aplicativo: academusoft avanza alertas tempranas descriptor...

Aplicativo: Academusoft Avanza Alertas Tempranas

Descriptor de Procesos para: Universidad de Pamplona.

Plataforma – Universidad de Pamplona 2014

Descriptor de Procesos Código FSE-49 v. 01

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HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versión Descripción Autor

05/10/2014 0.9

Descriptor de procesos específicos mejorado para el cliente: Universidad de Pamplona Detalle de los requerimientos: Se va a probar las funcionalidades creadas para el aplicativo de avanza:

• Complejidad de Programas y Materias.

• Tipo de Riesgo. • Alertas. • Variables. • Calcular Semáforo de Riesgo. • Semáforo de Riesgo por Programa.

Se liberará en la versión del aplicativo Avanza Alertas Tempranas 1.0.01.00

Adm. Nidya Moreno Meaury

Analista de Pruebas

Técnicas

26/10/2014 1.0

Revisión metodológica del Descriptor de procesos el cual contiene los requerimientos hechos para el cliente Universidad de Pamplona. Se liberará en la versión del aplicativo Avanza Alertas Tempranas 1.0.01.00.

Adm. Martha Hernández Mogollón.

Analista de Pruebas

Técnicas


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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 4

1.1 PROPÓSITO .......................................................................................................................... 4

1.2 ALCANCE ........................................... ................................................................................... 4

1.3 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS ............... ........................................................ 5

1.3.1 Definiciones. ..................................... .................................................................................... 5

1.3.2 Siglas y Abreviaturas. ............................ .............................................................................. 5

1.4 REFERENCIAS: ...................................... ............................................................................... 5

2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ........................... ................................................................... 8

2.1 INSTALACIÓN DEL APLICATIVO AVANZA ................. ......................................................... 8

2.2 COMPLEJIDAD DE PROGRAMAS Y MATERIAS ............... ................................................ 10

2.3 TIPO DE RIESGO ................................................................................................................ 11

2.4 ALERTAS ........................................... ................................................................................. 13

2.5 VARIABLES.......................................... ............................................................................... 15

2.6 CALCULAR SEMÁFORO DE RIESGO ....................... ......................................................... 20

2.7 SEMÁFORO DE RIESGO POR PROGRAMA ................... ................................................... 27

3. FIRMAS ............................................................................................................................... 50


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1. INTRODUCCIÓN En el siguiente descriptor presentamos de manera clara y concisa la solución a los requerimientos presentados por el cliente, además se indica la parametrización en algunos casos si es necesario para la correcta ejecución de los procesos; de esta forma se podrá obtener el mejor resultado y el cumplimiento de lo requerido por el solicitante. Es importante resaltar que este documento también presenta definiciones de palabras o siglas que necesitan aclaración, propósito, alcance y las referencias propias de donde se tomó la información para realizar la solución de los cuestionamientos e inconvenientes presentados por los diferentes clientes. Finalmente se espera que este documento satisfaga las inquietudes y muestre la respectiva solución ilustrando de la mejor manera cada uno de los requerimientos consignados para la versión que se desea liberar. 1.1 PROPÓSITO El propósito de este documento es dar a conocer al cliente la solución implementada a las solicitudes presentadas por éste a través del área de Soporte Tecnológico y/o Consultoría. 1.2 ALCANCE

Este documento presenta la descripción detallada de:

1. Se va a probar las funcionalidades creadas para el aplicativo de avanza:

• Complejidad de Programas y Materias. • Tipo de Riesgo. • Alertas. • Variables. • Calcular Semáforo de Riesgo. • Semáforo de Riesgo por Programa.

2. Se puntualiza que los valores parametrizados en el sistema y que se plasman al interior del

documento son ejemplos desarrollados durante el proceso de pruebas.

3. El ambiente de la ejecución de pruebas cuenta con las siguientes características de ejemplo:

- Navegador Internet Explorer 9 - Publicador Apache Tomcat 5.5.31 - Sistema Operativo Windows Seven, para el ambiente del usuario final. - Sistema Operativo aplicaciones Linux 2.6.9-5 - Motor de base de datos de Oracle: versión 9i - Motor de base de datos de Postgresql: versión 8.2 - Versión de Acrobat Reader versión 8.0. - Microsoft Office 2007.


