aplicativo: academusoft descriptor de procesos para: escuela...

Aplicativo: Academusoft

Descriptor de Procesos para:

Escuela Superior de Administración Pública

Plataforma – Universidad de Pamplona

2012

Descriptor de Procesos

Código FSE-49 v. 00

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Confidencial ESAP Página 2 de 74

HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versión Descripción Autor

07/12/2012 15.8

Se libera el aplicativo Academusoft, que

contiene los requerimientos establecidos por

el cliente: Escuela Superior de

Administración Pública ESAP.

Versión del aplicativo que contiene los requerimientos actuales: 3.2.10.00

Ing. Paola Jaimes

Analista de Pruebas Técnicas

07/12/2012 15.9

Revisión metodológica del Descriptor de procesos el cual contiene los requerimientos establecidos por la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP. Versión del aplicativo que contiene los requerimientos actuales: 3.2.10.00

Adm. Nidya Moreno Meaury

Analista de Pruebas Técnicas

11/12/2012 16.0

Revisión y aprobación del Descriptor de procesos el cual contiene descripción de procesos específicos para la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP. Versión del aplicativo que contiene los requerimientos actuales: 3.2.10.00

Ing. Yolanda Pérez

Cárdenas

Coordinadora Pruebas Técnicas



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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 5

1.1 PROPÓSITO ............................................................................................................................. 5

1.2 ALCANCE ................................................................................................................................. 5

1.3 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS ........................................................................ 6

1.3.1 Definiciones. ............................................................................................................................ 6

1.3.2 Siglas y Abreviaturas. ............................................................................................................. 6

1.4 REFERENCIAS ........................................................................................................................ 7

2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ................................................................................................ 8

2.1 PARAMETRIZACIÓN DE CURSOS VACACIONALES .......................................................... 8

2.1.1 Parametrización aplicativo Gestasoft. .................................................................................. 8

2.1.2 Parametrización aplicativo Académico. ............................................................................... 8

2.2 VACACIONAL AMBIENTE ADMINISTRADOR..................................................................... 16

2.2.1 Gestionar Vacacional. ........................................................................................................... 17

2.2.2 Materias de Vacacional. ........................................................................................................ 17

2.2.2.1 Gestionar Materias. ......................................................................................................... 20

2.2.2.2 Agrupar Materias. ............................................................................................................ 22

2.2.2.3 Estudiantes. ..................................................................................................................... 24

2.2.2.4 Selección. ......................................................................................................................... 25

2.2.2.5 Modificar Selección. ........................................................................................................ 26

2.2.2.6 Asociar Grupos. ............................................................................................................... 27

2.2.2.7 Matrícula Académica. ...................................................................................................... 29

2.2.3 Estudiantes. ........................................................................................................................... 31

2.2.3.1 Vacacional. ....................................................................................................................... 32

2.2.3.2 Selección. ......................................................................................................................... 37

2.2.3.3 Modificar Selección. ........................................................................................................ 38

2.2.3.4 Cambiar de Vacacional. .................................................................................................. 39

2.2.3.5 Consultar Notas. .............................................................................................................. 41

2.2.4 Selección................................................................................................................................ 44

2.2.5 Calificaciones. ....................................................................................................................... 44

2.2.5.1 Asignar Sistema de Evaluación. .................................................................................... 45

2.2.5.2 Calificar. ........................................................................................................................... 47



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2.2.5.2.1 Ingresar Calificaciones. .............................................................................................. 47

2.2.5.2.2 Ingresar Habilitaciones. .............................................................................................. 49

2.2.5.2.3 Ver. ................................................................................................................................ 50

2.2.5.3 Cierre. ............................................................................................................................... 51

2.2.5.4 Pagos de Habilitación. .................................................................................................... 53

2.2.6 Verificar Pago Oferta Gratis para Vacacionales. ............................................................... 55

2.3 Reportes de Vacacionales. .................................................................................................. 56

2.3.1 Lista de Inscritos. .................................................................................................................. 56

2.3.2 Reportes Masivos de Estudiantes Matriculados. .............................................................. 60

2.3.3 Reporte Listado de Liquidaciones Vacacionales. ............................................................. 65

3. FIRMAS ................................................................................................................................... 74



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1. INTRODUCCIÓN

En el siguiente descriptor presentamos de una manera clara y concisa la solución a los requerimientos presentados por el cliente, además se indica la parametrización en algunos casos si es necesario para la correcta ejecución de los procesos; de esta forma se podrá obtener el mejor resultado y el cumplimiento de lo requerido por el solicitante. Es importante resaltar que este documento también presenta definiciones de palabras o siglas que necesitan aclaración, propósito, alcance y las referencias propias de donde se tomó la información para realizar la solución de los cuestionamientos e inconvenientes presentados por los diferentes clientes. Finalmente se espera que este documento satisfaga las inquietudes y muestre la respectiva solución ilustrando de la mejor manera cada uno de los requerimientos consignados para la versión que se desea liberar. Las características descritas, permite parametrizar y utilizar el módulo Vacacionales para la Escuela Superior de Administración Pública. 1.1 PROPÓSITO El propósito es brindar a los usuarios un documento que facilite la forma de utilizar el aplicativo. 1.2 ALCANCE

1. El documento cuenta con la especificación del proceso que permite gestionar la

información desde la apertura o creación del vacacional hasta el cierre del mismo.

