apoyo al sistema de gestiÓn documental y al proceso de
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APOYO AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y AL PROCESO DE
CORRESPONDENCIA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
DIAN SECCIONAL BARRANCABERMEJA.
Informe de Practica Empresarial
ELKIN FABIAN DOMINGUEZ PALOMINO
Ovidio Pimentel (Profesional en Mercadeo)
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BARRANCABERMEJA
2017
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AGRADECIMIENTOS
Primeramente, Agradezco a Dios por permitirme cumplir uno de mis sueños
anhelados, ser un profesional, además por dotarme de buena salud, por tener la
dicha de estar rodeado de personas que me aportan en mi diario vivir para poder
crecer a nivel personal y a nivel profesional, Agradecerle a mis Padres Pedro
Domínguez Duran y Judith Elena Palomino y a mi hermana Vanessa Domínguez
Palomino, que siempre han estado conmigo en las buenas y en las malas, que con
un gran esfuerzo me han brindado el apoyo necesario para poder culminar esta
etapa de mi vida, A mis estimados profesores que desde el primer semestre a
través de sus enseñanzas y apoyo profesional me han guiado para ser lo que soy
en este momento, una persona íntegra, con una buena base de conocimientos
adquiridos gracias a ellos, especialmente a los docentes Hernando Altamar,
Adriana Marcela Carvajal y Ovidio Pimentel los cuales tendré una gratitud eterna
hacia ellos. A su vez a la Decana de Carrera a la Doctora Yakeline Martínez por
ser una persona que siempre estuvo dispuesta a ayudarme y a colaborarme
cuando la necesitaba, A la DIAN, Al Doctor Enrique Ramírez Gonzales por permitir
realizar las prácticas Profesionales en tan excelente Empresa lo cual me permitió
adquirir excelentes experiencias de aprender y crecer como persona y haber
confiado en mí en muchos de sus procesos, también a la jefa de la división
administrativa y financiera; Luz Marina Jiménez Cáceres por darme ese voto de
confianza en su división y tener ese don de enseñar y estar en el respaldo de mi
proceso, A mi asesor Ovidio Pimentel por el apoyo dado durante mi carrera y
durante mi proceso de practica profesional a su vez por el acompañamiento que
me daba para que mi proceso fuera cada vez mejor y de calidad
Para culminar Darle Gracias a la Universidad Cooperativa de Colombia, por
haberme acogido y haberse convertido en mi segunda casa en todo este tiempo
que realice mi carrera de administración de empresas, dejando claro ser
orgullosamente uceista y dejar siempre en alto el nombre de la institución
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CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 4 2. OBJETIVOS ...................................................................................................... 6 2.1 Objetivo general 6 2.2 Objetivos específicos 6 3. FUNDAMENTACIÓN TEORICA ....................................................................... 7 3.1 Gestión Documental 7 3.2 La Gestión Documental en las Organizaciones 8 3.3 Programa de Gestión Documental 10 3.4 Importancia de la Gestión Documental en Administración Pública 11 4. METODOLOGIA E INSTRUMENTOS ............................................................ 13 4.1 Diseño Metodológico 13 4.2 Instrumentos 13 4.2.1 Entrevista Dirigida 13 4.2.2 Revisión Documental 13 5. RESULTADOS ................................................................................................ 14 5.1 Resultados de la Entrevista 14 5.1.1 Distribución de documentos 14 5.1.2 Trámite de documentos 14 5.1.3 Organización de documentos 14 5.1.4 Consulta de documentos 15 5.1.5 Conservación de documentos 15 5.1.6 Disposición final de documentos 15 5.1.7 Tiempo de Entrega de los Documentos 15 5.2 Plan de Accion 17 6. DISCUSIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS ................................................ 18 7. CONCLUSIONES ........................................................................................... 21 8. REFERENCIAS ............................................................................................... 23 9. ANEXOS ......................................................................................................... 24
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1. INTRODUCCIÓN
En el mundo actual, donde la situación financiera está definiendo el devenir
de muchas empresas, se habla de la innovación como la vía para garantizar la
perdurabilidad de las empresas en un entorno cada vez más competitivo.
