armonizacion meci - ntcgp:1000 · organigrama de la ufpso por el cual se adopta el mapa de...
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Modulo de Control o
Aspecto TransversalComponente Elemento de Control Productos Mínimos
Observaciones que
propone el MECI
Numeral
NTCG:1000Titulo Normatividad Estatal Normatividad Institucional Producto Minimo Institucional URL PAGINA WEB
Carta de valores y
políticas éticas de la
entidad, decálogo de
ética, código de ética,
etc.
Ressolucion No 0203
del 25 de agosto de
2008 Código de ética
Codigo de Etica https://ufpso.edu.co/ftp
/doc/otrospro/gh/U-GH-
DRH-001B.pdf
Acta de elección de
valores por concertación
entre las diferentes
dependencias.
https://ufpso.edu.co/ftp
/doc/otrospro/gh/U-GH-
DRH-001B.pdf
Acto administrativo
que adopta el
documento con los
principios y valores de
la entidad.
Decreto, Resolución,
Acta u otro Acto
Administrativo que
permita evidenciar la
adopción de los
principios y valores de la
entidad.
Resolucion No 0132
del 15 de Septiembre
de 2008, por medio
del cual se adopta el
codigo de buen
gobierno de la
universidad.
Codigo de buen gobierno https://ufpso.edu.co/ftp
/doc/otrospro/gh/U-GH-
DRH-002B.pdf
Socialización de los
principios y valores de
la organización a
todos los servidores.
Instrumentos,
herramientas, eventos de
difusión y/o demás
actividades que
demuestren la
socialización y difusión
de los principios y/o
valores adoptados por la
entidad (cartillas, correos
electrónicos, cartelera de
la entidad, concursos,
actividades entre otros)
N/A Proceso de inducción,
Circuito Cerrado de
Televisión,Pildoras
Informativas, Correo
Institucional, Portal Web
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/procedimientos/gh
/R-GH-DRH-002C.pdf
ARMONIZACION MECI - NTCGP:1000MECI NTCGP:1000 NORMOGRAMA INSTITUCIONALIDAD
PLANEACION Y
GESTION
TALENTO HUMANO
Acuerdos,
Compromisos y
Protocolos Éticos
Politica de calidad
Documento con los
principios y valores de
la entidad, construido
participativamente.
Ley 190 de 1995-
decreto ley 1567
de 1998, Articulo
24-ley 734 de
2002 -decreto
1227 de
2005,Articulo 75,
numeral 4.
Otro
Resolucion No 004 del
20 de enero de 2009
por medio del cual se
reglamenta el Comité
de etica para los
servidores de la
UFPSO.
Comité de etica
Manual de funciones y
competencias
laborales.
Manual de funciones
adoptado por decreto y
socializado para cada
uno de los cargos de la
entidad.
Resolucion No 0198
del 19 de agosto de
2008 Por la cual se
modifica el manual de
funciones de la
UFPSO
Manual de funciones y
competencias laborales
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/manuales/gh/M-
GH-DRH-001BII.pdf
Programa de
Inducción y re-
inducción realizado a
los servidores
vinculados a la
entidad.
Programa de Inducción o
reinducción establecido,
en el cual se especifica
los temas y el
procedimiento de
inducción para
empleados nuevos o Programa de re-
inducción en
respuesta a cambios
organizacionales,
técnicos o normativos.
PLANEACION Y
GESTION
TALENTO HUMANO
6.2 Talento humano
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/procedimientos/gh
/R-GH-DRH-002C.pdf
Resolucion No 0266
de diciembre 20 de
2013 plan de
capacitacion para los
funcionarios del area
adminsitrativa de la
universidad.
Resolucion No 005 del
20 de enero de 2009
reglamento de comité
de capacitacion.
Plan de capacitacion. Plan
de capacitacion docente
aprobados en los
departamentos.
Decreto 1567 de
1998- Decreto
415 de 2003. Ley
909 de 2004
Decreto 785 de
2005- Decreto
1272 de 2005.
Decreto 2530 de
2001- Decreto
2665 de 2007
N/A Procedimiento inducción,
ubicación , entrenamiento
en el puesto de trabajo y
reinducción del personal
administrativo y docente.
Plan Institucional de
Formación y
Capacitación.
Acuerdos,
Compromisos y
Protocolos Éticos
Desarrollo del
Talento Humano
Politica de calidad
Plan de Formación y
Capacitación formulado
de acuerdo a las
necesidades de los
Servidores Públicos
Ley 190 de 1995-
decreto ley 1567
de 1998, Articulo
24-ley 734 de
2002 -decreto
1227 de
2005,Articulo 75,
numeral 4.
Programa de
Bienestar.
Establecer un Programa
de bienestar social de
conformidad con los
artículos 70 y 75 del
Decreto 1227 de 2005
N/A
Plan de incentivos. Plan de incentivos
adoptado por medio de
un acto administrativo.
Resolucion No 0225
del 21 de octubre de
2008 Plan de
estimulos e incentivos
. Resolucion No 006
comite de estimulos e
incentivos
Mecanismos de
evaluación del
desempeño acorde a
la normatividad que
aplique a la entidad.
Formatos de Evaluación
del desempeño de
acuerdo a la
normatividad que aplique
a la entidad
N/A Procedimiento de
evaluacion de desarrollo
laboral , personal
administrativo.