2. Los datos consignados que se observan a lo largo del documento hacen parte del proceso de pruebas. Se aclara que el cobro del vacacional se encuentra integrado en Gestasoft.

3. El ambiente en la ejecución de las pruebas cuenta con las siguientes características:

- Navegador Internet Explorer 9 - Publicador Apache Tomcat 5.5.31 - Sistema Operativo Seven, para el ambiente del usuario final. - Sistema Operativo Red Hat Enterprise Linux Server versión 6.2 - Motor de base de datos de Oracle: versión 9i - Motor de base de datos de Postgresql: versión 8.2 - Versión de Acrobat Reader (versión 8.0 y superior). - Microsoft Office 2003 y versión superior.



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1.3 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS

1.3.1 Definiciones.

Academusoft: Sistema de información integrado, que involucra procesos académicos y de gestión administrativa. Su nombre está compuesto por dos raíces: Academus (del griego) que significa sitio de pensadores. Platón, discípulo de Sócrates, abrió una escuela pública, en la casa de Academus (academia), en la cual lo que su maestro le lego. Desprecia como él a los dioses del Olimpo y cree en la inmortalidad del alma; y Soft (del latín) es una abreviatura de software. El origen histórico de la palabra Academia, en su aplicación a las múltiples derivaciones de la filosofía platónica, se debe el nombre dado por los atenienses a un paseo plantado de plátanos y olivos, en un principio gimnasio, que fue después legado a la república por un contemporáneo de Teseo, llamado Academo. Al mencionado sitio concurría Platón para explicar filosofía, y a él, pagando tributo a la tradición, siguieron asistiendo con frecuencia los tenidos por discípulos del gran sistematizador de la dialéctica {1}. [687].

Cierre: Proceso académico que se encarga de enviar las notas de un estudiante obtenidas en el periodo actual, al registro académico de este.

Curso vacacional: Programación de cursos en periodo de vacaciones de los estudiantes, donde las exigencias académicas son equivalentes a la de una asignatura del respectivo plan de estudios.

Inscripción: Proceso de registro de la información académica de cursos vacacionales por parte de los estudiantes de la Institución con el fin de adelantar o nivelar estudios.

Parametrización: Acondicionar el sistema para la ejecución adecuada de los procesos.

Registro Académico: Información del estudiante sobre las materias cursadas y las notas asociadas a estas, en un periodo determinado.

Selección: Proceso en el cual se evalúan los estudiantes aspirantes a los cursos vacacionales y se da visto bueno para que sean asignados.

Vacacional: Proceso académico que las instituciones ofrecen a los estudiantes de los diferentes programas de pregrado para que repita, nivele o adelante asignaturas de su Plan de Estudios.

1.3.2 Siglas y Abreviaturas.

DANE: Departamento Administrativo Nacional de Estadística

ESAP: Escuela Superior de Administración Pública.

ID: Identificador, llave primaria o foránea de los registros en las tablas de la base de datos.

IES: Instituciones de Educación Superior.

SMVL: Salario mínimo legal vigente.



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TD: Tipo de Documento.

UP: Universidad de Pamplona. 1.4 REFERENCIAS

Título del Documento Fecha Organización que lo publica

Fuentes de Referencia

Requerimiento enviado por el área de Soporte, CAT 08-17039

28-06-2012 Universidad de

Pamplona Escuela Superior de

Administración Pública



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2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

2.1 PARAMETRIZACIÓN DE CURSOS VACACIONALES

2.1.1 Parametrización aplicativo Gestasoft. Crear los servicios que son integrados con académico, preferiblemente que lleven el mismo nombre, esto para evitar confusiones, se gestiona en la ruta: FACTURACIÓN Y CARTERA / TABLAS BÁSICAS / PRODUCTOS Y SERVICIOS. Una vez creados, ir la ruta: FACTURACIÓN Y CARTERA / ENLACES CON OTROS MÓDULOS/ INTEGRACIÓN Parámetros Academusoft; allí se presentan varios íconos pero se definen aquellos que se utilizan para los procesos de los diferentes tipos de pago. El centro de costo se asocia al programa en "Asociar programa centro de costo". El concepto se asocia en “Integración de conceptos” El punto de venta se asocia a la unidad en "punto de venta por unidad". El punto de venta se asocia con la unidad en FACTURACIÓN Y CARTERA / ENLACES CON OTROS MÓDULOS / INTEGRACIÓN / PARÁMETROS ACADEMUSOFT / PUNTO DE VENTA POR UNIDAD. Los servicios se asocian a los conceptos de académico en FACTURACIÓN Y CARTERA / ENLACES CON OTROS MÓDULOS / INTEGRACIÓN / PARÁMETROS ACADEMUSOFT / INTEGRACIÓN DE CONCEPTOS. El programa se debe asociar al centro de costo en FACTURACIÓN Y CARTERA / ENLACES CON OTROS MÓDULOS / INTEGRACIÓN / PARÁMETROS ACADEMUSOFT / ASOCIAR PROGRAMA CENTRO COSTO. 2.1.2 Parametrización aplicativo Académico. Para comenzar a utilizar el sistema, el estudiante debe contar con el Promedio Acumulado necesario para inscribirse en un curso vacacional. Asociar el periodo académico con el proceso y fechas en la funcionalidad RECURSOS ACADÉMICOS/ PERIODO ACADÉMICO. Parametrizar el código DANE en la ruta: Tablas Generales/ Datos de Universidad como se observa en la imagen:



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Gestionar los recargos por norma en la ruta: REGISTRO ACADÉMICO/ LIQUIDACIONES/ GESTIONAR RECARGOS POR NORMA; se declara la regional, metodología, nivel y modalidad académica del programa, se declara en tipo cobro „LIQUIDACIONES VACACIONALES‟.