Por innovación se entiende el proceso de introducir nuevos conocimientos
en la realización de nuevos productos, mejorar los existentes e implementar
cambios en los procesos productivos y de gestión. Por este motivo, la implantación
de un sistema de Gestión Documental se considera una innovación en procesos
porque permite hacer más con menos: optimización de los flujos de trabajo,
mejora de la cuenta de resultados, aumento de la productividad de los
trabajadores, incremento de la calidad del servicio y del producto, etc. Una
verdadera apuesta por la innovación, por la optimización de procesos y por la
gestión de la información como un valor clave, primordial para lograr empresas
competitivas en un mercado global.
La Ley 594 de 2000 estableció las reglas y principios generales que regulan
la función archivística del Estado colombiano, y determinó como obligación para
las Entidades Públicas, el elaborar programas de gestión documental, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos Archivísticos. De esta
forma, la DIAN, consciente de la importancia en el cumplimiento de esta
normativa, desarrolla su Programa de Gestión Documental, abarcando cada uno
de los ejes de acción definidos por el Archivo General de la Nación.
En la presente práctica cuyo tema de desarrollo es la Gestión Documental,
se enfatizó en apoyar al Departamento Administrativo y Financiero de la DIAN
seccional Barrancabermeja cumpliendo las respectivas funciones con los
certificados de entrega, actos de vueltos y correspondencia, igualmente, se
consolidó una base de datos con las guías para tener un control interno y
optimizar el trabajo.
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El informe de practica contiene la metodología utilizada, la fundamentación
teórica como parte del soporte, el Plan de Acción y los resultados arrojados.
En el desarrollo de la práctica se desempeñaron diversas labores con los
certificados de entrega y devoluciones, con la función de descargar en el sistema
“Notificar”; lo cual permitió enviar dicha información a las diferentes áreas en la
DIAN de Barrancabermeja teniendo en cuenta las fechas estipuladas para cada
proceso, en aras de racionalizar trámites, disminución de volúmenes innecesarios
de documentos, normalización de la producción documental, disminución en
atención de consultas y recuperación de información, y así aportar al incremento
de la calidad en la entidad pública
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2. OBJETIVOS
2.1 Objetivo general
Dar apoyo y mejorar el sistema de Gestión Documental que se implementa
en el Departamento Administrativo y Financiero de la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales DIAN, seccional Barrancabermeja.
2.2 Objetivos específicos
Investigar y documentar fundamentos teóricos referentes al Sistema de
Gestión de las Organizaciones y su papel en la Administración de Empresas,
requerido para el desarrollo del informe de la práctica empresarial.
Hacer un diagnóstico de necesidades del sistema de gestión documental,
para hallar e identificar aspectos relevantes de los recursos de información
(oportunidades de mejora), a fin de asegurar una mejor Gestión organizacional.
Desarrollar un Plan de Acción según los resultados evidenciados en el
diagnóstico, para una facilitar la gestión de documentos en la Entidad y al mismo
tiempo que contribuya al logro de los objetivos organizacionales
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3. FUNDAMENTACIÓN TEORICA
3.1 Gestión Documental
Barata, k. (2004). Los documentos de archivo contienen información que constituye un
recurso valioso y un activo importante de la organización. La adopción de un
criterio sistemático para la gestión de documentos de archivo resulta esencial para
las organizaciones y la sociedad, a fin de proteger y preservar los documentos
como evidencia de sus actos. La gerencia y preservación a largo plazo de los
documentos, es una preocupación principal concerniente a los archivos, pues
conservar los documentos, implica diversos retos incluyendo, por supuesto una
política de conservación
REVAH, M. (2009).
Una gestión eficiente de documentos debe “articularse con nuevas
tecnologías de información y comunicación y los sistemas de gestión de calidad”
no solo para garantizar la transparencia, el acceso a la información y la rendición
de cuentas, sino también para maximizar el uso de la información presente y
futura. Un sistema de gestión de documentos de archivo se convierte en una
fuente de información sobre las actividades de la organización que puede servir de
apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la
asunción de responsabilidades frente a las partes interesadas presentes y futuras.
Fernández Gil, Paloma (1999)
La gestión documental pretende abarcar desde la elaboración de los
documentos hasta su servicio, pasando por su organización y descripción.
Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de
Colombia, la Gestión documental es un “Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
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producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación”
Además, según la Ley General de Archivos 594 de 2000, la Gestión
Documental se define como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Considerando las ideas anteriores, que la gestión documental consiste, en
el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio
de su ciclo de vida, es decir, la producción del mismo, hasta su eliminación o
conservación permanente, todo esto siguiendo las diversas etapas que
constituyen el ciclo de vida de los documentos, y por supuesto respetando el
principio de orden original y el principio de procedencia.
