aplicativo: responsabilidad y vinculación docente...

Aplicativo: Responsabilidad y Vinculación Docente Descriptor de Procesos para: Universidad de Pamplona.

Plataforma – Universidad de Pamplona 2014

Descriptor de Procesos Código FSE-49 v. 01

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HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versión Descripción Autor

11/12/2014 1.9

Descriptor de procesos específicos mejorado para el cliente: Universidad de Pamplona Detalle de los requerimientos:

• El propósito de este requerimiento es Registrar las fechas por periodo académico en que por cada dependencia (investigación, proyección social, bienestar) tienen plazo para asignar las descargas de un docente. Cuando el usuario ingresa a la funcionalidad se listan los periodos académicos y el sistema da la opción de seleccionar uno lo que permitirá visualizar las fechas para asignación de descargas registradas. En la opción de Agregar el sistema presenta el periodo que por fechas de calendario se encuentra activo y para éste se solicita el Tipo, la fecha inicial, la fecha final que forma un listado con esta misma información. La opción de modificar permite para un periodo académico actualizar las fechas registradas. Aspectos a tener en cuenta: En la opción agregar solo debe listarse él o los periodos activos por fechas de calendario, independiente del tipo de periodo. Este requerimiento se vincula directamente con el requerimiento Asignar Otras Actividades

El campo TIPO tiene las opciones : 'Docentes con Vinculación Activa' y 'Docentes Ocasionales y

Adm. Alberto Camilo Martinez Galarza

Analista de Pruebas

Técnicas

Adm. Jair Alfonso Sereno Soto

Analista de Pruebas

Técnicas


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Catedráticos'.

• El propósito de este requerimiento es la asignación de descargas por Investigación, Proyección Social, Bienestar u otras actividades que permitan definir la cantidad de docentes que se necesitan para cubrir la docencia directa. El usuario ingresa a la funcionalidad: 'Asignación de Otras Actividades'. El sistema presenta el listado de periodos académicos con el Año, el Periodo, la Fecha Inicial, la Fecha Final y el Tipo de Periodo. Cuando el usuario selecciona un periodo académico el sistema muestra un listado agrupado por las opciones 'Docentes con Vinculación Activa' y 'Docentes Ocasionales y Catedráticos' con el listado de profesores con los datos: Tipo de Documento, Documento, Nombres y Apellidos, Escolaridad, Dedicación/Clasificación Docente, Horas Semestrales y Detalle (Permite ver de forma discriminada las actividades asociadas al docente). Si el usuario selecciona un registro puede modificar o eliminar la información de las actividades registradas. En la opción Agregar para el periodo seleccionado, el usuario tiene la opción de elegir alguna de las opciones para las cuales va a realizar el proceso: 'Docentes con Vinculación Activa' o 'Docentes Ocasionales y Catedráticos'. De acuerdo a la opción escogida el sistema verifica que existan fechas activas para realizar el registro de las actividades. Para cualquiera de las opciones elegidas el usuario realiza la búsqueda del docente ingresando el número de documento y/o los nombres y apellidos que muestra para


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el docente el tipo de documento, el documento, los nombres y apellidos, la escolaridad, la dedicación/clasificación docente. Para el docente seleccionado el usuario ingresa el listado de actividades que va a desarrollar el profesor donde se visualiza el Tipo de Actividad se ingresa la Descripción y la IHS, que crea un listado con esta información y con la cantidad de Horas Semestrales. Para que el usuario puede hacer el registro de esta información deben estar activas la fecha del registro de descargas en el periodo académico elegido, mientras la fecha sea vigente se podrán realizar las respetivas modificaciones. En el caso contrario el proceso tendría que hacerse a través del director de departamento. La información que se registre se visualiza por el director de dpto. al momento de asignar las horas de docencia. Para la opción 'Docentes Ocasionales y Catedráticos' el sistema al realizar la búsqueda verificara que exista como persona porque ha tenido alguna relación con la Universidad, en el caso de no encontrarse se buscará en el banco de elegibles y de no estar allí se verificará que haya registrado la hoja de vida y esta haya sido aprobada. En el listado inicial de docentes para la agrupación por 'Docentes Ocasionales y Catedráticos', el dato Clasificación y Dedicación Docente puede quedar vacío, si no ha sido agregada por el director de departamento para el periodo elegido. Cuando se registre esta información para el docente se actualizaría este dato en el listado.


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Cuando el usuario ingrese se mostrará el tipo de actividad para las cuales en esta funcionalidad tiene permisos para hacer el respectivo registro de información. Cuando el usuario vaya registrando la información de las horas de las actividades el sistema le mostrará el siguiente mensaje REVISIÓN: EL DOCENTE DEBE CUMPLIR MÍNIMO CON LAS SIGUIENTES HORAS DE DOCENCIA (excepción cargos académico-administrativos): Cantidad de Horas. La Cantidad de Horas se calcula con la siguiente fórmula y se mostrará solo para la opción 'Docentes con Vinculación Activa'. FORMULA: Ver formula en Excel. Para tener en cuenta: Las fechas para el registro de las descargas deben estar activas. Para ser elegido como docente ocasional o catedrático debe estar registrado en el sistema como persona o en el banco de elegibles en el caso de no encontrarse allí debe tener la hoja de vida aprobada. Este proceso se vincula con el requerimiento 'Proyectar Responsabilidad Académica' y el de 'Fechas para Registrar Descargas'. Los tipos de actividades son: 'Académicas', 'Extensión', 'Acade/Admin', 'Reuniones/Comités', 'Bienestar'. VALIDACIONES: Se debe tener en cuenta que para un docente TIEMPO COMPLETO (TC) tienen definidas 16 horas de Docencia Directa y su Jornada Laboral se


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compone de 40 Horas Semanales. Se debe tener en cuenta que para un docente TIEMPO COMPLETO OCASIONAL (TCO) tienen definidas 24 horas de Docencia Directa y su Jornada Laboral se compone de 40 Horas Semanales. Para los DOCENTES OCASIONALES Y CATEDRÁTICOS no se les calcula HORAS DE DOCENCIA INDIRECTA ni HORAS DE ATENCIÓN A ESTUDIANTES.

La cantidad de horas de Docencia Directa puede cambiar. No son valores fijos.

• El propósito de este requerimiento es realizar la planeación de la responsabilidad académica de un docente como base para la posterior contratación. El usuario ingresa a la funcionalidad 'Proyección de la Responsabilidad Académica'. El sistema solicita la Unidad Regional, el Periodo Académico y presenta la Unidad Académica asociada al usuario, que muestra el listado de docentes pertenecientes a la unidad para lo cual se les ha proyectado la responsabilidad académica agrupado por las opciones, 'Asignación de Docentes con Vinculación Activa' y 'Asignación de Docentes Ocasionales y Catedráticos', con la siguiente información: Documento, Nombres y Apellidos, Escolaridad, Clasificación/Dedicación, Fechas de Vinculación, Responsabilidad Semestral, Primer Nivel de Revisión, Segundo Nivel de Revisión y Revisión Final y por cada registro de un docente se puede visualizar el detalle de los grupos asignados y el listado de otras actividades, cada uno con la respectiva información como se muestra en la interfaz propuesta junto a las opciones 'Asignación de Docentes con Vinculación Activa' y


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'Asignación de Docentes Ocasionales y Catedráticos'. El usuario selecciona la unidad regional, el periodo académico y la opción: 'Asignación de Docentes con Vinculación Activa' para lo cual el sistema solicita el documento y/o los nombres y apellidos del docente que de acuerdo al criterio ingresado carga los siguientes datos: Tipo de Documento, Documento, Nombres y Apellidos, Escolaridad, Dedicación y Clasificación Docente. Para el docente seleccionado el sistema muestra las semanas de clase (de acuerdo al periodo académico elegido) y la responsabilidad académica semestral (si se la han asignados descargas al docente se visualizará el respectivo valor) y la interfaz dividida en dos secciones: Docencia y Otras Actividades.

En la sección Docencia: El sistema muestra el listado de materias que relacionadas al docente en el periodo elegido con: Código, Materia, Grupo, Tipo Grupo, Estudiantes Matriculados, Horas de Docencia Directa, Horas de Docencia Indirecta y Horas de Atención, con el respectivo total y presenta la opción de búsqueda de materias por Código y/o Nombre. La búsqueda debe poder realizarse si necesidad de agregar los criterios, para lo cual traería todas las materias pertenecientes a la Unidad, que tenga grupos con estudiantes matriculados. El usuario puede elegir una o más materias que conformaran el listado de materias que dictará el docente en ese periodo. Para la elección de la materia se puede realizar la búsqueda de la misma por código o nombre, o en su defecto aparecerán las materias asociadas a esa unidad académica que tengan asignado grupos en el periodo elegido con estudiantes matriculados y se podrá visualizar por cada una: el código, el nombre, la clasificación, la intensidad horaria


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semanal, el tipo grupo, el grupo, la cantidad de estudiantes matriculados y el sistema solicita las horas de docencia directa, que por defecto van a ser las mimas correspondientes a la intensidad horaria semanal de la materia, pero que pueden ser modificables por el usuario en el caso que la materia en un grupo pueda tener más de un docente. El usuario podrá elegir más de una materia para relacionarla al docente, siempre y cuando no sobrepase en conjunto con las horas de otras actividades la cantidad de horas mínimas semanales establecidas según la dedicación docente del mismo. A menos de que la materia pueda tener más de un docente, cada vez que se vaya realizando la asignación del profesor, ésta ya no aparecerá como seleccionable para otro docente. Se verificará que sea un docente por grupo. Finalmente por docente el sistema totalizará la cantidad de horas de docencia semestral y semanal. Para la sección Otras Actividades: En esta sección el sistema muestra el listado ordenado por tipo de actividad con la clasificación, la actividad, la IHS, las Horas Semestrales El usuario a través de esta funcionalidad puede tener la opción de agregarle actividades a un docente. El usuario selecciona la unidad regional, el periodo académico y la opción: 'Asignación de Docentes Ocasionales y Catedráticos' esta opción se habilita si el usuario ha finalizado la asignación de los docentes de planta vinculados en PROPIEDAD en la Unidad Académica para la cual se está haciendo el proceso. Cuando el usuario selecciona esta opción el primer paso es realizar la búsqueda del docente por documento y/o nombres y apellidos, en primera instancia se busca en persona general (en el caso que anteriormente haya tenido una vinculación con la Universidad), de no encontrarlo se


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realizará la respectiva búsqueda en la base de datos de 'BANCO DE ELEGIBLES' y de no estar allí se debe buscar dentro de los docentes que inscribieron su hoja de vida y ésta fue aprobada. Para el docente elegido el sistema muestra el Tipo de Documento, el Documento, los Nombres y Apellidos, la Escolaridad y selecciona la Dedicación la Clasificación. SE ADJUNTA DOC

• El propósito de este requerimiento es

que el decano de la facultad pueda visualizar la proyección de la responsabilidad académica organizada por los directores de dpto., aprobarla o rechazarla para que pase a ser verificada por el vicerrector académico. El usuario ingresa a la funcionalidad 'Aprobación de la Proyección de la Responsabilidad Académica'. El sistema solicita la selección de la unidad regional, el periodo académico y con base en la información elegida le presenta el listado de unidades académicas (los departamentos que por relación de tipo académica entre unidades) tengan un vínculo con la facultad a la cual se encuentra adscrito el usuario como trabajador en el cargo de decano. El usuario elije la unidad académica para lo cual desea hacer la revisión y el sistema le muestra la Unidad Regional, el Periodo Académico, la Unidad Académica y el listado seleccionable de docentes pertenecientes a la unidad académica elegida agrupada por las opciones 'Docentes con Vinculación Activa', 'Docentes Ocasionales y Catedráticos' con: Documento, Nombres y Apellidos, Escolaridad, Clasificación, Dedicación Docente, Fecha Inicial, Fecha Final de Vinculación, Responsabilidad Semestral, el Nivel 1