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1.3 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS 1.3.1 Definiciones. ● Academusoft : Sistema de información integrado, que involucra procesos académicos y de

gestión administrativa. Su nombre está compuesto por dos raíces: Academus (del griego) que significa sitio de pensadores. Platón, discípulo de Sócrates, abrió una escuela pública, en la casa de Academus (academia), en la cual lo que su maestro le lego. Desprecia como él a los dioses del Olimpo y cree en la inmortalidad del alma; y Soft (del latín) es una abreviatura de software. El origen histórico de la palabra Academia, en su aplicación a las múltiples derivaciones de la filosofía platónica, se debe el nombre dado por los atenienses a un paseo plantado de plátanos y olivos, en un principio gimnasio, que fue después legado a la república por un contemporáneo de Teseo, llamado Academo. Al mencionado sitio concurría Platón para explicar filosofía, y a él, pagando tributo a la tradición, siguieron asistiendo con frecuencia los tenidos por discípulos del gran sistematizador de la dialéctica {1}. [687].

● Parametrización: Acondicionar el sistema para la ejecución adecuada de los procesos. Implica la gestión de registro de información propia de los administradores del sistema, servidores públicos, entre otros.

1.3.2 Siglas y Abreviaturas.

• AVANZA: Sistema de alertas tempranas.

• CAT: Centro de Asistencia Técnica.

• ID: Identificador, llave primaria o foránea de los registros en las tablas de la base de datos.

• TD: Tipo de Documento.

• UP: Universidad de Pamplona.

1.4 REFERENCIAS:

Título del Documento Fecha Organización que lo publica Fuentes de Referencia

Requerimiento solicitado por el Área de Soporte a través del CAT N° 51-13103

21-08-2014 Universidad de

Pamplona UP



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29-07-2014 Universidad de Pamplona

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2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA Las soluciones planteadas por el equipo de desarrollo se diseñaron con el fin de minimizar las fallas ocurridas en los diferentes procesos del sistema, los cuales son ejecutados en la actualidad en la institución. No obstante el objetivo que se persigue es que los procesos se realicen en forma rápida y precisa teniendo en cuenta que los datos a suministrar al sistema deben ser de la misma forma para que de esta manera los resultados arrojados sean confiables. A continuación se describen las soluciones implementadas. 2.1 INSTALACIÓN DEL APLICATIVO AVANZA Para el correcto funcionamiento del aplicativo Academusoft Avanza se debe configurar el server.xml (que se encuentra en la carpeta conf del publicador) con el pool de conexiones y los contextos que se van a tener en el publicador. De igual forma debe configurar el archivo web.xml (que se encuentra en la carpeta WEBINF) dentro de cada aplicativo instalado, en la siguiente ruta de ejemplo: Webapps / Academusoft / academico / WEB-INF). Se deben especificar las direcciones (Ip’s y puertos de los publicadores que contienen el contexto del aplicativo académico). Se debe configurar el Vortal con la dirección de la aplicación, la configuración de las funcionalidades y los estilos, así mismo la asignación del rol. Posteriormente de realizar este proceso se debe ingresar al aplicativo como se muestra en la siguiente imagen.


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Cuando el usuario ingresa al aplicativo se despliega una interfaz en donde se visualiza el árbol con las respectivas funcionalidades como se muestra a continuación.


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2.2 COMPLEJIDAD DE PROGRAMAS Y MATERIAS La funcionalidad inicia con la búsqueda de los respectivos programas, sólo mostrarán aquellos para los cuales el usuario que esté realizando el proceso tenga permisos. Es importante tener en cuenta que para gestionarle los debidos permisos se debe ingresar a la siguiente ruta en el aplicativo de Académico UP Académico / Procesos Especiales / Restricciones a nivel de datos.

Dentro de esta funcionalidad se encuentran las opciones de Buscar Listar y Agregar siendo este ícono el primero a configurar, es aquí en donde el usuario puede ver los programas a los que tiene permiso y así mismo crearlos como programas complejos, así mismo también se pueden configurar las materias complejas para el proceso de alertas tempranas. El usuario puede seleccionar uno o más programas del listado y dar la orden de registrar o elegir la opción materias. El usuario selecciona una o varias materias que tenga un grado de complejidad alto en el programa.