3.2 La Gestión Documental en las Organizaciones
Para toda organización la gestión documental es un gran reto, que tarde o
temprano tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones
obsoletas y poco actualizadas. El reto no es fácil, ya que es necesario realizar
tareas como auditoria de información y gestión electrónica de documentos, entre
otras, para lo cual se requiere personal capacitado en el tema de Gestión
Documental.
Myriam Mejía (2005)
Está de acuerdo en que la gestión documental o gestión de documentos fue
concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy
aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo
XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía
realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo
cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las
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diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o
institucionales.
Al finalizar la segunda guerra mundial, se produjo un explosión de
información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de
los países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta
eclosión llegó a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad
de documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la
gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las
organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de
documentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta documentación,
partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de
orden original y el principio de procedencia.
Para implementar la gestión documental dentro de cualquier organización
es necesario contar con un programa de gestión documental que nos permita
lograr la transición sin mayores dificultades, para los empleados, y para la
organización.
Ventajas que produce la implementación de la gestión documental Ibai
Sistemas (2005):
- Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.
- Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.
- Reducción de los costes de archivado
- Reducción de la recuperación de un documento.
- Acceso concurrente a un documento.
- Mejora de atención a los clientes.
- Reducción de costes legales.
- Reducción de costes de acceso a la documentación.
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- Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental
específicos.
- Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.
3.3 Programa de Gestión Documental
Puede ser entendido como un conjunto de instrucciones que se les indican
a cada departamento dentro de la organización, estas instrucciones están
relacionadas con la correcta implementación de las operaciones archivísticas que
se realicen en cada departamento, con el fin, que en líneas generales se manejen
los documentos de igual forma en los diferentes departamentos, facilitando así la
gestión documental dentro de la organización.
Al implementar o elaborar un programa de gestión documental se buscan
alcanzar una serie de objetivos, como lo comenta Myriam Mejía (2005) entre los
que se pueden mencionar:
- Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos
dentro de cualquier institución pública o privada.
- Buscar la racionalización y control de la producción documental,
basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción
de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean
conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
- Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de
calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente. -
Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva
y exacta.
- Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como
verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino
también para la cultura.
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3.4 Importancia de la Gestión Documental en la Administración Pública 1
Al hablar de administración pública, hacemos casi de un modo instintivo la
asociación a Burocracia y la simplificación de "papeles". Aplicando la transitividad
a nuestro planteamiento llegamos a la conclusión que Administración es igual a
"gestión de papeles". Desde un punto de vista informático, no gestionamos
papeles sino la información que contienen esos papeles. El papel no es más que
el soporte. Un soporte con una existencia ya muy dilatada. Desde hace mucho
tiempo, con la aparición de los ordenadores y los soportes electrónicos, se habló
inmediatamente de la "oficina sin papeles". Hasta ahora la realidad se puede decir
que ha sido la contraria. Con la facilidad que dan los ordenadores de obtener
listados e informes, el volumen de papel gastado desde luego no ha disminuido.
Nosotros no nos vamos a apuntar a los profetas de la desaparición del papel. El
papel seguirá existiendo. Creemos y vamos a demostrar, que la implantación de la
gestión documental, genera ahorros, pero no solo en menos materia prima
llamada papel, sino en los costos asociados a la gestión de los documentos en
formato papel frente al empleo de formatos electrónicos.
El sector público, a través del ejercicio de sus funciones, se convierte en un
importante productor de información. Así, los distintos Organismos del sector
público “producen” leyes, estadísticas, registros de población, registros de
empresas, información geográfica, meteorológica, cultural, histórica, financiera,
política, científica.
- Para el propio sector público, en el contexto de sus obligaciones y como
un importante activo económico. En efecto, el uso creciente de las tecnologías de
la información y comunicaciones ha hecho tomar más conciencia del valor de la
información del sector público, lo que ha provocado que algunos Organismos
públicos hayan optado por explotar comercialmente sus recursos de información.