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/procedimientos/gh
/R-GH-DRH-003C.pdf
Otro N/A Clima laboral, evaluacion
del impsacto de la
capacitacion. Prceso de
selección y contratacion
del personal.
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/procedimientos/gh
/R-GH-DRH-001E.pdf
Planeación
Planes de la entidad
alineados con las
Políticas de Desarrollo
Administrativo
Resolucion 0177 del
02 de octubre de 2013
por medio de la cual
se aprueba y adopta
el plan de desarrollo
“Hacia la Excelencia.
Institucional”
Plan de desarrollo
institucional.
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/resoluciones/Res
ol0177_02Octu2013.p
df
Acto administrativo a
través del cual se
adoptan la misión y
visión y demás
documentos o elementos
de carácter institucional.
Resolucion 0150 del
04 de septiembre de
2013 por medio de la
cual se adoptan la
nueva misión y visión
para la universidad
Mision, y Vision
Institucionales.
https://ufpso.edu.co/Mi
sion-Vision
PLANEACION Y
GESTION
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
TALENTO HUMANO
6.2 Talento humano
6.1Provision de
recursos
Constitucion
Politica de
Colombia
articulo 339- Plan
Nacional y
Planes
Territoriales de
Desarrollo - Ley
190 de 1995,
Articulo 48
Programa de bienestar
social de estimulos e
incentivos.
Decreto 1567 de
1998- Decreto
415 de 2003. Ley
909 de 2004
Decreto 785 de
2005- Decreto
1272 de 2005.
Decreto 2530 de
2001- Decreto
2665 de 2007
Misión, visión
institucionales
adoptados y
divulgados.
Desarrollo del
Talento Humano
Planes, Programas y
Proyectos
Resolucion No 0177
del 02 de octubre de
2013. por medio de la
cual se aprueba y
adopta el plan de
desarrollo “Hacia la
Excelencia.
Institucional”
Resolucion No 0150
del 04 de Septiembre
de 2013. por medio
de la cual se adoptan
la nueva misión y
visión para la
universidad
Mision y Vision pagina
web. En cada oficina esta
expuesta La politica integral
en conjunto con la Mision y
Vision . Existe un formato
de seguimiento al plan de
desarrollo.
https://ufpso.edu.co/si
g/procedimientos_dp#
arbol_procesos
Objetivos
institucionales
Los objetivos son parte
integral de la planeación
de la entidad, dado que
los Programas y
proyectos deben estar
orientados a su
cumplimiento
Resolucion No 0134
de 15 de septiembre
de 2009 por medio de
la cual se adopta la
politica y los objetivos
de calidad de la
UFPSO bajo la norma
NTCGP1000 - 2004
Objetivos institucionales:
investigacion y formacion
academica, desarrollo fisico
y tecnologico, Impacto y
proyeccion social,
visibilidad nacional e
internacional, bienestar
instituacional, sostenibilidad
administrativa y financiera.
https://ufpso.edu.co/O
bjetivos
Planes de acción
anuales que definen las
metas a cumplir con
respeto al Plan de
Desarrollo
Dentro de la
Resolucion 0177 del
02 de Octubre del
2013 por medio de la
cual se aprueba y
adopta el plan de
desarrollo “Hacia la
Excelencia.
Institucional”
Documento sobre el Plan
de accion Institucional.
https://ufpso.edu.co/pl
aneacion/Documentos
PLANEACION Y
GESTION
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Planes, programas y
proyectos
6.1Provision de
recursos
Constitucion
Politica de
Colombia
articulo 339- Plan
Nacional y
Planes
Territoriales de
Desarrollo - Ley
190 de 1995,
Articulo 48
Misión, visión
institucionales
adoptados y
divulgados.
Planes, Programas y
Proyectos
Planes Anuales
mensualizados de caja
(PAC), que permiten
conocer las metas
planificadas por año para
cumplir con los ingresos
y gastos de la entidad.
Acuerdo No 087 del
19 de diciembre de
2014 Por medio del
cual se aprueba el
presupuesto de la la
UFPSO vigencia fiscal
2015.
Plan anual mensualiazado
de caja, comité
administrativo
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/planeacion/presup
uesto_2015.pdf
Cronogramas de los
diferentes comités de
trabajo.
N/A Cronograma de los
diferentes comités de
trabajo de la institución
(secretaria General)
Documentos que
soporten la revisión
sobre necesidades de
los usuarios, legales y
de presupuesto.
Resolución No. 0066
del 19 de abril de
2013, por lo cual se
modifica la resolucion
0147 del 2009 y se
adopta un nuevo
procedimiento interno
para la recepcion,
radicacion y tramite de
peticiones quejas
reclamos y
sugerencias
presentadas ante la
UFPSO.
Sistema de peticiones
quejas reclamos y
sugerencias (PQRS).
Procedimiento medicion de
la satisfaccion del cliente.
http://pqrs.ufpso.edu.c
o/pagina2015/
PLANEACION Y
GESTION
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Planes, programas y
proyectos
6.1Provision de
recursos
Constitucion
Politica de
Colombia
articulo 339- Plan
Nacional y
Planes
Territoriales de
Desarrollo - Ley
190 de 1995,
Articulo 48
Planes, Programas y
Proyectos
Planes operativos con
cronogramas y
responsables.
Resolucion No 0170
del 30 de Agosto de
2011. por la cual se
establece las políticas
de salud ocupacional
de la universidad.
