area usuaria - oec - comite especial

7/25/2019 Area Usuaria - Oec - Comite Especial

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AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

REA USUARIA, RGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES Y COMIT ESPECIAL

I. rea usuaria

A. Definicin

El rea usuaria es la dependencia encargada de realizar los requerimientos de bienes, servicios y obras que requierepara el cumplimiento de sus objetivos y metas. El artculo 5 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado en adelante, la Ley - establece que el rea usuaria es la dependencia de la Entidad cuyas necesidades pretenden seratendidas con determinada contratacin, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientosformulados por otras dependencias. Cada dependencia de una Entidad pblica se convertir en rea usuaria almomento en que realice su pedido, el cual toma el nombre de requerimiento. En este requerimiento, que sematerializa a travs de un memorando o cualquier otro documento establecido en las normas internas de la Entidad,debe acompaarse las caractersticas del bien, servicio u obra y las condiciones en las que se requiere. Elrequerimiento del rea usuaria debe realizarse en funcin a lo previsto en el Plan Anual de Contrataciones; en cuyaelaboracin tambin particip, indicando las necesidades de bienes, servicios y obras que requera para el ejerciciopresupuestal.

Cabe precisar que, como bien sabemos, en el POI se fijan los objetivos estratgicos institucionales del ao fiscal dado

que, para lograrlos, deben llevarse a cabo tareas representadas en acciones y resultados. En ese sentido, la ejecucinde tareas requiere de bienes y servicios, los mismos que necesitan de presupuesto. El presupuesto para los bienes yservicios est representado en el PAC. Los pedidos del rea usuaria tienen que estar en funcin de las tareas yacciones que se van a realizar para lograr los fines estratgicos institucionales. Precisamente, esta necesariavinculacin con el Plan Anual de Contrataciones es importante pues obliga al rea usuaria a presentar susrequerimientos ante el rgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad de manera oportuna, involucrndose ascon el tiempo que toman los procesos de seleccin

Al respecto, el artculo 13 de la Ley seala que sobre la base del Plan Anual de Contrataciones, el rea usuaria deberrequerir la contratacin de los bienes, servicios u obras, teniendo en cuenta los plazos de duracin establecidos paracada proceso de seleccin, con el fin de asegurar la oportuna satisfaccin de sus necesidades.

De otro lado, el artculo 11 del Reglamento indica que el rea usuaria es la responsable de definir con precisin lascaractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento desus funciones. Esta actividad debe desarrollarla conforme lo dispone el artculo 13 de la Ley.

Las normas antes citadas ordenan que el rea usuaria deber describir el bien, servicio u obra a contrata al plantear surequerimiento; definir con precisin su cantidad y calidad, e indicar la finalidad pblica para la que debe sercontratado.

Definir con precisin la cantidad y calidad de los bienes, servicios y obras que requiere el rea usuaria debe realizarserespetando el Principio de Razonabilidad, contemplado en el artculo 4 acpite e) de la Ley.

La norma pone nfasis en el hecho que es el rea usuaria quien debe encargarse de elaborar los requisitos tcnicosmnimos. Para ello debe considerar cules son sus necesidades reales

Este nfasis normativo se debe interpretar tambin como una prohibicin legal para elaborar requisitos tcnicosmnimos con la intencin de favorecer a determinados proveedores, dejando de lado otros que pueden ofrecerbienes, servicios u obras en la calidad que la entidad realmente necesita, consiguiendo dems un precio menor.


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Sobre esto ltimo, no debe perderse de vista que el artculo 2 de la Ley seala que el objeto de dicha norma la Ley es establecer las normas orientadas a maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones querealicen las Entidades del Sector Pblico, de manera que stas se efecten en forma oportuna y bajo las mejorescondiciones de precio y calidad

En ese orden de ideas, si el rea usuaria elabora los requisitos tcnicos mnimos con el propsito de favorecer adeterminado grupo de proveedores sin considerar sus reales necesidades, est incumpliendo la norma antes citada.Este hecho le generar responsabilidades de carcter administrativo, civil y penal.

Del mismo modo, la norma citada indica que la elaboracin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por elrea usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Debern evaluar en cadacaso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento.

Precisa adems que esta evaluacin deber permitir la concurrencia de una pluralidad de proveedores en el mercadopara la convocatoria del respectivo proceso de seleccin. De otro lado, indica que deber evitarse incluir requisitosinnecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a determinados postores.

De esta manera, se advierte que el artculo 13 de la Ley es consecuente con la finalidad legal referida a maximizar elvalor del dinero de los contribuyentes.

Si el rea usuaria, en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, establece requisitostcnicos mnimos que realmente necesita que tenga el bien o servicio que solicita y que permite la participacin deuna pluralidad de postores, se alcanzar el objetivo planteado por el artculo 2 de la Ley.

Asimismo, las especificaciones tcnicas deben cumplir obligatoriamente con los reglamentos tcnicos, normasmetrolgicas y/o sanitarias nacionales, si las hubiere. Estas podrn recoger las condiciones determinadas en lasnormas tcnicas, si las hubiere. Por ejemplo, cuando el rea usuaria requiere la contratacin del servicio de seguridady vigilancia para sus instalaciones, deber recurrir a las normas tcnicas establecidas para el caso por la DireccinGeneral de Control de Servicios de Seguridad, Control de Armas, Municin y Explosivos de Uso Civil DICSCAMEC.

En el caso de obras, la normativa de contrataciones establece que se deber contar con la disponibilidad fsica delterreno o lugar donde se ejecutar la misma y con el expediente tcnico aprobado, y cumplir con los requisitosestablecidos en el Reglamento.

La Entidad cautelar su adecuada formulacin con el fin de asegurar la calidad tcnica y reducir al mnimo la necesidadde su reformulacin por errores o deficiencias tcnicas que repercutan en el proceso de ejecucin de obras.

Se establece nuevamente la necesidad de elaborar caractersticas atendiendo al Principio de Razonabilidad antescitado. Esto en la prctica significa que las caractersticas tcnicas en el caso de obras tambin deben responder a lasreales necesidades de la Entidad, la misma que debe establecer adecuados metrados y requisitos en el personal,acordes con la obra que se pretende ejecutar

A manera de ejemplo, presentamos el caso de una municipalidad que pretende convocar a un proceso de seleccinpara la compra de escobas y recogedores. Dicha Entidad establece como requisitos tcnicos mnimos los siguientes:

REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS


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El proceso queda desierto pues los requisitos tcnicos mnimos no fueron adecuadamente elaborados: no seindica la cantidad de escobas y recogedores, y las caractersticas no se encuentran adecuadamente detalladas,por lo que no permite la presentacin de una propuesta adecuada.

