundamental de soportepara el desempeo de la funcin de man-tenimiento. De esta manera, se contrastaesta caracterizacin con evidencia emp-rica en las grandes industrias del estadoZulia.

La gran industria est conformadapor grandes cantidades de capital y depersonas, siendo un factor potencial decambio para el desarrollo futuro del sec-tor econmico y diversos beneficios queotorgan a la sociedad. Particularmente, la

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Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del ZuliaOliva, Karim; Arellano, Madelein; Lpez, Mara y Soler, Karen ___________________

gran industria posee mayores fortalezasdesde la perspectiva de disponibilidad derecursos y organizacin, respecto a la pe-quea y mediana industria.

Ante la dinmica de un mercadocambiante y exigente, las industrias seencuentran sometidas a enormes presio-nes para ser competitivas y ofrecer unaentrega oportuna de productos con cali-dad, lo cual requiere la implantacin deun sistema productivo acorde a estas exi-gencias y se hace imprescindible la utili-zacin y modernizacin de equipos concierta tecnologa para el proceso detransformacin.

Por ello, el uso de nuevas tecnolo-gas para optimizar los procesos de pro-duccin, automatizacin y distribucin sonpilar fundamental para este sector indus-trial; dado que, por lo general, estas empre-sas cuentan con tecnologas y sistemas depunta que les permiten evaluar distintos es-cenarios y tomar decisiones, de una mane-ra que les ahorra tiempo y dinero1.

Considerando que no hay un crite-rio nico para definir una gran industria,se adopt el criterio establecido por elInstituto Nacional de Estadstica (I.N.E),que considera como gran industria aquel-la que tenga en su haber un nmero ma-yor a cien (100) empleados. Con este cri-terio, se determin la poblacin de lasgrandes industrias ubicadas en el estado

Zulia, totalizando para el ao 2007 unacantidad de 34 industrias. La muestra es-tuvo conformada por 14 empresas, selec-cionadas mediante la tcnica de mues-treo aleatorio simple2, que representan el41.17% de la poblacin. En las industriasseleccionadas, se aplic una entrevistaestructurada mediante un cuestionario agerentes, jefes o encargados del rea demantenimiento de cada industria, con elfin de obtener evidencia emprica y acer-camiento al objeto de estudio relacionadocon las actividades de mantenimiento.

2. Sistemas de informacinen las organizaciones

Un sistema de informacin aceptarecursos de datos como entrada y los pro-cesa en resultados de informacin comosalida, la cual, a su vez, est constituidapor datos convertidos a un contexto signi-ficativo y til para usuarios finales especfi-cos (OBrien, 2001: 42). Particularmente,Goldratt (1994: 5-6) enfatiza que la infor-macin slo se puede definir dentro delmarco de la toma de decisiones, estandoeste proceso imbricado en el sistema deinformacin. De all, que se plasme que elcontexto y el usuario van a determinar elproceso de decisin, propio de la gestinde cualquier tipo de organizacin y relacio-nado con su sistema de informacin.

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_______________________ Revista Venezolana de Gerencia, Ao 15, No. 49, 2010

1 Segn cifras aportadas por el Centro Nacional de Tecnologas de Informacin (C.N.T.I.), el de-sarrollo industrial venezolano se expresa en aproximadamente un 10% de establecimientos dela gran industria.

2 El clculo fue realizado considerando la frmula de poblaciones finitas establecida por SierraBravo (1997:227), asumiendo 40% y 60% para p y q, respectivamente, con un nivel de confian-za de 95% (2) y error de 20%.

Ahora bien, para Oz (2000: 527) enel plano de la planeacin estratgica serequiere la declaracin de una misin cor-porativa que aclara su propsito y susmetas generales, y que proporcionan unmarco referencial para la formulacin delos objetivos estratgicos de la organiza-cin. La misin delinea el propsito delos sistemas de informacin en la organi-zacin; de esta manera, vincula la estra-tegia con el sistema de informacin, de-terminando el tipo de organizacin y susresponsabilidades.

En el mbito de la organizacin,Burch y Grudnitski (1998: 583) conside-ran dos filosofas relacionadas con la utili-zacin de SI: (a) Reactiva, orientada a labase de la organizacin, y visualiza el sis-tema de informacin como un arma de-fensiva tctica y operacional que respon-de al procesamiento de datos y reportes;y (b) Proactiva, orientada hacia toda la or-ganizacin, donde el SI representa unarma ofensiva estratgica. La primerapermite que la organizacin se mantengay sobreviva, la segunda ofrece una venta-ja competitiva.

Por su parte, Montilva (1999: 55)refiere que el sistema de informacin deuna organizacin representa un subsis-tema, que a su vez est conformado pordiferentes subsistemas de informacinestrechamente interrelacionados, aso-ciados a las reas funcionales, y quecomo un todo contribuyen a alcanzar losobjetivos organizacionales.