Resolucion No 0235
del 29 de octubre de
2008 por medio de la
cual se adoptan las
políticas de operación,
los controles y
los indicadores de
gestión al interior de la
UFPSO.
Planes operativos de
emergencia y codigo de
buen gobierno.
Documentos maestros de
programas, planificacion
academica semestral.
Proyectos de investigacion
Planes de calidad.
Programas
https://ufpso.edu.co/in
dex.php
Fichas de indicadores
para medir el avance
en la planeación.N/A
Formato Ficha de
Indicadores F-SI-SIG-022
Manual de Indicadores
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/manuales/sig/M-
SI-SIG-003E.pdf
Procesos de
seguimiento y
evaluación que
incluya la satisfacción
del cliente y partes
interesadas.
N/A Procedimiento de
Seguimiento y Evaluacion
al Plan de Desarrollo
Institucional.
Procedimiento
autoevaluacion de gestion y
de control.
Otro Resolucion No 085 del
26 de Marzo de 2012
por la cual se
institucionaliza el
nuevo proyecto
educativo institucional
2012 – 2016 de la
UFPSO.
Proyecto educativo
institucional (PEI)
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/otros/PEI4.pdf
PLANEACION Y
GESTION
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
6.1Provision de
recursos
Constitucion
Politica de
Colombia
articulo 339- Plan
Nacional y
Planes
Territoriales de
Desarrollo - Ley
190 de 1995,
Articulo 48
Planes, Programas y
Proyectos
Caracterizaciones de
proceso elaboradas y
divulgadas a todos los
funcionarios de la
entidad.
Resolucion No 0131
del 15 de Septiembre
de 2009. por el cual
se adopta el sistema
de gestionde calidad
bajo la
NTCGP1000:2004
Resolucion Nº 0034
del 05 de Marzo de
2013.
Caracterizacion
visualizadas en la pagina
Web de la universidad, de
cada uno de los procesos
existentes.
https://ufpso.edu.co/in
dex.php
Mapa de procesos. Res Nº 0233 del 28 de
octubre de 2008 por el
cual se adopta el
mapa de procesos, el
modelo de operación
por procesos y el
organigrama de la
UFPSO
Por el cual se adopta el
mapa de procesos, el
modelo de operación por
procesos y el organigrama
de la UFPSO
https://ufpso.edu.co/si
g/procedimientos_sig.
html#arbol_procesos
Divulgación de los
procedimientos
Instrumentos,
herramientas, eventos de
difusión y/o demás
actividades que
demuestren la
socialización y difusión
del mapa de procesos y
los procedimientos de la
entidad. (cartillas,
correos electrónicos,
cartelera de la entidad,
concursos, actividades
entre otros.
Resolucion No 0219
del 03 de octubre de
2008 por la cual se
adopta el manual de
procedimientos de la
UFPSO.
Se adopta el manual de
procedimientos de la
UFPSO.
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/resoluciones/resol
ucion_0219.pdf
PLANEACION Y
GESTION
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
La entidad debe
establecer un mapa de
procesos donde se
evidencia la interrelación
de estos, articulados
entre estratégicos,
misionales, de apoyo, y
de evaluación y
seguimiento
Modelo de
Operación por
Procesos
7.2
Decreto 1537 de
2001- Ley 872 de
2003. Decreto
4485 de 2009 -
NTCGP
1000:2009
Proceso de
seguimiento y
evaluación que
incluya la
evaluación de la
satisfacción del
cliente y partes
interesadas
La entidad debe
establecer
procedimientos que le
permitan evaluar
permanentemente la
satisfacción de los
clientes con respecto a
los servicios ofrecidos en
la organización, y el
seguimiento respectivo.
Resolucion Nº 0219
del 03 de octubre de
2008.
Procedimiento existente
sobre la medicion de la
satisfacion del cliente.
Encuestas de satisfacción
cliente interno y externo,
autoevaluación de
programas académicos,
evaluación de proveedores.
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/procedimientos/si
g/R-SI-SIG-007A.pdf
Indicadores por
proceso para realizar
la medición
correspondiente.
Res Nº 0235 del 29 de
octubre de 2008
Política de Operación
de Indicadores
Fichas de indicadores por
proceso, manual de
indicadores institucional,
cuadro de mando integral
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/manuales/sig/M-
SI-SIG-003E.pdf
Actas de reuniones u
otro soporte para
revisiones o ajustes a
los procesos.
Res 0034 del 5 de
marzo de 2013 Por la
cual se actualiza el
sistema integrado de
gestión de la
universidad.
Actas del equipo operativo
del SIG, actas de la revisión
por la dirección,
adicionalmente se tienen
novedades documentales y
el soporte en el listado
maestro de documentos.
Procedimientos
diseñados de acuerdo
a las actividades que
desarrollan los
procesos.
Res Nº 0219 del 03 de
octubre de 2008
adopta M-CI-CIN-002
Manual de
procedimientos.
Procedimientos obligatorios
de la norma,
procedimientos aprobados
por cada líder de proceso
Actas u otro
documento que
soporte la divulgación
de los procedimientos
a todos los
funcionarios.
N/A Pagina Web.