1 http://www2.uca.es/escuela/emp_je/investigacion/congreso/mcp017.pdf
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- Para el sector privado, tanto como proveedor de información y como
usuario. El acceso fácil y rápido a la información proporcionada por el sector
público (información legislativa, financiera, estadística, ...) ayuda a las empresas a
definir sus estrategias de inversión y a mejorar su competitividad. Por otra parte,
para la industria de los contenidos dicha información constituye un recurso de gran
valor para la producción de servicios de información de valor añadido. •
- Para los ciudadanos, facilitando su participación en la toma de decisiones
colectivas y el control democrático de las instituciones. Además, el acceso a la
información del sector público proporciona a los ciudadanos mejores
oportunidades en áreas como la educación, empleo, transportes públicos,
bienestar social.
Estos tres tipos de intereses están profundamente relacionados, en algunos
casos de forma complementaria y en otros conflictiva. Para ejercer más
eficazmente sus tareas el sector público tiene que mejorar su gestión de la
información y su accesibilidad. Esto tiene un efecto positivo tanto para el sector
privado como para los ciudadanos. El sector privado reutiliza información del
sector público para su propio beneficio y al hacerlo puede mejorar su calidad y
disponibilidad en beneficio del propio sector público, de los ciudadanos, de la
industria y de la sociedad en general. El incremento del interés de los ciudadanos
y la industria en la información del sector público incentiva a éste a mejorar su
gestión y al sector privado a invertir en servicios de valor añadido. Los puntos
conflictivos se centran básicamente en el papel de los sectores público y privado
en la reutilización comercial de la información y las consecuencias que esto puede
tener para los intereses de los implicados (incluidos los de los ciudadanos
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4. METODOLOGIA E INSTRUMENTOS
4.1 Diseño Metodológico
Con relación a la ejecución del presente informe se fundamentó en un tipo
de estudio Cualitativo, ya que se utilizó como instrumento la Entrevista Semi-
Estructurada Dirigida, que, es más flexible y abierta. El investigador sobre la base
del problema, los objetivos y las variables, elabora las preguntas antes de realizar
la entrevista. (Sabino, 2002), El entrevistador deja que el participante exprese su
opinión con total libertad, con relación a los temas planteados y anota sus
respuestas.
El tipo de muestreo que se utilizó fue de tipo no probabilístico, además se
aplicó muestreo por conveniencia considerando que el investigador busca de
forma selectiva personas introspectivas, con predisposición a facilitar el suministro
de información veridica.
4.2 Instrumentos
Los instrumentos empleados para recolectar la información corresponden a:
4.2.1 Entrevista Dirigida
Para la realización del diagnóstico de necesidades del Sistema de Gestión
Documental se direcciono con la jefa del Departamento Administrativo y
Financiero de la DIAN Barrancabermeja, Luz Marina Cáceres, es la persona con la
mayor competencia en apoyar el suministro de la información que facilite evaluar
los diferentes elementos de Gestión Documental tales como: Trámite de
documentos, Organización de documentos, Consulta de documentos,
Conservación de documentos y Disposición final de documentos. (Anexo A)
4.2.2 Revisión Documental
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El reconocimiento de la gestión documental se realizó de forma física y
virtual en la institución.
5. RESULTADOS
5.1 Resultados de la Entrevista
A continuación, se evidencian los resultados obtenidos en el diagnóstico de
necesidades del Sistema de Gestión Documental del Departamento Administrativo
y Financiero de la DIAN Seccional Barrancabermeja, llevado a cabo por medio de
los instrumentos Entrevista y Revisión Documental (Anexo 1). Posteriormente, se
muestra la descripción de las acciones de mejora de acuerdo según los resultados
encontrados.
5.1.1 Distribución de documentos
La DIAN posee una dependencia encargada específicamente de
recepcionar los documentos que ingresan a la entidad y estos son radicados,
clasificados según dependencia o persona corresponde.
5.1.2 Trámite de documentos
Los documentos de acuerdo a lo anterior, tienen un control de su recepción,
radicación y clasificación, al ser entregado a cada dependencia o funcionario, La
entidad realiza seguimiento en términos de tiempo, constancia de entrega o
persona que lo recibe, así mismo, se maneja un control de su destino final, debido
a la sistematización en el momento de ser radicado
5.1.3 Organización de documentos
Se pudo evidenciar la existencia de un procedimiento específico, los
documentos se almacenan para después ser entregados a sus respectivas
dependencias, sin embargo, todavía no se estipula un tiempo determinado para
esta actividad.