Para que las materias se listen se debe pulsar el siguiente ícono como se muestra en la siguiente imagen. Se debe seleccionar los programas o materias que el usuario creará como complejas y posteriormente pulsar el botón Agregar para ejecutar correctamente el proceso.


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2.3 TIPO DE RIESGO Esta funcionalidad permite al usuario ingresar la información sobre el tipo de riesgo, el cual se relacionará con cada una de las variables. Cuando se va a realizar el proceso de agregar se debe ingresar la descripción y el orden del tipo de riesgo como se muestra a continuación.


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En la siguiente imagen se muestra el listar del tipo de riesgo.

Si el usuario desea ver, modificar o eliminar la información del tipo de riesgo creado, debe pulsar el

ícono .


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En la siguiente imagen se muestra la opción modificar el tipo de riesgo.

A continuación se visualiza la interfaz en donde si el usuario desea se elimina el tipo de riesgo que fue registrado.

2.4 ALERTAS Esta funcionalidad permite modificar los riesgos creados para la medición de las variables, se debe

pulsar el ícono para modificar, y cambiar los colores que se utilizarán para la distinción de cada una de las alertas.


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Se debe pulsar el botón para seleccionar el color que se va a utilizar en cada uno de los riesgos, en la aplicación se configuró rojo para el riesgo crítico, naranja para el alto, amarillo para el medio y verde para el bajo.

Si el usuario selecciona el ícono de los lentes se muestra la información ya creada en cada uno de los riesgos como se visualiza en la siguiente imagen.


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2.5 VARIABLES Dentro de los enfoques principales que tiene la aplicación de alertas tempranas está el procesamiento de cada una de las variables con respecto a los riesgos establecidos para los estudiantes de un programa ofertado en la institución. Al ingresar a la funcionalidad se pueden visualizar las opciones de Buscar, listar y agregar; es importante tener en cuenta que se debe realizar primero el proceso de agregar la variable como se muestra a continuación. Es importante tener en cuenta que la toda la información en la variable gestionada es parametrizable según los datos que se vayan a registrar y a lo requerido por la institución.


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Cuando se pulsar la opción agregar se muestra un mensaje de que el proceso fue exitoso.

Según los requerimientos de la Universidad de Pamplona se deben registrar las siguientes variables: PÉRDIDA DE ASIGNATURA Esta variable permite identificar oportunamente la posibilidad de que un estudiante puede perder una asignatura según los resultados obtenidos en cada corte de calificaciones.


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REITERACION EN LA CANCELACIÓN DE UNA MISMA ASIGNATU RA Esta variable es empleada para determinar el riesgo de los estudiantes que han cancelado en más de una ocasión una misma asignatura y pueden estar en riesgo de deserción. Con el análisis de los resultados de esta variable se da un punto de referencia para determinar la problemática de cancelación de la materia por parte de los estudiantes. REITERACIÓN PÉRDIDA DE ASIGNATURA Esta variable permite determinar el riesgo de pérdida recurrente de una asignatura que puede concluir en que el estudiante quede por fuera del programa o incluso por fuera de la institución. PROMEDIO ACADÉMICO Permite detectar la alerta de acuerdo a los resultados del promedio acumulado. EDAD Permite detectar la alerta por edad para estudiantes NUEVOS con el fin de buscar ciertos criterios que pueden poner en riesgo de deserción los estudiantes. LUGAR DE PROCEDENCIA Permite detectar lugar de procedencia aplica para estudiantes NUEVOS. Se calcula haciendo el cruce entre la ciudad donde se oferta el programa y el lugar de procedencia del estudiante. Se tiene en cuenta solo al inicio del semestre para estudiantes nuevos. Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Lugar de Procedencia, igual al lugar de matrícula de programa = Riesgo Bajo Lugar de Procedencia distinto al lugar de matrícula del programa = Riesgo Alto INASISTENCIA Permite clasificar a los estudiantes en un nivel de riesgo de acuerdo a las faltas injustificadas a clase. Dependiendo de los criterios de riesgos parametrizados pondría al estudiante en el riesgo determinado dependiendo de las faltas a clase injustificadas. Posteriormente del proceso de registro de las anteriores variables, cuando el usuario desee puede realizar la búsqueda de las mismas, ya sea por el tipo de riesgo o por el nombre de la variable y si no desea aplicar este filtro solo debe dar clic sobre el botón Buscar, de esta manera se listaran todas las variables asignadas como se muestra a continuación