Actas de reuniones.
https://ufpso.edu.co/si
g/procedimientos_sig
PLANEACION Y
GESTION
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Modelo de
Operación por
Procesos
7.2
Decreto 1537 de
2001- Ley 872 de
2003. Decreto
4485 de 2009 -
NTCGP
1000:2009
Documentos u otros
soportes que
evidencian el
seguimiento a los
controles
Resolución No 0239
del 06 de noviembre
de 2008 por la cual se
adoptan los
mecanismos de
evaluación y
seguimiento, los
informes y los
formatos de los
componentes de
autoevaluación,
evaluación
independiente y
planes de
mejoramiento de la
Administración de la
UFPSO.
Auditoria interna,
procedimiento control
registros, procedimiento
documentos, informes de
auditoria por proceso y
institucional
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/procedimientos/ci/
R-CI-CIN-003D.pdf
Otro
Estructura
organizacional de la
entidad que facilite la
gestión por procesos
La entidad debe tener
una estructura flexible
que le permita trabajar
por procesos, donde se
identifiquen niveles de
responsabilidad y
autoridad.
Acuerdo No. 084 de
septiembre 11 de
1995. Apruébase la
Estructura Organica
de la Universidad.
Estructura orgánica https://ufpso.edu.co/E
structura
Manual de funciones y
competencias
laborales
Manual de funciones
adoptado y socializado
para cada uno de los
cargos de la entidad.
Resolucion Nº 0198
del 19 de agosto de
2008 por la cual se
modifica el manual de
funciones.
Manual de funciones y
competencias
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/manuales/gh/M-
GH-DRH-001BII.pdf
PLANEACION Y
GESTION
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Estructura
Organizacional
Ley 87 de 2003,
articulo 4 -
Normas de
Control Interno
Contable
Modelo de
Operación por
Procesos
7.2
Compromiso de la
direccion
Decreto 1537 de
2001- Ley 872 de
2003. Decreto
4485 de 2009 -
NTCGP
1000:2009
5.1
Evidencias que
soporten la
comunicación a todo
el personal para
sensibilizar la relación
entre la estructura y
los procesos de la
entidad.
N/A Jornadas de calidad; mapa
de procesos, manual del
sistema integrado de
gestión. Listas de
asistencias a
socializaciones. Actos
administrativos politica
integral, politica de
autoevalacion y alta
calidad academica, politica
del cero papel, politica
curricular, politica curricular,
politica de riesgos,
evaluacion docente,
reglamento estudiantil,
reglamento docente ,
politica de austeridad del
gasto, politica de seguridad
de informacion.
Otro
Definición de
indicadores de
eficiencia y
efectividad, que
permiten medir y
evaluar el
avance en la
ejecución de los
planes, programas y
proyectos.
Seguimiento de los
indicadores.
Revisión de la
pertinencia y
utilidad de los
indicadores
PLANEACION Y
GESTION
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Indicadores de
Gestión
Dentro de los planes,
programas y proyectos
de la entidad, se debe
construir indicadores de
eficiencia, eficacia y
efectividad que permitan
tomar decisiones para
evitar desviaciones.
Estructura
Organizacional
Ley 87 de 2003,
articulo 4 -
Normas de
Control Interno
Contable
Resolucion 0235 del
29 de Octubre de
2008 por medio de la
cual se adoptan las
políticas de operación,
los controles y
los indicadores de
gestión al interior de la
UFPSO.
4.1Requisitos
Generales
Ley 872 de 2003 -
NTCGP
1000:2009
Compromiso de la
direccion5.1
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/manuales/sig/M-
SI-SIG-003E.pdf
Cada proceso tiene
definidos sus indicadores y
en la ficha registra según
frecuencia los resultados,
las acciones y las nuevas
metas. Se hace necesario
capacitar nuevamente a los
lideres de proceso en el
diseño y mantenimiento de
los indicadores.
Fichas de indicadores
donde se registra y
hace seguimiento a la
gestión.
Cuadros de control
para seguimiento a los
indicadores clave de
los procesos.
El cuadro de mando integral
tiene los indicadores y sus
resultados de todos los
procesos desde el año
2012. El consolidado queda
registrado en los informes
de la RXD, Es por esto que
se crea el cuadro de
mando integral.
Otro
Establecimiento y
divulgación de las
políticas de operación
Instrumentos,
herramientas, eventos de
difusión y/o demás
actividades que
demuestren la
socialización y difusión
de las políticas de
operación de la entidad.
(cartillas, correos
electrónicos, cartelera de
la
entidad, concursos,
actividades entre otros.)
Resolución No. 0132
del 15 de septiembre
de 2008 por medio de
la cual se adopta el
código del buen
gobierno para La
universidad.
Código de buen gobierno. https://ufpso.edu.co/ftp
/doc/otrospro/gh/U-GH-
DRH-002B.pdf
PLANEACION Y
GESTION
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Indicadores de
Gestión
Políticas de
operación
Dentro de los planes,
programas y proyectos
de la entidad, se debe
construir indicadores de
eficiencia, eficacia y
efectividad que permitan
tomar decisiones para
evitar desviaciones.
Resolucion 0235 del
29 de Octubre de
2008 por medio de la
cual se adoptan las
políticas de operación,
los controles y
los indicadores de
gestión al interior de la
UFPSO.
4.1Requisitos
Generales
Ley 872 de 2003 -
NTCGP
1000:2009
7.2.2
Revision de los
requisistos
relacionados con el
producto y/o
servicio.