La configuracin de los sistemasde informacin se presenta con aspectosdistintivos entre diversos autores, relacio-nados con: (a) grado de especificidad,(b) alcance y (c) clasificacin de los ele-mentos que los configuran. Por ello, se

analizarn algunas tipologas, para iden-tificar los elementos propios de los siste-mas de informacin.

Segn Oz (2001:16) todos los sis-temas de informacin operan de la mismaforma, mediante cuatro operaciones prin-cipales: Introduccin de datos en el sis-tema de informacin (entrada), cambio ymanipulacin de los datos en el sistemade informacin (procesamiento de da-tos), obtencin de informacin fuera delsistema de informacin (salida) y almace-namiento de datos e informacin (alma-cenamiento). As, establece una confi-guracin bsica que se encuentra rela-cionada con las funciones de un sistemade informacin, ms no as con los ele-mentos constitutivos del mismo.

Por su parte, Cohen y Asn (2005:7-8) refieren que los sistemas de informa-cin comprenden cuatro actividades b-sicas: a) entrada de informacin, procesomediante el cual el sistema de informa-cin toma los datos que requiere paraprocesar la informacin; b) almacena-miento de informacin, definida como lacapacidad del sistema para guardar infor-macin; c) procesamiento de informa-cin, relacionado con la capacidad delsistema de informacin para efectuar cl-culos, que permite la transformacin dedatos fuente en informacin que puedeser utilizada para la toma de decisiones; yd) salida de informacin, visto como elproducto del sistema de informacin y re-lacionado con su capacidad para emitirinformacin procesada o bien datos deentrada al exterior. stos se correspon-den con los procesos principales de todosistema de informacin, sin obviar unafuncin de retroalimentacin, que el siste-ma debe cumplir como mecanismo para

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ejercer control sobre aquellos procedi-mientos a los cuales soporta el sistemade informacin.

Por su parte, Burch y Grudnitski(1998: 58-61,64,66) conforman los siste-mas de informacin en seis componentesestructurales, a saber: a) entrada, esque-mas que le permiten al usuario comunicar-se con el sistema mediante una combina-cin de preguntas y respuestas, coman-dos, teclas de funcin, mens, entre otros;b) modelos, los cuales utilizan la entraday datos almacenados, para producir los re-sultados deseados; c) salida, como el pro-ducto del sistema de informacin, con ca-ractersticas de calidad y plasmada en do-cumentos para todos tipo de usuario;d) tecnologa, la cual reduce el tiempo y elespacio entre el usuario y el sistema, yest conformada por: computadora y al-macenamiento auxiliar, telecomunicacio-nes y software; e) base de datos, lugar endonde se almacenan todos los datos ne-cesarios para atender a las necesidadesde los usuarios; y, finalmente, f) contro-les, que proporcionan a los usuarios unsistema confiable y el tipo de acceso quenecesiten para realizar sus tareas o soste-ner un dilogo con el sistema.

Para Cohen y Asn (2005: 7) los ele-mentos que conforman un sistema de infor-macin incluyen: a) equipo computacio-nal, computadoras o cualquier otro disposi-tivo (hardware) necesario para que el siste-ma de informacin pueda operar; b) recur-so humano, refiere aquellas personas queinteractan con el sistema de informacin;c) datos o informacin fuente, aquelloque se introduce en el sistema para gene-rar como resultado la informacin que de-sea; d) programas, aquellos ejecutadospor las computadoras, que hace que los

datos de entrada introducidos sean pro-cesados y generen los resultados que seesperan; e) telecomunicaciones, que asu vez se conforman de equipo computa-cional y programas, pero especficamenterelacionados con aquellos que facilitan latransmisin de texto, datos, imgenes yvoz en forma electrnica; y f) procedi-mientos, que incluyen las polticas y reglasde operacin, tanto en la parte funcional delproceso de negocio, como los mecanismospara hacer trabajar una aplicacin en lacomputadora.

Estas tipologas difieren significati-vamente, dado que Burch y Grudnitski in-cluyen la entrada y salida como compo-nentes, cuando realmente se identificancomo procesos del sistema de informa-cin; adems su identificacin de las ba-ses de datos como un lugar de almacena-miento se contrapone a lo planteado porOz cuando identifica el almacenamientocomo una operacin de los sistemas deinformacin. Por otra parte, los compo-nentes designados como modelos y con-troles, se corresponderan, en un sentidoms amplio, con la definicin de procedi-mientos dada por Cohen y Asn. As, coin-cidimos con Burch y Grudnitski, slo en ladesignacin de tecnologas como unelemento de los sistemas de informacin.