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de revisión, Nivel 2 de Revisión y Revisión Final y la opción Ver que muestra el detalle de los grupos y las actividades asignadas con las respectivas horas. El decano selecciona los docentes para los cuales desea aprobar la responsabilidad académica proyectada por el director de departamento. Si deja alguno sin chequear se considerará RECHAZADO y será necesario que se ingresa el motivo, para que puede ser visualizado por el director del programa. El decano puede tener la opción mientras no se haya registrado la REVISIÓN FINAL de modificar los estados de aprobación o rechazo para un docente. Por Unidad Académica el usuario puede finalizar la revisión y esto será lo que ira visualizando el vicerrector académico por facultad. El decano debe tener la opción de dar la orden de Finalizar Revisión para cada departamento La modificación de cualquier registro debe tener la opción de Finalizar Revisión para ser visualizado en otro nivel de revisión. Aspectos a tener en cuenta: Los directores de departamento deben haber finalizado la asignación y revisión de la proyección de la responsabilidad académica. La aprobación o rechazo de la proyección de la responsabilidad académica por parte de los decanos. El registro del motivo en el caso que la proyección de la responsabilidad de un docente haya sido RECHAZADA


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La visualización en la funcionalidad de Revisión Final de los docentes para una unidad que se haya dado la opción de Finalizar Revisión Se vincula con la aprobación que hacen los directores de departamento de la Proyección de la Responsabilidad Se vincula con el requerimiento Revisión Final de la Proyección de la Responsabilidad Académica

El reporte debe poderse imprimir

• El propósito de este requerimiento es

que el vicerrector académico pueda visualizar la proyección de la responsabilidad académica organizada por los directores de departamento y decanos para realizar la respetiva aprobación El usuario ingresa a la funcionalidad 'Aprobación de la Proyección de la Responsabilidad Académica'. El sistema solicita la selección de la unidad regional, el periodo académico y las Facultadas y con base en la información elegida le presenta el listado de unidades académicas (los departamentos que por relación de tipo académica entre unidades) tengan un vínculo con la facultad. El usuario elije la unidad académica para lo cual desea hacer la revisión y el sistema le muestra la Unidad Regional, el Periodo Académico, la Unidad Académica y el listado seleccionable de docentes pertenecientes a la unidad académica elegida agrupada por las opciones 'Docentes con Vinculación Activa', 'Docentes Ocasionales y Catedráticos' con: Documento, Nombres y Apellidos, Escolaridad, Clasificación, Dedicación Docente, Fecha Inicial,


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Fecha Final de Vinculación, Responsabilidad Semestral, el Nivel 1 de revisión, Nivel 2 de Revisión y Revisión Final y la opción Ver que muestra el detalle de los grupos y las actividades asignadas con las respectivas horas. El usuario selecciona los docentes para los cuales desea aprobar la responsabilidad académica proyectada por el director de departamento. Si deja alguno sin chequear se considerará RECHAZADO y será necesario que se ingresa el motivo, para que puede ser visualizado por el director del programa. El decano puede tener la opción mientras no se haya registrado la REVISIÓN FINAL de modificar los estados de aprobación o rechazo para un docente. Por Unidad Académica el usuario puede finalizar la revisión y con este visto bueno se generará el archivo para la vinculación docente. El usuario debe tener la opción de dar la orden de Finalizar Revisión para cada departamento de la facultad que se esté examinando. La modificación de cualquier registro debe tener la opción de Finalizar Revisión para ser visualizado en los otros niveles de revisión. Aspectos a tener en cuenta: Los decanos deben haber finalizado la asignación y revisión de la proyección de la responsabilidad académica. La aprobación o rechazo de la proyección de la responsabilidad académica por parte de los decanos. El registro del motivo en el caso que la


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proyección de la responsabilidad de un docente haya sido RECHAZADA La visualización en la funcionalidad de Revisión Final de los docentes para una unidad que se haya dado la opción de Finalizar Revisión. Se vincula con la aprobación que hacen los directores de departamento de la Proyección de la Responsabilidad Se vincula con el requerimiento Proyección de la Responsabilidad Académica Se debe Visualizar el Reporte de Proyección de la Responsabilidad para Finalizar el Proceso y dar la opción de imprimirlo

• Mejoras a tener en cuenta para el módulo de responsabilidad académica, conclusiones sacadas de la revisión general realizada con el Ing.Yanis: Asignación de Otras Actividades Eliminar la información referente a la unidad académica, en las búsquedas Eliminar la información referente a la unidad académica y regional en el agregar No agregar información de dedicación ni clasificación docencia Proyección de la Responsabilidad Académica Filtrar que solo aparezcan para agregar materias de la unidad seleccionada Modificar que solo aparezcan las unidades que asocian materias directamente Modificar para que la las unidades que se le asocie e un docente sea 'TEMPORAL'


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Cuando se agrega se le agrega la facultad en propiedad Aprobar solo si el departamento al que pertenece la persona es de la misma facultad del docente Aprobación de la Proyección de la Responsabilidad Académica Solo se puede aprobar en la facultada que fue pedido (La aprobación por departamento si la hace cada director, solo puede ser aprobada la carga del docente por el decano y aprueba la de otros departamentos que no pertenezcan a la facultad, solo sí ésta ha sido aprobada por el director de dpto en la primera revisión) Organizar en las búsquedas el filtrado a nivel de datos solo se gestiona la facultad y que aparezcan los departamentos asociados a ella NOTA: SE LLEGÓ A LAS ANTERIORES CONCLUSIONES EN UN REVISIÓN MUY SUPERCIFIAL DEL APLICATIVO, SE HACE LA RECOMENDACIÓN DE TENER EN CUENTA LA DESCRIPCIÓN INICIAL DE REQUERIMIENTOS

• Se requiere corregir el mensaje de la alerta que se presenta en la opción Agregar. La palabra Registrar no está correctamente escrita y la frase 'Lista de Fechas a Registrar' debe ir toda en minúscula.

• En la funcionalidad Tipo de Actividad por Persona, cuando se cargan los datos de la persona que se busca para asociarle una actividad está ubicando los datos incorrectamente. En segundo nombre, se está por ejemplo visualizando el primer apellido.


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Se requiere la corrección. Y se adjuntan las imágenes del registro de los datos de personas y lo que se visualiza en Responsabilidad y Vinculación Docente

• El propósito de este requerimiento es dar permisos a un usuario para el registro de las actividades por TIPO DE ACTIVIDAD. Por usuario el sistema debe dar permisos a un usuario para un TIPO DE ACTIVIDAD específica. El sistema debe permitir hacer la búsqueda del usuario y para el mismo elegir una o más actividades para las cuales tendría permiso. En el requerimiento 'Asignación de Otras Actividades' se debe validar los permisos, con base en esta parametrización el sistema mostrará el o los tipos de actividad para los cuales el usuario puede ingresar la información. En el caso que el usuario no tenga restricción puede ingresar información para todo el Tipo de Actividad. Los Tipos de Actividades son: Académicas, de Investigación, de Proyección Social y de Bienestar.

• El sistema debe ofrecer la opción para las personas que deseen laborar como docentes en la institución puedan inscribir su hoja de vida, ingresando la información personal y la información del último título académico obtenido. La funcionalidad debe permitir hacer la inscripción de las hojas de vida de los docentes para las personas que no hayan tenido ninguna vinculación con la Universidad.


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Se debe permitir ingresar la información correspondiente a Datos Personales y al último Título Académico. De Datos Personales se debe ingresar: Primer Nombre, Segundo Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, Documento de Identidad, Tipo de Documento, Lugar de Expedición, Fecha de Expedición, Libreta Militar, Clase, Distrito, Estado Civil, Tipo Sanguíneo, Sexo y Religión. Datos de Nacimiento: País, Departamento, Ciudad y Fecha de Nacimiento. Datos de Correspondencia: Dirección, Teléfono, Teléfono Celular, País, Departamento y Ciudad, Correo Electrónico. Último Título Académico: Elección del Título, Nombre Específico, Tiempo de Duración, Tipo de Periodo, Graduado(SI/NO), Tipo de Institución(Nacional o Extranjera), Institución, Fecha, Matrícula Profesional. El sistema debe dar la opción de subir los soportes de la Hoja de la Hoja de Vida del Docente. Finalizado el registro de las hojas de vida del docente el usuario debe proceder a su aprobación o rechazo.

• El propósito de este requerimiento es la generación del archivo para la creación de las resoluciones para la vinculación docente. El usuario ingresa a la funcionalidad 'Generación de Archivos de Vinculación Docente'


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El sistema muestra el listado de Unidades Regionales y para la unidad elegida el sistema muestra los periodos académicos asociados a la unidad y las unidades académicas. El usuario selecciona los datos requeridos y el sistema muestra el listado de docentes con los siguientes datos: Documento, Nombres y Apellidos, Escolaridad, Clasificación, Dedicación Docente, Fecha Inicial, Fecha Final de Vinculación, Responsabilidad Semestral, Nivel 1 de Revisión, Nivel 2 de Revisión y Revisión Final con la opción de Generar Archivo. La opción Generar Archivo permite visualizar en Excel el documento diferenciando la estructura del mismo, en el caso de presencial o distancia. Para hacer esta diferenciación el sistema debe tomar como referencia la Unidad Regional, en el caso que esta se encuentre en Unidad Cread, el archivo correspondería a Distancia. Estructura del Archivo en Excel para PRESENCIAL: Debe tener los datos: - Fecha Solicitud: - Dependencia: Unidad académica seleccionada (Departamento) - Identificación: Documento del Docente - Nombres y Apellidos: Nombres y Apellidos del Docente - Tipo de Vinculación: Se concatena la Dedicación más la Clasificación Docente - Dependencia a Laborar: Facultad a la que pertenece la Unidad Académica para la cual se está realizando la impresión.


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- Programa Académico: - Sede: Unidad Regional Seleccionada - Fecha Ingreso (dd/mm/aaaa): Fecha de Inicio de vinculación registrada por el director de dpto. - Fecha Final (dd/mm/aaaa): Fecha de Inicio de vinculación registrada por el director de dpto. Estructura del Archivo en Excel para DISTANCIA: Debe tener los datos: - CREAD: Nombre del Cread en la relación Unidad Cread. - Unidad Operativa: Unidad Regional - Periodo Académico: 1 o 2(Primer o Segundo semestre del año), según el periodo académico seleccionado - Año: Año correspondiente el periodo académico seleccionado. - Nombres y Apellidos: Nombres y Apellidos del Docente - Nro. de Cédula: Documento del Docente - Último Grado de Escolaridad: Corresponde a lo registrado en la tabla TITULODOCENTESNIES, que corresponda al último título del docente - Cargo: Clasificación Docente - Código Asignatura: Código de la materia que va a dictar el docente. - Asignatura: Nombre de la materia que va a dictar el docente - Grupo: Nombre del Grupo de la materia


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- Programa: - Semestre: Nivel en el cual se encuentra ubicada la materia de acuerdo al Plan de Estudios. - No. Alumnos: Cantidad de alumnos matriculados en el grupo tengan una matrícula Activa - No. Horas: Ver Formula en Excel adjunto Aspectos a tener en cuenta: Para que los docentes aparezcan en el listado debe haberse aprobado la responsabilidad académica en los tres niveles de revisión. Para que los docentes aparezcan en el listado no deben tener una vinculación activa, es decir sin fecha final o con fecha final mayor a la fecha de finalización del periodo académico para el que se está realizando el proceso.