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/manuales/sig/M-
SI-SIG-003E.pdf
Cada proceso tiene
definidos sus indicadores y
en la ficha registra según
frecuencia los resultados,
las acciones y las nuevas
metas. Se hace necesario
capacitar nuevamente a los
lideres de proceso en el
diseño y mantenimiento de
los indicadores.
Manual de
operaciones o su
equivalente adoptado
y divulgado
Acto administrativo a
través del cual se adopta
el manual de
operaciones de la
entidad (manual de
procedimientos.- manual
de calidad) como
documento de consulta
Resolución No 0219
del 03 de octubre de
2008 adopta M-CI-CIN-
002 Manual de
procedimientos
Aprobado mediante
Acta No. 0005 del 18
de Junio de 2010,
equipo operativo M-SI-
SIG-001 Manual de
calidad, Acta 001 del
8 de abril de 2013.
Manual de procedimientos.
Manual del sistema
integrado de gestión
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/manuales/ci/M-CI-
CIN-002BIII.pdf
Documento que
contiene las políticas
de operación
Resolución No. 0132
(15 de Septiembre de
2008)
Código de buen gobierno https://ufpso.edu.co/ftp
/doc/otrospro/gh/U-GH-
DRH-002B.pdf
Actas u otro
documento que
soporte la divulgación
de las políticas de
operación a todos los
funcionarios.
N/A Pagina Web. Socializacion
con las diferenets
dependencias mediante
reuniones programadas.
Circuito cerrado de
television, correos
institucionales, emisora
institucioanl.
Otro
Definición desde la
Alta Dirección de la
política de
administración del
riesgo, donde se
incluya la metodología
a utilizar para su
desarrollo.
Acto administrativo o
documento a través del
cual se definen y
adoptan las políticas de
administración del
riesgo.
Resolución No. 0169
del 12 de agosto de
2014 por la cual se
actualiza la política de
administración de
riesgo de la
universidad.
Guia para la administracion
del riesgo
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/guias/dp/K-DP-
OPL-001BII.pdf
PLANEACION Y
GESTION
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Políticas de
operación
Política de
Administración de
Riesgos
7.2.2
Revision de los
requisistos
relacionados con el
producto y/o
servicio.
4.1 literal G -
7.3
Requisitos
generales
Mapas de riesgos
por proceso.
Resolución No. 0169
del 12 de agosto de
2014 Por la cual se
actualiza la política de
administración de
riesgo de la UFPSO.
Formato Matriz de gestion
de riesgos
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/guias/dp/K-DP-
OPL-001BII.pdf
Mapa institucional de
riesgos.
Resolucion No 0234
del 28 de Octubre de
2008 por medio de la
cual se adoptan las
políticas de
Administración de
Riesgos,
el Mapa de Riesgos y
el Sistema de
Administración de
Riesgos al interior de
la Universidad
Francisco de Paula
Santander Seccional
Ocaña.
Mapa institucional de
riesgos
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/planeacion/mapa_
riesgos_ufpso2014.pdf
Actas u otro
documento que
soporte la divulgación
de los mapas de
riesgos a todos los
funcionarios de la
entidad.
Instrumentos,
herramientas, eventos de
difusión y/o demás
actividades que
demuestren la
socialización y difusión
de los Mapas de Riesgos
de la entidad. (cartillas,
correos electrónicos,
cartelera de la
entidad, concursos,
actividades entre otros.)
Resolución No. 0169
del 12 de agosto de
2014 Por la cual se
actualiza la política de
administración de
riesgo de la UFPSO.
Formato de asistencia a
eventos y/o reuniones con
cada uno de los lideres de
proceso para capacitar a
los lideres de proceso
sobre el manejo de los
riesgos.
PLANEACION Y
GESTION
Política de
Administración de
Riesgos
4.1 literal G -
7.3
Requisitos
generales
Documentos u otros
soportes que
evidencian el
seguimiento a los
controles establecidos
para los riesgos.
Resolución No. 0169
del 12 de agosto de
2014 Por la cual se
actualiza la política de
administración de
riesgo de la
universidad Francisco
de paula Santander
Ocaña.
Fromato plan de
tratamiento a riesgos de
los procesos.
http://www.ufpso.edu.c
o/sig/procedimientos_
dp#arbol_procesos,
Otro Procedimiento para el
manejo de riesgos.
http://www.ufpso.edu.c
o/sig/procedimientos_
dp#arbol_procesos
Actividades de
sensibilización a los
servidores sobre la
cultura de la
autoevaluación.
Instrumentos,
herramientas, eventos de
difusión y/o demás
actividades que
demuestren la
sensibilización sobre la
autoevaluación en la
entidad. (Cartillas,
Correos electrónicos,
Cartelera de la entidad,
Concursos, Actividades
entre otros.)
N/A
Existe una cartilla sobre la
cultura de autocontrol,
semillas publicadas en la
pagina web. Informe
ejecutivo anual de control
interno. Campañas
publicitarias a traves de los
medios de comunicación
institucional: Radio, TV,
prensa, pagina web,
impresos, redes socales,
pildoras informativas,
charlas y jornadas de
sensibilizacion a la
comunidad universitaria.
fomento de la cultura de
autocontrol.