El contraste entre estos plantea-mientos, radica en ver las tecnologascomo un elemento de los sistemas de in-formacin y no que debido a sus poten-cialidades, las TIC se presenten exce-diendo el desarrollo y funcionalidad delsistema de informacin.

Los aportes de Burch y Grudnitski(1998: 63-64) permiten visualizar la tec-nologa informtica como un factor de in-terconexin que forma parte de la infraes-

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tructura de una organizacin para coordi-nar sus operaciones. Esto permite quelos sistemas no estn funcional y espa-cialmente separados del lugar de trabajo,sino que se presenten como una red in-terconectada de trabajo.

En este caso, partiremos del con-cepto de tecnologas de informacinplanteado por Barros (1998:11-12), quienlas identifica con la denominacin moder-na dada al conjunto de elementos compu-tacionales3 en el cual se instalan aplica-ciones4, las cuales permiten coordinaresos elementos y dirigir su funcionamien-to para generar un determinado servicio aun usuario final. Se incluyen adicional-mente las comunicaciones por medio deredes, capaces de interconectar compu-tadores y aplicaciones5.

Tal como lo plantea Carr (2005: 12)la importancia estratgica de las tecnolo-gas de informacin y comunicacin (TIC)no es creciente, como muchos afirman osuponen, sino decreciente. A medida questas llegan a ser ms poderosas, msestandarizadas y ms accesibles, dejande ser tecnologas propietarias que lascompaas pueden usar como una venta-ja sobre sus rivales, para convertirse entecnologas infraestructurales que todos

los competidores comparten. Las TIC seconvierten en un factor de produccinque permite a las organizaciones mante-nerse en el mercado, pero no asegura susobrevivencia.

Barros (1998:16) asevera que elpapel de la tecnologa est totalmente de-terminado por cmo se realicen las activi-dades humanas del sistema -en cuanto amtodos, prcticas, tcnicas y procedi-mientos- y su ejecucin est determina-da por las posibilidades de las tecnolo-gas. Por ello, de acuerdo a lo planteadopor Cohen y Asn, otro de los elementosque conforman un SI son los procedi-mientos. As, Barros plantea una insepa-rabilidad entre cmo hacer las activida-des humanas y el uso las tecnologas deinformacin, por ello, se establece comofundamental la organizacin administrati-va del quehacer humano, y su registropermitir realizar una adecuacin de losprocedimientos al promover alguna ini-ciativa de automatizacin. Asumimos quelos otros dos elementos constitutivos deun SI son: las personas que interactancon l y los datos, partiendo de la defini-cin de Goldratt en cuanto a que la infor-macin se conforma como resultado oproducto del sistema.

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3 Se corresponde con el hardware o componentes fsicos monitor, CPU, memoria principal(RAM), disco duro, perifricos, etc. el computador en s.

4 Compuesto por el software sistema operativo o programas de aplicacin , o sea, las instruc-ciones en lenguaje computacional.

5 Barros refiere cualquier otro componente como parte de una aplicacin computacional, lo cualparece ambiguo. Asumimos los elementos computacionales como tecnologa dura (hardware)y las aplicaciones como tecnologas blandas (software), cualquier otro componente, excep-tuando los comunicacionales, pertenece a estas categoras.

3. Gestin de mantenimientoen la gran industria

El funcionamiento de un equipo ori-gina un desgaste, que en el tiempo produ-ce efectos en su operatividad ocasionan-do interrupciones al proceso productivo,desde el incumplimiento de compromisosadquiridos o escasez, inclusive hastaperjuicios legales. Tambin un manteni-miento adecuado contribuye a minimizarriesgos de trabajo. Por ello, el funciona-miento de los equipos es una garantapara las exigencias de produccin y de-pende, principalmente, de un adecuadosistema de mantenimiento, ya sea conbase en un sistema de informacin tradi-cional o un sistema acorde a los avancestecnolgicos de esta era informacional.

El mantenimiento es un servicioque agrupa una serie de actividades me-diante las cuales un equipo, mquina,construccin civil o instalacin, se man-tiene o se restablece a un estado aptopara realizar sus funciones, siendo im-portante en la calidad de los productos ycomo estrategia para una competenciaexitosa.

Los esfuerzos realizados en el reade mantenimiento consisten en reducir almnimo el efecto de las averas de losequipos y de las instalaciones, y propor-cionar informacin relacionada con la ex-periencia y conocimiento a los departa-mentos relacionados con el proceso pro-ductivo, a fin de reducir el trabajo de man-tenimiento, el tiempo improductivo y suscostos.