Si bien es cierto, existe la posibilidad de presentar consultas y observaciones, ello no ocurre en todos los casos,

como en las Adjudicaciones de Menor Cuanta para bienes y servicios. No se presentan las etapas de consultas yobservaciones a las bases.

A continuacin, observamos cmo fueron modificados estos requisitos tcnicos mnimos para una segundaconvocatoria:

REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS

*NOTA:La entrega ser en tres partes en el almacn de limpieza pblica.


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Recordemos que cuando el rea usuaria elabora las caractersticas tcnicas, stas deben ser detalladas.Debe indicarse con precisin la cantidad y calidad de los bienes, servicios y obras objeto de contratacin.

A. El rol del rea usuaria en la determinacin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado

Hemos sealado que el rea usuaria es la competente para determinar las caractersticas tcnicas.Precisamente el artculo 12 del Reglamento indica que, sobre la base de las mismas, el rgano encargado delas contrataciones tiene la obligacin de evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para determinar losiguiente:

1. El valor referencial.2. La existencia de pluralidad de marcas y/o postores.3. La posibilidad de distribuir la Buena Pro.4. La informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los factores de evaluacin, de ser el

caso.5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que se va a contratar, de

ser necesario.6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la contratacin.

El rea usuaria tiene la obligacin de brindar apoyo al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad,si es que esta dependencia as lo requiere. Esta afirmacin se fundamenta en el artculo 13 del cuerpo legalantes citado, el cual establece que, para la determinacin del valor referencial, el rgano encargado de lascontrataciones est facultado para solicitar el apoyo que requiera del rea usuaria, la que estar obligada abrindarlo bajo responsabilidad.

Finalmente, respecto a este punto, la norma indica que cuando se requiera la contratacin de estudios depreinversin y elaboracin de expediente tcnico y/o estudio definitivo, el rea usuaria, en coordinacin conel rgano encargado de las contrataciones, sustentar la convocatoria de los procesos de seleccin cuandotenga que realizarse por paquete, o en forma separada.

B. El rea usuaria y su vinculacin con el Comit Especial

El Comit Especial tambin requiere la participacin del rea usuaria en el desarrollo del proceso deseleccin.

En efecto, durante la etapa de presentacin de consultas y observaciones los participantes pueden referirsea aspectos que han sido contemplados en las especificaciones tcnicas, trminos de referencia o en elexpediente tcnico los cuales bajo ninguna circunstancia pueden ser respondidos por el comit especial sinla opinin previa del rea usuaria.

Si bien es cierto, uno de los miembros del comit especial pertenece al rea usuaria, no debe perderse devista que dicho miembro no cuenta con la facultad legal suficiente para reemplazar al rea usuaria en lasrespuestas relacionadas con los requisitos tcnicos mnimos, que han sido elaborados por esta.

Inclusive, antes de la convocatoria al proceso de seleccin, el comit especial est facultado para hacer lasconsultas que estime pertinentes al rea usuaria, siempre que stas se refieran al requerimiento o a lascaractersticas tcnicas.

Al respecto, el artculo 31 del Reglamento de la Ley, al precisar las competencias del Comit Especial, sealaque puede consultar los alcances de la informacin proporcionada en el Expediente de Contratacin y


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sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere pertinentes. Cabe precisar que cualquiermodificacin requerir contar previamente con la conformidad del rea usuaria y/o del rgano encargadode las contrataciones, segn corresponda.

Igualmente, al momento de la calificacin de propuestas, el Comit Especial tambin podr requerir el

apoyo del rea usuaria a efectos de verificar si las propuestas cumplen con lo establecido en los requisitostcnicos mnimos.

Si el motivo de declaratoria de desierto est referido a las caractersticas del objeto contractual, el ComitEspecial solicitar informacin al rea usuaria, quien adems se encuentra obligada a darle el apoyocorrespondiente.

C. Casos especiales

1. Labor del rea usuaria en el Convenio MarcoEl artculo 100 del Reglamento de la Ley seala que cuando el rea usuaria requiera la contratacin de unbien o servicio deber consultar el Catlogo Electrnico de Convenios Marco.

Precisa adems que si el catlogo contiene el bien o servicio con las condiciones requeridas, las Entidades, atravs del rgano encargado de las contrataciones, estarn obligadas a contratarlos de los proveedoresadjudicatarios. Previamente verificarn la disponibilidad de recursos, en la forma, precio, plazos y demscondiciones establecidas en las correspondientes fichas del Catlogo Electrnico de Convenios Marco, pormedio de la emisin de rdenes de compra o de servicio si los montos contratados corresponden a unproceso de seleccin de Adjudicacin de Menor Cuanta, y en el caso que los montos contratadoscorresponden a procesos de Adjudicacin Directa, Licitacin o Concurso Pblico, mediante la suscripcin delcontrato.

El Convenio Marco es una modalidad de contratacin a travs de la cual la Entidad pblica escoge desde uncatlogo que aparece en el SEACE al proveedor de bienes o servicios, y realiza la contratacin de maneradirecta a travs de una orden de compra, de servicio o contrato.

Al respecto, debe tomarse en cuenta que el Convenio Marco constituye un mecanismo gil para lacontratacin. Permite a la Entidad no solamente escoger a la brevedad al contratista sino tambin la marcadel bien; e inclusive fraccionar la compra en el tiempo y con distintos proveedores.

Ahora bien, si el rea usuaria requiere un bien o servicio cuyas caractersticas son distintas a aquel queaparece en el catlogo del Convenio Marco, tendr dos caminos que debe seguir en el siguiente ordenestricto:

Primero: verificar el catlogo de los bienes y servicios que se comercializan por la modalidad desubasta inversa a fin de verificar si en el mismo se encuentra el bien o servicio requerido.

Segundo: convocar al proceso de seleccin que corresponda de la manera clsica.

En resumen, una vez que entre en vigencia la modalidad del Convenio Marco, el rea usuaria al momento derealizar su requerimiento debe verificar si el bien o servicio con las caractersticas que requiere se encuentreen el catlogo del convenio marco.


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Luego, en caso no se hallara en el catlogo referido, debe hacer lo propio en el catlogo de bienes y serviciosque se comercializan por subasta inversa y en ltimo caso, recurrir a la convocatoria por la forma clsica delproceso de seleccin que corresponda.