PLANEACION Y
GESTION
AUTOEVALUACION
INSTITUCIONAL
EVALUACION Y
SEGUIMIENTO
Política de
Administración de
Riesgos
Autoevaluación del
Control y Gestion
8.1
8.2
8.2.1
Seguimiento y
medicion
Ley 87 de 1993,
ley 489 de 1998
4.1 literal G -
7.3
Requisitos
generales
La entidad debe
determinar cómo a partir
de los riesgos,
indicadores, controles
establecidos y demás
elementos que le
permitan tomar
información, puede
realizar la
autoevaluación de la
gestión, tomando los
correctivos necesarios.
Guia institucional de
autoevaluacion con los
requisitos del CNA.
Modelo de autoevaluacion
institucional.
Procedimiento para la
autoevaluacion de
programas y renovacion de
licencias internas.
Software de encuestas para
el proceso de
autoevaluacion.
Informes de
autoevaluacion.
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/guias/sig/K-SI-SIG-
001C.pdf
La entidad debe estar en
capacidad de alimentar
el proceso de
autoevaluación a partir
de otros sistemas que le
permitan ejercer el
proceso de manera
correcta. El aplicativo
MECI informe ejecutivo
anual de control interno,
el formulario unico de
reporte de avance a la
gestión puede ser, entre
otros, parte de esos
sistemas.
Seguimiento al plan de
desarrollo. Ejecucion
de los planes de accion.
Eficacia de las acciones de
mejora. Plan de
tratamiento de riesgos.
Fichas de indicadores.
Informes de gestion (
incluido RXD+ RENDICION
DE CUENTAS)
https://ufpso.edu.co/ftp
/doc/otrospro/sig/U-SI-
SIG-007BII.pdf
Documentos soporte
sobre aplicación de
encuestas de
autoevaluación de los
procesos.
Informe de autoevaluación
del MECI, informes de
revisión por la dirección,
procedimiento de
autoevaluación de gestión y
control.
AUTOEVALUACION
INSTITUCIONAL
EVALUACION Y
SEGUIMIENTO
Autoevaluación del
Control y Gestion
Herramientas de
autoevaluación
8.1
8.2
8.2.1
Seguimiento y
medicion
Ley 87 de 1993,
ley 489 de 1998
Documentos soporte
sobre realización de
talleres de
autoevaluación.
Informes de auditoria
interna, informe de revisión
por la dirección.
Informes u otros
soportes de informes
de autoevaluación
realizados.
Informes de auditoria
interna, informe de revisión
por la dirección.
Informes sobre
análisis de los
indicadores por
proceso
Informe de revisión por la
dirección.
Informes de gestión
por procesos.
Informe consolidado con
fines de la rendición de
cuentas, guía metodológica
para la elaboración del
informe de gestión.
http://www.ufpso.edu.c
o/ftp/pdf/guias/dp/K-
DP-OPL-002A.pdf
Otro
Informes
pormenorizados de la
vigencia.
N/A Se elaboran los informes de
acuerdo a la ley, en este
caso el informe
pormenorizado.
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/control_interno/I_i
nforme2015.pdf
Resultados informe
ejecutivo anual
realizado ante el
DAFP.
Se encuentra disponible en
los documentos de CI y se
elabora anualmente.
Procedimiento para
auditoría interna.
Se debe definir un
procedimiento de
auditorías
internas basado en
evidencia documental
que permita ejercer
control permanente a la
gestión administrativa.
N/A Procedimiento de auditorias
internas.
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/procedimientos/ci/
R-CI-CIN-003D.pdf
AUTOEVALUACION
INSTITUCIONAL
AUDITORIA INTERNA
EVALUACION Y
SEGUIMIENTO
Autoevaluación del
Control y Gestion
Auditoría Interna
8.1
8.2
8.2.1
Seguimiento y
medicion
Ley 87 de 1993,
ley 489 de 1998
ISO 19011 de
2011. Ley 87 de
1993 -Decreto
1537 de 2001 -
Normas de
Auditoria
Generalmente
Aceptadas.
8.2.2 Auditoria Interna
Programa de
auditorias - plan de
auditoria.
El programa de
auditorías debe incluir
las auditorías de gestión
y las de calidad (en caso
de que la entidad cuente
con el sistema de
gestión de calidad), este
debe ser aprobado por el
comité de coordinación
de control interno. Por
otra parte el plan de
auditoría que entraría a
planear las auditorias
que se incluyen dentro
del programa de anual
de auditoria.
N/A F-CI-CIN-014 Formato
programas de Auditorias
Internas.
F-CI-CIN-015 Formato plan
de Auditorias Internas.F-CI-
CIN-016C Formato listas de
verificacion.
F-CI-CIN-017B Formato
actas de apertura y cierre.
Manual de auditorias. Guia
de analisis de causas.
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/manuales/ci/M-CI-
CIN-003B.pdf
Informe ejecutivo
anual de
control interno.
El informe debe ser
realizado de acuerdo a
los lineamientos del
departamento
administrativo de la
función pública. sirve
como insumo para el
fortalecimiento continuo
y mejora del sistema de
control interno en la
entidad.
N/A Informe de auditoria
institucional
Informes de auditorías
realizadas.
N/A F-CI-CIN-018D formato
informe de auditoria
Otro N/A F-CI-CIN-019 evaluacion de
auditores internos
AUDITORIA INTERNA
EVALUACION Y
SEGUIMIENTO
Auditoría Interna
ISO 19011 de
2011. Ley 87 de
1993 -Decreto
1537 de 2001 -
Normas de
Auditoria
Generalmente
Aceptadas.
8.2.2 Auditoria Interna
Herramienta definida
para la construcción
del plan de
mejoramiento.