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La Opción Agregar se encarga de definir los recargos a cobrar en la liquidación, para esto, se selecciona el programa o programas de interés, y se ingresa uno a uno los cobros definidos por Consejo Académico o personas encargadas de este proceso en la Institución. Se define la norma de aprobación de cobro para los vacacionales, la categoría o categorías que aplica, orden en que aparece el recargo, tipo de concepto que debe ser „MATRÍCULA VACACIONAL‟, el concepto „MATRÍCULA PARA VACACIONALES‟, la forma de liquidación que está definida como un valor fijo o un porcentaje basado en SMLV como se observa en la imagen a continuación, se aclara que el salario mínimo debe estar definido en la ruta: REGISTRO ACADÉMICO/ MATRÍCULA FINANCIERA/ SALARIO MÍNIMO.



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Las fechas límites, se declaran en la ruta: REGISTRO ACADÉMICO/ LIQUIDACIONES/ FECHA LÍMITE DE PAGO e indica el tiempo que tiene el estudiante para pagar el vacacional, se configura de acuerdo al tipo cobro como se observa en la siguiente imagen:



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Se gestionan las fechas en las cuales los pagos son oportunos, se realizan descuentos o se cobra un incremento en el pago de acuerdo a las decisiones tomadas por parte de las personas encargas de los vacacionales, el porcentaje debe ser basado en derechos de matrícula para que tome los incrementos.

En la ruta REGISTRO ACADÉMICO / LIQUIDACIONES / TABLAS BÁSICAS / DATOS DE CONCEPTO DE MATRÍCULA se crea el concepto de tipo Matrícula Vacacional.



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Crear el destino de cuenta bancaria en la ruta: REGISTRO ACADÉMICO/ LIQUIDACIONES/ TABLAS BÁSICAS/ GESTIONAR DESTINO DE CUENTA BANCARIA.

Crear la cuenta bancaria autorizada para la recolección de los pagos relacionados con cursos vacacionales en la ruta: REGISTRO ACADÉMICO/ LIQUIDACIONES/ TABLAS BÁSICAS/ AGREGAR DATOS DE CUENTA BANCARIA.

Relacionar la cuenta creada con el destino que para este caso es un vacacional en la ruta: REGISTRO ACADÉMICO/ LIQUIDACIONES/ TABLAS BÁSICAS/ ASIGNAR DESTINO DE CUENTA BANCARIA.

Las Cuentas por Programa se relacionan en la funcionalidad ubicada en la ruta: REGISTRO ACADÉMICO/ LIQUIDACIONES/ PARAMETRIZAR CUENTAS POR PROGRAMA, se selecciona



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el destino tipo vacacionales, las categorías autorizadas para cursos vacacionales el banco autorizado y los semestres de interés, como se observa en la siguiente imagen:

Programar el proceso con los destinos de las cuentas en la ruta: REGISTRO ACADÉMICO/ LIQUIDACIONES/ TABLAS BÁSICAS/ ASOCIAR DESTINO CUENTA PROCESO, como se observa en la siguiente imagen, se selecciona el proceso que es Inscripción Vacacionales y el destino cuenta que sea la creada para los vacacionales.



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Se debe parametrizar la configuración regional, esto se realiza en: REGISTRO ACADÉMICO / LIQUIDACIONES / TABLAS BÁSICAS / CONFIGURACIÓN REGIONAL, se selecciona la plantilla llamada: Escuela Superior de Administración Pública. Se debe verificar la demanda de los estudiantes, esto se realiza en REGISTRO ACADÉMICO / PROYECTAR DEMANDA / ESTUDIANTES. Se debe verificar la programación académica, que involucra la creación de los grupos y asignación de docentes en REGISTRO ACADÉMICO / HORARIOS / HORARIOS POR MATERIA. Se debe gestionar la ubicación semestral, en la siguiente ruta: RECURSO ACADÉMICO / ESTRUCTURA CURRICULAR /GESTIONAR DATOS DE PENSUM / PARAMETRIZAR UBICACIÓN SEMESTRAL.



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2.2 VACACIONAL AMBIENTE ADMINISTRADOR

La correcta parametrización de este módulo, ofrece una oportunidad a los estudiantes de la Institución en realizar cursos en vacaciones para cada una de las materias que tenga pendientes como una opción de nivelación o como una manera de adelantarlas y de esta forma terminar de manera rápida el programa o carrera que cursa en la Institución. El curso es parametrizable de acuerdo a las decisiones tomadas por el Consejo Académico o personas encargadas en definir un vacacional. Para crear un curso, el administrador debe ingresar por la funcionalidad Vacacionales que se encuentra ubicada en el módulo de Procesos Especiales, se selecciona la Unidad Regional de interés, periodo académico en el que crea el curso, cuando no existen vacacionales el campo donde se listan se observa en blanco, una vez registrado, se ingresa por medio de este curso vacacional y se gestiona la información pertinente como materias, estudiantes, la selección de ellas y el ingreso de las calificaciones.