Para Dounce (1984) el objetivo b-sico del mantenimiento es maximizar ladisponibilidad de los equipos e instalacio-nes para las actividades de produccin, y

para ello propone los siguientes objetivosespecficos: a) asegurar el funcionamien-to confiable y eficiente de los equipos einstalaciones, acorde a los patrones esta-blecidos de seguridad, proteccin ambientale imagen de la empresa; b) evitar el deterio-ro acelerado de los equipos e instalaciones;c) proporcionar los servicios necesariospara la continuidad operacional de las insta-laciones, y el bienestar de la comunidad.

Entre las funciones de manteni-miento destaca la diferenciacin de tresgrandes grupos: administrativas, tcni-cas y de operacin. Las administrativascomprenden: (a) poltica y organizacindel mantenimiento, (b) planificacin yprogramacin de las actividades de man-tenimiento, (c) anlisis y evaluacin eco-nmica y de presupuesto, (d) necesida-des y capacitacin del personal, (e) regis-tro de subcontratistas, (f) registros e infor-mes para el control de mantenimiento,(g) control de partes de repuestos y deherramientas.

Las funciones tcnicas estn referi-das a: (a) anlisis de rendimiento de losequipos, (b) estudio de las causas de fa-llas, (c) preparacin de normas e instruc-ciones de inspeccin, exploracin, repara-cin y anlisis de sustituciones. Finalmen-te, en las funciones de operacin se inclu-yen: (a) la inspeccin (rutinaria, peridica yde aceptacin), (b) operaciones de prepa-racin (lubricacin, ajuste y reparacin),(c) trabajos de ingeniera (maquinado, sol-dadura, acabado, entre otros)6.

El cumplimiento de estas funcionesimplica la aplicacin de criterios y mto-dos innovadores, tanto en el rea de la in-geniera como en el rea de informtica.En consecuencia, y en concordancia conlo expresado por Garca (1998), el diseo

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de la organizacin y los procesos de man-tenimiento deben estar soportados por unsistema de gestin de la informacin queposibilite la incorporacin de modificacio-nes derivadas de la innovacin tecnolgi-ca, y la integracin de informacin con laperspectiva de una gestin global de laorganizacin.

Por ello, se requiere una clara defi-nicin de los procesos asociados al man-tenimiento, identificando responsabilida-des y perfiles de acceso a la informacinadecuados que garanticen tanto la segu-ridad del sistema como la pertinencia dela informacin introducida y emitida.

Duffuaa, Raouf y Dixon (2000:302-303), establecen dos elementos funda-mentales para el funcionamiento eficaz deun sistema computarizado de administra-cin del mantenimiento: (a) capacidadpara apoyar las principales actividades enel proceso del mantenimiento, (b) capaci-dad de configuracin del software y elhardware en trminos de su confiabilidad,facilidad de uso, calidad de la informaciny procesamiento oportuno.

Al incrementarse la capacidad deprocesamiento de la informacin, los siste-mas de informacin en mantenimiento hanevolucionado para utilizar las nuevas tec-nologas que generan ciertos beneficios.De esta manera, Garca (1998) afirma quealgunos de los beneficios derivados inclu-yen: a) la reduccin de costos y el aumentode la eficacia de la funcin de manteni-miento; b) mejora de la fiabilidad y disponi-bilidad y alargamiento del ciclo de vida de

las instalaciones; c) aumento de la segu-ridad integral; d) reduccin de stocks enla gestin de aprovisionamientos; ye) mejora en la disponibilidad de informa-cin adecuada sobre mantenimiento parala toma de decisiones empresariales.

Si bien la incorporacin al rea demantenimiento de un sistema asistido porcomputadora no es un requisito indispen-sable para lograr una gestin de manteni-miento eficaz, su implementacin facilita ysimplifica significativamente dicha gestincambiando el funcionamiento de las orga-nizaciones. Las organizaciones deben es-tar dispuestas a una comprensin de lossistemas de informacin y aprehender unacultura informtica para el desarrollo deeste tipo de proyectos.

4. Caracterizacin de lossistemas de informacin paramantenimiento

La investigacin de campo para larecopilacin de la evidencia emprica rela-cionada con las actividades de manteni-miento se estructur con base en las ca-ractersticas especficas de los sistemasde informacin en la funcin de manteni-miento planteadas por Duffuaa, Raouf yDixon (2000: 303). Estas caractersticascomprenden la informacin bsica quedebe poseer un sistema computarizadode informacin para mantenimiento, esta-bleciendo cinco mdulos: 1) administra-cin del equipo; 2) control de rdenes detrabajo; 3) administracin de las especiali-

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6 Las actividades tcnicas y operativas subyacen al control administrativo, por ello, la evidenciaemprica se recopilar tomando como base las actividades administrativas.

dades de mantenimiento; 4) abasteci-miento y control de materiales; e 5) infor-mes de desempeo7. Para esta caracteri-zacin se incluy el elemento de tecnolo-gas de informacin como factor primordialen los sistemas de informacin.

