EL COMITÉ ESPECIAL: FUNCIONES, CONFORMACIÓN Y RESPONSABILIDADES (♦)

Por. Jorge Pando Vilchez (�)

La decisión de llevar a cabo un proceso de selección para adquirir un bien, contratar la prestación de un servicio o consultoría o la realización de una obra, lleva inmerso la designación de un grupo de personas que no necesariamente son trabajadores o funcionarios de la entidad pública (1), y que son los encargados de llevar a cabo el proceso de selección que la entidad pública requiere.

Este grupo de personas, que es designado por el Titular del Pliego presupuestal, se denomina, de acuerdo al TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su reglamento, Comité Especial.

Sin embargo, los comités especiales no son siempre los mismos, las normas sobre la materia señalan que se debe designar un Comité Especial por proceso de selección. No obstante prevé dos excepciones:

• La posibilidad que un solo Comité Especial, conozca de varios procesos específicamente asignados; y

• Que exista un Comité Especial Permanente para que se encargue de los procesos de selección de menor envergadura económica (procesos de adjudicación directa pública y selectiva y procesos de menor cuantía)

Funciones

El Comité Especial es, como lo indica la normatividad vigente, el responsable de llevar adelante el proceso de selección respectivo y tiene a su cargo la organización, conducción y ejecución de la integridad del proceso hasta el consentimiento de la buena pro (2) o hasta antes que sea produzca la cancelación del mismo.

Ello implica una serie de actividades:

1. Elaborar el proyecto de Bases para su aprobación por el Titular del Pliego o del funcionario en quien se haya delegado dicha facultad;

2. Disponer la realización de la Convocatoria del proceso

♦ Sobre la Base del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado por Decreto Supremo Nº 012-2001-PCM y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2001-PCM. � Abogado, Profesor de Derecho Administrativo de la Pontificia Universidad Católica del Perú, Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica del Congreso de la República (jpando@congreso.gob.pe). 1 Incluso el artículo 23º del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, refiere a la posibilidad que el Comité Especial lo conforme personas contratadas que pertenecen a otras entidades del sector Público e incluso que vía convenio se encargue a otra Entidad del Sector Público la realización del proceso de selección. 2 Artículo 4º inciso c) del Reglamento del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

3. Solicitar el apoyo de las áreas o dependencias pertinentes de la Entidad, que requiera para el desarrollo del proceso. Las dependencias respectivas tienen la obligación de prestar dicho apoyo bajo responsabilidad.

4. Observar el Valor Referencial que le es puesto en conocimiento por la administración de la entidad.

5. Observar las especificaciones técnicas mínimas que le propongan, cuando considere que no se ajustan a la normatividad.

6. Absolver las consultas a las bases.

7. Evaluar las observaciones a las bases.

8. Recibir las ofertas (propuestas) de los postores interesados en el proceso de selección.

9. Abrir, Calificar (determinar si es propuesta válida) y Evaluar las propuestas de los postores, de acuerdo al cronograma correspondiente del proceso.

10. Hacer de conocimiento de los interesados los resultados de la evaluación y buena pro, según el mecanismo legal previsto: publicación y/o notificación

11. Ser el único autorizado a interpretar las bases luego que han sido integradas y solo para efectos de su aplicación.

12. Postergar, en su caso, los actos públicos, por causas debidamente sustentadas, comunicando a todos los adquirentes de bases.

13. Realizar todo acto necesario o conveniente en el proceso hasta que la buena pro quede consentida o administrativamente firme.

¿Quienes pueden ser miembros?

Las normas sobre contrataciones y adquisiciones del Estado señalan que en cualquier Comité Especial, mínimo uno (1) de sus miembros debe pertenecer a la administración de la entidad y el resto pueden ser de la misma entidad o independientes. De otro lado, del total de miembros por lo menos uno (1) debe ser especialista en el objeto de la convocatoria.

Esto varía ligeramente si se trata de procesos de selección en el caso de bienes, servicios, consultorías o ejecución de obras altamente sofisticados. En este supuesto se exige tres expertos en el objeto de la convocatoria, si el número de miembros del Comité es de cinco; y dos expertos si el número de miembros es de tres.

Estos especialistas, cuando son expertos independientes, pueden ser personas naturales o personas jurídicas, requiriéndose en el caso de personas jurídicas, que tengan como giro principal de su negocio aquel que esté vinculado con el objeto de la convocatoria. En estos casos, la persona jurídica debe designar a la persona natural que la representará en el Comité.

Los expertos independientes personas naturales pueden ser personas invitadas que laboren en otras Entidades públicas.