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5.1.4 Consulta de documentos
Se encontró que en la DIAN existe control sobre el préstamo de
documentos del archivo, llevando un registro de la fecha de entrega y de
devolución, así mismo, se registra cual documento fue solicitado.
5.1.5 Conservación de documentos
En el sistema de gestión documental se identificó, que los documentos se
clasifican, se ordenan, la DIAN ya cuenta con la sistematización de sus guías y
actos que llegan mediante la mensajería mediante un formato de Excel.
5.1.6 Disposición final de documentos
Con el diagnóstico del sistema de gestión documental, se pudo evidenciar
que, si se clasifican y ordenan los documentos, así mismo, el descarte documental
no ha sido implementado aun, considerando que esta actividad se tiene en
proceso.
5.1.7 Tiempo de Entrega de los Documentos
Se evidencio unas demoras por parte del contratista INTERRAPIDISIMO a
La hora de entregar los certificados de entrega o las devoluciones a la DIAN
Seccional Barrancabermeja, el cual en la mayoría de los casos atrasa los tiempos
estipulados por la DIAN a la hora de realizar los procedimientos de notificación,
búsqueda o digitación entre otros,
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Se concluye que, el diagnóstico en cuanto al Sistema de Gestión
Documental del Departamento Administrativo y Financiero de la DIAN Seccional
Barrancabermeja, de acuerdo con los resultados de la entrevista:
Existe una dependencia que se encarga de recepcionar, radicar, clasificar
los archivos, sin embargo, se tiene la falencia de un seguimiento en términos de
tiempo De entrega por parte de la empresa Contratista INTERRAPIDISIMO
No se tiene implementado el descarte documental; los documentos se
clasifican, se ordenan.
Se detectó demoras de entrega de los actos administrativos a la DIAN
seccional Barrancabermeja, por parte de la contratista INTERRAPIDISIMO, lo cual
estaría perjudicando el manual de funcionamiento con respecto al tiempo de
plazos establecidos por la DIAN.
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5.2 Plan de Acción (actualizado)
Tabla 1
Plan de Acción al Sistema de Gestión del Departamento Administrativo y Financiero de la DIAN
Barrancabermeja.
Fecha Gestión Propósito Metodología Elementos
Abril 2016 a Noviembre 2016.
Recepción de Formatos de Guías: -Certificados de Entregas -Actos devueltos.
Usar adecuadamente las herramientas existentes para así permitir de manera fácil, segura, y más rápida el desarrollo de dicha función con la garantía de cumplir eficaz y efectivamente todos los actos, así mismo poder realizar las demás responsabilidades y procesos establecidos.
-Registrar las Guías en el software “NOTIFICAR” por medio de láser (escáner), luego se genera planilla de entregar de estas guías a cada una de las dependencias de la entidad.
Computador. Láser para escanear. Planillas de entrega documental.
Radicación de Correspondencia
Ejecutar el procedimiento por medio del cual, la entidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, a fin de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
La correspondencia se radica mediante la asignación de un número consecutivo único, la fecha y la hora de recibo o envío, y se registran de forma automatizada con un Reloj radicador, consignando el nombre del remitente o destinatario, radicación y anexos. Finalmente se archiva en folders.
Reloj radicador Folder enumerador
almacenamiento de archivos
Afianzar una perfecta conservación de los documentos. Para toda la documentación se debe garantizar que no se deteriore y evitar su pérdida.
Se recepcionan los archivos. Luego se clasificaban por dependencia a la que corresponde. Se escribe el consecutivo a cada documento. Se procede a almacenar la documentación en su respectivo folder por dependencia.
Planillas
ampliación de base de datos (Valor Agregado)
D manejar un control en el tiempo de entrega de los actos administrativos por parte de la Empresa INTERRAPIDISIMO.
Se digita la Fecha de Admisión o Devolución del Acto Administrativo, luego la fecha de recibo en la DIAN y por último el tiempo de entrega en días por parte de la Entidad
Excel
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6. DISCUSIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
A continuación, se presentan los hallazgos más relevantes durante el
proceso de prácticas realizado en la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales DIAN, seccional Barrancabermeja, cuyo objetivo fue el aportar a la
organización al sistema de gestión del departamento Administrativo y Financiero.