Cabe destacar que todas las em-presas encuestadas poseen en su es-tructura organizativa la funcin de mante-nimiento como una funcin diferenciadade carcter operativo, lo cual implica queesta funcin es establecida como una ge-rencia o un departamento con responsa-bilidades y recursos especficos.

El anlisis estar enfocado particu-larmente hacia el control de la gestin demantenimiento, dada la trascendenciaque posee esta funcin para las activida-des de produccin, el cual requiere de unsistema gil y coordinado de captura yprocesamiento de informacin que per-mita la toma de decisiones oportunas.

a. Administracin del equipoLa mejora de la eficacia del equipo

requiere la medicin de las prdidas queafectan la disponibilidad del equipo, sueficiencia y la calidad del producto. ParaDuffuaa, Raouf y Dixon (2000) la informa-cin bsica que se debe disponer sobrelos equipos es su identificacin (normal-mente asociada a un cdigo), ubicacin,fecha de instalacin, estado o condicin,informacin tcnica, historia del equipo(incluye fallas registradas, tipo de fallas) yprograma de mantenimiento, herramien-

tas especiales y procedimientos de segu-ridad.

En la Tabla 1 se aprecia la relevan-cia que las industrias del sector dan a susactivos; se refleja un alto grado de organi-zacin en cuanto a la disposicin de ar-chivos de informacin codificada y clasifi-cada sobre la identificacin y las caracte-rsticas tcnicas de los equipos; sin em-bargo, los sistemas de informacin refle-jan debilidad en los registros del historialde fallas de los equipos y en la existenciade mecanismos que permitan determinarla condicin operativa de los equipos, lacual es una informacin vital para la tomade decisiones. Se presenta, tambin, de-ficiencia en la identificacin del equipocon respecto a: a) su ubicacin, que pue-de ser en aquellos equipos con facilidadpara su movilizacin y no se realiza surespectivo rastreo, y b) fecha de fabrica-cin, que para efectos de depreciacindel equipo puede ser considerado comoelemento fundamental.

b. rdenes de trabajo (ODTs)El propsito del sistema de rde-

nes de trabajo es proporcionar mediospara solicitar por escrito el trabajo que vaa realizar el departamento de manteni-miento, seleccionar por operacin el tra-bajo solicitado, asignar el mejor mtodo ylos trabajadores ms calificados para eltrabajo, reducir el costo mediante una uti-lizacin eficaz de los recursos, mejorar laplaneacin y la programacin del trabajo

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7 Para efectos de esta investigacin se consideran estos mdulos relacionados con los Datos deun sistema de informacin, necesarios para la produccin pertinente de informacin y el controlde gestin del mantenimiento. No se realizar nfasis en los elementos de Personas y Procedi-mientos, dada la delimitacin del tema.

de mantenimiento, y mejorar el manteni-miento en general. Dependiendo del di-seo del formato de la ODT, sta puedeser utilizada como una solicitud de traba-jo, un documento de planeacin, un regis-tro histrico, una herramienta para el mo-nitoreo y control, y una notificacin de tra-bajo completado.

En cuanto a la existencia de lasODTs, como puede observarse en la Ta-bla 2, se hace un uso significativo de estemecanismo de planeacin y de controlpara los trabajos de mantenimiento; sinembargo, an persisten industrias que nolo utilizan, empleando otros procedimien-tos poco formales.

La informacin contenida en lasODTs de las grandes industrias encues-

tadas est dirigida principalmente a cono-cer el impacto de las fallas en la produc-cin y al uso de los recursos de manteni-miento; sin embargo, a este respecto sepresentan deficiencias en cuanto al con-trol de materiales y herramientas utiliza-das.

c. Administracin de las espe-cialidades de mantenimiento

El seguimiento a las especialida-des de mantenimiento resulta crucialpara suministrar a la unidad de planifica-cin la informacin necesaria para pro-gramar las ODTs. El sistema de informa-cin debe contener informacin referentea: nombre del personal, fecha de contra-tacin, especialidad, salario, cargo, cdi-go de la especialidad, estado de la espe-cialidad (asignacin, vacaciones, mdi-co, en servicio), entre otras.