2. Labor del rea usuaria en las exoneraciones

Hemos indicado que el rea usuaria es la responsable de determinar las caractersticas de los bienes,servicios y obras que requiere para la satisfaccin de sus necesidades y el cumplimiento de sus metas.

Asimismo, hemos enfatizado que los requisitos tcnicos mnimos deben responder a las necesidades realesde la Entidad, en concordancia con el Principio de Razonabilidad, en aras del objetivo planteado por la Ley.Atendiendo a estos puntos, debemos tener en cuenta que existen situaciones en las cuales solamente unproveedor cumple con la totalidad de los requisitos tcnicos mnimos y adems el bien o servicio requeridono admite sustituto.

La coyuntura descrita en el prrafo anterior faculta a la entidad pblica para recurrir a una exoneracin delproceso de seleccin por la causal contemplada en el artculo 131 del Reglamento de la Ley.

En tal sentido, la referida norma establece que en los casos en que no existan bienes o servicios sustitutos alos requeridos por el rea usuaria, y siempre que exista un solo proveedor en el mercado nacional, laEntidad podr contratar directamente, vale decir, a travs de una exoneracin de proceso de seleccin.

En este caso, adems de presentar el requerimiento, luego de las coordinaciones con el rgano encargadode las contrataciones de la Entidad, que le indicar que solamente un proveedor cumple con los requisitostcnicos mnimos, el rea usuaria deber por lo menos colaborar en la elaboracin del informe tcnico legalsustentando las razones por las que requiere el bien o servicio con determinada caracterstica que no puedeser sustituida.

3. El rea usuaria en la culminacin del contratoEl artculo 176 del Reglamento de la Ley indica que la conformidad requiere del informe del funcionarioresponsable del rea usuaria, quien deber verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestacin, la

calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fuerannecesarias. Dicha norma establece que el rea usuaria debe encargarse de emitir el informe que servircomo insumo para la emisin de la conformidad.

En efecto, resulta consecuente que aquella rea que realiz el requerimiento y estableci los requisitostcnicos mnimos sea quien determine al final de la ejecucin contractual que recibi por parte delcontratista aquello que efectivamente requiri.

En resumen, las principales funciones del rea usuaria son las siguientes:

Requerir los bienes, servicios u obras de conformidad con lo previsto en el artculo 13 de la Ley.

Establecer la cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras; e indicar la finalidad pblica delobjeto de la contratacin.

Absolver las consultas y observaciones que se hagan a las caractersticas tcnicas durante elproceso de seleccin. Puede leer una opinin del OSCE en:

http://www.osce.gob.pe/userfiles/archivos/281-10%20-%20MINCETUR%20-%20LP_1_2010.doc

Responsabilizarse de que el pedido cumpla con las exigencias legales mencionadas.

Al ser responsable del pedido, lo es tambin del contenido, es decir, de las caractersticas oespecificaciones tcnicas y de los trminos de referencia. En este caso debe tener en cuenta la


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prohibicin de indicar marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares,fabricantes determinados, o de consignar una descripcin que oriente la adquisicin o contratacinde marca, fabricante o tipo de producto especfico. Slo ser posible solicitar una marca o tipo deproducto determinado.

II. El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad (OEC)La normativa sobre contrataciones del Estado establece que el rgano encargado de las contrataciones esaqul rgano o unidad orgnica que realiza las actividades relativas a la gestin del abastecimiento alinterior de una Entidad.

En las entidades pblicas es conocida como Logstica o Abastecimiento. Puede tener la categora degerencia, oficina, unidad, rea o equipo. Ello depende de las normas de organizacin interna.

El citado rgano juega un papel preponderante en la contratacin estatal. Junto con el rea usuaria y elcomit especial sern las responsables de llevar adelante una contratacin eficiente dentro del marconormativo aplicable.

Actualmente, el artculo 6 de la Ley seala que los funcionarios y servidores que formen parte del rganoencargado de las contrataciones de la Entidad, debern estar capacitados en temas vinculados con lascontrataciones pblicas.

Adicionalmente, el artculo 5 del Reglamento de la Ley establece que los funcionarios y servidores delrgano encargado de las contrataciones de la Entidad que, en razn de sus funciones intervienendirectamente en alguna de las fases de contratacin, debern ser profesionales y/o tcnicos debidamentecertificados, debiendo reunir como mnimo los siguientes requisitos:

1. Capacitacin tcnica en contrataciones pblicas o gestin logstica en general, no menor a ochenta(80) horas lectivas;

2. Experiencia laboral en general, no menor a tres (3) aos;3. Experiencia laboral en materia de contrataciones pblicas o en logstica privada, no menor de un (1)

ao.

Conforme se advierte de las referidas normas, es necesario que los funcionarios y servidores del rganoobjeto de comentario estn capacitados no solamente de manera terica sino tambin prctica, en temasde contratacin pblica o gestin logstica en general.

Este requisito legal tiene como finalidad que los rganos encargados de las contrataciones cuenten conpersonal calificado que permita a la Entidad satisfacer sus necesidades de bienes, servicios y obras para elcumplimiento adecuado y oportuno de las metas y finalidades planteadas.

Un rgano encargado de las contrataciones conformado por personas calificadas en las condicionesprevistas se convertir en un principal aliado de las reas usuarias antes que en una dependenciaburocrtica que retrasa las contrataciones requeridas y no ejecuta adecuadamente el Plan Anual deContrataciones

De otro lado, la norma establece que esta capacitacin deber ser para aquellos funcionarios y servidoresdel rgano encargado de las contrataciones que intervienen directamente en alguna de las fases de lacontratacin estatal.


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Esto ltimo debe entenderse como el hecho de que solamente estn obligados a ser capacitados losservidores y funcionarios del rgano encargado de las contrataciones cuya labor se relaciones estrictamentecon la contratacin de un bien, servicio u obra

A manera de ejemplo, podemos indicar que debern recibir esta capacitacin los funcionarios y servidores

del rgano encargado de las contrataciones que se encarguen de elaborar el estudio de posibilidades queofrece el mercado, participen como miembros del comit especial y realicen actividades vinculadas a lasupervisin de la ejecucin contractual.

Sin perjuicio de lo establecido por la normativa, es recomendable que la capacitacin se realice tambin aotros rganos de las entidades como reas Usuarias, rgano de Control Institucional, Asesora Jurdica,Secretara General, Gerencia General, Titulares de Pliego entre otros, puesto que de esa manera se podrnunificar criterios entre las distintas dependencias de la Entidad, lo que redundar en un mejor manejo de lascompras pblicas.