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La Opción Continuar permite que el administrador tenga varias opciones por ejecutar sobre el curso vacacional, como se observa en la siguiente imagen:

2.2.1 Gestionar Vacacional. Después de creado un vacacional, esta funcionalidad permite cambiar el estado de este, como se observa en la siguiente imagen:

2.2.2 Materias de Vacacional. Esta funcionalidad permite crear o agregar al sistema las materias que se van a ofrecer en un vacacional, cuando se ingresa se pide al administrador realizar la búsqueda de una materia, se ingresa el código, el nombre de la materia, el tipo o ningún parámetro para este caso, se da clic en buscar, como se observa a continuación:



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Cuando no se han gestionado materias para un vacacional, el sistema muestra la lista vacía, entonces, se debe comenzar con la gestión de estas, existen dos opciones para crearlas, ya sea una por medio del botón agregar o masivamente al cargar un archivo en el sistema. Cuando existen materias en el vacacional, estas se listan como en la siguiente imagen:



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La Opción Agregar, permite añadir materias uno a uno en un vacacional, es necesario ingresar el código o nombre de materia y si quiere el administrador escoger el tipo de materia de interés, en este caso los dos tipos de materias aceptados para ofertar en un vacacional son Normales o Banco: El botón buscar permite ubicar y traer los datos de la materia que se encuentra en el sistema sin importar si está gestionada para ese vacacional, se selecciona y se indica por medio de un campo si es gratis, esto lo define el Consejo Académico; Cuando la Materia es banco, existe una segunda interfaz donde lista las materias hijas y el administrador puede gestionar cuál de todas estas se va a ofrecen en el vacacional.

La Opción Eliminar, permite borrar las materias que no se incluyen en la oferta para este vacacional. La Opción Activar, se encarga de poner en uso una materia que se encontraba inactiva o cerrada, para ello se selecciona la materia y se da clic en la opción, una alerta le recuerda que está a punto de ejecutar el proceso, por lo cual el administrador debe dar clic en aceptar y de esta manera la materia cambia de estado. La Opción Cerrar, permite cambiar el estado de oferta a una materia, con esta opción el sistema indica que en la materia seleccionada no se pueden inscribir más estudiantes. La Opción Continuar se encarga de gestionar diferentes datos a cada materia seleccionada, la siguiente imagen representa la opciones que se aplican para dar continuidad al proceso, se



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observan los datos de la materia asociada a la regional en la que se ingresó y se indica la cantidad de inscritos, aceptados, rechazados, estudiantes pendientes y el estado de la materia.

2.2.2.1 Gestionar Materias. Esta funcionalidad se encarga de asociar pensum a cada materia donde se encuentra asociada, al ingresar, se observan los pensum que se han avalado para tal fin y dependen también del cargue del archivo que se ha hecho, se presenta un resumen de la materia con el periodo y regional donde se gestionó el vacacional.



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La Opción Agregar, se encarga de asociar varios pensum a una materia, con este proceso se abre la oferta de inscripción para los estudiantes que pertenecen a determinado pensum, tener en cuenta que lista los pensum siempre y cuando estos se encuentren asociados a programas dentro de la misma regional, en caso contrario no lista, porque la convocatoria de vacacional es otra. Cuando la materia es banco, en la parte inferior de la interfaz se listan las materias hijas y el usuario puede seleccionar las que quiera asociar para el pensum que escogió en la parte superior.



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La Opción Modificar, permite cambiar la información que se encuentra gestionada, para eso, se chequea la información y se da clic en el botón modificar. La Opción Eliminar se encarga de borrar del sistema los pensum en los que se ofrece el curso vacacional. 2.2.2.2 Agrupar Materias. Permite unir los grupos de las materias que tienen equivalencia en el pensum, verificar la equivalencia en la ruta: Recursos Académicos/ Estructura Curricular/ Gestionar Datos de Pensum/ Equivalencia de Materias. El sistema lista las materias que se han agrupado, como se observa en la imagen, indicando los datos de la materia seleccionada.



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Para observar la equivalencia se ingresa por la materia equivalente, no por la base, de esta manera el sistema lista las materias que están asociadas a ella como base y está como equivalente, la Opción Agregar permite aprobar las materias equivalentes que se van a unir, para que los estudiantes pertenezcan a una misma materia; esta agrupación se hace después de realizar el pago de vacacionales por parte de los estudiantes.



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La Opción Eliminar, permite quitar del sistema las unificaciones que se hacen, de acuerdo a la equivalencia existente entre las materias, para esto se selecciona la materia o materias de interés y se da clic en la opción como se indica en la imagen:

Cuando se ha creado la agrupación, los estudiantes aceptados y pagados en las materias de cálculo I y matemáticas I se listan en esta materia para cursar el vacacional en Matemática I y no en las mencionadas anteriormente, tener en cuenta que no pueden estar matriculados los estudiantes en cada una de las materias para la agrupación. 2.2.2.3 Estudiantes.