Los resultados del estudio mues-tran una escasa inclinacin hacia el regis-tro de la informacin de los trabajadorespor parte de la gestin de mantenimiento,ya que esta responsabilidad se considera

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Tabla 1. Administracin delequipo

Caracterstica Porcentaje

Existencia de base de datosde los equipos

100%

Informacin contenidaen la base de datos:- Cdigo- Especificaciones- Nmero de serie- Fabricante- Ubicacin- Fecha de fabricacin

100%92,9%85,7%85,7%57,1%57,1%

Existencia de historial de vidade los equipos 57,1%Existencia de criterios dejerarquizacin de los equipos 100%Existencia de archivos de infor-macin tcnica de los equipos 100%El sistema suministra informa-cin sobre la condicin delequipo en cualquier momento 28,6%

Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 2. rdenes de trabajo


Existencia de formatosde ODT 78,6%Informacin contenidaen la ODT:- Tiempo consumido en el

trabajo- Tiempo muerto- Fecha y hora de culminacinde los trabajos

- Causa de las fallas- Consecuencia de las fallas- Materiales utilizados- Herramientas utilizadas

100%100%

100%90,9%81,8%63,6%45,5%


propia del departamento de recursos hu-manos, lo cual desde el punto de vista delmanejo de la informacin para la planifi-cacin y el control de las actividades demantenimiento representa una gran debi-lidad, dado que de la administracin apro-piada de este recurso depende en granmedida la eficiencia de la gestin de man-tenimiento.

d. Abastecimiento y control demateriales

Un funcionamiento adecuado delsistema de mantenimiento depende engran medida de la administracin de losinventarios de materiales. De hecho, unaparte significativa del presupuesto demantenimiento est representado poreste rubro, lo cual induce a la considera-cin de factores econmicos. Si la inver-sin es excesiva los resultados son ele-vados costos de mantenimiento de inven-tario8. Por el contrario, si no se cuenta conlas refacciones y materiales necesariospara las reparaciones y servicios de losequipos, el costo de tiempo muerto sepuede incrementar enormemente. Porello, los esfuerzos deben estar dirigidos alograr un sistema de administracin de in-ventarios equilibrado.

En el proceso de elaboracin deuna ODT, el planificador identifica los ma-teriales que se requerirn, para lo cualdebe verificar que se cuente con las exis-tencias necesarias. Duffuaa, Raouf yDixon (2000: 311) son contundentes alexpresar que la disponibilidad de los ma-teriales9 es decisiva para una planeacin,programacin y control sin contratiemposde los trabajos de mantenimiento.

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Tabla 3. Administracin de lasespecialidades de mantenimiento


Existencia de base de datosde los trabajadores.

35,7%

El sistema permite el registrode la condicin de lostrabajadores en cualquiermomento.

28,6%

Informacin registrada delpersonal de mantenimiento:- Especialidad- Cargo- Direccin- Aos de servicio- Fecha de contratacin- Grado de instruccin- Salario

100%80%80%80%60%60%20%


8 En general, las empresas tienden a reducir sus inventarios, realizando esfuerzos en cuanto asus costos operacionales con menores cantidades de pedido y trabajando estrechamente consus proveedores. As, se disminuyen tiempos de suministro y se reduce la necesidad de mante-ner elevados inventarios (Davis; Aquilano y Chase, 2001: 465), bsicamente, porque el costode mantenimiento de inventario vara en proporcin directa con el nivel de inventarios.

9 Esto puede lograrse con la interconexin a las funciones bsicas de un sistema de informacinde inventario que muestre: disponibilidad de los materiales, materiales solicitados y su estado,rdenes de compra abiertas, ajustes de inventario, elaboracin de rdenes de compra, entreotras.

En la Tabla 4 se observa que lacondicin de los sistemas de informacinen relacin a la gestin de los materialesde mantenimiento es precaria en la ma-yora de las industrias encuestadas. Ladisponibilidad de informacin sobre ma-teriales recae en el departamento decompras o en el almacn de materiales(50% de las industrias), mientras que elsistema de informacin de mantenimien-to no cuenta con una base de datos inte-rrelacionada al sistema de inventario.

En relacin a la informacin que seregistra en la base de datos, es signifi-cativo el hecho de que en apenas el 42,9%de las industrias, la funcin de manteni-miento maneja informacin sobre el preciode los materiales; esto obedece principal-mente a que las decisiones de compranormalmente las toma otro departamento.Asimismo, la clasificacin de materialespara las decisiones de las polticas de in-ventario, tampoco es considerada rele-vante en la gestin de mantenimiento.

En pocas industrias (21,4%), el sis-tema de informacin de mantenimientopuede proporcionar informacin en tiemporeal sobre la condicin del inventario, in-formacin fundamental para la programa-cin de las ODTs. Esta deficiencia de in-formacin dificulta la verificacin de exis-tencias de repuestos en momentos crti-cos para la operatividad de las plantas.

La disposicin de un directorio deproveedores de servicios de manteni-miento y fabricantes que contenga suidentificacin y desempeo permite ase-gurar las mejores decisiones de contrata-cin; de manera similar, la seleccin deproveedores de materiales requiere la dis-ponibilidad de esta informacin. Slo el35,7% de los sistemas de informacin de

mantenimiento de las industrias encues-tadas poseen estos registros actualiza-dos.