• El propósito de este requerimiento es registrar la responsabilidad académica para los docentes que fueron vinculados laboralmente con la Universidad, en el módulo de responsabilidad académica y horarios en Academusoft. El usuario ingresa a la funcionalidad 'Activación de la Responsabilidad Académica'. El sistema solicita la selección de la unidad regional, el periodo académico y las Facultadas y con base en la información elegida le presenta el listado de unidades académicas (los departamentos que por relación de tipo académica entre unidades) tengan un vínculo con la facultad. Para la unidad académica elegida el


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sistema muestra el listado de docentes que han sido vinculados con el Documento, Nombres y Apellidos, Clasificación y Dedicación Docente, la Fecha de Vinculación, Vinculado (SI/NO) y En Académico (SI/NO) y la opción de Activar Responsabilidad. Vinculado (SI/NO): Este campo verifica que el docente tenga una vinculación con fechas activas en la unidad regional y el periodo académico seleccionado. En Académico (SI/NO). Este Campo verifica que para la unidad regional y el periodo académico elegido el docente tenga registros en el módulo de responsabilidad académica y horarios. La opción de 'Activar Responsabilidad' permite: - Registrar las horas semanales dedicadas a una o más actividades del docente durante el semestre - Asociar las unidades académicas al docente - Asociar los docentes a materias y los grupos - Asociar el docente a la clase semanal. En el caso que el grupo tenga más de un docente no se asocia a la clase semanal. Requiere la intervención del usuario. - La Unidad académica para el que se hizo el primer registro de carga académica del docente se considera la Unidad en Propiedad del Docente. - Cuando un grupo tiene más de un docente es necesario actualizar posteriormente cual es el docente titular del grupo. Aspectos a tener en cuenta: Se


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vincula con el requerimiento Proyección de la Responsabilidad Académica Se vincula con el requerimiento Asignación de Otras Actividades La precondición para este requerimiento es que el registro de las vinculaciones docentes. Reporte de las descargas por tipo de actividad por el docente La visualización de los horarios con el docente asignado El resultado es el registro de la responsabilidad académica y la asignación de los docentes a los grupos y clases semanales.

• El propósito de este requerimiento es llevar el registro de las materias que requieren de más de un docente para dictar clases en un mismo grupo para realizar la proyección de la responsabilidad académica. Cuando el usuario ingrese a la funcionalidad hace la búsqueda de la unidad académica que tenga como condición que asocie materias directamente. Para la unidad académica el sistema mostrará las materias que estén parametrizadas como compartidas con los datos: Código, Nombre, Naturaleza y Docentes por Grupo En la opción de agregar el sistema solicita la Unidad Académica y permita hacer la búsqueda de una materia específica por código o nombre o por el contrario puede listar todas las materias relacionadas a la unidad seleccionada con el Código, el Nombre, la Naturaleza y solicita la cantidad de Docentes por Grupo.


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El usuario puede seleccionar una o más materias de la Unidad Académica, agregar la información solicitada y dar la orden de Registrar. Cuando se haga la proyección de la responsabilidad académica los grupos de las asignaturas elegidas podrán asignarse más de un docente hasta el tope máximo establecido. Aspectos a tener en cuenta: El registro de las materias que para un mismo grupo se puede asignar más de un docente en el proceso de proyección de la responsabilidad académica Las unidades que se listen en la búsqueda son aquellas que asocien materias directamente. Las materias que aparecen en el listado son las que estén vinculadas a la respectiva unidad elegida. El resultado de esta parametrización se tiene en cuenta en la funcionalidad Proyectar Responsabilidad Académica

Se liberará en la versión del aplicativo CargaDocenteIG 1.0.01.01

11/12/2014 2.0

Revisión metodológica del Descriptor de procesos el cual contiene los requerimientos hechos para el cliente Universidad de Pamplona. Se liberará en la versión del aplicativo CargaDocenteIG 1.0.01.01.

Adm. Martha Hernández Mogollón.

Analista de Pruebas

Técnicas


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TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 24

1.1 PROPÓSITO ........................................................................................................................ 24

1.2 ALCANCE ........................................... ................................................................................. 24

1.3 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS ............... ...................................................... 36

1.3.1 Definiciones. ..................................... .................................................................................. 36

1.3.2 Siglas y Abreviaturas. ............................ ............................................................................ 36

1.4 REFERENCIAS: ...................................... ............................................................................. 36

2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ........................... ................................................................. 38

2.1 REGISTRAR HOJAS DE VIDA. .......................... ................................................................. 38

2.2 MATERIA COMPARTIDA ................................ .................................................................... 46

2.3 FECHAS PARA REGISTRAR DESCARGAS ................... .................................................... 55

2.4 TIPO DE ACTIVIDAD: ................................ .......................................................................... 71

2.5 RESTRICCIONES ................................................................................................................ 79

2.6 ASIGNAR DESCARGAS ................................. .................................................................... 90

2.7 PROYECTAR RESPONSABILIDAD ACADÉMICA ............... ............................................... 99

2.8 APROBAR PROYECCIÓN DE LA RESPONSABILIDAD ACADÉMICA .............................. 136

2.9 REVISIÓN FINAL DE LA PROYECCIÓN DE LA RESPONSABILID AD ACADÉMICA ........ 151

2.10 GENERACION DE ARCHIVOS DE VINCULACION ............. ............................................... 171

2.11 ACTIVACION DE LA RESPONSABILIDAD DOCENTE: ......... ............................................ 178

3. FIRMAS .............................................................................................................................. 187


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1. INTRODUCCIÓN En el siguiente descriptor presentamos de manera clara y concisa la solución a los requerimientos presentados por el cliente, además se indica la parametrización en algunos casos si es necesario para la correcta ejecución de los procesos; de esta forma se podrá obtener el mejor resultado y el cumplimiento de lo requerido por el solicitante. Es importante resaltar que este documento también presenta definiciones de palabras o siglas que necesitan aclaración, propósito, alcance y las referencias propias de donde se tomó la información para realizar la solución de los cuestionamientos e inconvenientes presentados por los diferentes clientes. Finalmente se espera que este documento satisfaga las inquietudes y muestre la respectiva solución ilustrando de la mejor manera cada uno de los requerimientos consignados para la versión que se desea liberar. 1.1 PROPÓSITO El propósito de este documento es dar a conocer al cliente la solución implementada a las solicitudes presentadas por éste a través del área de Soporte Tecnológico y/o Consultoría. 1.2 ALCANCE

Este documento presenta la descripción detallada de:

1. Se va a probar las funcionalidades creadas para el aplicativo de CargaDocenteIG: Detalle de los requerimientos:

• El propósito de este requerimiento es Registrar las fechas por periodo académico en que por cada dependencia (investigación, proyección social, bienestar) tienen plazo para asignar las descargas de un docente. Cuando el usuario ingresa a la funcionalidad se listan los periodos académicos y el sistema da la opción de seleccionar uno lo que permitirá visualizar las fechas para asignación de descargas registradas. En la opción de Agregar el sistema presenta el periodo que por fechas de calendario se encuentra activo y para éste se solicita el Tipo, la fecha inicial, la fecha final que forma un listado con esta misma información. La opción de modificar permite para un periodo académico actualizar las fechas registradas. Aspectos a tener en cuenta: En la opción agregar solo debe listarse él o los periodos activos por fechas de calendario, independiente del tipo de periodo.


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Este requerimiento se vincula directamente con el requerimiento Asignar Otras Actividades

El campo TIPO tiene las opciones: 'Docentes con Vinculación Activa' y 'Docentes Ocasionales y Catedráticos'.

• El propósito de este requerimiento es la asignación de descargas por Investigación, Proyección Social, Bienestar u otras actividades que permitan definir la cantidad de docentes que se necesitan para cubrir la docencia directa. El usuario ingresa a la funcionalidad: 'Asignación de Otras Actividades'. El sistema presenta el listado de periodos académicos con el Año, el Periodo, la Fecha Inicial, la Fecha Final y el Tipo de Periodo. Cuando el usuario selecciona un periodo académico el sistema muestra un listado agrupado por las opciones 'Docentes con Vinculación Activa' y 'Docentes Ocasionales y Catedráticos' con el listado de profesores con los datos: Tipo de Documento, Documento, Nombres y Apellidos, Escolaridad, Dedicación/Clasificación Docente, Horas Semestrales y Detalle (Permite ver de forma discriminada las actividades asociadas al docente). Si el usuario selecciona un registro puede modificar o eliminar la información de las actividades registradas. En la opción Agregar para el periodo seleccionado, el usuario tiene la opción de elegir alguna de las opciones para las cuales va a realizar el proceso: 'Docentes con Vinculación Activa' o 'Docentes Ocasionales y Catedráticos'. De acuerdo a la opción escogida el sistema verifica que existan fechas activas para realizar el registro de las actividades. Para cualquiera de las opciones elegidas el usuario realiza la búsqueda del docente ingresando el número de documento y/o los nombres y apellidos que muestra para el docente el tipo de documento, el documento, los nombres y apellidos, la escolaridad, la dedicación/clasificación docente. Para el docente seleccionado el usuario ingresa el listado de actividades que va a desarrollar el profesor donde se visualiza el Tipo de Actividad se ingresa la Descripción y la IHS, que crea un listado con esta información y con la cantidad de Horas Semestrales. Para que el usuario puede hacer el registro de esta información deben estar activas la fecha del registro de descargas en el periodo académico elegido, mientras la fecha sea vigente se podrán realizar las respetivas modificaciones. En el caso contrario el proceso tendría que hacerse a través del director de departamento. La información que se registre se visualiza por el director de dpto. al momento de asignar las horas de docencia. Para la opción 'Docentes Ocasionales y Catedráticos' el sistema al realizar la búsqueda verificara que exista como persona porque ha tenido alguna relación con la Universidad, en el caso de no encontrarse se buscará en el banco de elegibles y de no estar allí se verificará que haya registrado la hoja de vida y esta haya sido aprobada. En el listado inicial de docentes para la agrupación por 'Docentes Ocasionales y Catedráticos', el dato Clasificación y Dedicación Docente puede quedar vacío, si no ha sido


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agregada por el director de departamento para el periodo elegido. Cuando se registre esta información para el docente se actualizaría este dato en el listado. Cuando el usuario ingrese se mostrará el tipo de actividad para las cuales en esta funcionalidad tiene permisos para hacer el respectivo registro de información. Cuando el usuario vaya registrando la información de las horas de las actividades el sistema le mostrará el siguiente mensaje REVISIÓN: EL DOCENTE DEBE CUMPLIR MÍNIMO CON LAS SIGUIENTES HORAS DE DOCENCIA (excepción cargos académico-administrativos): Cantidad de Horas. La Cantidad de Horas se calcula con la siguiente fórmula y se mostrará solo para la opción 'Docentes con Vinculación Activa'. FORMULA: Ver formula en Excel. Para tener en cuenta: Las fechas para el registro de las descargas deben estar activas. Para ser elegido como docente ocasional o catedrático debe estar registrado en el sistema como persona o en el banco de elegibles en el caso de no encontrarse allí debe tener la hoja de vida aprobada. Este proceso se vincula con el requerimiento 'Proyectar Responsabilidad Académica' y el de 'Fechas para Registrar Descargas'. Los tipos de actividades son: 'Académicas', 'Extensión', 'Acade/Admin', 'Reuniones/Comités', 'Bienestar'. VALIDACIONES: Se debe tener en cuenta que para un docente TIEMPO COMPLETO(TC) tienen definidas 16 horas de Docencia Directa y su Jornada Laboral se compone de 40 Horas Semanales. Se debe tener en cuenta que para un docente TIEMPO COMPLETO OCASIONAL(TCO) tienen definidas 24 horas de Docencia Directa y su Jornada Laboral se compone de 40 Horas Semanales. Para los DOCENTES OCASIONALES Y CATEDRÁTICOS no se les calcula HORAS DE DOCENCIA INDIRECTA ni HORAS DE ATENCIÓN A ESTUDIANTES.

La cantidad de horas de Docencia Directa puede cambiar. No son valores fijos.