Asimismo, en la fase de programacin y formulacin del Presupuesto Institucional, cada una de lasdependencias de la Entidad determinar, dentro del plazo sealado por la normativa correspondiente, susrequerimientos de bienes, servicios y obras, en funcin de sus metas presupuestarias establecidas,sealando la programacin de acuerdo a sus prioridades.

Para dicho fin, las Entidades utilizarn el Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE,siendo el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad responsable de esta actividad.Los requerimientos sern incluidos en el cuadro de necesidades que ser remitido al rgano encargado delas contrataciones para su consolidacin, valorizacin y posterior inclusin en el Plan Anual deContrataciones. Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el rgano encargado de las contratacionesrevisar, evaluar y actualizar el proyecto de Plan Anual de Contrataciones, sujetndolo a los montos de loscrditos presupuestarios establecidos en el citado Presupuesto Institucional.

En este punto resaltan las acciones del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, que tiene a sucargo la recepcin de los requerimientos en el cuadro de necesidades para consolidarlos, establecer el valor

estimado y luego incluirlos en el Plan Anual de Contrataciones.

Para efectos de la valorizacin de los requerimientos del rea usuaria se debe realizar una indagacin demercado y realizar el debido sustento del valor estimado con cotizaciones. Posteriormente, al momento derealizar los actos preparatorios deber efectuarse el estudio de posibilidades que ofrece el mercado y estevalor estimado no podr ser considerado como una fuente para el indicado estudio.

Asimismo, la normativa exige que los montos considerados en el Plan Anual de Contrataciones se sujeten alos montos considerados para el caso en el Presupuesto Institucional. De encontrarse algn tipo dediferencia, debe adoptarse las acciones necesarias a fin que el Plan Anual de Contrataciones no supere elmonto previsto en el presupuesto institucional.

Por otro lado, el artculo 8 del Reglamento de la Ley establece que el Plan Anual de Contrataciones aprobadoestar a disposicin de los interesados en el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad y en elportal institucional de sta, si lo tuviere. Dicho plan puede ser adquirido por cualquier interesado al precioequivalente al costo de reproduccin.


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Esta disposicin del reglamento guarda concordancia con el Principio de Transparencia contemplado en elartculo 4 acpite h) de la Ley.

El costo de reproduccin nicamente debe ser considerado como el gasto que incurrir la Entidad enfotocopiar el Plan Anual de Contrataciones. No se tomar en cuenta otros gastos como personal,

electricidad, gastos administrativos entre otros.

Otra obligacin que contempla la Ley la encontramos en su artculo 7, el cual dispone que el Expediente deContratacin quede bajo custodia del rgano encargado de las contrataciones, conforme se establezca en elReglamento.

De otro lado, el artculo 10 del Reglamento establece que el rgano encargado de las contrataciones tiene asu cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratacin, salvo en el perodo en el que dichacustodia est a cargo del Comit Especial. Dicha custodia implica mantener un adecuado sistema de archivoque permita conservar el expediente de contratacin en buenas condiciones, por un periodo mucho mayor adiez (10) aos. Asimismo el Reglamento dispone que el rgano encargado de las contrataciones de laEntidad es responsable de remitir el Expediente de Contratacin al funcionario competente para suaprobacin, de acuerdo a sus normas de organizacin interna. Previamente deber verificar queefectivamente contiene los siguientes documentos:

1. Requerimiento acompaado de las caractersticas de los bienes, servicios y obras plasmados en lasespecificaciones tcnicas, trminos de referencia o expediente tcnico, respectivamente. En el casode obras adems debe contarse con la viabilidad en el marco del Sistema Nacional de InversinPblica.

2. Estudio de posibilidades que ofrece el mercado, en los trminos previstos en la normativa sobrecontrataciones del Estado.

3. Disponibilidad presupuestal.

Es sumamente importante que el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad verifique laexistencia de los documentos antes enumerados, pues constituyen elementos indispensables para la

aprobacin del Expediente de Contratacin.

En otras palabras, si la Entidad no cuenta con los documentos antes citados, resulta legalmente imposibleaprobar el expediente de contratacin.

Por otro lado, en el caso que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la nueva convocatoria debercontar con una nueva aprobacin del Expediente de Contratacin slo en caso que haya sido modificado enalgn extremo. Esta modificacin se refiere a cualquier cambio producto del anlisis de las causas quedeclararon desierto el proceso de seleccin; como es el caso de la modificacin de algn extremo de losrequisitos tcnicos mnimos, del valor referencial o de las bases respecto de la convocatoria anterior.

A. La labor del rgano encargado de las contrataciones en la determinacin de las caractersticastcnicas de los bienes, servicios y obras a contratar

La formulacin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin conel rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Deber evaluarse en cada caso las alternativastcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento.


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Esta evaluacin deber permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado para laconvocatoria del respectivo proceso de seleccin. Por tanto, debe evitarse la inclusin de requisitosinnecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a determinados postores.

Por tal motivo, el rgano encargado de las contrataciones debe empezar a elaborar el estudio de

posibilidades que ofrece el mercado inmediatamente despus de recibir el requerimiento.

Durante la elaboracin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el rgano encargado de lasContrataciones tendr la oportunidad de revisar qu extremos de las caractersticas tcnicas deben serobjeto de modificacin; de manera tal que la contratacin se enmarque en los estndares planteados parael caso por la normativa sobre contratacin pblica vigente.

En esta parte de la fase de actos preparatorios, el rgano encargado de las contrataciones juega un papelfundamental: conforme a sus competencias, es el encargado de verificar entre otros, la pluralidad depotenciales postores a partir de los requisitos tcnicos mnimos. De no presentarse esta situacin, debercomunicar inmediatamente al rea usuaria qu extremo de las especificaciones tcnicas o trminos dereferencia deber ser modificado para evitar que la contratacin se dirija a un solo proveedor.

Del mismo modo, en este momento el rgano encargado de las contrataciones podr indicarle al reausuaria cules sern los extremos que requieren ser afinados, de modo tal que puedan escoger las mejoresalternativas que ofrece el mercado.

Por ejemplo, en el caso de la compra de bienes, el rea usuaria podra requerir, de manera involuntaria, unacaracterstica que se encuentra descontinuada en el mercado que ha sido reemplazada por una msevolucionada. En este supuesto, en virtud a la coordinacin dispuesta en la normativa sobre contratacinpblica, el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad est en la obligacin de indicar al reausuaria cules son los ajustes que debe hacer en sus especificaciones, para retirar la caractersticadescontinuada y considerar aquella que se encuentra vigente en el mercado.