Lista los estudiantes que se encuentran asociados en la materia, identifica en cada uno de ellos el documento de identidad, nombre, pensum al que pertenece, estado del vacacional que puede ser aceptado, rechazado o pendiente, orden que corresponden a la posición en la que fue inscrita en el vacacional, el estado del pago que puede ser pendiente o pagado y el grupo de vacacional en el que está matriculado, los grupos se crean en la siguiente ruta: REGISTRO ACADÉMICO/ HORARIOS/ HORARIOS POR MATERIA/ MATERIAS/ GESTIONAR DATOS DE GRUPO. Cuando existe una agrupación de materias equivalentes, los estudiantes de las otras materias se listan en la materia que agrupó siempre y cuando se haya hecho el pago del vacacional y de esta manera matricularlos.



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2.2.2.4 Selección.

Esta funcionalidad se encarga de realizar el proceso de selección a la materia escogida, donde se aprueba o se rechaza el cupo a cada uno de los estudiantes inscritos al vacacional. Importante: Para ejecutar el proceso, se da clic en la funcionalidad y aceptar a una alerta de confirmación, como se observa en la siguiente imagen, se aclara que debe existir un cierre académico para los estudiantes a realizar selección y verificar la demanda de estos. Las materias gratis no generan liquidación, pero se deben pagar en la ruta: PROCESOS ESPECIALES/ VACACIONAL/ VERIFICAR PAGO OFERTAS GRATIS PARA VACACIONALES.



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2.2.2.5 Modificar Selección.

Por medio de esta, se puede cambiar el estado de los estudiantes pertenecientes a una materia del vacacional seleccionado, se escoge el estado y se ingresa la observación, como se observa en la imagen, los estudiantes con estado ACEPTADO no se listan en la funcionalidad ya que no pueden ser modificados, tener en cuenta que esta funcionalidad no genera liquidación para el estudiante para esa materia inscrita.



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2.2.2.6 Asociar Grupos.

La funcionalidad se encarga de asociar los grupos creados para cursar los vacacionales. La siguiente imagen permite ver los diferentes grupos que se encuentran asociados, indicando el nombre del grupo y la fecha inicial como final que se gestionan al momento de crearlo e indica que durante ese tiempo se van a realizar las clases o evaluaciones pertinentes, por defecto el sistema los crea con las fechas inicio y fin de clases configuradas para el periodo académico, pero en caso que sea necesario el usuario puede modificar esta información.



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La Opción Agregar permite asociar los grupos en los que se matriculan los estudiantes, el sistema lista los grupos creados para esta materia, el administrador los selecciona y registra la información como se observa en la siguiente imagen:



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La Opción Eliminar se encarga de borrar una asociación de grupos creada anteriormente. 2.2.2.7 Matrícula Académica. La funcionalidad se encarga de aceptar a cada uno de los estudiantes seleccionados en el vacacional. Cuando se ingresa a la funcionalidad el sistema lista las personas que se encuentran matriculadas en la materia y asociados a diferentes grupos, tener en cuenta que se listan las personas con estado pagado, las materias gratis el pago se registra en la funcionalidad PROCESOS ESPECIALES/ VACACIONAL/ VERIFICAR PAGO OFERTAS GRATIS PARA VACACIONALES. Cuando se matriculan estudiantes en materias tipo banco tener en cuenta cual materia se va a gestionar y seleccionar de esta manera SOLO los estudiantes inscritos en ella, ya que, se listan todos los estudiantes de las materias banco ofrecidas y al no tener cuidado se puede matricular un estudiante que no corresponda. Para poder matricular estudiantes se debe asociar primero el grupo, la ruta es PROCESOS ESPECIALES/ VACACIONAL/ MATERIAS DE VACACIONAL/ ASOCIAR GRUPOS se encarga de verificar que el grupo se encuentre asociado a la materia.



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La Opción Agregar, permite matricular los estudiantes en un grupo, para ello se define el grupo al que va a estar asociado, como se observa a continuación:



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La Opción Eliminar se encarga de excluir un estudiante del grupo. 2.2.3 Estudiantes.

Permite realizar varias acciones sobre un estudiante dado, en la cual puede inscribir materias, ver el pago o realizar el pago de ellas, seleccionar el estudiante, modificar una selección hecha, cambiar de vacacional y consultar notas como se observa en la siguiente imagen:



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2.2.3.1 Vacacional.

Esta funcionalidad permite agregar más materias a un vacacional, la interfaz está compuesta en dos, las materias que tiene actualmente inscritas o matriculadas y las materias ofertadas para el estudiante, de acuerdo a la prioridad en que desea que sea aprobado el curso vacacional, el estudiante las agrega una a una como se observa en la siguiente imagen:



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Opción Ver Liquidación, permite consultar la liquidación generada para una materia donde ha sido aceptado el estudiante a cursar el vacacional, en la imagen a continuación se puede conocer la materia del vacacional, concepto liquidado, fechas límites de pago, cuentas bancarias, referencia de pago, estado de la liquidación, periodo liquidado, fecha de expedición y datos personales del estudiante.