Inicialmente se realizó el diagnóstico de necesidades a través de una
entrevista dirigida al jefe de dicha dependencia y la revisión documental del
Sistema de Gestión, esto evidencio los resultados descritos en el apartado
anterior, donde se encontraron puntos de mejora y se establecieron en el Plan de
Acción el cual se actualizo con respecto al plan de acción anterior establecido
(Tabla 1).
Básicamente, se puede afirmar que la entidad cuenta con un Sistema de
Gestión que cumple con lo estipulado en la (Ley General de Archivos 594 de
2000), No obstante, en el departamento Administrativo y Financiero se resaltan
algunos aspectos a mejorar:
En la Entidad existe un procedimiento específico en la Organización de
Documentos, se encontró que, los documentos se almacenan para posteriormente
ser entregados a la dependencia respectiva, mas no hay un tiempo estipulado
para esta actividad.
En la gestión de documentos se tienen un control de su recepción,
radicación y clasificación, por lo tanto, al momento de ser entregado a cada
dependencia o funcionario ya se estipulo un seguimiento de en términos de
tiempo, constancia de entrega o persona que lo recibe, por lo anterior, se
evidencia un control de su destino final.
Con relación a la consulta de documentos se puede evidenciar que la DIAN
Posee un control sobre el préstamo de documentos del archivo, además
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implementa un registro de la fecha de entrega-devolución, y adicionalmente se
registran los documentos solicitados tanto electrónica como físicamente.
Los documentos son clasificados, ordenados, frente a la disposición final de
los documentos se evidenció que, si se clasifican y ordenan los documentos, pero
no se lleva a cabo el descarte documental dado que ese proceso apenas se
estaba implementando ya que existe un tiempo límite de vida útil del documento. Y
carece de un inventario documental.
En la dependencia administrativa, se encontraron algunos aspectos a
mejorar, plasmados en plan de acciones, con el fin de corregir estos errores
durante todo el desarrollo de la práctica empresarial, dado que no se tenía un
Tiempo de entrega estipulado por la DIAN con respecto a la Empresa Contratante
(INTERRRAPIDISIMO) , asimismo la falta de control en el préstamos de
documentos del archivo, no se realizaba el debido proceso de los archivos desde
su recepción hasta su destino final; por tanto esto va en contravía de mantener la
información en un formato que permita su acceso oportuno, y por ello requiere
tareas y procedimientos para cada fase y la explotación de esta información
registrada, a fin de lograr una mayor eficacia y efectividad.
Lo anterior, justifica la ejecución de un Plan de Acción con actividades muy
importantes, que deja como resultado un mayor aprovechamiento de recursos
existentes y garantía de conservación de la información.
Siguiendo el orden de los hallazgos del presente informe, se encontró que
la DIAN como entidad pública, debe seguir las exigencias de las leyes que la
rigen, en este caso frente a la gestión de documentos, para conseguir una gestión
eficaz de los documentos, se deben tener en cuenta aspectos importantes como:
estrategias adaptadas a las necesidades y expectativas de la organización,
procedimientos y buenas prácticas de gestión documental, definiendo las
responsabilidades al personal. Por consiguiente, se mejoró el almacenamiento y
recuperación de la documentación con mayor rapidez para los miembros de la
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organización (qué guardar, dónde y cómo) por otra parte, cómo encontrar en poco
tiempo los documentos que necesitan para desarrollar sus tareas; reduciendo los
costos derivados de una deficiente gestión documental (falta de control,
almacenamiento, tiempo perdido en la búsqueda de documentos).
La totalidad de las decisiones que tiene que ver con la gestión documental
se basaron en el cumplimiento de los requisitos legales y normativos, políticas
internas de la organización, que aseguren la protección de sus intereses y de los
derechos de los clientes, empleados y partes interesadas. Blindando la gestión
contra sanciones y no conformidades ante los diferentes entes de control.
La importancia de la gestión documental, en las entidades públicas se
puede afirmar, que la DIAN seccional Barrancabermeja, se encuentra mejorando
continuamente y a la vanguardia de nuevos procesos, facilitando la administración
y acceso a la información, afrontando desafíos y teniendo en cuenta desde un
punto de vista integral: político, administrativo y cultural, para lograr un desarrollo
simultáneo de nuevas formas de organización del trabajo y de la gestión, cuyos
beneficiarios finales deben ser los ciudadanos y empleados internos.
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7. CONCLUSIONES
Se realizó la revisión de fundamentos teóricos referentes al Sistema de
Gestión de las Organizaciones y su papel en la Administración de Empresas, que
sirvieron de elemento para la sustentación del presente informe.