Precisamente, como ya lo mencionamos anteriormente, el Artculo 11 del Reglamento de la Ley, al ocuparse

de las caractersticas tcnicas de lo que se va a contratar, indica que el rea usuaria es la responsable dedefinir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras querequiera para el cumplimiento de sus funciones. Esta actividad debe desarrollarla de acuerdo a lo indicadoen el Artculo 13 de la Ley.

Asimismo, la citada norma acota que el rgano encargado de las contrataciones, con la autorizacin del reausuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, podr ajustar lascaractersticas de lo que se va a contratar.

Esta norma es consecuente con la coordinacin que debe existir entre el rea usuaria y el rgano encargadode las Contrataciones de la Entidad para realizar los ajustes necesarios en los requisitos tcnicos mnimos;pero no debe perderse de vista que la responsable final de la determinacin de las caractersticas tcnicas esel rea usuaria.

Sobre esto ltimo, debe tenerse en consideracin que si el rea usuaria cuenta con el sustento tcniconecesario para establecer en su requerimiento una o ms caractersticas que solamente las cumple unproveedor y que adems se trata de un bien o servicio que no admite sustituto, entonces correspondeiniciar el trmite para la exoneracin contemplada en el artculo 20 acpite e) de la Ley.


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Ahora bien, la contratacin de esta eventual exoneracin se realizar conforme al procedimientoestablecido en el artculo 135 del Reglamento de la Ley. Dicha norma establece que la contratacin del bien,servicio u obra objeto de la exoneracin, ser realizada por el rgano encargado de las contrataciones de laEntidad o el rgano designado para el efecto.

En otras palabras, el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad estar a cargo de realizar elprocedimiento de exoneracin, a menos que en el documento que apruebe la misma se designe a otradependencia.

B. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano encargado de las contrataciones de la EntidadEl artculo 19 de la Ley establece que el rgano encargado de las contrataciones en cada Entidad esresponsable en caso del incumplimiento de la prohibicin a que se refiere dicho artculo.La norma citada establece la responsabilidad ante un eventual fraccionamiento el cual consiste segn elartculo 20 del Reglamento en la prohibicin de dividir una contratacin para dar lugar al cambio del tipo deproceso de seleccin.

Esta responsabilidad legal obliga al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad a realizar unestricto control de los requerimientos enviados por las distintas reas usuarias a lo largo de un ejerciciopresupuestal, a fin de determinar cules repiten el pedido y podran generar un fraccionamiento.

Sin perjuicio de esta obligacin legal, debe tenerse en consideracin que el citado artculo 20 ha consideradosupuestos en los cuales, no obstante encontrarnos ante un caso de fraccionamiento, la norma ha estimadopertinente tomarlo como una excepcin. Dichos casos son los siguientes:

1. Cuando estando acreditada la necesidad en la etapa de planificacin, la Entidad restringi lacantidad a contratar por no disponer a dicha fecha la disponibilidad presupuestal correspondiente;situacin que vara durante la ejecucin del Plan Anual de Contrataciones al contarse con mayorescrditos presupuestarios no previstos, provenientes de, entre otros, transferencias de partidas,crditos suplementarios y recursos pblicos captados o percibidos directamente por la Entidad.

2. En el caso que con posterioridad a la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, surja una

necesidad extraordinaria e imprevisible adicional a la programada, la cual deber ser atendida en suintegridad a travs de una contratacin, salvo que respecto de la contratacin programada aun nose haya aprobado el Expediente de Contratacin.

3. Cuando se contrate con el mismo proveedor como consecuencia de procesos de seleccin conobjetos contractuales distintos o en el caso que concurran procesos de seleccin con contratoscomplementarios, exoneraciones o con procesos bajo regmenes especiales.

4. Tratndose de una contratacin efectuada a travs del Catlogo de Convenios Marco.5.

En caso se requiera propiciar la participacin de las microempresas y pequeas empresas, enaquellos sectores donde exista oferta competitiva, siempre que sus bienes, servicios y obras seande la calidad necesaria para que la Entidad se asegure el cumplimiento oportuno y los costos seanrazonables en funcin a las condiciones del mercado.

Es muy importante que el rea usuaria, rgano encargado de las contrataciones, rgano de controlinstitucional, rea legal y dems dependencias de la Entidad encargadas de analizar la existencia defraccionamiento conozcan claramente estas excepciones, a fin de evitar retrasos en la contratacinprogramada por la Entidad.

As por ejemplo, si un rea usuaria que fue creada luego de la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones,realiz durante 10 meses en el ao hizo la compra de tner para sus impresoras, a razn de S/ 1,000.00 (Un


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mil con 00/100 nuevos soles) en cada compra; no se configura fraccionamiento porque la contratacin nofue dividida para cambiar de tipo de proceso de seleccin.

En efecto, en el caso antes sealado, la contratacin para todo el ao de tner para dicha rea usuariaasciende a la suma de S/ 10,000.00 (Diez mil con 00/100 nuevos soles). Dicha contratacin se encuentra

fuera de un proceso de una seleccin en virtud al acpite h) del numeral 3.3 del artculo 3 de la Ley.

En cambio, si la compra de tner hubiera sido por una suma mayor a tres (3) UIT, se hubiera configurado elfraccionamiento, pues se dividi la contratacin para evitar realizar el proceso de seleccin quecorresponde.

Un tpico caso de fraccionamiento lo encontramos cuando por ejemplo, se pretende comprar medicamentospara todo el ao pero se divide la contratacin, y se requiere mensualmente los medicamentos necesariospara cubrir la necesidad de los prximos treinta das.

C. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la determinacin del valor referencialEl rgano encargado de las contrataciones de la Entidad tiene bajo su competencia tambin ladeterminacin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado. Al respecto, debe tenerse enconsideracin que, al elaborar el citado estudio, el referido rgano determinar lo siguiente:

1. El valor referencial.2. La existencia de pluralidad de marcas y/o postores.3. La posibilidad de distribuir la Buena Pro.4. Informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los factores de evaluacin, de ser el

caso.5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que se va a contratar, de

ser necesario.6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la contratacin.