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La siguiente imagen corresponde al formato de pago creado para la ESAP y el comprobante generado al banco donde se incluye el código de barras que contiene el valor a pagar y la fecha límite para efectuarlo, la entidad bancaria autorizada y datos del estudiante.

La Opción Agregar, se encarga de anexar una materia al vacacional, para esto, se escoge la materia ofertada y se ingresa la observación correspondiente a la adición que se está haciendo como se observa en la siguiente imagen: La Opción Eliminar, suprime del sistema una materia del vacacional a un estudiante, se selecciona la materia, se anexa una observación referente a la eliminación, se observa en la imagen que la observación hecha al momento de agregar la materia la muestra el sistema cuando se va a eliminar: Al momento de generarse la liquidación en el proceso de selección se crea una orden de pedido que permite realizar el pago en el aplicativo Gestasoft, esto se puede verificar en la ruta: REGISTRO ACADÉMICO/ LIQUIDACIONES/ LIQUIDACIÓN INDIVIDUAL/ CONSULTAR LIQUIDACIÓN/ ORDEN DE PEDIDO.



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2.2.3.2 Selección. Esta funcionalidad se encarga de realizar el proceso de selección del estudiante en las materias donde se encuentre con estado INSCRITO, el pago del vacacional debe estar PAGADO. Para ejecutar el proceso, se da clic en la funcionalidad y en la opción aceptar de la alerta de confirmación. Tener en cuenta que para la selección, debe existir un cierre académico, ya que la selección tiene en cuenta materias requisitos y correquisitos, por lo tanto la demanda debe existir; el proceso de demanda se genera automáticamente cuando el proceso de cierre se hace masivamente, de lo contrario verificar y generar la demanda. El periodo en que se cursa el vacacional debe estar activo para el proceso de selección y en este periodo activo se corre la selección. Las materias gratis no generan liquidación, pero se deben pagar en la ruta: PROCESOS ESPECIALES/ VACACIONAL/ VERIFICAR PAGO OFERTAS GRATIS PARA VACACIONALES.



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2.2.3.3 Modificar Selección.

Esta funcionalidad permite cambiar el estado de selección de un estudiante que ya ha sido procesado en la funcionalidad anterior del punto 2.1.1.3.2 o en la funcionalidad 2.2.1.4 que permite un proceso masivo, para esto, se escoge la materia de interés y se cambia el estado, se debe ingresar las observaciones pertinentes al cambio realizado y dar clic en Modificar, como se observa a continuación. Se aclara que un estudiante con estado ACEPTADO no se puede volver a modificar.



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2.2.3.4 Cambiar de Vacacional. Esta funcionalidad permite cambiar la unidad a otra donde se ofrezca un vacacional, el sistema lista las Unidades y el administrador selecciona la de interés, en ese momento se observan las materias ofertadas como vacacional se seleccionan y se registra la información. Las materias se listan cuando las materias son las mismas o se ofrecen en el mismo pensum de una regional diferente, en este caso se listan y se puede realizar el cambio.



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2.2.3.5 Consultar Notas. La funcionalidad permite conocer las calificaciones obtenidas por el estudiante en cada una de las materias donde se encuentra matriculado.

Al seleccionar la materia se detallan las calificaciones obtenidas y en caso de haber presentado se puede observar la nota de la habilitación.



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La opción imprimir detalla para todas las materias las calificaciones obtenidas y la nota de la habilitación.



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2.2.4 Selección.

Esta funcionalidad se encarga de realizar el proceso de selección a cursos vacacionales, ofertados en el periodo donde encuentren estudiantes inscritos de todos los programas en una Unidad Regional seleccionada, para dar inicio al proceso se debe dar clic a la opción ACEPTAR de la pantalla de confirmación, se debe esperar un tiempo mientras el proceso termina, al finalizar se observa una pantalla donde se indica la razón por la cual no se tuvo en cuenta a un estudiante, como se observa a continuación, tener en cuenta el cierre académico del estudiante y la demanda generada. Las materias gratis no generan liquidación pero deben cambiar el estado PAGADO en la ruta: PROCESOS ESPECIALES/ VACACIONAL/ VERIFICAR PAGO OFERTAS GRATIS PARA VACACIONALES.

2.2.5 Calificaciones.

Esta modalidad permite al usuario gestionar el proceso de calificaciones de los vacacionales, asignar el sistema de calificación a los grupos de las materias, calificar los estudiantes, realizar los pagos de las habilitaciones, como se observa en la siguiente imagen:



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2.2.5.1 Asignar Sistema de Evaluación.

Permite definir a un grupo de materias el sistema de evaluación con el que va a trabajar, se debe verificar que exista el sistema de evaluación en la ruta: REGISTRO ACADÉMICO/ CALIFICACIONES/ SISTEMA DE EVALUACIÓN/ SISTEMA DE EVALUACIÓN, una vez verificado se selecciona el correcto y se da clic en la opción Continuar.