Se observa una gran vulnerabilidaden este elemento que es primordial para elbuen desempeo de la gestin de mante-nimiento, particularmente en aquellas em-presas que no poseen sistemas de infor-macin integrados, y que no tienen la posi-bilidad de manejar la informacin de dis-ponibilidad de inventario en tiempo real.Debe existir una relacin muy estrecha en-tre el departamento de mantenimiento y eldepartamento de compras, dado que losrepuestos e insumos que se adquierenpara mantenimiento normalmente poseenespecificaciones tcnicas muy definidas,que de no cumplirse a cabalidad puedenafectar seriamente el funcionamiento delas actividades de produccin.

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Tabla 4. Abastecimiento y controlde materiales


Existencia de base de datosde materiales y repuestospara mantenimiento. 50%

Informacin registrada en labase de datos:- Cdigo- Descripcin del materialo repuesto

- Proveedor- Cantidad en existencia- Precio- Clasificacin

100%

100%85,7%85,7%42,9%42,9%

El sistema permite la consultade la condicin del inventarioen cualquier momento. 21,4%

El sistema registra informacinsobre los proveedores. 35,7%Fuente: Elaboracin propia.

e. Informes de desempeo

El control de las actividades demantenimiento debe estar soportado porun sistema de informacin que permita larecopilacin de los datos de manteni-miento y permita determinar el estado delas mismas, as como mostrar el desem-peo con relacin a lo planificado.

El departamento de mantenimientodebe contar con un sistema de informesregulares que reflejen el estado del man-tenimiento, un resumen del trabajo demantenimiento realizado, una lista de losgastos de mantenimiento por centro decostos o equipos importantes, informesde trabajos pendientes en trminos dehoras-hombre, informes de inspeccindel mantenimiento preventivo, tiempomuerto del equipo principal, informe deODTs abiertas, informes de eficienciaque comparan las horas estimadas con-tra las horas reales, informes de variacindel presupuesto mensual de manteni-miento respecto al consumo materiales ymano de obra, entre otros.

En la Tabla 5 se presentan los re-sultados del estudio sobre la produccinde informes mensuales (casi generaliza-da entre las industrias) de las actividadesde mantenimiento. Sin embargo, la infor-macin contenida en los informes es limi-tada y no genera en su totalidad informa-cin necesaria para la gestin eficientede mantenimiento.

Los sistemas de informacin danmuestras de permitir un monitoreo cons-tante de las actividades mediante el se-guimiento de las ODTs, lo cual es impor-tante para la toma de acciones correcti-vas sobre desviaciones en la ejecucinde los trabajos. Sin embargo, el 50% de

las industrias utiliza medios informalespara obtener este tipo de informacin.

La generacin de indicadores esuna herramienta fundamental para lagestin de mantenimiento, proporcionan-do resultados principalmente de carctereconmico y gerencial, que permiten ob-servar la coherencia entre el desempeo

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Tabla 5. Informacin sobreel desempeo


Genera reportes peridicossobre la ejecucin de lasactividades de mantenimiento. 85,7%Informacin contenida en losinformes:- Fallas- ODTs atendidas- Estadsticas de los tiemposde operacin de los equipos

- Estadsticas de los tiemposde parada de los equipos

- Costo de los materiales yrepuestos

- Costo de la mano de obra- Estadsticas de los tiemposde reparacin

91,7%66,7%50%

50%

41,7%41,7%

25%Permite conocer el estatusde las ODTs en cualquiermomento. 50%Genera indicadores dedesempeo. 50%Indicadores generados:- Tiempo medio entre fallas- Porcentaje de rdenessatisfechas a tiempo

- Disponibilidad- Productividad de la manode obra

- Confiabilidad- Mantenibilidad

85,7%

71,4%42,6%

42,6%28,6%14,3%


de la funcin de mantenimiento y los obje-tivos planteados por la direccin de la em-presa. Como se puede observar, el 50%de las industrias genera indicadores dedesempeo, entre los cuales destacan lamedicin del tiempo promedio entre fallasde los equipos y la satisfaccin oportunade los trabajos requeridos.

Indicadores como disponibilidad,confiabilidad y mantenibilidad propiosde la gestin de mantenimiento presen-tan limitaciones para su elaboracindebido a la deficiencia en los registrosde informacin.

f. Tecnologas de informacin

Si bien no es requisito indispensa-ble, para lograr una gestin eficiente, laincorporacin al rea de mantenimientode un sistema de informacin asistido porcomputadora, su implementacin facilitay simplifica significativamente el desarro-llo del control de las actividades de man-tenimiento.