Asimismo, la normativa sobre contratacin pblica obliga que el indicado estudio tome en cuentapresupuestos y cotizaciones actualizados. Estos debern provenir de personas naturales o jurdicas que sedediquen a actividades materia de la convocatoria, incluyendo fabricantes cuando corresponda; o a travs

de portales y/o pginas Web, catlogos, entre otros. Deber emplearse como mnimo dos (2) fuentes.

Es importante que los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones de la Entidadconozcan que, cualquiera fuera el nmero de cotizaciones que hayan conseguido, nicamente poseen unafuente y que slo de manera excepcional podrn elaborar un estudio de posibilidades que ofrece el mercadocon una sola fuente.

La normativa establece que tambin tomar en cuenta, cuando la informacin est disponible, los precioshistricos, las estructuras de costos, las alternativas existentes segn el nivel de comercializacin, losdescuentos por volmenes, la disponibilidad inmediata de ser el caso, las mejoras en las condiciones deventa, las garantas y otros beneficios adicionales, as como tambin la vigencia tecnolgica del objeto de lacontratacin de las Entidades. Para la determinacin del valor referencial, el rgano encargado de lascontrataciones est facultado para solicitar el apoyo que requiera del rea usuaria, la que estar obligada abrindarlo bajo responsabilidad.

B. Suscripcin del contratoOtra importante labor que el rgano Encargado del as Contrataciones tiene a su cargo es precisamente lasuscripcin de los contratos una vez que la buena pro ha quedado consentida o administrativamente firme.


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Cuando la buena pro del proceso de seleccin ha quedado consentida o administrativamente firme, elComit Especial debe entregar el expediente del proceso de seleccin al rgano encargado de lascontrataciones de la Entidad a fin que el mismo pueda citar al contratista para la firma del contrato.

El procedimiento para la firma de contrato se realizar conforme a lo previsto por la normativa, teniendo encuenta el objeto y tipo de proceso convocado.

III. El Comit EspecialA. DefinicinAntes de definirlo, les presentamos el siguiente caso: Una institucin especializada en oftalmologa, saturadapor la cantidad de pacientes, obtuvo el presupuesto para construir algunos consultorios adicionales y otrosambientes necesarios. Cuando su director, acompaado de sus asesores, estuvo seguro de que estabandadas las condiciones para iniciar el proceso de contratacin de la obra, design a tres mdicosoftalmlogos para que integren el Comit Especial.

Su presidente, tan pronto recibi el Expediente de Contratacin, convoc a sus colegas para elaborar lasbases administrativas y, cuando empezaron a analizar la informacin que se les haba proporcionado,quedaron sorprendidos por la cantidad de documentos que estaban contenidos en dos archivosvoluminosos. Al observar el contenido encontraron, entre otros datos, la memoria descriptiva, las partidas,los metrados, el anlisis de precios unitarios y los planos de la futura edificacin.

Cerraron los tomos, los ataron en un paquete conforme les haban entregado y subieron a la oficina deldirector quien estaba imaginando cmo se vera la placa de bronce grabada con la inscripcin Pabellonesconstruidos en la gestin del Dr. ., pero su pensamiento fue interrumpido por la llamada de su secretariaque le anunci la presencia de los miembros del Comit Especial de la obra. Que pasen, dijo, un pocoirritado. Entonces ingresaron.

El presidente del Comit Especial coloc los files del expediente tcnico en el escritorio del director, losabri y ubic las pginas que contenan las partidas y metrados, adems de las que contenan los planos y

habl: Seor director qu somos nosotros? Oftalmlogos, lo mximo en aspectos de la visin y,sealando los documentos, continu, pero en este caso no la vemos[3].

Este caso nos permite reconocer que el nico criterio que debera tomarse en cuenta para constituir unComit Especial es el conocimiento y experiencia de las personas elegidas, tanto en la naturaleza del bien,del servicio o de la obra como en asuntos legales propios de la contratacin pblica. Optar por estaalternativa, siempre ser beneficioso, porque se minimizar los riesgos de adquirir productos o serviciosindeseables as como la posibilidad de impugnaciones y de causas de nulidad del proceso de seleccin.

La normativa que rige las contrataciones del Estado estipula que el Comit Especial es el rgano facultadopara elaborar las bases administrativas y conducir el proceso de seleccin, desde su convocatoria hasta suculminacin con el consentimiento de la buena pro o su cancelacin

Est integrado por tres miembros y su designacin est a cargo del Titular de la Entidad o de otrofuncionario a quien el primero le haya delegado esa funcin. Sus integrantes debern estar identificados connombre propio y con indicacin expresa de la persona que lo presidir. Igualmente, deber nominarsetantos suplentes como titulares se haya designado..


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El Comit Especial puede ser designado para un proceso en particular (ad hoc) o para ms de uno(permanente). Esta ltima designacin slo es posible en adjudicaciones directas y de menor cuanta. Elencargo para desempear la funcin del comit especial es irrenunciable[1].

B. Requisitos legales para conformar el Comit Especial

La designacin debe realizarse mediante documento escrito firmado por el Titular de la Entidad opor el funcionario a quien se hubiese delegado tal facultad. Puede ser para ms de un proceso deseleccin.

Debe designarse tres personas, nominadas con nombre propio y la indicacin expresa de quienejercer como presidente. En el mismo documento deber precisarse el nombre de los suplentes ysu respectiva correspondencia con los titulares para el caso de reemplazo.

Uno de los miembros debe pertenecer al rea usuaria, otro a Logstica y cualquiera de losmiembros debe tener conocimiento tcnico sobre el objeto de la convocatoria.

Si en la Entidad no existe un entendido en el objeto de la convocatoria, se deber contratarlo encalidad de experto independiente[4]. Asimismo, mediante convenio, ste puede provenir de otraentidad pblica, en cuyo caso se requiere autorizacin del Titular de esta ltima.

No pueden ser miembros del Comit Especial: el Titular de la Entidad; los funcionarios que ejerzan

funciones de control o fiscalizacin, excepto personal del rgano de control interno cuando stesea el rea usuaria; los funcionarios que hayan aprobado el Expediente de Contratacin o las bases,o que tengan que resolver el recurso de apelacin del proceso en curso; y los funcionarios que ensu calidad de miembros de un Comit Especial hubieren sido sancionados por resolucindebidamente fundamentada.

Dejar de ser miembro del Comit Especial quien sea sancionado con posterioridad a sudesignacin.

Si el proceso de seleccin se llevara a cabo con las disposiciones contenidas en el DecretoLegislativo N 078-2009, el Comit Especial debe ser designado en un plazo mximo de dos (02) dasdespus de haberse aprobado el Expediente de Contratacin.