• El propósito de este requerimiento es realizar la planeación de la responsabilidad académica de un docente como base para la posterior contratación. El usuario ingresa a la funcionalidad 'Proyección de la Responsabilidad Académica'. El sistema solicita la Unidad Regional, el Periodo Académico y presenta la Unidad Académica asociada al usuario, que muestra el listado de docentes pertenecientes a la unidad para lo cual se les ha proyectado la responsabilidad académica agrupado por las opciones, 'Asignación de Docentes con Vinculación Activa' y 'Asignación de Docentes Ocasionales y Catedráticos', con la siguiente


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información: Documento, Nombres y Apellidos, Escolaridad, Clasificación/Dedicación, Fechas de Vinculación, Responsabilidad Semestral, Primer Nivel de Revisión, Segundo Nivel de Revisión y Revisión Final y por cada registro de un docente se puede visualizar el detalle de los grupos asignados y el listado de otras actividades, cada uno con la respectiva información como se muestra en la interfaz propuesta junto a las opciones 'Asignación de Docentes con Vinculación Activa' y 'Asignación de Docentes Ocasionales y Catedráticos’. El usuario selecciona la unidad regional, el periodo académico y la opción: 'Asignación de Docentes con Vinculación Activa' para lo cual el sistema solicita el documento y/o los nombres y apellidos del docente que de acuerdo al criterio ingresado carga los siguientes datos: Tipo de Documento, Documento, Nombres y Apellidos, Escolaridad, Dedicación y Clasificación Docente. Para el docente seleccionado el sistema muestra las semanas de clase (de acuerdo al periodo académico elegido) y la responsabilidad académica semestral (si se la han asignados descargas al docente se visualizará el respectivo valor) y la interfaz dividida en dos secciones: Docencia y Otras Actividades.

En la sección Docencia: El sistema muestra el listado de materias que relacionadas al docente en el periodo elegido con: Código, Materia, Grupo, Tipo Grupo, Estudiantes Matriculados, Horas de Docencia Directa, Horas de Docencia Indirecta y Horas de Atención, con el respectivo total y presenta la opción de búsqueda de materias por Código y/o Nombre. La búsqueda debe poder realizarse si necesidad de agregar los criterios, para lo cual traería todas las materias pertenecientes a la Unidad, que tenga grupos con estudiantes matriculados. El usuario puede elegir una o más materias que conformaran el listado de materias que dictará el docente en ese periodo. Para la elección de la materia se puede realizar la búsqueda de la misma por código o nombre, o en su defecto aparecerán las materias asociadas a esa unidad académica que tengan asignado grupos en el periodo elegido con estudiantes matriculados y se podrá visualizar por cada una: el código, el nombre, la clasificación, la intensidad horaria semanal, el tipo grupo, el grupo, la cantidad de estudiantes matriculados y el sistema solicita las horas de docencia directa, que por defecto van a ser las mimas correspondientes a la intensidad horaria semanal de la materia, pero que pueden ser modificables por el usuario en el caso que la materia en un grupo pueda tener más de un docente. El usuario podrá elegir más de una materia para relacionarla al docente, siempre y cuando no sobrepase en conjunto con las horas de otras actividades la cantidad de horas mínimas semanales establecidas según la dedicación docente del mismo. A menos de que la materia pueda tener más de un docente, cada vez que se vaya realizando la asignación del profesor, ésta ya no aparecerá como seleccionable para otro docente. Se verificará que sea un docente por grupo. Finalmente por docente el sistema totalizará la cantidad de horas de docencia semestral y semanal. Para la sección Otras Actividades: En esta sección el sistema muestra el listado ordenado por tipo de actividad con la clasificación, la actividad, la IHS, las Horas Semestrales El usuario a través de esta funcionalidad puede tener la opción de agregarle actividades a un docente. El usuario selecciona la unidad regional, el periodo académico y la opción: 'Asignación de Docentes Ocasionales y Catedráticos' esta opción se habilita si el usuario ha finalizado la asignación de los docentes de planta vinculados en PROPIEDAD en la Unidad Académica para la cual se está haciendo el proceso. Cuando el usuario selecciona esta opción el primer paso es realizar la búsqueda del docente por documento y/o nombres y apellidos, en primera instancia se busca en persona general (en el caso que anteriormente haya tenido una vinculación con la Universidad), de no encontrarlo se realizará la respectiva búsqueda en la base de datos de 'BANCO DE ELEGIBLES' y de no estar allí se debe buscar dentro de los docentes que inscribieron su hoja de vida y ésta fue aprobada.Para el docente elegido el sistema muestra el Tipo de Documento, el Documento, los Nombres y Apellidos, la Escolaridad y selecciona la Dedicación la Clasificación. SE ADJUNTA DOC


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• El propósito de este requerimiento es que el decano de la facultad pueda visualizar la

proyección de la responsabilidad académica organizada por los directores de dpto., aprobarla o rechazarla para que pase a ser verificada por el vicerrector académico. El usuario ingresa a la funcionalidad 'Aprobación de la Proyección de la Responsabilidad Académica'. El sistema solicita la selección de la unidad regional, el periodo académico y con base en la información elegida le presenta el listado de unidades académicas (los departamentos que por relación de tipo académica entre unidades) tengan un vínculo con la facultad a la cual se encuentra adscrito el usuario como trabajador en el cargo de decano. El usuario elije la unidad académica para lo cual desea hacer la revisión y el sistema le muestra la Unidad Regional, el Periodo Académico, la Unidad Académica y el listado seleccionable de docentes pertenecientes a la unidad académica elegida agrupada por las opciones 'Docentes con Vinculación Activa', 'Docentes Ocasionales y Catedráticos' con: Documento, Nombres y Apellidos, Escolaridad, Clasificación, Dedicación Docente, Fecha Inicial, Fecha Final de Vinculación, Responsabilidad Semestral, el Nivel 1 de revisión, Nivel 2 de Revisión y Revisión Final y la opción Ver que muestra el detalle de los grupos y las actividades asignadas con las respectivas horas. El decano selecciona los docentes para los cuales desea aprobar la responsabilidad académica proyectada por el director de departamento. Si deja alguno sin chequear se considerará RECHAZADO y será necesario que se ingresa el motivo, para que puede ser visualizado por el director del programa. El decano puede tener la opción mientras no se haya registrado la REVISIÓN FINAL de modificar los estados de aprobación o rechazo para un docente. Por Unidad Académica el usuario puede finalizar la revisión y esto será lo que ira visualizando el vicerrector académico por facultad. El decano debe tener la opción de dar la orden de Finalizar Revisión para cada departamento La modificación de cualquier registro debe tener la opción de Finalizar Revisión para ser visualizado en otro nivel de revisión. Aspectos a tener en cuenta: Los directores de departamento deben haber finalizado la asignación y revisión de la proyección de la responsabilidad académica. La aprobación o rechazo de la proyección de la responsabilidad académica por parte de los decanos. El registro del motivo en el caso que la proyección de la responsabilidad de un docente haya sido RECHAZADA


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La visualización en la funcionalidad de Revisión Final de los docentes para una unidad que se haya dado la opción de Finalizar Revisión Se vincula con la aprobación que hacen los directores de departamento de la Proyección de la Responsabilidad Se vincula con el requerimiento Revisión Final de la Proyección de la Responsabilidad Académica

El reporte debe poderse imprimir

• El propósito de este requerimiento es que el vicerrector académico pueda visualizar la

proyección de la responsabilidad académica organizada por los directores de departamento y decanos para realizar la respetiva aprobación El usuario ingresa a la funcionalidad 'Aprobación de la Proyección de la Responsabilidad Académica'. El sistema solicita la selección de la unidad regional, el periodo académico y las Facultadas y con base en la información elegida le presenta el listado de unidades académicas (los departamentos que por relación de tipo académica entre unidades) tengan un vínculo con la facultad. El usuario elije la unidad académica para lo cual desea hacer la revisión y el sistema le muestra la Unidad Regional, el Periodo Académico, la Unidad Académica y el listado seleccionable de docentes pertenecientes a la unidad académica elegida agrupada por las opciones 'Docentes con Vinculación Activa', 'Docentes Ocasionales y Catedráticos' con: Documento, Nombres y Apellidos, Escolaridad, Clasificación, Dedicación Docente, Fecha Inicial, Fecha Final de Vinculación, Responsabilidad Semestral, el Nivel 1 de revisión, Nivel 2 de Revisión y Revisión Final y la opción Ver que muestra el detalle de los grupos y las actividades asignadas con las respectivas horas. El usuario selecciona los docentes para los cuales desea aprobar la responsabilidad académica proyectada por el director de departamento. Si deja alguno sin chequear se considerará RECHAZADO y será necesario que se ingresa el motivo, para que puede ser visualizado por el director del programa. El decano puede tener la opción mientras no se haya registrado la REVISIÓN FINAL de modificar los estados de aprobación o rechazo para un docente. Por Unidad Académica el usuario puede finalizar la revisión y con este visto bueno se generará el archivo para la vinculación docente. El usuario debe tener la opción de dar la orden de Finalizar Revisión para cada departamento de la facultad que se esté examinando. La modificación de cualquier registro debe tener la opción de Finalizar Revisión para ser visualizado en los otros niveles de revisión. Aspectos a tener en cuenta:


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Los decanos deben haber finalizado la asignación y revisión de la proyección de la responsabilidad académica. La aprobación o rechazo de la proyección de la responsabilidad académica por parte de los decanos. El registro del motivo en el caso que la proyección de la responsabilidad de un docente haya sido RECHAZADA La visualización en la funcionalidad de Revisión Final de los docentes para una unidad que se haya dado la opción de Finalizar Revisión. Se vincula con la aprobación que hacen los directores de departamento de la Proyección de la Responsabilidad Se vincula con el requerimiento Proyección de la Responsabilidad Académica Se debe Visualizar el Reporte de Proyección de la Responsabilidad para Finalizar el Proceso y dar la opción de imprimirlo

• Mejoras a tener en cuenta para el Módulo de Responsabilidad Académica, conclusiones sacadas de la revisión general realizada con el Ing.Yanis: Asignación de Otras Actividades Eliminar la información referente a la unidad académica, en las búsquedas Eliminar la información referente a la unidad académica y regional en el agregar No agregar información de dedicación ni clasificación docencia Proyección de la Responsabilidad Académica Filtrar que solo aparezcan para agregar materias de la unidad seleccionada Modificar que solo aparezcan las unidades que asocian materias directamente Modificar para que la las unidades que se le asocie e un docente sea 'TEMPORAL' Cuando se agrega se le agrega la facultadad en propiedad Aprobar solo si el departamento al que pertenece la persona es de la misma facultad del docente Aprobación de la Proyección de la Responsabilidad Académica Solo se puede aprobar en la facultada que fue pedido (La aprobación por departamento si la hace cada director, solo puede ser aprobada la carga del docente por el decano y aprueba la de otros departamentos que no pertenezcan a la facultad, solo sí ésta ha sido aprobada por el director de dpto en la primera revisión) Organizar en las búsquedas el filtrado a nivel de datos solo se gestiona la facultad y que aparezcan los departamentos asociados a ella


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NOTA: SE LLEGÓ A LAS ANTERIORES CONCLUSIONES EN UN REVISIÓN MUY SUPERCIFIAL DEL APLICATIVO, SE HACE LA RECOMENDACIÓN DE TENER EN CUENTA LA DESCRIPCIÓN INICIAL DE REQUERIMIENTOS

• Se requiere corregir el mensaje de la alerta que se presenta en la opción Agregar. La palabra Registrar no está correctamente escrita y la frase 'Lista de Fechas a Registrar' debe ir toda en minúscula.

• En la funcionalidad Tipo de Actividad por Persona, cuando se cargan los datos de la persona que se busca para asociarle una actividad está ubicando los datos incorrectamente. En segundo nombre, se está por ejemplo visualizando el primer apellido. Se requiere la corrección. Y se adjuntan las imágenes del registro de los datos de personas y lo que se visualiza en Responsabilidad y Vinculación Docente

• El propósito de este requerimiento es dar permisos a un usuario para el registro de las actividades por TIPO DE ACTIVIDAD. Por usuario el sistema debe dar permisos a un usuario para un TIPO DE ACTIVIDAD específica. El sistema debe permitir hacer la búsqueda del usuario y para el mismo elegir una o más actividades para las cuales tendría permiso. En el requerimiento 'Asignación de Otras Actividades' se debe validar los permisos, con base en esta parametrización el sistema mostrará el o los tipos de actividad para los cuales el usuario puede ingresar la información. En el caso que el usuario no tenga restricción puede ingresar información para todo el Tipo de Actividad. Los Tipos de Actividades son: Académicas, de Investigación, de Proyección Social y de Bienestar.