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Para realizar la configuración de los parámetros de medición (Si al agregar la variable se seleccionó

el check de Medición Por Rangos) se debe pulsar el ícono y escoger la opción de Listar Parámetros de Medición como se muestra en la siguiente imagen. Además al dar clic en el triángulo verde el usuario también puede modificar los datos ge

Para realizar el proceso de los parámetros de medición de cada una de las variables parametrizadas con mediada de rangos, se debe agregar los valores en la opción Agregar de esta misma funcionalidad, en el ejemplo se crearán los rangos para el riesgo bajo.


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Posteriormente de agregar los valores para el parámetro del Riego Bajo se listan todos los que ya se crearon para esta variable, como se muestra en la siguiente imagen.

Si el usuario desea modificar o eliminar alguno de los parámetros de medición agregados debe

pulsar el ícono para que se activen las opciones en la parte superior de la ventana de variables.


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En el listar de las variables se muestra este ícono que permite ver la definición de cada una, como se muestra en la siguiente imagen.

2.6 CALCULAR SEMÁFORO DE RIESGO Se debe realizar la búsqueda por unidad regional, (para este caso se creó un campo para poder filtrar este dato escribiendo las primeras tres letras de la misma); además se debe seleccionar el periodo (que se puede visualizar solo los activos o todos), la metodología, el nivel educativo y la modalidad como se muestra en la siguiente imagen.


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Posteriormente de pulsar el botón Continuar se muestran las opciones de buscar, listar y agregar; lo primero que se debe realizar es la creación de la variable para los programas que se seleccionen como se visualiza en la siguiente imagen. Es importante tener en cuenta que cuando se ejecuta una variable para el programa, si se selecciona la variable este ya no aparece en el listado de programas a procesar.


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Cuando se pulsa la opción Agregar se muestra un popup en donde se va generando el proceso, como se visualiza en la siguiente imagen.


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Cuando ya se termina el proceso se muestra un mensaje de que el proceso fue exitoso, como se muestra en a continuaci-ón.


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Posteriormente debe ingresar a la opción listar ahí se muestran todas las variables que han sido asignadas a los diferentes programas, para poder observar la información procesada se debe dar clic en el radio botton de cada una de ellas como se visualiza en la siguiente interfaz.

Al pulsar la variable se despliega una ventana con la información que se procesó en cada uno de los programas, además se puede visualizar los rangos parametrizados para cada uno de ellos y los datos del programa el nombre, la jornada y la calificación de cada uno de los rangos crítico, alto, medio y bajo.


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Si se pulsa el ícono de los lentes se muestra un detalle de los estudiantes que se clasificaron en cada uno de los riesgos. En el ejemplo se va a mostrar los 52 estudiantes de Medicina que se clasificaron en Riego Medio, además se comprueba que la edad esta entre 18 y 21 años. (En el popup se muestra combos de 6 estudiantes).


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Además en la ventana se muestra el ícono que permite descargar un archivo en PDF con la

información de todos los programas procesados; así mismo con botón el usuario puede descargar el archivo de un log con los datos de los estudiantes clasificados en el riesgo. Es importante tener en cuenta que si se desea realizar de nuevo el proceso por modificación de alguno de los campos del estudiante ya sea por académico o por el aplicativo de avanza, se debe

ingresar a la opción modificar de la ventana de calcular semáforo de riesgo, en caso de que el

usuario pulse la opción Eliminar el sistema muestra un mensaje de alerta como el siguiente.


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2.7 SEMÁFORO DE RIESGO POR PROGRAMA Existe un campo filtrar para poder conseguir fácilmente la unidad regional, después se selecciona el periodo y se realiza la búsqueda, ya sea por programa o por estudiante, el usuario puede chequear que clase de riesgo desea visualizar y si no escoge ninguno el sistema por defecto le muestra todos los riesgos.