Debe existir un proceso,
procedimiento o
mecanismo a través del
cual se trabajen
recomendaciones y
análisis generados en el
desarrollo del
componente de auditoría
interna y las
observaciones del
organo de control fiscal.
Debe ser un proceso,
procedimiento o
mecanismo
documentado que
permite realizar
seguimiento a las
acciones emprendidas
por los responsables y la
verificación de estas.
Res 0134 de 2012
define los planes de
mejoramiento
F-CI-CIN-006 formato
plande mejoramiento por
proceso, plan de
mejoramiento individual,
plan de mejoramiento
institucional.
Guia analisis de causas.
Seguimiento al
cumplimiento de las
acciones definidas en
el plan de
mejoramiento.
Se debe establecer un
mecanismo para el
seguimiento y evaluación
de las acciones
establecidas en los
planes de mejoramiento.
N/A F-CI-CIN-020 formato de
seguimiento y evaluacion a
la mejora continua.
Documentos que
evidencien el
seguimiento a los
planes de
mejoramiento.
N/A K-SI-SIG-002B Guia y
seguimiento a los planes de
mejoramiento.
PLANES DE
MEJORAMIENTO
EVALUACION Y
SEGUIMIENTO
Plan de
Mejoramiento
Ley 909 de
2004, Por la cual
se expiden
normas que
regulan el
empleo público,
la carrera
administrativa,
gerencia pública
y se dictan otras
disposiciones.
5.6
5.6.1
5.6.2
5.6.3
Revision por la
direccion
Otro Resolucion No 0250
del 27 de Noviembre
del 2014, por el cual
se actualizan los
mecanismos de
medicion evaluacion y
verificacion para
determinar la
eficiencia y eficacia
del sistema de control
Resolucion de adopcion
de planes de mejoramiento
institucional, por proceso e
individual
Mecanismos para
recepción, registro y
atención de
sugerencias,
recomendaciones,
peticiones, quejas o
reclamos por parte de
la ciudadanía.
Se deben establecer
mecanismos para
identificar la información
externa. recepción de
peticiones, quejas,
reclamos y/o denuncias,
buzón de sugerencias,
encuestas de
satisfacción, entre otras)
Resolución No. 0066
del 19 de abril de
2013, Por lo cual se
modifica la resolucion
0147 del 2009 y se
adopta un nuevo
procedimiento interno
para la recepcion,
radicacion y tramite de
peticiones quejas
reclamos y
sugerencias
presentadas ante la
UFPSO.
R-SG-ARC-007 -
Procedimiento para la
recepción, radicación y
trámite de peticiones,
quejas, reclamos y
sugerencias PQRS, correo
institucional, chat, oficios,
participación en comités,
encuestas, verbal,
ventanilla única
Mecanismos de
consulta para la
obtención de
información requerida
para la gestión de la
entidad.
Debe existir un
documento (electrónico,
físico o como
determine la entidad)
que permita consultar
toda la
documentación y/o
archivos de importancia
para el
funcionamiento y gestión
de la entidad.
N/A Pagina web de la
universidad Procedieminto
de PQRS, Bases de datos,
Ventanilla Única,
Evaluación de proveedores,
Encuesta de satisfacción
del cliente.
INFORMACION Y
COMUNICACIÓNEJE TRANSVERSAL
PLANES DE
MEJORAMIENTO
EVALUACION Y
SEGUIMIENTO
Información y
Comunicación
Externa
Plan de
Mejoramiento
7.2.3Comunicacion con
el cliente
Ley 909 de
2004, Por la cual
se expiden
normas que
regulan el
empleo público,
la carrera
administrativa,
gerencia pública
y se dictan otras
disposiciones.
5.6
5.6.1
5.6.2
5.6.3
Revision por la
direccion
Publicación en página
web de la información
relacionada con la
planeación
institucional.
La entidad debe tener
establecido un
mecanismo donde se
comunique información
sobre programas,
proyectos, obras,
contratos y
administración de los
recursos.
N/A En la pagina WEB de la
Universidad se encuentra
toda la informacion
relacionada con la
planeacion institucioanl que
la comunidad en general
desea conocer.
https://ufpso.edu.co/pl
aneacion/Presentacio
n
Publicación en página
web de los formularios
oficiales relacionados
con trámites de los
ciudadanos.
La entidad debe poner a
disposición de sus
usuarios y/o
grupos de interés
diferentes medios de
acceso a la información
como página web,
carteleras comunitarias,
periódico oficial, buzón
de sugerencias, entre
otros que
crea conveniente.
Resolucion No 0066
del 19 de abril de
2013 Por la cual se
modifica la res. No
0147
del 28 de septiembre
de 2009 y se adopta
un nuevo
procedimiento interno
para
la recepción,
radicación y tramite de
peticiones, quejas,
reclamos y
sugerencias
presentadas ante la
UFPSO
Procedimiento para la
recepcion, radicacon y
tramite de peticiones,
quejas reclamos y
sugeremcias
https://ufpso.edu.co/pq
rs
Lineamientos de
planeación
establecidos para
llevar a cabo el
proceso de rendición
de cuentas.
Actas u otros
documentos que
soporten la realización
de procesos de
rendición de cuentas.
INFORMACION Y
COMUNICACIÓNEJE TRANSVERSAL
Información y
Comunicación
Externa
7.2.3Comunicacion con
el cliente
Resolución No. 0102
del 27 de junio de
2013, por el cual se
adopta el manual de
redicion de cuentas.