• El sistema debe ofrecer la opción para las personas que deseen laborar como docentes en la institución puedan inscribir su hoja de vida, ingresando la información personal y la información del último título académico obtenido. La funcionalidad debe permitir hacer la inscripción de las hojas de vida de los docentes para las personas que no hayan tenido ninguna vinculación con la Universidad. Se debe permitir ingresar la información correspondiente a Datos Personales y al último Título Académico. De Datos Personales se debe ingresar: Primer Nombre, Segundo Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, Documento de Identidad, Tipo de Documento, Lugar de Expedición,


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Fecha de Expedición, Libreta Militar, Clase, Distrito, Estado Civil, Tipo Sanguíneo, Sexo y Religión. Datos de Nacimiento: País, Departamento, Ciudad y Fecha de Nacimiento. Datos de Correspondencia: Dirección, Teléfono, Teléfono Celular, País, Departamento y Ciudad, Correo Electrónico. Último Título Académico: Elección del Título, Nombre Específico, Tiempo de Duración, Tipo de Periodo, Graduado(SI/NO), Tipo de Institución(Nacional o Extranjera), Institución, Fecha, Matrícula Profesional. El sistema debe dar la opción de subir los soportes de la Hoja de la Hoja de Vida del Docente. Finalizado el registro de las hojas de vida del docente el usuario debe proceder a su aprobación o rechazo.

• El propósito de este requerimiento es la generación del archivo para la creación de las resoluciones para la vinculación docente. El usuario ingresa a la funcionalidad 'Generación de Archivos de Vinculación Docente' El sistema muestra el listado de Unidades Regionales y para la unidad elegida el sistema muestra los periodos académicos asociados a la unidad y las unidades académicas. El usuario selecciona los datos requeridos y el sistema muestra el listado de docentes con los siguientes datos: Documento, Nombres y Apellidos, Escolaridad, Clasificación, Dedicación Docente, Fecha Inicial, Fecha Final de Vinculación, Responsabilidad Semestral, Nivel 1 de Revisión, Nivel 2 de Revisión y Revisión Final con la opción de Generar Archivo. La opción Generar Archivo permite visualizar en Excel el documento diferenciando la estructura del mismo, en el caso de presencial o distancia. Para hacer esta diferenciación el sistema debe tomar como referencia la Unidad Regional, en el caso que esta se encuentre en UnidadCread, el archivo correspondería a Distancia. Estructura del Archivo en Excel para PRESENCIAL: Debe tener los datos: - Fecha Solicitud: - Dependencia: Unidad académica seleccionada (Departamento) - Identificación: Documento del Docente - Nombres y Apellidos: Nombres y Apellidos del Docente - Tipo de Vinculación: Se concatena la Dedicación más la Clasificación Docente


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- Dependencia a Laborar: Facultad a la que pertenece la Unidad Académica para la cual se está realizando la impresión. - Programa Académico: - Sede: Unidad Regional Seleccionada - Fecha Ingreso (dd/mm/aaaa): Fecha de Inicio de vinculación registrada por el director de dpto. - Fecha Final (dd/mm/aaaa): Fecha de Inicio de vinculación registrada por el director de dpto. Estructura del Archivo en Excel para DISTANCIA: Debe tener los datos: - CREAD: Nombre del Cread en la relación Unidad Cread. - Unidad Operativa: Unidad Regional - Periodo Académico: 1 o 2(Primer o Segundo semestre del año), según el periodo académico seleccionado - Año: Año correspondiente el periodo académico seleccionado. - Nombres y Apellidos: Nombres y Apellidos del Docente - Nro. de Cédula: Documento del Docente - Último Grado de Escolaridad: Corresponde a lo registrado en la tabla TITULODOCENTESNIES, que corresponda al último título del docente - Cargo: Clasificación Docente - Código Asignatura: Código de la materia que va a dictar el docente. - Asignatura: Nombre de la materia que va a dictar el docente - Grupo: Nombre del Grupo de la materia - Programa: - Semestre: Nivel en el cual se encuentra ubicada la materia de acuerdo al Plan de Estudios. - No. Alumnos: Cantidad de alumnos matriculados en el grupo tengan una matrícula Activa - No. Horas: Ver Formula en Excel adjunto Aspectos a tener en cuenta: Para que los docentes aparezcan en el listado debe haberse aprobado la responsabilidad académica en los tres niveles de revisión.


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Para que los docentes aparezcan en el listado no deben tener una vinculación activa, es decir sin fecha final o con fecha final mayor a la fecha de finalización del periodo académico para el que se está realizando el proceso.

• El propósito de este requerimiento es registrar la responsabilidad académica para los docentes que fueron vinculados laboralmente con la Universidad, en el módulo de responsabilidad académica y horarios en Academusoft. El usuario ingresa a la funcionalidad 'Activación de la Responsabilidad Académica'. El sistema solicita la selección de la unidad regional, el periodo académico y las Facultadas y con base en la información elegida le presenta el listado de unidades académicas (los departamentos que por relación de tipo académica entre unidades) tengan un vínculo con la facultad. Para la unidad académica elegida el sistema muestra el listado de docentes que han sido vinculados con el Documento, Nombres y Apellidos, Clasificación y Dedicación Docente, la Fecha de Vinculación, Vinculado (SI/NO) y En Académico (SI/NO) y la opción de Activar Responsabilidad. Vinculado (SI/NO): Este campo verifica que el docente tenga una vinculación con fechas activas en la unidad regional y el periodo académico seleccionado. En Académico (SI/NO). Este Campo verifica que para la unidad regional y el periodo académico elegido el docente tenga registros en el módulo de responsabilidad académica y horarios. La opción de 'Activar Responsabilidad' permite: - Registrar las horas semanales dedicadas a una o más actividades del docente durante el semestre - Asociar las unidades académicas al docente - Asociar los docentes a materias y los grupos - Asociar el docente a la clase semanal. En el caso que el grupo tenga más de un docente no se asocia a la clase semanal. Requiere la intervención del usuario. - La Unidad académica para el que se hizo el primer registro de carga académica del docente se considera la Unidad en Propiedad del Docente. - Cuando un grupo tiene más de un docente es necesario actualizar posteriormente cual es el docente titular del grupo. Aspectos a tener en cuenta Se vincula con el requerimiento Proyección de la Responsabilidad Académica Se vincula con el requerimiento Asignación de Otras Actividades


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La precondición para este requerimiento es que el registro de las vinculaciones docentes. Reporte de las descargas por tipo de actividad por el docente La visualización de los horarios con el docente asignado El resultado es el registro de la responsabilidad académica y la asignación de los docentes a los grupos y clases semanales.

• El propósito de este requerimiento es llevar el registro de las materias que requieren de más de un docente para dictar clases en un mismo grupo para realizar la proyección de la responsabilidad académica. Cuando el usuario ingrese a la funcionalidad hace la búsqueda de la unidad académica que tenga como condición que asocie materias directamente. Para la unidad académica el sistema mostrará las materias que estén parametrizadas como compartidas con los datos: Código, Nombre, Naturaleza y Docentes por Grupo En la opción de agregar el sistema solicita la Unidad Académica y permita hacer la búsqueda de una materia específica por código o nombre o por el contrario puede listar todas las materias relacionadas a la unidad seleccionada con el Código, el Nombre, la Naturaleza y solicita la cantidad de Docentes por Grupo. El usuario puede seleccionar una o más materias de la Unidad Académica, agregar la información solicitada y dar la orden de Registrar. Cuando se haga la proyección de la responsabilidad académica los grupos de las asignaturas elegidas podrán asignarse más de un docente hasta el tope máximo establecido. Aspectos a tener en cuenta: El registro de las materias que para un mismo grupo se puede asignar más de un docente en el proceso de proyección de la responsabilidad académica Las unidades que se listen en la búsqueda son aquellas que asocien materias directamente. Las materias que aparecen en el listado son las que estén vinculadas a la respectiva unidad elegida. El resultado de esta parametrización se tiene en cuenta en la funcionalidad Proyectar Responsabilidad Académica

2. Sepuntualiza que los valores parametrizados en el sistema y que se plasman al interior del

documento son ejemplos desarrollados durante el proceso de pruebas.

3. El ambiente de la ejecución de pruebas cuenta con las siguientes características de ejemplo:


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- Navegador Internet Explorer 9 - Publicador Apache Tomcat 5.5.31 - Sistema Operativo Windows Seven, para el ambiente del usuario final. - Sistema Operativo aplicaciones Linux 2.6.9-5 - Motor de base de datos de Oracle: versión 9i - Motor de base de datos de Postgresql: versión 8.2 - Versión de Acrobat Reader versión 8.0. - Microsoft Office 2007.

1.3 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS 1.3.1 Definiciones. ● Academusoft : Sistema de información integrado, que involucra procesos académicos y de

gestión administrativa. Su nombre está compuesto por dos raíces: Academus (del griego) que significa sitio de pensadores. Platón, discípulo de Sócrates, abrió una escuela pública, en la casa de Academus (academia), en la cual lo que su maestro le lego. Desprecia como él a los dioses del Olimpo y cree en la inmortalidad del alma; y Soft (del latín) es una abreviatura de software. El origen histórico de la palabra Academia, en su aplicación a las múltiples derivaciones de la filosofía platónica, se debe el nombre dado por los atenienses a un paseo plantado de plátanos y olivos, en un principio gimnasio, que fue después legado a la república por un contemporáneo de Teseo, llamado Academo. Al mencionado sitio concurría Platón para explicar filosofía, y a él, pagando tributo a la tradición, siguieron asistiendo con frecuencia los tenidos por discípulos del gran sistematizador de la dialéctica {1}. [687].

● Parametrización: Acondicionar el sistema para la ejecución adecuada de los procesos. Implica la gestión de registro de información propia de los administradores del sistema, servidores públicos, entre otros.

1.3.2 Siglas y Abreviaturas.

• CARGADOCENTEIG: Sistema de Gestión de la información para ejecutar la responsabilidad Academica.

• CAT: Centro de Asistencia Técnica.

• ID: Identificador, llave primaria o foránea de los registros en las tablas de la base de datos.

• TD: Tipo de Documento.

• UP: Universidad de Pamplona.

1.4 REFERENCIAS:

Título del Documento Fecha Organización que lo publica Fuentes de Referencia

Requerimiento solicitado por el Área de Soporte a través

11-06-2014 Universidad de Pamplona

UP


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del CAT N° 14-10720 Requerimiento solicitado por el Área de Soporte a través del CAT N° 14-10721

11-06-2014 Universidad de

Pamplona UP

Requerimiento solicitado por el Área de Soporte a través del CAT N° 14-10722

13-06-2014 Universidad de Pamplona UP



Pamplona UP



Pamplona UP



Pamplona UP



Pamplona UP



Pamplona UP



Pamplona UP



Pamplona UP



UP



UP



Pamplona UP


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2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA Las soluciones planteadas por el equipo de desarrollo se diseñaron con el fin de minimizar las fallas ocurridas en los diferentes procesos del sistema, los cuales son ejecutados en la actualidad en la institución. No obstante el objetivo que se persigue es que los procesos se realicen en forma rápida y precisa teniendo en cuenta que los datos a suministrar al sistema deben ser de la misma forma para que de esta manera los resultados arrojados sean confiables. A continuación se describen las soluciones implementadas. 2.1 REGISTRAR HOJAS DE VIDA. Para dar inicio con el proceso se creó la funcionalidad REGISTRAR HOJAS DE VIDA la cual permite realizar el registro de los docentes aspirantes para el semestre.

Al dar clic en la funcionalidad REGISTRAR HOJAS DE VIDA el sistema despliega la siguiente ventana en la cual se podrán registrar los docentes o personas que aspiran a que se les asigne carga docente en el siguiente semestre.


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Al dar clic en el botón agregar el sistema despliega la siguiente ventana en la cual se podrán gestionar los datos del docente si no está registrado como persona , si ya está registrado el sistema le mostrara los datos básicos de la persona y las opciones para agregar como son diplomas de grado de pregrado y postgrado, documento de identidad, hoja de vida en formato pdf, también puede gestionar el título del programa del cual se graduó, la duración, el nombre común la universidad y el país, fecha de grado y matricula profesional.