Cualquiera sea la condición del experto independiente, éste debe suscribir con la Entidad un contrato para la prestación del servicio respectivo, en el que debe figurar necesariamente la obligación, por parte de éste, de guardar confidencialidad respecto de toda la información a que tenga acceso con ocasión del servicio. Esta obligación de celebrar un contrato es independientemente del monto involucrado en la contratación del servicio, es decir, debe celebrarse contrato en todos los casos. No es posible por tanto que se sustituya el contrato por una orden de servicio simplemente, como lo permite en otros caso el segundo párrafo del artículo 117º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Nombramiento

El Comité Especial es designado mediante resolución del Titular del pliego o del funcionario en quien este haya delegado tal atribución. En dicha resolución debe consignarse:

• El número de miembros del Comité: que solo puede ser de 3 o de 5 miembros titulares (aún cuando la norma presenta una formula más complicada, sólo estas son las alternativas).

• Los nombres de los miembros titulares y suplentes.

• Especificar quién actuará como Presidente del Comité.

• Identificación del proceso o procesos para los que se nombra el Comité Especial, de acuerdo al TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su reglamento.

Si bien es posible que se designe un Comité Especial Permanente para el caso de las adjudicaciones directas y de las adjudicaciones de menor cuantía, cuando se trate de menores cuantías por exoneración, deberá designarse de manera expresa el Comité que llevara a cabo el proceso o la dependencia que la realizará. Es decir, los procesos por exoneración, a pesar de llevarse como un proceso de menor cuantía especial, no son responsabilidad del Comité Especial Permanente.

Es necesario precisar, además, que los procesos de adjudicación por menor cuantía realizados en el caso de exoneraciones previstas en el artículo 19º y 32º del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado se realizan “mediante acciones inmediatas sobre la base de la obtención , por cualquier medio de comunicación, incluyendo el facsímil y el correo electrónico, de una cotización que cumpla los requisitos establecidos en las Bases”(3)

Según lo dispone el artículo 37º del reglamento del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, la resolución de designación del comité especial se comunica a los designados y simultáneamente se remite al Comité los documentos donde consten:

3 Artículo 105º del Reglamento del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

• la descripción y especificaciones técnicas de los bienes, servicios o ejecución de obras;

• toda la información técnica y económica que pueda servir para que el Comité Especial cumpla su función.

Forma de Decisiones

EL Comité especial está sujeto a determinadas reglas en lo que se refiere a los acuerdos que adopte y a las sesiones que celebre.

Así, para que el Comité Especial pueda reunirse como tal y por ende funcionar, se exige la presencia del número total de sus miembros. Si alguien no puede estar presente o tiene impedimento para asistir, se completa el número de integrantes con el suplente respectivo. Se precisa que la ausencia o impedimento debe estar debidamente justificado.

En lo que se refiere a la adopción de acuerdos, la formula es distinta, ya que se permite que los acuerdos puedan ser tomados por unanimidad o por mayoría. En principio, cualquier decisión que tome el Comité Especial debe estar debidamente fundamentado, pero en particular, si hay voto o votos discrepantes, la fundamentación de estos se debe hacer constar en el acta de la sesión respectiva.

Es importante resaltar que todos los actos del Comité Especial deben constar en Actas.

Autonomía

Sobre este aspecto la regulación vigente establece que el Comité Especial es autónomo en sus decisiones y que estas no requieren ratificación alguna de la Entidad, salvo aquellos casos en los que la Buena Pro ha sido otorgada a una propuesta económica superior al valor referencial dentro del margen del 10% adicional, en los que se requiere aprobación del Titular del Pliego.

Una garantía de la independencia de las decisiones de los miembros del Comité Especial, es que estos no pueden ser removidos del cargo, salvo por 3 excepciones:

• Caso fortuito

• Fuerza mayor, o

• Cese en el servicio

Y en cada caso mediante Resolución debidamente motivada. Ello significa que no es posible considerar la renuncia al cargo de miembro del Comité para separar a un miembro del mismo.

Responsabilidad

En lo que se refiere a responsabilidad, debe indicarse que todos los miembros del Comité Especial son responsables solidariamente por la decisiones que adopten y por ende, también por que la selección realizada se encuentre arreglada a ley.

Asimismo, responden administrativa y/o judicialmente, en su caso, de cualquier irregularidad que en el proceso de selección les sea imputable.

Sin embargo, no en todos los casos podemos estar ante lo que se conoce como un procedimiento o comportamiento reglado del Comité Especial, sino que en algunos casos las normas sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado establecen márgenes de discrecionalidad para su actuación. En estos supuesdtos, el Comité deberá ejercer dicha discrecionalidad en consonancia con los principios que regulan las adquisiciones del Estado: moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía, vigencia tecnológica y trato justo e igualitario.

En los casos en los que se determine responsabilidad en los miembros del Comité Especial, estos pueden ser objeto de las siguientes sanciones:

a) Amonestación escrita;

b) Suspensión sin goce de remuneraciones de treinta a noventa días;

c) Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por doce meses; y,

d) Destitución.

Sin embargo, cuando el miembro del Comité Especial es un experto independiente, o cuando se trata de un asesor del comité especial como experto independiente, la determinación de responsabilidades debe ser comunicada al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, para que a través de su Tribunal evalúe los actuados y de ser el caso aplique las sanciones que correspondan como suspensión o inhabilitación para contratar con el Estado.

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Febrero 2004