Manual de redicion de
cuentas. Guia metodologica
para el informe de gestion.
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/manuales/dp/M-
DP-DIR-002A.pdf
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/guias/dp/K-DP-
OPL-002A.pdf
Publicación en página
web de los resultados
de la última rendición
de cuentas realizada.
Resolucion 0113 del
20 de Abril de 2015
por la cual se adopta
el reglamento para el
desarrollo de la
audencia publica de
rendicion de cuentas
del 2014 a la
ciudadania en la
UFPSO.
Rendicion de cuentas en la
pagina WEB
https://ufpso.edu.co/R
endicion-de-cuentas-
2014
Actas u otros
documentos que
evidencien la
realización de otro tipo
de contacto con la
ciudadanía (diferente
a la rendición de
cuentas).
N/A Procedimiento Gestión de
Extensión.
Guía de presentación de
proyectos de extensión.
https://ufpso.edu.co/in
dex.php
Otro Convenios con medios
externos.
Mecanismo para
recibir sugerencias o
solicitudes de los
funcionarios.
Resolución No. 0066
del 19 de abril de
2013, por lo cual se
modifica la resolucion
0147 del 2009 y se
adopta un nuevo
procedimiento interno
para la recepcion,
radicacion y tramite de
peticiones quejas
reclamos y
sugerencias
presentadas ante la
UFPSO
Procedimiento de PQRS.
Correos institucionales.
Solicitud mediante
ventanilla unica al proceso
correspondiente.
INFORMACION Y
COMUNICACIÓNEJE TRANSVERSAL
Información y
Comunicación
Externa
Información y
Comunicación
Interna
7.2.3Comunicacion con
el cliente
5.1 -5.5.3
Compromiso de la
direccion. -
comunicación
interna
Tablas de retención
documental de
acuerdo con lo
previsto en la
normatividad
La entidad debe
establecer su proceso
y/o actividades
de Gestión documental
de acuerdo con la Ley
594 de
2000 o la norma que la
modifique o sustituya.
Tablas de retencion
documental
Fuentes internas de
información:
manuales, actas,
actos administrativos
u otros documentos
necesarios para la
gestión de los
procesos, de fácil
acceso y
sistematizados.
N/A Sistema de informacion
SIA, SIF, SID, SIB.
Pagina Web institucional.
Circuito cerrado de TV.
procedimiento para el
diseño grafico y publicitario.
politica de comunicaciones.
procedimientos de gestion
de calidad. Manual de
imagen documental
corrporativa . Politica de
uso de sistemas de
informacion y
comunicacion.
Actos administrativos.
Política y plan de
comunicaciones
establecido y
divulgado a todos los
funcionarios.
Resolución 0237 del 5
de noviembre de
2008. Adopción de la
política de información
y comunicación y las
matrices de
comunicación
Matriz administracion de
medios de comunicación.
https://ufpso.edu.co/ftp
/doc/otrospro/comu/U-
GC-RIS-001C.pdf
INFORMACION Y
COMUNICACIÓNEJE TRANSVERSAL
Información y
Comunicación
Interna
5.1 -5.5.3
Compromiso de la
direccion. -
comunicación
interna
Matriz de
responsabilidades.
Resolución 0237 del 5
de noviembre de
2008. Adopción de la
política de información
y comunicación y las
matrices de
comunicación.
Matriz de flujos de
comunicación. Matriz
para el control de
publicidad.
Otro
N/A
Uso de redes sociales.
campañas institucionales.
Sistema de
información para el
proceso documental
institucional.
La entidad debe
establecer directrices
claras para el manejo
documental de tal
manera que no haya
contratiempos entre la
correspondencia recibida
y la respuesta que se
genera al usuario y/o
grupo de interés.
Manual de imagen
documental insitucional.
procedimiento para el
control de documentos.
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/manuales/sg/M-
SG-ARC-001D.pdf
https://ufpso.edu.co/ftp
/pdf/procedimientos/si
g/R-SI-SIG-005E.pdf
Sistema de
información para la
atención de las
peticiones, quejas,
reclamaciones o
recursos de los
ciudadanos.
Sistema de peticiones,
quejas, reclamos y
sugerencias (PQRS).
http://pqrs.ufpso.edu.c
o/pagina2015/
Sistemas de
información para el
manejo de los
recursos humanos,
físicos, tecnológicos y
financieros.
Los recursos físicos y
humanos de la
organización deben tener
asociados procesos,
procedimientos y guías
donde se establece el
manejo de éstos y su
adecuada utilización.
N/A
Se evidencia el sistema de
información documental, el
sistema de información
financiera, sistema de
información académica,
sistema de información
bibliográfico.
INFORMACION Y
COMUNICACIÓNEJE TRANSVERSAL
Sistema de
Información y
Comunicación
Información y
Comunicación
Interna
5.5
5.1 -5.5.3
Compromiso de la
direccion. -
comunicación
interna
Página web (chat,
foro, redes sociales)
Pagina institucional.
chat institucional.
Punto de atención al
usuario.
Ventanilla unica.
linea institucuinal -
conmutador-
procedimiento de PQRS.
Otro
INFORMACION Y
COMUNICACIÓNEJE TRANSVERSAL
Sistema de
Información y
Comunicación
5.5
0