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Luego de gestionada la información del docente se procede a dar clic en el botón agregar el sistema despliega la siguiente ventana de confirmación del proceso.


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Al dar clic en el botón Aceptar el sistema despliega la siguiente ventana de confirmación del proceso exitoso.


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Luego de registrado el docente si se desea realizar alguna modificación se procede a seleccionar como se muestra a continuación.


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Al momento de seleccionar el docente se despliega la siguiente pantalla para realizar la modificación de los datos, se aclara que esta funcionalidad no permite la eliminación de los docentes agregados como aspirantes.


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Luego de realizar los cambios deseados y dar clic en el botón Agregar el sistema despliega la siguiente ventana.


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Al dar clic en el botón Aceptar el sistema muestra la siguiente ventana en la cual se visualiza que el proceso de modificación se realizó correctamente, con esto se da por terminado el proceso de registrar hojas de vida.


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2.2 MATERIA COMPARTIDA Esta funcionalidad permite gestionar las materias que van a tener más de un docente por grupo, para realizar este proceso se debe dirigir a la funcionalidad Materia Compartida que se encuentra en la Ruta. Responsabilidad y Vinculación Docente/ Materi a Compartida.


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Para ingresar una materia compartida, se debe dar clic en la opción Agregar Materia Compartida

se despliega la siguiente ventana en la cual al digitar la unidad academica se listaran las materias correspondientes a los programas que asocian materias directamente.


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Para gestionar que la materia sea compartida se debe seleccionar la misma, al dar clic en el check para seleccionar la materia el sistema activa la casilla docentes por grupo donde se podrá digitar el número de docentes que va a permitir compartir los grupos de la materia, luego realizado el proceso se procede a dar clic en el botón agregar, el sistema despliega la siguiente ventana de confirmación. .


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Al dar clic en el botón Aceptar el sistema despliega la siguiente ventana la cual muestra que el proceso se realizó exitosamente.


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Luego de realizado el registro de la materia compartida se procede a dar clic en el botón listar el cual nos permitirá visualizar las materias que han sido gestionadas como compartidas, como se muestra a continuación:


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Las materias agregadas como compartidas no pueden ser modificadas solo podrán ser eliminadas cuando el administrador lo considere, al seleccionar la materia compartida se despliega la siguiente ventana:


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Para eliminar materia compartida se procede a dar clic en el botón el cual habilita el botón eliminar como se muestra a continuación.


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Al dar clic en el botón Eliminar el sistema despliega la siguiente ventana de confirmación de eliminación de la materia compartida como se muestra a continuación.


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Al dar clic en la opción Aceptar, el sistema despliega la siguiente ventana la cual indica que el proceso de eliminación se realizó satisfactoriamente, con esto se da por terminado el proceso de Materia Compartida.


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2.3 FECHAS PARA REGISTRAR DESCARGAS Esta funcionalidad permite registrar las fechas de descargas de la carga académica de un docente por periodo académico en cada una de las dependencias que conforman la institución, estas fechas de descargas están divididas en fechas de descargas por investigación, proyección social, bienestar, entre otras. Para realizar este proceso se debe dirigir a la funcionalidad Fechas Para Registrar Descargas que se encuentra en la Ruta. Responsabilidad y Vinculación Docente/ Paráme tros de Responsabilidad/ Fechas Para Registrar Descargas .


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Para ingresar una fecha determinada, se debe dar clic en la opción Agregar Fechas de Descargas ( ).


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En la siguiente pestaña se visualizan las secciones Lista de Periodos , Agregar Fechas y Lista de Fechas a Registrar . Principalmente se debe seleccionar el Periodo Activo que se encuentra gestionado para la institución, seleccionar el tipo de vinculación (Docentes con Vinculación Activa y Docentes Ocasionales y Catedráticos ), ingresar la Fechas Inicio , Fecha Fin para las descargas y por ultimo dar clic en la opción Agregar Fecha .


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Luego de agregar las fechas de descargas para Docentes con Vinculación Activa y Docentes Ocasionales y Catedráticos, estas fechas gestionadas se listan en la sección Lista de Fechas a Registrar . Como se puede observar en la siguiente imagen:


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Habilitar Eliminado Masivo : Esta opción permite eliminar una o más fechas registradas para la descarga. Para realizar este proceso se debe dar clic en esta opción y seleccionar las fechas a eliminar; esto se puede realizar seleccionando individualmente la fecha a eliminar o utilizando el check de selección masivo. Para finalizar se debe dar clic en la opción Eliminar .


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Eliminar Fecha : Esta opción permite eliminar las fechas agregadas de manera individual; Para esto se debe dar clic en la opción Eliminar ( ) .


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Modificar Fecha de Descarga : Esta opción permite realizar modificaciones de una fecha de descarga agregada, para esto se debe dar clic en la opción Modificar ( ) , y en la sección Agregar Fechas se deben realizar las modificaciones necesarias. Por último para guardar los cambios realizados se debe dar clic en la opción Modificar Fecha.


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Al dar clic en la opción anterior el sistema arroja una alerta especificando si se está seguro de realizar estas modificaciones. Se finaliza al dar clic en la opción Aceptar .


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Luego de realizar todos los cambios necesarios y considerar que las fechas registradas son las indicadas, se debe dar clic en la opción Registrar .


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Al dar clic en esta opción el sistema arroja una alerta especificando si se está seguro de Agregar estos Registros. Se finaliza al dar clic en la opción Aceptar.


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De igual manera si este proceso se realizó correctamente el sistema presenta un mensaje corroborando lo anterior. Para regresar al inicio y ver en detalle las fechas ingresadas se debe dar clic en la opción Listar Fechas de Descargas ( ) .

Luego de Agregadas las fechas de descargas, el usuario puede verificar la información registrada a través de las opinión Ver detalle ( ).


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Opción Ver Detalle ( ): Esta opción permite observar la información ingresada en las fechas de descargas registradas, es decir, visualizar información del periodo gestionado para la fecha de descarga, tipo de vinculación, fecha inicio y fecha fin de las descargas, esta información dividida en las secciones: Lista de Periodos y Lista de Fechas a Registrar ; Además de las opciones Modificar y Eliminar.


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Opción Modificar Fecha de Descarga : Esta opción permite realizar modificaciones en una fecha de descarga Registrada, para esto se debe dar clic en la opción Modificar Fecha de Descarga ( ) y en la sección Agregar Fechas se deben realizar las modificaciones necesarias y dar clic en la opción Modificar Fecha.

Al dar clic en la opción anterior el sistema arroja una alerta especificando si se está seguro de realizar estas modificaciones. Se finaliza al dar clic en la opción Aceptar.


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Posteriormente para almacenar los cambios realizados, se debe dar clic en la opción Modificar.

Luego de dar clic en la opción anterior el sistema arroja un mensaje de alerta especificando si se está seguro de Modificar el registro. Se finaliza al dar clic en la opción Aceptar .


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De igual manera si este proceso se realizó correctamente el sistema presenta un mensaje corroborando lo anterior.

Opción Eliminar Fecha de Descarga : Esta opción permite eliminar las fechas de descargas Registradas; Para esto se debe dar clic en la opción Eliminar.


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Luego de dar clic en la opción anterior el sistema arroja un mensaje de alerta especificando si se está seguro de eliminar el registro. Se finaliza al dar clic en la opción Aceptar .

De igual manera si este proceso se realizó correctamente el sistema presenta un mensaje corroborando lo anterior.


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2.4 TIPO DE ACTIVIDAD: Esta funcionalidad permitirá al usuario realizar la gestión de las actividades extracurriculares que van a poder ser asociadas al docente en la carga docente, al dar clic en la funcionalidad tipo de actividad el sistema despliega la siguiente ventana en la cual se visualiza el listado de las actividades agregadas y la opción de agregar como se muestra a continuación.

Al dar clic en el botón Agregar el sistema despliega la siguiente pantalla en la cual se podrá seleccionar el tipo de actividad para adicionar.


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Luego de seleccionada la actividad que se va a adicionar se procede a dar clic en el botón agregar y el sistema despliega la siguiente ventana de confirmación.


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Luego de que se está seguro del proceso a realizar se procede a dar clic en el botón aceptar, el sistema desplegara la siguiente ventana de confirmación que indica que se realizó satisfactoriamente.


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Luego se procede a dar clic en el botón listar, el sistema nos envía de nuevo a la pantalla inicial.


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Para eliminar una actividad se procede a seleccionar la actividad deseada, al realizar este proceso el sistema visualiza la siguiente pantalla:


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Al seleccionar la opción Eliminar como se visualiza en la imagen anterior el sistema despliega el botón eliminar como se muestra a continuación:


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Al dar clic en el botón eliminar el sistema despliega la siguiente ventana de confirmación del proceso.


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Al dar clic en el botón aceptar el sistema mostrara la ventana de confirmación de que el proceso se realizó correctamente, con esto se da por terminado el proceso de tipo de actividad.


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2.5 RESTRICCIONES Esta funcionalidad permite al Usuario Administrador (Vicerrector) contar con permisos para poder Asignar / Agregar los Tipos de Actividades que va a desempeñar determinado Docente. Para realizar este proceso se debe ingresar a la funcionalidad Restricciones , que se encuentra en la Ruta: Responsabilidad y Vinculación Docente/ Parámetros d e Responsabilidad/ Restricciones.

Para Asignar un Tipo de Actividad a un docente determinado se debe dar clic en la opción Agregar Tipo Actividad por Persona ( ).


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En la pestaña Agregar Tipo Actividad por Persona , se debe seleccionar Tipo Actividad, realizar la búsqueda por Tipo de Documento y Documento de Identidad o Nombre del usuario que va a contar con permisos o privilegios para asignar Actividades y por ultimo dar clic en la opción Agregar.

Al dar clic en la opción anterior el sistema muestra un mensaje de alerta especificando si se está seguro de agregar el registro. Se finaliza al dar clic en la opción Aceptar .


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Si este proceso se realizó correctamente, el sistema arroja un mensaje corroborando lo anterior. De igual manera se debe dar clic en la opción Listado de Usuarios por Actividad ( ) para observar cada una de las actividades asignadas a cada usuario.

Como se puede observar en la siguiente imagen, todas las actividades y usuarios agregados se listan en esta pestaña (Listado de Usuarios por Actividad) y de igual manera para ver en detalle la información gestionada en cada uno de los registros agregados se debe seleccionar alguna de las actividades que aquí se encuentran.


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Al seleccionar un Tipo de Actividad, el sistema carga los datos gestionados para este Tipo de Actividad seleccionada, además de las opciones Modificar y Eliminar.

Opción modificar ( ): Permite realizar cambios de Tipo de Actividad, para esto se debe seccionar el nuevo Tipo de Actividad que se desea asignar al docente y por ultimo dar clic en la opción Modificar .


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Al dar clic en la opción anterior el sistema arroja un mensaje especificando si se está seguro de los cambios a realizar. Se finaliza al dar clic en Aceptar .

De igual manera si este proceso se realizó correctamente, el sistema arroja un mensaje corroborando lo anterior, como se puede observar en la siguiente imagen:


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Opción Eliminar ( ): Esta opción permite borrar un Tipo de Actividad asignada a un docente.

Para realizar este proceso se debe seleccionar el Tipo de Actividad a borrar y dar clic en la opción Eliminar .

Al dar clic en la opción anterior el sistema arroja un mensaje especificando si se está seguro de Eliminar el registro. Se finaliza al dar clic en Aceptar .