Al momento de definir el sistema de evaluación que se aplica para el vacacional en curso, se observan los grupos de las materias que se ofertan en el vacacional que se encuentren activos para el periodo y estén asociados en este, las siguientes rutas permiten tener una aclaración de lo dicho anteriormente, la ruta: REGISTRO ACADÉMICO/ HORARIOS/ HORARIOS POR MATERIAS/ MATERIAS/ GESTIONAR DATOS DE GRUPO se encarga de verificar que el grupo se encuentre creado y activo, la ruta: PROCESOS ESPECIALES/ VACACIONAL/ MATERIAS DE VACACIONAL/ ASOCIAR GRUPOS se encarga de verificar que el grupo se encuentre asociado a la materia; una vez verificado se seleccionan los grupos de interés y se registra la información como se observa a continuación.



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Después de terminado el proceso, se observa una interfaz con los datos de los grupos que no son tenidos en cuenta en la asignación por diferentes causas, el ejemplo identifica los grupos que ya se encontraban calificados y por esta razón tienen definido un sistema de calificación:



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2.2.5.2 Calificar.

Esta funcionalidad le permite al administrador del sistema, calificar cada uno de los grupos que tienen definido un sistema de calificación. El aplicativo pide ingresar el código o nombre de la materia para realizar la búsqueda, tal como se observa en la siguiente imagen:

Una vez se tiene la materia de interés, se listan los grupos que se encuentran activos a los cuales se les asignó el sistema de calificación y sobre este se ingresan los valores de las calificaciones y las habilitaciones en caso que sea necesario:

2.2.5.2.1 Ingresar Calificaciones. Por medio de esta funcionalidad el administrador puede ingresar los valores de las notas definidas para el sistema de calificación, se debe verificar lo siguiente en las siguientes rutas: REGISTRO ACADÉMICO/ SISTEMA DE EVALUACIÓN/ ASIGNAR SISTEMA DE EVALUACIÓN se verifica el



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sistema de evaluación asignado a los grupos, REGISTRO ACADÉMICO/ CALIFICACIONES/ SISTEMA DE EVALUACIÓN/ NOTAS se verifican las notas definidas en el sistema de evaluación, las fechas de calificaciones deben estar vigentes, esto se hace en la ruta: REGISTRO ACADÉMICO/ CALIFICACIONES/ FECHAS PARA INCLUSIÓN DE CALIFICACIONES, una vez verificadas son seleccionadas para ser calificadas como se observa en la siguiente imagen:

El administrador puede ingresar las calificaciones a cada uno de los estudiantes que se encuentran matriculados en el grupo y registrar la información, como se observa en la siguiente imagen:



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2.2.5.2.2 Ingresar Habilitaciones. Esta funcionalidad permite ingresar las notas de las habilitaciones de los estudiantes que se quedan habilitando y hacen el pago de esta, tener claro que los estudiantes los lista el sistema siempre y cuando el pago se registre en la ruta: PROCESOS ESPECIALES/ VACACIONALES/ PAGOS DE HABILITACIÓN.



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2.2.5.2.3 Ver. Permite ver las calificaciones que se han ingresado en cada uno de los estudiantes, el siguiente ejemplo corresponde al momento en que solo se ha calificado el primer estudiante y una nota diferente a la que se ingresó en la funcionalidad anterior.

La Opción Imprimir permite descargar la información en un documento en formato .PDF con la información que se aprecia en la interfaz.



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2.2.5.3 Cierre.

Esta funcionalidad permite realizar el cierre a una materia del vacacional, se ingresan los datos de la materia de interés en el caso de querer cerrar esa materia o no se ingresa criterio de búsqueda y se clic al botón continuar.

La Opción Continuar permite parametrizar la manera como se va a hacer el cierre, esto significa, escoger si se van a procesar los no calificados y si se van a trasladar las notas perdidas al registro académico del estudiante, esto depende si el administrador escoge SI como respuesta a estos dos, el sistema entonces pasa todos los registros al registro académico del estudiante. IMPORTANTE: Tener en cuenta la siguiente situación: Un curso vacacional se puede cruzar con la matrícula académica de los estudiantes de la Institución, estos estudiantes deben realizar la matrícula para el semestre en grupos diferentes a los ofrecidos para el vacacional.



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Al terminar el proceso, la interfaz permite ver cada una de las materias escogidas para el cierre, indicando el resultado del mismo, en el ejemplo se observa un grupo de una materia que no pudo ser procesada, se observa una X en el campo proceso, si hubiese sido procesado se observaría un visto bueno.

Una vez se procesan las materias se consulta el registro académico del estudiante en el que se puede ver las notas obtenidas por el vacacional, en este momento no se genera ni promedio de semestre ni promedio acumulado, este se calcula al momento del cierre de periodo y tiene en cuenta las notas de las materias de vacacional, la funcionalidad que detalla la información de los grupos y la manera de obtener la calificación se encuentra en la ruta: REGISTRO ACADÉMICO/ CALIFICACIONES/ CONSULTAR NOTAS/ CONSULTAR DETALLE DEL REGISTRO.



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2.2.5.4 Pagos de Habilitación. Esta funcionalidad, le permite al administrador del sistema ingresar las referencias de pago para las habilitaciones de un curso vacacional pagadas por un estudiante, se ingresa el código o nombre de la materia como se observa a continuación.