C. Cambio de los miembros del Comit EspecialLos miembros del Comit Especial slo podrn ser cambiados por razones de caso fortuito o fuerza mayor;

es decir, por situaciones naturales o humanas que hagan imposible el cumplimiento de su funcin, talescomo enfermedad, muerte, culminacin del contrato, cese en las funciones, entre otros. La remocindeber hacerse mediante decisin escrita y motivada. En el documento de remocin se nombrar sureemplazo.

D. Reemplazo por los suplentesEn caso de ausencia del miembro titular, por causas imprevistas, ser reemplazado por uno de los suplentesde manera definitiva. Adems, deber evaluarse el motivo de la ausencia para determinarresponsabilidades, si fueran justificadas. Previa autorizacin, quien fuera titular, podr ocupar el cargo demiembro suplente.

E. Tipos de Comit Especial1. PermanenteEs nominado para que lleven a cabo las adjudicaciones directas y las de menor cuanta que se vayan aconvocar en el curso del ao


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2. Ad Hoc (para un proceso especfico)Se lo nombra para que lleven a cabo una licitacin pblica o un concurso pblico. En adjudicaciones directasy de menor cuanta puede designarse uno cuando sea necesario.

F. Derechos del Comit Especial Sus miembros tienen derecho a ser notificados con su nominacin, y su presidente, a recibir el

Expediente de Contratacin debidamente aprobado.

Pueden realizar consultas acerca del contenido del Expediente de Contratacin, realizarobservaciones y sugerir modificaciones. Si se aceptara esto ltimo, es necesario que el Expedientede Contratacin vuelva a aprobarse.

El Comit Especial tiene la facultad de exigir la colaboracin de cualquier oficina orgnica de laEntidad para el mejor desempeo de sus actividades.

Tiene derecho a su plena autonoma como correlato de la responsabilidad que se le asigna.

Puede proponer las modificaciones del contenido del Expediente de Contratacin, aunque suaprobacin deber realizarlas la misma autoridad que lo aprob.

Puede observar el valor referencial y comunicar dicha situacin a la oficina de Logstica. Si esta la

acepta debe ser aprobado por el funcionario que dio visto bueno al Expediente de Contratacin ysolicitarse la certificacin presupuestal.

Sus miembros no pueden ser removidos de sus cargos; salvo por caso fortuito, fuerza mayor o faltagrave debidamente acreditada.

En la realidad, la mayora de personas que conforman un Comit Especial pocas veces son expertos enasuntos de contratacin; por lo que resulta natural que se les haya dado la facultad de exigir la asesora decualquier otro rgano, funcionario o servidor de la Entidad a efectos de llevar correctamente el trabajo quese le ha encomendado.

Por otro lado, es lgico suponer que una gran responsabilidad tenga como correlato la autonoma en elejercicio de sus funciones.

La tentacin de seducir o presionar al Comit Especial por parte de diversas personas interesadas en elnegocio que va implcito en todo proceso de seleccin, siempre estar presente. La razn reside en quefinalmente, en las manos de ste, de algn modo est la adjudicacin de contratos, cuyos montos van desdeunos pocos miles a varios millones de nuevos soles. En ese sentido, el Comit Especial tiene que gozar deautonoma e independencia; pero tambin es su deber hacerla respetar, de otro modo no podr alegarviolacin de su fuero, sino que se habr convertido en cmplice de las acciones ilcitas.

G. Deberes y responsabilidades del Comit Especial

El da siguiente de su designacin, el presidente del Comit Especial debe convocar a los demsmiembros para su instalacin.

Elaborar las bases administrativas del proceso de seleccin.

Conducir el proceso de seleccin hasta su culminacin.

Tomar decisiones con la presencia de todos sus miembros, ninguno de los cuales puede abstenersede emitir su voto. Los acuerdos pueden ser unnimes o por mayora.

Sus decisiones deben constar en actas.

La responsabilidad por las decisiones tomadas alcanza a todos y cada uno de los miembros; salvoque alguno de ellos haya votado en contra.


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Guardar la confidencialidad de la informacin contenida en el Expediente de Contratacin y de laspropuestas de los postores; en tanto no se hubiesen abierto o hecho pblicas para su evaluacin enla fecha y hora prevista en el calendario del proceso de seleccin. Una vez producido este evento,cesa el deber de confidencialidad y aparece el de transparencia, en virtud del cual se deberpermitir que cualquier postor revise toda la informacin generada en el transcurso del proceso de

contratacin. Advertencia! El comit especial, de oficio por cuenta propia - no puede modificar las bases

H. El comit especial tambin es responsable de los requisitos mnimos

Las normas que regulan las contrataciones del Estado no establecen responsabilidad del Comit Especialrespecto de los requisitos mnimos; pero s los rganos de control. Los auditores sustentan su posicin endos criterios: el primero tiene su origen en las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), segn lascuales, los funcionarios y servidores pblicos deben desempear sus funciones con la debida diligencia, cuyoconcepto, sumamente amplio y de apreciacin subjetiva, alcanza para responsabilizar a cualquier personaque haya tenido alguna vinculacin con el procedimiento de contratacin. El segundo, tiene que ver con laconformacin del Comit Especial, que por mandato legal debe tener entre sus miembros, por lo menos, un

experto en el objeto del contrato.

I. Funciones del Comit Especial

Elaborar las bases administrativas del proceso de seleccin.

Llevar a cabo el proceso de seleccin desde su convocatoria hasta su culminacin, que ocurre en lossiguientes supuestos: con la confirmacin de la buena pro, cancelacin del proceso, el postorganador renuncie a la buena pro por causas atribuibles a la entidad y cuando no se firme elcontrato por razones de recorte presupuestal especficas para el proceso o porque hayadesaparecido la necesidad[5].

A primera vista, las funciones parecen sencillas; sin embargo, ambas requieren conocimiento yexperiencia en logstica y en las normas que regulan las contrataciones del Estado; pues, aunque seles provee de determinada informacin, est en sus manos completarla hasta convertirla en unaoferta vlida, firme, seria y, sobre todo, para los fines buscados.

El ejercicio de la labor como miembro de un Comit Especial implica necesariamente el conocimiento de losderechos y deberes; los primeros para exigirlos y los otros para cumplirlos.