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De igual manera si este proceso se realizó correctamente, el sistema arroja un mensaje corroborando lo anterior, como se puede observar en la siguiente imagen:

Opción Buscar Usuario ( ): Esta opción permite realizar la búsqueda de:

1. Un Usuario determinado, Asignado a un Tipo de Actividad específica ( búsqueda por tipo de actividad y documento )


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De esta manera se lista el Usuario con el número de identificación ingresado en el Tipo de Actividad seleccionado. Como se puede observar en la siguiente imagen:

2. Los Usuarios pertenecientes a una determinada actividad (búsqueda solo por Tipo de Actividad)


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De esta manera se listan todos aquellos usuarios que tienen asignado el Tipo de Actividad seleccionada. Como se puede observar en la siguiente imagen:

3. Las actividades a las que se encuentra Agregado un Usuario en particular (búsqueda solo por documento o nombre)


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Al realizar esta búsqueda se listan todas las actividades asociadas al Usuario seleccionado. Como se puede observar en la siguiente imagen:

4. Todas las Actividades y Usuarios Agregados ( al dar clic en opción Buscar, sin ingresar un criterio de búsqueda)


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Al realizar esta búsqueda el sistema lista todos los usuarios que se encuentran registrados y/o asociados a un Tipo de Actividad específica. Como se puede observar en la siguiente imagen.


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2.6 ASIGNAR DESCARGAS Esta funcionalidad permite la asignación de descargas por los diferentes Tipos de Actividades o Prácticas Académicas: Actividades de Formación; Producción Intelectual o Investigación, Actividad Académica Administrativa, Proyección Social; en las que se encuentran: Planeación de Proyectos, Ejecución de Proyectos y Acreditación u otras actividades, las cuales permiten definir la cantidad de docentes que se necesitan para cubrir la docencia directa. Principalmente para realizar este proceso se debe ingresar a la funcionalidad Asignar Descargas , que se encuentra en la Ruta: Responsabilidad y Vinculación Docente/ Proyección d e la Responsabilidad Académica/ Asignar Descargas.

Para ingresar una Actividad determinada, primero se debe agregar el docente al cual se le va a asignar las actividades, para esto se debe dar clic en la opción Gestionar ( ) .


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Para Agregar un docente se debe seleccionar el Periodo Académico, seleccionar el Tipo de Vinculación (Docente con Vinculación Activa , Docentes Ocasionales y Catedráticos ), realizar la búsqueda del docente y seleccionarlo.


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Al seleccionar el docente, el sistema automáticamente presenta la información del docente, donde se debe ingresar la Fecha Inicial y Fecha Final del Periodo (estos datos se cargar automáticamente de acuerdo a lo parametrizado en el calendario académico). Por último se debe dar clic en la opción Agregar.

Al dar clic en la opción anterior el sistema arroja un mensaje especificando si se está seguro de agregar el registro. Se finaliza al dar clic en la opción Aceptar.


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De igual manera si este proceso se realizó correctamente, el sistema arroja un mensaje corroborando lo anterior. Como se puede observar en la siguiente imagen:

Después de agregado el docente, se debe realizar la búsqueda del mismo seleccionando el periodo académico, el tipo de vinculación y por ultimo filtrando el docente. Luego de realizarse correctamente el paso anterior, Se debe realizar la búsqueda del docente agregado, para esto se debe seleccionar el Periodo Académico, el Tipo de Vinculación Asociado al Docente, el usuario puede filtrar la búsqueda del docente o al seleccionar el tipo de vinculación el sistema lista todos los docentes asociados a este tipo de vinculación.


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En la siguiente ventana se especifican los datos del docente, los niveles de revisión, el tipo de actividades que se permiten agregar (investigación, proyección social, otras), el mínimo de horas de docencia que debe cumplir el docente. Para agregar una actividad se debe dar clic en la opción Gestionar ( ) .


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Posteriormente se debe seleccionar el tipo de actividad a ingresar y dar clic en la opción Agregar .


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Al dar clic en la opción anterior el sistema arroja una ventana emergente en la cual se debe seleccionar el Tipo de Actividad, descripción y el número de Horas Semanales. Se registra la información al dar clic en la opción Agregar.


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Al dar clic en la opción anterior el sistema arroja un mensaje especificando si se está seguro de agregar el registro. Se finaliza al dar clic en la opción Aceptar.


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De igual manera si este proceso se realizó correctamente, la actividad agregada se lista en el Tipo de Actividad seleccionada.


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Notas:

- Para que el usuario puede hacer el registro de esta información deben estar activas las fecha del registro de descargas en el periodo académico elegido, mientras la fecha sea vigente se podrán realizar las respetivas modificaciones. En el caso contrario el proceso tendría que hacerse a través del director de departamento.

- Los Tipos de actividades que aquí se listan son gestionados en la Ruta: Académico

Administrador/ Recursos Académicos/ Responsabilidad Académica / Tablas Básicas / Tipos de Actividades.

2.7 PROYECTAR RESPONSABILIDAD ACADÉMICA Esta funcionalidad permite realizar la planeación de la responsabilidad académica de un docente como base para la posterior contratación, principalmente para realizar este proceso se debe ingresar a la funcionalidad Proyectar Responsabilidad Académica , que se encuentra en la Ruta:


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Responsabilidad y Vinculación Docente / Proyección de la Responsabilidad Académica / Proyectar Responsabilidad Académica.

Para Agregar un docente se debe seleccionar la Unidad Regional a la cual pertenece, seleccionar el periodo académico, la unidad académica y por último se debe dar clic en la opción Agregar Proyección de la responsabilidad Académica ( ) .


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Posteriormente se debe seleccionar el tipo de búsqueda de la vinculación del docente a gestionar (Docente con vinculación Activa y Docentes Ocasionales y Catedráticos ), seleccionar el docente, seleccionar las unidades académicas a las cuales pertenece el docente, ingresar una fecha inicial. Ingresar una Final, seleccionar una Dedicación Docente, Clasificación Docente, y por ultimo dar clic en la opción Agregar ( )


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Opción Agregar : Esta opción permite elegir una o más materias que dictará el docente en el periodo seleccionado. Para realizar este proceso se debe realizar la búsqueda de la materia digitando el código de la materia o nombre de la materia y realizar la búsqueda. De igual forma se puede chequear la opción Todos para que se listen todas materias que pertenecen al departamento seleccionado. Como se puede observar en la siguiente imagen:


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Columna Docente ( ): esta columna indica que la materia seleccionada ya cuenta con docente asignado. Para el caso que la asignatura no sea compartida al contar con docente asignado esta no se permitirá seleccionarla. Como se puede observar en la siguiente imagen:

Columna Compartida ( ): esta columna indica las materias que requieren de más de un docente para dictar clases en un mismo grupo, para este tipo de asignaturas se debe digitar el número de horas directas que dictará el docente seleccionado. Si la materia es compartida y cuenta con el número de horas directas completas no permitirá seleccionar la asignatura porque excedería el número total de horas permitidas. Como se puede observar en la siguiente imagen:


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Columna Horario ( ): Esta columna indica cuales materias cuentan con horario gestionado, es decir las asignaturas identificadas con la imagen ( ), son aquellas materias para las cuales no existe un horario gestionado, mientras que las materias con la imagen ( ) se refiere a aquellas materias que cuentan con horario gestionado, para poder visualizar detalladamente esta información se debe dar clic en la imagen anterior. Como se observa en la siguiente imagen:


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Para asignar la carga académica de un docente se deben seleccionar las asignaturas a registrar y dar clic en la opción Agregar.

Al dar clic en la opción anterior el sistema arroja una alerta especificando si está seguro de registrar la información. Se finaliza al dar clic en la opción Aceptar .


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Si este proceso se realizó correctamente estas asignaturas agregadas se listan con los datos: nombre se la Materia, Grupo, Tipo de Grupo, estudiantes matriculados, horas directas, horas indirectas y horas de Asesorías. Como se puede observar en la siguiente Imagen:


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Opción Eliminar ( ) : Esta opción permite borrar del registro una asignatura agregada anteriormente para esto se debe dar clic en la opción anterior.

Luego para registrar la información ingresada se debe dar clic en la opción Agregar.


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Al dar clic en la opción anterior el sistema arroja una alerta especificando si está seguro de registrar la información. Se finaliza al dar clic en la opción Aceptar.


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Si existen cruces en las materias agregadas el sistema no dejará registrar la informacion y presentará una ventana emergente espeficando el codigo de la materia, grupo y dia en el cual se encuentran gestionadas las asignaturas que presentan cruces. Como se puede observar en la siguiente imagen:


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Mientras que si este proceso se ha realizado correctamente el sistema presenta una mensaje corroborando lo anterior. Como se puede observan en la siguiente imagen:


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Para observar la informacion de las asignaturas y grupos gestionados se debe dar clic en la opcion

Ver Detalle ( ).


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Al dar clic en la opcion anterior el sistema presenta la informacion de: Materia, Unidad Regional, Grupo, Tipo de Grupo, Estudiantes Matriculados, Horas Directas, Horas Indirectas, Horas de Asistencias, Total Horas Semanales y Total Horas del Semestre. Como se puede observar en la siguiente imagen:


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De igual manera si se desea observar la informacion gestionada de manera detallada se debe seleccionar el docente ( )

En la pestaña Ver Proyección de la Responsabilidad Académica se listan los datos del docente, datos del departamento al cual se selecciono y los datos de los grupos y materias agregadas. Como se puede observar en la sigueinte imagen:


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Opcion Modificar ( ): Esta opcion permite realizar cambios en la informacion registrada gestionada para el docente. El usuario debe realizar las modificaicones que considere necesarias y por ultimo dar clic en la opcion Modificar para registrar los cambios realizados.


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Al dar clic en la opción anterior el sistema arroja una alerta especificando si está seguro de registrar la información. Se finaliza al dar clic en la opción Aceptar.


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De igual manera si este proceso se realizó correctamente el sistema arroja un mensaje corroborando lo anterior. Como se puede observar en la siguiente imagen:


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Opcion Gestionar Otras Actividades ( ): Esta opcion permite agregar las actividades por Investigación, Proyección Social u otras Actividades que debe realizar el docente. Para ingresar estas actividades se debe dar clic en la opcion Agregar.


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Posteriormente se debe seleccionar el Tipo Actividad, digitar una Descripción, numero de Horas Semanales y por ultimo se debe dar clic en la opcion Agregar.


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Al dar clic en la opcion anterior el sistema arroja una alerta especificando si se esta seguro de agregar el registro. Se finaliza al dar clic en la opcion Agregar.


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De igual manera si este proceso se realiza correctamente el sistema lista el tipo de actividad agregado y las horas de docencia se reducen. Como se puede observar en la siguiente imagen:


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Opcion Eliminar Proyección de la Responsabilidad Ac ademica( ): Esta opcion permite eliminar la informacion gestionada y relacionada a determinado docente. Para eliminar una proyeccion de la responsabilidad academica se debe dar clic en la opcion Eliminar.


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Se debe tener en cuenta que para eliminar la proyeccion el docente no debe tener informacion relacionada de los tipos de actividades, porque de lo contrario al realizar este proceso el sistema arroja una alerta especificando un error en el proceso al violar una integridad. Como se puede observar en la siguiente imagen:


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De lo contrario si este proceso de eliminacion se realiza correctamente, el sistema arroja un mensaje corroborando lo anterior. Ademas el docente es borrado del listado como se puede observar en la sigueinte imagen:


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Para aprobar la Revisión No 1 de la Responsabilidad Academica se debe seleccionar el docente y pasar la opcion de Pendiente a Aprobado.


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Posteriormente el sistema presenta una ventana emergente en la cual se debe ingresar una Descripcion de la Aprobacion y dar clic en la opcion Aprobar.


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Luego de dar clic en la opción anterior el sitema arroja una alerta especificando si esta seguro de modificar el registro. Se finaliza al dar clic en la opcion Aceptar.


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Para que este proceso se pueda realizar correctamente el docente debe contar con las horas semanales correspondientes al tipo de vinculacion asociado, de lo contrario el sistema no permitirá realizar este proceso, como se puede observar en la siguiente imagen en la cual el docente cuenta con tipo de viculacion de Tiempo completo Ocacional y por esta razon debe cumplir como minimo con 40 horas semanales:


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De igual manera se debe tener en cuenta para realizar la aprobacion, que todos los grupos activos con estudiantes matriculados deben estar asignados a los docentes pertenecientes al departamento, de lo contrario el sistema no permitra aprobar la revision No 1 como se puede observar en la siguiente imagen:


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De lo contrario si este proceso de aprobacion se realiza de forma correcta el sistema arroja un mensaje corroborando lo anterior. Como se puebe observar en la siguiente imagen:


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Para Rechazar una Revisión previamente Aprobada, se debe pasar de la opción Aprobado a Pendiente, siempre y cuando el docente a rechazar no cuente con la revisión No 2 Aprobada.