Realización del diagnóstico de necesidades en el sistema de gestión
documental, que permitió identificar aspectos relevantes de los flujos y recursos de
información (puntos de mejora), por medio de instrumentos como la entrevista
dirigida y la revisión documental de la entidad. El Diagnóstico evidenció
debilidades y fortalezas en la manipulación y orden de los documentos, un mayor
control por parte de la entidad para la cantidad de archivos que ingresan a diario,
generando una mayor rapidez y pocos retrasos en las diferentes áreas, lo que
impacta a los empleados en la realización de sus funciones en el tiempo esperado.
Mejoramiento del Plan de Acción de Establecido por la entidad acuerdo a
los resultados, para una efectiva gestión de documentos, que contribuya al logro
de los objetivos organizacionales y agregar valor a la empresa. Lo cual se realizó
durante todo el proceso de la práctica, dejando como evidencia la ampliación de la
base de datos (Excel) para manejar y controlar el tiempo de entrega de la empresa
contratante, el cual permita agilizar el proceso de entrega de los actos
administrativos a las dependencias y así evitar retrasos y demás que perjudique a
la Entidad y a sus usuarios
La Escogencia de la DIAN para las Prácticas empresariales como
modalidad de grado deja como valor agregado para la entidad por parte del
practicante la contribución para el mejoramiento de su sistema de gestión
documental que facilita el manejo y el uso de la documentación que producen,
reciben y administran dentro de la organización, generando ventajas de
competencia con un objetivo claro y es que la información adecuada llegue a la
persona indicada en el momento oportuno y así evitar contrariedades en los
procesos administrativos.
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Finalmente, este trabajo de prácticas empresariales, puede servir de base
para una futura investigación o para en su defecto dar continuidad a lo realizado
por parte de los estudiantes de la facultad de Administración de Empresas de la
Universidad Cooperativa de Colombia, en relación a la implementación y
seguimiento del modelo de gestión documental, en cualquiera de las
dependencias de la DIAN seccional Barrancabermeja.
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8. REFERENCIAS
BARATA K. (2004). Archives in the Digital Age. Journal of the Society of Archivists, Vol. (25), No. 1, pp 63-70.
REVAH LACOUTURE M. (2009). La gestión documental en procesos
estratégicos de mejora; un agente de oportunidad en una institución pública de Educación Superior: el caso de CIDE. Revista Anales de la Documentación. Vol. (12)
*Mejía Miriam y otros. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 2005. (http://www.archivogeneral.gov.co/agora/getfile.php3?key=1138129812&site =agn&bn=agn_privadoagn)
*Ibai Sistemas. (2003). [Página Web en Línea]. Disponible en: http://www.ibaiintranets.com/articulos/10_ventajas_de_implantar_un_sistema_de_gestion_documental.php. [Consultada el: 16-diciembre-2006].
http://biblioteca.unex.es/tesis/Manual_organizacion_archivos_gestion.pdf Myriam Mejía. En su Guía Para La Implementación De un Programa De
Gestión Documental (2005) http://190.60.243.34/GUIAIMPLEMENTACIONDEUNPGD.pdf
Asociación Española de Normalización y Certificación AENOR (2006). UNE-
ISO 15489-1. Información y documentación - Gestión de documentos-Generalidades, Parte I. Madrid: AENOR.
Bustelo, C. (2000). Gestión documental en las empresas: una aproximación práctica. Jornadas Españolas de Documentación. p. 189-195.
Gutiérrez, F. (2004). Archivo General de la Nación. Introducción a la organización de archivos. Recuperado de: http://www.agn.gob.mx/
http://www2.uca.es/escuela/emp_je/investigacion/congreso/mcp017.pdf Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones [TIC].
Programa De Gestión Documental. P. 26. Recuperado de: http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles077_Programa_Gestion_Documental.pdf
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9. ANEXOS
Anexo 1.
Nota: Entrevista dirigida, Diagnostico
25
Anexo 2. Evidencias fotográficas:
Nota: Guía de Certificado de Devolución
26
Nota: Guía de Certificado de Entrega.
27
Nota: Láser electrónico para escanear.
Nota: software “NOTIFICAR”
28
Nota: Archivadores y estantes.
29
Nota: Reloj radicador.
30
Nota: base de datos (actualizada)