J. Fuentes de informacin para elaborar las bases administrativasSi asumimos que las bases, esencialmente, estn estructuradas en tres partes principales: reglas del procesode seleccin, requisitos mnimos y factores de evaluacin, el Comit Especial recurrir a las siguientesfuentes de informacin:

1. Reglas del proceso de seleccin y ejecucin del contrato La fuente de informacin principal son las bases estandarizadas publicadas por el OSCE, en las quese ha sistematizado las reglas fijadas en el Reglamento que son aplicables a los procesos de

seleccin. A ellas deben aadirse la informacin propia de la institucin y la que consta en elExpediente de Contratacin.

2. Requisitos mnimosLa fuente de informacin es el Expediente de Contratacin y las normas legales que regulan elobjeto del proceso de seleccin.


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3. Factores de evaluacinLa fuente de informacin es el Reglamento; pero el aporte de la experiencia de los miembros delComit Especial es fundamental. En realidad, los factores de evaluacin constituyen el nico aportereal del Comit Especial y de los cuales es el nico responsable.

A continuacin les presentamos el siguiente caso:

Un organismo pblico necesitaba adquirir agua para el consumo de sus servidores y funcionarios. Elpedido estimado fue de 50000 litros para un ao. Con esta informacin, la oficina de logsticarealiz el estudio de mercado y solicit cotizaciones.

Las respuestas recibidas fueron diversas: algunas compaas cotizaron por botellas de 650 ml, otraspor envases de litro y otras por envases de veinte litros. En este momento, se dieron cuenta, en laentidad, de que haca falta definir el tamao del envase y decidieron adquirir el lquido en botellasde 650 ml.

Al revisar la informacin recibida de los proveedores que cotizaron el volumen elegido,encontraron que uno de ellos haba ofrecido un precio bastante cmodo y decidieron que ese serael valor referencial. Cuando, a criterio de la oficina de logstica, el expediente de contratacinestaba completo, pidieron su aprobacin y la obtuvieron sin contratiempos, pues al fin y al cabo setrataba de comprar agua.

El Comit Especial, luego de recibir el Expediente de Contratacin aprobado y sin hacer ningnreparo a su contenido, elabor las bases. Una vez obtenida su conformidad, public la convocatoriaen el SEACE. Pas la etapa de consultas y observaciones; no producindose ninguna de ellas. Estehecho fue considerado como un sntoma de un proceso ejemplar; de modo que slo caba esperarla fecha de presentacin de ofertas en las que, estaban seguros, tendran una buena ruma desobres y otra de muestras, estas ltimas pedidas para asegurar la calidad del producto.

En la fecha prevista para la presentacin de propuestas y al cierre del horario establecido, slo

haba una oferta y una muestra; la misma que, luego de una rpida mirada, fue descalificada. Losevaluadores consideraron que el producto no reuna las caractersticas de calidad, entre ellas, elregistro sanitario: Procedieron a redactar el acta del resultado, que incluy la declaratoria dedesierto del proceso de seleccin.

Posteriormente se comunicaron con los distribuidores de agua de marcas conocidas, con lafinalidad de conocer las razones de su ausencia en el proceso. Ellos les dijeron que el valorreferencial no representaba el costo de mercado.

Dos das despus, cuando en la oficina del rgano de control interno se acab el bidn de agua,pidieron su reemplazo; pero en la oficina de logstica les comunicaron que no disponan delproducto. Asimismo les precisaron que el proceso para adquirirlo se haba declarado desierto porfalta de postores; pero que no se preocuparan, porque en tres das, como mximo, tendran elpreciado lquido en envases individuales para saciar su sed.

Esta respuesta llam la atencin de los auditores, quienes solicitaron una aclaracin acerca de losenvases individuales. La respuesta fue que se iba a comprar agua en botellas de 650 ml.


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Al da siguiente, la oficina de Administracin recibi un memorando, en el que se les peda quejustifiquen la razn de comprar agua en el envase antes citado; pues lo comn y razonable es quese adquiriera en recipientes de 20 litros, como se haca normalmente y cuyo costo, adems, eramucho menor.

La oficina de Administracin, advertida del error, solicit al Titular de la Entidad la declaratoria denulidad del proceso de seleccin. La obtuvo, pero previa llamada de atencin y cuando la registaronen el SEACE, encontraron que el postor descalificado haba presentado un recurso de apelacin,porque consideraba que las razones expuestas para rechazar su oferta (carencia de registrosanitario) no estaba previsto en las bases, de modo que no hubo ms remedio que esperar laratificacin de la nulidad, previo trmite de la impugnacin.

Qu fall en este proceso de seleccin?En primer lugar, la oficina de logstica (OEC) no hizo untrabajo logstico, sino uno de aprovisionamiento; es decir, se limit a procesar un pedido sinimportar el porqu ni para qu. Una necesidad de este tipo debi haber sido parte de las decisionesestratgicas de la institucin representada en la optimizacin de los recursos humanos. Se habraprevisto, entonces, la compra del agua necesaria para el personal de la Entidad, as como lacantidad, la calidad, la forma de presentacin, las condiciones sanitarias, entre otros datos quehabran servido para que el requerimiento de compra sea un pedido bien elaborado.

De otro lado, la oficina de logstica (OEC) al no haber realizado una correcta gestin del pedido(tamao de envase y condiciones sanitarias) llev a cabo un deficiente estudio de mercado, lo quegener un valor referencial subvalorado; es decir, el Expediente de Contratacin no fue elaboradode manera correcta.

A su turno, el rgano encargado de conducir el proceso de seleccin no hizo ninguna evaluacin delExpediente de Contratacin, no se percat de sus deficiencias y traslad su contenido al texto delas bases, las que, debido a la ausencia de consultas y observaciones, estaban irremediablementeviciadas de nulidad.

Este ejemplo sencillo ilustra tres aspectos fundamentales de los actos preparatorios del proceso decontratacin pblica, de cuya calidad depende, finalmente, el resultado buscado; pues unExpediente de Contratacin bien elaborado garantiza la calidad de los productos que se va acontratar, las condiciones de la transaccin comercial y el precio correcto; asimismo, un ComitEspecial, elegido sobre la base de criterios tcnicos, permitir que las bases administrativas sea untexto coherente y objetivo que promueva un proceso de seleccin transparente.

Pie de pgina:[1] Art. 20 de la Ley y 27 al 34 del Reglamento.[2] Art. 34 del Reglamento.[3] Esta ancdota es contada por el Ing. Miguel Salinas Seminario, consultor de obras y expositor en temasde contratacin pblica.[4] Art. 28 del Reglamento.[5] Art. 27 del Reglamento.

area usuaria - oec - comite especial

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