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Una vez encontrada la materia, el sistema la lista y se da clic en la opción continuar como se observa en la siguiente imagen:

En la imagen a continuación se observa la lista de grupos de vacacionales que tiene asignada la materia, se escoge uno de ellos y de esta manera se obtiene la información de los estudiantes a habilitar, para ello, se necesario continuar con el proceso.



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Una vez seleccionado el grupo, se obtiene la lista de los estudiantes, el sistema exige al administrador ingresar la referencia de pago dado por la entidad bancaria al momento de hacer el pago como derecho a presentar la habilitación, de esta manera queda registrada la información de las habilitaciones pagadas por los alumnos de la Universidad. Tener en cuenta que las habilitaciones DE VACACIONAL no generan liquidación y por lo tanto no se encuentra integrado con Gestasoft.

2.2.6 Verificar Pago Oferta Gratis para Vacacionales. La funcionalidad se encarga de poner en estado PAGADO todas las inscripciones de las materias de los estudiantes cuando estas se encuentran parametrizadas o definidas como GRATIS en el aplicativo. El sistema arroja un resumen con la información del proceso, indicando la cantidad de estudiantes con materias gratis y la cantidad de esos estudiantes que fueron procesados, un estudiante procesado significa que el pago de una materia del vacacional queda pagado.



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2.3 Reportes de Vacacionales. La funcionalidad permite obtener el reporte de los estudiantes Inscritos a un Vacacional y el reporte de estos estudiantes que completaron el proceso de matrícula.

2.3.1 Lista de Inscritos.

Ofrece un reporte de los estudiantes que se inscribieron en cada una de las materias ofertadas en el vacacional, se selecciona la unidad Regional y el periodo académico de este, como se observa en la imagen:



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La Opción Continuar despliega la información del vacacional activo para la regional y las materias asociadas a este como se observa en la imagen:



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La Opción Continuar le permite al administrador ver la lista de estudiantes que se encuentran inscritos en la materia anteriormente seleccionada.



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La Opción Imprimir descarga esta información en un archivo con extensión PDF.



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2.3.2 Reportes Masivos de Estudiantes Matriculados. La funcionalidad permite obtener el consolidado de los estudiantes que se encuentran matriculados en las materias ofertadas en el vacacional, se debe escoger la Unidad o Unidades Regionales que desee el administrador, el periodo académico en el que se matricularon los estudiantes como se observa en la imagen:



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Una vez seleccionadas las regionales y periodos de interés se listan los programas académicos y materias en los que existen registros de estudiantes matriculados en vacacionales.



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Cuando no existen datos en los programas y materias seleccionadas el reporte se genera de la siguiente manera.



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Cuando existen datos, el reporte es el siguiente; la línea azul separa el dato de cada grupo existente en una materia cuando en ellos se encuentran estudiantes matriculados para el vacacional.



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La Opción Imprimir, descarga en un archivo la información contenida en la interfaz, como se observa en la imagen:



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2.3.3 Reporte Listado de Liquidaciones Vacacionales. La Funcionalidad se encuentra en la ruta: REPORTE/ LIQUIDACIONES/ REPORTES POR PROGRAMA/ LISTADO DE LIQUIDACIONES VACACIONALES se encarga de brindar un consolidado de los estudiantes con liquidación para cada una de las materias donde fue seleccionado en el vacacional. Existen dos opciones de Reporte, un reporte simple y un extendido donde la información de este último es más detallada, para tener una información más certera o que se acerque más a los intereses, el administrador ingresa un rango de fechas del reporte a generar se aclara que esta opción no es obligatoria, importante resaltar que el periodo seleccionado debe ser el periodo asociado a las liquidaciones de vacacionales.



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Reporte Simple: Permite ver la información de los estudiantes liquidados por cada materia donde fue aceptado en el vacacional, valor liquidado por la materia, valor del descuento, valor a pagar, total pagado, la diferencia entre el valor a pagar y el valor pagado y el estado del pago como se observa en la imagen:



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Al seleccionar la Opción Ver Liquidación, el sistema lista el número de conceptos liquidados dependiendo de las materias seleccionadas en las que se creó una liquidación, año y periodo liquidado, valor liquidado, valor a pagar y fechas límites como se observa en la imagen:



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La Opción Imprimir, entrega en un archivo la información impresa de todos los estudiantes a los que se les generó una liquidación.



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La Opción Archivo Plano descarga la información en una hoja de cálculo, se descarga este en un link “Clic acá para descargar”

El archivo generado es el siguiente que contiene la información de la interfaz y adicional la referencia de pago al igual que el archivo en PDF generado.



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Reporte Extendido: Permite obtener una información más completa de las liquidaciones y el estado en que se encuentran, esa información hace referencia a los créditos que tiene cada materia y el rango de fechas de pago.



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El comportamiento de las opciones es similar al reporte simple, la siguiente imagen representa la Opción Imprimir.

La Opción Archivo Plano, descarga la información como en el ejemplo dado en la siguiente imagen:



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3. FIRMAS

FIRMAS

Representante Plataforma-Universidad de Pamplona

Representante Cliente: Escuela Superior de Administración Pública

Nombre Ing. Paola Jaimes Villamizar

Analista de Pruebas

Nombre Líder del Proyecto

Firma

Firma

aplicativo: academusoft descriptor de procesos para: escuela...

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