Posteriormente de pulsar el botón Buscar se muestra la información detallada de cada uno de los riesgos con los respectivos estudiantes como se muestra a continuación. Además en la ventana se puede visualizar frente a cada riesgo el número de estudiantes que se encuentran dentro de cada

uno. Así mismo si se da clic en el campo de otras variables al ícono de se muestra la información de otras variables procesadas al estudiante con el mismo riesgo como se observa en la siguiente imagen.


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El botón Imprimir permite al usuario descargar un archivo en PDF con la información de los estudiantes en cada uno de los riesgos en el que fue clasificado, como se muestra en la siguiente imagen.


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Para poder observar la información del estudiante se debe dar clic en el ícono como se muestra en la siguiente imagen.


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Se despliega una ventana que se divide en datos generales, alertas del periodo y programas del estudiante como se observa en la siguiente interfaz.


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La sección de Alertas muestra cada una de las variables en las cuales ha sido procesado el estudiante dentro del periodo seleccionado, como se observa a continuación.


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En la parte de programas del estudiante se muestra la información del periodo actual y con el histórico de matrículas de los cuatro anteriores periodos, además se observa las formas de pago de la liquidación de cada uno de los semestres cursados.


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En esta ventana también se muestra un botón imprimir que descarga un archivo en PDF que muestra toda la información del estudiante como se observa en la siguiente imagen.

En la parte superior de la ventana de semáforo de riesgo por programa se muestra una serie de íconos que representan información del estudiante que está asociada con el aplicativo de académico.


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HORARIO DEL ESTUDIANTE. Se muestra un ícono que representa el horario del estudiante como se muestra en la siguiente imagen.


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La opción Imprimir permite que se genere un archivo en PDF con la información del horario de estudiante para el periodo seleccionado como se muestra en la siguiente imagen.


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NOTAS ACTUALES. Se puede visualizar un ícono de notas actuales en donde se observan las calificaciones del estudiante en el periodo seleccionado.

Cuando el usuario selecciona una materia se despliega en la parte inferior de la misma ventana la información con el detalle de las calificaciones como se muestra a continuación.


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Al pulsar el botón Imprimir se genera un archivo en PDF en donde se muestra la información de las notas actuales del estudiante.


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REGISTRO EXTENDIDO. Esta opción le permite al usuario visualizar todo el proceso del registro académico extendido del estudiante como se muestra en la siguiente imagen.


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Al pulsar el botón Imprimir que se encuentra al final del reporte del registro extendido, se descarga un archivo en PDF en donde se muestra la información del estudiante.


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PLAN DE ESTUDIOS. Al pulsar el ícono de plan de estudios se despliega una ventana en donde se muestra la información de las materias cursadas y las materias pendientes que tiene el estudiante en el registro académico de la universidad.

Al pulsar la opción Imprimir se descarga un archivo en PDF con la información del plan de estudios como se muestra en la siguiente imagen.


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MATERIAS CANCELABLES


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La opción Imprimir permite descargar un archivo PDF


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ASESORÍAS. Esta funcionalidad se encuentra en construcción como se muestra en la siguiente imagen.


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FINANCIACIONES. En esta funcionalidad se visualiza la información financiera del estudiante la ventana se divide en tres procesos Convenios, Financiación Externa y Descuentos, en la siguiente imagen se muestra la pestaña de los convenios que ha tenido o tiene el estudiante.


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Otra pestaña hace referencia a las financiaciones externas que tiene el estudiante como se visualiza a continuación.

En la otra pestaña se puede visualizar los descuentos y así mismo los estímulos que ha tenido o tiene el estudiante como se muestra en la siguiente imagen.


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ALERTAS DE ADMISIÓN. Permite ver las variables en las cuales el estudiante tiene una alerta en riesgo alto como se muestra a continuación.


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HISTORICO DE ALERTAS. Esta funcionalidad permite visualizar todo el histórico de las alertas con cada tipo y variable que se le han generado al estudiante durante cada uno de los periodos, como se observa en la siguiente imagen.


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3. FIRMAS

FIRMAS

Represent ante Plataforma -Universidad de Pamplona

Representante Cliente : Universidad de Pamplona.

Nombre

Adm. Nidya Moreno Meaury

Analista de Pruebas Técnicas

Nombre Líder del Proyecto

Firma

Firma

aplicativo: academusoft avanza alertas tempranas descriptor...

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