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Al dar clic en la opcion anterior el sistema presenta una ventana emergente en la cual se debe ingresar una descripcion (motivo) del Rechazo de la Revisión y dar clic en la opcion Rechazar.


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Posteriormente el sistema arroja una alerta especificando si esta seguro de Modificar el registro. Se finaliza al dar clic en la opcion Aceptar.


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Si este proceso se realizó de manera correcta la revisión debe pasar de Aprobado a Pendiente y en la columna Revisión 1 debe estar marcada una . Como se observar en la siguiente imagen:


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Este cambio tambien se evidencia al listar los docentes pertenecientes al departamento seleccionado.


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2.8 APROBAR PROYECCIÓN DE LA RESPONSABILIDAD ACADÉM ICA Esta funcionalidad permite que el Usuario Administrador (Decano de la Facultad) pueda visualizar la proyección de la responsabilidad académica organizada por los directores de departamento, Aprobarla o Rechazarla para que pase a ser verificada por el Vicerrector Académico. Principalmente para realizar este proceso se debe ingresar a la funcionalidad Aprobar Proyección de la Responsabilidad Académica , que se encuentra en la Ruta: Responsabilidad y Vinculación Docente/ Proyección de la Responsabilidad Académica / Aprobar Proyección de la Responsabilidad Académica.


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Para que se puedan listar los docentes que se encuentran con la Revisión No 1, Se debe seleccionar la Unidad Regional, Periodo Académico, Unidad Académica y por ultimo dar clic en la opción Buscar o en la Opción Listado de Docentes ( ).


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Al dar clic en cualquiera de las opciones anteriores el sistema genera un listado de los docentes pertenecientes a la unidad Académica seleccionada dividida en las secciones Docentes con Vinculación Activa y Docentes Ocasionales y Catedráticos. Como se puede observar en la siguiente imagen:


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Opción Ver Grupos ( ): Esta opción permite visualizar los grupos asociados a determinado docente con los datos: Materia, Grupo, Tipo de Grupo, estudiantes Matriculados, Horas Directas, Horas Indirectas, Horas de Asistencia, Total de Horas Semanales y Total de Horas Semestrales. Como se puede observar en la siguiente imagen:


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Para ver en detalle la información que se encuentra gestionada y relacionada a un docente, se debe dar clic en la opción Ver ( )


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En la pestaña ver proyección de la responsabilidad académica, se listan los datos del docente, grupos y materias asociadas y los tipos de actividades asignadas al docente seleccionado.


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Para Aprobar la Revisión No 2 para el docente se debe pasar de la opción Pendiente a Aprobado.


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Posteriormente el sistema presenta una ventana emergente en la cual se debe ingresar una Descripcion de la Aprobacion y dar clic en la opcion Aprobar.


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Luego de dar clic en la opción anterior el sistema arroja una alerta especificando si esta seguro de modificar el registro. Se finaliza al dar clic en la opcion Aceptar.


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Si este proceso de aprobación se realiza de forma correcta el sistema arroja un mensaje corroborando lo anterior. Como se puebe observar en la siguiente imagen:


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De igual manera al listar nuevamente los docentes la columna Revisión 2 debe contar con el símbolo de Aprobación ( ).


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Para aprobar las revisiones de manera masiva se deben seleccionar todos los docentes utilizando el campo tipo check de selección masivo y si se omite algún docente, es decir se deja sin chequear se consideraría como Rechazado. Finalmente para aprobar masivamente los docentes seleccionados se debe dar clic en la opción Aprobar Revisión Nivel 2.


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Al dar clic en la opcion anterior el sistema presenta una ventana emergente en la cual se debe ingresar una Descripcion (motivo) de la Aprobación o Rechazo de la Revisión y dar clic en la opcion Aprobar.


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De igual manera si este proceso se realizó correctamente el sistema presenta un mensaje corroborando lo anterior. Ademas los docentes Aprobados aparecen en la columna Revisión 2 con el símbolo ( ) y los rechazados con el símbolo ( ). Como se puede observar en la siguiente imagen:


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2.9 REVISIÓN FINAL DE LA PROYECCIÓN DE LA RESPONSAB ILIDAD ACADÉMICA Esta funcionalidad permite que el usuario administrador de esta funcionalidad (vicerrector académico) pueda visualizar la proyección de la responsabilidad académica organizada por los directores de departamento y decanos para realizar la respectiva aprobación. Principalmente para realizar este proceso se debe ingresar a la funcionalidad Revisión Final de la Proyección de la Responsabilidad Académica. , que se encuentra en la Ruta: Responsabilidad y Vinculación Docente/ Proyección de la Responsabilidad Académica / Revisión Final de la Proyección de la Responsabilidad Académica.


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Para que se puedan listar los docentes que se encuentran con la Revisión No 1 y Revisión No 2, debe seleccionar la Unidad Regional, Periodo Académico, Unidad Académica y por ultimo dar clic en la opción Buscar o en la Opción Listado de Docentes ( ).


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Al dar clic en cualquiera de las opciones anteriores el sistema genera un listado de los docentes pertenecientes a la unidad Académica seleccionada dividida en las secciones Docentes con Vinculación Activa y Docentes Ocasionales y Catedráticos, el usuario puede listar los docentes dependiendo del estado que se encuentre Pendiente y Procesado. Como se puede observar en la siguiente imagen:


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Opción Ver Grupos ( ): Esta opción permite visualizar los grupos asociados a determinado docente con los datos: Materia, Grupo, Tipo de Grupo, estudiantes Matriculados, Horas Directas, Horas Indirectas, Horas de Asistencia, Total de Horas Semanales y Total de Horas Semestrales. Como se puede observar en la siguiente imagen:


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Para ver en detalle la información que se encuentra gestionada y relacionada a un docente, se debe dar clic en la opción Ver ( )


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En la pestaña ver proyección de la responsabilidad académica, se listan los datos del docente, grupos y materias asociadas y los tipos de actividades asignadas al docente seleccionado.


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Para Aprobar la Revisión No 3 para el docente se debe pasar de la opción Pendiente a Aprobado


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Posteriormente el sistema presenta una ventana emergente en la cual se debe ingresar una Descripcion de la Aprobación y dar clic en la opcion Aprobar.


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Luego de dar clic en la opción anterior el sistema arroja una alerta especificando si se esta seguro de modificar el registro. Se finaliza al dar clic en la opcion Aceptar.


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Si este proceso de aprobacion se realiza de forma correcta el sistema arroja un mensaje corroborando lo anterior. Como se puebe observar en la siguiente imagen:


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De igual manera estos docentes deben aparecer en el filtro procesados y en la columna Revisión 3 debe contar con el símbolo de Aprobación ( ).


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Para aprobar las revisiones de manera masiva se deben seleccionar todos los docentes utilizando el campo tipo check de selección masivo y si se omite algún docente, es decir se deja sin chequear se consideraría como Rechazado. Finalmente para aprobar masivamente los docentes seleccionados se debe dar clic en la opción Aprobar Revisión Final.


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Al dar clic en la opcion anterior el sistema presenta una ventana emergente en la cual se debe ingresar una Descripcion (motivo) de la Aprobación o Rechazo de la Revisión y dar clic en la opcion Aprobar.


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Si este proceso se realizó correctamente, estos docentes deben aparecer en el filtro procesados y en la columna Revisión 3 debe contar con el símbolo de Aprobación ( ). Como se observa a continuación:


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Para Rechazar la aprobación final de un docente, se debe dar clic en la opción Ver ( )


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Posteriormente se debe pasar de la opción Aprobado a Pendiente siempre y cuando la Activación de la Responsabilidad Académica no se haya realizado.


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Si este proceso se realizó correctamente el sistema arroja un mensaje corroborando lo anterior. Como se puede observar en la siguiente imagen:


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De igual manera este docente debe aparecer en el filtro Pendiente y en la columna Revisión Final debe contar con el símbolo de Pendiente ( ). Como se observa a continuación:


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2.10 GENERACION DE ARCHIVOS DE VINCULACION Esta funcionalidad permite generar las normas de vinculación para los docentes tiempo completo y medio tiempo, y los contratos para los docentes de hora cátedra al dar clic en la funcionalidad el sistema despliega la siguiente ventana en la cual se visualizan todos los docentes que tienen contrato o norma pendiente por generar, como se muestra a continuación:


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Para dar inicio al proceso de gestionar contrato se procede a seleccionar el docente con dedicación tipo hora cátedra y dar clic en generar luego de seleccionar al docente el sistema despliega la siguiente ventana en la que el usuario podrá seleccionar la modalidad del contrato, la fecha de la firma, el tipo de objeto, tipo de recurso, el objeto, el número del CDP, como lo muestra a continuación:


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Al dar clic en el icono del disco el sistema permite descargar el contrato creado para que sea subido en el módulo de contratación en Gestasoft para oficializar la vinculación en Talento Humano. Al dar clic el sistema despliega la siguiente ventana en la cual puede seleccionar la opción de guardar el archivo el cual descargar en formato txt de archivo plano.


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Luego de generado el archivo se procede a subir al Módulo de Contratación y con esto se da por terminada la generación de contrato.


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Para dar inicio al proceso de generación de norma se procede a seleccionar los docentes con dedicación tiempo completo o medio tiempo que no tengan vinculación activa, luego de seleccionar un docente el sistema visualiza la siguiente pantalla en la cual el usuario podrá seleccionar el tipo de norma por la cual es nombrado el docente, gestionar una descripción, seleccionar la fecha inicio y la fecha fin de la norma.


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Al dar clic en el botón generar norma luego que se ha gestionado toda la información el sistema despliega la siguiente ventana de confirmación.


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Al dar clic en el botón aceptar el sistema despliega la siguiente ventana en la cual se visualizar que al docente le fue generada la norma exitosamente como se muestra a continuación, con esto se da por finalizado el proceso de generación de norma.


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2.11 ACTIVACION DE LA RESPONSABILIDAD DOCENTE: Para dar inicio con el proceso se realiza la selección de la unidad regional, el periodo y la unidad académica como se muestra a continuación:


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Al dar clic en el botón buscar el sistema despliega la siguiente ventana donde se visualizan los docentes de la unidad académica seleccionada y listará los docentes que tienen vinculación activa y los docentes que se pueden proceder a vincular.


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Al seleccionar el docente dando clic en el triángulo verde el sistema despliega la siguiente ventana en la cual se puede visualizar el docente seleccionado, los grupos aprobados previamente y las actividades extracurriculares asociadas al docente.


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Al dar clic en el botón activar responsabilidad académica el sistema despliega la siguiente ventana de confirmación en la cual se podrá aprobar o rechazar la responsabilidad al docente seleccionado.


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Al dar clic en el botón aprobar el sistema despliega el siguiente mensaje de alerta para aceptar o cancelar el proceso.


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Al dar clic en el botón aceptar el sistema despliega la siguiente ventana que indica que el proceso se realizó exitosamente.


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Luego que la responsabilidad académica es activada este proceso no se puede reversar, al dar clic en el botón listado de docentes se puede visualizar el docente recién activado.


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Al seleccionar la pestaña filtro el usuario puede ver las siguientes opciones que son Pendiente, Rechazado y Aprobado, esto para facilitar la búsqueda de los docentes por estado como se muestra a continuación:


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Con esto se da por terminado el proceso de activación de la responsabilidad docente.


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3. FIRMAS

FIRMAS

Represent ante Plataforma -Universidad de Pamplona

Representante Cliente : Universidad de Pamplona.

Nombre

Adm. Alberto Camilo Martínez Galarza Analista de Pruebas Técnicas

Adm. Jair Alfonso Sereno Soto Analista de Pruebas Técnicas

Nombre Líder del Proyecto

Firma

Firma

aplicativo: responsabilidad y vinculación docente...

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