La utilizacin de las tecnologas deinformacin en este sector para el manejoy procesamiento de la informacin demantenimiento se encuentra limitada,como se puede apreciar en la Tabla 6.Slo el 35.7% de las industrias poseensistemas automatizados, mientras queuna porcin similar se conduce medianteherramientas computacionales como ho-jas de clculo que permiten llevar la coor-dinacin y control de las distintas activi-

dades; el 28,6% de las industrias encues-tadas utiliza formatos y fichas como pro-cedimientos manuales para estos fines.

Las industrias que utilizan sistemasautomatizados integrados gestionan to-das las reas funcionales de la industriapara el desarrollo de sus operaciones10.Las empresas con aplicaciones especfi-cas de mantenimiento utilizan programasque consisten en sistemas modularesque permiten la planificacin de accionesde mantenimiento, adems, llevan uncontrol sobre los activos de una empresae interactan nicamente con las reasestrechamente relacionadas con el man-tenimiento como lo son produccin, com-pras, almacn y recursos humanos11. Fi-nalmente, un 20% de las industrias repor-

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Tabla 6. Tecnologas deinformacin


Posee un sistema deinformacin totalmenteautomatizadoPosee un sistema deinformacin semi-automatizadoPosee un sistema deinformacin manual

35,7%

35.7%

28.6%Tipo de sistema automatizado:- Integrado- Aplicacin especficade mantenimiento

- Semi-integrado

40%

40%20%


10 Tales como el sistema conocido como Sistema, Aplicaciones y Productos (SAP/R3), que permi-te conocer la informacin disponible al momento y facilita el intercambio de informacin entrelos entes involucrados.

11 Entre ellos se encuentran Mximo y Mantenimiento Preventivo.

taron el uso de aplicaciones creadas parasatisfacer los requerimientos especficosde informacin y que funcionan de mane-ra aislada.

5. Conclusiones

Entre las industrias estudiadas seobserva un alto grado de heterogeneidaden el diseo y funcionamiento de los sis-temas de informacin de mantenimiento,que va desde sistemas sencillos con pro-cedimientos informales, como respuestaa necesidades inmediatas, hasta siste-mas ms sofisticados con procedimien-tos sistemticos y con un alto grado deautomatizacin. Si bien las industriasmuestran cumplimiento de las funcionesde mantenimiento, sus niveles de eficien-cia estn estrechamente vinculados a losmecanismos de control de gestin, loscuales difieren significativamente en can-tidad y en cualidad.

Los sistemas de informacin paramantenimiento de las grandes industriasanalizadas del Estado Zulia, en general,poseen una administracin adecuada dela informacin tcnica de los equipos,mostrando deficiencias en el historial defallas y condicin operativa. Aun cuandola mayora de las industrias funcionancon rdenes de trabajo como mecanis-mo de planeacin y de control para lostrabajos de mantenimiento, algunas em-plean procedimientos pocos formales, li-mitando el control de la gestin. Las fun-ciones relacionadas con las especialida-des de mantenimiento y abastecimientoy control de materiales son consideradascomo propias de recursos humanos y decompras o almacn de materiales, res-pectivamente; no se encuentra estipula-

do que estas funciones son para el desa-rrollo de la funcin de mantenimiento,ocasionando riesgos de desviacionessignificativas de presupuestos y fallas cr-ticas de equipos.

Por otra parte, aunque existe unageneracin suficiente de reportes peri-dicos sobre la ejecucin de las activida-des de mantenimiento; slo en la mitadde las industrias son utilizados comouna herramienta para el control de ges-tin, con ciertas limitaciones en el tipode estadstica registrada. Indicadorespropios de la funcin de mantenimientoan no son registrados con regularidaden estas industrias, a pesar que un ter-cio de ellas utilizan sistemas totalmenteautomatizados.

Las deficiencias de disponibilidadde informacin en los sistemas de mante-nimiento presentadas en estas industriasy la falta de sistemas integrados con lasfunciones de recursos humanos, de in-ventario y compras, muestran profundasbrechas en la concepcin de estos siste-mas y se limita el control de la gestin demantenimiento.

Algunas industrias perciben a lossistemas de mantenimiento como unaherramienta de carcter utilitario para eldesarrollo de las actividades cotidianas,posicin cuestionable sobre la prioridadde este tipo de sistemas para las organi-zaciones. Otras industrias, realmente,los conciben como una forma de lograruna ventaja competitiva. Esta ltima de-cisin conlleva a una disposicin haciala mejora de los procesos en la organi-zacin. En este caso particular, las in-dustrias con un mayor nivel de automati-zacin mostraron sistemas de informa-cin ms organizados y con mejores po-

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sibilidades hacia el control de la gestinde mantenimiento, lo cual muestra quelas tecnologas pueden ser un elementopotencial para el desarrollo de los siste-mas, pero stos junto al accionar de losgerentes permiten, finalmente, fortalecerel desempeo de las funciones dentro deuna organizacin.

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